PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh : Oscar Dian Valentino 142114149 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA 2018 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh : Oscar Dian Valentino 142114149 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA 2018 i PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Skripsi PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto Oleh: Oscar Dian Valentino NIM : 142114149 Telah Disetujui Oleh: Pembimbing Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA ii Tanggal : 26 Februari 2018 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Skripsi PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto Dipersiapkan dan ditulis oleh: Oscar Dian Valentino NIM : 142114149 Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal 5 Maret 2018 Dan dinyatakan memenuhi syarat Susunan Dewan Penguji Nama Lengkap Tanda Tangan Ketua Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA ........................ Sekretaris Lisia Apriani, S.E., M.Si., Ak., QIA., CA ........................ Anggota Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA ......................... Anggota Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA ........................ Anggota Lisia Apriani, S.E., M.Si., Ak., QIA., CA ........................ Yogyakarta, 28 Maret 2018 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Dekan A.Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A iii PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Dan diajukan untuk diuji pada tanggal 5 Maret 2018 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja ataupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 28 Maret 2018 Yang membuat pernyataan, Oscar Dian Valentino iv PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Oscar Dian Valentino NIM : 142114149 Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto Beserta perangkat yang diberikan. Demikian saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan, dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya. Yogyakarta, 28 Maret 2018 Yang menyatakan, Oscar Dian Valentino v PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI HALAMAN PERSEMBAHAN Dia memberi kekuatan kepada yang lelah dan menambah semangat kepada yang tiada berdaya. Orang-orang muda menjadi lelah dan lesu dan teruna-teruna jatuh tersandung, tetapi orangorang yang menanti-nantikan TUHAN mendapat kekuatan baru: mereka seumpama rajawali yang naik terbang dengan kekuatan sayapnya; mereka berlari dan tidak menjadi lesu, mereka berjalan dan tidak menjadi lelah. Yesaya 40:29-31 Kupersembahkan kepada: Tuhan Yesus Kristus, Bunda Maria dan Santo Valentinus yang selalu memberi berkat Keluarga dan kerabat yang selalu mendukung dan mengingatkan vi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Univerisitas Sanata Dharma. 2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma. 4. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA., selaku pembimbing yang telah membantu serta membimbing dalam menyelesaikan skripsi. 5. Lisia Apriani M.Si., Akt. selaku dosen pembimbing akademik yang membimbing dan memberi semangat dari awal perkuliahan sampai pada penulis menyelesaikan skripsi. 6. Nicko Kornelius Putra M.Sc. yang telah memberikan masukan-masukan dan semangat yang berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi. vii PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 7. Semua dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah membagikan ilmu dan pengalamannya dalam proses perkuliahan. 8. Ibu Farida Fusiyati selaku pemilik Ambarketawang Resto yang sudah mengijinkan untuk melakukan penelitian. 9. Ibu Ocha selaku staff accounting, Bapak Triyadi selaku supervisor bagian dapur, dan seluruh karyawan yang telah berkenan meluangkan waktu dan banyak memberikan informasi dan data-data yang dibutuhkan. 10. Bapak, Ibu, Mas dan Mbak yang selalu memberikan dukungan doa dan memberikan masukan berupa nasihat hingga selesainya skripsi ini. 11. Maria Ratih Puspita Dewi dan keluarga yang telah memberikan dukungan doa dan semangat. 12. Teman-teman kelas MPAT yang selalu berbagi informasi, memberikan saran dan kritik kepada penulis. 13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Yogyakarta, 28 Maret 2018 Penulis viii PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL..................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING............................................ ii HALAMAN PENGESAHAN........................................................................ iii HALAMAN KEASLIAN KARYA TULIS................................................... iv HALAMAN LEMBAR PUBLIKASI............................................................ v HALAMAN PERSEMBAHAN..................................................................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR.............................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI............................................................................ ix HALAMAN DAFTAR GAMBAR................................................................ xi HALAMAN DAFTAR TABEL.................................................................... xii HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN............................................................ xiii ABSTRAK..................................................................................................... xiv ABSTRACT................................................................................................... xv BAB I BAB II PENDAHULUAN.................................................................. 1 A. Latar Belakang Masalah.................................................... 1 B. Rumusan Masalah............................................................. 3 C. Batasan Masalah................................................................ 3 D. Tujuan Penelitian............................................................... 4 E. Manfaat Penelitian.............................................................. 4 F. Sistematika Penulisan.......................................................... 5 TINJAUAN PUSTAKA.......................................................... 7 A. Pengauditan........................................................................ 1. Pengertian Pengauditan................................................ 2. Pengelompokkan Audit................................................ B. Pengauditan Internal........................................................... 1. Pengertian.................................................................... 2. Tujuan Audit Internal.................................................. 3. Ruang Lingkup............................................................. 4. Tahapan........................................................................ C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian...................... 7 7 7 9 9 10 11 12 14 ix PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 1. Pengertian Pembelian.................................................... 2. Dokumen yang Digunakan............................................ 3. Fungsi Pembelian.......................................................... 4. Transaksi Pembelian...................................................... Audit Atas Fungsi Pembelian.............................................. Bahan Baku......................................................................... 1. Pengertian...................................................................... 2. Pembelian Bahan Baku................................................. Restoran............................................................................... 1. Pengertian...................................................................... 2. Tujuan............................................................................ Kerangka Berfikir................................................................ 14 15 16 17 18 18 18 19 19 19 20 20 METODE PENELITIAN.......................................................... 23 A. B. C. D. E. Jenis Penelitian.................................................................... Tempat dan Waktu Penelitian............................................. Subjek dan Objek Penelitian............................................... Teknik Pengumpulan Data.................................................. Teknik Analisis Data........................................................... 23 23 24 24 26 GAMBARAN UMUM AMBARKETAWANG RESTO......... 32 A. B. C. D. E. F. G. H. Profil Perusahaan................................................................. Sejarah Singkat Perusahaan................................................. Ambarketawang Resto......................................................... Visi Perusahaan.................................................................... Misi Perusahaan................................................................... Fasilitas................................................................................ Struktur Organisasi.............................................................. Job Description................................................................... 32 32 32 33 34 35 35 37 ANALISIS DAN PEMBAHASAN........................................... 40 D. E. F. G. BAB III BAB IV BAB V A. B. C. D. E. BAB VI Survei Pendahuluan............................................................. 40 Perencanaan Audit Internal.................................................. 41 Pelaksanaan Rencana Audit................................................. 49 Mengevaluasi Proses Audit................................................. 71 Melaporkan Hasil Audit....................................................... 72 PENUTUP.................................................................................. 73 A. Kesimpulan.......................................................................... 73 B. Keterbatasan Penelitian........................................................ 73 C. Saran..................................................................................... 74 DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 76 LAMPIRAN....................................................................................................... x 78 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Kerangka Berfikir..................................................................... 22 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Ambarketawang Group............................ 36 xi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Tabel Kombinasi antara Red Flags dan tabel Risk Worksheet... 28 Tabel 2 Tabel Check List........................................................................ 29 Tabel 3 Tabel Penilaian Risiko.............................................................. 42 Tabel 4 Tabel Program Audit - Organisasi Fungsi Pembelian............... 45 Tabel 5 Tabel Program Audit - Perencanaan pembelian....................... 46 Tabel 6 Tabel Program Audit - Inspeksi dan Penerimaa Barang.......... 47 Tabel 7 Tabel Program Audit - Pembayaran Barang............................. 49 Tabel 8 Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian................................ 50 Tabel 9 Tabel Audit Perencanaan Pembelian......................................... 56 Tabel 10 Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang.......................... 61 Tabel 11 Tabel Audit Pembayaran Barang............................................... 66 xii PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Laporan Hasil Audit Internal................................................... 79 Lampiran 2 Daftar Pertanyaan Wawancara................................................. 87 Lampiran 3 Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian................ 89 Lampiran 4 Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian......................... 90 Lampiran 5 Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang........... 91 Lampiran 6 Tabel Program Audit Pembayaran Barang............................... 92 Lampiran 7 Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang............................................. 93 Lampiran 8 Contoh Nota dari Pemasok....................................................... 95 Lampiran 9 Daftar Pemasok Bahan Baku Makanan Terpilih...................... 97 Lampiran 10 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian......................... 98 xiii PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI ABSTRAK PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN Studi Kasus di Ambarketawang Resto Oscar Dian Valentino NIM : 142114149 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2018 Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit internal dengan menilai tingkat efektivitas, efisiensi dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. Penelitian ini penting karena proses bisnis di restoran ini bermula dari kegiatan pembelian bahan baku makanan. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan cara melakukan observasi, wawancara, kombinasi tabel red flags dan risk worksheet, check list dan dokumentasi. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analitis yang didasarkan pada prosedur audit internal pada pembelian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto telah mencangkup 3E (efektif, efisien dan ekonomis). Proses audit telah dilakukan dan temuan audit telah dilaporkan dalam bentuk laporan audit serta telah diberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang terjadi pada pembelian bahan baku makanan. Kata Kunci: pengauditan internal, pembelian, bahan baku, efektif, efisien, ekonomis, standar operating procedure xiv PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI ABSTRACT INTERNAL AUDIT OF PURCHASING ON RAW FOOD MATERIAL A Case Study at Ambarketawang Resto Oscar Dian Valentino NIM : 142114149 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2018 This research aim to determine the result of the internal audit by assessing the effectiveness, efficiency, and economy of raw food material purchasing in Ambarketawang Resto. This research is important because the business process from restorant is started from purchasing raw food material. This research is categorized as a case study. Data is obtained by observation, interview, risk assessment by using red flags and risk worksheet matrix, filling check list table and documentation. Data analysis technique used is descriptive analysis based on the procedure of internal audit. The results showed that the implementation of raw food material purchasing in Ambarketawang Resto has covered 3E (effectiveness, efficiency and economy). The internal audit process has been conducted and the audit findings have been reported in the form of audit report with some recommendations. Keywords: internal audit, purchasing, raw material, effective, efficient, economy, standar operating procedure xv PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi sekarang ini, bisnis merupakan hal yang sangat penting. Berkembangnya dunia bisnis tidak akan pernah bisa lepas dari perkembangan suatu zaman. Tanpa adanya bisnis, suatu negara tidak akan berkembang dan maju. Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat membawa dampak yang positif bagi perkembangan setiap dunia usaha, salah satunya bisnis restoran. Bisnis restoran adalah sebuah bisnis yang hampir tidak pernah mati. Bisnis ini tidak akan pernah lepas dari kehidupan manusia dimana makanan dan minuman merupakan salah satu hal pokok yang dibutuhkan untuk bisa bertahan hidup. Bisnis ini penuh dengan potensi, prospek, perkembangan yang sangat cepat dan merupakan bisnis yang membawa kemakmuran. Untuk mencapai kemakmuran, bisnis ini perlu direncanakan, dikelola dan dioperasikan dengan baik dan benar. Karena bisnis ini memiliki prospek yang besar, persaingan pada bisnis ini sangat ketat. Oleh karena itu untuk mampu bertahan pada persaingan bisnis, restoran harus mampu bersaing dalam membaca keinginan konsumen dan memberikan produk yang bisa memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam konteks ini, sangat erat kaitannya dengan ketersediaan bahan baku yang dimiliki oleh restoran. Oleh sebab itu restoran memerlukan strategi persediaan yang baik. Strategi persediaan dapat memperhatikan tiga faktor kunci yaitu kesegaran, 1 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2 kualitas dan konsistensi bahan baku. Untuk itu pembelian bahan baku harus memperhatikan keseimbangan antara menghindari pemborosan akibat pembelian bahan baku yang berlebihan dan menjaga ketersediaan bahan baku untuk memenuhi kebutuhan konsumen dapat terlaksana dengan baik. Bahan baku merupakan salah satu hal pokok dan penting dalam bisnis restoran. Restoran yang memiliki beragam menu akan disibukan dengan permintaan pelanggan yang bervariasi sesuai menu yang tersedia. Semakin banyak menu yang disediakan, semakin banyak pula macam bahan baku yang harus disiapkan. Semakin banyak bahan baku yang harus disiapkan, semakin besar pula resiko bahan baku tersebut mengalami kerusakan. Pembelian bahan baku harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan karena pembelian bahan baku yang terlalu banyak hanya akan membuat bahan baku disimpan dan tidak segera digunakan sehingga dapat menurunkan kualitas bahan baku yang ada. Oleh karena itu pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dianggap telah mampu mencapai tujuannnya atau dengan kata lain pembelian yang dilakukan telah efektif. Dalam proses pembelian bahan baku, karyawan diharapkan mampu melakukan proses pembelian pada saat dibutuhkan bahan baku secara mendesak, hal ini akan meningkatkan efisiensi operasi. Dalam Pembelian bahan baku melalui pemasok dengan kontrak harga dan jangka waktu tertentu juga sangat diperlukan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir perubahan harga di pasar. Dengan kerjasama tersebut diharapkan pembelian yang dilakukan akan ekonomis karena membeli bahan baku yang sama dengan kualitas yang berbeda bukanlah merupakan jawaban, PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 3 hal tersebut sama saja bermain dengan kualitas makanan yang akan dijual. Jika kualitas makanan menurun baik dari rasa maupun porsi, maka restoran harus siap dengan kehilangan banyak pelanggan. Jadi pemasok bahan baku berperan sangat penting disini, seperti didukung hasil penelitian dari Pearson dan Carr (2002) bahwa keterlibatan pemasok/supplier memiliki dampak yang positif pada strategi pembelian, dan strategi pembelian memiliki dampak yang positif pada performa keuangan perusahaan. Oleh karena itu pembelian bahan baku yang efektif, efisien dan ekonomis sangat diperlukan. Berdasarkan uraian di atas, pihak restoran diharapkan dapat lebih mengerti betapa pentingnya pembelian bahan baku makanan. Pada penelitian ini, pengauditan internal akan difokuskan pada pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. Dalam penelitian ini, penulis ingin mengetahui sejauh mana tingkat efektivitas, efisiensi dan keekonomisan pembelian bahan baku yang ada. B. Rumusan Masalah Apakah hasil pengauditan internal atas pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto telah efektif, efisien dan ekonomis? C. Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini dikonsetrasikan kepada audit atas pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto, Wates, Yogyakarta. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 4 D. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit dengan menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan yang ada di Ambarketawang Resto. E. Manfaat Penelitian Adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak seperti: 1. Ambarketawang Resto Penelitian ini diharapkan berguna untuk menilai efektivitas, efisiensi dan keekonomisan yang terjadi pada pembelian bahan baku makanan dengan tujuan dapat membantu manajemen untuk mengambil kebijakan yang lebih baik di masa depan melalui temuan dan rekomendasi yang diberikan. 2. Universitas Sanata Dharma Penelitian ini dapat menambah daftar refrensi kepustakaan bagi perpusatakan Universitas Sanata Dharma dan juga menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang tertarik untuk melakukan pengauditan internal khususnya pada fungsi pembelian. 3. Pembaca Penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan juga referensi untuk pembelajaran mengenai audit internal pada fungsi pembelian. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 5 4. Peneliti Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi peneliti dalam mempraktekan teori audit internal yang didapatkan selama masa perkuliahan dan juga dapat menambah pengetahuan penulis mengenai bagaimana pelaksanaan audit internal pada fungsi pembelian. F. Sistematika Penulisan Penulisan ini akan dilaporkan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan penelitian. Bab II Tinjauan Pustaka Bab II ini membahas mengenai teori atau pendapat para ahli dan konsep yang berkaitan dengan penelitian seperti teori mengenai pengauditan secara umum, audit internal, fungsi pembelian serta kerangka berpikir penelitian. Bab III Metode Penelitian Bab III menguraikan dengan jelas mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, waktu dan tempat penelitian, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 6 Bab IV Gambaran Umum Ambarketawang Resto Bab IV ini membahas mengenai informasi dari Ambarketawang Resto, Wates, Yogyakarta secara umum mulai dari profil restoran, visi dan misi restoran, sejarah restoran dan struktur organisasi. Bab V Analisis Data dan Pembahasan Bab V ini membahas mengenai proses-proses audit internal yang dilakukan dari awal sampai akhir yaitu melaporkan hasil audit yang berupa temuan atau bukti audit saat penelitian. Bab VI Penutup Bab VI ini membahas mengenai kesimpulan, keterbatasan penelitian dan juga saran bagi pihak-pihak yang terkait mengenai penelitian dengan topik ini. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengauditan 1. Pengertian Pengauditan Menurut Jusup (2014: 10) pengertian pengauditan adalah : “Suatu proses sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadiankejadian ekonomi secara objektif untuk menentukan tingkat kepatuhan antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.” Arens, dkk (2008: 4), “Auditing adalah pengumpulan dan evaluasi bukti tentang informasi untuk menentukan dan melaporkan derajat kesesuaian antara informasi itu dan kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen.” 2. Pengelompokkan Audit Menurut Jusup (2014: 14-16), audit pada umumnya dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan yaitu: a. Audit Laporan Keuangan Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan keuangan sebagai keseluruhan – yaitu informasi kuantitatif yang akan diperiksa – dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Pada umumnya kriteria yang digunakan adalah kerangka pelaporan keuangan yang berlaku, meskipun lazim juga melakukan audit atas laporan keuangan yang disusun berdasarkan dasar tunai (cash 7 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 8 basis) atau dasar akuntansi lain yang cocok untuk organisasi yang diaudit. b. Audit Kepatuhan Tujuan audit kepatuhan adalah untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Audit kepatuhan untuk suatu perusahaan dapat berupa penentuan apakah karyawan-karyawan di bidang akuntansi telah mengikuti prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh kontroler perusahaan, mengkaji ulang tarip upah untuk disesuaikan dengan tarip upah minimum yang ditetapkan pemerintah (UMR), atau memeriksa perjanjian yang dibuat dengan bankir atau pemberi pinjaman lainnya untuk memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi semua persyaratan yang ditetapkan dalam perjanjian. c. Audit Operasional Audit operasional adalah pengkajian (review) atas setiap bagian dari prosedur dan metode yang diterapkan suatu entitas dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional biasanya berupa rekomendasi kepada menejemen untuk perbaikan operasi. Menurut Munawir dalam Sunyoto (2014: 7-8) pelaksanaannya audit bisa dibedakan menjadi tiga golongan: berdasarkan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 9 a. Audit Eksternal Merupakan pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak luar yang bukan merupakan karyawan perusahaan, yang berkedudukan bebas tidak memihak baik terhadap kliennya maupun terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dengan kliennya (pemakai laporan keuangan). b. Audit Internal Merupakan pemeriksaan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan yang bersangkutan yang disebut akuntan intern, yang biasanya tidak terlibat dalam kegiatan pencatatan akuntansi dan kegiatan operasi perusahaan. c. Audit Pemerintahan Audit pemerintah merupakan pemeriksa terhadap pengelolaan keuangan instansi-instansi pemerintah dan perusahaanperusahaan milik negara. Pada umumya cara kerja pelaksanaan pemeriksaan dari ketiga golongan auditing tersebut adalah sama, yang berbeda hanya tingkat tanggung jawab dan tingkat independensinya. B. Pengauditan Internal 1. Pengertian Institute of Internal Auditor (IIA) dalam Sawyer’s Internal Auditing (2005: 8-9) menyebutkan bahwa: PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 10 “Audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalan perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan.” Sawyer dkk, (2005: 10) menyatatakan bahwa audit internal adalah : “Sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif – semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.” Sedangkan pengertian pengauditan internal menurut Andayani (2008: 4) adalah : “Audit yang ditujukan untuk memperbaiki kinerja. Kegiatan audit internal adalah menguji, menilai efektivitas dan kecukupan dalam sistem pengendalian internal yang ada dalam organisasi. Dengan demikian, audit internal adalah berfungsi sebagai penilai independen yang dibentuk dalam suatu organisasi dan mempunyai aktivitas untuk memberikan jaminan keyakinan dan konsultasi.” 2. Tujuan Audit Internal Tujuan audit internal adalah membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik (Akmal 2007: 5). Sementara menurut Andayani (2008: 3) tujuan audit internal meliputi penganalisisan, konsultasi menilai anggota-anggota organisasi data PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 11 efektivitas dalam melaksanakana tanggung jawab mereka, menginformasikan tindakan yang yang telah direview dan memberikan rekomendasi. 3. Ruang Lingkup Kumaat (2010: 37-50) mengatakan bahwa lingkup audit internal dapat ditinjau dari 2 sisi perspektif yang saling melengkapi, yaitu: a. Perspektif metodologi kerja audit 1) Audit kepatuhan (Compliance Audit) Audit kepatuhan adalah audit yang bertujuan memberi gambaran mengenai efektifitas implementasi atau pelaksanaan sistem kerja (business process) yang berlaku dalam seluruh aktivitas korporasi. 2) Audit kepatutan (Substantive Audit) Audit kepatutan adalah audit yang bertujuan memberi gambaran mengenai tingkat kebenaran/kewajaran (validity) atau seberapa besar kandungan risiko sebuah objek pemeriksa (audit object). b. Perspektif aktivitas manajemen/bisnis 1) Audit Keuangan (Financial Audit) Audit keuangan disebut sebagai conservative audit view karena memang tidak pernah bisa diabaikan, yang menjadi lingkup mendasar bagi seluruh praktik internal audit dari dulu, sekarang dan kapan saja. Tujuan audit keuangan secara umum adalah untuk PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 12 menjamin keuangan sudah memenuhi sistem pengendalian internal perusahaan maupun kaidah-kaidah pengelolaan risiko yang sehat serta untuk menjamin bahwa laporan keuangan yang disajikan benar sesuai terjadinya transaksi dan berdasar standar akuntansi keuangan yang berlaku. 2) Audit Operasi (Operational Audit) Audit operasional secara umum bertujuan untuk menggali berbagai akar masalah di balik kinerja bisnis yang tergambar dalam laporan keuangan, yang terkait dengan efektivitas dan efisiensi kinerja pengelolaan berbagai objek, memastikan bahwa seluruh aset non keuangan menjadi aset yang produktif bagi bisnis perusahaan, yaitu memberi manfaat yang sepadan dibanding biaya atau risiko yang timbul, dan memastikan bahwa seluruh sistem (business process) berjalan dalam koridor standar (kualitas) yang ditetapkan dengan tingkat pengendalian internal (internal control) yang memadai. 3) Audit Manajemen (Management Audit) Audit manajemen pada hakikatnya merupakan pengujian terhadap tingkat keandalan Risk Management perusahaan, yang sarat dengan analisis berbasis risiko. 4. Tahapan Menurut Brink’s dalam Akmal (2007: 19-22) tahapan pengauditan internal dilakukan dengan: PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 13 a. Tahap survei pendahuluan Tahap survei pendahuluan ini adalah tahap dimana tim audit perlu memahami aktivitas operasi yang akan diaudit. b. Tahap menyusun rencana audit Dalam tahap ini dilakukan penyusunan program audit berdasarkan pada pengukuran risiko dan survei pendahuluan yang telah dilakukan serta program audit tahun sebelumnya yang akan menjadi petunjuk bagi para pemeriksa dalam melakukan pemeriksaannya. Program audit berisi langkah-langkah pemeriksaan yang harus dilakukan berupa prosedur-prosedur audit yang mencakup penetapan besarnya ukuran sample yang akan diuji. c. Tahap melakukan pelaksanaan audit Tahap ini adalah tahap para pemeriksa melakukan verifikasi sesuai dengan petunjuk pada audit program. Pelaksanaan verifikasi dilakukan dengan berbagai cara seperti tanya jawab, pengamatan, surat konfirmasi, penelusuran, pengujian, pemanfaatan daftar periksa dan lain-lain. Tujuannya adalah mengumpulkan bukti-bukti pemeriksaan yang berkualitas. d. Tahap mengevaluasi hasil audit Dalam tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan dilakukan analisis, kadang-kadang analisis ini merupakan bagian dari proses verifikasi. Hasil dari analisis informasi tersebut adalah berupa ringkasan temuan pendahuluan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 14 e. Tahap menyusun temuan, simpulan dan rekomendasi Dalam tahap ini dilakukan kegiatan untuk mematangkan temuan yang diperoleh, menarik kesimpulan dan membuat rekomendasi yang dapat disusun melalui 3 pertanyaan berikut: a. Seberapa bagus hasil pemeriksaan yang telah dicapai? b. Mengapa hasilnya seperti ini? c. Apa yang dapat dilakukan agar lebih baik? f. Tahap penyelesaian audit Dalam tahap ini dilakukan komunikasi hasil audit dengan manajemen untuk menentukan apakah hasil audit dapat ditindaklanjuti, dan jika dapat maka tindak lanjut sebaiknya diusahakan dilakukan sebelum pemeriksa meninggalkam pekerjaan lapangan. Dengan demikian, laporan hasil audit yang akan disusun telah mencakup tindak lanjut hasil audit. g. Tahap Pelaporan Dalam tahap ini, pemeriksa intern menyusun laporan yang akan disampaikan ke pihak yang berkepentingan, yaitu manajemen di atasanya dan manajemen lain yang bekepentingan, dewan komisaris dan komite audit. C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian 1. Pengertian Pembelian Munawir (2005: 67) menyatakan bahwa pembelian adalah semua barang dan jasa yang dibutuhkan, dibeli dari penjual yang berasal dari pihak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 15 luar. Barang meliputi sumber daya yang berbentuk dan berwujud seperti bahan mentah, kebutuhan kantor (supplies) dan peralatan serta perlengkapan lainnya. Jasa meliputi sumber daya tak berwujud, seperti advertensi, asuransi, reparasi dan pemeliharaan. 2. Dokumen yang Digunakan Dalam Mulyadi (2016: 246-251) dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini: a. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu. Dokumen ini diotorisasi oleh direktur fungsi yang bersangkutan (pihak yang berwenang). b. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar. c. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 16 d. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kualitas seperti yang tercantum dalam order pembelian. e. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. 3. Fungsi Pembelian Tidak sedikit praktisi manajemen bisnis yang berpendapat bahwa di antara sekian banyak fungsi yang diselenggarakan oleh satuan kerja operasional, fungsi pembelian merupakan fungsi yang paling penting dan sangat berpengaruh. Bahkan dapat dikatakan bahwa tidak sedikit proses bisnis yang bermula dari kegiatan pembelian. Pandangan ini mudah dipahami karena dalam proses produksi barang tertentu, perusahaan memerlukan bahan mentah dan atau bahan baku. Tidak banyak perusahaan yang menguasai sendiri bahan mentah dan bahan baku yang diperlukannya untuk diolah lebih lanjut menjadi produk jadi, yang siap dipasarkan dan dijual (Sondang 2004: 192-193). Menurut Wiyasha (2007: 165-166) fungsi pembelian merupakan fungsi yang pertama kali dalam menentukan dan sekaligus mengendalikan harga pokok makanan. Semua bahan makanan yang dibeli dengan harga PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 17 tertentu merupakan harga pokok dari makanan itu. Bila fungsi ini bekerja dengan efektif dan efisen maka harga pokok makanan yang didapatkan akan kompetitif. Artinya, harga pokok yang terjadi dapat bersaing dengan restoran yang lain dengan mutu bahan makanan yang memadai, sesuai dengan yang ditentukan oleh manajemen. Pembelian bahan makanan yang dilakukan oleh fungsi pembelian secara garis besar diklasifikasikan menjadi dua, yaitu bahan makanan yang cepat rusak (biasa disebut dengan istilah perishables, misalnya bahan makanan segar) dan bahan makanan yang dapat disimpan dengan waktu yang relatif lama (biasa disebut dengan groceries, misalnya bahan makanan dalam kaleng atau yang dapat disimpan lebih lama di gudang) 4. Transaksi Pembelian Menurut Boynton, dkk (2003: 92-98) pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut: a. Pengajuan pembelian Pada umumya, suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen. b. Penerimaan barang dan jasa Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok. Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 18 c. Pencatatan kewajiban Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. D. Audit Atas Fungsi Pembelian Menurut Sondang (2004: 208-209) pada intinya dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan proses audit dengan fungsi pembelian sebagai sasarannya berorientasi pada pencarian dan penemuan fakta dan informasi tentang seluruh kegiatan pembelian. Informasi yang terungkap akan digunakan oleh manajemen puncak sebagai masukan untuk pengambilan keputusan, bukan hanya tentang penyelenggaraan fungsi pembelian di masa yang akan datang melainkan juga berbagai kegiatan lain yang terjadi karena kegiatan tertentu. E. Bahan Baku 1. Pengertian Mulyadi (2005: 275) menyatakan bahwa bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Sedangkan Menurut Siregar, dkk (2013: 347) bahan baku adalah bahan yang menjadi bagian produk jadi dan dapat diidentifikasi ke produk jadi. Berdasarkan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah bahan yang menjadi dasar terbentuknya suatu produk sehingga menjadi barang jadi sebagai aset perusahaan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 19 2. Pembelian Bahan Baku Dalam organisasi besar, pembelian bahan baku biasanya dilakukan oleh departemen pembelian, yang dikepalai oleh agen pembeli umum. Dalam perusahaan yang lebih kecil, para kepala departemen atau penyelia memiliki wewenang untuk membeli bahan baku sesuai dengan kebutuhan. Prosedur pembelian sebaiknya tertulis, guna menentapkan tanggung jawab dan sekaligus menyediakan infromasi mengenai penggunaan akhir bahan baku yang dipesan. Departmen pembelian (1) menerima bukti permintaan pembelian atas bahan baku, perlengkapan, dan peralatan; (2) menyimpan informasi mengenai sumber pasokan, harga, dan jadwal pengapalan serta pegantaran; (3) membuat dan menempatkan pesanan pembelian; serta (4) mengatur pelaporan di antara departemen pembelian, departemen penerimaan dan departemen akuntansi. Di beberapa perusahaan, departemen pembelian memiliki fungsi tambahan yaitu menyetujui pembayaran atas setiap nota yang diterima dari pemasok (Carter 2009: 303). F. Restoran 1. Pengertian Menurut Marsum (1991: 7) restoran adalah suatu tempat atau bangunan yang diorganisasi secara komersial, yang menyelenggarakan pelayanan dengan baik kepada semua tamunya baik berupa makan maupun minum. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 20 Menurut Wojowasito dan Poerwodarminto dalam Marsum (1991: 8) restoran sebenarnya adalah suatu bisnis yang direncanakan dengan baik yang dimaksudkan dan ditujukan untuk suatu tujuan tertentu. 2. Tujuan Tujuan operasi restoran menurut definisi Prof. Vanco Christian dari School Hotel Administration di Cornell University dalam Marsum (1991: 7) adalah untuk mencari untung. Selain bertujuan bisnis atau mencari untung, membuat puas para tamu pun merupaka tujuan operasi restoran yang utama. Restoran berarti uang: karena itu kita harus tahu pasti bagaimana mengelolanya, bagaimana cara membuat tamu-tamu senang dan puas sehingga mereka selalu berkeinginan untuk menjadi langganan restoran kita. Banyak hal yang harus kita ketahui. Banyak usaha dan upaya yang harus kita tempuh agar tujuan operasi restoran dapat terwujud dengan baik. G. Kerangka Berfikir Kerangka berfikir ini mengambarkan pola audit yang akan dilakukan oleh penulis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit dengan menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan yang ada di Ambarketawang Resto dan memberikan rekomendasi sebagai langkah-langkah perbaikan apabila masih terdapat kelemahan-kelemahan di setiap program yang diaudit. Dalam penelitian ini penulis akan memulai dengan melakukan pengidentifikasian risiko yang ada pada fungsi pembelian bahan baku makanan. Pengidentifikasian ini bertujuan untuk mengetahui pada bagian mana yang PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 21 harus ditekankan pada saat pelaksanaan rencana audit internal tanpa menghilangkan perhatian pada risiko-risiko yang lainnya. Setelah melaksanakan pengidentifikasian risiko, dilakukan proses audit internal untuk mendapatkan data sesuai yang dibutuhkan. Hal yang harus dilakukan adalah menganalisa dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dengan melihat pembelian yang terjadi dalam organisasi lalu disesuaikan atau dicocokkan dengan Standar Operating Procedure (SOP) apabila organisasi memiliki SOP atau dicocokan dengan Kriteria yang telah ditentukan untuk kemudian memberikan laporan kepada manajemen terkait. Pelaporan yang diberikan memuat hasil terhadap kegiatan audit yang telah dilakukan. Apabila ada penyimpangan atau kelemahan-kelemahan pada hasil proses audit, penulis akan memberikan rekomendasi untuk perbaikan pada aktivitas yang dijalankan di restoran. Berikut ini merupakan gambar alur proses berfikir dalam penelitian ini yang akan disajikan pada gambar 2.1 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 22 Pengidentifikasian Risiko pada Pembelian Bahan Baku Makanan Standar Operating Procedure (SOP) / Kriteria yang telah ditentukan Pelaksanaan Audit Internal pada Pembelian Bahan Baku Makanan Melakukan Evaluasi dari hasil Audit Melaporkan Temuan Rekomendasi Gambar 2.1. Kerangka Berfikir PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Studi kasus adalah suatu kajian yang rinci tentang satu latar, atau subjek tunggal, atau satu tempat penyimpanan dokumen, atau suatu peristiwa tertentu (Bogdan & Bilken, 1994: 54 dalam Ahmadi, 2014: 69). Penelitian studi kasus ini dilakukan di Ambarketawang Resto, Wates, Daerah Istimewa Yogyakarta. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analitis. Deskriptif analitis adalah metode penelitian dengan cara mengumpulkan data-data sesuai dengan yang sebenarnya kemudian data-data tersebut disusun, diolah, dan dianalisis untuk dapat memberikan gambaran mengenai masalah yang ada dan menarik kesimpulan setelah dilakukan analisis (Sugiyono 2008: 105). B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Ambarketawang Resto, Jl. Wates km. 6, Ambarketawang, Gamping, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55294. 2. Waktu penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2017-Januari 2018. 23 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 24 C. Subjek dan Objek Penelitian Pada penelitian ini yang akan menjadi subyek penelitian adalah supervisor bagian dapur dan karyawan bagian pembelian Ambarketawang Resto dan yang akan menjadi objek penelitian adalah kegiatan pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. D. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data yang digunakan untuk penelitian ini menggunakan lima cara atau teknik. Lima cara atau teknik tersebut adalah: 1. Observasi Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui proses pencatatan perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individuindividu yang diteliti (Sanusi 2011: 111). 2. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) sebagai pengaju/pemberi pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) sebagai pemberi jawaban atas pertanyaan tersebut (Basrowi & Suwandi, 2008). Wawancara ini berfungsi untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam mengenai fakta, opini dan sikap yang terjadi dalam fungsi pembelian yang tidak dapat diketahui melalui bukti-bukti fisik. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 25 3. Checklist Check list adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah daftar dimana subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check pada kolom jawaban yang sesuai (Arikunto 2006: 152). Check list berisi kolom yang terdiri dari pernyataan Ya dan Tidak. Check list ini digunakan untuk mencocokan aktivitas yang terjadi pada fungsi pembelian dengan Standar Operating Procedure (SOP) atau acuan tertulis lainnya. 4. Red Flags dan Risk Worksheet Red Flags merupakan cara untuk mengidentifikasi risiko atau sumber risiko atas kecurangan manajemen serta menilai risiko tersebut. Red Flags ini yang dimuat dalam bentuk tabel berisi penyajian atas identifikasi risiko yang dibagi kedalam tiga tingkatan risiko yaitu risiko rendah, menengah dan tinggi. (Eining dalam Andayani, 2008: 76) Risk Worksheet menurut Tampubolon (2005 : 183) bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi. Risk worksheet harus memiliki sasaran dan tujuan yang didefinisikan secara jelas dan dapat diukur. Attribute yang ada dalam risk worksheet akan menjadi pelengkap dalam penulis melakukan pengelolaan risiko yang mempermudah penulis dalam menyusun program audit. 5. Dokumentasi Metode ini merupakan suatu cara pengumpulan data yang menghasilkan catatatan-catatan penting yang berhubungan dengan masalah PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 26 yang diteliti, sehingga akan diperoleh data yang lengkap, sah dan bukan berdasarkan perkiraan (Basrowi & Suwandi, 2008: 158). Pada penelitian ini penulis mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperoleh dari supervisor bagian dapur dengan mempertimbangkan keterkaitan dokumen dengan informasi yang dibutuhkan penulis. E. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab uraian masalah pada bab sebelumnya pada pengauditan internal atas pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto adalah: 1. Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit internal dimulai dengan survei pendahuluan. Pelaksanaan survei pendahuluan ini dapat dibagi menjadi dua tujuan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum adalah untuk memperoleh gambaran awal organisasi yang akan diaudit. Gambaran atau pemahaman itu dapat diperoleh dari struktur organisasi dan karakteristik operasinya. Sedangkan untuk tujuan khusus adalah dengan memahami fungsi yang akan diaudit dalam organisasi tersebut yaitu dengan cara mengidentifikasi aktivitas dari pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. Analisis pada tahap ini adalah untuk mendeskripsikan proses atau kondisi yang terjadi pada pembelian bahan baku makanan. Deskripsi tersebut diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan supervisor bagian dapur dan karyawan yang terkait dalam proses pembelian bahan baku makanan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 27 2. Perencanaan Audit Internal Pada tahap perencanaan ini penulis mengutamakan pada pengelolaan risiko yang ada di Ambarketawang Resto dan menekankan pada penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang relevan dalam pencapaian tujuan organisasi. Berikut penjelasan tahapan perencanaan audit internal: a. Proses perumusan tujuan, luas, dan periode audit Tahap ini penulis akan menjelaskan tujuan dari audit yang akan dilaksanakan. Selain itu penulis juga menjelaskan cakupan audit yang akan dilaksanakan dan mencari informasi mengenai proses pembelian bahan baku makanan yang dilakukan oleh Ambarketawang Resto. b. Pengelolaan risiko dengan mengidentifikasi dan penilaian risiko. Proses ini menggunakan tabel red flag dan risk worksheet yang digabungkan. Tabel red flags untuk membagi risiko menjadi tiga tingkatan yaitu risiko rendah, risiko menengah dan risiko tinggi. Sedangkan risk worksheet digunakan untuk kegiatan kontrol yang dilakukan dan kelemahan atas kegiatan kontrol tersebut. Analisis ini akan menunjukkan risiko dari yang paling tinggi hingga paling rendah sehingga proses audit dapat ditekankan pada bagian dengan risiko yang paling tinggi. Berikut merupakan gabungan tabel red flags dan tabel worksheet. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 28 Tabel 1. Tabel Kombinasi antara tabel Red Flags dan tabel Risk Worksheet. Tingkat Risiko Penyajian Risiko Kegiatan Kontrol Kelemahan Kontrol Risiko Rendah Risiko Menengah Risiko Tinggi Sumber: Andayani, 2008: 76 dan Tampubolon, 2005: 183 c. Penulisan Program Audit Program audit berisi proses audit dalam kertas kerja yang berbentuk tabel dan didalamnya berisi judul program audit, periode yang diaudit dan otorisasi. Kegiatan audit pada pembelian bahan baku makanan akan memeriksa pada organisasi, perencanaan, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran dan pelaporan. 3. Pelaksanaan Rencana Audit Proses pelaksanaan audit dilakukan dengan mengunakan tabel check list yang berisi program audit yang telah disusun. Tabel check list ini digunakan untuk membandingkan proses kegiatan pembelian bahan baku yang terjadi dengan proses yang seharusnya karena belum adanya SOP dalam bentuk tertulis. Apabila kegiatan yang terjadi sesuai dengan pernyataan yang ada maka diberikan centang pada kolom “Ya”. Apabila PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 29 tidak maka diberikan centang pada kolom “Tidak”. Apabila ada penjelasan tambahan, maka dituliskan pada kolom “Keterangan”. Berikut ini adalah tabel check list yang digunakan: Tabel 2: Tabel Check List Nama Organisasi: Periode Audit: Program yang di audit: No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4 Diaudit Oleh: Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak Tanggal: Sumber: Bhayangkara, 2016:120 Hasil perbandingan selanjutnya dinilai tingkat efektivitas, efisiensi dan keekonomisan dalam pengelolaan sumber daya dan aktivitas (Andayani 2008: 5-6). Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari output. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasi, sehingga tercapai optimalisasi penggunaan sumber daya PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 30 yang dimiliki, efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Jadi efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. Keekonomisan berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitas. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis (Bayangkara, 2016: 15-17). 4. Evaluasi Hasil Audit Analisis dalam mengevaluasi proses audit ini menggunakan analisis deskriptif atas temuan yang di dapatkan pada tahapan pelaksanaan audit. Adanya tahap ini bertujuan untuk menggali lebih dalam mengenai temuan yang tidak dikehendaki sehingga perlu dilakukan analisis lebih dalam terhadap temuan tersebut. Selain itu, rekomendasi juga diperlukan guna memberikan perbaikan sehingga menjadi nilai tambah bagi fungsi pembelian. 5. Pelaporan Hasil Audit Tahapan ini merupakan akhir dari rangkaian tahapan audit atas pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. Pada tahapan ini penulis akan membuat laporan audit yang berisikan informasi serta temuan audit atau bisa disebut kondisi yang sebenarnya di restoran dan memberikan perbandingan yang sebaiknya terjadi berdasarkan teori-teori dari berbagai PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 31 sumber untuk menjadi pedoman kinerja restoran. Apabila terjadi penyimpangan maka penulis akan melaporkan penyebab penyimpangan tersebut beserta akibat yang akan terjadi karena penyimpangan tersebut. Pada akhir pelaporan, penulis akan memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen untuk perbaikan pada pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI BAB IV GAMBARAN UMUM AMBARKETWANG RESTO A. Profil Perusahaan Nama Perusahaan : Ambarketawang Group Alamat : Jl. Wates Km.6 Gamping Yogyakarta Telepon : (0274) 383 607 Email : [email protected] B. Sejarah Singkat Perusahaan Ambarketawang Group merupakan perusahaan swasta yang sangat erat kaitannya dengan pariwisata dan migas. Berawal tahun 1990an pertama kali SPBU Ambarketawang berdiri. Untuk melengkapi keberadaan SPBU, Ambarketawang Group membuat sebuah restoran. Tahun 1998 setelah kerusuhan saat itu, Ambarketawang Group mencoba mengembangkan usaha. Gedung sebelah restoran yang awalnya dealer diubah menjadi tempat oleh-oleh dan terus berkembang dengan pesat hingga kini bertambah pusat batik dan kerajinan jogja. Ambarketawang Group mulai mencari mitra dengan datang ke biro-biro wisata dan mulai menawarkan paket-paket wisata dan fasilitas yang Ambarketawang Group miliki. Kini Ambarketawang Group terus berkembag menjadi rest area terbesar di Yogyakarta. C. Ambarketawang Resto Ambarketawang resto hadir dengan sajian khas nusantara. Buka 24 jam dengan harga bersaing dan pelayanan prima. Menu prasmanan siap menyambut konsumen, selain itu konsumen dapat memesan makanan yang 32 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI tersedia di buku menu. Ambarketawang Resto memiliki ruangan yang luas sehingga tidak perlu khawatir kehabisan tempat duduk. Ambarketawang resto juga melayanin buffet untuk group, nasi box bisa delivery ke objek wisata. Menu serta harga untuk rombongan menyesuaikan dan sangat variatif. Ambarketawang resto ini juga dilengkapi dengan hall&meeting room. Gedung dua lantai ini dikondisikan untuk mendukung pelayanan di restoran terutama untuk menampung rombongan dengan jumlah besar. Dengan desain yang elegan dan mewah, ruangan ini cocok untuk berbagai macam acara seperti party, gathering, perpisahan, pentas seni, rapat, pernikahan, wisuda, dll. Fasilitas tambahan berupa meja bundar, meja prasmanan, sound sistem, panggung dan listrik. Harga sewa ruangan tidak mahal. Bagi yang pesan makan di tempat, bisa mendapatkan fasilitas free room (syarat dan ketentuan berlaku). Ambarketawang Resto juga menawarkan Joglo bagi yang suka dengan nuansa etnik jawa. Suasana tradisional ditawarkan kepada konsumen supaya lebih terasa Jogja-nya. Joglo garden Ambarketawang ini cocok untuk acara formal ataupun non formal. D. Visi Perusahaan Menjadi Restoran yang lengkap dan yang terbesar di Jogja, yang menyajikan makanan khas dan berkualitas. Dengan dukungan pelayanan yang cepat, dan bersahabat dalam rangka memenuhi selera dan kepuasan konsumen. 33 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 34 E. Misi Perusahaan 1. Menyajikan pilihan Food and Beverage yang beraneka ragam bagi konsumen dengan harga yang pasti dan wajar serta mampu menampilkan item-item Food and Beverage yang baru dan menarik sehingga tidak membosankan. 2. Menerapkan prinsip pelayanan yang memuaskan bagi konsumen dengan konsep bersih, ramah dan cepat. 3. Menerapkan proses pengolahan Food and Beverage dengan peralatan, tempat dan Sumber Daya Manusia yang higienis. 4. Mampu memperoleh bahan baku Food and Beverage yang berkualitas untuk layak di jual dan disajikan ke konsumen. 5. Melakukan promosi yang berkesinambungan kepada konsumen regular maupun konsumen group. 6. Mengembangkan inovasi dalam berbagai bidang demi kelangsungan dan ketahanan perusahaan. 7. Membangun organisasi dan sistem manajemen yang solid, serta sumber daya manusia yang berdedikasi dan profesional. 8. Memberikan kepuasan terhadap konsumen, pemilik dan karyawan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 35 F. Fasilitas Fasilitas yang ditawarkan dan disediakan oleh Ambarketawang Resto antara lain: 1. Area parkir luas 2. Restoran 24 jam menu nusantara, chinese food, kapasitas sampai dengan 5000 orang, sangat cocok untuk rombongan 3. Wisata oleh-oleh 24 jam, menyediakan aneka camilan dan makanan ringan 4. Toko batik dan T-shirt 24 jam, menyediakan aneka souveneer cinderamata khas. 5. Mushola besar 6. Toilet 80 unit. G. Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi yang ada dalam Ambarketawang Group dapat dilihat pada gambar 4.1 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 36 STRUKTUR ORGANISASI AMBARKETAWANG GROUP Keterangan : : Garis komando/instruksi : Garis koordinasi Gambar 4.1. Struktur Organisasi Ambarketawang Group PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 37 H. Job Description Adapun job description bagian Ambarketawang Resto adalah sebagai berikut : 1. Supervisor Restoran a. Mengecek kehadiran karyawan (cross chek dengan jadwal kerja). b. Mengecek daftar pesanan yang masuk. c. Mengecek persediaan barang dan bahan. d. Mengecek standar penyajian makanan. e. Mengecek standar penampilan karyawan. f. Membuat jadwal kerja karyawan. g. Mengusulkan penambahan dan pengurangan jumlah karyawan kepada manajemen. h. Membuat job description untuk staf bawahannya. i. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf. j. Membantu tugas staf bawahan. k. Menangani event atau pesanana dalam jumlah besar. l. Penanganan terhadap complaint/keluhan tamu/pelanggan. m. Mengusulkan prmosi karyawan ke pihak manajemen. n. Menangani dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kelancaran operasional restoran. o. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa ditangani oleh atasan atau manajer. p. Memberikan contoh baik, pengarahan, dan motivasi kepada karyawan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 38 q. Mencatat penyimpangan dan pelanggaran dalam operasional. r. Menindaklanjuti memo, ide, dan atau usulan baik dari manajemen maupun karyawan. s. Menyampaikan pengumumman/pemberitahuan yang di dapat dari atasan. 2. Administrasi Restoran a. Menyimpan/mengarispkan nota dari pemasok. b. Bertanggung jawab atas pembayaran yang diberikan kepada pemasok. c. Melakukan pengecekan pada nota dari pemasok dan laporan penerimaan barang sebelum melakukan pembayaran. d. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas yang didapat dari penjualan. e. Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi. 3. Gudang/Purchasing a. Mencari dan menganalisa calon pemasok yang sesuai dengan bahan dan spesifikasi yang dibutuhkan. b. Melakukan perjanjian kerjasama dengan pemasok. c. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas. d. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu tibanya pesanan. e. Melakukan koordinasi dengan pihak pemasok mengenai kelengkapan dokumen. f. Mendistribusikan nota dari pemasok kepada bagian administrasi dan akuntansi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 39 g. Bersedia melakukan pembelian di lapangan/ keluar restoran. h. Melakukan pemesanan kepada pemasok yang disertai spesifikasi yang diminta. i. Membuat dokumen order pembelian dan laporan penerimaan barang. j. Memastikan ketersediaan bahan baku. k. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta. l. Melakukan koordinasi dengan koki dan administrasi restoran. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 40 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Survei Pendahuluan Pada proses survei pendahuluan ini penulis melakukan komunikasi dengan supervisor bagian dapur restoran dan menjelaskan cakupan audit dan menjelaskan apa yang dijadikan sasaran dalam penelitian ini. Penulis menjelaskan langkah-langkah yang akan penulis lakukan dalam proses pencarian data selama pelaksanaan audit seperti wawancara, pengisian check list dan meminta data dokumen pendukung yang relevan dengan kebutuhan penulis. Dalam tahap ini penulis juga mencari informasi mengenai gambaran proses pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Ambarketawang Resto. Penjelasan pembelian bahan baku makanan dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Proses pembelian bahan baku makanan Dalam proses pembelian bahan baku makanan ini diawali dengan proses permintaan pembelian yang langsung diminta oleh koki kepala yang langsung dikomunikasikan dengan bagian pembelian. Koki kepala menjelaskan bahan makanan apa saja yang dibutuhkan secara rinci (nama bahan makanan, kuantitas, kualitas dan waktu penggunaannya). Setelah itu bagian pembelian akan mencatat permintaan pembelian kedalam buku catatan yang sudah mereka sediakan, lalu bagian pembelian akan langsung membuat order pembelian dan langsung mengkomunikasikan dengan pihak pemasok. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 41 Ketika pihak pemasok sudah menerima order pembelian, pihak pemasok akan mengkonfirmasi apakah menyanggupi atau tidak. Ketika pemasok sudah menyanggupi maka barang akan dikirimkan ke gudang restoran. Saat penerimaan barang, kuantitas dan kualitas barang akan diperiksa terlebih dahulu. Apabila kualitas tidak sesuai kesepakatan awal, maka pihak restoran akan meminta bahan diganti. Begitu juga jika kuanitas tidak sesuai pesanan, maka restoran berhak meminta tambahan. Apabila barang yang diterima sudah sesuai dengan order pembelian, pihak pemasok akan diarahkan menuju bagian administrasi untuk melakukan proses pembayaran. Proses pembayaran pemasok disertai dengan karyawan bagian penerimaan yang membawa laporan penerimaan barang sebagai bentuk pengendalian bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan. Selain itu dalam komunikasi dengan pihak restoran, penulis juga berusaha mencari informasi mengenai gambaran umum restoran yang akan diteliti seperti profil restoran, sejarah restoran, visi-misi restoran, struktur organisasi dan job description. Hasil dari survei pendahuluan yang dilakukan oleh penulis dapat dilihat dalam gambaran umum Ambarketawang Resto. B. Perencanaan Audit Internal Pada tahap perencanaan audit internal atas pembelian bahan baku makanan ini, penulis membagi menjadi tiga tahapan yaitu perumusan tujuan, PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 42 luas, dan periode audit, penilaian resiko dan penulisan program audit. Penjabaran dari tahapan audit di atas adalah sebagai berikut: 1. Perumusan tujuan, luas, dan periode audit Tujuan diadakannya audit internal atas pembelian bahan baku makanan yaitu untuk menilai apakah karyawan bagian pembelian telah melaksanakan atau belum peraturan, hukum, kebijakan, prosedur atau standar dalam menggunakan sumber daya yang ada secara efektif, efisien dan ekonomis. Luasnya proses audit sebatas pada organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang dengan periode audit adalah Desember 2017. 2. Penilaian risiko Penilaian risiko ini bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi pada organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang. Risiko disajikan berdasarkan tingkat rendah, menengah dan tinggi. Pengidentifikasian risiko dijelaskan sebagai berikut: Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko Tingkat Risiko Risiko Rendah Penyajian Risiko Tidak adanya nomor urut untuk permintaan pembelian Kegiatan Kontrol Dibuatkan dokumen terpisah untuk permintaan pembelian. Kelemahan Kontrol Permintaan pembelian sejauh ini dicatat dan ditulis langsung oleh bagian pembelian atas permintaan secara lisan oleh koki kepala. Permintaan pembelian langsung dicatat dalam sebuah buku sebagai penganti surat permintaan pembelian. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 43 Lanjutan Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko Tingkat Risiko Penyajian Risiko Tidak adanya nomor urut untuk order pembelian. Kegiatan Kontrol Dibuatkan dokumen terpisah untuk order pembelian. Tidak adanya nomor urut untuk laporan penerimaan barang. Adanya pembelian bahan baku makanan diluar pemasok Risiko Menengah yang sudah terdaftar. Dibuatkan dokumen terpisah untuk laporan penerimaan barang. Manajemen menetapkan kebijakan yang jelas mengenai pembelian yang hanya boleh dilakukan pada pemasok terpilih. Membuat Standar Operating Procedure (SOP) yang sesuai dengan kondisi di departemen pembelian dan restoran. Risiko Rendah Risiko Tinggi Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP). Kelemahan Kontrol Order pembelian sejauh hanya dilakukan via telepon kepada pemasok dan karyawan pembelian hanya mencatat order pembelian di dalam buku dan nomor urut diganti dengan tanggal terjadinya transaksi karena dirasa lebih mudah. Laporan penerimaan barang sejauh ini hanya melakukan “centang” pada order pembelian dan dicocokan dengan nota dari pemsok pada saat penerimaan barang. Pemasok terpilih hanya mampu memenuhi dua kali pengiriman order pembelian dalam sehari, sedangkan order yang dilakukan restoran terkadang sampai tiga kali tergantung konsumen yang datang sehingga membuat manajemen belum bisa membuat kebijakan pembatasan pembelian hanya kepada pemasok terpilih. Belum adanya rencana waktu untuk membuat SOP ini. Pemberitahuan secara lisan kepada karyawan baru dan lama dirasa cukup oleh supervisor bagian dapur. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 44 Lanjutan Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko Tingkat Risiko Penyajian Risiko Tidak adanya pemisahan tugas antara karyawan bagian pembelian dan penerimaan. Otorisasi Pembelian dilakukan oleh karyawan bagian pembelian. Kegiatan Kontrol Adanya evaluasi berkala dan pengecekan secara mendadak supervisor bagian dapur. Otorisasi dilakukan oleh atasan, minimal oleh supervisor bagian dapur Kelemahan Kontrol Penafsiran bahwa rangkap jabatan yang dilakukan adalah sesuatu yang membuat kegiatan operasional restoran menjadi efisien yang menghambat kegiatan evaluasi yang mungkin dapat dilakukan secara berkala. Karena supervisor bagian dapur hanya ada satu orang dan tidak setiap saat berada di restoran. 3. Program Audit Program audit ini akan dibagi menjadi empat bagian. Bagian pertama adalah program audit organisasi fungsi pembelian. Program audit organisasi fungsi pembelian ini bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap efektivitas organisasi dalam melakukan pembelian barang secara efisien. Bagian kedua adalah program audit perencanaan pembelian. Bagian ini untuk menilai terhadap ketepatan rencana dalam memenuhi kebutuhan di restoran. Bagian ketiga adalah program audit inspeksi dan penerimaan barang. Titik kritis pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas penerimaan dan penilaian dalam memastikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu pernyerahan yang PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 45 dipersyaratkan. Bagian keempat adalah program audit pembayaran barang. Pada tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban kepada pihak pemasok dan dapat dipertanggungjawabkan. Penjabaran program yang diaudit mengambil panutan dari buku Bayangkara (2016) dan Mulyadi (2016) dengan modifikasi oleh penulis. Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pada organisasi fungsi pembelian. Tabel 4: Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ada kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan setiap aktivitas dan kegiatan pada fungsi pembelian Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan pesanan Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi Order pembelian diberi nomor urut Laporan penerimaan barang diberi nomor urut Manajemen menentapkan anggaran pembelian bahan baku Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan dokumendokumen yang digunakan dalam melakukan pembelian Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 46 Lanjutan Tabel 4: Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 10 Organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk menjaga dan meyimpan dokumen pembelian. Diaudit Oleh : Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak Tanggal : Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit perencanaan pembelian. Tabel 5: Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Perencanaan Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4 Restoran memiliki daftar pemasok terpilih yang terdokumentasi. Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kuantitas Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kualitas Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat waktu PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 47 Lanjutan Tabel 5: Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Perencanaan Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 5 6 7 8 9 Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan dengan harga yang paling rendah Rencana pembelian telah memuat tentang kuantitas yang dibutuhkan Rencana pembelian telah memuat tentang standar kualitas bahan Rencana pembelian telah memuat tentang jadwal penggunaan bahan Pembelian dilakukan hanya kepada pemasok terpilih Diaudit Oleh : Jumlah Jawaban Ya Tidak Catatan : Tanggal : Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit inspeksi dan penerimaan barang. Tabel 6: Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Resto Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 48 Lanjutan Tabel 6: Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Resto Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 3 4 5 6 7 8 Ada pedoman yang tegas menyatakan personalia yang bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang diterima Bahan baku yang diterima dicocokkan dengan order pembelian Setiap penerimaan bahan baku disertai dengan pembuatan laporan peneriman secara tertulis Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai kuantitas Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai keadaan kualitas Perusahaan memiliki prosedur yang jelas mengenai barang yang tidak sesuai dengan spesifikasinya seperti kualitas di bawah standar, kuantitas kurang dan terlambat diterima Diaudit Oleh: Tanggal: Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 49 Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit inspeksi dan penerimaan barang. Tabel 7: Tabel Program Audit Pembayaran Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Pembayaran dan Pelaporan Penerimaan Barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi 3 Pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang 4 Setiap tagihan dari pemasok dilengkapi dengan bukti penerimaan barang 5 Dibuatkan bukti kas keluar Diaudit Oleh: Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak Tanggal: C. Pelaksanaan Rencana Audit Pada tahap pelaksanaan rencana audit internal ini penulis akan membandingkan kegiatan yang terajadi pada pembelian bahan baku makanan dengan Standar Opertaing Procedure (SOP)/ Kriteria yang telah ditentukan menggunakan tabel check list. Secara keseluruhan, Ambarketawang Resto belum memiliki SOP terutama pada bagian departemen pembelian. Selama ini supervisor bagian dapur dalam pelaksanannya mengikuti standar pada PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 50 umumnya dan kebijakan yang telah dibuat. Penjabaran hasil dari pelaksanaan audit ini akan dijlaskan per program audit sebagai berikut: 1. Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian Tabel di bawah ini merupakan tabel audit organisasi fungsi pembelian di Ambarketawang Resto. Tabel 8: Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 Ada kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan setiap aktivitas dan kegiatan pada fungsi pembelian 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan pesanan Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi Order pembelian tercetak dan diberi nomor urut 3 4 5 6 7 8 Laporan penerimaan barang diberi nomor urut Manajemen menentapkan anggaran pembelian bahan baku Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan dokumendokumen yang digunakan dalam melakukan pembelian Hanya diberitahu secara lisan tentang SOP dan job descriptionnya. Hanya dituliskan tanggal order pembelian. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 51 Lanjutan Tabel 8: Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 9 10 Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus Organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk menjaga dan meyimpan dokumen pembelian. Diaudit Oleh: Oscar Dian Valentino Tanggal: 22 Desember 2017 Catatan : Jumlah Jawaban Ya Tidak 6 4 Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap organisasi fungsi pembelian di Ambarketawang Resto, terdapat 6 jawaban “Ya” dan 4 Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya” 6 memiliki presentase sebanyak 60.00% dari perhitungan 10 𝑥100%. Secara umum organisasi fungsi pembelian sudah efektif dalam melakukan pembelian bahan baku makanan secara efisien. Restoran telah melakukan pemisahan tugas, fungsi dan wewenang pada bagian pembelian dengan bagian admininstrasi dan pencatatan/akuntansi. Hal tersebut merupakan sesuatu yang penting membuat aliran kas masih dapat dipantau oleh pihak manajemen dan dapat dilakukan internal cross chek. Dalam melakukan transasksi pembelian, bagian pembelian telah memiliki prosedur yang menetapkan dokumen-dokumen apa saja yang harus ada dan kebijakan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 52 untuk menjaga dan menyimpan dokumen pembelian. Dokumen tersebut yaitu permintaan pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang. Ketika terjadi pembelian yang mendesak, bagian pembelian juga telah memiliki prosedur yang tegas dalam proses pelaksanaan pembeliannya. Dalam pelaksanaan pembelian, manajemen juga telah menentapkan anggaran pembelian yang mana menjadi batasan dalam proses pembelian. Didalam tabel, terdapat empat jawaban yang menunjukkan jawaban “Tidak” yaitu pertama tidak adanya kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan aktivitas pembelian. Meskipun belum ada kebijakan prosedur formal secara tertulis mengenai setiap aktivitas kegiatan yang dilakukan, tetapi tidak terlalu berpengaruh terhadap proses pembelian bahan baku makanan. Hal tersebut dikarenakan setiap karyawan sudah diberikan arahan secara lisan oleh supervisor bagian dapur dalam melaksanakan tugasnya. Kedua, tidak adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dan penerimaan. Meskipun bagian pembelian tidak terpisah dengan bagian penerimaan, hal ini tidak terlalu mempengaruhi kegiatan pembelian. Hal tersebut dikarenakan sudah menjadi kebijakan supervisor bagian dapur bahwa bagian pembelian, dan penerimaan menjadi satu bagian karena akan lebih mudah dalam pelaksanaannya. Ketiga dan keempat adalah order pembelian dan laporan penerimaan barang tidak diberi nomor urut. Order pembelian dan laporan penerimaan barang juga PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 53 tidak diberi nomor urut, tetapi restoran memiliki kebijakan lain dengan mengganti nomor urut dengan tanggal pada saat terjadinya transaksi. Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada organisasi fungsi pembelian, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan sebagai berikut: a) Kriteria : 1) Adanya Standar Operating Procedure (SOP) secara tertulis sehingga bisa menjadi acuan jelas untuk menjaga konsistensi kinerja. 2) Adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab pada setiap bagian sehingga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan. 3) Otorisasi pembelian dilakukan oleh atasan. 4) Adanya dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang secara terpisah. 5) Terdapat nomor urut pada dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. b) Kondisi : 1) Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP) untuk mengatur seluruh aktivitas yang terjadi dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan. Pelaksanaan aktivitas sehari-hari didasarkan pada kebijakan supervisor bagian dapur yang suatu saat bisa berganti. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 54 2) Tidak ada pemisahan fungsi, dan wewenang dan tanggungjawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang. 3) Otorisasi pembelian dilakukan oleh staf bagian pembelian tanpa otorisasi dari atasan. 4) Dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang ditulis dalam satu buku dan tidak terpisah. 5) Tidak adanya nomor urut pada dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang tetapi berupa tanggal terjadinya transaksi. c) Penyebab : 1) Belum adanya rencana pembuatan Standar Operating Procedure (SOP) karena pada dasarnya sesuai dengan standar yang berlaku umum dan dengan tambahan kebijakan dari supervisor bagian dapur. Selain itu penyampaian lisan secara berkala kepada karyawan lama dan baru dirasa sudah cukup. 2) Supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah jika bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian. 3) Supervisor bagian dapur hanya ada satu orang dan tidak setiap saat berada di lokasi, jadi otorisasi pembelian dilakukan langsung oleh karyawan pembelian yang berada di lokasi. 4) Penulisan permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang dalam satu buku dirasa lebih efisien oleh supervisor bagian dapur. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 55 5) Penggunaan tanggal dilakukannya transasksi pada dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang dirasa sudah cukup dan dirasa lebih mudah dilakukan sebagain pengganti nomor urut. d) Akibat : 1) Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman kebijakan apabila terjadi pergantian supervisor bagian dapur. 2) Sulit untuk melakukan cross check jika buku permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang hilang karena hanya ditulis dalam satu buku saja. 3) Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud. e) Alternatif Solusi : 1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP) untuk restoran dan bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan diterapkan di Ambarketawang Resto. 2) Melakukan pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan. 3) Membuat dokumen secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. 4) Memberikan nomor urut pada surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang pada saat transaksi pembelian dilakukan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 56 5) Dokumen permintaan pembelian di otorisasi oleh pemakai barang, dokumen order pembelian diotorisasi minimal oleh supervisor bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan barang diotorisasi oleh penerima barang. 6) Meningkatkan pengawasan dengan sidak mendadak dari pihak manajemen, supervisor atau pihak yang lebih tinggi. 7) Penambahan SDM pada posisi supervisor bagian dapur sehingga pengawasan terhadap proses pembelian selalu terpantau. f) Rekomendasi : 1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP) untuk restoran dan bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan diterapkan di Ambarketawang Resto. 2. Program Audit Perencanaan Pembelian Tabel di bawah ini merupakan tabel audit perencanaan pembelian di Ambarketawang Resto. Tabel 9: Tabel Audit Perencanaan Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Perencanaan Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 Restoran memiliki daftar pemasok terpilih yang terdokumentasi. Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kuantitas PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 57 Lanjutan Tabel 9: Tabel Audit Perencanaan Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Perencanaan Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 3 4 5 6 7 8 9 Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kualitas Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat waktu Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan dengan harga yang paling rendah Rencana pembelian telah memuat tentang kuantitas yang dibutuhkan Rencana pembelian telah memuat tentang standar kualitas bahan Rencana pembelian telah memuat tentang jadwal penggunaan bahan Pembelian dilakukan hanya kepada pemasok terpilih Diaudit Oleh: Oscar Dian Valentino Tanggal: 22 Desember 2017 Jumlah Jawaban Ya Tidak 8 1 Apabila pemasok terpilih tidak dapat memasok kebutuhan restoran. Catatan : - PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 58 Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap organisasi fungsi pembelian di Ambarketawang Resto, terdapat 8 jawaban “Ya” dan 1 Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya” 8 memiliki presentase sebanyak 88.89% dari perhitungan 9 𝑥100%. Pada bagian perencanaan pembelian dapat dikatakan bahwa fungsi pembelian sudah melakukan pembelian secara tepat sesuai rencana dalam memenuhi kebutuhan di restoran. Bagian pembelian sudah mencari sumber informasi mengenai pemasok bahan baku dan melakukan penyeleksian pemasok. Hal tersebut merupakan langkah awal yang penting dalam restoran melakukan verifikasi terhadap keberadaan pemasok demi mengetahui komitmen dan kesanggupan pemasok dalam memenuhi kebutuhan restoran. Pemenuhan komitmen mencakup kemampuan pemasok dalam memenuhi spesifikasi barang yang dibutuhkan, frekuensi kebutuhan, waktu pengiriman, tepat kualitas dan tepat kuantitas. Selain itu dalam mencari informasi megenai pemasok, fungsi pembelian juga sudah melakukan negosiasi harga dengan pemasok. Negosiasi harga dengan pemasok adalah langkah selanjutnya setelah fungsi pembelian mengetahui komitmen dan kesanggupan pemasok. Negosiasi ini bertujuan untuk memperoleh harga terendah/harga yang kompetitif sehingga membuat pembelian menjadi ekonomis. Dari hasil seleksi tersebut, fungsi pembelian juga telah melakukan pendokumentasian terhadap pemasok yang terpilih untuk memudahkan restoran dalam melakukan kegiatan pembelian kembali. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 59 Setelah pemasok sudah terpilih, dalam melakukan proses pembeliannya kuantitas dan waktu penggunaan barang yang dibutuhkan sudah tertulis jelas dalam surat permintaan pembelian yang selanjutnya diproses menjadi order pembelian. Sedangkan untuk kualitas bahan baku yang diinginkan hanya sebatas pemberitahuan secara lisan. Hal ini mempermudah bagian pembelian dalam melakukan order terhadap pemasok dan juga mempermudah bagian penerimaan dalam mencocokkan barang yang datang dengan spesifikasi yang dibutuhkan restoran. Didalam tabel, terdapat satu jawaban yang menunjukkan jawaban “Tidak” yaitu pembelian masih dilakukan di luar pemasok terpilih. Hal ini terjadi pada saat kejadian terdesak dimana pemasok terpilih tidak dapat memasok kebutuhan bahan yang diharapkan oleh restoran karena lebih dari kesepakatan awal saat dilakukannya kerjasama. Hal ini tidak terlalu mempengaruhi operasional restoran, tetapi jika kejadian ini sudah sering terjadi maka akan berpengaruh terhadap tingkat ekonomisasi restoran. Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada perencanaan pembelian, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan sebagai berikut: a) Kriteria 1) Pembelian dilakukan hanya kepada daftar pemasok terpilih yang sudah terdokumentasi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 60 b) Kondisi 1) Pembelian masih dilakukan diluar pemasok terpilih dalam keadaan terdesak. c) Penyebab 1) Permintaan konsumen yang cukup melunjak membuat restoran membutuhkan bahan baku makanan yang lebih banyak. 2) Ketidakmampuan pemasok dalam menyuplai bahan baku makanan lebih dari kesepakatan awal saat dilakukan kerjasama yaitu dua kali dalam sehari. d) Akibat 1) Organisasi fungsi pembelian belum berhasil meminimalisir pengeluaran karena bahan baku makanan yang diperoleh didapat dari beberapa kegiatan yang kurang ekonomis. e) Alternatif Solusi 1) Untuk order dalam jumlah yang besar, restoran memberikan batas waktu pemesanan minimal beberapa hari sebelumnya sehingga dapat meminimalisir pembelian secara mendesak. 2) Melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu menyuplai sesuai kebutuhan restoran jika permintaan suplai tiga kali dalam sehari sudah sering terjadi. 3) Melakukan kerjasama dengan dua pemasok untuk bahan baku yang sama apabila untuk mendapatkan pemasok yang dapat menyuplai tiga kali dalam sehari cukup sulit. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 61 f) Rekomendasi 1) Melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu menyuplai sesuai kebutuhan restoran jika permintaan suplai tiga kali dalam sehari sudah sering terjadi. 3. Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Tabel di bawah ini merupakan tabel audit inspeksi dan penerimaan barang. Tabel 10: Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi 3 Ada pedoman yang tegas menyatakan personalia yang bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang diterima. 4 Bahan baku yang diterima dicocokkan dengan order pembelian 5 Setiap penerimaan bahan baku disertai dengan pembuatan laporan peneriman secara tertulis 6 Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai kuantitas 7 Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai keadaan kualitas PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 62 Lanjutan Tabel 10: Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 8 Perusahaan memiliki prosedur yang jelas mengenai barang yang tidak sesuai dengan spesifikasinya seperti kualitas di bawah standar, kuantitas kurang dan terlambat diterima Catatan : Diaudit Oleh: Jumlah Oscar Dian Valentino Jawaban Ya Tidak Tanggal: 22 Desember 2017 7 1 Dari hasil check list yang telah dilakukan pada proses inspeksi dan penerimaan barang pada Ambarketawang Resto, terdapat 7 jawaban “Ya” dan 1 Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya” 7 memiliki presentase sebanyak 87.5% dari perhitungan 8 𝑥100%. Berdasarkan hasil tersebut dapat dikatakan bahwa petugas penerimaan barang dianggap telah cermat dalam menilai dan memastikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan. Pada saat penerimaan barang pesanan, bahan baku makanan yang diterima akan langsung dicocokan dengan order pembelian dan nota dari pemasok. Hal tersebut membuat penerimaan pesanan tidak asal menerima saja, ada pengendalian mengenai kepastian barang yang diterima telah memenuhi spesifikasi seperti kuantitas dan kualitas sesuai pesanan dan ketepatan waktunya, meskipun laporan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 63 penerimaan barang yang ada belum dalam bentuk dokumen khusus yang terpisah dari permintaan pembelian dan order pembelian. Selain itu bagian fungsi pembelian juga sudah memiliki prosedur yang jelas jika barang yang tidak sesuai spesifikasi yang diminta. Bagian pembelian akan langsung meminta penukaran barang jika barang yang datang tidak sesuai dengan kualitas yang diminta. Mengenai kuantitas, ketika barang datang bagian pembelian akan langsung menimbang dan mencocokan dengan order pembelian. Ketika tidak sesuai (merugikan) maka akan meminta tambahan sesuai yang tertera pada order pembelian. Dari segi waktu, jika pemasok tidak mampu memberikan sesuai waktu yang ditentukan, maka restoran akan langsung mencari pemasok yang lain yang mampu memenuhi kesepakatan kerjasama. Di dalam tabel juga terdapat satu jawaban “Tidak”, yaitu tidak adanya pemisahan tugas bagian fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan. Meskipun fungsi pembelian tidak terpisah dengan fungsi bagian penerimaan, hal ini juga tidak terlalu berpengaruh terhadap kegiatan pembelian. Hal tersebut dikarenakan sudah menjadi kebijakan supervisor bagian dapur bahwa bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian karena akan lebih mudah dalam pelaksanaannya. Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada inspeksi dan penerimaan barang, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan sebagai berikut: PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 64 a) Kriteria 1) Adanya pemisaha fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian, penerimaan dan akuntansi. 2) Membuat laporan penerimaan barang secara terpisah saat barang telah diterima dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta. 3) Adanya prosedur secara tegas dan jelas mengenai barang yang tidak sesuai spesifikasi yang diminta dalam bentuk tertulis. b) Kondisi 1) Belum adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan. 2) Sudah ada laporan penerimaan barang, tetapi belum ada laporan penerimaan barang secara khusus dan terpisah yang dibuat oleh sebagai arsip dokumen restoran. 3) Sudah ada prosedur mengenai barang yang tidak sesuai spesifikasi, tetapi belum secara tertulis. c) Penyebab 1) Supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah jika bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian. 2) Penulisan permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang dalam satu buku dirasa lebih efisien oleh supervisor bagian dapur sehingga pembuatan laporan penerimaan barang secara terpisah dianggap tidak perlu. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 65 3) Penyampaian lisan secara berkala kepada karyawan lama dan baru mengenai prosedur dirasa sudah cukup. d) Akibat 1) Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud. 2) Sulit untuk melakukan cross check jika buku permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang hilang karena hanya ditulis dalam satu buku saja. 3) Prosedur atau kebijakan bisa berubah apabila supervisor bagian dapur berganti. e) Alternatif Solusi 1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP). 2) Melakukan pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan. 3) Membuat dokumen khusus secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. f) Rekomendasi 1) Membuat dokumen khusus secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 66 4. Program Audit Pembayaran dan Pelaporan Tabel di bawah ini merupakan tabel audit pembayaran dan pelaporan. Tabel 11: Tabel Audit Pembayaran Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Periode Audit: Desember Resto 2017 Program yang di audit: Pembayaran dan pelaporan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi 3 Pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. 4 Setiap tagihan dari pemasok dilengkapi dengan bukti penerimaan barang. 5 Dibuatkan bukti kas keluar Nota dari pemasok dianggap sudah cukup. Catatan : Diaudit Oleh: Jumlah Oscar Dian Valentino Jawaban Ya Tidak Tanggal: 22 Desember 2017 3 2 Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap proses pembayaran barang pada kegiatan pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto, terdapat 3 jawaban “Ya” dan 2 Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya” memiliki presentase 3 sebanyak 60% dari perhitungan 5 𝑥100%. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 67 Pada tahap terakhir ini yaitu tahap pembayaran barang dapat dikatakan bahwa penyelesaian kewajiban kepada pihak pemasok dapat dipertanggugjawabkan. Pada proses ini bagian akuntansi dan bagian admininstrasi/pembayaran telah terpisah dengan bagian pembelian. Pemisahaan fungsi antara bagian administrasi dan pencatatan memang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan internal cross chek restoran sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan. Pada tahap pembayaran kepada pihak pemasok akan dilakukan dibagian administrasi. Bagian admininstrasi akan mendapatkan laporan penerimaan barang dan didampingi karyawan bagian penerima barang dalam proses pembayaan yang dilakukan. Setelah melakukan pembayaran, nota yang didapatkan dari pemasok diberikan ke bagian akuntansi/pencatatan untuk dilakukan input pencatatan secara terkomputerisasi. Bagian akuntansi juga akan melakukan penyimpanan secara manual (bentuk hard copy). Didalam tabel, terdapat dua jawaban yang menunjukkan jawaban “Tidak” yaitu pembayaran yang dilakukan belum mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang dan belum dibuatnya bukti kas keluar oleh bagian akuntansi. Sejauh ini pembayaran hanya dilakukan dengan dilampiri laporan penerimaan barang oleh karyawan bagian penerimaan sebagai bentuk pengendalian bahwa barang yang dibayar sesuai spesifikasi yang diminta restoran. Hal tersebut tidak terlalu berpengaruh terhadap proses pembayaran karena supervisor bagian dapur menganggap bahwa lampiran laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan sudah cukup sebagai PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 68 perintah pengeluaran kas. Belum dibuatnya bukti kas keluar juga tidak terlalu berpengaruh karena restoran telah memiliki nota dari pemasok untuk di arsipkan sebagai bukti atas pembelian yang terjadi/dasar pencatatan kas keluar. Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada pembayaran barang, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan sebagai berikut: a) Kriteria : 1) Pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang yaitu bagian akuntansi. 2) Dibuatkan bukti kas keluar ketika pembayaran berlangsung. b) Kondisi : 1) Otorisasi pembayaran kepada pemasok masih dilakukan oleh bagian penerimaan. 2) Tidak dibuatkan bukti kas keluar dalam proses pembayaran oleh bagian akuntansi. c) Penyebab : 1) Supervisor bagian dapur menganggap bahwa laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan sudah cukup sebagai pengendalian pembayaran. 2) Nota dari pemasok dianggap sudah cukup sebagai dasar pencatatan akuntansi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 69 d) Akibat : 1) Kemungkinan terjadinya fraud karena perintah pengeluaran kas yang dilakukan hanya dari bagian penerimaan. Hal ini bisa terjadi karena bagian penerimaan dan pembelian belum terpisah dan otorisasi pembelian juga masih dilakukan oleh staf bagian pembelian. 2) Tidak adanya dasar pencatatan akuntansi untuk pengeluaran kas selain nota dari pemasok dan tidak adanya bukti utama bahwa restoran telah mengeluarkan uang tunai untuk pembelian bahan baku makanan. e) Rekomendasi : 1) Membuat bukti kas keluar pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan oleh bagian akuntansi sebagai bentuk otorisasi pengeluaran kas. Dari hasil proses audit yang telah dilakukan atas organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang, dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E yaitu efektif, efisien dan ekonomis. Dikatakan efektif dapat dilihat dari banyakanya jawaban “Ya” dalam hasil proses audit secara keseluruhan. Bagian pembelian dinilai telah mampu mencapai tujuannya dalam melakukan pembelian bahan baku makanan. Terlihat dari adanya prosedur pembelian yang secara tegas menetapkan dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian, bahan baku PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 70 yang diterima dicocokkan dengan order pembelian agar bahan baku yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan, dan setiap tagihan dari pemasok dilengkapi dengan laporan penerimaan barang sebagai bentuk pengendalian bahwa pembayaran hanya dilakukan jika bahan baku yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Pembelian bahan baku makanan dikatakan efisien karena mesikupun ada beberapa jawaban “Tidak” dalam tabel, tetapi tidak terlalu mempengaruhi kegiatan operasional pembelian. Karyawan yang merangkap jabatan antara pembelian dan penerimaan tetap dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari bagaimana bagian penerimaan dan pembelian masih dapat mengatasi pada saat adanya pembelian dengan kebutuhan mendesak, walapun biasanya karyawan hanya melakukan kegiatan pembelian dua kali dalam sehari. Hal ini juga terbantu karena sudah adanya prosedur yang jelas apabila dibutuhkan pembelian secara mendesak. Hal ini cukup penting dalam meningkatkan efisiensi operasional restoran. Pembelian bahan baku makanan dikatakan ekonomis karena bagian pembelian telah mampu mendapatkan sumber daya dengan pengorbanan yang seminimal mungkin. Hal tersebut terlihat dengan sudah adanya penyeleksian pemasok. Penyeleksian ini berguna bagi bagian pembelian dalam menentukan pemasok yang dapat menyediakan bahan baku makanan dengan harga yang kompetitif (disamping tepat waktu, kualitas dan kuantitas). Bagi pemasok yang terpilih, bagian pembelian akan melakukan kontrak kerjasama dengan pemasok. Kerjasama ini berguna bagi bagian pembelian untuk memperoleh bahan baku PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 71 makanan yang sesuai spesifikasi yang ditentukan tetapi dengan pengorbanan seminimal mungkin (kompetitif) dan berguna untuk mempermudah pembelian kembali yang akan dilakukan. D. Mengevaluasi Proses Audit Hal yang menjadi perhatian penulis selama proses audit pembelian bahan baku makanan adalah bahwa tidak adanya nomor urut pada dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. Sejauh ini, upaya yang dilakukan untuk mengganti nomor urut pada dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang adalah dengan menggunakan tanggal terjadinya transaksi. Bagian akuntansi juga belum melakukan otorisasi pada pengeluaran kas karena laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan dianggap sudah cukup oleh supervisor bagian dapur sebagai perintah pengeluaran kas. Bagian akuntansi juga belum membuat bukti kas keluar oleh karena nota dari pemasok sudah dianggap cukup sebagai bukti/dasar pencatatan pengeluaran kas. Selain itu, masih adanya pembelian di luar pemasok terpilih juga menjadi salah satu perhatian. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya pembelian di luar pemasok jika terjadi situasi mendesak atau permintaan konsumen yang melunjak dan pemasok terpilih tidak mampu menyuplai bahan baku makanan diluar kesepakatan jadwal. Pada bagian pembelian dan penerimaan, belum adanya pemisahan tugas dan wewenang membuat bagian ini cukup rentan terjadi kecurangan. Dengan otorisasi pembelian yang sejauh ini hanya dilakukan oleh karyawan/staf bagian pembelian tanpa otorisasi dari atasan, membuat bagian ini semakin rentan. Oleh PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 72 sebab itu, pemisahan tugas dan wewenang, serta pengevaluasian job description yang sejauh ini dijalankan oleh bagian pembelian harus dilakukan. E. Melaporkan Hasil Audit Tujuan audit internal ini adalah untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto serta memberikan rekomendasi guna perbaikan dan me mberi nilai tambah bagi restoran itu sendiri. Laporan hasil audit dibuat berdasarkan bukti audit yang ditemukan pada proses audit yang dilakukan dan menitikberatkan pada kepentingan pengguna. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 73 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Penulis dapat menyimpulkan bahwa dari hasil analisis data dan pembahasan yang telah dilakukan, pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Ambarketawang Resto telah mencangkup 3E yaitu efektif, efisien dan ekonomis. Restoran dianggap telah mampu melakukan pembelian bahan baku makanan sesuai dengan tujuannya, dan mampu memaksimalkan sumber daya yang ada dalam melakukan pembelian bahan baku makanan, serta mampu mendapatkan bahan baku makanan yang dibutuhkan dengan harga yang kompetitif. B. Keterbatasan Penelitian 1. Penulis sulit untuk menilai, mengidentifikasi kelemahan dan memberikan rekomendasi guna perbaikan karena tidak adanya ketentuan yang dibuat oleh pihak restoran secara tertulis (Standar Operating Procedure dan Jobs Description). 2. Penulis tidak bisa untuk melakukan pengecekan terhadap transaksi pembelian bahan baku makanan yang di input kedalam komputer bagian akuntansi yang menyebabkan penulis tidak bisa memastikan bahwa nota dari pemasok merupakan dasar pencatatan akuntansi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 74 C. Saran Saran yang bisa penulis berikan atas kelemahan yang ditemukan guna koreksi dan perbaikan untuk Ambarketawang Resto pada pembelian bahan baku makanan dan penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut: 1. Bagi Restoran a) Manajemen restoran diharapkan membuat Standar Operating Procedure (SOP) yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang mungkin diterapkan di Ambarketawang Resto. b) Manajemen restoran diharapkan membuat dokumen secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang dan diberi nomor urut pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan. c) Manajemen restoran diharapkan melakukan otorisasi untuk dokumen permintaan pembelian oleh pemakai barang, dokumen order pembelian minimal oleh supervisor bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan barang oleh penerima barang. d) Manajemen restoran diharapkan melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan restoran apabila pembelian di atas dua kali dalam sehari sudah sering terjadi sehingga tidak terjadi pembelian diluar pemasok terpilih. e) Manajemen restoran diharapkan melakukan pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 75 f) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan sebagai bentuk otorisasi pengeluaran kas. 2. Bagi Peneliti Selanjutnya a) Penelitian selanjutnya diharapkan memilih obyek penelitian yang telah memiliki Standar Operating Procedure (SOP) agar memudahkan peneliti dalam proses mengidentifikasi risiko dan menilai aktivitas operasionalnya sudah mencakup efektif, efisien dan ekonomis atau belum. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI DAFTAR PUSTAKA Ahmadi, Rulam. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. Akmal. 2007. Pemeriksaan Intern (Internal Audit). Yogyakarta: Indeks. Andayani, Wuryan. 2008. Audit Internal. Edisi 1. Yogyakarta: BPFEYOGYAKARTA Arens, Alvin A., Elder, Randal J., Beasley, Mark S. 2008. Auditing dan Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi. Jilid I. Yogyakarta: Erlangga. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Edisi Revisi VI. Jakarta: PT Rineka Cipta. Basrowi & Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Rineka Cipta. Bayangkara, IBK. 2016. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Edisi kedua. Jakarta: Salemba Empat. Boynton, William C. Johnson, Raymond N. Kell, Walter G. 2003. Modern Auditing. Jakarta: Erlangga. Carr, Amelia S. & John N, Pearson. 2002.“The Impact of Purchasing and Supplier Involvement on Strategic Purchasing and Its Impact on Firm’s Performance.”International Journal of Operations & Production Management. Volume 22 Issue 9. Carter, William K. 2009. Akuntansi Biaya. Jakarta: Salemba Empat. Jusup, Al Haryono. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Edisi kedua. Cetakan pertama, Yogyakarta: STIE YKPN. Kumaat, Valery G. 2011. Internal Audit. Yogyakarta: Erlangga. Marsum. 1991. Restoran dan Segala Permasalahannya. Yogyakarta: Andi Offset. Mulyadi. 2004. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Munawir. 2005. Auditing Modern. Buku Kedua. Yogyakarta: BPFE. 76 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Nur Harjanto, Ryan. 2010. “Analisis Pengaruh Harga, Produk, Kebersihan, dan Kualitas Layanan Terhadap Kepuasan Pelanggan”. Skripsi. Universitas Diponegoro, Semarang. Sanusi, Anwar. 2011. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Sawyer, Laurence B., Dittenhoffer, Mortimer A., dan Scheiner, James H. 2005. Sawyer’s Internal Auditing (Audit Internal Sawyer). Edisi Kelima. Buku Pertama. Jakarta: Salemba Empat. Sekaran, Uma. 2006. Research Methods for Business (Metodologi Penelitian untuk Bisnis) Buku Dua. Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat. Siregar, Badric. Bambang, Suripto. Dody, Hapsoro. Eko, Widodo Lo. Erlina Herowati. Lita, Kusumasari. & Nurofik. 2013. Akuntansi Biaya. Jakarta: Salemba Empat. Sondang, Siagian P. 2004. Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sunyoto, Danang. 2014. Auditing Pemeriksaan Akuntansi. Yogyakarta: CAPS (Center of Academic Publishing Service). Tampubolon, Robert. 2005. Risk and System-Based Internal Audit. Cetakan Pertama, Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Wiyasha, IBM. Akuntansi Manajemen untuk Hotel dan Restoran. 2007. Yogyakarta: Andi Offset. 77 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 78 LAMPIRAN PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 79 Lampiran 1 – Laporan Hasil Audit Internal Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan Yogyakarta, 2 Februari 2018 Perihal : Laporan Hasil Audit Internal Kepada Yth. Supervisor Bagian Dapur Ambarketawang Resto Di Yogyakarta Saya telah melakukan audit atas pembelian bahan baku makanan pada Ambarketawang Resto untuk periode Desember tahun 2017. Audit internal ini bertujuan untuk menilai tingkat keefektifan, keefisienan, dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Ambarketawang Resto dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit guna memberikan nilai tambah kedepannya bagi Restoran Ambarketawang. Hasil audit internal disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Ruang Lingkup Audit Bab III : Kesimpulan Audit Bab IV : Rekomendasi Secara keseluruhan, hasil audit menunjukkan bahwa dalam organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E (Efektif, Efisien, dan Ekonomis). Dalam pelaksanaan audit, saya telah memperoleh dukungan dari banyak pihak yaitu pemilik restoran, supervisor bagian dapur, staff accounting dan para karyawan yang berhubungan dengan proses audit ini maka dari itu saya mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik. Hormat saya, Oscar Dian Valentino PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 80 Lampiran 1 – Laporan Audit Internal (Lanjutan) Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan Bab I Informasi Latar Belakang Ambarketawang Resto adalah restoran yang awalnya didirikan untuk melengkapi keberadaan SPBU Ambarketawang. Saat ini Ambarketawang Resto sudah maju sangat pesat dan mampu melayani tamu sampai 1000 orang setiap harinya. Ambarketawang resto hadir dengan sajian khas nusantara dan buka 24 jam sehari. Oleh karena banyaknya tamu, restoran harus sering melakukan pembelian bahan baku makanan. Dalam menjalanakan aktivitasnya, restoran dapat melakukan kegiatan pembelian bahan baku makanan sampai dengan tiga kali dalam sehari. Tujuan diadakannya audit internal pada pembelian bahan baku makanan adalah untuk menilai kesesuaian antara implementasi dan peraturan, hukum, kebijakan, prosedur, atau standar yang digunakan untuk menilai aspek mana yang memerlukan perbaikan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 81 Lampiran 1 – Laporan Audit Internal (Lanjutan) Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan Bab II Ruang Lingkup Audit Ruang lingkup audit internal ini adalah pembelian bahan baku makanan periode Desember tahun 2017. Audit internal pembelian bahan baku makanan ini mencakup empat aspek utama yaitu organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 82 Lampiran 1 – Laporan Audit Internal (Lanjutan) Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan Bab III Kesimpulan Audit Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama proses audit dilakukan, kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut: 1. Organisasi Fungsi Pembelian Secara umum organisasi fungsi pembelian sudah efektif dalam melakukan pembelian bahan baku makanan secara efisien. Restoran telah melakukan pemisahan tugas dan fungsi pada bagian pembelian dengan bagian admininstrasi dan pencatatan/akuntansi. Untuk melakukan transasksi pembelian, bagian pembelian juga telah memiliki prosedur yang menetapkan dokumen-dokumen apa saja yang harus ada dan kebijakan untuk menjaga dan menyimpan dokumen pembelian. Ketika terjadi pembelian yang mendesak, bagian pembelian juga telah memiliki prosedur yang tegas dan manajemen juga telah menentapkan anggaran pembelian. Tetapi restoran belum memiliki kebijakan prosedur formal secara tertulis mengenai setiap aktivitas yang dilakukan, belum adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dan penerimaan, otorisasi pembelian dilakukan oleh staf bagian pembelian, belum adanya dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang secara terpisah dan tidak adanya nomor urut tercetak pada setiap dokumen. Penyebab dari penyimpangan tersebut adalah penyampaian lisan kepada karyawan sudah dianggap cukup, pelaksanaan dirasa lebih mudah apabila bagian penerimaan dan pembelian menjadi satu bagian, supervisor bagian dapur hanya ada satu orang dan tidak setiap saat berada di lokasi, pembuatan dokumen dalam satu buku dianggap lebih efisien dan penggunaan tanggal sebagai pengganti nomor urut dianggap lebih mudah. Tetapi hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya ketidakseragaman kebijakan apabila terjadi pergantian supervisor bagian dapur, sulit melakukan cross check jika buku permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang hilang dan terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud. 2. Perencanaan Pembelian Pada bagian perencanaan pembelian dapat dikatakan bahwa fungsi pembelian sudah melakukan pembelian secara tepat sesuai rencana dalam memenuhi kebutuhan di restoran. Bagian pembelian sudah mencari sumber PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 83 informasi mengenai pemasok bahan baku dan melakukan penyeleksian pemasok yang tepat waktu, tepat kualitas, tepat kuantitas dan harga yang kompetitif. Setelah itu, fungsi pembelian melakukan pendokumentasian terhadap pemasok yang terpilih yang akan memudahkan restoran dalam melakukan pembelian kembali. Dalam rencana pembelian, kuantitas dan waktu penggunaan telah tertulis jelas, sementara kualitas yang diinginkan hanya secara lisan. Tetapi pembelian masih dilakukan di luar pemasok terpilih. Hal ini terjadi pada saat kejadian mendesak. Hal ini disebabkan permintaan konsumen yang cukup melunjak membuat restoran membutuhkan bahan baku makanan yang lebih banyak sehingga pemasok terpilih tidak dapat memasok kebutuhan bahan yang diharapkan oleh restoran karena melebihi dari kesepakatan awal saat dilakukannya kerjasama. Hal ini dapat berakibat organisasi fungsi pembelian dianggap belum mampu meminimalisir pengeluaran karena bahan baku makanan yang diperoleh didapat dari beberapa kegiatan yang kurang ekonomis jika hal ini sudah sering terjadi. 3. Inspeksi dan Penerimaan Barang Dapat dikatakan petugas penerimaan dianggap telah cermat dalam menilai dan memastikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan. Pada saat penerimaan barang pesanan, bahan baku makanan yang diterima akan langsung dicocokan dengan order pembelian dan nota dari pemasok. Selain itu bagian fungsi pembelian juga sudah memiliki prosedur yang jelas jika barang yang tidak sesuai spesifikasi yang diminta tetapi belum dalam bentuk tertulis karena dianggap penyampaian secara lisan sudah cukup. Hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan adanya perubahan kebijakan apabila supervisor bagian dapur berganti. Bagian penerimaan juga telah membuat laporan penerimaan barang meski tidak berbentuk dokumen laporan penerimaan dalam bentuk kertas terpisah karena pembuatan laporan penerimaan barang secara terpisah dianggap tidak perlu. Hal ini dapat menyebabkan sulit dilakukan cross chek apabila buku hilang. Fungsi pembelian juga belum terpisah dengan fungsi penerimaan, hal ini disebabkan karena supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah jika bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian dan berakibat pada Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud. 4. Pembayaran Barang Tahap pembayaran barang dapat dikatakan bahwa penyelesaian kewajiban kepada pihak pemasok dapat dipertanggugjawabkan. Pada proses ini bagian akuntansi dan bagian admininstrasi/pembayaran terpisah dengan bagian pembelian. Pada proses ini, pembayaran akan dilakukan dibagian administrasi. Bagian admininstrasi akan mendapatkan laporan penerimaan barang dan didampingi karyawan bagian penerima barang yang menyatakan barang telah sesuai spesifikasi. Setelah melakukan pembayaran, bagian administrasi dan akuntansi akan menerima nota dari pemasok. Nota yang diberikan ke bagian PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 84 akuntansi akan langsung dicatat secara terkomputerisasi. Bagian akuntansi juga akan melakukan penyimpanan secara manual (bentuk hard copy). Di sisi lain pembayaran yang dilakukan belum mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang dan belum dibuatnya bukti kas keluar oleh bagian akuntansi. Sejauh ini pembayaran hanya dilakukan dengan dilampiri laporan penerimaan barang oleh karyawan bagian penerimaan sebagai bentuk pengendalian bahwa barang yang dibayar sesuai spesifikasi yang diminta restoran. Hal ini tidak terlalu berpengaruh terhadap proses pembayaran karena supervisor bagian dapur menganggap bahwa lampiran laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan sudah cukup. Belum dibuatnya bukti kas keluar juga tidak terlalu berpengaruh karena restoran telah memiliki nota dari pemasok untuk di arsipkan sebagai bukti atas pembelian yang terjadi. Dari hasil proses audit yang telah dilakukan atas organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang, dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E yaitu efektif, efisien dan ekonomis dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan. Mesikupun demikian, kelemahan dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan masih ditemukan yaitu: 1. Kelemahan pada peraturan dan kebijakan a) Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP) secara tertulis. 2. Kelemahan pada instrumen pengendalian seperti dokumen pembelian a) Belum adanya dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang secara terpisah. b) Belum adanya nomor urut pada dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian. c) Otorisasi pembelian masih dilakukan oleh staf bagian pembelian. d) Belum dibuatnya bukti kas keluar dalam kegiatan pembayaran oleh bagian akuntansi. 3. Kelemahan pada pengawasan dalam proses pembelian a) Belum adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan. b) Belum adanya otorisasi dari pihak yang berwenang dalam pembayaran yang dilakukan. 4. Kelemahan pada kerjasama dengan pemasok a) Masih adanya pembelian yang dilakukan diluar pemasok terpilih. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 85 Lampiran 1 – Laporan Audit Internal (Lanjutan) Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan Bab IV Rekomendasi Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang terdapat pada pembelian bahan baku makanan. Atas kelemahan yang didapat dari hasil audit, peneliti memberikan rekomendasi guna koreksi dan perbaikan yang dapat diambil atau digunakan oleh tim manajemen restoran untuk memperbaiki kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Kelemahan pada peraturan dan kebijakan a) Manajemen restoran diharapkan membuat Standar Operating Procedure (SOP) yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang mungkin diterapkan di Ambarketawang Resto. 2. Kelemahan pada instrumen pengendalian seperti dokumen pembelian a) Manajemen restoran diharapkan membuat dokumen secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang dan diberi nomor urut pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan. b) Manajemen restoran diharapkan melakukan otorisasi untuk dokumen permintaan pembelian oleh pemakai barang, dokumen order pembelian minimal oleh supervisor bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan barang oleh penerima barang. c) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan. 3. Kelemahan pada pengawasan dalam proses pembelian a) Manajemen restoran diharapkan melakukan pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang. b) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap transaksi pembelian yang dilakukan sebagai bentuk otorisasi pengeluaran kas. 4. Kelemahan pada kerjasama dengan pemasok a) Manajemen restoran diharapkan melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan restoran apabila pembelian di atas dua kali dalam sehari sudah sering terjadi sehingga tidak terjadi pembelian diluar pemasok terpilih. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 86 Keputusan untuk menindaklajuti rekomendasi yang berupa perbaikan atas kondisi pembelian bahan baku makanan merupakan kewenangan manajemen Ambarketawang Resto. Apabila tidak segera dilakukan perbaikan, peneliti khawatir peluang terjadinya sesuatu yang buruk semakin tinggi pada pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 87 Lampiran 2 – Daftar Pertanyaan Wawancara Daftar Pertanyaan Wawancara 1. Profil Restoran a. Apa nama restoran ini? b. Dimana alamat restoran ini? c. Kegiatan apa saja yang dilakukan restoran ini? 2. Bagaimana restoran ini bisa terbentuk? a. Siapa yang mendirikan? b. Tahun berapa didirikan c. Apa alasan didirikan restoran ini? d. Bagaiamana perkembangan restoran ini? 3. Bagaiamana struktur Organisasi di restoran ini? 4. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka? 5. Apakah restoran memiliki SOP secara tertulis terutama di bagian pembelian? 6. Apakah bagian pembelian mempunyai daftar uraian tugas (jobdesk) secara tertulis untuk para karyawannya? 7. Apakah kegiatan pembelian dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian fungsi pembelian? 8. Apakah perusahaan mempunyai daftar supplier/ pemasok secara tertulis? 9. Bagian apa saja atau adakah pengaturan siapa saja yang boleh membuat order pembelian? PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 88 Lampiran 2 – Daftar Pertanyaan Wawancara (Lanjutan) 10. Apakah order pembelian dibuat berdasarkan form permintaan pembelian dan berlaku untuk semua pembelian? 11. Apakah order pembelian diotorisasi oleh kepala bagian pembelian dan/atau manajer yang berwenang? 12. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara supervisor bagian dapur dengan seluruh bagian pembelian? 13. Apakah barang yang dipesan selalu diterima tepat waktu? 14. Apakah dibuat laporan penerimaan barang saat barang diterima? 15. Apakah dibuat laporan pembelian untuk diserahkan kepada manajemen? 16. Bagaimana proses pembayaran yang dilakukan kepada pihak pemasok? 17. Apakah dibuatkan bukti kas keluar saat melakukan pembayaran kepada pihak pemasok? PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 89 Lampiran 3 – Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ada kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan setiap aktivitas dan kegiatan pada fungsi pembelian Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan pesanan Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi Order pembelian tercetak dan diberi nomor urut Laporan penerimaan barang diberi nomor urut Manajemen menentapkan anggaran pembelian bahan baku Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan dokumen-dokumen yang digunakan dalam melakukan pembelian Prosedur pembelian secara tegas telah menetapkan prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus Organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk menjaga dan meyimpan dokumen pembelian. Diaudit Oleh : Tanggal : Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 90 Lampiran 4 – Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Perencanaan Pembelian No. Pernyataan Ya 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tidak Keterangan Restoran memiliki daftar pemasok terpilih yang terdokumentasi. Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kuantitas Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat kualitas Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan tepat waktu Setiap pemasok yang masuk dalam daftar terpilih telah diverifikasi dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan bahan dengan harga yang paling rendah Rencana pembelian telah memuat tentang kuantitas yang dibutuhkan Rencana pembelian telah memuat tentang standar kualitas bahan Rencana pembelian telah memuat tentang jadwal penggunaan bahan Pembelian dilakukan hanya kepada pemasok terpilih Diaudit Oleh: Tanggal: Jumlah Jawaban Catatan : PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 91 Lampiran 5 - Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 Fungsi pembelian terpisah dari bagian penerimaan Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi Ada pedoman yang tegas menyatakan personalia yang bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang diterima Bahan baku yang diterima dicocokkan dengan order pembelian Setiap penerimaan bahan baku disertai dengan pembuatan laporan peneriman secara tertulis Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai kuantitas Bahan baku yang diterima diperiksa mengenai keadaan kualitas Perusahaan memiliki prosedur yang jelas mengenai barang yang tidak sesuai dengan spesifikasinya seperti kualitas di bawah standar, kuantitas kurang dan terlambat diterima Diaudit Oleh: Tanggal: Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 92 Lampiran 6 - Tabel Program Audit Pembayaran Barang Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember 2017 Program yang di audit: Pembayaran dan Pelaporan Penerimaan Barang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 Fungsi pembelian terpisah dari bagian akuntansi 2 Fungsi pembelian terpisah dari bagian pembayaran/administrasi 3 Pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang 4 Setiap tagihan dari pemasok dilengkapi dengan bukti penerimaan barang 5 Dibuatkan bukti kas keluar Diaudit Oleh: Jumlah Catatan : Jawaban Ya Tidak Tanggal: PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 93 Lampiran 7 – Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pemebelian dan Penerimaan Barang PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 94 Lampiran 7 – Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pemebelian dan Penerimaan Barang (Lanjutan) PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 95 Lampiran 8 – Contoh Nota dari Pemasok PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 96 Lampiran 8 – Contoh Nota dari Pemasok (Lanjutan) PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 97 Lampiran 9 – Daftar Pemasok Bahan Baku Makanan Terpilih NAMA SUPPLIER AMBARKETAWANG RESTO NO NAMA SUPPLIER KETERANGAN 1 BU WIDODO AYAM 2 PAK MENTUK BERAS 3 PAK TUNANG DAGING SAPI 4 PAK ANANG IKAN LAUT 5 BU WARDI MINYAK GORENG, TELUR AYAM, GULA PASIR 6 PAK KIRNO IKAN 7 BU ENDANG SAYUR MAYUR 8 PAK MUJIONO KECAP ABC 9 PAK ABIDIN TEMPE MURNI 10 MB ARNY KERUPUK 11 PAK RUDI TAHU PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 98 Lampiran 10 – Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
