MAKALAH PENULISAN LAPORAN BISNIS DOSEN MATA KULIAH Djoko Soedibjo Pinilih DW, SE.,MM DISUSUN OLEH Eunike Tiara Margaretta 20191111059 STIE INDONESIA BANKING SCHOOL MANAJEMEN 2019/2020 1 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas bimbingan-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Penulisan Laporan Bisnis” untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Adapun makalah “Penulisan Laporan Bisnis” berisikan penjelasan sistematika dan bentuk dari laporan bisnis, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan laporan bisnis, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan penulisan laporan bisnis. Penulis mengucapkan terima kasih kepada Dosen Komunikasi Bisnis, Bapak Djoko yang telah membimbing penyelesaian makalah. Kami juga berterima kasih kepada para pihak yang mendukung penulisan makalah. Penulis berharap agar makalah ini dapat berguna bagi pihak yang membaca dalam penyusunan/penulisan laporan bisnis. Dengan kerendahan hati, penulis memohon maaf apabila ada kesalahan dalam proses pembuatan makalah. Penulis berharap terbuka pada kritik dan saran sebagai bagian dari revisi makalah ini. Jakarta, 15 Juni 2020 Penulis 2 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................................................................. 2 DAFTAR ISI................................................................................................................................................ 3 BAB I ............................................................................................................................................................ 4 PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 4 1.1 Latar Belakang .............................................................................................................................. 4 1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penulisan ........................................................................................................................... 5 BAB II .......................................................................................................................................................... 6 PEMBAHASAN .......................................................................................................................................... 6 2.1 Membuat Laporan Bisnis yang Baik ............................................................................................. 6 2.2 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis ............................................................................................. 7 2.3 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis ................................................................................................. 8 BAB III....................................................................................................................................................... 12 PENUTUP.................................................................................................................................................. 12 3.1 Kesimpulan ................................................................................................................................. 12 3.2 Saran ........................................................................................................................................... 12 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 13 3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan bisnis. Semua perusahaan saat ini harus memiliki laporan bisnis mereka masing-masing. Laporan bisnis tersebut meliputi kegiatan operasional apa saja yang telah dilakukan oleh perusahaan tersebut. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan tersebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan/ bisnis. Seperti yang dikatakan oleh Riaz Khadem dan Robert Lorber dalam bukunya yang berjudul “One Page Management Report”, dikatakan bahwa laporan bisnis adalah satu cara menyampaikan kritik yang bertujuan membantu manajer perusahaan atau usaha tertentu melihat titik-titik kurang, atau lebih dalam perusahaan agar bisa terus berkembang. Oleh karena itu, dalam berbisnis hal yang utama diperhatikan adalah laporan bisnis. Dengan adanya laporan bisnis, perusahaan akan lebih mudah dalam menjalankan perusahaannya tersebut. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang dan uraian masalah diatas, maka penulis merumuskan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara membuat laporan bisnis yang baik? 2. Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk penulisan laporan bisnis? 3. Apa yang dimaksud dengan Organisasi Tubuh Laporan Bisnis? 4 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. Untuk mengetahui cara membuat laporan bisnis yang baik. Untuk mengetahui apa saja yang perlu dipersiapkan untuk penulisan laporan bisnis. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan Organisasi Tubuh Laporan Bisnis. 5 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Membuat Laporan Bisnis yang Baik Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis : 1. Akurat Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi : Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret. Laporkan semua fakta yang relevan. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif. Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan. Jaga bias pribadi dalam suatu laporan 2. Keputusan yang Baik Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut : Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan. Melihat fakta-fakta yang tersedia. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah. 6 3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri : Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan? Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan? Kapan suatu Laporan Dibuat? Ke mana Laporan akan Dikirim? Mengapa suatu Laporan Dibuat? Bagaimana Sikap Pembaca? 2.2 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis Persiapan adalah suatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya dalammembuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan mencakuppaling tidak 6 dari tahapan seperti berikut ini. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuanpenyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti : apa yang diinginkan,berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu anda dalam menetapkan masalah,tujuan, ruang lingkup, keterbatasan, dan judul suatu laporan. Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan Memvisualisasikan pembaca atau pendengar anda dan kebutuhan mereka adalah tahapanyang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan laporan bisnis,perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorangyang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akana menerimalaporan tersebut, baik dari segi pendidikannya , pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapatmengenai sasarannya. Menentukan Ide atau Gagasan Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporanberdasarkan rencana kerja yang rinci untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagaidasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan Tahap ke empat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukand a r i s u m b e r - s u m b e r ya n g d a p a t d i p e r c a ya . U n t u k b e b e r a p a l a p o r a n m u n gk i n a nd a mempunyai data di dalam ingatan anda. Namun, anda mungkin perlu juga mencari data datatambahan dengan melakukan penelitian sekunder dan penelitian primer. 7 Menganalisis dan Menafsirkan Data Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namununtuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diproleh dariberbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsirananda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan ataumemanipulasi fakta yang relevan Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati hati, anda dapt mengorganisasikanhasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, andaperlu tau tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan kerangka. 2.3 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis 1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis. I a) Cara Deduktif Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan. Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena ia memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar da at segera mengetahui bagian akhir (terminalsection) laporan baru kemudian, kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat menggunakan cara deduktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. Ingin mengetahui good news atau informasi netral. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif b) Cara Induktif Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut: 8 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews). Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif 2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini : a) Membuat Topik-topik atau Kriteria Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan. Judul utarna laporan Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang paling penting. b) Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian Dalam pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya. c) Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat Organisasi ini adalah bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabangcabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia. d) Menjelaskan suatu proses atau prosedur Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan prosedur melakukart tabungan atau penarikan simpanan. e) Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting. f) Menyusun urutan tingkatjami & tritas Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui. 9 g) Menyusun sumber-sumber yang digunakan Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misainya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir. h) Pemecahan Masalah Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi. 3. Metode Outline Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda. Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul. a) Jenis-jenis judul Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle. Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul: Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas. 10 b) Format Outline Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia. Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn sampai pada judul utamanya. Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu: Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul. Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul. 11 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Dalam menjalankan bisnis, ada banyak bentuk komunikasi yang kita lakukan dan salah satunya adalah penggunaan laporan bisnis. Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Laporan bisnis merupakan hal yang paling penting yang digunakan dalam suatu perusahaan. 2. Laporan bisnis bertujuan untuk membantu manajer perusahaan atau usaha tertentu melihat titik-titik kurang, atau lebih dalam perusahaan agar bisa terus berkembang. 3. Dalam menyusun laporan bisnis, sangatlah penting untuk mengetahui bagaimana persiapan sebelum menulis laporan bisnis dan cara-cara dalam menyusun laporan bisnis. 3.2 Saran Sebaiknya dalam menyusun laporan bisnis harus mengikuti aturan dan persiapan yang tepat, agar laporan yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan dalam suatu organisasi atau perusahaan. 12 DAFTAR PUSTAKA Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi 2) Jakarta : Penerbit Erlangga,2002. Melinsoya, “Penulisan Laporan Bisnis”, 27 Februari 2019, <https://simmygroup2.blogspot.com/2019/02/penulisan-laporan-bisnis.html>, [diakses pada 15 Juni 2020] 13
