analisis sistem yang berjalan
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Cipta Multi Buana Perkasa adalah perusahaan yang bergerak di bidang Corrugated Carton Box. Pabrik ini berlokasi di kawasan industri Cikande, Serang-Banten. Perusahaan ini berdiri pada bulan Juli 1999. Lalu, pada tahun 2005, perusahaan berpindah lokasi ke daerah Tangerang, tepatnya di Pergudangan Sentral Kosambi, Blok G No.10-15 Kav. 138, Kosambi Timur, Tangerang-15211. Lokasi perusahaan yang baru ini mempunyai luas lahan 3 hektar dengan 2,5 hektar untuk area produksi. Pada tahun 2011, PT. Cipta Multi Buana Perkasa bergabung dengan perkumpulan perusahaan penghasil Corrugated Carton Box lainnya. Hal ini bertujuan agar perusahaan dapat meningkatkan mutu bahan baku, mutu produk, spesifikasi produk, serta sebagai sarana untuk bertukar informasi dan konsultasi seputar masalah penjualan dan produk. Lalu, setahun kemudian, perusahaan berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari SGS untuk manajemen mutu. Perusahaan juga telah dipercaya untuk memegang beberapa merk-merk produk dari berbagai perusahaan lain. Perusahaan ini mempekerjakan 600 orang untuk bagian produksi, marketing, dan sales yang masing-masing bagian siap memberikan pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan jasa packaging yang bermutu. Perusahaan juga menerapkan sistem yang sebagaimana mestinya mampu memberikan rencana produksi dan operasional yang baik. Sistem ini 73 74 menghubungkan antara corrugators machine, printing machine, warehouse, dan logistics department. 3.2 Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan Tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan Corrugated Carton Box terbaik dengan memberikan produk yang berkualitas. 3.2.2 Misi Perusahaan Menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan, karyawan, rekanan, pemilik, dan masyarakat dengan mengutamakan efisiensi, kejujuran, dan profesionalisme. 3.2.3 Kebijakan Mutu Perusahaan PT. Cipta Multi Buana Perkasa bertekad untuk memuaskan keinginan pelanggan berdasarkan kepercayaan dan keyakinan melalui: a. Memproduksi produk Corrugated Carton Box yang berkualitas tinggi untuk memenuhi kepuasan pelanggan. b. Memperbaiki sistem manajemen mutu secara terus menerus, khususnya pada mutu produk dan produktivitas. c. Menetapkan dan meninjau sasaran mutu secara berkala. d. Kebijakan mutu ini ditinjau ulang secara berkala, minimum pada saat tinjauan manajemen. 75 3.3 Struktur Organisasi, Tanggung Jawab, dan Wewenang 3.3.1 Struktur Organisasi Commisionaer President Director Director Advisor Management Reps. ISO (OMR) General Manager Document Control (DC) Finance and Accounting Dept. HRD & GA Dept. Marketing Dept. Production Dept. Internal Sales Corrugator Salesman Converting/ Flexo MIS Dept. PPIC Dept. Purchasing Finance HRD Accounting Maintenance GA/Utility Gudang Sparepart Tax Ekspedisi WH Bahan Baku/ Pembantu/ Persiapan Prod. Planning Finishing Collector Warehouse Finish Good Gambar 3.1 3.3.2 Struktur Organisasi PT. Cipta Multi Buana Perkasa Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Commisionaer a. Melakukan pengawasan atas jalannya PT. Cipta Multi Buana Perkasa (PT. CMBP). b. Memberikan nasihat dan masukan kepada direktur. c. Bertanggung jawab melaksanakan rapat program kerja jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. QA Dept. Incoming Testing In Process OC 76 d. Menandatangani dokumen penting, seperti perjanjian kredit. 2. Presiden Direktur a. Memberikan semua keterangan yang berkaitan dengan perseroan kepada Dewan Komisaris. b. Memimpin rapat direksi. c. Melakukan koreksi dan perbaikan atau persetujuan atas anggaran perusahaan dari para Manajer. d. Menjalankan segala kegiatan dan usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. e. Mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. f. Menandatangani dokumen-dokumen penting perusahaan, seperti laporan keuangan dan surat berharga. g. Berkomunikasi dengan pelanggan. 3. Direktur a. Membantu Presiden Direktur dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. b. Melakukan koreksi dan perbaikan atau persetujuan atas anggaran perusahaan dari para Manajer. c. Menjalankan segala kegiatan dan usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. d. Mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. e. Bertindak sebagai Presiden Direktur apabila berhalangan hadir atas dasar perintahnya. f. Menandatangani dokumen-dokumen penting perusahaan, seperti laporan keuangan dan surat berharga. 77 g. Mengesahkan seluruh prosedur yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. 4. General Manager a. Memastikan jalannya produksi agar sesuai dengan rencana, quality plan, dan parameter yang telah ditetapkan. b. Memastikan semua mesin pendukung produksi berfungsi baik. c. Memastikan ketersediaan material dan personil di setiap tahapan produksi. d. Memastikan ketersediaan spare part untuk perawatan mesin. e. Menganalisis realisasi pencapaian target produksi dan maintanance. f. Memutuskan status jalannya produksi bila terjadi ketidaksesuaian proses produksi. g. Memutuskan disposisi produk bila terjadi ketidaksesuaian produk. h. Menetapkan sasaran mutu yang terkait dengan aktivitas produksi dan maintanance. 5. Management Representative a. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. b. Melaporkan kepada Top Management tentang kinerja Sistem Manajemen Mutu dan segala hal untuk pengembangannya. c. Memastikan peningkatan kesadaran terhadap persyaratan pelanggan di seluruh personil yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu. 78 d. Meminta laporan/hasil kerja ke semua department. e. Memeriksa kelengkapan dokumentasi di setiap department. f. Mengundang rapat masalah Sistem Manajemen Mutu ke setiap Pimpinan Department. g. Menetapkan dan menunjuk internal auditor. 6. Document Control Center (DCC) a. Bertanggung jawab kepada Management Representative. b. Menerbitkan, mendistribusikan, dan mencatat dokumen dalam master list. c. Menerima semua dokumen yang masuk ke perusahaan dan mencatatnya (dokumen internal dan eksternal). d. Menerima setiap ada usulan perubahan dokumen dan membuat dokumen baru. e. Memberi stempel Controlled Copy, Uncontrolled Copy dan Absolete pada dokumen yang dianggap perlu. f. Menetapkan status dokumen (Controlled Copy, Uncontrolled Copy dan Absolete). g. Melarang beredarnya dokumen baru tanpa sepengetahuan DCC. h. Menarik semua dokumen di setiap department jika ada perubahan (revisi). 7. Finance and Accounting Departmentt a. Bertanggung jawab terhadap Direktur. b. Memastikan pelaksanaan pembayaran pada pemasok dan rekanan. 79 c. Memastikan penyediaan pembayaran gaji, uang makan, dan transportasi karyawan. d. Membuat laporan keuangan dan cash flow. e. Mem-follow-up invoice pembayaran. f. Memonitor rekening di bank. g. Mengembalikan dan menolak tagihan bila tidak memenuhi persyaratan administrasi. h. Menentukan jadwal pembayaran sesuai prioritas. i. Membuat laporan pajak. 8. Kepala Bagian HRD & GA a. Bertanggung jawab kepada General Manager. b. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff HRD. c. Memastikan semua karyawan mentaati peraturan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. d. Mengontrol absensi semua karyawan. e. Mengontrol dan mengawasi kebersihan lingkungan sesuai dengan 5R. f. Memberi teguran, SP, atau skorsing kepada karyawan yang tidak mematuhi peraturan perusahaan. 9. Kepala Bagian Marketing a. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff marketing. b. Menindaklanjuti laporan staff marketing apabila ada masalah dalam proses marketing. c. Memastikan semua intek marketing terealisasi dan berjalan sesuai planning marketing yang sudah dijadwalkan. 80 d. Memberi laporan kepada Manajer (hasil target marketing). e. Berkomunikasi dengan pelanggan, sales dan Kepala Bagian Department lain bila ada masalah keluhan dari pelanggan. f. Memberi training kepada staff marketing mengenai Standard Operasional Prosedur (SOP) di bagian marketing. g. Memperhatikan kedisiplinan dan absensi semua staff marketing. h. Memberi pengarahan teguran atau saran kepada staff marketing mengenai masalah dan hasil target marketing. i. Mem-pending order/pengiriman penyimpangan proses bila mengenai mana terjadi perubahan jadwal kirim/perubahan design produk. 10. Kepala Bagian PPIC a. Mengontrol kinerja PPIC Corrugated, PPIC Converting, dan PPIC Finishing. b. Me-review ulang SPK (Surat Perintah Kerja) dari Marketing. c. Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu produksi. d. Memonitor dan memantau realisasi rencana produksi corrugator, converting, dan finishing. e. Memeriksa laporan harian dan bulanan dari staff PPIC. f. Berkomunikasi dengan marketing, kepala bagian, dan operator bila ada masalah dalam planning produksi. g. Memperhatikan kedisiplinan dan absensi semua staff PPIC. h. Melakukan revisi rencana produksi bila ada perubahan dari marketing. 81 i. Menetapkan sasaran mutu department. 11. Kepala Bagian Produksi a. Mengontrol dan mengawasi kinerja Kepala Regu, operator, dan helper. b. Memastikan semua mesin di bagian produksi berjalan sesuai planning produksi yang sudah ditetapkan. c. Mengontrol kebersihan mesin-mesin di setiap bagian produksi. d. Memberi laporan kepada Manajer (hasil target produksi). e. Memperhatikan kedisiplinan dan absensi semua bagian produksi. f. Memberi pengarahan teguran atau saran kepada Kepala Regu, operator, atau helper mengenai masalah dan hasil target produksi. g. Menghentikan mesin/proses produksi bilamana terjadi penyimpangan proses dan tidak dapat diatasi oleh Kepala Regu dan operator. 12. Kepala Bagian Purchasing a. Memastikan persediaan material dan bahan pendukung operasional terpenuhi. b. Mengontrol dan mengawasi kinerja staff purchasing. c. Memeriksa laporan penerimaan dan pengeluaran barang. d. Mengembalikan barang atau material yang tidak sesuai kepada pemasok. e. Memberi laporan kepada General Manager (laporan Bulanan). f. Memahami MSDS (Material Safety Data Sheet). 82 g. Menyetujui pembelian barang atau material yang diusulkan dari department yang membutuhkan. h. Menerima/menolak tagihan barang atau material yang tidak sesuai. 13. Kepala Bagian Quality Control a. Mengontrol kualitas hasil pekerjaan di bagian produksi untuk memastikan setiap produk yang sedang diproses sesuai dengan standard kualitas yang diharapkan pelanggan. b. Memastikan tiap proses berjalan sesuai dangan prosedur yang sudah ditentukan oleh manajemen. c. Mengontrol semua anggota QC di tiap bagian, minimal satu jam sekali. d. Memberi briefing pada semua QC sebelum mulai kerja. e. Memberi training kepada semua QC. f. Memberi laporan kepada General Manager (tentang kualitas). g. Menerima laporan dan verifikasi NCR. 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan 1. Proses Penjualan a. Sales akan mencari atau menghubungi pelanggan. Pelanggan dicek terlebih dahulu status kreditnya. b. Bila pelanggan tidak dalam status kredit, pelanggan akan diberikan surat penawaran harga. c. Pelanggan yang setuju dengan penawaran harga melakukan pemesanan produk. 83 d. Bagian Penjualan/Marketing akan membuat SO lalu memberikan kopiannya kepada bagian-bagian terkait. e. Bagian penjualan akan me-review pesanan dari pelanggan, apakah jenis pesanan yang diminta pernah dibuat/dipesan sebelumnya. f. Apabila belum, pesanan akan diberikan kepada bagian pra-cetak untuk dibuatkan sample. Setelah sample jadi, lalu akan dibuat perencanaan produksinya dan dilakukan pengecekan dan perbaikan produk. g. Apabila pesanan sudah pernah dibuat sebelumnya, maka langsung melakukan perencanaan produksi, diikuti dengan pengecekan dan perbaikan produk. h. SO yang telah dibuat Marketing akan diterima oleh Accounting lalu dibuat menjadi faktur. i. Marketing akan menerima faktur dan surat jalan. j. Setelah itu, Gudang akan melakukan pengiriman barang. k. Lalu, pelanggan menerima barang, surat jalan, dan faktur. l. Bagian Marketing akan menyimpan data penjualan dan arsipnya. 84 Pelanggan Gudang Marketing Produk Pra PPC & Cetak QC Produksi Finance & Accounting Mulai Selesai Overlimit Cek Status Kredit Tidak Ok Surat Penawaran Harga Setuju? Ya Copy 2 Copy1 SO Order Review Order New Repeat A Membuat Surat Jalan Terima Barang, Surat Jalan, Faktur Selesai Kirim Barang Pembelian Bahan Baku Pembuatan Sample Perencanaan Produksi A Konfirmasi Barang Tersedia Menerima Surat Jalan dan Faktur Data Penjualan Arsip Gambar 3.2 Adjustment and Maintenance Flowchart Proses Penjualan Faktur B 85 2. Proses Pembayaran Penjualan a. SO akan dibuat menjadi faktur oleh Accounting. b. Faktur yang telah dibuat diberikan kepada Finance. c. Bagian Finance akan mengecek tanggal jatuh tempo. d. Apabila sudah jatuh tempo, Finance menugaskan kolektor untuk menagih pembayaran ke pelanggan. e. Pelanggan mempunyai dua cara pembayaran, baik secara cash maupun transfer. Pelanggan yang membayar secara cash memberikan uang kepada kolektor. Lalu kolektor akan memberikannya kepada Finance. f. Pelanggan yang membayar dengan cara mentransfer lewat rekening, maka Finance akan mengecek saldo. g. Finance membuat laporan pembayaran untuk diberikan kepada Accounting. Lalu, Accounting akan meng-update status kredit pelanggan. 86 Pelanggan Kolektor Finance Accounting B Faktur Ya Melakukan Pembayaran Tidak Selesai Menagih Pembayaran Tipe Pembayaran Rekening Terima Pembayaran Laporan Pembayaran Terima Pembayaran Cash Gambar 3.3 Jatuh Tempo? Update Status Kredit Pelanggan Flowchart Proses Pembayaran Penjualan 3. Prosedur Pembelian a. Pembelian akan mendapat perencanaan produksi dan diberikan kepada bagian Gudang. b. Pembelian dilakukan saat persediaan barang hampir habis. c. Gudang akan memberitahukan rincian barang yang akan dibeli, lalu menyerahkannya kepada bagian pembelian. d. Lalu, bagian pembelian akan membuat surat Purchase Order (PO) dan meminta persetujuan kepada Direktur dalam bentuk tanda tangan. e. Setelah disetujui, surat PO akan diberikan kepada pemasok. 87 f. Setelah barang sampai, PPC&QC akan mengecek barang yang dikirim oleh pemasok dan memasukkan barang yang telah lulus uji ke gudang. g. Setelah itu, bagian Gudang akan membuat surat bukti barang masuk dan menyerahkannya kepada bagian Pembelian. Bagian Pembelian akan mengecek dan mencatat data ke dalam data stock. h. Setelah dilakukan pencatatan, bagian Pembelian akan membuat laporan berdasarkan surat PO untuk diberikan kepada bagian Finance. 88 PPC & QC Gudang Purchasing Direktur Pemasok Finance Bahan Baku Mulai Mendapat Perencanaan Produksi Cek Stock yang Tersedia Selesai Tidak Tidak Cukup Cukup Permintaan Bahan Baku yang perlu dipesan Membuat PO Cek Persetujuan Setuju Selesai Inspeksi Kedatangan PO C C Membuat Surat Bukti Barang Masuk Data Stock Barang Laporan Barang Masuk D Gambar 3.4 Flowchart Proses Pembelian 4. Proses Pembayaran Pembelian a. Finance akan mengecek tanggal jatuh tempo. b. Apabila sudah jatuh tempo, Finance akan membayar tagihan kepada pemasok. c. Setelah membayar, pemasok akan memberikan surat bukti pembayaran kepada Finance. 89 d. Accounting akan mendapatkan surat bukti untuk dimasukkan ke dalam laporan. Pemasok Finance Accounting D Jatuh Tempo? Tidak Selesai Ya Terima Pembayaran Melakukan Pembayaran Terima Bukti Pembayaran Gambar 3.5 3.5 Laporan Flowchart Proses Pembayaran Pembelian Permasalahan Yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan pada PT. CMBP maka dapat disimpulkan bahwa masalah yang ada di perusahaan, yaitu: a. Persediaan bahan baku di gudang tidak diketahui jumlahnya secara pasti karena tidak ter-update secara real time. b. Pembuatan laporan pembelian, persediaan, dan penjualan membutuhkan waktu yang lama. 90 c. Berkas-berkas setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan disimpan di tempat yang rentan terhadap kerusakan. 3.6 Usulan Permecahan Masalah Berdasarkan masalah yang telah disebutkan di atas, berikut adalah usulan pemecahan masalahnya: a. Merancang aplikasi berbasis data yang terintegrasi antara bagian pembelian, penjualan, dan persediaan. b. Merancang aplikasi berbasis data untuk membuat tampilan informasi yang akurat dalam bentuk laporan. c. Merancang aplikasi berbasis data yang menyimpan data pembelian, penjualan, dan persediaan ke dalam database sehingga data lebih aman dari kerusakan secara fisik.
