PELAYANAN PERIZINAN USAHA SECARA PARALEL A. Latar Belakang Inovasi Pelayanan kegiatan publik atau kegiatan adalah rangkaian dalam pemenuhan pelayanan rangka kebutuhan sesuai peraturan dengan perundang- undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan penyelenggara oleh pelayanan publik. Salah satu upaya yang dilakukan pemerintah dalam meningkatkan pelayanan dalam hal perizinan adalah melalui ditetapkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan publik serta memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat untuk memperoleh pelayanan publik serta terwujudnya pelayanan publik yang cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan meningkatnya hak-hak masyarakat terhadap pelayanan publik. Dengan adanya kelembagaan dan pemberian pelayanan perizinan dengan sistem terpadu satu pintu (one stop service) membuat waktu pembuatan seluruh perizinan dan non-perizinan menjadi lebih singkat disamping dapat terlayani dalam satu lembaga, pengurusan administrasi berbasis teknologi informasi, input data cukup dilakukan sekali, dan administrasi bisa dilakukan secara simultan. Harapan yang ingin dicapai adalah mendorong pertumbuhan ekonomi melalui peningkatan investasi dan bertujuan meningkatkan kualitas layanan publik. Pelayanan perizinan saat ini, secara umum dapat dikatakan sangat efektif dan efisien, baik dari sisi waktu, prosedur dan mekanisme pelayanan perizinan. Akan tetapi bagi masyarakat dunia usaha yang membutuhkan waktu yang cepat dan sederhana akan menjadi permasalahan, karena dalam mengajukan pendaftaran izinnya harus satu persatu sesuai dengan pembagian rumpun izin tersebut. Dengan melihat perkembangan dunia usaha tersebut, maka perlu memberi pilihan kepada masyarakat, dalam melaksanakan pendaftaran perizinan usaha dapat secara sendiri-sendiri per jenis izin maupun secara paralel dari beberapa izin yang dibutuhkan. Sebagai ilustrasi berikut kami gambarkan tahapan Perizinan Usaha di Pemerintah Kota Yogyakarta sbb: IZIN DASAR 1. IMB 2. HO 12 IZIN OPERASIONAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. SIUP 3 TDUP 9 IUTM 6 IUP2T 6 IUPP TDG TDP Berdasarkan peluang-peluang yang memungkinkan dapat dilakukan penyederhanaan proses pelayanan publik dengan mendasarkan regulasi yang ada dan sumber daya manusia (SDM) serta sarana dan prasarana yang tersedia di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, maka dicetuskan sebuah inovasi yaitu “Pelayanan Perizinan Usaha Secara Paralel”. Pelayanan perizinan dengan sistem paralel ini membuat waktu pembuatan izin menjadi lebih singkat. Pasalnya,dengan penggabungan beberapa izin dapat didaftarkan dalam satu kali saja dan diproses secara terpadu dan bersamaan serta pengurusan administrasi berbasis teknologi informasi, input data cukup dilakukan sekali, dan administrasi bisa dilakukan secara simultan, maka membutuhkan keberanian dan kreatifitas dari aparatur pelayanan masyarakat. Tujuan inovasi ini secara umum adalah untuk melaksanakan reformasi birokrasi di bidang pelayanan publik dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik di Kota Yogyakarta dengan harapan dapat meningkatkan kesejahteraan dan meningkatkan perekonomian masyarakat Kota Yogyakarta. Adapun tujuan khususnya dalam inovasi ini adalah untuk: 1. Terwujudnya penyederhanaan persyaratan dan proses pelayanan perizinan Usaha serta penyederhanaan waktu kunjungan masyarakat/pelanggan ke dinas perizinan dalam pengurusan izin 2. Terwujudnya pelayanan public yang telah menerapkan Standar Pelayanan Publik (SPP) 3. Terwujudnya pelayanan yang pasti dalam, waktu, biaya, persyaratan dan akuntabel 4. Terwujudnya kepastian hukum dan transparansi bagi masyarakat dan aparatur dalam pelayanan perizinan. Kelompok/sasaran yang akan mendapatkan keuntungan dari inovasi ini adalah masyarakat pada umumnya dan pelaku usaha pada khususnya. Masyarakat dan pelaku usaha akan mendapatkan kualitas layanan publik yang baik cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan meningkatnya hakhak masyarakat terhadap pelayanan publik yang efektif dan efisiensi. B. MEKANISME INOVASI PELAYANAN PERIZINAN USAHA SECARA MANDIRI. Tahapan kronologis dalam inovasi ini adalah mengidentifikasi latar belakang dan diskripsi inovasi daerah yang direncanakan. Dalam pelaksanaan pelayanan perizinan usaha secara paralel ini tetap harus mendasarkan pada regulasi yang berlaku, namun mencari kreatifitas dan terobosan-terobosan yang baru untuk lebih menyederhanakan proses tanpa meninggalkan hakiki dari suatu layanan yang berkualitas. Dari identifikasi tersebut dapat disusun kronologis atau tahapan kuncinya yaitu meliputi: 1. Pembentukan Tim Inovasi Dinas Perizinan; 2. Koordinasi antar bidang dalam inovasi pelayanan izin usaha secara parallel; 3. Penyusunan persyaratan-persyaratan izin yang dapat dilaksanakan pendaftaran secara parallel; 4. Penyusunan bagan alur pelayanan perizinan usaha secara parallel; 5. Penetapan waktu proses pelayanan perizinan usaha; 6. Penyusunan Paket/pengelompokan izin-izin yang dapat dilaksanakan pendaftaran secara parallel; 7. Penandatanganan Regulasi Pendaftaran Perizinan; 8. In Hause Tranning (IHT); 9. Pembuatan SIM Pendaftaran secara Paralel; 10. Uji coba inovasi; 11. Sosialisasi; 12. Implementasi; 13. Monitoring dan evaluasi. Sedangkan dilihat dari pelaksanaan inovasi ini adalah dengan membentuk Tim Kerja dengan memberikan diskripsi uraian tugas masing-masing tim, sehngga seluruh komponen tim dapat bekerja dengan optimas dan efektif. Adapun tim kerja tersebut disusun sebagai berikut: Deskripsi Struktur Bagan Tim Inovasi Dinas Perizinan Kota Sponsor Yogyakarta. Menjadi motivator dan pendorong projest Leader pada khususnya dan seluruh pelaksana inovasi daerah pada umumnya. Memberikan petunjuk dan arahan strategis pada semua unsur pelaksana inovasi daerah . Memberikan saran dan advis terhadap permasalahan yang dihadapi Project Leader, Project Leadership dan Team Working. SPONSOR KepalaDinas Project leader KabidReg. dan PK Project Leader Project Leadership Kasi Regulasi Team Working Team Working SKPD Terkait Internal Dinas Peran Tim dalam inovasi ini sangat besar sekali memberi dorongan dan dukungan yang sangat efektif, hal ini karena semua unsur dalam TIM mempunyai fungsi dan tugas sesuai Memberi penjelasan teknis dan detail mengenai inovasi daerah kepada semua pelaksana inovasi. Memimpin teknis operasional dan menyusun strategi inovasi. Memberikan solusi pemecahan masalah yang terjadi pada Project Leadership dan Team Waorking. Memantau dan monitoring pelaksanaan keseluruhan inovasi.. Project Leadership rencana inovasi yaitu dari unsur Organisasi memberikan pedoman dalam pembuatan mekanisme pelayanan publik secara umum serta sebagi pembina dalam tatalaksana pelayanan publik, sedangkan Bagian Hukum mempunyai peranan yang sangat besar dalam memberikan pedoman dan mekanisme kaidahkaidah penyusunan regulasi didaerah. Sementara unsur internal mempunyai peranan yang cukup besar dalam mendukung keberhasilan inovasiini. Merencanakan isu-isu dalam inovasi dan mengelola kerja Team working. Menyelesaikan hambatanhambatan yang muncul dalam inovasi. Menfasilitasi, menyiapkan sarana dan prasarana kebutuhan Tim dalam inovasi.. Melaporkan secara berkala proses pelaksanaan inovasi daerah kepada Kabid Regulasi dan Pengembangan Kinerja. Melakulan monitoring dan evaluasi inovasi. Team Working Melaksanakan tugas-tugas yang pembahasan dan pencermatan pokok bahansan inovasi. Melaksanakan sinkronisasi dan harmonisasi dalam pembahasan inovasi. Melaksanakan tugas dan kewajiban sesuai dengan tata kala yang ditetapkan dengan tepat waktu. Membuat laporan atau risalah pelaksanaan tugas. C. PEMANGKU KEPENTINGAN DALAM INOVASI PELAYANAN PERIZINAN USAHA SECARA PARALEL Secara Internal, pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan inovasi ini adalah seluruh pejabat struktural dan pegawai pada Dinas Perijinan Kota Yogyakarta, yaitu : Kepala Dinas Perizinan, Sekretaris, Ka Bidang Regulasi dan Pengembangan Kinerja, Ka Bidang Pelayanan, Ka Bidang Pengawasan dan Pengaduan, Ka Bidang Data dan Sistem Informasi, Kasie Regulasi, Kasi Pengembangan Kinerja, Kasi Administrasi dan Advis Planing, Kasi Koordinasi Lapangan, Kasi Data, Kasi Sistem Informasi, Kasi Pengawasan, Kasi Pengaduan, Kasubag Umum, Kasubag Keuangan, Kasubag Administrasi dan Laporan, Staf Bidang Regulasi dan Pengembangan Kinerja, dan Staf Bidang Pelayanan. Sedangkan dari eksternal, pemangku kepentingan terdiri dari Bagian Hukum (Kasubag Tatalaksana Bagian Organisasi Setda Kota Yogyakarta), Bagian Organisasi (Kasubag Perundang-undangan Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta), Bagian Tata Pemerintahan, Masyarakat, Pelaku Usaha, LPMK, dan Paniti Kismo Kraton Ngayojokarta. D. PENGGUNAAN DAN MOBILISASI SUMBER DAYA. Dari keterkaitan stakeholders di atas didapat gambaran yang memberi dorongan dan hambatan serta daya dukung dalam keberhasilan proyek ini, yaitu Masyarakat dan LPMK. Adanya sebagian masyarakat dan LPMK yang menyatakan setiap perizinan sebelum diajukan di Dinas Perizinan terlebih dahulu harus adanya persetujuan dari stakeholder tersebut. Hal ini akan menambah proses pelaksanan perizinan, sehingga tujuan penyederhanaan pelayanan perizinan akan menjadi tidak optimal lagi. Keterlibatan instansi teknis (semua unsur internal Dinas Perizinan dan Bagian Hukum dan Bagian Organisasi) dalam perizinan adalah tidak langsung dalam proses pelaksanaan penerbitan perizinan, namun sebagai persyaratan dalam mengajukan suatu perizinan (contoh antara lain Dokumen Lingkungan dikeluarkan oleh BLH, Rekomendasi pemanfaatan tanah negara dikeluarkan oleh Bag. Tapem dll) E. OUTPUT YANG DIPEROLEH Output yang dihasilkan dalam renvana inovasi pelayanan usaha secara paralel ini adalah sebagai berikut: Nama Deskripsi 1. Tim pelaksana inovasi Tersusunnya ketugasan dan anggota personel pelaksanaan penyusunan regulasi pendaftaran perizinan usaha. 2. Koordinasi antar Bidang dalam perencanaan inovasi daerah Terlaksananya koordinasi perencanaan inovasi antar bidang di lingkungan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta 3. Persyaratan Perizinan Usaha secaraParalel. Tersusunnya persyaratan-persyaratan yang tetap dan baku dalam izin usaha secara paralel yang harus dipenuhi oleh masyarakat. 3. Bagan alir pelayanan perizinan usaha secara paralel Memberikan petunjuk mengenai alur proses pelaksanaan pendaftaran perizinan usaha secara paralel yang merupakan gambaran alur yang harus dilalui oleh masyarakat yang akan mengajuka permohonan perizinan usaha. 4. Penetapan waktu proses pelayanan perizinan usaha. Lamanya waktu yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan perizinan usaha. 5. Paket atau golongan izin yang dapat di laksanakan Pendaftaran Perizinan usaha secara paralel. Pengelompokan izin-izin yang dapat dilaksanakan pendaftaran secara parallel sesusi dengan kebutuhan masyarakat. 6. Regulasi pendaftaran perizinan usaha secara paralel sudah ditandatangani oleh Penyelenggara Pelayanan Publik. Regulasi pendaftaran perizinan usaha secara paralel sudah ditetapkan dan dapat dijadikan dasar hukum dalam pelaksanaan pelayanan perizinan. 7. In Hause Tranning (IHT) Terlaksanannya pelatihan (IHT) bagi pelaksanaan pelayanan publik. 8. Pembuatan SIM Pendaftaran secara Paralel. Tersusun dan terpasannya aplikasi pendaftaran perizinan dengan terkoneksi dengan SIM yang telah ada. 9. Uji coba inovasi. Terlaksannnya uji coba pelaksanaan perizinan secara paralel. 4. 10. Sosialisasi. Terlaksanaanya sosialisasi pelaksanaan perizinan secara paralel. 11. Implementasi. Penerapan perizinan secara paralel dalam layanan publik. 12. Monitoring dan evaluasi Terlaksanannya monitoring dan evaluasi pelaksanan perizinan secara paralel. F. KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENERAPAN INOVASI Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan inovasi daerah ini akan muncul dalam tataran teknis pelaksanaannnya yaitu meliputi: 1. Pelaksanaan proyek perubahan tidak sesuai dengan tata kala yang ditetapkan karena susahnya koordinasi antar SKPD. Pendekatan solusi : Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan diberitahukan jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan dan menunjuk secara personal dalam undangan. 2. Kekhawatiran tidak dapat dilaksanaanya proyek perubahan karena susahnya pelaksanaan atau belum siapnya sumber daya manusia pelaksanan dari pendaftaran perizinan usaha secara paralel. Pendekatan solusi : Dilaksanakan In hause tranning/pelatihan singkat bagi petugas pelaksana terhadap regulasi pendaftaran secara paralel serta penetapan prosedur yang jelas. 3. Munculnya sengketa/gugatan Tata Usaha Negara (TUN) atas pendaftaran perizinan usaha secara paralel karena proses perizinan akan lebih lama. Pendekatan solusi : - Dalam penyusunan Regulasi pendaftaran secara paralel dilaksanakan dengan hati-hati, teliti dan mengikuti pedoman pembentukan peraturan perundang-undangan yang berlaku. - Memberlakukan pelaksanaan perizinan secara sendiri-sendiri per jenis izin G. DAMPAK INOVASI YANG DIRASAKAN MASYARAKAT DAN PELAKU USAHA YAITU. Dampak dari inovasi ini adalah adanya kemudahan dan penyerderhanaan persyaratan serta mempercepat proses pelayanan usaha di Kota yogyakarta pada umumnya. Adapun penyederhanaan tersebut dapat terlihat pada daftar tabel berikut: 1. Adanya penyederhanaan PERSYARATAN, Perbandingan Persyaratan: Izin Gangguan (HO) SIUP TDP 1) Foto copy KTP 1) Foto copy KTP. 1) Foto copy KTP Pemohon yang masih berlaku; 2) Fotocopy IMBB atau surat pernyataan kesanggupan untuk mengurus IMBB bagi Direktur Pemilik/Direktur /penanggung jawab /penanggung jawab perusahaan; perusahaan yang 2) Foto copy Izin Gangguan; berlaku; 2) Foto copy Izin Teknis; bangunan yg belum 3) Neraca; memiliki IMBB bagi 4) Foto copy NPWP; pimpinan Cabang, usaha jenis gangguan 5) Foto copy Akta jika Perusahaan kecil; 3) Gambar denah pendirian / perubahan, jika 3) Surat penunjukan cabang; 4) TDP Pusat,Jika bangunan untuk berbentuk badan usaha dan denah hukum; 5) Foto copy Akta 6) Foto copy pendirian / letak tempat usaha; 4) Kajian Lingkungan, dikecualikan untuk jenis gangguan kecil; 5) Foto copy Akta Pendirian Pengesahan badan hukum perusahaan cabang; perubahan, jika berbentuk badan hukum; 6) Foto copy Izin Gangguan; Perusahaan/cabang 7) Foto copy NPWP; bagi usaha yg 8) TDP asli jika memperbaharui; berbentuk badan 9) Foto copy hukum/badan usaha; Pengesahan badan 6) Surat pernyataan hukum/Keputusan tidak keberatan dari Menteri Hukum dan pemilik tempat atau HAM, jika berbentuk perjanjian sewa- PT; menyewa apabila 10) Materai. tempat yang digunakan bukan milik sendiri 7) Foto copy bukti kepemilikan/ sertifikat tanah atau bukti kepemilikan lain yg masih berlaku dan sah; 2. Lebih mempercepat WAKTU proses layanan perizinan, Perbandingan Waktu: Pengurusan izin Izin Gangguan SIUP TDP JUMLAH (HO) Secara sendiri 12 3 3 18 hari Secara Pararel 12 - - 12 hari 3. Adanya penyederhanaan waktu kunjungan masyarakat/pelanggan ke Dinas Perizinan dalam pengurusan izin. Penyederhanaan waktu kunjungan: a. Pengurusan secara sendiri-sendiri izin, maka setiap izin harus antri sendiri-sendiri sesuai loket izin, sehingga membutuhkan 3 kali datang ke Dinas Perizinan. b. Pengurusan izin dengan secara pararel, maka 3 jenis izin dapat diajukan bersamaan dalam sekali antri dan sekali datang ke Dinas Perizinan. H. LESSON LEARNED Pelajaran atau pemahaman yang diperoleh dalam inovasi pelayanan perizinan secara paralel ini secara umum adalah adanya penyederhanaan pelayanan publik dari yang terkesan berbelit-belit, memerlukan waktu yang lama dan memerlukan biaya yang besar dalam pengurusan izin akan berubah menjadi pelayanan perizinan yang sederhana, cepat, mudah dan transparan serta akuntabel. Inovasi itu harus ada dan berkembang dalam pelayanan publik, karena sudah menjadi kebutuhan, keinginan, dan permintaan dari masyarakat moderen dan berkembang. Inovasi pelayanan perizinan secara paralel mengandung nilai atau prinsip yang universal dan merupakan kebutuhan dalam dunia pelayanan publik, sehingga harus tingkatkan dan dikembangkan dalam kehidupan bermasyarakat. Adapun nilai-nilai atau prinsip-prinsip yang terkandung dalam inovasi tersebut meliputi: 1. Keberanian melakukan perubahan. 2. Kepemimpinan 3. Konsisten untuk kemajuan 4. Bermanfaat bagi masyarakat. 5. Terencana dan terarah 6. Membangun keunggulannya sendiri 7. Memiliki ciri khusus 8. Memiliki unsur pembaharuan 9. Program inovasi melalui program yang 10. Memiliki tujuan. I. REPLIKASI INOVASI Dalam inovasi pelayanan perizinan paralel ini diharapkan dapat diterapkan di daerah-daerah penyederhanaan lainnya pelayanan karena memberikan perizinan usaha kemudahan pada khususnya dan dan masyarakat pada umumnya. Mempertahankan pelayanan secara berkelanjutan bukanlah hal yang mudah sehingga perlu untuk memahami dan mengerti secara jelas subtansi dan esensi dari pelayanan perizinan usaha secara paralel tersebut. Setelah mengetahui alasan tersebut diharapkan sistem dan mekanisme pelayanan menjadi motivasi dan semangat untuk dapat dipertahankan serta dapat diteladani dan diterapkan di daerah lain. Mengapa pelayanan perizinan secara paralel dipertahankan secara berkelanjutan dan dapat diterapkan di daerah lainnya, hal ini dikarenakan dalam pelayanan perizinan secara paralel ini mengandung nilai yang universal dan dapat dianalisis dan dicermati bagi orang yang melakukan inovasi dan perubahan yaitu sebagai berikut : 1. Pelayanan ini juga dapat menjadi salah satu reformasi birokrasi. penyederhanaan dan mempercepat proses layanan perizinan usaha dari sisi waktu, biaya dan persyaratan yang menjadi kebutuhan dan harapan masyarakat modern dan reformasi birokrasi 2. Membantu pertumbuhan pelaku usaha. Pelayanan ini adalah sebagai upaya untuk lebih mempermudah dan mempersingkat proses dan prosedur pelayanan perizinan, sehingga akan dapat membantu pelaku usaha dalam mengembangkan dan meningkatkan usahanya tampa di hambat dalam administrasi proses perizinannya. 3. Eksistensi dan nyata Kenyataan dan realitas kebutuhan pelayanan dapat memenuhi kebutuhan semua masyarakat dan nyata hadir dalam setiap layanan perizinan usaha. 4. Kualitas atau Mutu Pelayanan Untuk mendapatkan kualitas dan mutu pelayanan perizinan usaha yang baik, Tim harus dibekali dengan pengetahuan dan skill yang baik agar dapat melaksanakan pelayan yang berkualitas dan bermutu. Belajar itu tidak ada habisnya, sehingga inovasi dan perubahan menjadi kebutuhan pokok dalam pengembangan bermasyarakat dan bernegara. 5. Inovasi Improvisasi Pelayanan Segmen utama pelayanan perizinan usaha secara paralel adalah masyarakat pelaku usaha. Tim harus mencermati apa yang menjadi kemauan segmen utama ini, kalau tidak, maka segmen utama ini bisa melakukan pengaduan dan komplin pada birikrasi. Tapi perlu diingat, bahwa inovasi dan improvisasi ini jangan sampai meninggalkan kualitas dan mutu pelayanan dan melanggar kaidah-kaidah peraturan perundangan-undangan yang berlaku . 6. Semangat untuk berubah Semangat untuk melakukan perubahan pelayanan adalah juga faktor penting yang perlu dipertahankan. Di awal pelayanan, Tim begitu bersemangat untuk melayani, tak jarang mereka mengorbankan kesenangannya dan urusan penting dalam hidupnya agar perizin usaha secara paralel dapat berjalan dengan baik. Namun seiring berjalannya waktu, tantangan dan hambatan baik dalam diri sendiri maupun dari luar menghadang sehingga membuat semangat dan keteguhan pelayanan menjadi pudar. Inilah yang harus dicermati, jangan sampai tantangan dan hambatan itu membuat semangat pelaksanaan pelayanan itu menjadi pudar dan tidak bermakna. 7. Mengikuti perkembangan Di setiap organisasi pasti ada regulasi yang menjadi dasar pelaksanaan tugasnya. Regulasi penting untuk selalu mengikuti perkembangan dalam kehidupan masyarakat. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan pelayanan perizinan secara paralel harus juga mengikuti perkembangan masyarakat dunia usaha, mau kearah mana perkembangannya, regulasinnya pun harus mengikuti perkembangan tersebut. sehingga