KELOMPOK AUDIT TEKNOLOGI INFORMASI Studi Kasus: NAMA-NAMA KELOMPOK : 1. Rudiyanto (12180061) 5. Muhamad arsin (12180402) 2. Tio irfan antoni (12180160) 6. Hadi junaedi (12180312) 3. Abdi setiawan lase (12180123) 7. Kevin setya darmawan(12180179) 4. Indra yudistira (12180563) LATAR BELAKANG PT. BHG BIOGASINDO adalah Badan Usaha Swasta yang bergerak dalam bidang minyak dan gas. Peran sistem informasi ini menjadi tolak ukur untuk mengetahui tingkat kemajuan dari pengembangan yang dilakukan oleh PT. BHG BIOGASINDO. Oleh karena itu PT. BHG BIOGASINDO perlu melakukan audit terhadap tata Kelola teknologi informasi terutama pada divisi IT sebagai acuan guna mengetahui tingkat efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan kerja dari sisi kemajuan dalam mencapai tujuan serta nilai tata Kelola terkait management Teknologi Informasi, sehingga dapat mengetahui sejauh mana manfaat dan dampak yang diperoleh dari penerapan sistem informasi tersebut terhadap pencapaian tujuan terkait dengan pengelolaan Sistem Informasi yag sedang berjalan saat ini. LANDASAN TEORI 1 Audit Internal Audit Internal adalah suatu fungsi penilaian yang independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan suatu organisasi yang dilaksanakan. Tujuan dari audit internal ini adalah membantu para anggota organisasi dapat melakukan tanggung jawabnya secara efektif. 2 Audit Sistem Informasi Audit atas sistem informasi perlu dilakukan karena banyaknya resiko yang perlu dihadapi oleh organisasi berkaitan dengan penggunaan teknologi informasi. penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer. Resiko-resiko tersebut antara lain : Kehilangan data Kesalahan pengambilan keputusan Penyalahgunaan komputer Nilai investasi Kesalahan pengoperasian komputer Evaluasi Teknologi 3 Audit Kecurangan Auditor kecurangan bertugas sebagai ahli dalam penyelidikan atau untuk menyajikan bukti di pengadilan. Audit Internal, dan Audit TI yang juga umumnya meliputi auditor kecurangan dengan spesialisasi khusus di beberapa perusahaan besar. 4 Audit Eksternal/Keuangan Audit eksternal/keuangan dihubungkan dengan para editor yang bekerja di luar (independen) dari perusahaan yang diaudit. Tujuan audit ini berkaitan dengan penyajian laporan keuangan. BATASAN MASALAH Batasan masalah yang akan dibahas dalam studi kasus. Batasan ini bertujuan untuk alur atau rel dari pada studi kasus yang dibuat. Batasan dibuat dengan awal mula permasalahan sampai dengan penyelesaian yang dicapai. 1 Analisa Bisnis Internal a. Analisa Value Chain Rantai nilai (value chain) dari perusahaan atau organisasi menunjukan hubungan antara aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi yang dilakukan di internal perusahaan. Analisis rantai nilai dapat ditunjukkan dengan mengembangkan arsitektur sistem teknologi informasi. Arsitektur ini menunjukkan bagaimana teknologi, aktivitas sumber daya manusia dan organisasi sistem teknologi harus dilakukan di masa datang untuk memenuhi strategi organisasi maupun demi kepentingan bisnis b. Strong dan Weaknes Tabel Kekuatan dan kelemahan Perusahan No Strength ( kekuatan ) Weaknes ( Kelemahan ) 1 Harga lebih murah Belum go public 2 Proses pembayaran mudah Tidak memiliki sarana transportasi sendiri 3 Ontime performance yang baik Struktur organisasi tidak baik 4 Memiliki tenaga ahli yang kompeten Belum berbasis teknologi informasi 2 Analisa Bisnis External Peluang dan Ancaman Anlisa Peluang dan Ancaman No 1 2 3 4 Opputnities ( Peluang ) Threats ( Ancaman ) Meningjatnya moda transpotasi, maka permintaan Sulit untuk bersaing kepada perusahaan yang sudah oli sebagai pelumas makin meningkat memiliki izin Karakteristik masyarakat yang mengikuti ttrend Terjadinya perang harga Daya beli masyarakat terhadap barang import relatif tinggi Semakin banyak pesaing dalam bidang yang sama Perusahaan tidak bisa meningkatkan bisnisnya Tabel Analisa SWOT Tabel Kekuatan dan kelemahan Perusahan 3 Strategi Bisnis No Analisis SWOT Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Strength ( kekuatan ) Weaknes ( Kelemahan ) 1 Harga lebih murah Belum go public 2 Proses pembayaran mudah Tidak memiliki sarana transportasi sendiri 3 Ontime performance yang baik Struktur organisasi tidak baik 4 Memiliki tenaga ahli yang kompeten Belum berbasis teknologi informasi Tabel Analisa Peluang No Opportunity ( Peluang ) Solusi Daya beli masyarakat terhadap barang 1 import relatif tinggi Meningkatkan mutu layanan Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain, Karakteristik masyarakat yang mengikuti 2 trend Memanfaatkan teknologi IT secara optimal dan up to date Tabel Analisa Ancaman No Weaknes ( Kelemahan ) 1 Belum go public Solusi Melakukan promosi diberbagai media Meningkatkan perusahaan dengan memperbaiki 2 Tidak memiliki sarana transportasi sendiri struktur organisasi RUMUSAN MASALAH 1 Analisa Sistem Informasi/Teknologi Informasi a. Analisa Internal Dengan melakukan analisis internal perusahaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. b. SDM Teknologi Informasi Permasahan tentang penggunaan Teknologi Informasi di perusahan PT. BHG BIOGASINDO anatar lain : 1. Kurang jelasnya tugas dan pembagian kerja khususnya di bidang IT 2. Sumber daya manusia khususnya di bidang IT masih kurang terlatih 3. Banyaknya dokumen-dokumen yang kurang terstruktur pembuatannya khususnya aplikasi dari Ms.office 4. Belum ada aplikasi TI dan SI untuk mengetahui kondisi karyawan di lapangan. 2 Analiasa External Analisis eksternal bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kecenderungan dan kejadian-kejadian yang berada diluar control perusahaan. a. Trend analisis Berikut ini merupaka trend analisis di bidang IT dan SI yang perlu menjadi bahan pertimbangan di PT. BHG BIOGASINDO antara lain : 1. Terintegrasinya data antar departement tujuannya agar masing-masing departemen bisa saling berintegrasi satu sama lainnya 2. Konsep jaringan yang dibangun lebih di fokuskan ke jaringan antar cabang untuk keperluan ekspansi perusahaan 3. Penggunaan media lain untuk menarik pangsa pasar. b. External value chain Value Chain adalah merupakan alat analisis yang digunakan untuk memahami sejauh mana pelanggan merasa suatu barang atau jasa telah memenuhi keinginan dan kebutuhanya untuk mengidentifikasi hal tersebut terutaman kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan atau penurunan biaya, dan untuk memahami secara lebih baik hubungan perusahaan dengan pemasok/supplier, pelanggan, dan perusahaan lain dalam industri. 3 Strategi Sistem Informasi Strategi sistem informasi adalah sistem komputer pada setiap level yang ada pada organisasi yang mengubah tujuan, oprasi, produk, pelayanan atau hubungan antar lingkungan untuk meningkatkan performance dan produktifitas secara signifikan guna mendapatkan keuntungan yang kompetitif. Penentuan Strategi Sistem Informasi CSF Mutu pelayanan Ukuran Jumlah pelanggan Loyalitas pelanggan Komplenan pelanggan Srategi SI Peningkatan mutu layanan Kerjasama Jumlah investor Investasi go public Luas jangkauan pasar Area pemasaran Promosi di berbagai media 4 Analiasa GAP Analisis Gap adalah proses yang digunakan manajer proyek untuk membandingkan kinerja aktual versus kinerja yang diharapkan. Berikut ini beberapa analisa GAP yang di lakukan untuk kemajuan PT. BHG BIOGASINDO 1. Birokrasi antar departemen yang berlebihan 2. Sulit memperoleh informasi dari pemerintah 3. Salah menentukan standar layanan TI 4.5 Strategi Teknologi Informasi Strategi teknogi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaiman teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi a. Kebutuhan Database Kebutuhan Database di PT.BHG BIOGASINDO masih belum tersentralisasi, masih menggunakan beberapa Database untuk menunjang kegiatan di perusahaan diantaranya. 1. sofware Component Disk Space Required ( MB ) 2. Windows Server Enterprise 2003 512 MB 3. SQL Server 2000 256 MB Arsitektur Aplikasi 4. Borland Delphi 256 MB Apikasi Layanan Informasi 5. Ms. Access 2003 128 MB Identifikasi pelayanan b. Arsitektur Aplikasi Evaluasi pelayanan Kepuasan konsumen Penggunaan layanan Spesifikasi barang Aplikasi PIB PPn PPnBm Data Karyawan Evaluasi karyawan SDM Promosi Human Resource Jadwal jatuh Tempo Jatuh tempo hutang Jatuh tempo Piutang Keuangan Pelunasan Hutang piutang Pembayaran c. Arsitektur sistem / keamanan Sistem keamanan dibangun meliputi aspek sebagai berikut: 1. Physical Security Akses fisik ke ruang server, server, firewall, dan dokumentasi harus diatur sehingga hanya yang berhak yang dapat melakukan akses. 2. Personal Security Staf yang bertugas sebagai administrator, baik administrator sistem atau pun administrator basisdata harus diperiksa latar belakang karirnya sehingga dapat dideteksi secara dini jika terjadi ancaman terhadap keamanan sistem. 3. System Security Keamanan sistem dirancang untuk menjamin keamanan melalui : a. Firewall b. Backup c. Proxy d. Intrussion Detection System e. Mail Filter f. Mail Encryption g. Virus Detection & Removal h. Remote Access Security TUJUAN AUDIT 1. Kebutuhan akan kebijakan 2. Kebutuhan akan struktur organisasi Teknologi Informasi baru 3. Kebutuhan terkait dengan Sumber Daya Manusia KESIMPULAN 1. Berdasarkan perkembangan yang ada, PT.BHG BIOGASINDO perlu melakukan pembenahan dengan menitik beratkan pada perencanaan strategis SI/TI yang sesuai. 2. Meskipun PT. BHG BIOGASINDO telah memiliki visi dan misi secara tertulis, namun dalam pengimplementasiaannya masih jauh dari penjabaran yang tertulis dalam penjabaran konteks organisasi. DEMIKIAN PRESENTASI KELOMPOK KAMI
