analisis sistem yang berjalan

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan
PT. Cipta Multi Buana Perkasa adalah perusahaan yang bergerak di
bidang Corrugated Carton Box. Pabrik ini berlokasi di kawasan industri
Cikande, Serang-Banten. Perusahaan ini berdiri pada bulan Juli 1999. Lalu,
pada tahun 2005, perusahaan berpindah lokasi ke daerah Tangerang, tepatnya
di Pergudangan Sentral Kosambi, Blok G No.10-15 Kav. 138, Kosambi Timur,
Tangerang-15211. Lokasi perusahaan yang baru ini mempunyai luas lahan 3
hektar dengan 2,5 hektar untuk area produksi.
Pada tahun 2011, PT. Cipta Multi Buana Perkasa bergabung dengan
perkumpulan perusahaan penghasil Corrugated Carton Box lainnya. Hal ini
bertujuan agar perusahaan dapat meningkatkan mutu bahan baku, mutu produk,
spesifikasi produk, serta sebagai sarana untuk bertukar informasi dan
konsultasi seputar masalah penjualan dan produk. Lalu, setahun kemudian,
perusahaan berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari SGS untuk
manajemen mutu. Perusahaan juga telah dipercaya untuk memegang beberapa
merk-merk produk dari berbagai perusahaan lain.
Perusahaan ini mempekerjakan 600 orang untuk bagian produksi,
marketing, dan sales yang masing-masing bagian siap memberikan pelayanan
kepada pelanggan yang membutuhkan jasa packaging yang bermutu.
Perusahaan juga menerapkan sistem yang sebagaimana mestinya mampu
memberikan rencana produksi dan operasional yang baik. Sistem ini
73
74
menghubungkan antara corrugators machine, printing machine, warehouse,
dan logistics department.
3.2
Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu Perusahaan
3.2.1
Visi Perusahaan
Tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan Corrugated Carton
Box terbaik dengan memberikan produk yang berkualitas.
3.2.2
Misi Perusahaan
Menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan pelayanan yang
memuaskan kepada pelanggan, karyawan, rekanan, pemilik, dan
masyarakat
dengan
mengutamakan
efisiensi,
kejujuran,
dan
profesionalisme.
3.2.3
Kebijakan Mutu Perusahaan
PT. Cipta Multi Buana Perkasa bertekad untuk memuaskan
keinginan pelanggan berdasarkan kepercayaan dan keyakinan melalui:
a.
Memproduksi produk Corrugated Carton Box yang berkualitas
tinggi untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
b.
Memperbaiki sistem manajemen mutu secara terus menerus,
khususnya pada mutu produk dan produktivitas.
c.
Menetapkan dan meninjau sasaran mutu secara berkala.
d.
Kebijakan mutu ini ditinjau ulang secara berkala, minimum pada
saat tinjauan manajemen.
75
3.3
Struktur Organisasi, Tanggung Jawab, dan Wewenang
3.3.1
Struktur Organisasi
Commisionaer
President Director
Director
Advisor
Management Reps. ISO
(OMR)
General Manager
Document Control (DC)
Finance and
Accounting Dept.
HRD & GA Dept.
Marketing Dept.
Production Dept.
Internal Sales
Corrugator
Salesman
Converting/
Flexo
MIS Dept.
PPIC Dept.
Purchasing
Finance
HRD
Accounting
Maintenance
GA/Utility
Gudang
Sparepart
Tax
Ekspedisi
WH Bahan
Baku/
Pembantu/
Persiapan
Prod.
Planning
Finishing
Collector
Warehouse
Finish Good
Gambar 3.1
3.3.2
Struktur Organisasi PT. Cipta Multi Buana Perkasa
Tanggung Jawab dan Wewenang
1. Commisionaer
a. Melakukan pengawasan atas jalannya PT. Cipta Multi Buana
Perkasa (PT. CMBP).
b. Memberikan nasihat dan masukan kepada direktur.
c. Bertanggung jawab melaksanakan rapat program kerja jangka
pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
QA Dept.
Incoming
Testing
In Process
OC
76
d. Menandatangani dokumen penting, seperti perjanjian kredit.
2. Presiden Direktur
a. Memberikan
semua
keterangan
yang
berkaitan
dengan
perseroan kepada Dewan Komisaris.
b. Memimpin rapat direksi.
c. Melakukan koreksi dan perbaikan atau persetujuan atas
anggaran perusahaan dari para Manajer.
d. Menjalankan segala kegiatan dan usaha untuk mencapai tujuan
perusahaan.
e. Mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
f. Menandatangani dokumen-dokumen penting perusahaan, seperti
laporan keuangan dan surat berharga.
g. Berkomunikasi dengan pelanggan.
3. Direktur
a. Membantu Presiden Direktur dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya.
b. Melakukan koreksi dan perbaikan atau persetujuan atas
anggaran perusahaan dari para Manajer.
c. Menjalankan segala kegiatan dan usaha untuk mencapai tujuan
perusahaan.
d. Mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
e. Bertindak sebagai Presiden Direktur apabila berhalangan hadir
atas dasar perintahnya.
f. Menandatangani dokumen-dokumen penting perusahaan, seperti
laporan keuangan dan surat berharga.
77
g. Mengesahkan seluruh prosedur yang terkait dengan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
4. General Manager
a. Memastikan jalannya produksi agar sesuai dengan rencana,
quality plan, dan parameter yang telah ditetapkan.
b. Memastikan semua mesin pendukung produksi berfungsi baik.
c. Memastikan ketersediaan material dan personil di setiap tahapan
produksi.
d. Memastikan ketersediaan spare part untuk perawatan mesin.
e. Menganalisis
realisasi
pencapaian
target
produksi
dan
maintanance.
f. Memutuskan
status
jalannya
produksi
bila
terjadi
ketidaksesuaian proses produksi.
g. Memutuskan disposisi produk bila terjadi ketidaksesuaian
produk.
h. Menetapkan sasaran mutu yang terkait dengan aktivitas produksi
dan maintanance.
5. Management Representative
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk Sistem
Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.
b. Melaporkan kepada Top Management tentang kinerja Sistem
Manajemen Mutu dan segala hal untuk pengembangannya.
c. Memastikan
peningkatan
kesadaran
terhadap
persyaratan
pelanggan di seluruh personil yang terkait dengan Sistem
Manajemen Mutu.
78
d. Meminta laporan/hasil kerja ke semua department.
e. Memeriksa kelengkapan dokumentasi di setiap department.
f. Mengundang rapat masalah Sistem Manajemen Mutu ke setiap
Pimpinan Department.
g. Menetapkan dan menunjuk internal auditor.
6. Document Control Center (DCC)
a. Bertanggung jawab kepada Management Representative.
b. Menerbitkan, mendistribusikan, dan mencatat dokumen dalam
master list.
c. Menerima semua dokumen yang masuk ke perusahaan dan
mencatatnya (dokumen internal dan eksternal).
d. Menerima setiap ada usulan perubahan dokumen dan membuat
dokumen baru.
e. Memberi stempel Controlled Copy, Uncontrolled Copy dan
Absolete pada dokumen yang dianggap perlu.
f. Menetapkan status dokumen (Controlled Copy, Uncontrolled
Copy dan Absolete).
g. Melarang beredarnya dokumen baru tanpa sepengetahuan DCC.
h. Menarik semua dokumen di setiap department jika ada
perubahan (revisi).
7.
Finance and Accounting Departmentt
a. Bertanggung jawab terhadap Direktur.
b. Memastikan pelaksanaan pembayaran pada pemasok dan
rekanan.
79
c. Memastikan penyediaan pembayaran gaji, uang makan, dan
transportasi karyawan.
d. Membuat laporan keuangan dan cash flow.
e. Mem-follow-up invoice pembayaran.
f. Memonitor rekening di bank.
g. Mengembalikan dan menolak tagihan bila tidak memenuhi
persyaratan administrasi.
h. Menentukan jadwal pembayaran sesuai prioritas.
i. Membuat laporan pajak.
8. Kepala Bagian HRD & GA
a. Bertanggung jawab kepada General Manager.
b. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff HRD.
c. Memastikan semua karyawan mentaati peraturan perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
d. Mengontrol absensi semua karyawan.
e. Mengontrol dan mengawasi kebersihan lingkungan sesuai
dengan 5R.
f. Memberi teguran, SP, atau skorsing kepada karyawan yang
tidak mematuhi peraturan perusahaan.
9. Kepala Bagian Marketing
a. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff marketing.
b. Menindaklanjuti laporan staff marketing apabila ada masalah
dalam proses marketing.
c. Memastikan semua intek marketing terealisasi dan berjalan
sesuai planning marketing yang sudah dijadwalkan.
80
d. Memberi laporan kepada Manajer (hasil target marketing).
e. Berkomunikasi dengan pelanggan, sales dan Kepala Bagian
Department lain bila ada masalah keluhan dari pelanggan.
f. Memberi training kepada staff marketing mengenai Standard
Operasional Prosedur (SOP) di bagian marketing.
g. Memperhatikan kedisiplinan dan absensi semua staff marketing.
h. Memberi pengarahan teguran atau saran kepada staff marketing
mengenai masalah dan hasil target marketing.
i. Mem-pending
order/pengiriman
penyimpangan
proses
bila
mengenai
mana
terjadi
perubahan
jadwal
kirim/perubahan design produk.
10. Kepala Bagian PPIC
a. Mengontrol kinerja PPIC Corrugated, PPIC Converting, dan
PPIC Finishing.
b. Me-review ulang SPK (Surat Perintah Kerja) dari Marketing.
c. Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu
produksi.
d. Memonitor
dan
memantau
realisasi
rencana
produksi
corrugator, converting, dan finishing.
e. Memeriksa laporan harian dan bulanan dari staff PPIC.
f. Berkomunikasi dengan marketing, kepala bagian, dan operator
bila ada masalah dalam planning produksi.
g. Memperhatikan kedisiplinan dan absensi semua staff PPIC.
h. Melakukan revisi rencana produksi bila ada perubahan dari
marketing.
81
i. Menetapkan sasaran mutu department.
11. Kepala Bagian Produksi
a. Mengontrol dan mengawasi kinerja Kepala Regu, operator, dan
helper.
b. Memastikan semua mesin di bagian produksi berjalan sesuai
planning produksi yang sudah ditetapkan.
c. Mengontrol kebersihan mesin-mesin di setiap bagian produksi.
d. Memberi laporan kepada Manajer (hasil target produksi).
e. Memperhatikan
kedisiplinan
dan
absensi
semua
bagian
produksi.
f. Memberi pengarahan teguran atau saran kepada Kepala Regu,
operator, atau helper mengenai masalah dan hasil target
produksi.
g. Menghentikan
mesin/proses
produksi
bilamana
terjadi
penyimpangan proses dan tidak dapat diatasi oleh Kepala Regu
dan operator.
12. Kepala Bagian Purchasing
a. Memastikan persediaan material dan bahan pendukung
operasional terpenuhi.
b. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff purchasing.
c. Memeriksa laporan penerimaan dan pengeluaran barang.
d. Mengembalikan barang atau material yang tidak sesuai kepada
pemasok.
e. Memberi laporan kepada General Manager (laporan Bulanan).
f. Memahami MSDS (Material Safety Data Sheet).
82
g. Menyetujui pembelian barang atau material yang diusulkan dari
department yang membutuhkan.
h. Menerima/menolak tagihan barang atau material yang tidak
sesuai.
13. Kepala Bagian Quality Control
a. Mengontrol kualitas hasil pekerjaan di bagian produksi untuk
memastikan setiap produk yang sedang diproses sesuai dengan
standard kualitas yang diharapkan pelanggan.
b. Memastikan tiap proses berjalan sesuai dangan prosedur yang
sudah ditentukan oleh manajemen.
c. Mengontrol semua anggota QC di tiap bagian, minimal satu jam
sekali.
d. Memberi briefing pada semua QC sebelum mulai kerja.
e. Memberi training kepada semua QC.
f. Memberi laporan kepada General Manager (tentang kualitas).
g. Menerima laporan dan verifikasi NCR.
3.4
Prosedur yang Sedang Berjalan
1.
Proses Penjualan
a.
Sales akan mencari atau menghubungi pelanggan. Pelanggan dicek
terlebih dahulu status kreditnya.
b.
Bila pelanggan tidak dalam status kredit, pelanggan akan diberikan
surat penawaran harga.
c.
Pelanggan yang setuju dengan penawaran harga melakukan pemesanan
produk.
83
d.
Bagian Penjualan/Marketing akan membuat SO lalu memberikan
kopiannya kepada bagian-bagian terkait.
e.
Bagian penjualan akan me-review pesanan dari pelanggan, apakah jenis
pesanan yang diminta pernah dibuat/dipesan sebelumnya.
f.
Apabila belum, pesanan akan diberikan kepada bagian pra-cetak untuk
dibuatkan sample. Setelah sample jadi, lalu akan dibuat perencanaan
produksinya dan dilakukan pengecekan dan perbaikan produk.
g.
Apabila pesanan sudah pernah dibuat sebelumnya, maka langsung
melakukan perencanaan produksi, diikuti dengan pengecekan dan
perbaikan produk.
h.
SO yang telah dibuat Marketing akan diterima oleh Accounting lalu
dibuat menjadi faktur.
i.
Marketing akan menerima faktur dan surat jalan.
j.
Setelah itu, Gudang akan melakukan pengiriman barang.
k.
Lalu, pelanggan menerima barang, surat jalan, dan faktur.
l.
Bagian Marketing akan menyimpan data penjualan dan arsipnya.
84
Pelanggan
Gudang
Marketing
Produk
Pra
PPC &
Cetak
QC
Produksi
Finance &
Accounting
Mulai
Selesai
Overlimit
Cek Status
Kredit
Tidak
Ok
Surat
Penawaran
Harga
Setuju?
Ya
Copy 2
Copy1
SO
Order
Review Order
New
Repeat
A
Membuat
Surat
Jalan
Terima
Barang, Surat
Jalan, Faktur
Selesai
Kirim
Barang
Pembelian
Bahan
Baku
Pembuatan
Sample
Perencanaan
Produksi
A
Konfirmasi Barang Tersedia
Menerima
Surat
Jalan dan
Faktur
Data
Penjualan
Arsip
Gambar 3.2
Adjustment
and
Maintenance
Flowchart Proses Penjualan
Faktur
B
85
2.
Proses Pembayaran Penjualan
a.
SO akan dibuat menjadi faktur oleh Accounting.
b.
Faktur yang telah dibuat diberikan kepada Finance.
c.
Bagian Finance akan mengecek tanggal jatuh tempo.
d.
Apabila sudah jatuh tempo, Finance menugaskan kolektor untuk
menagih pembayaran ke pelanggan.
e.
Pelanggan mempunyai dua cara pembayaran, baik secara cash maupun
transfer. Pelanggan yang membayar secara cash memberikan uang
kepada kolektor. Lalu kolektor akan memberikannya kepada Finance.
f.
Pelanggan yang membayar dengan cara mentransfer lewat rekening,
maka Finance akan mengecek saldo.
g.
Finance membuat laporan pembayaran untuk diberikan kepada
Accounting. Lalu, Accounting akan meng-update status kredit
pelanggan.
86
Pelanggan
Kolektor
Finance
Accounting
B
Faktur
Ya
Melakukan
Pembayaran
Tidak
Selesai
Menagih
Pembayaran
Tipe
Pembayaran
Rekening
Terima
Pembayaran
Laporan
Pembayaran
Terima
Pembayaran
Cash
Gambar 3.3
Jatuh Tempo?
Update
Status
Kredit
Pelanggan
Flowchart Proses Pembayaran Penjualan
3.
Prosedur Pembelian
a.
Pembelian akan mendapat perencanaan produksi dan diberikan kepada
bagian Gudang.
b.
Pembelian dilakukan saat persediaan barang hampir habis.
c.
Gudang akan memberitahukan rincian barang yang akan dibeli, lalu
menyerahkannya kepada bagian pembelian.
d.
Lalu, bagian pembelian akan membuat surat Purchase Order (PO) dan
meminta persetujuan kepada Direktur dalam bentuk tanda tangan.
e.
Setelah disetujui, surat PO akan diberikan kepada pemasok.
87
f.
Setelah barang sampai, PPC&QC akan mengecek barang yang dikirim
oleh pemasok dan memasukkan barang yang telah lulus uji ke gudang.
g.
Setelah itu, bagian Gudang akan membuat surat bukti barang masuk
dan menyerahkannya kepada bagian Pembelian. Bagian Pembelian akan
mengecek dan mencatat data ke dalam data stock.
h.
Setelah dilakukan pencatatan, bagian Pembelian akan membuat laporan
berdasarkan surat PO untuk diberikan kepada bagian Finance.
88
PPC & QC
Gudang
Purchasing
Direktur
Pemasok
Finance
Bahan Baku
Mulai
Mendapat
Perencanaan
Produksi
Cek Stock
yang Tersedia
Selesai
Tidak
Tidak Cukup
Cukup
Permintaan
Bahan Baku
yang perlu
dipesan
Membuat
PO
Cek
Persetujuan
Setuju
Selesai
Inspeksi
Kedatangan
PO
C
C
Membuat
Surat Bukti
Barang
Masuk
Data
Stock
Barang
Laporan
Barang Masuk
D
Gambar 3.4
Flowchart Proses Pembelian
4.
Proses Pembayaran Pembelian
a.
Finance akan mengecek tanggal jatuh tempo.
b.
Apabila sudah jatuh tempo, Finance akan membayar tagihan kepada
pemasok.
c.
Setelah membayar, pemasok akan memberikan surat bukti pembayaran
kepada Finance.
89
d.
Accounting akan mendapatkan surat bukti untuk dimasukkan ke dalam
laporan.
Pemasok
Finance
Accounting
D
Jatuh Tempo?
Tidak
Selesai
Ya
Terima
Pembayaran
Melakukan
Pembayaran
Terima Bukti
Pembayaran
Gambar 3.5
3.5
Laporan
Flowchart Proses Pembayaran Pembelian
Permasalahan Yang Dihadapi
Berdasarkan hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan pada PT.
CMBP maka dapat disimpulkan bahwa masalah yang ada di perusahaan, yaitu:
a. Persediaan bahan baku di gudang tidak diketahui jumlahnya secara pasti
karena tidak ter-update secara real time.
b. Pembuatan laporan pembelian, persediaan, dan penjualan membutuhkan
waktu yang lama.
90
c. Berkas-berkas setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan disimpan
di tempat yang rentan terhadap kerusakan.
3.6
Usulan Permecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang telah disebutkan di atas, berikut adalah usulan
pemecahan masalahnya:
a.
Merancang aplikasi berbasis data yang terintegrasi antara bagian
pembelian, penjualan, dan persediaan.
b.
Merancang aplikasi berbasis data untuk membuat tampilan informasi
yang akurat dalam bentuk laporan.
c.
Merancang aplikasi berbasis data yang menyimpan data pembelian,
penjualan, dan persediaan ke dalam database sehingga data lebih aman
dari kerusakan secara fisik.