PENGADAAN LOGISTIK CHAPTER 3 Introduction • Pengadaan logistik merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen logistik • Fungsi ini pada hakekatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik/perbekalan yang sesuai dengan kebutuhan. Cara-cara pengadaan logistik/perbekalan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Membeli Meminjam Menyewa Membuat sendiri Menukarkan/barter Substitusi Pemberian/hadiah Perbaikan/rekondisi Sistem Pengadaan 1.Sistem sentralisasi 2.Sistem desentralisasi 3.Sistem campuran Sistem Sentralisasi Yaitu cara pengadaan logistik dimana kewenangan dalam pengadaan logistik bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada salah satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan logistik dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu saja. Keuntungan sistem sentralisasi 1. Dapat menekan harga 2. Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan mendukung efisiensi 3. Dapat mendukung standarisasi dan sistem pertukaran logistik antar bagian Kerugian sistem sentralisasi 1. Kebutuah mendesak pada unit tertentu tidak dapat langsung terlayani 2. Terkadang tidak sesuai dengan permintaan Sistem Desentralisasi Yaitu sistem pengadaan dimana kewenangan pengadaan logistik diserahkan pada masing-masing unit kerja. Keuntungan sistem Desentralisasi 1. Kebutuhan logistik pada masing-masing unit kerja secara cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan 2. Menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhannya. Kerugian sistem desentralisasi 1. Ada kecenderungan masing-masing unit untuk memiliki logistik (barang-barang) baru padahal logistik yang ada masih layak 2. Terdapatnya macam-macam logistik yang berbeda-beda sehingga tidak terdapat standarisasi 3. Biaya satuan relatif besar karena pembelian tidak bersifat partai besar melainkan satuan dan berdampak pada besarnya ongkos. Sistem campuran Sistem campuran merupakan sistem yang menggunakan sentralisasi dan disentralisasi. Hal ini didasarkan agar pemenuhan kebutuhan general dapat terpenuhi dan kebutuhan pada masingmasing unit pun terpenuhi. Perencanaan pengadaan dan penentuan kebutuhan Apa yang dilakukan dalam perencanaan pengadaan • Pemikiran • Penelitian/penelaahan • Perhitungan Dalam perencanaan pengadaan menggunakan 5W+1H Pertanyaanya adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Barang apa yang akan diadakan? Mengapa barang tersebut diadakan? Kapan barang tersebut akan dibutuhkan? Kapan barang tersebut akan diadakan? Dimana barang tersebut akan diperoleh? Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? Berapa banyak barang yang akan diadakan? Berapa harga barang yang akan diadakan? Bagaiaman cara pengadaan barang tersebut? Bagaiman prosedur pengadaan barang tersebut? Bagaiaman aturan-aturan pengadaan barang tersebut? Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan dan menetapkan kebutuhan : 1. 2. 3. 4. 5. Faktor fungsional Faktor biaya dan manfaat Faktor anggaran Faktor keamanan dan kewibawaan Faktor standarisasi dan normalisasi Pengadaan logistik dengan cara pembelian Tujuan/orientasi pembelian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tepat mutu Tepat jumlah Tepat waktu Tepat sumber Tempat harga Tepat tempat/lokasi Tepat peraturan
