BAB III - Openstorage Gunadarma
advertisement
PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM Bagian Pertama: Pendekatan sistem Seumpamanya seorang chief eksekutif dari kantor atau perusahaan tempat anda bekerja meminta anda (dimana anda serbagai seorang sales manager) untuk mendapatkan atau menemukan cara yang lebih baik untuk mendapatkan informasi terhadap tenaga penjual (sales people) yang terdapat diperusahaan anda. Dari mana anda akan memulai?, apa yang akan anda lakukan?, apakah anda akan memutuskan untuk langsung bertindak dan berharap solusi yang anda tawarkan merupakan solusi yang masuk diakal?. Bagaimana anda dapat mengetahui apakah solusi yang anda tawarkan merupakan solusi yang tepat untuk suatu permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan anda? Dan apakah anda berpikir solusi tersebut merupakan solusi yang sistematis yang akan membantu anda untuk membangun suatu solusi yang baik terhadap permintaan dari seorang chief eksekutif (sesuai dengan keinginan). Dari semua itu merupakan suatu proses yang sistematis dari pemecahan suatu masalah yang lebih dikenal dengan pendekatan sistem. Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan (scientific method) Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah (problem –solving) yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon dan baru – baru ini oleh John Dewer pada awal tahun 1900. Berikut ini merupakan langkah-langkah berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) : 1 dari penerapan metode 2 1. Mengenal fenomena yang terjadi 2. Memformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya terhadap fenomena tersebut. 3. Melakukan tes melalui percobaan 4. Evaluasi hasil percobaan 5. Menarik kesimpulan dari hipotesa Contoh Medical researchers, mengidentifikasikan bahwa sebagian orang mengambil tindakan medic secara tepat terhadap sakit kepala yang tidak terduga. Berdasarkan kasus ini mereka harus memformulasikan hipotesis, “ Medication A Causes Dizziness” mereka melakukan perancangan eksperimen dimana manusia dan hewan akan diberikan obat secara selektif dibawah kondisi pengawasan. Setelah melakukan evaluasi dilakukan pengambilan data selama percobaan dilaksanakan, seorang peneliti dapat menarik kesimpulan apakah hipotesis mereka telah akurat. Pendekatan sistem (sistem approach) Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan kedalam kontek sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan seperti: 1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek sistem 2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan atau peluang. 3. Mengidentifikasi solusi alternatif 4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif 5. Memilih solusi yang terbaik 6. Mengimplementasikan solusi terpilih 7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil 3 MEMAHAMI MASALAH ATAU PELUANG MEMBANGUN SOLUSI MENERAPKAN SOLUSI Mendefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem 1 Mengumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang 2 Merancang solusi alternatif 3 Mengevaluasi solusi alternatif 4 Memilih solusi terbaik 5 Menerapkan solusi yang terpilih 6 Mengevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan 7 Gambar 1. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah. Masing-masing langkah dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari sebuah penyelesaian masalah Keterangan gambar : 1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi sistem pada organisasi dan lingkungan serrta hubungannya. Menentukan komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang tepat. 2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang. 3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat, insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain. 4 4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukan keintungan dan kerugiannya. 5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi. 6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan. 7. menawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi tujuan sistem. Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bahwa langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. Aktifitas yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu tahapan proses. Penyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas kinerja yang lainnya. Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan sebelumnya untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan sistem adalah dikelompokan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari penyelesaian masalah . Gbr.1 mengambarkan bahwa masing-masing dari tujuh tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun juga, tahapan tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari penyelesaian masalah. (1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun solusi, (3) Menerapkan solusi. Memahami Masalah Atau Peluang Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus memisahkan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem. 5 Pendefinisian Masalah dan Peluang Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suau sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah. Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil yang diinginkan. Memperoleh Data dan Informasi Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih hal-hal berikut ini : - Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer - Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi - Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem - Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya - Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja - Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada. Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, subsistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu 6 masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan tempat dimana masalah atau peluang itu muncul. Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis. Sistem Lingkungan Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara umum dalam lingkungannya. Sistem informasi startegis membantu sebuah bisnis membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam modal dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya pada sebuah masalah atau solusinya. Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek, grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi mengharuskan untuk mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap subsistem, dan hubungannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan subsistem-subsistem yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari. Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup dikoordinasikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat mendukung hubungan diantara sistem. 7 Pengevaluasian Sistem Terpilih Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis keseluruhan dari suatu bisnis. Contoh Penyediaan informasi status produksi terkini dari suatu kegiatan harian menuju ke bagian pengangkutan. Standarisasi Sangatlah penting untuk menentukan standar yang digunakan untuk mengukur tingkat kemajuan tujuan suatu sistem. Standarisasi adalah komponen sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap sistem. Umpan balik mengenai kinerja aktual oleh manajer dibandingkan dengan standart untuk mengetahui tingkat pencapaian dari tujuan suatu unit bisnis. Yang biasanya digunakan adalah anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan membantu menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem. Standar biasanya lebih spesifik dan kuantitatif dibandingkan dengan tujuan. Pembuatan sebuah solusi Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek: 1. Merancang pemecahan alternatif 2. Mengevaluasi pemecahan alternatif 3. Memilih pemecahan alternatif Perancangan Solusi Alternatif Ada beberapa cara berbeda untuk mecahkan masalah. Terjun langsung dari suatu permasalah bukan merupakan ide yang baik. Hal tersebut akan membatasi 8 pilihan dan membuat anda tidak menyadari keuntungan dan kerugian dari beberapa alternatif. Selain itu juga akan kehilangan kesempatan untuk mengkombinasikan hal-hal terbaik dari beberapa solusi alternatif. Dari mana solusi alternatif datang ?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber terbaik lainnya adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem pakar. Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan. Sumber-sumber lainnya berasal dari sebagaian besar dari organisasi-organisasi yang harus dibuat. Juga, jangan lupa bahwa “tidak melakukan apa-apa” mengenai suatu masalah atau peluang adalah sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing. Akhirnya paket-paket pendukung keputusan dapat digunakan untuk mengembangkan dan memanipulasi model-model dari sebuah operasi bisnis. Proses simulasi ini dapat menyediakan beragam solusi alternatif Pengevaluasian Solusi Alternatif Sekali solusi alternatif dikembangkan, alternatif-alternatif tersebut harus dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat diidentifikasi. Tujuan dari evaluasi adalah untuk menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan dan setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya. Kriteria Evaluasi Pertama-tama, harus anda membangun kriteria evaluasi, lalu menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif berhadapan dengan kriteria-kriteria ini. Kriteria yang anda bangun harus merefleksikan kenyatan-kenyatan penguasaan yang anda definisikan ditingkatan pertama dari proses solusi. Kriteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada kepentingannya dalam meraih kenyataan sistem. Akhirnya, tiap solusi alternatif harus dievaluasi berdasar pada seberapa baik hal itu berhadapan dengan kriteria evaluasi. 9 Analisa ongkos/keuntungan Tiap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya. Keuntungan dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi. Proses ini secara khusus disebut analiasa onkos/keuntungan. Jika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari perangkat keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan biaya/ongkos-ongkos yang dapat dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan sebuah solusi. Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang baik dari konsumen atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru. Keuntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti penurunan dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh pengurangan personil atau penurunan biaya penyimpanan. Tabel 1. Keuntungan dalam sistem informasi berbasis komputer Keuntungan-keuntungan nyata Contoh -Peningkatan dalam penjualan atau profit -Pengembangan produk berbasis komputer dan pelayanan -Pengurangan dalam biaya pemrosesan -Penghapusan dokumen dan prosedur yang informasi. tidak perlu -Pengurangan dalam biaya operasi -Pengurangan dalam ongkos pengiriman inventori -Pengurangan dalam investasi yang dibutuhkan -Penurunan dalam investasi inventori yang dibutuhkan -Peningkatan kemampuan operasional efisiensi dan -Perbaikan dalam kemampuan produksi dan investasi,contoh:Umur sisa yang rendah, waste, idle time. -Keuntungan-keuntungan yang tidak nyata Contoh -Pembaruan atau perbaikan yang tersedia_ -Tambahan waktu dan informasi yang akurat dan tipe baru serta bentuk informasi 10 -Kemampuan perbaikan dalam komputerisasi -Model analisa dan analisis -Perbaikan pelayanan konsumen -Tambahan respon waktu pelayanan -Perbaikan moral karyawan -Penghapusan tugas yang memberatkan dan membosankan -Perbaikan manajemen pembuatan keputusan -Analisa keputusan dan informasi yang lebih baik -Perbaikan posisi persaingan -Sistem yang berpatokan pada konsumen dan penyalur -“kemajuan “ kesan yang dirasakan oleh -Perbaikan pandangan komunitas dan bisnis konsumen , penyalur dan investor Sekali Semua alternatif pemecahan telah dievaluasi proses penyeleksian solusi terbaik dapat dimulai. Alternatif pemecahan masalah dapat diperbandingkan dengan alternatif yang lain karena pemecahan tersebut dievaluasi dengan menggunakan kriteria yang sama, sebagain contoh: alternatif yang didasarkan kriteria pribadi ataub nilai keseluruhan hal ini khususnya dilakukan pada pembuatan keputusan secara resmi dan tidak resmi. Alternatif pemecahan masalah selanjutnya dapat diurutkan berdasarkan nilai kesdeluruhannya dan cara pemecahannya dengan menyeleksi nilai tertinggi. Sebuah pemecahan urutan terbawah dapat digunakan sebagai variasi alasan yang lain. Ketika sebuah solusi telah diseleksi, solusi tersebut harus dapat diterapkan, manajemen proyek berupaya mungkin untuk mengawasi pelaksanaan sebuah proyek besar khususnya sebuah rencana pelaksanaan yang merinci aktivitas, sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai contoh: Hal berikut ini dapat diperinci: - Tipe dan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak - Kontruksi fasilitas fisik - Kontrak dan pelatihan karyawan - Prosedur operasi dan penjadwalan - Jadwal pelaksanaan 11 Gambaran Penempatan Implementasi Langkah akhir dari pendekatan sistem mengakui bahwa sebuah solusi implementasi dapat gagal dalam memecahkan masalah hasil pelaksanaan sebuah solusi dapat diawasi dan dievaluasi hal ini disebut sebiah proses peninjauan ulang implementasi. Fokus dari langlah ini akan ditentukan bila solusi implementasi dapat benar-benar membantu perusahaan dan menyeleksi unit-unit bisnis yang sesuai tujuan mereka jika tidak, tujuan pendekatan sistem yang diambil akan kembali kelangkah sebelumnya dan membuat solusi lain yang dapat dikerjakan. Penerapan Pendekatan Sistem Dalam Sistem Informasi Pendekatan selanjutnya dalam memecahkan masalah yang baik hal tersebut harus memudahkan pelaksanaan penerapan masalah dunia nyata namun kadang situasi kehidupan nyata benar-benar sangat komplek dan berubah. Demikian umumnya dengan sistem informasi, beberapa masalah organisasi adalah menerima dalam solusi sistem informasi namun khusus semua solusi meliputi cara orang melakukan sesuatu yang biasanya menjadi sumber konflik. Yang juga terlibat dalam pengenalan teknologi baru. Bagian Kedua : Studi Kasus Terhadap Solusi Sistem Metodologi solusi sistem menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar 2 untuk dapat membantu anda untuk mengananlisa persoalan dan dapat juga dijadikan sebagai solusi alternatif atau usulan untuk membantu memecahkan permasalahan bisnis aktual dan segala macam studi kasus. Batasan Solusi Kegiatan menganalisa dan pengembangan solusi yang anda lakukan dengan menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar 2 dapat disederhanakan. Dengan mengetahui batasan-batasan khusus yang ada akan membantu anda dalam menggunakan metodologi ini secara efektif. Batasanbatasan yang dimaksud adalah : 12 - Informasi Merupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan dalam suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan pembelajaran (Mutual Study) - Asumsi Merupakan jumlah asumsi yang anda buat. Asumsi rasional yang baik merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi yang baik. - Pengetahuan Merupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem informasi yang anda miliki. - Waktu Jumlah waktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu permasalahan Contoh Studi Kasus : ABC Auto Part ABC Auto Part merupakan salah satu pemasok toko-toko yang ada di California Selatan, dengan berpusat di Los Angeles. Perusahaan telah mendirikan kurang lebih 14 toko dalam 10 tahun, dan menawarkan berbagai macam komponen otomotif dan aksesorisnya. Penjualan dan keuntungan bertambah setiap tahunnya. Tetapi tingkat pertumbuhan penjualan tidak seperti yang diharapakan atau diramalkan dalam tiga tahun terakhir. Hasil awal yang diperoleh pada tahun 1990 mengidentifikasikan rata-rata penjualan terus menurun, walaupun dengan penambahan atau bertambahnya dua toko baru tahun 1989. Penambahan toko baru ini adalah keputusan yang diambil oleh pihak manajemen pada tahun terakhir untuk mengembalikan keadaan penjualan. Saat ini, perusahaan menghadapinya dengan mencari solusi alternatif. Dengan mempeetemukan pihak perusahaan dengan manajer toko dan meningkatkan penggunaan komputer. ABC Auto Parts menggunakan komputer untuk pengolahan berbagai macam informasi, seperti transaksi penjualan, menganalisa keadaan penjualan, pengoperasian daftar gaji pegawai, dan pengaplikasian pengolahan keuangan. 13 1. Mengidentifikasi Permasalahan, peluang dan gejalanya 2. Pernyataan masalah 3. Ringkasan solusi alternatif 4. Evaluasi solusi alternatif 5. Dasar pemikiran dari solusi terpilih 6. Usulan rancangan sistem informasi 7. Rencana Penerapan Gambar 2. Metodologi Solusi Sistem Keterangan gambar : 1. Memisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. Gunakan konteks sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau peluang yang menjabarkan : a. Menggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya b. Mengidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh terhadap komponen-komponennya c. Mendefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan sub sistem organisasi. 2. Pernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang dihadapi organisasi 3. Identifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap masalah yang diidentifikasi 14 4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria evaluasi yang menyatakan keuntungan dan kerugiannya 5. Memilih solusi yang paling baik memenuhi kriteria evaluasi, dan menjelaskan secara singkat alasan dari pemilihan tersebut 6. Mengusulkan rancangan untuk memperbaharui atau memperbaiki sistem informasi yang dibutuhkan untuk solusi terpilih. Gunakan satu atau lebih perangkat analisa dan perancangan untuk menggambarkan usulan rancangan anda 7. Mengusulkan rencana penerapan untuk solusi terpilih Bagaimanapun juga, transaksi penjualan oleh pelanggan tetap dicatat oleh bagian penjualan. Selain itu, badan usaha dan manajer toko tergantung pada laporan analisis penjualan harian yang mengandung informasi yang selalu terlambat beberapa hari. Rata-rata manajer toko, sejalan dengan vice president bagian penjualan dan sistem informasi, memperdebatkan bahwa otomatisasi pada tingkat eceran adalah kunci untuk mengembalikan trend penjualan perusahaan ABC. Mereka percaya bahwa menggunakan terminal “ Point-of-sale” (POS) pada masingmasing toko akan secara drastis memperpendek waktu yang dibutuhkan oleh seorang bagian penjualan untuk mencatat penjualan. Ini tidak hanya akan meningkatkan pelayanan konsumen, hal ini juga akan membebaskan tenaga penjual untuk menjual ke konsumen. Manajer menyebut ini “tingkat penjualan” keuntungan dari otomatisasi pada tingkat eceran. Titik utama lainnya yang muncul adalah bahwa otomatisasi pada tingkat eceran akan memungkinkan penangkapan secara cepat dan pemrosesan terhadap data transaksi penjualan. Informasi kinerja penjualan terkini dapat tersedia bagi manajer pada tingkat “management workstation”, yang akan menghubungkan personal computers dengan jaringan komunikasi data perusahaan. Ini akan menyediakan kemampuan untuk informasi pada kinerja penjualan untuk disesuaikan pada informasi masing-masing manajer yang dibutuhkan. Saat ini, manajer tergantung pada laporan analisis penjualan yang menggunakan format 15 laporan yang sama. Terlalu banyak waktu manajer digunakan untuk membangkitkan informasi kinerja penjualan yang disediakan oleh sistem. Manajer mengeluhkan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk merencanakan dan mendukung usaha penjualan kecuali mereka membuat keputusan tanpa informasi yang cukup. President ABC Auto Parts telah menentang usulan terdahulu untuk mengotomatisasi proses penjualan. Dia mengetahui otomatisasi akan melibatkan investasi yang besar dan bertentangan dengan teknologi bagi tenaga penjualan dan manajer. Dia khawatir akan kehilangan interaksi tenaga penjualan/ pelanggan. Dia juga khawatir bahwa manajer akan menjadi tergantung pada komputer jika mereka memilikinya di kantor mereka. Bagaimanapun juga, kinerja penjualan mengecewakan terus-menerus telah melemahkan posisinya. Selain itu president menyadari bahwa sistem POS telah menjadi tempat yang umum pada semua tipe dari toko eceran. Pesaing utama dari ABC telah menerapkan yang sistem yang serupa, yang pertumbuhan mereka merlanjut hingga melebihi kapasitas perusahaannya. Perusahaan telah gagal mencapai tujuannya untuk meningkatkan pembagian pasar komponen otomotif. Perencanaan dan Investigasi Sesi perencanaan jangka panjang dengan manager dan grup konsultasi manajemen mengidentifikasi peran strategis untuk sistem informasi pada perusaan. Rencana strategis jangka panjang dibangun dengan menekankan kebutuhan untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya perusahaan untuk melakukan bisnis dan untuk meningkatkan produk dan pelayanan yang ditawarkan. Otomatisasi pada tingkat eceran diidentifikasi sebagai suatu arah dari peranan sistem informasi. Kemungkinan yang lain termasuk sistem yang maju dalam hal pemasaran, distribusi dan jumlah area yang lain. Rencana ini juga menekankan pada prioritas utama dari sistem informasi yang baru harus (1) mendukung “personal selling”, (2) menyesuaikan informasi yang dibutuhkan manager dan (3) menyatukan sumber daya sistem informasi dan pelayanan. 16 Sekumpulan manager toko dan analisis sistem dari departemen pelayanan informasi ditugaskan untuk mengadakan penelitian yang mungkin tentang pilihan otomatisasi pada tingkat eceran yang dihadapi perusahaan. Bagaimanapun juga, president menuntut mereka mengikut sertakan pilihan untuk mempertahankan sistem yang sekarang, alternatif ini akan melibatkan penambahan tenaga penjual untuk meningkatkan “personal selling” dan pelayan konsumen. Asisten staf juga akan dipekerjakan untuk masing-masing manager toko. Tugas mereka juga termasuk analisi informasi, manager yang bebas melakukan keputusan manajemen. Seorang analisis sistem membuat pengamatan pribadi terhadap sistem proses penjualan yang sedang dilakukan, dan interaksi manager, tenaga penjual, dan pekerja yang lain. Deskripsi berikut ini dari sistem proses penjualan saat ini merupakan ringkasan informasi yang diperoleh oleh analis sistem. Informasi ini dinyatakan dalam susunan yang berurutan, untuk membuat ini lebih mudah diikuti tentang kejadian yang muncul pada teransaksi penjualan. The Present System Pada transakasi penjualan saat ini dan sistem informasi analisis pada ABC auto parts digambarkan oleh flow chart sistem pada gambar 3. 17 1. Menerima Transaksi Penjualan Bentuk Pemesanan Penjualan Kata kunci 2. 3. Daftar Transaksi Data Transaksi 4. Perawatan Data Penjualan Data Transaksi Tersusun 5. Analisa Data penjualan Data Induk Penjualan baru Data Induk Penjualan baru Analisa Pelaksanaan penjualan Analisa Laporan penjualan Gambar 3. Sistem Informasi Terkini 18 1. 2. Peneerima Masukan Data online 3. Kesalahan Prosedur an Penjualan 4. Terminal POS Perawatan Basis data Online 6. Basis data Perusahaan Terkini 5. Analisa Pelaksanaan Penjualan Laporan Analisa Penjualan Gambar 4. Usulan Sistem Informasi Basis data Pendukung Yang diperlukan Gambaran Analisa penjualan Manajemen Yang diperlukan 19 1. Ketika seorang konsumen ingin membeli sebuah suku cadang, seorang pegawai penjualan menulis sebuah bentuk pemesanan penjualan. Hal yang direkam dalam bentuk ini adalah data konsumen seperti nama, alamat dan nomor perhitungan serta data produk seperti nama, nomor produk dan harga. Sebuah salinan dari bentuk pemesanan penjualan diberikan kepada konsumen sebagai tanda terima. 2. Bentuk-bentuk pemesanan penjualan dikirim diakhir tiap hari menuju kepada informasi. 3. Berkas dari transaksi penjualan sekarang siap untuk pemrosesan komputer. Hari berikutnya, semuanya direkam kedalam pita magnetik dengan menggunakan peralatan masukan data kunci ke tape. 4. Transaksi penjualan yang terkatagorikan digunakan oleh sebuah diagram proses penjualan untuk memperbarui ssebuah berkas induk penjualan untuk merefleksikan penjualan baru. Sebuah berkas induk penjualan yang baru pada pita magnetik telah dibuat. 5. Proses penjualan juga menghasilkan sebuah berkas analisis. Berkas ini mengandung data historis tentang kinerja penjualan sebelumnya, sebaik data penjualan baru. Komputer yang menggunakan berkas ini dan sebuah program analisis penjualan untuk menampilkan analisis penjualan. Laporan analisis penjualan dihasilkan dan menginformasikan trend manajemen dalam kinerja penjualan dari beragam produk. Sistem Usulan Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna awal, sistem analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem “Sales Transaction-procesing and analisis” (STPA). Sistem ini menampilkan jaringan kerja sistem telekomunikasi dari terminal “Point of Sale” (POS) atau angka penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah penjelasan singkat dari sebagian sistem ini diikuti, diilustrasikan oleh diagram alir sistem dalam gbr.4 20 1. Ketika seorang konsumen berkeinginan untuk membeli sebuah suku cadang, pegawai penjualan memasukan data konsumen dan produk dengan menggunakan sebuah POS terminal yang siap digunakan. Pos terminal memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar video untuk tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran dan pesan. Terminal proses dihubungkan dalam sebuah jaringan telekomunikasi, menuju penyimpanan komputer mainframe yang menggunakan program pemrosesan transaksi penjualan yang dapat dimengerti. 2. Terminal POS menampilkan sebuah daftar penjualan untuk konsumen yang mengandung data konsumen dan produk dan melayani sebagai sebuah transaksi . 3. Kerusakan pada data masukan dapat menyebabkan sebuah indikasi yang rusak yang ditampilkan oleh pos terminal. Pegawai penjualan harus mengikuti beragam prosedur yang rusak untuk memperbaiki kerusakan yang serupa. 4. POS terminal menyiarkan atau menginformasikan data transaksi penjualan ke penyimpanan frame komputer. Hal ini secara cepat memperbaharui rekaman penjualan dalam database perusahaan yang direkam kedalam unit cakram magnetik. 5. Komputer menampilkan analisa penjualan menggunakan rekaman penjualan yang terbaru dalam database perusahaan setelah itu, informasi kinerja penjualan yang tersedia untuk perhimpunan dan manajer penyimpanan dalam sebuah keberagaman dari format laporan dalam manajemen stasiun kerja mereka. 6. Perangkat lunak database manajemen juga mendukung database yang diperiksa oleh manajer, yang dapat menerima respon secara cepat tentang kinerja penjualan dalam tampilan pada stasiun kerja manajemen mereka. 21 Beberapa gejala yang menjadikannya jelas bahwa masalah serius yang muncul pada ABC autoparts: 1. Gejala pelaksanaan penjualan. Penjualan menjadi rendah dibandingkan tahun sebelumnya, dan pada tingkat yang rendah dibandingkan dari beberapa pesaing utama. Pelaksanaan penjualan tidak dapat memenuhi tujuan perusahaan mengenai tingkat pertumbuhan dari penjualan untuk meningkatkan perluasan pemasaran. Penjualan saat ini tidak dapat memenuhi peramalan penjualan yang ditetapkan. 2. Gejala tingkat penjualan. Penjual terlalu menghabiskan banyak waktu dalam melakukan transaksi penjualan. Mereka tidak memberikan pelayanan yang memuaskan dan usaha penjualan kepada konsumen. Konsumen tidak menerima pelayanan yang cepat dan perhatian perorangan. 3. Gejala manajemen. Perusahaan dan manager penjualan terlalu banyak menghabiskan banyak waktu untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, atau mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tidak sesuai. Manager tidak menghabiskan banyak waktu pada perencanaan pemasaran dan tugas lain. Manager, penjual, dan konsumen telah dipenuhi informasi produk yang tidak baik dan pelayanan. Pelaksanaan penjualan dari perusahaan menjadi timpang oleh proses transaksi penjualan, yang membatasi usaha penjualan oleh penjual dan menurunkan pelayanan kepada konsumen. Manager tidak menerima tipe informasi pelaksanaan penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan banyak waktu untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. Untuk alasan ini, kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan lebih menurun. Catatan : Untuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan membatasinya sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain berkembang diantara dua solusi tersebut dapat dikembangkan, khususnya jika data yang diberikan lebih banyak atau lebih banyak asumsi-asumsi yang dibuat. 22 Solusi 1: Mempertahankan sistem informasi terkini untuk proses penjualan dan proses analisis. Memperkerjakan lebih banyak penjual menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada untuk konsumen. Memperkerjakan lebih banyak asisten untuk mengurangi tugas analisa dari manager informasi penjualan. Solusi 2 : Mengembangkan sistem informasi baru dengan menggunakan teknologi otomatisasi retail terkini. Sistem POS memperbolehkan transaksi penjualan berlangsung cepat, dan memperbolehkan penjual untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Sistem yang baru seharusnya menjadikannya mudah bagi manager untuk menerima respon dengan cepatmengenai permintaan untuk informasi penjualan, sesuai dengan kebutuhan mereka. Keuntungan : 1. Biaya persiapan yang rendah untuk pelatihan pekerja baru. 2. Sederhana, sistem manual yang mudah digunakan oleh para penjual. 3. Peningkatan penjualan yang diharapkan melalui penjualan perseorangan dan pelayanan kepada konsumen oleh beberapa penjual. 4. Kesesuaian informasi dengan manager oleh asisten staf seharusnya mengarah kepada penggunaan manajemen waktu yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang baik. Kerugian : 1. Biaya operasi meningkat sejalan dengan dipekerjakannya pekerja baru. 2. pemakaian waktu proses transaksi penjualan untuk penjual 3. Informasi pelaksanaan penjualan akan selalu menjadi beberapa hari sebelumnya 4. Integrasi yang tidak baik dengan perkembangan penjualan, penyaluran,dan sistem lainnya yang sedang direncanakan. 5. Tidak sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan dan pelayanan. 23 Evaluasi dari Solusi 2: Keuntungan: 1. Secara relatif biaya operasi rendah untuk operasi dan pemeliharaan. 2. Sistem POS yang mudah digunakan dengan menggunakan teknologi terkini yang dapat diterima secara luas. 3. Proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual dengan menggunakan terminal POS 4. Informasi pelaksanaan penjualan terkini dapat terpenuhi untuk manajer. 5. Peningkatan penjualan yang diharapakan dapat dipenuhi melalui penjualan perorangan dan pelayanan kepada konsumen dan pemekaian serta manajemen waktu yang baik. 6. Kesesuaian informasi dengan manajemen berdasarkan pada data terkini dan berlaku pada permintaan harus diarahkan pada pengambilan keputusan yang baik. 7. Dirancang untuk dapat diintegrasikan kemajuan pemasaran, penyaluran, dan sistem lainnya yang sedang direncanakan 8. Sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya dan peningkatan penjualan dan pelayanan. Kerugian: 1. Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru. 2. Kesulitan menggunakan teknologi automasi terpisah oleh beberapa penjual dan manajer. Alasan Pemilihan Solusi ABC Auto Parts harus mengembangkan proses transaksi penjualan yang baru dan sistem informasi analisis. Hal ini memperbolehkan proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual, sementara manajer memberikan informasi tepat pada waktunya sesuai dengan yang mereka butuhkan. Penjual memperoleh waktu yang lebih banyakbagi konsumen dan pelayanan, dan manajer akan mempunyai banyak waktuuntuk tugas manajerial yang lain. Tingginya biaya 24 persiapan adalah harga yang pantas yang harus dibayar untuk keuntungan tersebut, dan untuk kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan dengan kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan untuk sistem informasi. Usulan Rancangan Sistem Informasi Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi yang ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan rancangan sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk menganalisa sistem informasi terkini dan usulan sebuah rancangan yang memenuhi kebutuhan dari pemakainya dan organisasi. Analisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi rancangan secara detail untuk system yang baru. Namun sejalan dengan usulan rancangan umum untuk system yang baru cukup memadai untuk pihak manajemen ABC sebagai pemakai akhir. Hal tersebut mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem informasi yang efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat dirancang secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system informasi. Penerapan Rencana Usulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh ABC Autp Parts menjaadi permasalahan yang utama. Untuk dapat diterapkan secara baik, rancangan ini harus mencakup pengimplementasian aktivitas-aktivitas sebagai berikut: - Mengevaluasi dan mendapatkan peerangkat keras dan perangkat lunak baru. Sistem komputer, terminal POS, manajemen stasiun-stasiun kerja, dan pengolah data komunikasi, serta fasilitas jaringan untuk perangkat keras. Sedangkan untuk perangkat lunak adalah sistem manajemen basis data, pengawas komunikasi, dan sebuah proses transaksi penjualan, serta paket analisa. 25 - Mengembangkan setiap komputer yang tidak dibeli sebagai paket perangkat lunak. Membuat modifikasi yang dipelukan mengenai paket perangkat lunak yang diperlukan. - Mempersiapkan dokumentasi mengenai bagaimana menggunakan proses transaksi penjualan yang baru dan system analisa untuk manajer, tenaga penjual, operator komputer. - Mendidik dan melatih bagian manajemen, tenaga penjual, dan petugas sistem informasi yang mengoperasikan sistem yang baru. - Menguji system dan memperbaikinya sampai dapat berfungsi dengan baik. - Mengadakan peruabahan pada system yang baru berdasarkan fase penyimpanan berdasarkan penyimpanan untuk mengurangi kegagalan. Penggunaan penyimpanan yang pertama adalah sebagai sebuah acuan arah untuk membantu dalam pengujian dan pelatihan.
