Pengenalan Manajemen Proyek

Pengenalan Manajemen Proyek
Referensi
“Information Technology Project Manajement, 5th
Edition”, by Kathy Schwalbe, Thompson Course
Technology, Boston – Massachusetts, 2007, Chapter 1.
Learning Objectives
 Mengerti kebutuhan yang meningkat atas manajemen
proyek yang lebih baik, khususnya untuk proyek-proyek
teknologi informasi.
 Menjelaskan apa yang dimaksud denga proyek,
membuat
daftar
berbagai
atribut
proyek,
dan
mendeskripsikan berbagai hambatan dalan proyek
 Menggambarkan menajemen proyek dan mendiskusikan
elemen-elemen kunci dari kerangka manajemen proyek,
termasuk stakeholder proyek, area pengetahuan
manajemen proyek, tool/alat-alat dan teknik yang
umum dipakai, dan faktor-faktor kesuksesan sebuah
proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
2
Learning Objectives (Cont..)
 Mengerti peran manajer proyek dengan menggambarkan
pekerjaan yang mereka lakukan, ketrampilan yang harus
mereka miliki, dan bidang karir yang tersedia bagi
seorang manajer proyek teknologi informasi.
 Menjelaskana profesi
manajer proyek, termasuk
sejarahnya, peran organisasi profesional seperti institut
Manajemen Proyek, pentingnya Sertifikasi dan Kode Etik,
Serta perkembangan software manajemen proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
3
Pendahuluan
 Banyak organisasi sekarang memiliki minat baru
atau yang diperbaharui pada manajemen proyek.
 Perangkat keras, perangkat lunak, jaringan
komputer, dan penggunaan interdisipliner serta
kerja tim global telah secara radikal mengubah
lingkungan kerja.
 AS telah menghabiskan $2,3 trilyun untuk proyekproyek setiap tahun, atau seperempat dari
pendapatan domestik brutonya, dan dunia secara
keseluruhan menghabiskan hampir $10 trilyun dari
$40,7 pendapatan bruto untuk semua jenis proyek.
*
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
4
Statistik Manajemen Proyek
 Belanja IT seluruh dunia terus berkembang, dan
Forrester Research memperkirakan belanja I.T U.S akan
terus meningkat, menjadi sekitar 5.7% pada 2005,
hingga menjapai $ 795 juta.
 Pada 2003, rata-rata manejer proyek senior di U.S
berpenghasilan hampir $90.000 pertahun, dan rata-rata
Direktur Project Manajemen Office berpenghasilan lebih
banyak dibandingkan rata-rata Chief Information Officer
($111,633 vs 103,925)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
5
Motivasi untuk Mempelajari Manajemen
Proyek Teknologi Informasi
 Proyek-proyek IT mempunyai track record yang buruk
 Studi yang dilakukan Standish Group (CHAOS) pada
tahun 1995 menemukan bahwa hanya 16,2% dari
proyek-proyek IT sukses dalam memenuhi scope, waktu,
dan biaya yang diperkirakan.
 Lebih dari 31% dari proyek-proyek IT dibatalkan
sebelum menyelesaikan, menyebabkan kerugian lebih
dari $81 juta di U.S saja.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
6
Manfaat Menggunakan
Manajemen Proyek Formal
 Kendali yang lebih baik terhadap sumber daya finansial,
fisik, dan manusia
 Hubungan pelanggan yang lebih baik.
 Waktu pengembangan yang lebih pendek.
 Biaya yang lebih rendah
 Peningkatan kualitas dan kehandalan yang meningkat
 Tingkat keuntungan yang lebih besar.
 Peningkatan produktivitas
 Koordinasi internal yang lebih baik
 Moral kerja yang lebih tinggi (berkurangnya tekanan)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
7
Apa itu Proyek?
 Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk
menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik.*
 Operasi adalah pekerjaan
mempertahankan bisnis.
yang
dilakukan
untuk
 Proyek berakhir ketika tujuannya tercapai, atau proyek
telah diakiri.
 Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu
singkat atau lama untuk diselesaikan.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
8
Contoh Proyek IT
 Help desk atau pekerja teknis
laptop untuk departemen kecil.
mengganti
 Tim pengembangan proyek kecil menambahkan fitur baru pada aplikasi internal.
 Sebuah kampus meningkatkan infrastruktur
teknologinya untuk menyediakan/menambah
fasilitas pelayanan kemahasiswa
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
9
Atribut-Atribut Proyek
 Proyek:
memiliki tujuan unik,
bersifat sementara,
dikembangkan menggunakan elaborasi progresif,
memerlukan sumberdaya, seringkali dari berbagai
area,
 harus memiliki pelanggan atau sponsor utama.




 Spronsor proyek biasanya menyediakan arahan dan
dana untuk proyek.
 Melibatkan ketidak-pastian (waktu)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
10
Manajer Proyek dan Program
 Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim
poryek, dan orang-orang laindalam proyek untuk
memenuhi tujuan proyek.
 Program : “Suatu kelompok dari proyek-proyek yang
berhubungan
diatur
dengan
koordinasi
untuk
mendapatkan keuntungan dan kontrol yang tidak akan
tersedia jika proyek diatur sendiri-sendiri”
 Manajer proyek mengatur program dan sering bertindak
sebagai bos bagi manajemen proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
11
Tiga Batasan
 Setiap proyek memiliki batasan yang berbeda-beda
dalam:
 Sasaran lingkup (Scope Goals):
yang akan dilakukan?
Pekerjaan apa
 Sasaran waktu (Time Goals): Berapa lama harus
diselesaikan?
 Sasaran biaya (Cost Goals): Berapa biayanya?
 Tugas manajer proyek adalah untuk menyeimbangkan
ketiga sasaran yang seringkali saling bersaing ini
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
12
Tiga Batasan Manajemen
Proyek
Manajemen proyek
yang berhasil berarti
memenuhi ketiga
sasaran (lingkup,
waktu, dan biaya) dan
memuaskan sponsor
proyek.
Information Technology
Project Management,
13
Apa itu Manajemen Proyek?
 Manajemen
proyek
adalah
penerapan pengetahuan, keahlian,
alat bantu dan tehnik pada aktivitas
proyek untuk memenuhi kebutuhan
proyek.*
*PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide) (2004), p. 8.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
14
Kerangka Manajemen Proyek
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
15
Kerangka Manajemen Proyek
Knowledge Area(1)
 Knowledge
Area
adalah
kompetensi
–
kompetensi utama yang harus dikembangkan
oleh manajer proyek
 Projek Integration menagement kompetensi
untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari
manajemen proyek.
 Project Scope management kompetensi untuk
mendefinisikan
dan
mengelola
semua
pekerjaan
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan proyek dengan baik.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
16
Kerangka Manajemen Proyek
Knowledge Area(2)
 Project time menagement kompetensi untuk
memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna
menyeselsaikan proyek, membuat jadwal
proyek yang wajar dan menjamin ketepatan
waktu dalam menyelesaikan proyek
 Project cost management kompetensi untuk
mempersiapkan
dan
pengelolaan
budget
proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
17
Kerangka Manajemen Proyek
Knowledge Area(3)
 Project quality menagement kompetensi untuk
menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan
memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah
disepakati sebelumnnya.
 Project human resources management kompetensi
yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan
sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
 Project communication management kompetensi
untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan
dan menyimpan informasi proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
18
Kerangka Manajemen Proyek
Knowledge Area(4)
 Project risk menagement kompetensi untuk
menidentifikasi, menganalisa dan merespon
resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek
yang dikerjakan.
 Project procurement management kompetensi
untuk memperoleh barang-barang dan servis
untuk mendukung pelaksanaan proyek baik
dari dalam maupun dari luar organisasi.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
19
Kerangka Manajemen Proyek
Tools & Technique (1)
 Project menagement tools & Technique adalah
yang digunakan untuk menilai manajer proyek
dan timnya dalam melaksanakan proyek
berkaitan dengan 9 knowledge area.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
20
Kerangka Manajemen Proyek
Tools & Technique (1)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
21
Stakeholder Proyek
 Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat
atau dipengaruhi aktivitas-aktivitas proyek.
 Stakeholders mencakup:
 Sponsor proyek
 Manajer proyek
 Tim proyek
 Staf pendukung
 Pelanggan
 Pengguna
 Pemasok
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
22
Sembilan Bidang Pengetahuan
Manajemen Proyek
 Bidang pengetahuan adalah kompetensi utama yang
harus dikembangkan manajer proyek.
 Empat bidang pengetahuan inti mengarah kepada
tujuan proyek spesifik (lingkup, waktu, biaya, dan
mutu).
 Empat bidang pengetahuan yang merupakan alat
pencapaian tujuan proyek (SDM, komunikasi, resiko,
dan manajemen pengadaan).
 Satu bidang pengetahuan (manajemen integrasi
proyek) mempengaruhi dan dipengaruhi oleh semua
bidang pengetahuan lainnya.
 Semua area pengetahuan tsb penting
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
23
Alat bantu dan Tehnik
Manajemen Proyek
 Alat bantu dan tehnik manajemen proyek
membantu manajer proyek dan timnya dalam
berbagai aspek manajemen proyek.
 Alat bantu dan tehnik spesifik:
 Carta Proyek, pernyataan lingkup, dan WBS
(lingkup).
 Gantt chart, diagram jaringan, analisis jalur
kritis, penjadwalan rantai kritis (waktu).
 Estimasi
biaya
dan
earned
value
management (biaya).
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
24
Manajemen Portofolio Proyek
 Banyak organisasi mendukung strategi bisnis
baru yaitu manajemen portofolio proyek :
 Organisasi mengelompokan dan mengatur
proyek-proyek sebagai sebuah protofolio
investasi yang memberi kontribusi bagi
kesuksesan seluruh perusahaan. Manajer
portofolio membantu perusahaan membuat
keputusan investasi yang baik dengan
menganalisa proyek dari sisi strategis.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
25
Improved Project Performance
 Studi CHAOS dari Standish Group
memperhasilkan perbaikan [ada proyek-proyek
IT dalam dekade terakhir
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
26
Success rate for IT related projects
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
27
Why the Improvements
“Alasan adanya peningkatan proyek-proyek yang sukses
bervariasi. Pertama, biaya rata-rata dari proyek telah
dikurangi lebih dari setengahnya. Toos yang lebih baik telah
dibuat untuk memonitor dan mengontrol kemajuan dan
manajer proyek dengan ketrampilan yang lebih baik serta
proses manajemen yang lebih baik telah digunakan. Fakta
adanya proses merupakan hal yang signifikan”
*The Standish Group, “CHAOS 2001: A Reciple for Success”
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
28
Faktor Keberhasilan Proyek*
1. Dukungan eksekutif
2. Keterlibatan pengguna
3. Manajer proyek
berpengalaman
4. Tujuan bisnis yang
jelas
5. Lingkup yang
diminimalisasi
6. Infrastruktur
perangkat lunak
standar
7. Kebutuhan dasar yang
mantap
8. Metodologi formal
9. Estimasi yang handal
10.Kriteria lain , seperti
milestones,
perencanaan yang
tepat, staf yang
kompeten, dan
kepemilikan
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
29
What the Winner Do
 Riset terbaru menemukan bahwa perusahaanperusahaan yang berhasil menyelesaikan
proyek tepat waktu :




Menggunakan
toolbox
manajement
proyek
yang
memasukkan tools standar dan advance serta banyak
“template”.
Mengembangkan kemampuan manajer proyek pada
ketrampilan binsis dan soft skill
Mengembangkan proses delivery proyek yang lebih singkat
Pengukuran keberhasilan proyek, (kepuasan pelanggan dan
return on investment)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
30
Peran Manajer Proyek
 Deskripsi kerja bervariasi, tapi sebagian besar
mencakup
tanggung
jawab
seperti
perencanaan, penjadwalan, koordinasi, dan
bekerja sama untuk mencapai sasaran proyek.
 Kebanyakan
proyek-proyek
dipimpin
oleh
manajer
berpengalaman.
yang
sukses
proyek
yang
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
31
Fifteen Project Management Job
Functions
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Mendefinisikan ruang lingkup proyek
Mengidentifikasi stakeholder, pembuat keputusan
Mengembangkan daftar tugas mendetail (WBS)
Memperkirakan kebutuhan waktu
Mengembangkan flowchart manajement proyek
Mengidentifikasi sumber daya dan anggaran yang dibutuhkan
Mengevaluasi kebutuhan proyek
Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
Mempersiapkan hal di luar rencana
Mengidentifikasi saling ketergantungan
Mengindetifikasi dan mengecek milestones yang kritis
Berpartisipasi dalam review fase proyek
Sumber daya yang memerlukan keamanan
Mengatur proses kontrol perubahan
Melaporkan status proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
32
Keahlian yang disarankan bagi
Manajer Proyek
 Manajer Proyek memerlukan variasi
ketrampilan yang luas.
 Manajer proyek harus :
 Nyaman dengan perubahan
 Memahami organisasi dengan dan di dalam
mana ia bekerja
 Memimpin tim untuk mencapai tujuan
proyek.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
33
Keahlian yang disarankan
bagi Manajer Proyek
 Manajer proyek memerlukan keahlian “Hard”
dan keahlian “Soft”.
 Hard Skills mencakup pengetahuan produk
dan tahu bagaimana menggunakan berbagai
alat bantu dan tehnik manajemen proyek.
 Soft Skills mencakup kemampuan untuk
bekerja sama dengan berbagai macam
orang.
Information Technology
Project Management,
34
Keahlian yang disarankan
bagi Manajer Proyek
 Keahlian komunikasi: mendengar, menyakinkan.
 Keahlian
organisasional:
merencanakan,
menetapkan sasaran, menganalisis.
 Keahlian membangun tim: menunjukkan empati,
memotivasi,
mempromosikan
semangat
kebersamaan.
 Keahlian memimpin: memberi contoh, membuat
visi (gambaran umum), mendelegasikan, positif,
enerjik.
 Keahlian menangani: fleksibel, kreatif, sabar,
mantap.
 Keahlian teknologi: pengalaman, pengetahuan
proyek.
Information Technology Project
35
Management, Fourth Edition
Media Snapshot – Good Project
Management Skills From The Apprentice
 Kepemimpinan dan profesionalisme sangat penting
 Mengetahui apa yang diharapkan oleh sponsor dari
proyek tesb, dan belajar dari kesalahan.
 Percaya pada tim dan mendelegasikan pengambilan
keputusan
 Paham mengenai bisnis
 Berani membela diri sendiri
 Menjadi pemain tim
 Tetap terorganisasi dan tidak terlalu emosional
 Bekerja [ada proyek dan bagi orang yang kita percaya
 Berpikir diluar kotak
 Ada faktor hoki yang terlibat dalam manajemen proyek,
dan kita haris selalu mempunyai target yang tinggi
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
36
Karakteristik Penting Bagi Manajer
Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif
Effective Project Manager
• Kepemimpinan dengan
memberi contoh
• Visioner
• Kompetensi secara teknis
• Komunikator yang baik
• Motivator yang baik
• Mempertahankan
keputusan pada
manajemen yang lebih
tinggi bila diperlukan
• Mendukung anggota tim
• Mendorong ide-ide baru
Ineffective Project
Managers
• Tidak yakin pada diri
sendiri
• Kurang kemampuan teknis
• Komunikator yang buruk
• Motivator yang buruk.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
37
Pentingnya Keterampilan
Memimpin / Leadership
 Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan
dengan contoh
 Seorang fokus pada target-target jangka panjang dan
tujuan-tujuan besar serta memberi inspirasi orang-orang
untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
 Seorang manajer menangani detail hari-ke-hari untuk
mencapai target-target yang spesifik
 Manajer proyek sering mengambil peran baik pemimpin
maupun manajer.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
38
Sepuluh Besar Keahlian TI yang
Paling Dicari
Rank
IT Skill/Job
Average Annual Salary
1
SQL Database Analyst
$80,664
2
Oracle Database Analyst
$87,144
3
C/C++ Programmer
$95,829
4
Visual Basic Programmer
$76,903
5
E-commerce/Java Developer
$89,163
6
Windows NT/2000 Expert
$80,639
7
Windows/Java Developert
$93,785
8
Security Architect
$86,881
9
Project Manager
$95,719
10
Network Engineer
$82,906
Paul Ziv, “The Top 10 IT Skills in Demand,” Global Knowledge Webcast
(www.globalknowledge.com) (11/20/2002).
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
39
Keahlian TI Paling Top
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
40
Sejarah Manajemen Proyek
 Beberapa orang memperbedakan bahwa pembangunan
piramid Mesir adalah sebuah proyek, seperti juga
pembangunan Tembok Besar Cina
 Kebanyakan orang mengganggap Manhattan Project
sebagai proyek pertama yang memakai manajemen
proyek “modern”

Proyek 3 tahun ini, $ 2 juta (dalam dolar tahun 1946) mempunyai
manajer proyek dan teknis yang terpisah.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
41
Sample Gantt Chart
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
42
Sample Network Diagram
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
43
Project Management Office(PMO)
 Suatu PMO adalah kelompok organisasi yang
bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan fungsi
manajemen proyek dalam sebuah organisasi.
 Tujuan yang mungkin adalhah :
 Mengumpulkan, mengatur dan mengintegrasikan data proyek bagi
seluruh organisasi.
 Mengembangkan dan mempertahankan template bagi dokumendokumen proyek
 Mengembangkan atau mengkoordinasikan pelatihan dan berbagai
topik manajemen.
 Mengembagkan dan menyediakan jalur karir formal bagi manajer
proyek
 Menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek
 Menyediakan struktur untuk menampung manajer proyek ketika
sedang mengerjakan proyek atau di antara proyek
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
44
Project Management Software
 Enterprise PM software mengintegrasikan informasi dari
beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyekproyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang
dalam seluruh organisasi
 Juga men menyediakan link pada informasi yang lebih
detail mengenai suatu proyek
 Banyak manajer suka melihat status dalam warna
seperti merah, kuning dan hijau.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
45
Sample Enterprise Project
Management Tool
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
46
Profesi Manajemen Proyek
 Project Management Institute (PMI) telah berkembang
dengan pesat.
 Ada berbagai kelompok-kelompok minat di berbagai
bidang, seperti enginerring, jasa keuangan, health care
dan IT.
 Riset-riset manajemen proyek dan sertifikasi terus
berkembang
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
47
Sertifikasi Manajemen Proyek
 PMI
menyediakan
sertifikasi
sebagai
project
Management Professional (PMP)
 Seorang PMP telah mendokumentasikan pengalaman
proyek yang cukup, sutuju untuk mengikuti kode etik,
dan lulus, tes PMP
 Jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi PMP semakin
lam semakin bertambah
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
48
Growth in PMP Certification,
1993-2003
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
49
Kode Etik dalam Manajemen
Proyek
 Kode etik adalah bagian penting dari semua
profesi
 Manajemen proyek sering menghadapi dilema
etik
 Untuk mendapatkan sertifikasi PMP, aplikasi
harus menyetujui kode etik PMP untuk
profesional
 Beberapa
pertanyaan
untuk
tes
PMP
berhubungan dengan tanggung
profesional
termasuk kode etik
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
50
Software Manajemen Proyek
 Saat ini terdapat ratusan produk berbeda
untuk membantu pelaksanaan manajemen
proyek
 Tiga kategori utama:



Low-end tools : Handle single or smaller project well;
cost under $200 per user.
Midrange tools: Handle multiple project and users; cost
$200-500 per user; Project 2003 most populer (includes
an-enterprise version)
High-end tools : Also called enterprise project
Management software; often licensed on a per-user basis,
VPMi Enterprise Online (www.vcsonline.com)
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
51
Rangkuman





Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang
maka manejemen proyek yang baik semakin perlu untuk
dipraktekkan.
Proyek memiliki beberapa atribut seperti bersifat unik
sementara dan dikembangkan secara incremental.
Sebuah kerangka untuk menajemen proyek termasuk
stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik,
dan
menciptakan
portofolio
proyek
untuk
menjamin
kesuksesan perusarahaan.
Manajer
proyek
yang
sukses
harus
memiliki
dan
mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim
mereka melalui contoh
Profesi manajemen proyek terus berkembang ketika lebih
banyak orang mempunayi sertifikasi dan lebih banyak tools
diciptakan.
Information Technology Project
Management, Fourth Edition
52