DEPARTEMEN YANG ADA DI HOTEL Departemen yang ada di hotel Secara umum hotel berbintang lima biasanya memiliki 8 Departemen, antara lain sebagai berikut: 1. Front Office Department Front Office Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubugan lagsung dengan tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima pendaftaran tamu, maupun memberikan informasi yang diinginkan tamu. 2. Food and Beverage Department Food and Beverage department adalah departemen hotel yang menangani halhal yang berkaitan dengan mengolah menyediakan makanan dan minuman serta bertugas memberikan pelayanan kepada tamu pada saat makan di restaurant. 3. Housekeeping Department Housekeeping department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta membersihkan berbagai fasilitas hotel. 4. Accounting departement Accounting departement adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab atas masalah administrasi hotel baik pengeluaran maupun pendapatan keuangan di hotel. 5. Personalia/HRD Department Personalia Departemen adalah suatu departemen hotel yang bertugas menerima dan menempatkan karyawan/trainee. serta menangani masalah yang dihadapi karyawan. 6. Engineering Department Engineering Department adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab untuk menangani perawatan maupun perbaikan atas semua alat-alat serta mesin yang ada di hotel apabila mengalami kerusakan. 7. Marketing department Marketting departement adalah suatu bagian yang bertugas memasarkan hotel kepada masyarakat maupun pelanggan agar setiap tahunnya mengalami peningkatan atas tamu-tamu yang menginap dan menggunakan fasilitasfasilitas hotel. 8. Security Department Security Department adalah suatu bagian yang bertugas menjaga keamanan hotel maupun tamu selama menginap (24 jam). Struktur organisasi Departemen yang ada di hotel 1. FRONT OFFICE Front Office Manager Ass. Front Office Manager Exec Lg. Manager GRO Manager Chief Operator GRO Supervisor Duty Manager GRO Chief Bus Service Chief Concierge Business Svc FD Supervisor Tlp. Operator Exec Lg. Assc RSV Manager Reservation Agent Bell Caption FDA Door Man Door Girl Airport Rep Bellman A. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager Area kerja Front Office Manager meliputi front office area, executive floor, dan business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya untuk dilaporkan kepada General Manager. Tugas pokok Front Office Manager: 1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office. 2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel. 3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar 4. Menyambut tamu VIP 5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya 6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di bagian kantor depan 7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan. 8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan 9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar B. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager Area kerja Assistant Front Office Manager meliputi front office, executive floor, business center. Ringkasan pekerjaan Assistant Front Office Manager adalah membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya Atasan langsung Assistant Front Office Manager adalah Front Office Manager. Tugas pokok Assistant Front Office Manager: 1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi. 2. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge. 3. Memantau operasional di front office 4. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge. 5. Memimpin briefing pada waktu shift malam. 6. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu 7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan hadir. 8. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan. C. Deskripsi pekerjaan Chief Concierge Ia bertugas untuk mengawasi dan mengatur koordinasi dan pelayanan kepentingan tamu. Selain bertanggung jawab atas bellboy, doorman, dan doorkeeper, Chief Concierge bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan barang tamu dan barang yang disimpan sementara atau lama. Tugas lain adalah pembuatan laporan harian. Tugas pokok Chief Concierge: 1. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel. 2. Memberikan training ke staff tentang: prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan keluhan tamu 3. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan 4. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan. 5. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi sign board) di lobby selalu benar dan akurat. D. Deskripsi pekerjaan Receptionist Area kerja Receptionist ialah front desk. Pekerjaan Receptionist yaitu menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya. Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA): 1. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan. 2. Melakukan pendaftaran tamu 3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap 4. Menangani tamu check-out 5. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang local 6. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian. 7. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut. E. Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer Area kerja Guest Relations Officer meliputi lobby, front office, executive lounge, kamar tamu. Pekerjaan Guest Relations Officer yaitu mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel. Selain itu ia bertugas mengatur dan mengoordinasi para guest relations officer, menyelesaikan masalah-masalah tamu, keluhan dan membantu yang perlu informasi, tiket, tur, dan acara lainnya. Tugas pokok Guest Relations Officer: 1. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat 2. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung 3. Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan 4. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying guest) 5. Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu 6. Menyambut tamu VIP di lobby 7. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci kamar. F. Deskripsi pekerjaan telepon Operator Ringkasan pekerjaan telepon Operator yaitu Melaksanakan pengelolaan pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen. Atasan langsung telepon Operator ialah Front Office Supervisor. Tugas Pokok telepon Operator: 1. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju. 2. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari departemen 3. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier 4. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan langsung membuat bill tersebut 5. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain 6. Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift 7. Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya (incognito) 8. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain. G. Chief information Selain bertanggung jawab atas information clerk, ia bertugas memberikan penerangan kepada para tamu serta melengkapi brosur dan buku informasi. H. F.O Casier F.O Cashier bertanggung jawab atas manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan kelancaran dan administrasi keuangandi kasir kantor depan. Ia bertanggung jawab atas semua laporan-laporan keuangan di kantor depan I. Chief reservation Bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar. Kepala pemesanan kamar melaporkan secara teratur laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Selain sebagai pelaksana (reservation clerk), ia bekerja sama dengan bagian lain. J. Night manager Menangani seluruh masalah operasional di front office pada malam hari 2. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT F & B Director Ass F & B Manager Chef de Cuisine Sauce Chef Ass Chef de Partie Bakery Restaurant & Bar Manager Banquet Manager Chief Steward Head Waiter Head Waiter Steward Supervisor COOK Captain Waiter Captain Waiter Dish/Pot Washer Waiter/Waitress Waiter/Waitress Room Service Order Taker A. Food & Beverage Director Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan 2. Melakukan analisa tentang pesaing 3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding 4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional 5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung 6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan 7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen 8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan B. Assistant Food & Beverage Manager Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan stewarding 2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya 3. Mengawasi jadual operasional bawahannya 4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding 5. Memonitor pelaksanaan store room requisition 6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan 7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja dengan food & beverage department 8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function 9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan 10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu 11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan 12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan . C. Restaurant & Bar Manager Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service 2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event 3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik 4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu 5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales 6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan 7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan 8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional 9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi 10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP 11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat 12. Menyelenggarakan briefing harian. D. Head Waiter Uraian tugas dan tangungjawabnya: 1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock 2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place” 3. Meneliti ketepatan daily sales report 4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran 5. Menangani keluhan tamu 6. Mengatur pembagian “station” 7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi 8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet 9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person) 10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up 11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik 12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition” 13. Menjalin hubungan baik dengan tamu 14. Membuat jadual kerja bawahan 15. Mengawasi disiplin bawahan 16. Menangani permasalahan tamu 17. Melakukan penilaian kerja bawahan 18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat . E. Assistant (Head Waiter Captain) Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya 2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place 3. Membuat daily sales report 4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock 5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan penjualan dan penyajian makanan dan minuman 6. Membuat repair dan maintanance order 7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP 8. Mengatasi keluhan tamu 9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan 10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik 11. Menjalin hubungan baik dengan tamu 12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat F. Waiter/ Waitress Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan 2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place 3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu 4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen 5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu 6. Melaksanakan clear up dari meja tamu 7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies 8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding 9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up 10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugastugasnya 11. Melakukan pembersihan area kerja 12. Menjalin hubungan dengan tamu 13. Menghadiri briefing harian G. Chief Bartender Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock 2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place 3. Membuat daily sales report 4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian, penjualan dan pelayanan 385 5. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama dengan F&B cost control 6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan 7. Mengatasi keluhan tamu 8. Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya 9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi 10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP 11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik 12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition” 13. Membuat repair dan maintanace order 14. Mengawasi disiplin bawahan 15. Menangani permasalahan tamu 16. Melakukan penilaian kerja bawahan 17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat H. Room Service Order Taker Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan kepada room service captain 2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu 3. Memelihara suasana kerja yang sehat 4. Menghadiri briefing head waiter 3. HOUSEKEEPING DEPARTMENT Housekeeper Ass Housekeeper Housekeeping Secretary Floor Supervisor Public Area Supervisor Linen Supervisor Laundry Supervisor Order Taker Room Attendent Public Area Attendent Linen Attendent Valet/Laundry Attendent Tugas dan Tanggung jawab A. Executive Housekeeper Executive Housekeeper merupakan pimpinan tertinggi di Housekeeping Department. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1. Merencanakan program kerja di housekeeping department 2. Berkoordinasi dengan Front Office Department untuk mendapatkan Expected Arrival List, Expected Departure List, Guest in House List, VIP in House List pada hari tersebut. 3. Mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kerja bawahannya 4. Mengadakan pelatihan dan memberikan petunjuk kerja yang baik dan benar kepada staff housekeeping 5. Bertanggung jawab atas pembelian barang dan obat pembersih, lena, guest amenities dan lain lain 6. Membuat jadwal kerja staff housekeeping dept B. Assistant Executive Housekeeper Assistant Executive Housekeeper, sesuai namanya merupakan asistant dari executive housekeeper yang bertugas dan bertanggung jawab menggantikan Executive Housekeeper jika sedang berhalangan atau libur. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1. Membantu pekerjaan Executive Housekeeper dalam membuat program kerja, petunjuk pelaksanaaan tugas sehari-hari 2. Mengontrol dan mengawasi kinerja bawahan 3. Mengontrol status kamar Check in, Check Out, Room change dan OOO 4. Mengontrol pemakaian bahan dan alat pembersih 5. Mengajukan permintaan pembelian bahan dan alat pembersih jika sudah habis 6. Memimpin dan membuat jadwal kerja Supervisior C. Housekeeping Secretary Housekeeping secretary merupakan section yang bertugas di dalam housekeeping office. Tugasnya adalah menerima informasi dari telepon dan juga merupakan pusat administrasi di Housekeeping Department D. Order Taker Order taker merupakan staff yang bekerja di housekeeping secretary section, dimana memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Menerima telepon dari department lain termasuk dari kamar tamu dan menindak lanjutinya 2. Menyampaikan perimtaan dari tamu kepada room boy dan petugas lainnya yang terkait untuk menindak lanjutinya 3. Mnerima dan mencatat guest complain yang disampaikan lewat telepon oleh tamu 4. Membuat get pass atau surat ijin untuk membawa barang keluar hotel 5. Membuat Lost and Demage Report kepada accounting atau purchasing department E. Floor Supervisior Floor supervisior adalah team leader yang mengawasi dan mengontrol kinerja dari room attendant selama melaksanakan tugas. Adapun rincian tugas dan tanggung jawab floor supervisior adalah: 1. Mengadakan briefing dengan para room attendant sebelum mengawali shift dan membahas mengenai hal-hal yang menyangkut kamar tamu seperti VIP, request dan lainnya 2. Membagikan master key dan peralatan ke masing-masing room attendant 3. Melaporkan kehilangan atau kerusakan di dalam kamar tamu agar dapat diperbaiki oleh engineering 4. Menerima kembali master key setelah shift berakhir dari room attendant 5. Mengecek kembali hasil kerja room attendant dan memastikan semua sudah sesuai SOP 6. Memperbarui status kamar dari Dirty menjadi Clean F. Room Attendant Room attendant adalah staff yang bertugas dalam menjaga kebersihan, kerapian, kelengkapan, keindahan dan kenyamanan dari kamar tamu. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut. 1. Memeriksa dan menulis status kamar saat memulai shift pada work plan 2. Menyiapkan trolley beserta kelengkapannya, meliputi linen, guest supplies, guest amenities, dan cleaing material 3. Melaksanakn pembersihan kamar tamu, mulai dari tempat tidur, kamar mandi dan balcony 4. Membuat laporan mengenai kamar yang sudah dibersihkan pada work plan 5. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior 6. Merapikan dan mengatur trolley ketika sudah selesai digunakan 7. Menggudangkan cleaning equipment dan supplies dalam keadaan bersih G. Public Area Attendant Public area attendant bertugas dalam menjaga kebersihan, kerapian, kelengkapan, keindahan dan kenyamanan area-area umum/Public Area di hotel. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pembersihan di area-area umum sesuai dengan tugas yang diberikan supervisior 2. Melakukan general cleaning pada area-area umum 3. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior terkait area kerja H. Linen/Uniform Supervisior Linen/Uniform supervisior merupakan team leader yang bertugas dalam mengawasi dan mengontrol kerja para staff linen attendant. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut. 1. Mengadakan briefing dengan linen attendant sebelum mengawali shift 2. Mengawasi kerja linen attendant selama mereka bertugas 3. Memberikan pelatihan bagi para linen attendant 4. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat yang digunakan di linen section 5. Memberikan penilaian bagi para public area attendant 6. Mengawasi pembagian linen kepada room attendant 7. Membuat laporan mengenai linen yang spot/memiliki noda, robek dan tidak dapat digunakan lagi I. Linen Attendant Linen attendant bertugas dalam penanganan linen-linen yang ada di hotel. Tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1. Menerima linen kotor dari berbagai section dan department yang ada di hotel 2. Mencatat linen kotor yang diterima 3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari linen-linen tersebut. 4. Membagikan linen kepada section dan department yang ada di hotel 5. Mencatat linen hotel yang sudah rusak, bernoda dan tidak dapat digunakan J. Laundry Supervisior Laundry supervisior merupakan team leader di laundry section. Laundry disini kadang bisa menjadi satu dengan linen atau dipisah. Pada hotel-hotel besar, biasanya mereka menyediakan fasilitas pencucian pakaian bagi tamu. Adapun tugas dan tanggung jawab dari laundry supervisior adalah sebagai berikut : 1. Mengawasi kerja laundry attendant selama mereka bertugas 2. Memberikan pelatihan mengenai SOP yang berlaku 3. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat pembersih di Laundry section K. Laundry Attendant/Valet Laundry attendant atau valey merupakan petugas laundry yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Menerima request pencucian pakaian dari tamu 2. Mengambil dan memberikan tanda bukti pencucian kepada tamu 3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari laundry tamu tersebut. 4. Mengirimkan laundry yang sudah bersih ke kamar tamu 5. Memperhatikan dan memberikan pelayanan khusus kepada pakaian-pakaian tamu tertentu 4. ACCOUNTING DEPARTMENT Finance & Accounting Controller Asst Financial Controller General Ledger EDP Manager General Cashier Asst EDP Manager Acct Payable Cashier Superviso r Outlet Cashier Accounting Supervisor Purchasing Manager F&A Control er Credit Supervisor Income Auditor Cost Contro l Night Auditor F&B Controller A/R Clerk Storeman Receiver Purcasing clerk Buyer A. Finance Manager 1. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur 2. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang 3. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request ) 4. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi 5. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager B. Accounting Supervisor 1. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager 2. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya 3. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager C. Night Audit 1. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari 2. Membuat summary revenue pada malam hari 3. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier 4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager D. Internal Audito 1. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir 2. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan 3. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager 4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager E. Cost Controller 1. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi 2. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager 3. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar 4. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager 5. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi 6. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager F. Purchasing Supervis 1. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier 2. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order 3. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager 4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager G. Store Room Supervisor 1. Menjaga semua barang yang ada di gudang 2. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang 3. Membuat summary bulanan (Inventory) barang untuk laporan kepada Fin. Manager 4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager H. Chief Cashier 1. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore 2. Bekerja sama dengan Night Audit 3. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager 4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager I. Accountant 1. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor 2. Memimpin pekerjaan bawahan : City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper 3. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor 4. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor J. City Ledger 1. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer 2. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier 3. Membuat daftar piutang untuk Accountant 4. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant K. Account Receivable 1. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit 2. Membuat Summery Revenue 3. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie 4. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih 5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant L. General Cashier 1. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran 2. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank 3. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper 4. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan 5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant M. Account Payable 1. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian 2. Membuat summary bulanan pembelian 3. Memproses uang pengeluaran Hotel 4. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir 5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant 5. HRD DEPARTMENT HRD Manager General Aaffair Supervisor Recruitment Supervisor Training & Devlopment supervisor Compensation & Benefit Supervisor Non Material Werwhouse Staff Playroll Staff Welfare Staff A. HRD ( Human Resources of Development ) Manager HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu: 1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan. 2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut: 1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan 2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu. 4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan. 5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus. B. HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment Tugas Pokok dan Tanggung Jawab: 1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja. 2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru. 3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi. 4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. 5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana. 6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja. 7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik 8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti). C. General Affair Supervis Tugas Pokok dan Tanggung Jawab: 1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. 2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak. 3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait. 4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. 5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. 6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor. D. Non Material Warehouse Staff Tugas Pokok dan Tanggung jawab: 1. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb. 2. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor. E. Compensation and Benefit Supervisor Tugas Pokok dan Tanggung jawab: 1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan. 2. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi) 3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu 4. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti,medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar 5. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar. 6. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja 7. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu. F. Payroll Staff Uraian tugas: 1. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporanlaporannya. 2. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment” ,tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan. 3. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat. G. Welfare Staff 1. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter. 2. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan. 3. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan. 4. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit. H. Trainning Supervisor 1. Melakukan proses trainning new comer. 2. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali. 3. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen. 4. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning. 5. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus. 6. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi. 6.ENGINEERING DEPARTMENT Engineering management Aisistant Administration Functions Secretarial Building system function Preventive maintenance Clerical Scheduling Records Carpenter Painter Hvac Purchasing Inventory Crafts Plumbing Electricity Refrigeration Cabinet maker Upholsterer Groundskeeper Computer system Elevators A. CHIEF ENGINEER 1. Bertanggung jawab mengatur Engineering departemen 2. Bertanggung jawab terhadap peralatan meeting yang digunakan yang berhubungan dengan teknik. 3. Bertanggung jawab terhadap penyaluran tenaga listrik yang cukup keselur uh bagian hotel. 4. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perbaikan bangunan ,furnit ur ,perabot Hotel ASSISTAN 1. Bertugas memberikan bantuan dan pertimbangan teknis kepada CHIEF ENGINEER terhadap masalah teknis yang dihadapi dilapangam, serta me ngawasi pekerjaan pada bidang masing-masing dilapangan B. ADMINISTRATION FUNCTIONS 1. SECRETARIAL Mengorder barang, mengatur schedule, mengorder barang seperti spareparts dl 2. PURCHASING Bagian pembayaran disaat barang pesanan dating 3. INVENTORY Bagian yang mencatat tentang penyimpanan barang-barang elektronik 4. PREVENTIVE MAINTENANCE Bagian yang mengatur jumlah uang yang keluar di bagian pemesanan agar tidak mengeluarkan banyak biaya 5. CLERICAL Juru tulis yang mencatat semua pengeluaran dan pemasukan biaya dan bar ang barang yang dipesa 6. SCHEDULING Bagian yang mengatur jadwal kerja para karyawan, jadwal penerimaan bar ang dll 7. RECORDS Bagian yang mencatat seluruh kegiatan atau hasil akhir pekerja dan menda ta sesuatu yang selesai diperbaiki. C. BUILDING SYSTEM FUNCTION 1. HVAC Heating,ventilation, dan airconditioning" bertugas menentukan suhu dan k elembaban udara dalam sebuah gedung dan juga menyediakan kontrol asa p, menjaga tekanan antar ruang, dan menyediakan udara segar bagi tamu 2. PLUMBING Bagian yang bertugas memperbaiki toilet, atau bagianbagian yang rusak seperti keran air macet, bocor, wc tersumbat, air panas tidak keluar, dll. 3. ELECTRICITY bagian yang bertugas memperbaiki bagian elektronik atau listrik seperti tv yang rusak, hairdryer yang rusak , kabel terputus , mengganti lampu, dll 4. REFRIGERATION bagian yang bertugas memperbaiki kulkas atau lemari es 5. COMPUTER SYSTEM Bagian yang bertugas untuk memperbaiki komputer yang rusak atau error 6. ELEVATORS Bagian yang bertugas memperbaiki elevator atau lift yang macet dan rusak D. CRAFTS 1. CARPENTER Tukang kayu, yang bertugas untuk memperbaiki atau mengecek keadaan barang atau ses uatu yang ada di hotel yang berhubungan dengan kayu. Atau bisa juga seorang pengrajin kayu ya ng membuat barang dari kayu untuk keperluan hotel. 2. PAINTER Bagian yang bertugas untuk mengecat ruangan, kamar, atap yang catnya te lah pudar 3. CABINET MAKER Bagian yang bertugas untuk membuat lemari kaca 4. UPHOLSTERER bagian yang bertugas membuat perabot rumah dan mebel contohnya kursi , meja makan , dll 5. GROUNDSKEEPER Bagian yang menjaga kebun dan tanaman yang ada di hotel agar tetap indah 7.MARKETING DEPARTMENT Sales Manager Public relaction Banquet sales Sales ecexutive Sales ecexutive Graphic design Section yang ada di Sales & Marketing Department dan tugas masing - masing A. Senior Sales Manager 1. Bertanggung jawab atas Travel Agent, Corporate, Government 2. Menyetujui harga bottom yang ditawarkan oleh tamu 3. Menyetujui segala kegiatan yang akan di laksanakan oleh Public Relation maupun Sales 4. Memimpin seluruh Sumber Daya Manusia Sales & Marketing 5. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager B. Sales Executive 1. Masing – masing SE mempunyai tugas masing seperti bertanggung jawab atas Corporate, maupun Government 2. Bertanggung jawab atas event yang sedang berlangsung 3. Melakukan Follow Up event 4. Mengawasi jalannya persiapan yang dilakukan oleh masing – masing department sebelum event berlangsung 5. Mengawasi jalannya event 6. Memastikan event berjalan dengan lancer dan memuaskan C. Sales Admin 1. Menyiapkan Report – report BEO, GRM, Amandement , Breakdown 2. Merekap semua laporan event 3. Menyiapkan berkas – berkas yang diperlukan guna pembayaran 4. Bertanggung jawab atas laporan yang dilakukan tim penjualan dan pemasaran 5. Bertanggung jawab terhadap laporan mingguan dan bulanan sales & marketing department yang dikirimkan kepada General Manager 6. Bertanggung jawab atas materi yang disiapkan untuk sales meeting D. Public Relation 1. Bertanggung jawab atas melakukan kerjasama denagn media guna menjalin kerjasama 2. Bertanggung jawab menjalin hubungan baik dengan media 3. Melakukan kerjasama dengan media baik cetak maupun elektronik 4. Bertanggung jawab atas perencanaan strategi pemasaran 5. Melakukan petencanaan event yang akan diadakan oleh Hotel dengan kepentingan promosi E. Art Design 1. Bertanggung jawab atas design untuk dekorasi bagian hotel saat event seperti hari raya Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Tahun Baru, dll 2. Bertanggung jawab atas design backdrop grup yang akan melaksanakan event 3. Menyiapkan backdrop 4. Bertanggung jawab untuk design promo di setiap department 5. Bertanggung jawab atas percetakan. Mulai dari mengirim design ke percetakan hingga pengambilan. 8. SECURITY DEPARTMENT Rescom area manager Deputy manager security Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Danru Danru Danru Danru Anggota Anggota Anggota Anggota Chief/korlap adm.sec
