KONSEP DASAR ADMINISTRASI & MANAJEMEN LOGISTIK OLEH MUJTABAH FATURURRAHMAN, MM Mujtabah Fatururrahman, MM MANAJEMEN ADMINISTRASI PENGERTIAN LOGISTIK Mujtabah Fatururrahman, MM ADMINISTRASI LOGISTIK SEJARAH PERKEMBANGAN ADMINISTRASI Administrasi sebagai ilmu • Memiliki objek material • Dapat diterima secara universal • Sistematika dan dapat pelajari & diajarkan Administrasi sebagai pekerjaan • Dimaknai sebagai pola pemikiran dan rangkaian kegiatan untuk mencapai hasil tertentu dikerjakan secara profesional Mujtabah Fatururrahman, MM RUANG LINGKUP ADMINISTRASI Manajemen administratif (managemen of administrastive function) • Menekankan pada kegiatan mengarahkan kerja secara koperatif Manajemen operatif (managemen of operative function) • Menekankan pada kegiatan mengarahkan kerja secara masingmasing personal Mujtabah Fatururrahman, MM Organisasi Hubungan masyarakat Manajemen Komunikasi UNSUR ADMINISTRASI Tata usaha Perbekalan Kepegawaian Keuangan Mujtabah Fatururrahman, MM Pengelolaan perlengkapan Pembukaan perencanaan Laporan Fungsi administrasi Komunikasi Pelaporan Pengawasa n administratif Kerja sama Mujtabah Fatururrahman, MM ADMINISTRASI LOGISTIK BACHSAN MUSTAFA Administrasi Logistik adalah kegiatan pengelola barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsi-fungsi managemen barang untuk memperoleh keuntungan/manfaat maximum dari penggunaan barang. Mujtabah Fatururrahman, MM Perbekalan (supplies) Barang (goods) Peralatan (equipments) ISTILAH LAIN LOGISTIK Materiil Perlengkapan Material (materials) Mujtabah Fatururrahman, MM Inventaris Persediaan Bergerak JENIS-JENIS BARANG Tidak Bergerak Pakai Habis Mujtabah Fatururrahman, MM ISTILAH LAIN DARI ADMINISTRASI LOGISTIK Administrasi perbekalan •Aktivitas penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan pembinaan benda-benda yang diperlukan dalam suatu organisasi, serta penyingkiran benda-benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi •Penataan barang-barang baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun barang pakai habis yang diperoleh melalui tahapan perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan/penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan/pelelangan, pengawasan, pelaporan dan evaluasi Administrasi materiil Manajemen materiil •Pengendalian orang dan barang-barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian (pemakaian), pemeliharaan hingga penghapusannya. Manajemen logistik •Pengelolaan barang, baik itu barang pemerintah maupun barang perusahaan atau barang perorangan, dengan tujuan agar pemakaian/penggunaannya dilakukan secara efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau memberikan hasil maksimum kepada pemilik barang Mujtabah Fatururrahman, MM Kegiatan managerial : perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI LOGISTIK Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan (inventarisasi), penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan. TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK 1 2 • Secara umum kegiatan pengelolaan logistik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi • Untuk meningkatkan efisiensi, daya pakai dan menambah umur (life time) barang-barang (inventaris), sehingga dengan administrasi yang baik dan mantap akan dapat menghemat pengeluaran anggaran, khususnya dalam belanja barang. Mujtabah Fatururrahman, MM PENTINGNYA KEBUTUHAN LOGISTIK BAGI ORGANISASI Biasanya gambaran sistem logistik dari suatu perusahaan akan mencerminkan kinerja perusahaan itu sendiri. Banyak perusahaan yang memiliki modal besar dan pada akhirnya bangkrut, terbengkalai sistem produksi barang karena tidak mampu menjalankan sistem logistik yang mumpuni. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk menerapkan manajemen logistik. Dalam suatu perusahaan, manajemen logistik adalah kunci utama dalam mengendalikan serta memantau proses dari penyimpanan, pengiriman, hingga penerimaan barang. Mujtabah Fatururrahman, MM Perencanaan Pelaporan dan Evaluasi Pengadaan Fungsi administrasi logistik (Muhammad Alihusin ) Pergudangan Pemeliharaan Pengawasan & Pengendalian Penghapusan Mujtabah Fatururrahman, MM PERENCANAAN LOGISTIK Perencanaan Kebutuhan Penelitian Kebutuhan Mujtabah Fatururrahman, MM PERENCANAAN KEBUTUHAN Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan benda-benda perbekalan yang secara tegas dan secara tertulis memuat nama, jenis barang, jumlah, waktu yang dibutuhkan, biaya dan lain-lain keterangan yang dianggap perlu diterangkan. Mujtabah Fatururrahman, MM What Why How PERENCANAAN KEBUTUHAN (5 W 1 H) When Who Where Mujtabah Fatururrahman, MM Faktor Fungsional ~Umum & khusus~ Faktor Anggaran FAKTOR-FAKTOR DALAM PENELITIAN KEBUTUHAN Faktor Prestise (kewibawaan) Faktor Biaya Manfaat Faktor Standardisasi Mujtabah Fatururrahman, MM PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN LOGISTIK kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu diurutkan berdasarkan skala prioritas. Skala prioritas merupakan daftar penyusunan kebutuhan menurut indeks korelasinya Mujtabah Fatururrahman, MM INDEKS KORELASI 1.Skala primer (tinggi) 2. Skala skunder (sedang) Mujtabah Fatururrahman, MM 3. Sakala tertier (rendah) Menyusun namanama barang yang dibutuhkan organisasi TAHAP PENENTUAN KEBUTUHAN LOGISTIK (Lucas dan Rumsari) Membuat Skala Prioritas Membuat Daftar Nominasi Barang CONTOH PERENCANAAN LOGISTIK KAMPUS POLITEKNIK LP3I JAKARTA Nama Barang Jenis Barang Jumlah Waktu Biaya (Rp) Metode Pengadaan Kendaraan Opersional Kijang Inova 1 unit Tw. I 300 juta Lelang umum Mesin Foto Copy 1 unit Tw II 20 juta Penunjukan Langsung AC 2 unit Tw III 7,5 juta Penunjukan Langsung Mujtabah Fatururrahman, MM REFERENSI • Buku Administrasi Logistik & Gudang (kasus dan aplikasi): oleh Siswandi, SE., MM. • Buku Manajemen Logistik Terintegrasi: oleh Ricky Martono Mujtabah Fatururrahman, MM
