KOMUNIKASI ORGANISASI MODUL-3: KOMUNIKASI ORGANISASI Pendahuluan • Komunikasi dan keberhasilan organisasi saling berhubungan • Tujuan mempelajari Komunikasi organisasi adalah memperbaiki organisasi dalam upaya mencapai tujuan manajemen. • Manusia di dalam organisasi menjadi asset penting karena Manusia sebagai sumber daya adalah penggerak organisasi. Organisasi tidak akan berfungsi tanpa manusia. • Interaksi antarindividu, baik antara pimpinan/manajer dengan karyawan/bawahannya, menyebabkan peranan komunikasi berpengaruh besar dalam menyelesaikan berbagai masalah atau konflik yang timbul dalam tubuh suatu organisasi. Kenyataannya dalam kehidupan organisasi yang di dalamnya terlibat interaksi sejumlah manusia sebagai anggota organisasi, merupakan fakta yang tidak dapat dihindari. • Jadi peranan komunikasi mutlak dalam suatu kehidupan organisasi. Tanpa kemantapan komunikasi akan berakibat buruk bagi organisasi. Studi mengenai komunikasi keorganisasian, terutama komunikasi internal, sangat membantu mengatasi problema kehidupan organisasi. Pengertian Komunikasi Organisasi Berbagai pengertian Komunikasi Organisasi: • Menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. • Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. • Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. • Menurut Pace & Faules (2006): komunikasi organisasi didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. • Suatu Organisasi terdiri dari uni-unit komunikasi dalam hubungan-hubugan hierarkis antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. • Gambar disebelah ini menggambarkan suatu konsep komunikasi organisasi. Garis yang terputus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan2 ditentukan bukan karena alamiah. Hubungan2 itu juga menunjukan bahwa struktur suatu organisasi bersifat dinamis dan mungkin berubah sebagai respon terhadap kekuatan2 lingkungan internal juga eksternal. Meskipun demikian, hubungan antara jabatan-jabatan berubah secara resmi hanya berdasarkan pernyataan pejabat2 organisasi Pentingnya kajian komunikasi organisasi • Kajian terhadap komunikasi organisasi memiliki arti penting bagi orang2 yang terlibat di dalam organisasi. Bagi karyawan, memahami komunikasi organisasi untuk memperbaiki kinerjanya di dalam organisasi dan bagi manajer, untuk pengembangan sumber daya manusia dan komunikasi perusahaan serta tugas2 lainnya yang berorientasi kepada manusia di dalam organisasi. Fungsi Komunikasi Organisasi • Sendjaja (2002: 4,8), mengemukakan empat fungsi organisasi yaitu: 1. Fungsi Informatif • Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannysecara lebih pasti. • Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2. Fungsi Regulatif • Fungsi regulative ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. • Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: • Pertama, Atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu, mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah2nya dilaksankan sebagaimana mestinya. • Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah 2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi 3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi 4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan • Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulative pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh untuk dilaksanakan. c. Fungsi Persuasif. • Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. d. Fungsi Integratif • Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi Pendekatan Komunikasi Organisasi 1. Pendekatan Makro • Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi ini organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi. a. Memproses Informasi dan Lingkungan • Agar organisasi tetap hidup organisasi perlu memproses informasi dari lingkungannya. Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi, • merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut. Informasi ini kemudian digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan tujuan organisasi. b. Identifikasi • Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari langganannya. Proses penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi. Misalnya suatu organisasi transportasi berdasarkan informasi dari lingkungan mengetahui bahwa langganannya menyenangi transportasi yang cepat, selamat, dapat dipercaya dan menyenangkan pelayanannya. Berdasarkan informasi ini organisasi berusaha untuk mengkoordinasi segala kegiatan supaya dapat memenuhi keinginan langganannya. c. Integrasi dengan organisasi lain • Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi.Setiap organisasi di pengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungan nya. Organisasi mesti memonitor aktivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya.Jika saingan organisasinya menghasilkan dengan cara yang sama tetapi dengan kualitas yang lebih baik dan biaya yang lebih murah maka hal itu akan membawa kesulitan bagi organisasinya. d. Penentuan Tujuan • Dari semua kegiatan organisasi makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan tujuan organisasi. Organisasi seharusnya tidaklah menentukan tujuannya sebelum memperoleh informasi mengenai lingkungan, memprosesnya melakukan identifikasi dengan langganan yang potensial dan melakukan integrasi yang cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas tujuannya. Informasi yang berasal dari semua interaksi ini kemudian dapat digunakan untuk menentukan tujuan organisasi. 2. Pendekatan Mikro • Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. • Komunikasi yang diperlukan dalam tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan,komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi. a. Orientasi dan Latihan • Orientasi adalah prose yang terus-menerus yang menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit lainnya. b. Keterlibatan Anggota • Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi.Sebab bila suatu unit kerja organisasi macet akan mempengaruhi kepada keseluruhan tugastugas organisasi. c. Penentuan Iklim Organisasi • Iklim organsasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor di antaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sekerja, dan tingkah laku dari organisasi. Tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku komunikasi dari pimpinan kepada kelompoknya. d. Supervisi dan Pengarahan • Tugas-tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Tugas ini dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang di bawah hierarki. Supervisor bertanggung jawab terhadap orang-orang yang di bawahnya dan membantu orang tersebut agar dapat melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Semua kegiatan supervisi dilakukan dengan menggunakan komunikasi. e. Kepuasan Kerja • Bila orang tidak merasa senang dengan situasi kerjanya biasanya mereka mengatakan bahwa tidak puas dengan pekerjaannya. Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaannya. Kedua, apabila hubungan sesama teman sekerja kurang baik. Atau dengan kata-kata lain ketidakpuasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi. 3. Pendekatan Individual • Pendekatan individual berpusat kepada tingkah laku komunikasi individul dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada kedua pendekatan yang terdahulu akhirnya diselesaikan oleh komunikasi individua satu sama lainnya. a. Berbicara pada Kelompok Kerja • Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain . untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok. b. Menghadiri dan Berinteraksi dalam Rapat-rapat • Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu seseorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat-rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk menerima usulam dan mengarahkan rapat bila diperlukan. c. Menulis d. Berdebat untuk Suatu Usulan • Di dalm organisasi keputusan penting dibuat dalam rapat-rapat kecil dimana orang saling berdebat satu sama lain sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Agar usulan ini berhasil atau dapat diterima orang perlu keterampilan berkomunikasi untuk meyakinkan dan membujuj orang lain untuk menerima usulan atau programnya. 4. Pendekatan Hubungan Manusiawi (Human Relations) • Pendekatan Hubungan manusiawi merupakan antitesa dari pandangan structural dan fungsional yang hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas2 pekerjaan, sedangkan kurang memperhatikan factor manusia. Beberapa anggapan dasar dari pendekatan human relations yaitu: a. Produktivitas ditentukan oleh norma social, bukan factor psikologis b. Seluruh imbalan yang bersifat non-ekonomis, sangat penting dalam memotivasi para karyawan c. Karywan biasanya memberikan reaksi suatu persoalan, lebih sebagai anggota kelompok daripada individu d. Kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dan mencakup aspek2 formal dan informal e. Penganut aliran human relations menganggap komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan. • Rensis Linkert mengemukakan teori human relations yang dikenal dengan Empat Sistem Likert yaitu: a. Sistem Exploitative Aurthoritative, dalam system ini , pimpinan menggunakan kekuasaan dengan tangan besi. Keputusan dibuat oleh pimpinan tidak dimanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari para bawahannya. b. Sistem Benevolent authoritative, pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para bawahan c. Sistem Consultative, pimpinan masih memegang kendali, namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawahan. d. Sistem participant management, memberi kesempatan kepada para bawahan untuk berpartisipasi penuh dalam proses pengamblan keputusan. Hambatan2 dalam komunikasi organisasi 1. Hambatan Teknis • Hambatan teknis adalah jenis hambatan yang terjadi karena media yang digunakan dalam berkomunikasi. Gangguan yang terjadi pada media komunikasi semisal radio, jaringan telepon dan alat komunikasi lain pastinya akan mengganggu proses komunikasi dan mengurangi tingkat efektivitas komunikasi tersebut. Menurut ahli Cruden dan Sherman dalam buku mereka berjudul Personel Management, hambatan teknis dalam komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut: • Tidak ada prosedur kerja ataupun rencana kerja yang jelas. • Tidak adanya penjelasan atau informasi yang jelas. • Kemampuan membaca yang kurang baik. • Media yang dipilih tidak tepat. Dalam komunikasi organisasi, sangat penting untuk memilih media yang tepat yang dapat dipergunakan secara masif oleh anggota di dalam organisasi. Meski begitu, seharusnya media komunikasi yang bisa menjadi pilihan di zaman seperti ini sudah lebih banyak dan lebih handal dibandingkan era sebelumnya. Teknologi sudah berkembang pesat sehingga masalah teknis seperti jaringan telepon atau radio seharusnya sudah bisa diminimalisasi. Seharusnya hambatan teknis sudah tidak menjadi masalah yang besar untuk komunikasi dalam organisasi. 2. Hambatan Semantik • Hambatan jenis ini adalah hambatan yang terjadi akibat porses penyampaian pengertian atau ide yang tidak efektif. Semantik sendiri artinya studi yang mempelajari tentang pengertian yang diungkapkan atau dijabarkan dalam bentuk bahasa. Kata kata yang dipilih dalam komunikasi akan membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian dari seorang komunikator kepada komunikan. • Kekeliruan ini biasanya disebabkan oleh ketidak hadiran hubungan antara simbol atau kata dengan apa yang disimbolkan atau pengertian atau ide yang hendak disampaikan. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. • untuk menghindari kekeliruan komunikasi semacam ini, seorang komunikator sudah seharusnya memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya 3. Hambatan Manusiawi • Hambatan manusiawi ini timbul dari faktor faktor manusia atau pelaku komunikasi organisasi itu sendiri. Hambatan ini timbul karena berbagai faktor manusiawi seperti emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang dan sebagainya. Menurut ahli Cruden dan Sherman, hambatan manusiawi dijabarkan oleh dua poin berikut: • Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi. • Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi. Dalam hambatan yang bersifat manusiawi ini juga dipengaruhi oleh tiga faktor berikut: • Atensi Selektif (Selective Attention) Artinya manusia memiliki kecenderungan untuk memilih fokus komunikasi sesuai dengan pilihan pribadinya. Dalam hal ini, seseorang berhak menentukan topik yang ia sukai saat hendak melakukan proses komunikasi. Perlu diperhatikan bagi pelaku komunikasi organisasi, baik komunikator dan komunikan untuk mendapatkan perhatian lawan komunikasinya dalam mengadakan komunikasi organisasi • Persepsi Selektif (Selective Attention) Manusia juga memiliki persepsi sendiri dalam mengartikan isi dari informasi yang disampaikan. Bisa saja tafsir yang dilakukan komunikan berbeda dengan maksud dari komunikator. Hal ini bisa berakibat fatal dalam komunikasi organisasi bila bawahan salah menangkap maksud atasan dan begitu pun sebaliknya. • Retensi Selektif (Selectice Attention) Salah satu faktor hambatan manusiawi lainnya adalah kecenderungan manusia untuk memilih mengingat hal yang hanya mereka sukai. Bisa saja dalam komunikasi organisasi, komunikan benar menangkap isi pesan komunikator, namun belum tentu komunikan tersebut bisa mengingat seluruh bagian dari informasi yang disampaikan. Hambatan ini haruslah diminimalisasi agar tidak terjadi kesalahan instruksi maupun koordinasi dalam proses komunikas organisasi. 4. Hambatan Sosio-Antro-Psikologis • Hambatan jenis ini adalah hambatan yang terjadi pada sisi komunikan atau penerima informasi. Kita mengetahui bahwa proses komunikasi, termasuk komunikasi organisasi, terbentuk dalam keadaan yang situasional. Artinya, komunikator harus benar benar mengerti dan paham dengan situasi atau kondisi saat komunikasi berlangsung. Situasi sangatlah berpengaruh terhadap proses komunikasi yang akan berefek langsung pada efektivitas komunikasi organisasi itu sendiri. • Hambatan yang terjadi akibat faktor situasional ini terdiri dari hambatan sosiologis, hambatan antropologis dan hambatan psikologis. Misalnya, terjadi komunikasi organisasi antara manager dengan bawahan yang sedang terkena musibah. Dalam proses komunikasi ini, sang komunikator harus mengerti benar situasi psikologis dari bawahannya (komunikan) sehingga proses komunikasi organisasi bisa berjalan efektif. 5. Hambatan Ekologis • Faktor lingkungan juga sangat mempengaruhi kelancaran dari proses komunikasi organiasi. Terdapat banyak contoh proses komunikasi yang bisa terhambat akibat gangguang dari lingkungan tempat komunikasi berlangsung. Contoh dari hambatan ekologis ini antara lain lingkungan yang ramai atau bising, banyaknya orang yang berlalu lalang, suara petir atau hujan, suara kendaraan yang lewat dan banyak lainnya. • Sangat penting bagi komunikator untuk memperhatikan hambatan ekologis ini untuk memperlancar komunikasi organisasi. Contohnya, bila hendak melakukan komunikasi organisasi formal seperti meeting divisi, hendaknya dipilih ruangan yang tenang dan terbebas dari suara suara yang mengganggu. Bila akan melakukan komunikasi via telepon seperti mengadakan conference call juga harus dipilih ruangan yang bebas dari lingkungan yang bising. Dengan ini, proses komunikasi organisasi bisa berjalan lebih lancar dan efektif. See You Next Week
