BAB III PEMBAHASAN A. Waktu, Tempat dan Teknis Pelaksana Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan selama 4 minggu, dimulai pada tanggal 24 Februari - 21 Maret 2020 yang bertempat di Apotek Mitra Bersama di Jl. KH. Abul Hasan No.04, Kelurahan Pasar Pagi, Kecamatan Samarinda Kota, Kota Samarinda Provinsi Kalimantan Timur. Lokasi apotek strategis karena berada di tengah kota, terletak di seberang counter handphone terbesar di Samarinda yang banyak dilalui kendaraan sehingga pengunjung dapat datang dari dua arah, serta tersedianya lahan parkir yang cukup luas, dan terdapat beberapa praktek dokter yang diantaranya adalah; dokter spesialis anak, spesialis kandungan, spesialis gigi, dan spesialis otot dan tulang. Apotek Mitra Bersama melayani resep umum, penjualan obat wajib apotek (OWA), obat bebas, bebas terbatas, perbekalan kesehatan, dan lain-lain. Apotek Mitra Bersama memiliki swalayan kecil yang menyediakan berbagai jenis vitamin, obat-obat bebas, suplemen, alat kesehatan, minuman dingin, susu formula, perlengkapan bayi, sabun, dan lain-lain. Tersedia juga ruang tunggu untuk penebusan resep dengan ruangan ber-AC sehingga para pengunjung dapat menunggu dengan nyaman dan tempat bermain anak bagi pengunjung atau pasien yang membawa anak agar anaknya dapat bermain selagi menunggu. Bagian obat-obatan apotek juga cukup luas dan penataan obat disusun berdasarkan kelas terapi atau bentuk sediaan yang ditata secara alfabetis. Tempat 31 32 penyerahan dan konsultasi obat berada dibagian depan untuk mempermudah penyerahan. Apotek Mitra Bersama buka setiap hari pada pukul 08.00-22.00 WITA. Shift kerja dibagi menjadi dua, yaitu shift pagi dan shift sore. Shift pagi mulai pukul 08.00-16.00 WITA, sedangkan shift sore mulai pukul 14.00-22.00 WITA. Teknis pelaksanaan yaitu cek stok obat, melayani pembelian obat, merapikan susunan obat yang berada dietalase luar maupun dietalase dalam, melakukan penerimaan order barang, memeriksa obat yang mendekati Expired Date (ED), menentukan estimasi pemesanan obat, menerima dan mengerjakan resep racikan atau non racikan, menulis etiket obat, menulis salinan resep, menulis surat pesanan, menulis stok obat kosong di buku defecta, penyerahan obat kepada pasien, serta pencatatan kartu stock. B. Pengelolaan Apotek Mitra Bersama 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Apotek a. PSA / Dokter Anak : dr. Hendra, Sp.A b. Dokter Gigi : drg. Hj. Suryani Astuti Tommy, M.Si c. Dokter Kandungan : dr. Putri Fatma Adnan Tami L, Sp.OG d. Dokter Otot & Tulang : dr. Rudy, Sp.OT e. Manajemen / Keunangan : Lanvin Ferius Saputra f. Apoteker Pengelola Apotek : Yulie Christine Uyang, S.Farm., Apt g. Kasir h. Tenaga Teknis Kefarmasian : 1) Dika Herdiyanti, A.md. Farm : Marisca Novianti, S.Farm., Apt 33 2) Winda Puspita Yuliana, A.md. Farm 3) Muhammad Noor 4) Sheila Indriyani Sumber daya manusia yang ada di Apotek Mitra Bersama telah memenuhi peraturan Mentri Kesehatan Nomor 31 tahun 2016 Tentang Registrasi, Izin Paktik, Dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Dimana Apoteker di Apotek Mitra Bersama telah memiliki ijazah dari institusi pendidikan farmasi yang terakreditasi, Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA), memiliki sertifikat kompetensi yang masih berlaku dan memiliki Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA) yang selalu diperbaharui setiap 5 tahun sekali. Sedangkan setiap Asisten Apoteker (AA) juga memiliki STRTTK yang selalu diperbaharui setiap 5 tahun sekali. Apoteker Pengelola Apotek bertindak untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, pengambil keputusan, dan mengawasi keseluruhan kegiatan yang dilakukan di apotek, serta mampu berkomunikasi dengan pasien maupun profesi kesehatan lainnya sehubungan dengan terapi pasien. 2. Sarana dan Prasarana Apotek Sarana dan Prasarana yang terdapat di Apotek Mitra Bersama dapat diuraikan sebagai berikut : a. Lemari penyimpanan obat, kulkas, kartu stok barang, label, etiket, kwitansi, plastik pembungkus, dll. b. Komputer untuk meja kasir, komputer server, mesin jenset, printer, fax, telepon, dan handphone. 34 c. Meja peracikan, meja yang digunakan untuk menulis etiket/copy resep, kasir dan penyerahan obat. d. Peralatan peracikan seperti mesin pulverer, mortir, stamper, timbangan, blender, erlenmeyer, beaker glass, gelas ukur, dan wadahwadah obat. e. Mesin pembayaran dengan kartu ATM f. Ruang ber-AC dan tempat duduk sebagai ruang tunggu g. Timbangan dan pengukur tinggi badan yang dapat digunakan pengunjung 3. h. Swalayan i. Toilet j. Tempat bermain anak k. Lahan parkir yang luas Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya di Apotek Pengelolaan sediaan farmasi dan Perbekalan kesehatan lainnya merupakan proses yang terdiri dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, administrasi dan keuangan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi tetapi tetap sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Adapun pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di Apotek Mitra Bersama sebagai berikut : 35 a. Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat di apotek. Proses perencanaan di Apotek Mitra Bersama dilakukan berdasarkan pola peresepan oleh dokter, pola konsumsi masyarakat dan perbekalan farmasi yang fast moving dan slow moving. Khusus untuk perencanaan pembelian alat kesehatan hanya dilakukan sesuai permintaan. Dengan ini diharapkan tidak terjadi penumpukan obat dan obat yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pasien. Hal tersebut bertujuan untuk mencegah kerugian akibat adanya obat yang kadaluarsa dan berhentinya perputaran modal karena banyaknya barang yang menumpuk. b. Pengadaan Pengadaan perbekalan farmasi bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi di apotek sesuai dengan data perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan barang meliputi proses pemesanan, pembelian dan penerimaan barang. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan pada tingkat kebutuhan konsumen (pasien). Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Mitra Bersama dilakukan dengan cara just in time yaitu barang yang jumlah persediaannya sedikit akan dipesan hari itu dan barang yang dipesan akan datang pada hari itu juga. Pemesanan dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui 36 salesman atau melalui telepon sehingga dapat mencegah terjadinya kekosongan barang. Pemesanan barang atau obat dengan golongan obat keras, obat bebas, obat bebas terbatas, jamu, fitofarmaka dan obat herbal berstandar digunakan surat pesanan regular (biasa) terdiri dari dua rangkap. Rangkap yang pertama berwarna putih untuk PBF dan rangkap yang kedua berwarna merah muda untuk arsip apotek. Khusus pemesanan obat golongan narkotika dilakukan dengan menggunakan surat pesanan khusus narkotika yang telah ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama lengkap, jabatan, alamat rumah, nama distributor, alamat dan nomor telepon distributor, jumlah dan jenis narkotika yang dipesan, nomor SIK nomor SIA, dan stempel apotek. Setiap surat pesanan berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Surat pesanan narkotika terdiri dari empat rangkap yaitu warna putih untuk PBF Kimia Farma, warna biru untuk BPOM, warna merah muda untuk DINKES Kabupaten atau Kota dan warna kuning untuk arsip apotek. Sedangkan untuk pemesanan obat psikotropika dan prekursor langsung ke PBF dengan menggunakan Surat Pesanan. Dimana satu surat pesanan boleh memesan beberapa macam obat psikotropika yang ditandatangani juga oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Surat pesanan terdiri dari dua rangkap, rangkap pertama berwarna putih untuk PBF dan rangkap kedua berwarna merah muda untuk arsip apotek. 37 c. Penerimaan Pada saat penerimaan barang, TTK/Apoteker akan mencocokkan barang dengan faktur. Pemeriksaan meliputi: 1) Nama obat 2) Jumlah obat 3) No Batch dan Bentuk sediaan 4) Tanggal kadaluwarsa 5) Tanggal penerimaan barang 6) Alamat pengiriman barang 7) Keadaan fisik obat dan kondisi diskon Setelah pengecekan barang sesuai, TTK menyerahkan SP yang sebelumnya sudah ditanda tangani oleh APA ke pihak ekspedisi atau salesman. Barang yang tidak sesuai maka segera diretur/dikembalikan ke distributor. Penerimaan barang selain obat golongan psikotropik, narkotik, OOT dan prekursor boleh ditandatangani TTK yang telah memiliki surat izin kerja serta memberikan cap stempel apotek. Disetiap penyerahan SP salesman wajib menandatangani copy-an SP dengan tujuan agar SP tidak disalah gunakan oleh salesman dan sebagai bukti bahwa SP sudah pernah diserahkan. Faktur-faktur yang masuk akan diarsipkan sesuai tanggal menjadi satu. Barang yang telah diterima disimpan di tempat masing- masing atau disusun di lemari etalase dan nama barang serta jumlah barang yang masuk 38 ditulis dibuku sementara sebelum di pencatatan di kartu stoknya masingmasing. d. Penyimpanan Penyimpanan obat/barang di Apotek Mitra Bersama dilakukan menggunakan prinsip FIFO dan FEFO. Maksud dari FIFO (First In First Out) yaitu barang yang lebih awal masuk harus dikeluarkan lebih dahulu dan FEFO (First Expired First Out) yaitu obat yang tanggal kadaluarsa nya lebih awal dikeluarkan lebih dahulu. Tujuan dari sistem ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya penumpukan barang yang dapat berujung pada kadaluarsanya obat sebelum dapat dijual sehingga dapat merugikan apotek. Penyimpanan berbekalan farmasi di Apotek Mitra Bersama dibedakan menjadi tiga yaitu : 1) Penyimpanan Barang di Ruang Racikan Penyimpanan barang dan perbekalan farmasi di ruang racikan merupakan penyimpanan obat yang tidak dapat dibeli bebas. Perbekalan farmasi tersebut dipisahkan sesuai dengan dokter penulis resep yang disusun secara alfabetis dan dikelompokan sesuai dengan efek farmakologisnya. Selain itu, beberapa perbekalan farmasi dikelompokan berdasarkan bentuk sediaannya (sediaan padat, yaitu tablet dan kapsul; semi padat, yaitu krim, salep dan gel; serta sediaan cair yaitu sirup, drop, sirup kering, suspensi dan obat tetes). Terdapat juga tempat khusus lemari pendingin untuk menyimpanan obat yang 39 harus disimpan pada suhu rendah seperti suppositoria, injeksi, dan ovula. Disamping itu, terdapat rak penyimpanan obat yang khusus diperuntukkan bagi obat generik dan paten. Sedangkan untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika disimpan secara terpisah dari obat lainnya. 2) Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika Lemari penyimpanan narkotika dan psikotropika berada terletak di atas wastafel didalam ruang racik. Obat-obat narkotika dan psikotropika diletakkan di daerah yang tidak dapat dilihat oleh pengunjung. Lemari ini terdiri dari dua pintu atau kunci ganda dan tidak dapat dipindahkan. Penggunaan obat narkotika dan psikotropika akan dilaporkan setiap bulan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan. 3) Penyimpanan Barang di Etalase Swalayan Farmasi Barang-barang yang diletakkan di etalase merupakan barang- barang yang dapat dibeli bebas tanpa resep dokter. Produk yang di letakkan di etalase terbagi lagi menjadi beberapa bagian berdasarkan dengan farmakologi obat dan bentuk sediaan obat, yang disusun di rak dan gondola agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Produk etalase swalayan farmasi terdiri dari : a) Beauty Care yaitu rak sediaan farmasi yang ditujukan untuk menjaga kesehatan kulit, badan, mulut, wajah dan sebagainya. Contoh: sabun, body lotion, pasta gigi, bedak dan lain sebagainya. 40 b) Herbal Medicine yaitu rak sediaan farmasi yang berasalkan dari bahan herbal, contoh: obat fitofarmaka, madu dan lain sebagainya. c) Medicine yaitu rak sediaan farmasi berupa Obat-obat golongan bebas atau OTC (over the counter) dan obat bebas terbatas seperti obat cacing, demam, flu, maag, mual dan lain-lain baik untuk dewasa, anak-anak dan balita. d) Topical, yaitu rak sediaan farmasi yang ditujukan untuk penggunaan topical atau obat luar, seperti salep, gel, dan obat tetes mata. e) Multivitamin yaitu rak sediaan farmasi yang ditujukan untuk mempertahankan daya tahan tubuh atau menunjang kesehatan seseorang. f) First Aid yaitu rak sediaan farmasi yang ditujukan untuk pertolongan pertama pada kecelakaan dan lain sebagainya. Contoh: plester, kasa, alkohol dan lain sebagainya g) Food Supplement yaitu berisi berbagai macam suplemen makanan dari berbagai brand. h) Milk Nutrition yaitu rak sediaan yang berisi segala macam susu bubuk dalam kemasan kotak ataupun kaleng baik untuk keperluan ibu hamil, susu untuk anak. 41 i) Baby Care yaitu rak yang berisi segala perlengkapan bayi seperti shampoo bayi, lotion bayi, dot bayi dan lain sebagainya. j) Pampers, yaitu rak yang terdiri dari pampers bayi dan orang tua. k) Snack & Drink yaitu rak yang berisi makanan dan minuman seperti roti, permen, susu, air mineral dan lain sebagainya. 4) Penyimpanan barang di gudang Ketika obat sudah terisi penuh di rak obat atau di etalase, maka sisa obat tersebut akan disimpan dilemari gudang. Jika dirak atau etalase persediaan obat sedikit maka, obat yang ada digudang akan dikeluarkan dan diletakan dirak obat atau etalase tersebut. e. Administrasi Kegiatan administrasi yang dilakukan oleh Apotek Mitra Bersama meliputi administrasi : 1) Administrasi Pelayanan Administrasi ini berupa pengarsipan resep yaitu berupa pencatatan data pasien, obat yang digunakan pasien, pembuatan kwitansi dan salinan resep. Kumpulan resep yang telah dilayani oleh apotek, dikumpulkan sesuai dengan nomor urut dan diberi kode (tanggal, bulan, tahun) kemudian disimpan sebagai arsip. Untuk resep obat narkotika dan psikotropika diarsipkan tersendiri dan diberi tanda. 42 Kemudian dibuat rekapitulasi pelaporan penjualan obat narkotika dan psikotropika yang berisi data pasien yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. Resep harus dirahasiakan dan disimpan selama 3 tahun. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien, dokter yang menulis resep, dokter yang merawat pasien, atau petugas medis lain, dan pihak-pihak lain yang berwenang. 2) Administrasi Umum a) Administrasi Keuangan yaitu kegiatan dalam pengelolaan administrasi keuangan di Apotek Mitra Bersama menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program yang dibuat untuk mempermudah menangani keuangan seperti menangani transaksi pembelian obat resep dan non resep, alat kesehatan dan barang swalayan yang dibayar tunai, serta melakukan penginputan stok barang. Selain itu, untuk menyajikan laporan-laporan, data-data yang dibutuhkan, sehingga dengan mudah mengidentifikasi masalah yang terjadi dan mengambil keputusan yang lebih baik dan memudahkan dalam pembuatan berbagai laporan keuangan seperti laporan kas apotek, laporan ikhtisar penjualan harian, setoran kasir dan sebagainya. b) Administrasi Pelayanan yaitu kegiatan yang meliputi kegiatan pengarsipan resep, pengarsipan pencatatan pengobatan pasien, pembuatan dan pengarsipan dokumen pembelian, Surat Pesanan 43 (terutama narkotika dan psikotropika) dan laporan stok opname. Kegiatan administrasi di Apotek Mitra Bersama dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian yang direkap setiap hari kemudian diperiksa oleh Apoteker, yang meliputi : (1) Buku pembelian, yaitu buku yang mencatat semua barang yang diterima dari pemasok sebagai hasil pembelian. (2) Buku penjualan, buku yang berisi catatan penjualan barang melalui penjualan resep. (3) Buku gudang, buku keluar masuknya barang dan penerimaan barang. f. Keuangan Pengelolaan keuangan di Apotek Mitra Bersama dibagi menjadi Pemasukan dan Pengeluaran: 1) Pemasukan Uang yang berasal penjualan obat bebas (OTC), penjualan swalayan farmasi, penjualan alkes dan penjualan obat yang menggunakan resep dari dokter. 2) Pengeluaran Pengeluaran uang di Apotek Mitra Bersama meliputi biaya-biaya operasional, seperti pembayaran rekening listrik, air, telepon, TV kabel dan biaya untuk pembelian alat tulis kantor, pembelian perbekalan farmasi, dan pembayaran gaji karyawan. 44 C. Pelayanan Apotek Mitra Bersama Apotek Mitra Bersama melayani pelayanan obat tanpa resep dan pelayanan resep: 1. Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari pasien. Jika obat tidak ada maka akan diberikan rekomendasi obat yang lain dengan komposisi atau zat aktif yang sama. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk daftar OWA (Obat Wajib Apotek), obat dan tradisional. 2. Pelayanan Obat Resep Dokter Pasien datang dengan resep dari dokter kemudian diterima oleh petugas kefarmasian yang menanyakan kembali nama pasien, alamat, dan nomor telepon yang dapat dihubungi sebagai validasi. Kemudian obat dalam resep di input kedalam komputer dan diberi harga, apabila pasien setuju maka obat akan diambil atau diracik jika obat di resep tersebut adalah racikan. Sebelum obat diserahkan kepada pasien, obat di periksa kembali untuk meminimalisir kesalahan pemberian obat jika sudah sesuai maka obat diserahkan kepada pasien. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker atau Tenaga Teknis Kefarmasian disertai dengan informasi dan cara pemakaian obat kepada pasien, jika diminta atau diperlukan dapat dibuatkan kwitansi atau copy resep untuk pasien. 45 D. Strategi Pengembangan Apotek Mitra Bersama 1. Strategi pengembangan Apotek Mitra Bersama yaitu melayani pasien dengan ramah, sopan, cepat, berkualitas, dan memuaskan sehingga pelayanan yang diberikan apotek ini memberikan hasil yang baik. 2. Pelayanan swamedikasi diberikan tidak hanya oleh apoteker tetapi juga oleh tenaga teknis kefarmasian yang melayani pasien dengan memaksimalkan usaha kesembuhan pasien. 3. Menjaga stok barang agar tidak terjadi kekosongan sehingga permintaan pasien terhadap sediaan farmasi dapat terlayani. 4. Selalu menjaga kebersihan dan kerapian ruangan. 5. Menjual makanan ringan dan minuman dingin untuk pasien yang menunggu antrian. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilaksanakan, maka diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Apotek Mitra Bersama memiliki lokasi tempat yang cukup strategis, ruang yang nyaman, pelayanan yang sopan, ramah dan penyampaian informasi obat baik. 2. Apotek Mitra Bersama melayani penjualan obat dari resep umum, resep dari dokter praktik, obat bebas, bebas terbatas, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. 3. Apotek Mitra Bersama telah menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku, mulai dari administrasi, keuangan, sistem pengadaan dan penyimpanan obat, pelaporan serta pelayanan obat kepada masyarakat. B. Saran 1. Mempertahankan sistem pelayanan kefarmasian yang telah dilaksanakan dengan baik agar pasien tetap mendapat kepuasan dalam pelayanan kefarmasian. 2. Dalam pencatatan stok barang diharapkan lebih teliti agar tidak terjadi selisih. 3. Meningkatkan komunikasi antar karyawan agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan kefarmasian. 46
