MODUL PENGELOLAAN BISNIS RITEL ADMINISTRASI GUDANG SOP MANAJEMEN GUDANG BISNIS DARING DAN PEMASARAN Oleh : Anggit Nuraini Ginawati, S.Pd SMK PGRI BATANG KELAS XII 1 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt. Atas karunianya sehingga modul ini dapat terselesaikan dengan baik. Modul pengelolaan bisnis ritel smk kelas xii ini ada untuk menambah khazanah ilmu dan pegangan praktis bagi siswa-siswi SMK Kompetensi Keahlian Bisnis Daring dan Pemasaran. Modul ini merupakan edisi revisi yang disusun dengan mengacu pada kurikulum 2013 yang telah direvisi ( Permendikbud No. 24 Tahun 2016 ). Sistematika dan urutan Kompetensi dalam modul ini telah sesuai dengan kebutuhan di lapangan, terutama dengan memperhatikan keterkaitan antar kompetensi dalam kelompok mata pelajaran produktif pemasaran serta keterkaitan dengan kompetensi pada kelompok mata pelajaran wajib. Buku ini didedikasikan pula agar lulusan kompetensi keahlian pemasaran siap dan mampu bekerja secara profesional dalam menangani pemasaran sebagai staf pemasaran, pramuniaga, wiraniaga, dan tenaga penjualan. Akhirnya penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan hingga modul ini dapat terselesaikan. Semoga modul ini menghadirkan manfaat bagi terwujudnya generasi bangsa yang profesional dibidang pemasaran. Penyusun 2 SMK PGRI BATANG PENDAHULUAN Pada setiap kegiatan usaha yang Anda jalanka, tertib pada usaha yang bergerak di bidang pergudangan ritel, tertib administrasi adalag sebuah hal yang penting. Sistem administrasi atau manajemen gudang bisa disebut dengan sebagai sebuah cara mengelola sebuah aktivitas yang saling berkaitan antara satu dan yang lainnya dalam hal penyimpanan barang sementara. KRITERIA KINERJA (Indikator) KD. Menerapkan prosedur administrasi bisnis ritel 1. Menjelaskan kegiatan adminstrasi gudang 2. Mengidentifikasi jenis-jenis administrasi gudang 3. Menjelaskan dokumen-dokumen gudang 4. Mendefinisikan pengertian SOP 5. Mengidentifikasiformat SOP 6. Menjelaskan cara pembuatan SOP PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Bagi siswa Langkah-langkah belajar yang ditempuh adalah sebagai berikut : 3 SMK PGRI BATANG a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar yang memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini b. Bacalah dengan cermat dan pahami setiap materi kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes c. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi kegiatan sebelumnya d. Jika Anda telah menguasai secara tuntas semua kegiatan belajar dalam modul ini ajukanlah uji kompetensi. 2. Peran Guru a. Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar b. Membimbing siswa dalam melakukan tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar c. Membantu siswa dalam memahami konsep dan menjawab pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar TUJUAN KOMPETENSI 1. Peserta didik dapat menjelaskan kegiatan adminstrasi gudang 2. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis administrasi gudang 3. Peserta didik dapat menjelaskan dokumen-dokumen gudang 4. Peserta didik dapat mendefinisikan pengertian SOP 5. Peserta didik dapat mengidentifikasiformat SOP 6. Peserta didik dapat menjelaskan cara pembuatan SOP 4 SMK PGRI BATANG PEMBELAJARAN A. Uraian Materi 1. Kegiatan Administrasi Gudang Kegiatan umum administrasi gudang meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Kegiatan administrasi Betook kegiatan pengeluaran dan oemasukan data dilakukan dalam administrasi dan harus dicatat untuk memudahkan seluruh kegiatan produksi beserta pengembangannya yang berkaitan dengan pergudangan. b. Penerimaan barang Penerimaan barang merupakan awal dari pergerakan barang di gudang. Hal penting yang harus masuk dalam tertib administrasi dalam penerimaan barang di gudang antara lain bukti pesanan dari gudang, tanda terima barang, bukti pemesanan, dan barang yang akan diterima. c. Penyimpanan barang Segala yang tersimpan di gudang harus diperhatikan keamanannya. Perusahaan besar biasanya menggunakan sebuah pallet untuk menjaga keamanan produknya. d. Pengepakan barang Proses pengepakan termasuk dalam manajemen gudang. Kegiatan pengepakan barang dapat ditemukan pada perusahaan manufaktur. Pada perusahaan perdagangan meskipun ada, jumlah aktivitas pengepakan relatif sedikit. e. Pegeluaran barang Pengeluaran barang juga dicatat dan menjadi bagian dalam manajemen gudang. Selain untuk mencatat biaya yang dikeluarkan, proses pencatatan ini juga dilakukan untuk menciptakan proses distribusi yang efisien, teratur, dan terkendali. 5 SMK PGRI BATANG 2. Jenis-jenis Administrasi Gudang Jenis-jenis administrasi yang penting dilakukan dalam manajemen gudang antara lain sebagai berikut : a. Daftar stok barang Daftar stok barang merupakan sebuah daftar yang berisi rincian mengenai barang yang masih tersedia dalam gudang. Daftar ini sangat penting untuk memantau ketersediaan barang sehingga dapat memperkecil risiko out of stock atau risiko kesalahan pemesanan barang. Barikut adalah contoh daftar stok barang. Tabel 1.1 Daftar stok barang b. Daftar Input Barang Daftar ini penting untuk memprediksi apakah barang yang sudah ada dalam gudang sudah melebihi kapasitas ruangan atau belum. Berikut adalah contoh daftar input barang. Tabel 1.2 Daftar input barang 6 SMK PGRI BATANG c. Daftar keluar barang Pencatatan iniperlu dilakukanuntk mengetahui jumlah barang yang sudah dikeluarkan sehingga keppala gudang dapat memprediksi alokasi restock barang tersebut. Berikut adalah contoh daftar keluar barang. Tabel 1.3 Daftar keluar barang d. Jadwal pengiriman barang Adanya jadwal pengiriman barang dapat membantu kepala gudang untuk meretur barang yang diterima dalam kondisi kadaluarsa sehingga barang tersebuut dapat diretur. e. Prediksi pemesanan Daftar ini memuat barang yang mendekati jumlah minimum. f. Daftar stock opname Salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena kamu akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung. Berikut adalah contoh daftar stock opname. Tabel 1.4 daftar stock opname. 7 SMK PGRI BATANG g. Daftar pengelompokan barang Barang yang tersimpan di gudang banyak jumlah dan macamnya, terlebih pada perusahaan ritel. Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali barang yang dibutuhkan, barang di gudang harus dikelompokkan. Dafter pengelompokan barang penting untuk memberikan efisiensi dalam pencarian dan pengembalian barang. 3. Dokumen-dokumen gudang Dalam pengelolaan barang dalam gudang, dokumen bagian gudang difokuskan pada tiga buah buku gudang, yaitu buku penerimaan gudang, buku pengeluaran gudang, dan kartu persediaan/stock barang sebagai berikut : a) Buku penerimaan gudang Buku ini memuat informasi mengenai item/barang yang diterima bagian gudang. Setiap penerimaan barang harus disertai dengan bukti transaksi, antara lain nota, faktur, kuitansi, dan lain-lain. Buku penerimaan gudang akan memuat informasi tentang nomor penerimaan, tanggal, kode barang, nama spesifikasi barang, nomor purchase barang, dan jumlah barang. Adapun pihak yang terlibat dalam proses penerimaan barang adalah sebagai berikut : 1) Bagian penerimaan yang bertugas menyerahkan barang yang diterima dari pemasok. 2) Bagian gudanng yang bertugas menyimpan dan mencatat bahan baku, mencatat mutasi tiap barang dalam kartu gudang dan barang, serta menyimpan dan mengamankan barang dalam gudang. 3) Bagian akuntansi yang bertugas membuat catatan dalam gudang dengan kartu persediaan lalu mengurangi tempat untuk stock lainnya sehingga dapat memberikan dampak pada hal lainnya. b) Buku pengeluaran gudang Ketika mengueluarkan barang dari gudang, perlu dilakukan proses aadministrasi atas barang yang sudah dikeluarkan. Buku pengeluaran gudang merupakan buku yang merangkum lembaran informasi pengeluaran barang dari gudang, baik mengenai waktu, kuantitas, kualitas, maupun spesifikasi lainnya. c) Kartu persediaan/stok barang Kartu persediaan adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang di dalam gudang. Kartu persediaan berfungsi mencatat mutasi setiap jenis persediaan barang. Berikut adalah contoh kartu persediaan 8 SMK PGRI BATANG Tabel 1.5 kartu persediaan 4. Standard Operating Prosedure (SOP) Manajemen Gudang a) Pengertian SOP Setiap perusahaan membutuhkan panduan yang dibuat sesuai dengan kronologis penyelesaian perusahaan agar diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien. Panduan ini biasanya disebut Standard Operating Prosedure (SOP). Standard Operating Prosedure (SOP) adalah urutan atau panduan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan. b) Format SOP Aktivitas operasional gudang diharapkan sudah mengacu pada satu Standard Operating Prosedure (SOP) pergudangan yang jelas untuk dilakukan oelh karyawan gudang. Beberapa akibat yang sering terjadi dari ketidakjelasan SOP adalah sebagai berikut : 1. Budaya kerja semau atasan atau budaya kerja berdasarkan kebiasaan yang turun-temurun. Hal ini dapat berakibat pada penurunan motivasi bagi karyawan yang menghendaki adanya satu standarisasi kerja. 2. Kualitas pekerjaan yang tidak terstandar sehingga kualitas kerja bergantung pada orang dan bukan kepada sistem. 3. Terbuka potensi terjadinya kebocoran aset perusahaan dalam berbagai jenis penyimpangan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas. c) Cara Pembuatan SOP a. SOP penerimaan barang di gudang Tujuan SOP ini adalah agar kegiatan penerimaan barang di gudang, pengiriman barang, dan penerimaan barang yang telah diterima atau dikirim telah sesuai dengan Purchase Order (PO) atau Delivery Order (DO). 9 SMK PGRI BATANG Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP penerimaan barang di gudang adalah sebagai berikut : 1. Bahan dan alat; a) Delivery Order (DO); b) Surat pesanan/order; c) Kendaraan; dan d) Trolley 2. Kualifikasi pegawai: pegawai yang ditunjuk 3. Prosedur: a) Penerimaan barang menggunakan form checklist yang tersedia, b) Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan/order, c) Meminta persetujuan manajer logistik atau pegawai yang ditunjuk jika ada barang yang datang yang tidak sesuai dengan surat pesanan/order, sebelum produk diterima. 4. Checklist penerimaan barang Uraian Ada Tidak Ket No 1. 2. 3. 4. 5. Nama dan jumlah barang yang datang sesuai pesanan Kebenaran jenis dan jumlah barang yang diterima Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan Jangka waktu kadaluwarsa memadai Kebenaran kondisi kemasan baik b. SOP pengiriman barang dagang SOP ini bertujuan untuk menentukan kegiatan pengiriman barang dagang dan memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan pesanan dan surat pengiriman barang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP pengiriman barang di gudang adalah sebagai berikut : 1) Bahan dan alat: a) Surat pesanan/order; b) Surat pengiriman barang c) Forklift d) Kendaraan pengangkut barang seperti truk boks. 2) Penanggung jawab, kepala gudang 10 SMK PGRI BATANG 3) Prosedur a) Periksa kesesuaian barang yang dikirim (nama barang, spesifikasi barang, tanggal kadaluwarsa, dan lain-lain) dengan surat pesanan/permintaan dan surat pengiriman barang. b) Jika semua sudah sesuai, surat pengiriman barang ditandatangani. c) Serahkan surat pengiriman barang dan barang kepada pengirim barang. d) Packing barang dan masukkan ke armada. e) Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekspedisi pengiriman. f) Jika pengiriman barang melalui jasa angkutan, langkahnya sebagai berikut: (i) Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antar barang ke kantor jasa angkutan. (ii) Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkut. (iii) Pastikan petugas jasa angkut memberikan bukti pengiriman/resi sesuai dengan nama dan alamat penerima. g) Pengeluaran barang mengikuti sistem berikut : (i) First In First Out (FIFO), barang yang lebih dahulu diterima agar lebih dulu dikeluarkan. (ii) Last In First Out (LIFO), barang yang masa kadaluwarsanya lebih pendek, harus lebih dahulu dikeluarkan. (iii) Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan spesifikasi barang untuk tetap menjamin kualitas barang selama dalam perjalanan. 4) Flowchart penjualan pada SOP manajemen distribusi. c. SOP kebersihan dan kerapihan gudang Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut : 1) Bahan dan alat: a) Alat pembersih lantai (sapu, lap pel, dan lain-lain) b) Cairan disinfektan c) Pestisida (jika diperlukan) 2) Kualifikasi pegawai : office boy/cleaning service 3) Prosedur a. Kebersihan lantai: (i) Sapu dan pel lantai setiap hari (ii) Tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga lantai dapat dengan mudah dibersihkan (iii) Catat dan checklist serta beri paraf petugas. b. Dinding dan langit-langit: (i) Bersihkan dinding dan langit-langit dari debu yang menempel 11 SMK PGRI BATANG (ii) Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba c. Pecegahan hama: (i) Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk mencegah adanya rayap, tikus, atau serangga lainnya yang dapat merusak barang-barang yang ada di gudang. (ii) Catat dan checklist serta beri paraf petugas. d. Perapian barang-barang (i) Rutin menyortir barang yang sudah tidk terpakai. (ii) Kembalikan barang ke tempatnya setelah digunakan. d. SOP kebersihan dan higienitas gudang Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut : 1) Bahan dan alat: a) Alat kebersihan (sapu dan alat pel) b) Tanda dilarang makan, minum, dan merokok c) Checklist kebersihan gudang 2) Pihak terkait: a) Pimpinan, b) Kepala gudang, c) Pelaksana gudang, d) Cleaning service 3) Prosedur a) Ruang penyimpanan harus kering, bersih, serta bebas dari sampah dan debu b) Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas Cleaning service c) Dilarang menyimpan makanan, minuman, dan merokok di area gudang d) Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan harus terjaga kebersihannya e) Rekaman kegiatan pembersihan harus dipelihara. e. SOP keamanan gudang Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut : 1) Bahan dan alat: Alat pengaman (kunci, gembok, alarm, dan CCTV) 2) Kualifikasi personel: pegawai yang ditunjuk 3) Prosedur a) Selain petugas dan orang yang tidak berkepntingan dilarang masuk b) Pintu gudang harus selalu terkunci, kecuali jika ada proses penerimaan dan pengeluaran barang 12 SMK PGRI BATANG c) Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang atau orang yang berwenang TUGAS 3 Kerjakan tugas di bawah ini sesuai dengan perintah! 1. Toko Aneka Jaya memesan barang kepada PT. Khong Guan Nissin pada 2 Mei 2019, dengan rincian sebagai berikut. Wafer Nissin 500 gr 12 kaleng, Khong Guan 1.000 gr 24 kaleng, Monde Butter Cookies 454 gr 24 kaleng, Egg Roll Original Kaleng Kotak 300 gr 12 kaleng, Sirup Marjan Blewah 24 botol, dan Sirup Fresh Orange 24 botol. Berdasarkan data tersebut, Anda diminta untuk membuat surat pesanan barang. 2. Toko Aneka Baru menjual barang dagang pada tanggal 5 Mei 2019 kepada konsumen berikut. a. Monica Diva di Semarang, dengan rincian: 3 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00 dan 3 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00. b. Sri Murtini di Semarang, dengan rincian: 2 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00, 2 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00, dan 4 botol Sirup Marjan Blewah @Rp 17.500,00 Berdasarkan data tersebut, Anda bertindak sebagai penjual diminta untuk membuat nota kontan. 3. Toko Aneka Jaya membeli barang dari PT. Khong Guan Nissin pada tanggal 3 Mei 2019 menggunakan surat jalan dengan rincian sebagai berikut: Wafer Nissin 500 gr 12 kaleng, Khong Guan 1.000 gr 24 kaleng, Monde Butter Cookies 454 gr 24 kaleng, Egg Roll Original Kaleng Kotak 300 gr 12 kaleng, Sirup Marjan Blewah 24 botol, dan Sirup Fresh Orange 24 botol. Toko Aneka Jaya menjual barang dagang kepada: a. Indah di Semarang, dengan rincian 3 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00, 3 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00. b. Rini di Semarang, dengan rincian 2 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00, c. 2 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00, dan 4 botol Sirup Marjan Blewah @Rp 17.500,00 Berdasarkan data tersebuut, Anda diminta untuk membuat kartu persediaan. selamat mengerjakan 13 SMK PGRI BATANG
