SKTPMGuideline rev22November2018

Website Procurement Committee
Petunjuk Proses
SKTPM
November 2018
(Date of Presentation Here)
http://proccom.phm.pertamina.com/
SKTPM:
Surat Keterangan Terdaftar Penyedia Barang dan Jasa Mampu
TENTANG SKTPM
SKTPM merupakan sertifikat yang diberikan kepada
rekanan yang telah menyampaikan dokumen
legalitas, keuangan dan pengalaman untuk
mengikuti proses pengadaan di PT Pertamina Hulu
Mahakam (PHM).
Informasi Umum, Dokumen Legal dan Bukti
Pelaporan Pajak disinkronisasi secara otomatis dari
sistem CIVD-SKK Migas setiap pukul 00.00 WIB.
Setiap perubahan pada bagian tersebut harus
dilakukan dari sistem CIVD-SKK Migas.
Fungsi SKTPM: Menyederhanakan proses dan dokumen yang diperlukan pada pengadaan di
PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM).
Rekanan dengan status SKTPM Valid akan menerima informasi tender melalui email
berdasarkan kualifikasi dan klasifikasi yang dimiliki dan dapat mendaftar tender secara online.
ALUR PROSES SKTPM
3
2
1
Mengirim scan formulir –
formulir wajib ke email
Mempelajari Petunjuk
Proses dan download
formulir wajib di
ep-idphm.newvendor@pertamina.
com
http://proccom.phm.pertamina.com/
Menunggu hasil
verifikasi oleh PHM
Melakukan pengiriman
data (submission)
8
Setelah Valid menunggu
email pengambilan
Sertifikat
4
5
6
7
Menerima Login ID dan
Password melalui email
utama yang terdaftar
Mengambil sertifikat
SKTPM
Login dan mengunggah
dokumen-dokumen
yang dipersyaratkan
CARA MENDAPATKAN AKUN SKTPM
Kunjungi Website Procurement Committee PHM http://proccom.phm.pertamina.com/
FORMULIR WAJIB
•Formulir E-Procurement
•Pernyataan HSE
•Program Kepatuhan (Due Diligence Questionnaire)
•Komitmen ABC Compliance
•Pernyataan Status Perusahaan Dalam Negeri (khusus Usaha Besar yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri)
Dokumen ditandatangani oleh Direktur di atas materai dan cap perusahaan lalu dikirimkan dalam bentuk
PDF (1 formulir dalam 1 file PDF) bersama dengan scan SPDA dan Izin Usaha ke email
[email protected]
DOKUMEN YANG DIUNGGAH setelah mendapatkan Akun
DOKUMEN
No
UK
UM
UB
1
Formulir Partisipasi E-Procurement
Ya
Ya
Ya
2
Pernyataan HSE
Ya
Ya
Ya
3
Kuestioner Due Diligence
Ya
Ya
Ya
4
Komitmen ABC Compliance
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ditandatangani
Direktur
Ya
Ditandatangani
Direktur
Ya
Audited
Ya
Ya
Ya
5
SKUP Migas atau Surat Pernyataan Perusahaan Dalam Negeri
(Khusus Usaha Besar yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri)
6
Laporan Keuangan
7
Bukti pengalaman perusahaan berupa Service Order/
Purchase Order/ Kontrak yang telah diselesaikan dalam kurun
7 tahun terakhir. Dokumen harus menunjukkan nomor kontrak, judul
kontrak, lingkup pekerjaan, nilai kontrak, tanggal mulai, tanggal selesai,
tanda tangan kedua belah pihak.
1. INFORMASI UMUM
Data di dalam Bagian
Informasi Umum
disinkronisasi dengan SPDACIVD.
Jika ada perubahan, maka
harus dilakukan melalui
aplikasi CIVD SKK Migas.
Sinkronisasi dilakukan secara
sistematis setiap pukul 00.00
WIB.
2. INFORMASI ADMINISTRASI / LEGAL
Dokumen/Data di dalam Bagian Informasi Legal meliputi SPDA, Izin & Administrasi Usaha, Landasan Hukum
Pendirian Usaha, Susunan Direksi, Komisaris, Kepemilikan Saham, Daftar Perusahaan yang Memiliki Hubungan
Istimesa, Data Perusahaan sebagai Agen/Distributor disinkronisasi dengan SPDA-CIVD. Jika ada perubahan,
maka harus dilakukan melalui aplikasi CIVD SKK Migas.
Dokumen yang harus diunggah di bagian ini adalah:
•Surat Pernyataan Perusahaan Dalam Negeri (Khusus UB yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri)
•Formulir-formulir Wajib / Mandatory Forms
3. INFORMASI KEUANGAN
Dokumen yang harus diunggah di bagian ini adalah Laporan Keuangan / Neraca & Laporan Rugi-Laba
Klik tambah baru terlebih dahulu lalu simpan. Pilih satuan mata uang yang digunakan. Input data keuangan
sesuai dengan dokumen yang dilampirkan.
Dokumen/Data Pelaporan Pajak disinkronisasi dengan SPDA-CIVD. Jika ada perubahan, maka harus dilakukan
melalui aplikasi CIVD SKK Migas.
4. INFORMASI PENGALAMAN PERUSAHAAN
Agar bisa mendaftar online maka kolom kolom di bagian
Pengalaman Perusahaan harus diisi lengkap. Penyaringan
dilakukan secara sistematis melalui kode sub bidang usaha yang
dimiliki rekanan dengan pengumuman tender secara online.
Scan Pengalaman harus
menunjukkan:
•
•
•
•
•
•
•
Nomor kontrak
Judul kontrak
Lingkup pekerjaan
Tanggal mulai
Tanggal selesai
Nilai kontrak
Tanda tangan kedua belah
pihak
Kode sub bidang usaha diisi
sesuai dengan Banner di
halaman depan website
Profil Perusahaan dapat diisi jika ada.
SERTIFIKAT SKTPM
Syarat Pengambilan:
• Telah mendapat email dari Procurement Committee
• Surat Kuasa Pengambilan atau Surat Permintaan Pengiriman dari Direktur
• Sertifikat SKTPM sebelumnya (jika ada)
Masa berlaku Sertifikat SKTPM: 3 TAHUN
Sertifikat SKTPM hanya diberikan kepada rekanan yang baru mendaftar proses SKTPM
dan telah tervalidasi.
Untuk SKTPM Update (yang sudah pernah mendapat sertifikat) hanya diterbitkan jika
telah kedaluwarsa atau terdapat permintaan khusus.
Adanya update SKTPM secara online tidak perlu mencetak Sertifikat.
STATUS SKTPM
1
NEW PROCESS
INVALID / UPDATE
INVALID
• Satu, beberapa
atau semua
dokumen SKTPM
telah berakhir masa
berlakunya / tidak
valid / tidak
lengkap
• Rekanan diminta
untuk melengkapi
kekurangan
informasi dan/atau
dokumen
2
NEW PROCESS
SUBMITTED /
UPDATE SUBMITTED
• SKTPM dokumen
telah dikirim &
diterima
Procurement
Committee
• Rekanan menunggu
hasil verifkasi oleh
Procurement
Committee
3
VALID
• Dokumen SKTPM
dinyatakan lengkap
dan valid
• Rekanan dapat
berpartisipasi
dalam proses
pengadaan yang
sesuai dengan kelas
dan bidang usaha
4
REQUEST FOR
UPDATE
• Rekanan
mengajukan
permohonan untuk
mengubah atau
menambah
informasi /
dokumen SKTPM
dan sedang dalam
proses persetujuan
oleh Procurement
Committee
SYARAT PENDAFTARAN ONLINE
Status SKTPM Valid atau Update Submitted
*) Jika status valid tetapi kode sub
bidang yang ada di pengumuman
tidak tersedia di tab experience
maka klik request for update
untuk membuka akses editing.
Mempunyai SPDA valid
Pada saat melakukan request for
update harus menyebutkan kode
sub bidang usaha yang
ditambahkan.
Mempunyai kelas usaha yang sesuai (UK/UM/UB)
Setelah akses dibuka status
menjadi update invalid maka
sudah bisa menambahkan kode
sub bidang usaha lalu melakukan
submission.
Memberikan statement TKDN mínimum yang sesuai dengan
persyaratan
Mempunyai kode sub bidang usaha yang sesuai dengan
pengumuman/kode harus tersedia dalam tab experience di SKTPM
*)
Setelah melakukan submission
status menjadi Update Submitted
maka sudah bisa mendaftar
(tanpa harus menunggu validasi
Procurement Committee).
TIPS MENGHINDARI KEGAGALAN PENYIMPANAN
1. Tidak boleh ada tanggal yang kedaluwarsa
2. Tidak boleh ada kolom yang dibiarkan kosong
3. Harap klik tambah baru terlebih dahulu, input dan simpan tanggal laporan keuangan
sebelum mengisi data dan menghupload dokumen.
4. Dokumen yang diupload tidak lebih dari 10 MB. Tidak perlu mengupload dokumen
berwarna. Dokumen yang berat meskipun tidak sampai 10MB membuat system
kehabisan waktu untuk upload sehingga koneksi terputus tanpa pemberitahuan.
5. Koneksi internet tidak terputus. Tidak boleh meninggalkan website / idle selama
beberapa waktu, karena koneksi akan otomatis terputus, walaupun masih bisa
menginput data, tetapi sudah tidak ada koneksi dengan server. Dalam hal ini, harus
dilakukan logout dan login lagi.
CONTACT
Antonius Sibarani
Proses SPDA-CIVD
Ph. 0542 53 2442 | Email: [email protected]
Andarsih Dwi Sintorowati
Pendaftaran SKTPM
Ph. 0542 53 3360 | Email: [email protected]
Proses SKTPM & Pendaftaran Prakualifikasi Tender
Ph. 0542 53 3360 | Email: [email protected]
Adi Rohiman
Sertifikat SKTPM
Ph. 0542 53 2332 | Email: [email protected]
THANK YOU
Procurement Committee | 2018