Rev MODUL PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI

MODUL PRAKTIKUM
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK
(SIMA)
Disusun Oleh:
1. Drs. Muharam Marzuki, MS.,Apt.
2. Drs. I Made Pasek Narendra, MM, Apt.
3. Irvan Khairudin S. Si., Apt.
LABORATORIUM KERING JURUSAN FARMASI
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNEVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI CIMAHI – JAWA BARAT
2011
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... 2
Daftar Gambar ................................................................................................................................................... 3
DESKRIPSI SINGKAT 3 PERTEMUAN @ 3 JAM.................................................................................................... 4
PERTEMUAN I PERKENALAN SISTEM BASIS DATA (DATABASE SYSTEM) .......................................................... 8
1.
Pengertian Basis Data (Database) ......................................................................................................... 8
A.
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas (http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data) . 8
B.
Dari situs blog untuk pengertian sederhana (http://aurino.com/wordpress/?p=17) ...................... 9
2.
CONTOH – CONTOH INPUT DATA........................................................................................................ 11
A.
INPUT PENJUALAN ........................................................................................................................... 13
B.
INPUT TRANSAKSI LAIN.................................................................................................................... 15
PERTEMUAN II KONTROL DATA HASIL INPUTAN............................................................................................. 17
1.
INPUT PEMBELIAN ............................................................................................................................... 17
2.
KONTROL STOK HARIAN & BULANAN.................................................................................................. 20
4.
KONTROL PEMBAYARAN ..................................................................................................................... 24
5.
KONTROL PEMESANAN BARANG......................................................................................................... 27
PERTEMUAN III LAPORAN BARANG MASUK PERHARI & PERBULAN............................................................... 29
1.
LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN .................................................. 31
2.
LAPORAN KEUANGAN PERBULAN ....................................................................................................... 32
1.
POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN .................................................................................................. 33
2.
LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN ......................................................................................... 34
3.
LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR........................................................................................ 36
4.
LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA ......................................................................................... 38
5.
MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO ........................................................ 40
2
Daftar Gambar
Gambar 1 Contoh Tampilan Database .............................................................................................................. 9
Gambar 2 Petunjuk Pembuatan Basis Data Dengan Microsoft Access 2007 .................................................. 12
Gambar 3 Tampilan Pilihan input Penjualan ................................................................................................... 13
Gambar 3 Tampilan Input Penjualan ............................................................................................................... 14
Gambar 4 Tampilan Pilihan Transaksi Lain ...................................................................................................... 15
Gambar 5 Tampilan Input Transaksi Lain ........................................................................................................ 16
Gambar 6 Tampilan Pilihan Input Pembelian .................................................................................................. 17
Gambar 7 Tampilan Input Pembelian.............................................................................................................. 18
Gambar 8 Tampilan Input Pembelian (lanjutan) ............................................................................................. 18
Gambar 9 Tampilan Pilihan Kontrol Manajemen Stok .................................................................................... 20
Gambar 10 Tampilan Manajenen Stok ............................................................................................................ 21
Gambar 11 Tampilan Cek HPP ......................................................................................................................... 22
Gambar 12 Tampilan Pilihan Manajemen Pembayaran .................................................................................. 24
Gambar 13 Tampilan Pilihan Kumpulan Data Faktur ...................................................................................... 24
Gambar 14 Tampilan Pilihan Hari Pembayaran............................................................................................... 25
Gambar 15 Tampilan Kumpulan Data Faktur Pembelian ................................................................................ 25
Gambar 16 Tampilan Pilihan Pemesanan Barang ........................................................................................... 27
Gambar 17 Tampilan Daftar Pemesanan Barang ............................................................................................ 28
Gambar 18 Pilihan Laporan Bulanan ............................................................................................................... 29
Gambar 19 Tampilan Pilihan Waktu Laporan .................................................................................................. 29
Gambar 20 Tampilan Pilihan Tahun Laporan .................................................................................................. 30
Gambar 21 Tampilan Pilihan Bulan Laporan ................................................................................................... 30
Gambar 22 Tampilan Menu Piihan Jenis Laporan ........................................................................................... 30
Gambar 23 Tampilan Pracetak Laporan Penjualan Bulanan (Barang Keluar) ................................................. 31
Gambar 24 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Barang Masuk) ................................................ 31
Gambar 25 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Faktur Masuk)................................................. 32
Gambar 26 Tampilan Pracetak Laporan Laba Rugi .......................................................................................... 32
Gambar 27 Tampilan Pracetak Laporan Neraca Bulanan ................................................................................ 33
Gambar 28 Tampilan Pracetak Laporan Posisi Stok Harian............................................................................. 33
Gambar 29 Tampilan Pilihan Daftar Pesanan Barang...................................................................................... 34
Gambar 30 Tampilan Daftar Pesanan Siap Cetak ............................................................................................ 35
Gambar 31 Tampilan Pilihan Manajemen Stok ............................................................................................... 36
Gambar 32 Tampilan Kumpulan Faktur Siap Cetak ......................................................................................... 37
Gambar 33 Tampilan Menu Untuk Cetak Daftar Tagihan ............................................................................... 37
Gambar 34 Tampilan Pilihan Manajemen Stok Barang ................................................................................... 38
Gambar 35 Tampilan Daftar Barang ................................................................................................................ 39
Gambar 36 Tampilan Daftar Obat Expired Siap Cetak .................................................................................... 39
3
DESKRIPSI SINGKAT 3 PERTEMUAN @ 3 JAM
Jumlah total pertemuan praktikum adalah tiga kali untuk masing-masing tiga jam. Masing-masing
pertemuan berisi pengecekan tugas tiap pertemuan, informasi tujuan praktikum, melakukan percobaan
langkah-langkah tiap modul program pada masing-masing pertemuan, analisa dan diskusi masing-masing
modul program.
Tiap akhir pertemuan dilakukan tes untuk menguji kemampuan hasil uji coba modul program berupa tes
lisan maupun tulisan.
A. PERTEMUAN I PEKENALAN PROGRAM & MANAJEMEN INVENTORI

Tugas dan Kegiatan
1. Mendengarkan Penjelasan mengenai SIMA dan dasar-dasar basis data (database)
2. Membuat contoh basis data yang berhubungan dengan obat minimal 10 rekaman
data
3. Menari contoh faktur pembelian barang (salinan atau asli) minimal 2 faktur untuk 3
PBF berbeda dari apotek sekitar
4. membuat contoh transaksi yang tidak berkaitan langsung dengan jual beli obat,
misalkan biaya pembuatan brosur, pembayaran listrik, perbaikan etalase dll.
5. Membuat database informasi obat

Tujuan Praktikum
1. Memahami pengertian basis data (database)
2. Mengenali dan mampu menjalankan program SIMA 08
3. Dapat mengenal berbagai input dasar data transaksi umum dan mencoba
menerapkannya pada modul program
4. Dapat mengenal berbagai input data transaksi yang tidak umum dan mencoba
menerapkannya pada modul program
5. Dapat mengenali input komponen lain di luar transaksi dan mencoba
menerapkannya pada modul program

Modul program
1. INPUT BASIS DATA INFORMASI OBAT
2. INPUT PEMBELIAN
3. INPUT PENJUALAN
4. INPUT TRANSAKSI LAIN

Bahan analisa dan diskusi
1. Kemudahan input data
4
2. Kelengkapan data yang diinput
3. SDM yang terlibat
4. Waktu dan tempat input data
5. Perangkat yang dibutuhkan
6. Manfaat informasi obat
B. PERTEMUAN II PENGOLAHAN DATA

Tugas dan Kegiatan
1. Buat contoh perhitungan HPP lengkap dengan transaksi yang dibutuhkan
2. Buat daftar data yang diperlukan untuk dapat membuat cas flow harian
3. Buat sistematika penyimpanan daftar resep, penyimpanan daftar faktur pembelian,
penghapusan daftar obat kadaluwarsa
4. Cari dari apotek terdekat obat-obat apa saja yang paling sering terjual dan paling
lambat terjual minimal 5 item
5. Cari tahu dari apotek terdekat, hari apa biasanya mereka melunasi faktur
pembelian pada PBF
6. Cari tahu pengertian defekta beserta problematikanya
7. Cari tahu pengertian stok opname beserta problematikanya
8. Cari tahu pengertian BEP dan PBP beserta cara menghitungnya
9. Buat contoh pengolahan data yang diperlukan untuk membuat neraca dan laporan
laba rugi

Tujuan Praktikum
1. Mampu mengolah data hasil input sesuai kebutuhan diantaranya:

Omzet

Rencana Pembayaran

Rencana pemesanan barang

Expired date

Arus barang

Data resep

Bahan laporan narkotika
2. Memahami arti penting hasil olahan data
5
3. Mampu menggunakan modul program untuk mengolah data yang telah diinput
4. Mampu mempersiapkan data sebagai bahan untuk pelaporan

Modul program
1. KONTROL STOK HARIAN, BULANAN DAN STOK OPNAME
2. KONTROL OMSET HARIAN DAN BULANAN
3. ANALISA KECEPATAN ARUS BARANG
4. KONTROL PEMBAYARAN
5. KONTROL PEMESANAN BARANG

Bahan analisa dan diskusi
1. Keterkaitan pengolahan data dengan pelajaran manajemen apotek
2. Fungsi dan manfaat dari pengolahan data
3. SDM yang terlibat
C. PERTEMUAN III MANAJEMEN PELAPORAN

Tugas
1. Cari contoh-contoh laporan yang diperlukan di sebuah apotek
2. Buat sistematika laporan harian, bulanan dan tahunan

Tujuan Praktikum
1. Dapat menggunakan data hasil olahan untuk ditampilkan dalam laporan
2. Dapat menampilkan dan menganalisa hasil laporan yang ditampilkan
3. Dapat merencanakan pengembangan dan pemecahan masalah berdasarkan
laporan yang ada

Modul program
1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN
2. LAPORAN KEUANGAN
3. POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN
4. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN
5. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR
6. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA
7. MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO
6

Bahan analisa dan diskusi
1. Seberapa penting laporan yang ditampilkan
2. Perbedaan dari laporan harian dan bulanan
3. Hubungan antara laporan dengan manajemen dan peningkatan omzet
4. Bagaimana mengaitkan laporan dengan pelayanan informasi obat (PIO)
7
PERTEMUAN I PERKENALAN SISTEM BASIS DATA (DATABASE SYSTEM)
1. Pengertian Basis Data (Database)
A. Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
(http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data)
Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan
informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut
sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari
dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas,
memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan
yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk
buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan.
Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya:
penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau
memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang
umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua
informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan di mana setiap tabel terdiri dari baris
dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini,
hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain
seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili
hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat
lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management
system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan
istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat
basis data aras tinggi (high level):













Microsoft SQL Server
Oracle
Sybase
Interbase
XBase
Firebird
MySQL
PostgreSQL
Microsoft Access
dBase III
Paradox
FoxPro
Visual FoxPro
8











Arago
Force
Recital
dbFast
dbXL
Quicksilver
Clipper
FlagShip
Harbour
Visual dBase
Lotus Smart Suite Approach
Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah
(low level), diantaranya:


Btrieve
Tsunami Record Manager
B. Dari situs blog untuk pengertian sederhana
(http://aurino.com/wordpress/?p=17)
Database (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat
ditunjukkan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau tabel
terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas
yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling
berhubungan menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam
satu record.
Adapun Struktur Database adalah:
1. Filed/Table/Nama kolom
Merupakan nama dari kolom yang menunjukkan kelompok dari bagian data yang mempunyai
jenis yang sama atau spesifik
2. Record
Merupakan satu rangkaian rekaman data dalam satu baris basis data
Fiel
d
Record
Gambar 1 Contoh Tampilan Database
9
Elemen data/Field Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa
kriteria penting, yaitu :
1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
Prinsip utama Database adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan pada
saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan
2. Data dalam jumlah besar.
3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).
4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data.
Kebanyakan pengelola basis data seperti apoteker yang mempunyai segudang data penting tidak mengenali
sifat-sifat basis data yang sederhana tapi sangat berpengaruh terhadap waktu dan keakuratan data bila
tidak diketahui. Sangat bermanfaat bila waktu apoteker dapat dihemat karena pengolahan data sudah
diserahkan pada komputer yang terkontrol sehingga apoteker dapat lebih fokus pada pelayanan. Untuk itu
cobalah pelajari dengan seksama sifat-sifat dasar basis data ini
10
2. MEMBUAT CONTOH DATABASE
Bukalah program database seperti Microsoft Access 2007 untuk membuat contoh database dengan
Field sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Kode barang
Nama Barang
Satuan Beli
HNA
Satuan Jual
Harga Jual
Faktor Jual
Margin
Lokasi
Ikutilah petunjuk dari pengawas praktikum dan cobalah untuk mengisi data dengan minimal 10
rekaman data/record untuk kemudan mentranfer data tersebut kedalam beintuk Worksheet / Excell
dengan menggunakan fasilitas exsport
Klik untuk memulai file baru
11
Doble Klik untuk entri fild baru
Klik untuk entri rekord
Pilih Save untuk mengubah nama table
Klik kanan di nama table kemudian pilih
export dan pilih excel untuk mentransfer
data ke excel
Gambar 2 Petunjuk Pembuatan Basis Data Dengan Microsoft Access 2007
12
3. CONTOH – CONTOH INPUT DATA
A. INPUT PENJUALAN
Tombol Pilihan Input Penjualan
Gambar 3 Tampilan Pilihan input Penjualan
13
Textbox pencarian obat
Daftar pesanan obat
Informasi obat
Field Banyak
Textboxs billing register
Gambar 4 Tampilan Input Penjualan
Langkah – langkah
1. Klik textbox pencarian obat
2. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” hingga muncul daftar obat
3. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan
bawah pada keyboard untuk kemudian tekan tombol enter
4. Ketik angka pada field banyak untuk menentukan jumlah pesanan obat kemudian
tekan enter
5. Bila ingin menambahkan daftar pesanan dengan nama lain lakukan langkah 1-4
6. Bila pesanan sudah cukup tekan enter hingga textbox billing register untuk
“Dibayar” berubah warna
7. Ketik angka ada texbox “Dibayar” sesuai dengan uang yang diberikan oleh
konsumen hingga muncul angka pada textbox “Kembalian” kemudian tekan enter
14
B. INPUT TRANSAKSI LAIN
Tombol Pilihan Input Transaksi Lain
Gambar 5 Tampilan Pilihan Transaksi Lain
15
Grid kosong untuk data
baru
Textbox saldo
Bulan dan tahun
Gambar 6 Tampilan Input Transaksi Lain
Langkah – Langkah
1. Klik grid kosong untuk data field nomor transaksi
2. Ketikkan nomor faktur (bebas tanpa tanda ‘ ) kemudian tekan enter
3. Ketikkan nomor akun atau kode rekening untuk transaksi misalkan angka 1 sehingga
muncul tabel nomor rekening beserta rekeing dari kode tersebut yang diawali dengan angka
1
4. Pilih rekening sesuai jenis transaksi dengan menekan tombol panah atas atau bawah pada
keyboard kemudian tekan enter
5. Ketik nominal transaksi pada field debit atau kredit sesuai transaksi yang dilakukan
kemudian tekan enter
6. Setelah selesai klik grid kosong kembali untuk menginput transaksi berikutnya
16
PERTEMUAN II KONTROL DATA HASIL INPUTAN
Faktur yang telah diperoleh dari tugas pertemuan pertama dicermati dengan seksama item dan informasi
apa saja yang terdapat dalam faktur masing-masing PBF untuk kemudian dicari persamaan dan
perbedaannya. Cermati pula hal-hal yang sangat penting untuk difahami sesuai undang-undang yang
berlaku untuk menghindari pemalsuan PBF. Memahami informasi dari faktur adalah kunci kesuksesan dari
manajemen apotek.
Cobalah untuk mencari HNA dari faktur dan juga menghitung harga modal yang terdapat pada faktur untuk
masing-masing item obat.
Cobalah input data faktur tersebut dalam formulir input pembelian dibawah ini kemudian pelajari cara-cara
pengelolaan stok yang terdapat pada manajemen stok
1. INPUT PEMBELIAN
Tombol Pilihan Input Pembelian
Gambar 7 Tampilan Pilihan Input Pembelian
17
Textbox pencarian obat
Textboxs Informasi Total Nominal Faktur
Komponen Suplayer/PBF
Grid Komponen Faktur
Gambar 8 Tampilan Input Pembelian
Gambar 9 Tampilan Input Pembelian (lanjutan)
Langkah 1 Input Komponen Suplayer / PBF
1. Klik textboxs Nama Suplayer
2. Ketik minimal tiga huruf awal (misalkan pt.) nama suplayer hingga muncul daftar
suplayer bila suplayer tidak terdaftar maka akan muncul peringatan untuk menambah
suplayer baru
3. Tekan tombol panah atas atau bawah pada keyboard untuk memilih record suplayer
pada daftar suplayer kemudian tekan enter sehingga tanpa menggunakan mouse
kursor akan pindah ke komponen berikutnya
4. Masukkan data lainnya sesuai jenis data yang diinginkan untuk kemudian tekan enter
untuk pindah pada input data berikutnya
5. Setelah selesai input terakhir komponen suplayer, kursor akan secara otomatis
pindah pada textbox pencarian nama obat
Langkah 2 Input Isi Faktur
18
1. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” pada textbox pencarian nama
obat hingga muncul daftar obat, bila daftar obat berlum terdata maka akan muncul
peringatan untuk menambah data obat baru
2. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan
bawah pada keyboard untuk kemudian tekan tombol enter untuk kemudian kursor
akan secara otomatis pindah ke grid komponen faktur
3. Ketik data pada masing - masing grid komponen faktur sesuai dengan nama field
masing-masing kemudian tekan enter untuk pindah ke komponen berikutnya tanpa
menggunakan mouse (mouseless). Bila muncul pesan konfirmasi maka tekan Yes
atau Ok bila input data telahlengkap atau sesuai dan tekan No bila ingin
mengabaikannya dan meneruskan input ke komponen berikutnya
4. Bila data input komponen telah cukup tekan tombol Esc pada keyboard hingga
kursor akan otomatis beralih pada textbox pencarian nama obat dan ulangi prosedur
1-3 untuk dafar obat berikutnya yang tertera pada faktur
5. Bila semua data faktur telah selesai, lakukan pengecekan dengan mencocokkan total
nominal faktur dengan nominal yang tertera pada Textboxs Informasi Total Nominal
Faktur. Bila telah sama tekan tombol simpan hingga muncul pesan konfirmasi bulan
input data, tekan Ok hingga muncul konfirmasi untuk input faktur berikutnya. Pilih
Yes bila faktur berikutnya berasal dari suplayer yang sama namun berbeda nomor
nan No bila beda suplayer
19
2. KONTROL STOK HARIAN & BULANAN
Tombol Pilihan Kontrol Manajemen Barang
Gambar 10 Tampilan Pilihan Kontrol Manajemen Stok
20
Textbox Pencaria Barang
Tombol Cek HPP
Tombol Expired
Date
Field Sisa Grid Data Barang
Textbox Informasi Total
Barang
Gambar 11 Tampilan Manajenen Stok
21
Tombol Kembali Ke Daftar Barang Standar
Field Laba/Satuan Grid Data
Barang
Gambar 12 Tampilan Cek HPP
Langkah 1 kontrol manajemen stok barang (Gambar 6 Tampilan Manajeman Stok)
1. Klik textbox pencarian obat
2. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” hingga muncul daftar obat
3. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan bawah pada
keyboard untuk kemudian tekan tombol panah kanan pada keyboard hingga kursor beralih
pada field Sisa pada Grid Data Barang
4. Tekan tombol panah kanan atau kiri pada keyboard untuk beralih pada field lain pada Grid
Data Barang. Data yang di edit harus disesuaikan dengan jenis field data dan tekan enter bila
telah selesai
Langkah 2 kontrol expired date (Gambar 6 Tampilan Manajeman Stok)
1. Klik tombol Expired Date hingga muncul lis data pilihan waktu expired kemudian klik
tombol OK
2. Bila tidak muncul data pada Grid Data Barang berarti tidak obat yang expired untuk jangka
waktu yang dipilih
3. Tekan tombol Kembali (posisi yang sama dengan tombol Expired Date) untuk kembali ke
tampilan sebelumnya
Langkah 3 kontrol manajemen keuangan (Gambar 7 Tampilan Cek HPP)
22
1. Klik tombol Cek HPP pada Gambar 6 hingga muncul tampilan cek hpp
2. Secara otomatis data yang muncul pada grid data barang akan diurut berdasarkan laba
terkecil hingga terbesar
3. Bila terdapat laba minus menandakan terdapat kesalahan dalam isi data sehingga harus
dicari dan dibetulkan sumber penyebabnya
4. Pilihlah filed yang dicurigai sebagai penyebab kesalahan data untuk kemudian edit dan
tekan enter hingga secara otomatis data akan berubah mengikuti perubahan yang diinput
5. Klik tombol Kembali Ke Daftar Barang Standar utuk kembali ke tampilan manjemen stok
23
4. KONTROL PEMBAYARAN
Tombol Pilihan Kontrol Manajemen
Pembayaran
Gambar 13 Tampilan Pilihan Manajemen Pembayaran
Gambar 14 Tampilan Pilihan Kumpulan Data Faktur
Combobox Tanggal Rencana Pelunasan
24
Gambar 15 Tampilan Pilihan Hari Pembayaran
Textbox Pencarian Komponen Faktur
Daftar Faktur Yang Telah Dikelompokkan
Informasi Total Tagihan Faktur
Informasi Total Nominal Faktur
Daftar Isi Faktur Yang Dipilih
Gambar 16 Tampilan Kumpulan Data Faktur Pembelian
25
Langkah-langkah
1. Klik tombol Faktur Belum Lunas (Gambar 8) hingga muncul tampilan seperti Gambar 9
2. Pilih tanggal rencana pelunasan pada Combobox Tanggal Rencana Pelunasan kemudian klik
tombol OK hingga muncul gambar 10
3. Ketik minimal tiga huruf bagian dari nama suplayer (awal, tengah atau akhir) seperti “ap.”
untuk mengelompokkan data faktur berdasarkan nama suplayer yang terdapat huruf “ap.”
Pada nama suplayer tersebut kemudian tekan enter
4. Bila daftar fakturnya ada maka secara otomatis akan terlihat informasi nominal faktur
beserta nominal tagihan dari suplyar yang dipilih
5. Klik pada Daftar Faktur Yang Telah Dikelompokkan dan lihat perubahan pada Daftar Isi
Faktur Yang Dipilih yang menunjukkan isi dari faktur yang dipilih berikut jumlah barang
dan nilai faktur yang dipilih
26
5. KONTROL PEMESANAN BARANG
Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang
Gambar 17 Tampilan Pilihan Pemesanan Barang
27
Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan
Gambar 18 Tampilan Daftar Pemesanan Barang
Langkah-Langkah
1. Pilih combobox Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan hingga secara otomatis muncul
daftar obat yang harus dipesan degan ketentuan tertentu
2. Klik pada grid daftar obat untuk edit data yang belum sesuai
28
PERTEMUAN III LAPORAN BARANG MASUK PERHARI & PERBULAN
Seorang apoteker adalah seorang penanggung jawab yang harus senantiasa mengevaluasi hasil kinerja
apteknya. Laporan yang akurat tentusaja sangat dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan baik dalam
manajemen barang mapun dalam manajemen pelayanan. Cobalah buat daftar laporan yang dibutuhkan
untuk mengambil setiap kebijakan diapotek dengan beberapa formulir dari program dibawah ini!.
Tombol Pilihan Kontrol Manajemen Barang
Gambar 19 Pilihan Laporan Bulanan
Pilihan Laporan Bulanan
Gambar 20 Tampilan Pilihan Waktu Laporan
29
Gambar 21 Tampilan Pilihan Tahun Laporan
Gambar 22 Tampilan Pilihan Bulan Laporan
Gambar 23 Tampilan Menu Piihan Jenis Laporan
Langkah-Langkah
1. Tentukan pilihan jenis waktu laporan bulanan dengan memilih Laporan Bulanan (Gambar
19)
2. Pilih tahun dan bulan untuk kemudian klik tombol OK (Gambar 20 dan Gambar 21)
3. Tentukan jenis laporan yang tampil pada lis menu jenis laporan untuk kemudian tekan
tombol OK
4. Tampilan masing-masing laporan akan muncul sesuai jenis laporan sebelum di cetak
30
1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN
Tombol Untuk ekspor laporan ke excel
Pilihan kalkulasi data
Gambar 24 Tampilan Pracetak Laporan Penjualan Bulanan (Barang Keluar)
Gambar 25 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Barang Masuk)
31
Gambar 26 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Faktur Masuk)
2. LAPORAN KEUANGAN PERBULAN
Gambar 27 Tampilan Pracetak Laporan Laba Rugi
32
Gambar 28 Tampilan Pracetak Laporan Neraca Bulanan
1. POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN
Gambar 29 Tampilan Pracetak Laporan Posisi Stok Harian
33
2. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN
Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang
Gambar 30 Tampilan Pilihan Daftar Pesanan Barang
34
Tombol Untuk Menampilkan Laporan Pemesanan
Barang
Gambar 31 Tampilan Daftar Pesanan Siap Cetak
35
3. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR
Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang
Gambar 32 Tampilan Pilihan Manajemen Stok
36
Tombol Menu Pilihan Faktur Siap Cetak
Gambar 33 Tampilan Kumpulan Faktur Siap Cetak
Gambar 34 Tampilan Menu Untuk Cetak Daftar Tagihan
Langkah-Langkah
1. Tampilkan kumpulan faktur yang harus dilunasi pada hari pembayaran
2. Klik tombol Menu hingga muncul lis menu pilihan untuk kumpulan faktur
3. Pilih cetak daftar tagihan pada menu pilihan untuk dapat menampilkan laporan daftar
tagihan untuk suplayer
37
4. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA
Tombol Pilihan Manajemen Stok Barang
Gambar 35 Tampilan Pilihan Manajemen Stok Barang
38
Tombol Untuk Menampilkan Daftar Obat Expired
Gambar 36 Tampilan Daftar Barang
Tombol Untuk Menampilkan Laporan Barang Epired
Gambar 37 Tampilan Daftar Obat Expired Siap Cetak
Langkah-Langkah
1. Tampilkan daftar obat expired yang siap untuk dicetak
39
2. Klik tombol Print bila data sudah dikonfirmasi
5. MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO
Kerucut dari tertatanya suatu manajemen apotek dengan baik dengan atau tanpa adanya
sebuah sitem informasi adalah untuk dapat memberikan dukungan penuh dalam memberikan
pelayanan iformasi pada konsumen terhadap obat yang mereka konsumsi. Dengan
keberadaan sistem informasi diharapkan para apoteker tidak lagi habis konsentrasinya untuk
mengurusi dan mengontrol manajemen apotek yang selama ini masih banyak dilakukan
dengan manual. Dengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para
apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care
yang realistis
40