pengertian lingkungan organisasi

ANALISIS LINGKUNGAN ORGANISASI
KELOMPOK 3
Dya Risca Febriyanti
M. Faridyto Rafiftyaputra
Ranty Ardini
Yemima Accordien S.
1. PENGERTIAN LINGKUNGAN ORGANISASI
Elemen-elemen di luar organisasi yang mempunyai pengaruh terhadap
kehidupan organisasi. Terdapat dua jenis klasifikasi lingkungan, yakni
lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal yang
berpengaruh langsung dalam organisasi meliputi karyawan/pegawai, serta
pimpinan manajer. Lingkungan eksternal dibagi dua, yaitu yang berpengaruh
langsung dan tidak langsung. Contoh lingkungan eksternal yang berpengaruh
langsung adalah organisasi pesaing, pemasok, konsumen. Sedangkan untuk
contoh lingkungan eksternal yang tidak berpengaruh langsung adalah kondisi
politik, ekonomi, dan sosial. Lingkungan secara umum yang harus dianalisis
kekuatannya oleh manajer karena berpengaruh dalam membuat keputusan dan
perencanaan adalah kekuatan teknologi, ekonomi, demografi, sosial budaya,
serta politik dan hukum.
2. ANALISIS JARINGAN ANTAR-ORGANISASI DAN
ANALISIS LINGKUNGAN UMUM
2.1.
ANALISIS ANTAR-ORGANISASI
Analisis jaringan biasanya bersifat fungsional, artinya dapat digunakan oleh
manajer ataupun administrator untuk menetapkan hubungan antara organisasi
dengan aktor-aktor dalam lingkungannya. Biasanya aktor-aktor tersebut
diartikan dalam bentuk organisasi. Melalui analisis ini, organisasi tersebut dapat
melihat posisinya dan menentukan tingkat hubungan yang harus dijaga dengan
organisasi-organisasi lain yang terkait.
Bentuk hubungan itu sendiri bermacam-macam. Ada yang bersifat relatif
permanen dan jangka panjang (misalnya hubungan dengan supplier atau
partner-partner bisnis), ada pula yang berubah-ubah, bersifat sementara, atau
jangka pendek (seperti hubungan dengan pelanggan, yang bisa berlangsung satu
kali, beberapa kali, atau berulang-ulang secara kontinu). Ada hubungan yang
bersifat kerja sama, ada yang bersifat persaingan atau perbedaan kepentingan
(hubungan dengan pesaing dan serikat buruh) tetapi, ada pula yang berbentuk
regulatif (hubungan dengan badan-badan pemerintah yang menetapkan
peraturan, pajak, yang harus dipatuhi).
Dalam hal ini, organisasi mencoba untuk mendefinisikan dan mengatur
hubungannya dengan aktor-aktor terpenting dalam lingkungannya sedemikian
rupa sehingga terlihat dampaknya terhadap pencapaianberbagai tujuan
organisasi.
2.2.
ANALISIS LINGKUNGAN UMUM
Analisis ini mencakup lebih luas faktor-faktor sosial-budaya yang
membentuk masyarakat/negara. Pada analisis ini, kita memperhatikan faktorfaktor yang membentuk atau mengkondisikan pola hubungan dalam jaringan
tersebut. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah sosial, budaya, poltik,
ekonomi, hukum, dan teknologi. Ini berguna terutama untuk analisis strategi
organisasi jangka panjang.
3. LINGKUNGAN JAUH, LINGKUNGAN INDUSTRI, DAN
LINGKUNGAN OPERASI
3.1.
LINGKUNGAN JAUH
Kasus di Indonesia yang menyebabkan krisis moneter pada tahun 1997,
adalah salah satu contoh bagaimana lingkungan mempengaruhi suatu
organisasi. Dalam hal ini adalah contoh dari lingkungan jauh. Atau yang dapat
didefinisikan sebagai faktor-faktor makro yang relatif berada di luar jangkauan
organisasi untuk mengubah situasi atau keadaan yang sedang terjadi. Organisasi
hanya bisa merespon, antisipasi, dan juga menyesuaikan diri dengan keadaan
yang sedang terjadi. Semua itu dianalisis melalui faktor-faktor berikut:
- Faktor sosial. Sistem sosial pada umumnya bersifat stabil. Akan tetapi,
suatu perubahan sosial menyebabkan organisasi perlu menyesuaikan diri.
- Faktor budaya. Faktor ini mempengaruhi secara tidak langsung,
melainkan melalui anggota-anggota yang terpengaruh nilai-nilai di
masyarakat. Organisasi pun harus melakukan pendekatan dengan
kerangka budaya yang ada.
- Faktor hukum. Hukum-hukum yang ada, secara tidak langsung dapat
mempengaruhi kegiatan organisasi.
- Faktor politik. Bagi organisasi harus bisa menyesuaikan terhadap konteks
politik yang ada, seta dampaknya terhadap aspek hukum.
- Faktor ekonomi. Pemahaman terhadap lingkungan ekonomi sangat
membantu dalam mengambil keputusan untuk mengelola organisasi
dengan cara yang paling efisien dan efektif.
- Faktor teknologi. Organisasi-organisasi tertentu membutuhkan teknologi
dalam melaksanakan kegiatannya.
- Faktor alam, dapat memberikan pengaruh yang tidak terduga yang dapat
mempengaruhi organisasi.
Faktor-faktor ini tentunya harus dipertimbangkan secara matang oleh
administrator ketika organisasinya melakukan operasinya di wilayah atau
negara yang berbeda.
3.2.
LINGKUNGAN INDUSTRI
Berangkat dari konsep “struktur industri”, yakni suatu analisis umum
terhadap suatu bidang industri dimana organisasi (bisnis) beroperasi. Menurut
Porter, permasalahan penting dalam pengambilan keputusan organisasi bisnis
adalah tentang persaingan. Adapun faktor-faktor pembentuk persaingan yaitu
dari kompetitor, pendatang baru, pemasok, pembeli, dan barang pengganti.
3.3.
LINGKUNGAN OPERASI
Adalah analisis jaringan antar organisasi. Pusat perhatiannya pada satu
organisasi, dan mencari keterkaitannya dengan organisasi-organisasi lain yang
berhubungan secara langsung dengannya. Lingkungan operasi meliputi elemenelemen yang mempengaruhi operasi organisasi(perusahaan), antara lain: pasar
tenaga kerja, perbankan, pasar sumber daya material, dll.
4. TEORI HUBUNGAN ORGANISASI-LINGKUNGAN
4.1.
TEORI KONTINGENSI
Burn dan Stalker menyimpulkan bahwa efektivitas masing-masing tipe
struktur organisasi adalah ”tergantung” (contingent) terhadap jenis lingkungan
yang dihadapi. Teori ini menghasilkan struktur organisasi mekanik dan organik.
a. Struktur organisasi mekanik
Sistem kerja yang stabil. Setiap posisi atau jabatan di dalam organisasi
harus ditentukan secara jelas otoritas atau wewenangnya, kebutuhan
informasi (information requirements), kompetensi, dan aktivitas teknis
yang dilakukan. Orang yang menduduki posisi tidak boleh melanggar
batas-batas yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur kerja distandarisasi,
terutama untuk tugas-tugas yang bersifat rutin.
b. Struktur organisasi organik
Kreativitas dan daya adaptasi individu dalam melaksanakan tugastugasnya sangat diperlukan. Anggota organisasi memiliki ruang yang
lebih luas untuk menyesuaikan tugas-tugasnya sejalan dengan perubahan
lingkungan yang dihadapi. Tugas manajemen dan administrator bukan
membuat struktur organisasi dan kerangka penugasan yang ketat agar
organisasi bekerja secara efisien, melainkan membangun komitmen dan
motivasi anggota untuk memberi sumbangan sebesar-besarnya kepada
organisasi dan mengembangkan diri seluas-luasnya.
4.2. TEORI KETERGANTUNGAN SUMBER DAYA
Ide dasar teori ini adalah bahwa hubungan organisasi dan lingkungan adalah
bersifat dependen, dalam arti organisasi bergantung kepada lingkungan untuk
mendapatkan sumberdaya (modal, bahan mentah, tenaga kerja, teknologi &
peralatan, dll). Oleh karena itu teori ini disebut teori ketergantungan
sumberdaya (resource dependent).
4.3. TEORI EKOLOGI POPULASI
Teori ini terutama bermanfaat untuk menganalisis kelompok-kelompok
industri tertentu, dimana organisasi yang datang dan pergi terjadi dengan relatif
mudah. Menurut teori ini, organisasi-organisasi yang tergabung dalam
kelompok resource pool yang sama adalah persaingan yang bersifat saling
ketergantungan (interdependence). Proses seleksi didalam suatu populasi
organisasi terjadi melalui tiga tahap, yaitu: variasi, seleksi, dan retensi atau
survival.
4.4. TEORI INSTITUSIONAL
Pengaruh lingkungan terhadap organisasi:
1. Pengaruh lingkungan yang lebih menitik-beratkan kepada aspek teknis
dan ekonomis (efisiensi dan efektivitas);
2. Pengaruh lingkungan yang menitik-beratkan kepada aspek sosio-kultural.
5. PERAN ADMINISTRASI DALAM ANALISIS
LINGKUNGAN
Lingkungan tidak semata-mata menjadi faktor yang tidak mudah untuk
diprediksi dan disesuaikan oleh suatu organisasi. Analisis lingkungan ini juga
bermanfaat terhadap hidup matinya organisasi yang bersangkutan tersebut.
Analisis lingkungan adalah semacam outward looking. Dimana
administrator melihat posisi organisasinya berada di tengah-tengah masyarakat.
Analisis lingkungan adalah masalah strategi dan kebijakan bagi seorang
administrator.
Bagi seorang administrator organisasi, ada kecendrungan teori-teori
lingkungan yang bersifat pasif dimana organisasi dapat mempengaruhi,
mengontrol, bahkan mengubah lingkungannya. Akan tetapi, di sisi lain
organisasi tidak boleh mengabaikan teori-teori lingkungan yang juga
menganggap organisasi berada di bawah kekuatan lingkungan.
Dalam hal ini organisasi harus bisa menyesuaikan diri dalam
lingkungannya atau organisasi tersebut harus bisa mengambil langkah-langkah
strategis untuk memberikan identitas tersendiri bagi organisasinya.
Kesimpulannya, dalam menganalisis lingkungan seorang administrator
harus bisa menyeimbangkan sudut pandangnya terhadap terori-teori yang ada
sedemikian rupa, sehingga organisasi dapat menempatkan dirinya pada posisi
yang strategis di tengah-tengah lingkungannya.