See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/313160673 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI KLINIK UMUM RAWAT INAP BUDI SEHAT PURWOREJO Conference Paper · May 2014 CITATIONS READS 0 3,822 3 authors, including: Yusuf Priyandari Wakhid Ahmad Jauhari Universitas Sebelas Maret Universitas Sebelas Maret 29 PUBLICATIONS 48 CITATIONS 124 PUBLICATIONS 279 CITATIONS SEE PROFILE Some of the authors of this publication are also working on these related projects: Modelling humanitarian logistics View project Analysing the impact of carbon cap regulation in stochastic vendor buyer model View project All content following this page was uploaded by Yusuf Priyandari on 01 February 2017. The user has requested enhancement of the downloaded file. SEE PROFILE 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI KLINIK UMUM RAWAT INAP BUDI SEHAT PURWOREJO Ringgo Ismoyo Buwono1, Yusuf Priyandari 2, Wakhid Ahmad Jauhari3 1,2,3 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Jl. Ir. Sutami 36A Surakarta 57126 Telp. 0271-6322110 Email: [email protected], [email protected], [email protected] ABSTRAKS Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik ini memiliki pelayanan farmasi. Dalam melakukan kegiatan farmasi, perusahaan masih mengalami beberapa kendala berkaitan dengan pengelolaan persediaan. Ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan sehingga berdampak pada kadaluarsa dan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien. Kelebihan dan kekosongan tersebut disebabkan karena perusahaan masih belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya. Di gudang farmasi, masalah pengendalian dan perencanaan terjadi pada proses pencatatan, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat ke supplier. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk memperbaiki proses pengendalian dan perencanaan obatdengan ditunjang aplikasi sistem infomasi manajemen persediaan.Aplikasi ini dapat merekap data obat, data resep rawat inap dan resep rawat jalan, data form mutasi rawat inap dan form mutasi rawat jalan, data obat retur, data supplier, meramalkan pemakaian obat, mencetak surat permintaan dan mencetak laporan nilai persediaan. Semua fungsi aplikasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Kata kunci: obat, perencanaan dan pengendalian persediaan, sistem informasi PENDAHULUAN Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang terletak di Jl. WR. Supratman 183, Cangkrep Lor, Purworejo.Pelayanan kesehatan yang diberikan mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat memiliki pelayanan farmasi.Pelayanan tersebut memiliki peranan penting bagi klinik karena hampir semua pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi. Selain itu pelayanan farmasi menjadi sumber pemasukan terbesar bagi klinik. Untuk melakukan pelayanan farmasi, diperlukan gudang farmasi. Berdasarkan hasil observasi awal, persediaan obat-obatan di gudang farmasi belum dikelola dengan baik sehingga mengalami permasalahan dalam melakukan kegiatan farmasi. Dari kegiatan farmasi yang dilakukan perusahaan, ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan hingga berdampak pada kadaluarsadan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien. Dari hasil observasi lebih lanjut, kelebihan dan kekosongan obat diketahui karena perusahaan belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya. Dari proses pengendalian dan perencanaan persediaan yang dilakukan, diketahui masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat. Pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, masalah yang ditemui yaitu pencatatan yang tidak lengkap. Tidak semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran obat dilakukan pencatatan. Hal tersebut menimbulkan ketidaksesuaian informasi stok obat yang tertulis dengan stok obat sebenarnya. Pada proses penerimaan obat, masalah yang terjadi adalah tidak jelasnya aliran penerimaan obat. Obat yang datang dari supplier dapat langsung diterima oleh gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan tanpa masuk ke gudang farmasi pusat terlebih dahulu. Hal ini mempersulit perusahaan dalam melakukan pengendalian persediaan. Masalah lain yang ditemui adalah proses pengambilan obat untuk pasien, masalah yang terjadi yaitu pengambilan dilakukan oleh beberapa orang. Hal tersebut berakibat pada tidak terkendalinya jumlah obat yang keluar. Permasalahan yang terjadi pada proses pemesanan obat yaitu pemesanan dilakukan oleh 385 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 pemilik dan pegawai gudang farmasi dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing, akibatnya jumlah obat yang dipesan tidak akurat. Untuk mengatasi permasalah di atas, maka perlu dilakukan perbaikan proses pengendalian dan perencanaan obat yang ditunjang dengan sistem informasi yang memadai. Sistem informasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan persediaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Supaya informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien, sistem informasi tersebut diintegrasikan dengan metode manajemen persediaan EOQ atau Economic Order Quantity. Sedangkan menurut Meilani & Miftahuddin (2011), perancangan sistem informasi manajemen persediaan dilakukan agar tidak terjadi kekurangan barang yang terdapat di gudang karena dengan adanya perancangan sistem informasi ini bagian pusat dapat mengetahui secara langsung jumlah persediaan yang terdapat pada masing-masing gudang, kapan barangbarang tersebut harus dipesan, dan berapa banyak jumlah barang yang harus dipesan sehingga pemesanan barang dapat langsung dilakukan tanpa menunggu adanya permintaan barang oleh gudang-gudang cabang. METODE PENELITIAN Penelitian ini dibagi menjadi delapan tahap dengan langkah-langkah seperti yang dilakukan pada gambar 1. Identifikasi Sistem Awal Analisis Kekurangan Sistem Awal Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat Analisis Kebutuhan Sistem Perancangan Sistem Usulan Perancangan Database Perancangan User Interface Pembuatan Aplikasi Pengujian Aplikasi Gambar 1. Metode Penelitian Identifikasi Sistem Awal Pada tahap ini dilakukan identifikasi sistem awal untuk mengetahui proses bisnis pengelolaan persediaan obat secara keseluruhan dari masing-masing gudang. Identifikasi dilakukan dengan menyusun kerangka kerja sistem awal yang dibuat dalam bentuk rich picture. Analisis Kekurangan Sistem Awal Analisis kekurangan sistem dilakukan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan pada sistem lama. Analisis kekurangan sistem ini dilakukan pada proses-proses yang terjadi pada sistem lama. Dalam 386 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 analisis ini dijelaskan pula akibat-akibat yang ditimbulkan dari kekurangan-kekurangan sistem lama tersebut. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan setelah melakukan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem. Sehingga dapat diketahui kekurangan dan permasalahan sistem lama. Fungsi analisis kebutuhan sistem adalah menentukan kebutuhan sistem baru yang dapat mengurangi kekurangan dan permasalahan sistem lama tersebut. Analisis kebutuhan sistem dilakukan berdasarkan urutan analisis kebutuhan sistem yang dikemukakan oleh Kristanto (2003). Urutan-urutan analisis kebutuhan sistem ini, yaitu: menentukan tujuan utama (major goal), menentukan intermediate goal, menentukan minor goal, menentukan output yang harus dihasilkan, menentukan input yang diperlukan dan menentukan operasi yang dilakukan. Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat Metode perencanaan dan pengendalian persediaan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity). Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat. Perancangan Sistem Usulan Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap proses bisnis pengelolaan persediaan obat. Pembuatan rancangan kerangka kerja sistem usulan dilakukan dengan membuatrich picturesehingga dapat diketahui bagian-bagian yang berubah dari proses bisnis awal. Selanjutnya dibuat skema kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung terimplementasinya sistem usulan dan dilakukan analisis sistem usulan. Perancangan Database Perancangan database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Perancangan ini digambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD) supaya dapat menjelaskan hubungan antara satu data store dengan yang lain di dalam suatu basis data. Perancangan User Interface Perancangan user interface bertujuan untuk mempermudah pengoperasian program yang akan dibuat. Perancangan digambarkan dalam bentuk icon objek yang dilengkapi dengan penjelasan kegunaan dan tujuan dari masing-masing perintah atau.icon tersebut. Pembuatan Aplikasi Setelah menentukan metode perencanaan dan pengendalian obat serta merancang database dan user interface, langkah berikutnya yaitu membuat aplikasi komputer menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor) dengan database dari MySql. Aplikasi tersebut kemudian diintegrasikan dengan metode perencanaan dan pengendalian obat. Pengujian Aplikasi Pengujian dilakukan dalam 2 tahap yaitu tahap validasi program apliakasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat. Tahap validasi merupakan tahap perbandingan antara apa yang dibutuhkan perusahaan dengan realisasi rancangan program yang dibuat. HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Sistem Awal Identifikasi sistem awal ini dibuat dalam bentuk rich picture yang menggambarkan proses dari sistem awal pengelolaan persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat, rich picture kerangka kerja sistem awal dapat dilihat pada gambar 2. 387 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 Gudang Farmasi Rawat Inap Obat 4.b Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8. b Menerima obat dari gudang farmasi pusat 13. Mencatat penerimaan obat pada kartu stok 14. Menyimpan obat 16. Mendistribusikan obat ke pasien rawat inap 18. Mencatat pengeluaran obat pada kartu stok Rekam medik Obat Supplier 2. Menerima pesanan obat 3. Mengirim obat Obat Obat Pegawai gudang 15.b Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik dari perawat 17.a Memberikan obat kepada perawat Rekam medik Gudang Farmasi Pusat 4.a Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 5. Menyimpan obat 6. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain 7. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 19. Mengendalikan persediaan obat Obat Perawat 15.a Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik atau menyerahkan rekam medik ke pegawai gudang 17.b Memberikan obat kepada pasien rawat inap Surat permintaan Pimpinan perusahaan 1.a Melakukan pemesanan obat ke supplier atau menyuruh pegawai gudang untuk memesan obat Pegawai gudang 1.b Melakukan pemesanan obat ke supplier Obat Obat Gudang Farmasi Rawat Jalan 4.c Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat 10. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 11. Mendistribusikan obat ke pasien rawat jalan Obat Dokter 12. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan Gambar 2.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Awal Analisis Kekurangan Sistem Awal Analisis kekurangan sistem awal menjelaskan permasalahan yang terjadi pada sistem lama. Hasil analisis ini yaitu: 1. Penentuan titik pemesanan kembali yang tidak akurat karena hanya berdasarkan perkiraan pegawai gudang saja. Hal tersebut dapat mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat. 2. Penentuan jumlah pemesanan obat yang tidak akurat karena proses pemesanan dilakukan oleh dua orang dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing. Hal tersebut juga mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat. 3. Tidak ada pencatatan pada proses penerimaan obat di gudang farmasi pusat dan gudang farmasi rawat jalan sehingga tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya. 4. Aliran perpindahan obat tidak jelas karena obat dari supplier dapat diterima oleh semua gudang farmasi. Akibatnya, pengawasan dan pengendalian persediaan obat lebih susah dilakukan. 5. Ketidakakuratan data kartu stok di gudang farmasi rawat inap karena tidak semua obat masuk dicatat didalamnya. Selain itu pengurangan jumlah obat di kartu stok juga membutuhkan waktu yang cukup lama karena menunggu pasien pulang terlebih dahulu. Akibatnya tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya. 6. Pengambilan obat di gudang farmasi rawat inap dilakukan oleh beberapa orang, sehingga susah dilakukan pengawasan dalam jumlah pengambilannya. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menganalisis kebutuhan sistem yaitu: 1. Menentukan Tujuan Utama (major goal) Penentuan tujuan utama dalam merancang sistem informasi manajemen persediaan obat di gudang farmasi Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat Purworejo ini berdasarkan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem awal. Tujuan utamanya yaitu: 388 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 a. Untuk menentukan jumlah titik pemesanan kembali dan jumlah pemesanan obat yang akurat dan 2. 3. 4. 5. optimal, maka diperlukan modul peramalan dan perhitungan nilai safety stock, reorder point maupun EOQ (Economic Order Quantity) di dalam sistem informasi yang dirancang. b. Untuk menampilkan jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaan pada ketiga gudang farmasi secara cepat dan akurat, sistem informasi yang dirancang dapat merekap setiap perpidahan dan pemakaian obat. Menentukan Intermediate Goal Intermediate goal merupakan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat diluar tujuan utama. Intermediate goal yang dapat dilakukan yaitu: a. Sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan stok obat pada masing-masing gudang, sehingga dapat mempermudah pimpinan perusahaan dalam mengetahui jumlah nilai persediaan obatnya. b. Sistem informasi yang dirancang menggunakan jaringan intranet melalui kabel LAN sehingga aplikasi sistem informasi dapat dijalankan oleh pegawai administrasi dan pimpinan perusahaan. Hal tersebut dapat membantu proses perhitungan total pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap dengan lebih cepat serta mempermudah pimpinan perusahaan untuk mengetahui status persediaan obatnya. Menentukan Minor Goal Pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini tidak ditentukan minor goal. Hal tersebut dikarenakan major goal dan intermediate goal sudah mencukupi untuk perancangan sistem baru. Menentukan Output yang Harus Dihasilkan Output sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini berupa data dan laporan yang mendukung proses pengendalian dan perencanaan persediaan obat. Data dan laporan yang digunakan sebagai output sistem ini, yaitu: a. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat. Berisi jumlah penerimaan obat dari supplier, jumlah pengeluaran obat ke gudang yang lain dan sisa persediaan obat di gudang farmasi pusat. b. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat inap dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat inap. c. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat jalan dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat jalan. d. Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat jalan. Berisi nama, jumlah dan harga obat yang diberikan ke masing-masing pasien. e. Data hasil peramalan dan perhitungan safety stock, reorder point maupun EOQ. f. Laporan surat permintaan obat. Berisi nama obat, harga obat, nilai safety stock, nilai reorder point, nilai EOQ, nama supplier, nama medrep, dan nomor telepon medrep. g. Laporan nilai persediaan obat. Berisi nilai persediaan obat gudang farmasi pusat, gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan. Menentukan Input yang Diperlukan Input sistem ditentukan berdasarkan output yang diinginkan. Input sistem ini merupakan masukan data tertentu yang disimpan dalam database yang kemudian diproses untuk memperoleh output tertentu. Input yang diperlukan terdapat pada tabel 1. Tabel 1.Input Sistem berdasarkan Output yang Harus Dihasilkan No. Output 1 Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat 2 Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap 3 Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan 4 Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap Data hasil peramalan dan perhitungan 5 safety stock, reorder point maupun EOQ 6 Laporan surat permintaan obat 7 Laporan nilai persediaan obat 389 Input Data nota pembelian dan dan data form pengambilan Data form pengambilan dan resep rawat inap Data form pengambilan dan resep rawat jalan Resep rawat inap Resep rawat inap dan resep rawat jalan Data perhitungan safety stock , reorder point dan EOQ Data rekap jumlah persediaan masing-masing gudang farmasi 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 6. Menentukan Operasiyang Dilakukan Operasi yang dilkukan untuk mengubah input sistem menjadi output sistem yang diinginkan diperlukan sebuah database yang dapat menyimpan data-data mengenai manajemen persediaan obat. Database tersebut kemudian diakses untuk mendapatkan output yang diinginkan. Database yang dibuat berbasis mysql yang dapat diakses di bagian gudang farmasi rawat inap dan bagian administrasi. Penyimpanan data dan aliran data secara detail akan dijelaskan pada bagian perancangan sistem usulan. Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat. Contoh hasil perhitungan nilai safety stock terdapat pada tabel 2, contoh hasil perhitungan nilai reorder point terdapat pada tabel 3 dan contoh hasil perhitungan nilai EOQ terdapat pada tabel 4. Tabel 2.Contoh Hasil Perhitungan Safety Stock Masing-Masing Obat Standar deviasi Z (99%) Safety Stock (Unit) 1 Cefotaxime 1g injeksi 102 2.326 237 2 Metronidazole 500 mg/100 ml infus 14 2.326 33 3 Ranitidin 25 mg/ml injeksi 85 2.326 198 4 Cercul 125 mg/ml injeksi 8 2.326 18 5 Ottogenta 80 mg/2ml injeksi 16 2.326 37 6 Ketorolac 30 mg/ml injeksi 12 2.326 27 7 Ulsicral 5 ml/500 mg syrup 3 2.326 6 8 Vertivom 2 ml injeksi 24 2.326 56 9 Ceftriaxone 1g injeksi 25 2.326 57 10 Proliver 242 mg tablet 19 2.326 45 11 Melidox 7,5 mg tablet 114 2.326 264 12 Acid 60 ml syrup 26 2.326 61 13 Tranxa 50 mg/ml injeksi 10 2.326 24 14 RL 500 ml infus 77 2.326 179 15 Aqua 25 ml injeksi 65 2.326 152 16 D5 500 ml infus 15 2.326 36 17 Faktu 60 mg 60 mg suppo 1 2.326 3 18 Pepzol 40 mg injeksi 2 2.326 5 19 Tramadol HCl 50 mg tablet 25 2.326 58 20 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi 8 2.326 18 21 Adona 10 ml/50 mg injeksi 3 2.326 6 22 Sohobal 500 mg injeksi 4 2.326 10 23 Ulsikur 2 ml injeksi 12 2.326 29 24 Vertizin 25 mg tablet 24 2.326 56 25 Prostide 5 mg tablet 4 2.326 10 Tabel 3.Contoh Hasil Obat 26 Omeprazole 20 mgPerhitungan kapsulReorder PointMasing-Masing 88 2.326 204 Kebutuhan 1 Minggu Lead Time 27 Farsix 2 ml injeksi 4 2.326 9 Supplier Nama Obat Berat Netto Jenis (minggu) 28 Kina 200 mg tablet 34 2.326 79 (Unit) Cefotaxime g injeksi OGB Dexa kapsul 22.326 291 Sohobal 500 mcg 15 34 192 Metronidazole mg/100 ml PT. Ikapharmindo Putramas 22.326 30500 Cefadroxil kapsulinfus500 mg kapsul 41 96 27 Ranitidin mg/ml injeksi PT. Otto Pharmaceutical Industries4 12.326 3125Aminoral 716 mg tablet 10 161 Cercul mg/ml injeksi PT. Phapros Tbk. 22.326 32125 Perifas 25 mg tablet 20 47 15 Ottogenta mg/2ml injeksi PT. ml Otto Pharmaceutical Industries1 12.326 3380Stesolid 10 mg/2 injeksi 3 30 Ketorolac injeksi PT. Ethica infus 22.326 3430Dmg/ml 5 1/2 NS 500 ml 2 4 22 Ulsicral ml/500 mg syrup PT. Ikapharmindo Putramas 22.326 355 Solathim 500 mg kapsul 40 94 5 Vertivom ml PT. Global Multi Pharmalab 12.326 362 Cefadroxil syrup injeksi 125 mg syrup 2 6 45 Ceftriaxone g 22.326 371 Dulcolac 5 mg injeksi 5 mgPT. Indofarmasuppo 3 6 47 Proliver mg tablet Indonesia 22.326 38242 L Bio 1 g PT. Simex Pharmaceutical sachet 12 27 37 Melidox mg PT. Meprofarm 32.326 397,5 Dulcolac 10 mg tablet 10 mg suppo 2 6 214 Acid ml syrup 12.326 4060Nystin 12 mlPT. Zenith Pharmaceuticals syrup 1 3 50 Tranxa mg/ml injeksi PT. Bernofarminfus 12.326 4150NaCL 500 ml 4 9 20 RL ml infus75 mg Otsuka 12.326 42500 Dextral tablet 63 147 145 Aqua ml 102,5 mg injeksi 12.326 4325Faktu 102,5Otsuka mg suppo 2 4 123 D5 500 ml infus Otsuka 1 29 Faktu 60 mg 60 mg suppo PT. Phapros Tbk. 2 2 Pepzol 40 mg injeksi PT. Mahakam Beta Farma 1 4 Tramadol HCl 50 mg tablet PT. Hexpharm Jaya 2 47 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi PT. Soho Industri Pharmasi 2 15 Adona 10 ml/50 mg injeksi PT. Tanabe 2 5 Sohobal 500 mg injeksi PT. Soho Industri Pharmasi 2 8 Ulsikur 2 ml injeksi PT. Kalbe Farma Tbk. 2 23 Vertizin 25 mg tablet PT. Bernofarm 1 46 Prostide 5 mg tablet PT. Phapros Tbk. 2 8 Omeprazole 20 mg kapsul PT. Soho Industri Pharmasi 2 166 Farsix 2 ml injeksi PT. Fahrenheit 2 8 Kina 200 mg tablet PT. Kimia Farma 2 64 Sohobal 500 mcg kapsul PT. Soho Industri Pharmasi 2 28 Cefadroxil kapsul 500 mg kapsul PT. Dexa Medica 1 78 Aminoral 716 mg tablet PT. Soho Industri Pharmasi 2 8 Perifas 25 mg tablet PT. Otto Pharmaceutical Industries 1 38 Stesolid 10 mg/2 ml injeksi PT. Actavis 4 3 D 5 1/2 NS 500 ml infus Otsuka 1 3 Solathim 500 mg kapsul Solas 1 76 Cefadroxil syrup 125 mg syrup PT. Hexpharm Jaya 2 5 Dulcolac 5 mg 5 mg suppo PT. Boerhringer Ingelheim 2 5 L Bio 1g sachet PT. Lapi Laboratories 1 22 Dulcolac 10 mg 10 mg suppo PT. Boerhringer Ingelheim 2 5 Nystin 12 ml syrup PT. Lapi Laboratories 1 2 No No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Nama Obat Berat Netto Jenis 390 SS ROP 237 33 198 18 37 27 6 56 57 45 264 61 24 179 152 36 3 5 58 18 6 10 29 56 10 204 9 79 34 96 10 47 3 4 94 6 6 27 6 3 620 88 358 48 67 70 17 101 151 119 907 111 44 324 275 65 7 9 152 48 16 26 75 102 25 536 24 206 90 175 27 85 15 6 170 15 17 50 15 5 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 Tabel 4.Contoh Hasil Perhitungan EOQMasing-Masing Obat Kebutuhan 1 Tahun Biaya Biaya EOQ (Unit) Pemesanan Penyimpanan 1 Cefotaxime 1g injeksi 9213 Rp 5,000 Rp 283 571 2 Metronidazole 500 mg/100 ml infus 1302 Rp 5,000 Rp 1,693 88 3 Ranitidin 25 mg/ml injeksi 7706 Rp 5,000 Rp 236 572 4 Cercul 125 mg/ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp 1,924 61 5 Ottogenta 80 mg/2ml injeksi 1449 Rp 5,000 Rp 703 144 6 Ketorolac 30 mg/ml injeksi 1044 Rp 5,000 Rp 793 115 7 Ulsicral 5 ml/500 mg syrup 247 Rp 5,000 Rp 3,118 28 8 Vertivom 2 ml injeksi 2177 Rp 5,000 Rp 373 242 9 Ceftriaxone 1g injeksi 2238 Rp 5,000 Rp 306 271 10 Proliver 242 mg tablet 1765 Rp 5,000 Rp 373 218 11 Melidox 7,5 mg tablet 10291 Rp 5,000 Rp 95 1041 12 Acid 60 ml syrup 2383 Rp 5,000 Rp 261 302 13 Tranxa 50 mg/ml injeksi 938 Rp 5,000 Rp 579 127 14 RL 500 ml infus 6972 Rp 5,000 Rp 606 339 15 Aqua 25 ml injeksi 5904 Rp 5,000 Rp 606 312 16 D5 500 ml infus 1398 Rp 5,000 Rp 943 122 17 Faktu 60 mg 60 mg suppo 106 Rp 5,000 Rp 7,483 12 18 Pepzol 40 mg injeksi 201 Rp 5,000 Rp 9,943 14 19 Tramadol HCl 50 mg tablet 2255 Rp 5,000 Rp 253 299 20 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp 703 100 21 Adona 10 ml/50 mg injeksi 239 Rp 5,000 Rp 1,931 35 22 Sohobal 500 mg injeksi 383 Rp 5,000 Rp 1,198 57 23 Ulsikur 2 ml injeksi 1114 Rp 5,000 Rp 418 163 24 Vertizin 25 mg tablet 2187 Rp 5,000 Rp 187 342 25 Prostide 5 mg tablet 376 Rp 5,000 Rp 769 70 Perancangan Sistem Usulan 26 Omeprazole 20 mg kapsul 7953 Rp 5,000 Rp 74 1039 27 Farsix injeksi tiga bagian, 362 5,000 Rp kerangka 613 77 Perancangan sistem usulan2 mldibagi menjadi yaitu:Rp rancangan kerja sistem 28 Kina keras dan200 mg 3066 analisisRp Rp 106 539 usulan, skema perangkat lunak yang tablet digunakan, dan sitem5,000 usulan. 29 Sohobal 500 mcg kapsul 1343 Rp 5,000 Rp 183 271 Rancangan Kerangka Kerja 30 Cefadroxil kapsul Sistem 500 mg Usulan kapsul 3755 Rp 5,000 Rp 92 640 31 Aminoral mg tabletdalam bentuk 399 rich picture Rp 5,000 497 90 Rancangan kerangka kerja sistem 716 usulan dibuat yangRpmenggambarkan proses 32 Perifas 25 mg tablet 1835 Rp 5,000 Rp 134 370 dari sistem usulan33 pengelolaan persediaan obat di Klinik 133 Umum Rawat Inap Sehat, rich picture Stesolid 10 mg/2 ml injeksi Rp 5,000 Budi Rp 1,078 35 rancangan kerangka sistem usulan pada gambar 3. Rp 5,000 Rp 34 Dkerja 5 1/2 NS 500 ml dapat dilihat infus 139 943 38 35 Solathim 500 mg kapsul 3653 Rp 5,000 Rp 75 699 36 Cefadroxil syrup 125 mg syrup 217 Rp 5,000 Rp 531 64 37 Dulcolac 5 mg 5 mg suppo 250 Rp 5,000 Rp 1,543 40 38 L Bio 1g sachet 1065 Rp 5,000 Rp 365 171 39 Dulcolac 10Administrasi mg 10 mg suppo 222 Rp 5,000 Rp 1,206 43 Menginput penerimaan obat berdasarkan 40 16. Nystin 12 ml nota transaksi syrup 101 Rp 5,000 Rp 2,271 21 17. Mengupdate harga beli obat pada database obat Menginput data pasien pada database resep pasien rawat inap 41 18. NaCL 500 ml infus 351 Rp 5,000 RpGudang Farmasi 606 Rawat 76 Inap Obat LAN 42 Dextral 75 mg tablet 5712 Rp 5,000 8.bRp 63gudang952 Menerima obat dari farmasi pusat Menyimpan obat 43 Faktu 102,5 mg 102,5 mg suppo 153 Rp 5,000 19. Rp 724 46 21. Menyiapkan obat sesuai resep rawat inap Nota No Nama Obat Berat Netto Jenis 1. 22. Memberikan obat kepada perawat 25. Menginput data pada form pengambilan 26. Menginput data pada resep rawat inap 27. Menginput data pada resep rawat jalan 28. Mencetak laporan berupa surat permintaan transaksi Pimpinan perusahaan 1. Melakukan pemesanan obat ke supplier Surat permintaan Resep rawat inap Supplier 2. Menerima pesanan obat 3. Mengirim obat Obat Form pengambilan Gudang Farmasi Pusat 4. Menerima obat dari supplier 5. Menyimpan obat 6. Mencatat pengeluaran obat pada form pengambilan 7. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain dan membawa form pengambilan ke gudang farmasi rawat inap Obat Perawat 20. Memberikan resep rawat inap ke gudang rawat inap 23. Menerima obat dari gudang rawat inap 24. Memberikan obat kepada pasien rawat inap Resep rawat jalan Obat Gudang Farmasi Rawat Jalan 8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat 11. Menyiapkan obat sesuai resep rawat jalan 12. Memberikan obat kepada dokter 15. Membawa resep rawat jalan ke gudang farmasi rawat inap Resep rawat jalan Obat Dokter 10. Memberikan resep rawat jalan ke gudang rawat jalan 13. Menerima obat dari gudang rawat jalan 14. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan Gambar 3.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Usulan 391 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 2. Skema Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan 3. Untuk dapat mengoperasikan sistem informasi ini dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras sebagai pendukungnya. Berikut merupakan perangkat lunak dan keras yang digunakan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat. a. Perangkat Lunak Aplikasi dibangun dengan menggunakan: Database Server MySQL Web Server Apache versi 2 Web Application PHP versi 5 Web Browser Mozila Firefox, Opera, Google Chrome b. Perangkat Keras Perangkat keras yang diperlukan, yaitu: 3 Unit PC 2 Unit Printer 100 Meter Kabel LAN Analisis Sistem Usulan Hasil dari analisis sistem usulan dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5.Analisis Sistem Usulan No Kekurangan Sistem Awal Penentuan titik pemesanan kembali yang tidak akurat. 1 2 Penentuan jumlah pemesanan obat yang tidak akurat. Tidak ada pencatatan pada proses penerimaan obat di gudang farmasi pusat 3 dan gudang farmasi rawat jalan. Aliran perpindahan obat tidak jelas karena 4 obat dari supplier dapat diterima oleh semua gudang farmasi. Ketidakakuratan data kartu stok di 5 gudang farmasi rawat inap. 6 Pengambilan obat di gudang farmasi rawat inap dilakukan oleh beberapa orang. Rancangan Sistem Usulan Hasil perhitungan reorder point dari masing-masing obat diintegrasikan dengan fungsi pemberitahuan pada rancangan aplikasi. Fungsi tersebut akan memberitahu user ketika terdapat obat yang jumlah persediaannya telah menyentuh nilai reorder point. Hasil perhitungan EOQ dari masing-masing obat diintegrasikan dengan fungsi pemberitahuan pada rancangan aplikasi. Fungsi tersebut akan menampilkan jumlah pembelian yang optimal dari obat yang telah menyentuh nilai reorder point. Penerimaan obat di gudang farmasi pusat diinput pada aplikasi sesuai dengan jumlah pada nota pembelian, sedangkan penerimaan obat pada gudang farmasi rawat inap dan rawat jalan diinput sesuai dengan jumlah pada form pengambilan. Obat dapat langsung diterima gudang farmasi rawat inap maupun rawat jalan karena semua proses perpindahan obat dicatat terlebih dahulu pada form pengambilan. Jumlah persediaan pada masing-masing gudang dapat dilihat dengan lebih cepat dan akurat karena setiap keluar masuknya obat pada masing-masing gudang telah tercatat pada aplikasi. Pengambilan obat dilakukan oleh seorang pegawai gudang saja karena sudah ada resep rawat inap. Perancangan Database Pada tahap ini akan dirancang database untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat. Perancangan inidigambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD). 392 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 Gambar 4.Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat Perancangan User Interface Menurut Al Fatta (2007),perancangan user interface terdiri dari tiga tahap desain, yaitu desain menu aplikasi, desain form masukan dan desain aplikasi klien. 1. Desain Menu Aplikasi Desain menu aplikasi meliputi desain daftar menu yang akan ditampilkan dalam aplikasi yang dibuat. Berikut ini adalah gambar daftar menu aplikasi masing-masing user. Menu Samping Persediaan Obat Mutasi Mutasi Rawat Inap Mutasi Rawat Jalan Resep Resep Rawat Inap Resep Rawat Jalan Permitaan Daftar Permintaan History Permintaan Obat Retur Supplier Peramalan Gambar 5. Daftar Menu Samping Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat untuk Pegawai Gudang 393 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 Menu Atas Notifikasi User Identitas User Log out Gambar 6. Daftar Menu Atas Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat untuk Pegawai Gudang 2. Desain Form Masukan Form masukkan pada aplikasi ini berupa form-form isian yang akan disimpan dalam database. Sebagai contoh desain form masukan yaitu form tambah jenis obat. Form tersebutberfungsi untuk menambahkan jenis obat ke dalam database. Data obat ini terdiri dari kategori, nama obat, berat netto, ved, lead time, lead time, reorder point dan harga jual satuan. Form tambah jenis obat dapat dilihat di gambar 6. Gambar 7.Form Tambah Jenis Obat 3. Desain Aplikasi Klien Desain aplikasi klien berfungsi untuk menampilkan fungsi yang terdapat pada aplikasi klien. Contohdesain aplikasi ini dapat dilihat di gambar 7. Gambar 8.Halaman Login Pembuatan Aplikasi Tahapan pembuatan aplikasi merupakan tahapan perancangan logika-logika pemrograman berbasis web. Logika yang terdapat dalam program yaitu: proses login, proses logout, proses tambah data obat, proses edit dan hapus data obat, proses tambah mutasi rawat inap, proses edit dan hapus data mutasi rawat inap, proses tambah mutasi rawat jalan, proses edit dan hapus mutasi rawat jalan, proses tambah 394 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 resep rawat inap, proses edit dan hapus resep rawat inap, proses tambah resep rawat jalan, proses edit dan hapus resep rawat jalan, proses cetak surat permintaan, proses hapus surat permintaan, proses tambah obat retur, proses edit dan hapus obat retur, proses tambah supplier, proses edit dan hapus supplier, proses cetak laporan persediaan dan proses peramalan. Pengujian Aplikasi Tahap akhir dari penelitian ini adalah pengujian aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik atau tidak, adakah kesalahan pada program dan dapat diterapkan atau tidak pada sistem nyata. Langkah pengujian ini terbagi menjadi dua tahap, yaitu tahap validasi program aplikasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat. 1. Validasi Program Aplikasi Kriteria yang diukur dalam tahap validasi program adalah keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server, keberhasilan rancangan database untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan, keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan dan keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan. a. Keberhasilan Komputer Klien untuk Terhubung dengan Komputer Server Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa komputer klien dapat terhubung dengan komputer server dengan baik. Hal tersebut ditunjukkan dengan komputer klien dapat mengambil dan menyimpan data pada komputer server. Gambar 8menunjukkan interface pada komputer client yang diakses pada alamat web kbspurworejo.co.id. Gambar 9.Interface pada Komputer Klien (Alamat Web Akses) b. Keberhasilan Rancangan Database untuk Menyimpan Data-Data yang Dibutuhkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa database dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini ditunjukkan dengan database yang dapat difungsikan untuk menyimpan, mengedit dan menghapus data. c. Keberhasilan Rancangan Interface untuk Menyajikan Tampilan Seperti yang Diinginkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa interface terlihat sesuai dengan rancangan pada browser-browser yang sering digunakan, seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome. d. Keberhasilan Program Menerima Informasi dan Mengolahnya Menjadi Output yang Diinginkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa program dapat menghasilkan output yang diinginkan. Output tersebut berupa laporan nilai persediaan obat dan surat permintaan pembelian. Contoh output laporan dalam bentuk PDF dapat dilihat pada gambar9. 395 1.25Seminar Nasional IDEC 2014 Surakarta,20 Mei 2014 ISBN: 978-602-70259-2-9 Gambar 10. Interface pada Output Surat Permintaan dalam PDF 2. Validasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat Validasi sistem inforamsi manajemen persediaan obat ini dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat ada kesalahan atau tidak dalam pengolahan data dan dapat diterapkan langsung di lapangan. Langkah validasi sistem yaitu dengan membuat simulasi sistem manajemen persediaan obat. Kriteria yang diukur dalam tahap validasi ini adalah proses-proses dalam sistem manajemen persediaan dapat berjalan sesuai dengan hasil rancangan. Dari pengujian yang dilakukan, semua proses yang terdapat dalam program dapat berjalan dengan baik. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengolahan data dan pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi manajemen persediaan obat yang dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan sistem dan dapat dijalankan dengan baik. 2. Aplikasi yang dirancang sudah terintegrasi dengan metode perencanaan dan pengendalian persediaan yang berbasis pada model persediaan EOQ. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gayamedia. Meliani dan Miftahuddin. (2011). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Study Kasus: PDAM Tirta Sakti Kabupaten Kerinci). Jurnal Ilmiah Teknik Industri 396 View publication stats
