PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI PENYUSUNAN OUTLINE BAHAN PELAPORAN UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI KINERJA DI BAGIAN PELAPORAN PIMPINAN DAN HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA BIRO KOMUNIKASI PUBLIK SEKRETARIAT JENDERAL DISUSUN OLEH : NAMA NIP : HILAL NOERMA PUTRA : 199207102019031005 BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019 DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................................................................................................. 3 ABSTRAK...................................................................................................................... 6 BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................... 7 1.1. Latar Belakang ................................................................................................... 7 1.2. Tujuan..............................................................................................................10 1.3. Ruang lingkup ...................................................................................................10 BAB II RANCANGAN AKTUALISASI.................................................................................11 2.1 Environmental Scanning .....................................................................................11 2.1.1. Identifikasi Isu .........................................................................................11 2.1.2. Dampak Isu .............................................................................................11 2.1.3. Gagasan Pemecahan Isu ...........................................................................11 2.2. KEGIATAN PEMECAHAN ISU ...............................................................................11 2.3. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN PERAN DAN KEDUDUKAN ASN ....................12 2.4. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN NILAI-NILAI DASAR ASN (ANEKA)...............13 2.5. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN NILAI-NILAI DASAR KEMENTERIAN PUPR (IPROVE) ..........................................................................................................14 BAB III........................................................................................................................16 3.1. REALISASI PELAKSANAAN AKTUALISASI .............................................................16 3.2. HAMBATAN DAN KENDALA .................................................................................18 3.3. ANALISIS .........................................................................................................19 3.3.1. ANALISIS MANFAAT .....................................................................................19 3.3.2. ANALISIS DAMPAK.......................................................................................19 BAB IV PENUTUP .........................................................................................................21 4.1. KESIMPULAN ....................................................................................................21 4.2. SARAN DAN REKOMENDASI ................................................................................21 LAMPIRAN ...................................................................................................................22 Lampiran 1. Matriks Rancangan Aktualisasi ...............................................................22 Lampiran 2. Rencana Kegiatan ...................................... Error! Bookmark not defined. ABSTRAK Penyiapan bahan pelaporan pimpinan dan penyediaan informasi pimpinan serta koordinasi hubungan antar lembaga pemerintah/non pemerintah merupakan tugas dari Bagian Pelaporan dan Hubungan Antar Lembaga (PPHAL), Biro Komunikasi Publik Kementerian PUPR. Bahan materi pelaporan yang disiapkan digunakan sebagai bahan informasi pimpinan yang mendukung kegiatan atau agenda pimpinan. Namun, dalam tahap penyiapan bahan pelaporan, terkadang memakan waktu lama karena menunggu sekor/unit organisasi mengirim data dan informasi yang dibutuhkan kemudian mengolah data tersebut kembali sesuai dengan format bahan pelaporan sehingga diperlukan adanya outline bahan pelaporan pimpinan. Selain itu, dengan adanya outline bahan pelaporan pelaporan maka bagian PPHAL memiliki data dan informasi yang valid dan terkini sebagai acuan pembuatan bahan pelaporan. Penyusunan outline bahan pelaporan untuk pembaharuan data dan informasi merupakan implementasi dari kedudukan dan peran PNS dalam NKRI, yaitu Whole of Government (WoG) karena dalam pelaksanaannya melibatkan sektor terkait di kementerian PUPR. Tahapan kegiatan dalam aktualisasi ini melalui 5 (lima) kegiatan. Kegiatan tersebut dilakukan dengan mengimplementasikan nilai dasar ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu. Kegiatan ini juga dikaitkan dengan visi misi organisasi yaitu sesuai dengan misi Sekretariat Jenderal dan nilai-nilai Kementerian PUPR yakni Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner dan Etika Akhlakul Karimah (IPROVE). Output dari kegiatan aktualisasi ini adalah outline bahan pelaporan yang dapat dimanfaatkan dalam penyusunan laporan pimpinan. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Aparatur Sipil Negara mempunya peran yang amat penting dalam rangka menciptakan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi dalam menyelenggarakan pelayanan kepada masyarakat secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang Undang Dasar Tahun 1945. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicita-citakan oleh bangsa Indonesia. Sejalan dengan telah ditetapkannya Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (UU ASN), CPNS wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses diklat terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Salah satu kompetensi yang dibangun dalam Pelatihan Dasar CPNS Golongan III ialah mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya. Kementerian PUPR merupakan unit organisasi pemerintahan yang bertugas untuk menjalankan pembangunan infrastruktur sarana dan prasaran di Indonesia. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 2015 tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dan Peraturan Presiden Nomor 135 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 2015 tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam penyelenggaraan negara memiliki peranperan vital sebagai pemersatu bangsa. Menurut UU No. 5 Tahun 2014, ASN memiliki 3 peranan, yaitu sebagai pelayan publik, pelaksana kebijakan, dan sebagai perekatpemersatu bangsa Indonesia. Keberadaan ASN di Kementerian PUPR, terutama di Biro Komunikasi Publik memiliki fungsi penting sebagai penghubung antara pemerintah dengan masyarakat dalam pemberian informasi pembangunan PUPR demi mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bentuk pelayanan publik. Selama kegiatan melayani publik, ASN yang baik hendaklah mengacu kepada nilai-nilai ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti-Korupsi. Melalui nilai-nilai ANEKA yang ditanamkan kepada PNS sejak awal, maka diharapkan akan terwujudnya pemerintahan yang lebih baik, sesuai dengan visium Indonesia, yaitu Whole of Government (WoG). Whole of Government (WoG) merupakan konsep penyelenggaraan pemerintah yang menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih luas guna mencapai tujuan pembangunan kebijakan, menajemen program, dan pelayanan publik. Whole of Government juga dikenal sebagai pendekatan interagency, yaitu pendekatan yang melibatkan sejumlah kelembagaan yang terkait dengan urusanurusan yang relevan. Pendekatan WoG mencoba menjawab pertanyaan klasik mengenai koordinasi yang sulit terjadi di antara sektor atau kelembagaan sebagai akibat dari adanya fragmentasi sektor maupun eskalasi regulasi di tingkat sektor. Sehingga WoG sering kali dipandang sebagai perspektifbarudalam menerapkan dan memahami koordinasi antar sektor. Melalui perwujudan Whole of Government dan pelaksanaan pemerintahan yang lebih baik, maka diharapkan akan terwujud efisiensi dan kredibilitas pemerintahan dimata masyarakat dan stakeholder terkait. Kementerian PUPR mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Kementerian PUPR dalam menjalankan tugas tersebut, menjalankan salah satu fungsi antara lain: perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya air, penyelenggaraan jalan, penyediaan perumahan dan pengembangan kawasan permukiman, pembiayaan infrastruktur, penataan bangunan gedung, sistem penyediaan air minum, sistem pengelolaan air limbah dan drainase lingkungan serta persampahan, dan pembinaan jasa kontruksi. Sekretariat Jenderal sebagai unit organisasi di bawah Kementerian PUPR dan bertanggung jawab kepada Menteri, memiliki salah satu fungsi yaitu pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi Kementerian PUPR. Untuk fungsi hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi dilaksanakan oleh Biro Komunikasi Publik. Berdasarkan Peraturan Menteri PUPR Nomor 3 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Biro Komunikasi Publik memiliki tugas melaksanakan pembinaan dan penyelenggaraan komunikasi publik di lingkungan Kementerian PUPR. Biro Komunikasi Publik dalam menjalankan tugas dan fungsinya terbagi atas empat bagian yaitu Bagian Pelayanan Informasi Publik dan Umum, Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Publikasi dan Perpustakaan, dan Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan Antar Lembaga (PPHAL). Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan Antar Lembaga (PPHAL) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan pelaporan dan penyediaan informasi pimpinan serta koordinasi hubungan antar lembaga pemerintah/non pemerintah. Bagian PPHAL dibagi menjadi dua subbagian yaitu: Subbagian PPHAL 1 yang bertugas melakukan penyiapan bahan materi pelaporan, pengelolaan dan pengolahan informasi laporan, evaluasi laporan pimpinan di bidang Sumber Daya Air, Bina Marga, Cipta Karya, Penyediaan Perumahan, Pembiayaan Perumahan serta fasilitasi hubungan antar lembaga pemerintah/non pemerintah terkait; dan Subbagian PPHAL 2 yang bertugas melakukan penyiapan bahan materi pelaporan, pengelolaan dan pengolahan informasi laporan, evaluasi laporan pimpinan di bidang Bina konstruksi dan lingkup Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Badan Pengembangan Infrastruktur Wilayah, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Penelitian dan Pengembangan serta fasilitasi hubungan antar lembaga pemerintah/non pemerintah terkait. Proyek Strategis Nasional merupakan proyek yang dilaksanakan oleh Pemerintah, Pemerintah Daerah, dan/atau Badan Usaha memiliki sifat strategis guna peningkatan pertumbuhan dan pemerataan pembangunan dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan pembangunan daerah. Proyek Strategis Nasional (PSN) diatur dalam Perpres No. 56 Tahun 2018 merupakan perubahan kedua Perpres No. 3 Tahun 2015 tentang percepatan Pelaksanaan Proyek Strategis Nasional, terdapat 137 proyek infrastruktur bidang PUPR dari 227 PSN, yang terdiri dari 51 proyek bendungan, 6 proyek irigasi, 1 proyek tanggul laut, 64 proyek jalan tol, 4 proyek jalan nasional, 7 proyek air minum dan sanitasi, dan 3 proyek perumahan. Bahan materi pelaporan terkait perkembangan pembangunan infrastruktur digunakan sebagai bahan informasi pimpinan yang mendukung kegiatan atau agenda pelaporan pimpinan. Selain itu, bahan informasi tersebut juga digunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat. Mengingat pentingnya informasi pembangunan infrastruktur, maka dilakukan pembaharuan informasi terkait kegiatan-kegiatan di Kementerian PUPR sebagai database di Bagian PPHAL guna menunjang bahan-bahan materi pelaporan pimpinan. Keterlibatan pihak-pihak lain (sektor terkait) dalam penyusunan laporan pimpinan dengan menyiapkan bahan informasi merupakan wujud koordinasi dalam lingkup Kementerian PUPR. Namun penyampaian bahan informasi oleh sektor pada prakteknya memiliki beberapa permasalahan sehingga menyebabkan kinerja di Bagian PPHAL tidak maksimal. Permasalahan yang mendasar adalah masih mentahnya bahan informasi yang diberikan oleh sektor kepada Bagian PPHAL, sehingga seringkali masih perlu melakukan elaborasi data dan perbaikan tampilan agar menjadi lebih informatif sehingga lebih mudah untuk dipahami sebagai bahan pelaporan pimpinan. Berangkat dari permasalahan tersebut maka disarankan sebuah draf outline bahan pelaporan yang dapat digunakan untuk pembaharuan data dan informasi agar mempercepat proses penyusunan bahan pelaporan pimpinan khususnya bahan informasi terkait Proyek Strategis Nasional (PSN). Oleh sebab itu, Berdasarkan penjelasan diatas maka rancangan aktualisasi ini mengambil judul “Penyusunan outline Bahan Pelaporan untuk Meningkatkan Efisiensi Kinerja di Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan antar Lembaga Biro Komunikasi Publik Sekretariat Jenderal”. 1.2. Tujuan Tujuan dari pelaksanaan aktualisasi ini adalah mengimplementasikan nilainilai dasar PNS dalam pelayanan publik dan Whole of Government (WoG) serta untuk memecahkan isu atau permasalahan yang ada di unit kerja, yaitu terkait Penyampaian bahan informasi pimpinan dari sektor ke Bagian PPHAL masih terlalu teknis (mentah) sehingga di butuhkan draft sebagai acuan bahan informasi. Sedangkan sasaran dilaksanakannya kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut: 1. Mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS; 2. Meningkatkan koordinasi Bagian PPHAL dengan sektor; dan 3. Mempersingkat waktu proses penyusunan laporan dengan menggunakan outline bahan pelaporan. 1.3. Ruang lingkup Dalam penulisan aktualisasi ini memiliki ruang lingkup yaitu unit organisasi terkait yang sedang mengerjakan Proyek Strategis Nasional (PSN) yang nantinya bahan informasinya digunakan untuk pelaporan pimpinan. Penyusunan outline bahan pelaporan nantinya akan digunakan sebagai bahan informasi kepada Menteri PUPR, Sekretaris Jenderal, dan SAMPU Kementerian PUPR dengan melibatkan unit organisasiterkait. BAB II RANCANGAN AKTUALISASI 2.1 Environmental Scanning 2.1.1. Identifikasi Isu Saat ini, di Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan Antar Lembaga (PPHAL), Biro Komunikasi Publik dalam menyusun dan mengolah informasi untuk dijadikan bahan pelaporan berdasarkan SOP sesuai alur berikut: 1. Bagian PPHAL menerima disposisi penyiapan bahan pelaporan; 2. Berkoordinasi dengan sektor terkait permintaan data dan informasi pendukung; 3. Sektor menyiapkan data dan informasi kemudian mengirimkan kepada Bagian PPHAL; 4. Bagian PPHAL melakukan elaborasi data dan perbaikan tampilan bahan pelaporan; 5. Bagian PPHAL memfinalkan bahan pelaporan dan menyerahkan kepada Kepala Biro untuk diperiksa. Dari alur tersebut, proses penyusunan bahan pelaporan memakan waktu lama pada proses 3 dan 4, karena harus menunggu sektor menyiapkan data yang diperlukan. Seringkali, data yang diterima bersifat teknis dan terlalu mendetail, sehingga Bagian PPHAL mengolah data tersebut kembali sesuai format bahan pelaporan yang lebih informatif. Proses inilah yang menjadikan proses penyiapan bahan pelaporan pimpinan menjadi panjang dan memakan waktu lama. 2.1.2. Dampak Isu Isu yang diangkat tentunya memiliki dampak jika tidak segera ditindaklanjuti. Dampak tersebut yaitu proses penyiapan bahan laporan pimpinan yang memakan waktu lama karena menunggu sektor/unit organisasi mengirim data yang diperlukan, kemudian mengolah data tersebut kembali sesuai format bahan pelaporan. 2.1.3. Gagasan Pemecahan Isu Dalam rangka mengatasi isu yang telah ditentukan tersebut, maka diperlukan adanya outline bahan pelaporan pimpinan untuk pembaharuan data dan informasi agar mempercepat proses penyusunan bahan pelaporan pimpinan khususnya bahan informasi terkait Proyek Strategis Nasional. 2.2. KEGIATAN PEMECAHAN ISU Untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan, maka dilakukan penyusunan tahaptahap kegiatan agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan terarah. Tahapan kegiatan yang akan dilakukan antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. Pengumpulan data dan informasi bahan pelaporan a) Mendiskusikan dengan atasan dan kelompok kerja mengenai bentuk outline bahan pelaporan yang akan dibuat b) Mengidentifikasi kebutuhan data c) Mengumpulkan informasi yang akan dimasukkan dalam outline bahan pelaporan Penyusunan outline bahan pelaporan a) Menyusun kerangka outline bahan pelaporan sesuai data yang dibutuhkan dan informasi yang telah dikumpulkan b) Menyusun draft outline bahan pelaporan Persetujuan draft outline bahan pelaporan kepada pimpinan a) Mendiskusikan dengan pimpinan mengenai draft outline bahan pelaporan yang telah dibuat b) Finalisasi draft outline sesuai arahan pimpinan Penyampaian draft outline bahan pelaporan ke unit organisasi terkait sebagai uji coba a) Penginformasian kepada unit organisasi bahwa akan mengirim outline bahan pelaporan melalui surat elektronik (surel) b) Permohonan pengisian data dan informasi menggunakan draft outline bahan pelaporan melalui surel Finalisasi dan persetujuan outline bahan pelaporan pimpinan a) Penindaklanjutan draft sesuai masukan dari unor dan unit organisasi terkait b) Finalisasi outline bahan pelaporan sesuai arahan pimpinan 2.3. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN PERAN DAN KEDUDUKAN ASN Mata pelatihan yang didapat oleh penulis selama menjalankan Pelatihan Dasar CPNS, yaitu nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA, meliputi Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi. Akuntabilitas adalah kewajiban pertanggungjawaban yang harus dicapai. Nasionalisme adalah pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan negara dan sekaligus menghormati bangsa lain. Nasionalisme dikaitkan dengan kelima sila Pancasila. Etika publik adalah refleksi kritis yang mengarahkan bagaimana nilai-nilai kejujuran, solidaritas, keadilan, kesetaraan, dan lain-lain dipraktikkan daam wujud keprihatinan dan kepedulian terhadap kesejahteraan masyarakat. Etika publik juga merupakan refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik/buruk, benar/salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab pelayanan publik. Komitmen Mutu merupakan komitmen untuk menjaga mutu pelayanan (proses/produk/metodologi) melalui pembelajaran tentang efektivitas, efisiensi, inovasi dan mutu penyelenggaraan pemerintahan dan aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu dalajm pekerjaan sehari-hari di tempat kerja. Anti Korupsi adalah sikap keburukan, ketidakjujuran, dapat disuap, tidak bermoral, penyimpangan yang dapat merugikan negara atau perekonomian negara. Selama kegiatan melayani publik, ASN yang baik hendaklah mengacu kepada nilai-nilai ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti-Korupsi. Melalui nilai-nilai ANEKA yang ditanamkan kepada PNS sejak awal, maka diharapkan akan terwujudnya pemerintahan yang lebih baik, sesuai dengan visium Indonesia, yaitu Whole of Government. Melalui perwujudan Whole of Government dan pelaksanaan pemerintahan yang lebih baik, maka diharapkan akan terwujud efisiensi dan kredibilitas pemerintahan dimata masyarakat dan stakeholder terkait. 2.4. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN NILAI-NILAI DASAR ASN (ANEKA) Adapun penjelasan nilai-nilai dasar ASN pada setiap kegiatan rancangan aktualisasi ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan data dan informasi bahan pelaporan Dalam kegiatan ini terdapat nilai akuntabilitas karena dalam pengumpulan data dan informasi tidak disalahgunakan untuk kepentingan pribadi, berdasar pada sumber yang terpercaya, data yang dikumpulkan bersifat akuntabel, nilai nasionalisme karena menerapkan musyawarah mufakat dalam diskusi agar draft nantinya dapat digunakan oleh unor terkait baik pusat maupun daerah; nilai etika publik karena dalam setiap kegiatan dijalankan secara professional, dan sopan santun; nilai komitmen mutu untuk memastikan data dan informasi yang di susun sesuai dengan kebutuhan pengerjaan aktualisasi 2. Penyusunan outline bahan pelaporan Dalam kegiatan ini terdapat nilai akuntabilitas karena dalam pengumpulan data dan informasi tidak disalahgunakan untuk kepentingan pribadi, berdasar pada sumber yang terpercaya, data yang dikumpulkan bersifat akuntabel; nilai etika publik karena dalam setiap kegiatan dijalankan secara profesional, jujur dan tidak berpihak; nilai komitmen mutu untuk memastikan draf bahan pelaporan yang dikerjakan sesui dengan standar pelaporan pimpinan 3. Persetujuan outline bahan pelaporan oleh atasan Dalam kegiatan ini terdapat nilai akuntabilitas karena dalam memperoleh persetujuan format bahan oleh atasan dilakukan penjelasan secara baik dengan hormat dan penuh kesopanan; nilai etika publik karena dalam setiap kegiatan dijalankan secara profesional, jujur dan tidak berpihak; nilai komitmen mutu untuk memastikan rancangan draft yang disetujui sudah layak untuk di sosialisasikan kepada sektor/unit organisasi terkait. 4. Penyampaian outline bahan pelaporan ke Unit Organisasi Dalam kegiatan ini terdapat nilai akuntabilitas karena dalam penyampaian format bahan pelaporan dengan memperlakukan dengan hormat, penuh kesopanan dalam berkomunikasi dengan unor; nilai etika publik karena dalam setiap kegiatan dijalankan secara profesional, jujur dan tidak berpihak; nilai komitmen mutu untuk memastikan kegiatan dilakukan dapat berguna untuk sektor/unit organisasi terkait dan berkelanjutan. 5. Pengumpulan dokumen bahan pelaporan yang telah dikirim kembali oleh Unit Organisasi Dalam kegiatan ini terdapat nilai akuntabilitas karena dalam pengumpulan dokumen bahan pelaporan tidak menyalahgunakan untuk kepentingan pribadi, dokumen yang dikumpulkan bersifat akuntabel; nilai etika publik karena dalam setiap kegiatan dijalankan secara profesional dan tidak berpihak; nilai komitmen mutu untuk memastikan kegiatan dilakukan dapat berguna untuk sektor/unit organisasi terkait dan berkelanjutan. 2.5. KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN NILAI-NILAI DASAR KEMENTERIAN PUPR (IPROVE) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat memiliki nilai-nilai organisasi yang disingkat iProVe yaitu Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner dan Etika Akhlakul Karimah. Dengan melaksanakan aktualisasi dapat memberikan penguatan nilai terhadap organisasi, yaitu: Integritas a. Melaksanakan pelaksanaan aktualisasi dengan jujur; b. Bersikap dan berperilaku sesuai antara perbuatan dan ucapan; c. Konsisten, disiplin, berani dan tegas dalam mengambil keputusan; d. Tidak menyalahgunakan wewenang; e. Tidak melibatkan diri dalam perbuatan tercela. Profesional a. Melaksanakan perencanaan kegiatan aktualisasi sesuai dengan kompetensi yang dimiliki; b. Melaksanakan pengawasan berdasarkan kompetensi yang dimiliki; c. Sesuai dan patuh dengan prosedur; d. Bersungguhsungguh dan mandiri dalam pelaksanaan aktualisasi; e. Memiliki komitmen terhadap pencapaian hasil pekerjaan yang optimal; f. Menghindari pertentangan kepentingan. Orientasi Misi a. Berpijak pada visi; b. Mencapai sasaran kegiatan pelaksanaan aktualisasi. Visioner a. Melaksanakan kegiatan aktualisasi untuk tujuan yang lebih besar; b. Melihat jauh ke depan; c. Memberikan makna dalam setiap kegiatan. Etika Akhlakul Karimah a. Budi pekerti, akhlak dan tingkah laku yang terpuji; b. Bermanfaat; Memberikan kenyamanan lingkungan, bangsa, dan negara. masyarakat, BAB III REALISASI KEGIATAN 3.1. REALISASI PELAKSANAAN AKTUALISASI 1. Pengumpulan data dan informasi bahan pelaporan Pada kegiatan ini target yang diharapkan yaitu data dan informasi yang dibutuhkan. Beberapa tahapan dilakukan oleh penulis, yaitu: (a) Mendiskusikan dengan pimpinan dan kelompok kerja mengenai bentuk outline bahan pelaporan yang akan dibuat Penulis melakukan konsultasi dan diskusi dengan pimpinan dan kelompok kerja, yaitu Kepala Bagian PPHAL, Kepala Subbagian PPHAL 1 dan Kepala Subbagian PPHAL 2 serta staf Bagian PPHAL terkait bentuk format yang akan penulis susun. Dari hasil diskusi, masukan-masukan yang didapat oleh penulis yaitu bentuk outline dalam satu slide terdapat foto terbaru proyek PUPR ukuran penuh disertai progres fisik MYC, biaya dan masa pelaksanaan sebagai informasi umum. Selanjutnya, data teknis disesuaikan dengan masing-masing sektor yaitu Sumber Daya Air, Bina Marga, dan Cipta Karya. Selain itu, untuk proyek-proyek apa saja yang akan disusun disepakati dibatasi pada PSN (Proyek Strategis Nasional) Kementerian PUPR bidang SDA, Bina Marga dan Cipta Karya. (b) Mengidentifikasi kebutuhan data Pada tahap ini penulis mengidentifikasi kebutuhan data teknis setiap sektor yang akan dimaksukkan outline bahan pelaporan. Kebutuhan data yang dibutuhkan antara lain: 1. Sumber Daya Air Bendungan : Kapasitas Tampung, Luas Genangan, Irigasi, Air Baku, Banjir, dan Listrik. Irigasi : Luas Potensial, Luas Fungsional, Saluran Primer, Saluran Sekunder, Manfaat. 2. Bina Marga Jalan Tol : Panjang, Jumlah Seksi, Target Operasi, Biaya Investasi dan Biaya Konstruksi. Jalan Nasional : Panjang, Biaya Konstruksi dan Target Operasi. 3. Cipta Karya Sistem Penyediaan Air Minum (SPAM) : Kapasitas, Penerima Manfaat dan Cakupan Layanan. (c) Mengumpulkan informasi yang akan dimasukkan dalam outline bahan pelaporan Penulis mengumpulkan informasi proyek PSN Kementerian PUPR menurut Perpres No 56 Tahun 2018 tentang Percepatan Pelaksanaan Proyek Strategis Nasional bidang Sumber Daya Air, Bina Marga dan Cipta Karya. 2. Penyusunan outline bahan pelaporan Pada kegiatan ini target yang diharapkan yaitu draft outline bahan pelaporan. Beberapa tahapan dilakukan oleh penulis, yaitu: (a) Menyusun kerangka outline bahan pelaporan sesuai data yang dibutuhkan Penulis menyusun kerangka outline bahan pelaporan pada Microsoft Power Point, yaitu kerangka judul proyek PSN, area foto berukuran penuh, dan kotak-kotak yang akan diisi dengan informasi umum dan data teknis. (b) Menyusun draft outline bahan pelaporan Penulis mulai menyusun outline bahan pelaporan dengan data dan informasi yang telah didapat pada kegiatan sebelumnya, yaitu nama proyek PSN, area foto berukuran penuh, dan mengisi kotak-kotak dengan data teknis sesuai data pada tahap kegiatan 1(b). Selain itu, memberi beberapa perintah sebagai petunjuk pengisian. 3. Persetujuan outline bahan pelaporan Pada kegiatan ini target yang diharapkan yaitu outline bahan pelaporan yang telah disetujui. Beberapa tahapan dilakukan oleh penulis, yaitu: (a) Mendiskusikan dengan atasan mengenai draft outline bahan pelaporan yang telah dibuat Penulis mendiskusikan dengan Kepala Bagian PPHAL dan Kepala Subbagian PPHAL mengenai draft outline bahan pelaporan yang telah disusun. Dari hasil diskusi, Kepala Bagian menyarankan agar ditambahkan status tanggal pengupdate-an, sehingga dapat diketahui waktu perubahan yang dilakukan. (b) Finalisasi draft outline sesuai arahan pimpinan Setelah mendapat arahan, penulis menambahkan status tanggal pada draft format bahan pelaporan. Penyampaian outline bahan pelaporan ke Unit Organisasi terkait sebagai uji coba Pada kegiatan ini target yang diharapkan yaitu surel pengiriman dokumen outline bahan pelaporan. Beberapa tahapan dilakukan oleh penulis, yaitu: 4. (a) Penginformasian kepada Unit Organisasi Penulis menginformasikan masing-masing bagian data dan informasi unit organisasi Sumber Daya Air, Bina Marga, dan Cipta Karya melalui surel terkait outline bahan pelaporan PSN Kementerian PUPR yang akan dikirim. (b) Permohonan pengisian data dan informasi menggunakan outline bahan pelaporan melalui surel Kemudian penulis mengirimkan dokumen berupa Power Point (pptx) melalui surel dengan memberikan petunjuk pengisian pada body text surel untuk memudahkan pengisian. 5. Finalisasi dan persetujuan outline bahan pelaporan pimpinan Pada kegiatan ini target yang diharapkan yaitu surel pengiriman dokumen bahan pelaporan yang telah diupdate oleh unit organisasi. Beberapa tahapan dilakukan oleh penulis, yaitu: (a) Penindaklanjutan draft sesuai masukan Unit Organisasi terkait Penulis menghubungi masing-masing bagian data dan informasi Ditjen Sumber Daya Air, Bina Marga, dan Cipta Karya melalui aplikasi Whatsapp terkait perkembangan pengisian format bahan pelaporan dan surel yang masuk. Untuk tahap kegiatan ketiga unor telah mengirim kembali namun pada Ditjen Bina Marga ada keterlambatan untuk update PSN Jalan Tol. (b) Finalisasi outline bahan pelaporan sesuai arahan pimpinan Setelah mengontrol dan memastikan masing-masing unor telah selesai mengisi format dan mengirimkan kembali melalui surel, kemudian penulis melakukan pengecekan kelengkapan data dan informasi yang telah dikirimkan dan telah lengkap. 3.2. HAMBATAN DAN KENDALA Dalam proses pelaksanaan aktualisasi di unit kerja yang dilakukan selama 30 hari, penulis menemui beberapa hambatan dan kendala, antara lain: 1) Pembagian waktu antara pengerjaan rancangan aktualisasi dengan tugas dari Bagian PPHAL, dikarenakan pemberian tugas seringkali bersamaan dengan pelaksanaan rancangan aktualisasi; 2) Pengisian data dan informasi menggunakan outline bahan pelaporan yang telah disusun masih belum direspon dengan baik oleh salah satu unit organisasi, hingga waktu yang telah ditentukan belum terdapat balasan surel hasil update data dan informasi. Untuk mengatasi hambatan dan kendala tersebut, penulis melakukan langkahlangkah sebagai berikut: 1) Penulis tetap menjalankan bersamaan dengan tugas OJT di Bagian PPHAL secara maksimal dan profesional, sehingga tetap sesuai dengan jadwal rancangan aktualisasi. Penulis melakukan kegiatan aktualisasi disela-sela tugas OJT yang diberikan sehingga tetap berjalan sebagaimana mestinya; 2) Untuk menyelesaikan masalah belum diresponnya pengisian data dan informasi oleh unit organisasi, penulis terus memantau dengan berkomunikasi langsung melalui aplikasi Whatsapp kepada unor terkait. 3.3. ANALISIS Dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan aktualisasi, diharapkan mampu memberikan manfaat dan dampak yang positif bagi organisasi. Adanya kegiatan aktualisasi ini juga diharapkan mampu memberikan peningkatan bagi unit kerja khususnya dalam hal kinerja organisasi itu sendiri. 3.3.1. ANALISIS MANFAAT Manfaat dari penyusunan format bahan pelaporan pimpinan ini adalah untuk mempercepat proses penyusunan bahan laporan. Seringkali, tugas penyusunan bahan laporan pimpinan oleh Bagian PPHAL terdapat informasi mengenai proyek PSN Kementerian PUPR dan memerlukan infomasi dan foto terbaru yang harus dimintakan terlebih dahulu kepada sektor terkait. Dengan penyusunan format bahan pelaporan, jika Bagian PPHAL memerlukan informasi terkait proyek PSN dapat langsung mengaplikasikan pada bahan pelaporan sehingga penyusunan bahan laporan pimpinan menjadi lebih cepat. Disamping manfaat bagi unit kerja, hal lebih luas lagi yaitu manfaat bagi unit organisasi terkait bidang Sumber Daya Air, Bina Marga dan Cipta Karya dimana penyusunan format pelaporan ini akan menjadi dasar untuk memperbarui dan mengetahui progres/kemajuan pembangunan proyek PSN di Kementerian PUPR. 3.3.2. ANALISIS DAMPAK Pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini selain memberikan manfaat tentu juga menimbulkan dampak positif, terutana yang berkaitan dengan kedudukan dan peran PNS dalam NKRI yaitu pelayanan publik dan Whole of Government (WoG) karena kegiatan ini berkaitan langsung dengan unit-unit organisasi di Kementerian PUPR. Selain itu juga berdampak pada nilai-nilai dasar PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik dan Komitmen Mutu. Akuntabilitas, yang merupakan kewajiban pertanggungjawaban yang harus dicapai. Pada kegiatan ini beberapa hal memberikan dampak baik pada nilai akuntabilitas dimana penulis dalam pengumpulan data dan informasi tidak menyalahunakan untuk kepentingan pribadi, data yang dikumpulkan bersifat akuntabel, dalam persetujuan format bahan oleh atasan dan berkomunikasi dengan sektor dengan memperlakukan dengan hormat penuh kesopanan dan memberikan pertimbangan serta dalam melakukan pengarsipan bahan pelaporan dengan mematuhi kebijakan dan pedoman dalam penggunaan media. Nasionalisme, yang merupakan pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan negara, sekaligus menghormati bangsa lain. Pada kegiatan ini beberapa hal memberikan dampak baik pada nilai nasionalisme dimana menerapkan musyawarah mufakat dalam diskusi. Etika Publik, yang merupakan refleksi kritis yang mengarahkan bagaimana nilai-nilai kejujuran, solidaritas, keadilan, kesetaraan, dll dipraktikkan dalam wujud keprihatinan dan kepedulian terhadap kesejahteraan masyarakat. Pada kegiatan ini beberapa hal memberikan dampak baik pada nilai etika publik yaitu setiap kegiatan dilakukan dengan profesional dan jujur, sehingga dalam kehidupan sehari-hari dalam melakukan pekerjaan selalu mengaplikasikannya. Komitmen Mutu, yang merupakan komitmen untuk menjaga mutu pelayanan (proses/produk/metodologi) melalui pembelajaran tentang efektivitas, efisiensi, inovasi dan mutu penyelenggaraan pemerintahan dan aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu dalam pekerjaan sehari-hari di tempat kerja. Pada kegiatan ini beberapa hal memberikan dampak baik pada nilai komitmen mutu yaitu setiap kegiatan dipastikan untuk mencapai target, sehingga dalam setiap pekerjaan penulis selalu berusaha untuk mencapai target. BAB IV PENUTUP 4.1. KESIMPULAN Rancangan aktualisasi yang berisi rancangan kegiatan yang akan dilakukan di unit kerja penulis dalam mengaktualisasikannya harus berdasar pada nilai-nilai dasar PNS, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA). Rancangan aktualisasi ini penulis mengambil isu “Penyusunan outline Bahan Pelaporan untuk Meningkatkan Efisiensi Kinerja di Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan antar Lembaga Biro Komunikasi Publik Sekretariat Jenderal”. Dengan melaksanakan habituasi dari rancangan aktualisasi di unit kerja penulis, Bagian PPHAL memiliki data dan informasi yang valid dan terkini setelah melakukan tahapan-tahapan kegiatan yang telah dirancang. Output dari kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan penulis yaitu dokumentasi pelaksanaan, outline bahan pelaporan pimpinan. Pelaksanaan aktualisasi penyusunan outline bahan pelaporan pimpinan di Bagian PPHAL dapat meningkatkan kemitraan dengan unit-unit di lingkup Kementerian PUPR, selain itu Bagian PPHAL memiliki database terbaru terkait Proyek Strategis Nasional (PSN). Disamping manfaat bagi unit kerja, hal lebih luas lagi yaitu manfaat bagi unit organisasi terkait bidang Sumber Daya Air, Bina Marga dan Cipta Karya dimana penyusunan format pelaporan ini akan menjadi dasar untuk memperbarui dan mengetahui progres/kemajuan pembangunan Proyek Strategis Nasional (PSN) di Kementerian PUPR. 4.2. SARAN DAN REKOMENDASI Untuk pengembangan kegiatan aktualisasi ini secara jangka panjang, perlu dilakukan beberapa hal berikut agar pemanfaatan dan pembaharuan data dan informasi menjadi efektif: Melakukan pembaharuan data dan informasi PSN Kementerian PUPR menggunakan format bahan secara kontinyu. Hal ini dapat dilakukan rutin dengan jangka waktu sesuai kesepakatan dengan unor terkait; Mengembangkan format bahan pelaporan untuk pembaharuan data dan informasi yang tidak terbatas pada proyek PSN saja, tetapi proyek PUPR secara keseluruhan sehingga Bagian PPHAL memiliki database lengkap progres proyek-proyek Kementerian PUPR yang terintegrasi, valid dan terkini. LAMPIRAN Lampiran 1. Matriks Kegiatan Aktualisasi Unit Kerja : Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan Antar Lembaga (PPHAL), Biro Komunikasi Publik, Sekretariat Jenderal. Identifikasi isu : masih mentahnya bahan/data yang diberikan oleh sektor kepada Bagian Pelaporan Pimpinan dan Hubungan Antar Lembaga sehingga penyiapan bahan laporan pimpinan memakan waktu lama. Gagasan pemecahan isu : Diperlukan adanya outline bahan pelaporan untuk pembaharuan data dan informasi terkait Proyek Strategis Nasional (PSN) agar lebih cepat dalam proses penyusunan bahan pelaporan pimpinan. 1. Matrik Kegiatan Aktualisasi No Kegiatan 1 1 2 Pengumpulan data dan informasi bahan pelaporan Tahapan Kegiatan 1 3 Mendiskusikan dengan atasan dan kelompok kerja mengenai bentuk outline bahan pelaporan yang akan dibuat Output/Hasil Kegiatan 4 Daftar Proyek Strategis Nasional (PSN) Bidang PUPR Keterkaitan NilaiNilai Dasar 5 Akuntabilitas, data berasal dari sumber yang terpercaya Nasionalisme, mufakat dalam diskusi untuk mencapai draft yang inginkan Etika Publik, kegiatan dilakukan secara profesional dan sopan santun Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Penguatan Nilai-Nilai Organisasi 6 7 Meningkatnya pelayanan administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik yang akurat dan inovatif Integritas; Profesional; Orientasi misi; Visioner; Etika akhlakul karimah 2 Penyusunan outline bahan pelaporan 2 Mengidentifikasi kebutuhan data 3 Mengumpulkan informasi yang akan dimasukkan dalam outline bahan pelaporan Menyusun kerangka outline bahan pelaporan sesuai data yang dibutuhkan 1 2 3 Persetujuan draft outline bahan pelaporan oleh atasan 1 Komitmen Mutu, dipastikan data sesuai dengan kebutuhan Komitmen Mutu, dipastikan data sesuai kebutuhan Akuntabilitas, data berasal dari sumber yang terpercaya Etika Publik, dijalankan dengan Draft outline jujur dan tidak bahan berpihak pelaporan Menyusun draft outline Komitmen mutu, bahan pelaporan dipastikan draf bahan sesuai dengan standar pelaporan pimpinan Mendiskusikan dengan Akuntabilitas, atasan mengenai draft melakukan outline bahan penjelasn dengan pelaporan yang telah Draft outline baik dengan hormat dibuat bahan dan penuh pelaporan yang kesopanan telah disetujui Etika Publik, dijalankan dengan jujur dan tidak berpihak Meningkatnya pelayanan administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik yang akurat dan inovatif Integritas; Profesional; Orientasi misi; Visioner; Etika akhlakul karimah Meningkatnya pelayanan administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik yang akurat dan inovatif Integritas; Profesional; Orientasi misi; Visioner; Etika akhlakul karimah 4 Penyampaian draft outline bahan pelaporan ke unit organisasi terkait sebagai uji coba 2 Finalisasi draft outline sesuai arahan atasan Komitmen Mutu, dipastikan draf pelaporan layak untuk disosialisasikan ke sektor/unit organisasi terkait 1 Penginformasian kepada unor Akuntabilitas, disampaikan dengan hormat, penuh kesopanan Etika Publik, profesional dan jujur 2 Permohonan pengisian data dan informasi menggunakan draft outline bahan pelaporan melalui surel Surel pengiriman dokumen draft outline bahan pelaporan Etika publik, profesional dan jujur Komitmen mutu, memastikan draf dapat berguna untuk sektor/unor terkait Meningkatnya pelayanan administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik yang akurat dan inovatif Integritas; Profesional; Orientasi misi; Visioner; Etika akhlakul karimah 5 Finalisasi dan persetujuan outline bahan pelaporan pimpinan 1 2 Penindaklanjutan draft sesuai masukan unor dan unit organisasi terkait Finalisasi outline bahan pelaporan sesuai arahan pimpinan Akuntabilitas, pengumpulan dokumen bahan pelaporan tidak menyalahgunakan untuk kepentingan pribadi, dokumen bersifat akuntabel Etika Publik, profesional dan jujur Dokumen bahan pelaporan yang Akuntabilitas, telah di update pengumpulan oleh unor dokumen bahan sesuai dengan pelaporan tidak outline bahan menyalahgunakan pelaporan untuk kepentingan pribadi, dokumen bersifat akuntabel Komitmen Mutu, dipastikan draf berguna untuk sektor/unit organisasi terkait dan dapat digunakan secara berkelanjutan Meningkatnya pelayanan administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik yang akurat dan inovatif Integritas; Profesional; Orientasi misi; Visioner; Etika akhlakul karimah LAMPIRAN 2: Realisasi Kegiatan Juli No 1 Kegiatan Pengumpulan data dan informasi bahan pelaporan Tahapan Kegiatan 25 26 27 28 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Mengumpulkan informasi yang akan dimasukkan dalam outline bahan pelaporan 2 Penyusunan outline bahan pelaporan Menyusun kerangka outline bahan pelaporan sesuai data yang dibutuhkan Menyusun draft outline bahan pelaporan 3 4 5 Persetujuan outline bahan pelaporan Mendiskusikan dengan pimpinan mengenai draft outline bahan pelaporan yang telah dibuat Finalisasi draft outline sesuai arahan pimpinan Penginformasian kepada sektor Penyampaian outline bahan pelaporan ke Permohonan pengisian sektor terkait sebagai data dan informasi uji coba menggunakan draft outline bahan pelaporan melalui surel penindaklanjutan draft sesuai masukan sektor finalisasi dan dan unit organisasi persetujuan outline terkait bahan pelaporan finalisasi outline bahan pimpinan pelaporan sesuai arahan pimpinan 2. Realisasi Kegiatan Keterangan: September Agustus 29 Mendiskusikan dengan pimpinan dan kelompok kerja mengenai bentuk outline bahan pelaporan yang akan dibuat Mengidentifikasi kebutuhan data Rencana kegiatan Realisasi Kegiatan 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 LAMPIRAN 3: DOKUMENTASI KEGIATAN 1 3. Daftar Proyek Strategis Nasional (PSN) LAMPIRAN 4: DOKUMENTASI KEGIATAN 2 4. Penyusunan Kerangka Outline Bahan Pelaporan sesuai data yang diperlukan 5. Contoh draft Outline Bahan Pelaporan LAMPIRAN 5: DOKUMENTASI KEGIATAN 3 6. Mendiskusikan Dengan Atasan Mengenai Draft Outline Bahan Pelaporan Yang Telah Dibuat 7. Draft Outline yang telah di susun 8. Contoh Outline yang telah disetujui LAMPIRAN 6: DOKUMENTASI KEGIATAN 4 9. Surel Pengiriman Dokumen Outline Bahan Pelaporan (SDA) 10. Surel Pengiriman Dokumen Outline Bahan Pelaporan (BM) 11. Surel Pengiriman Dokumen Outline Bahan Pelaporan (CK) 12. Penginformasian kepada Sektor (SDA) 13. Penginformasian kepada Sektor (BM) 14. Penginformasian kepada Sektor (CK) LAMPIRAN 7: DOKUMENTASI KEGIATAN 5 15. Surel Balasan Outline Bahan Pelaporan Yang Telah Diisi SDA (bendungan) 16. Surel Balasan Outline Bahan Pelaporan Yang Telah Diisi SDA (Irigasi) 17. Surel Balasan Outline Bahan Pelaporan Yang Telah Diisi BM 18. Surel Balasan Outline Bahan Pelaporan Yang Telah Diisi CK 19. Finalisasi Outline Bahan Pelaporan Sesuai Arahan Pimpinan PAPARAN LEMBARP PENGENDALIAN COACH
