BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang PKL (Praktek Kerja Lapangan) Industri pariwisata saat ini mempunyai peran penting dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian Indonesia, hal ini dapat dilihat dari banyaknya destinasi wisata serta promosi yang semakin gencar dilakukan oleh pemerintah Indonesia sehingga pariwisata semakin perkembang dan meningkatkan pereknomian Indonesia Strategi dalam meningkatkan kunjungan wisatawan ke suatu daerah, provinsi, kabupaten/kota, atau negara maka perlu melakukan sebuah pengembangan dari kawasan sekitar obyek wisata tersebut. Strategi pengembangan yang dilakukan yaitu salah satu faktor dari syarat obyek daya tarik wisata yaitu Amenities. Amenities yaitu fasilitas-fasilitas pendukung di kawasan obyek wisata, dengan tujuan dapat memenuhi kebutuhan wisatawan saat berkunjung. Bentuk dari amenities salah satunya akomodasi. Akomodasi yaitu fasilitas berupa fasilitas penginapan seperti hotel. Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang digunakan wisatawan untuk beristrahat sejenak selama melakukan kegiatan berwisata. Industi pariwisata seperti hotel dituntut untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman dari berbagai aspek untuk diberikan atau ditawarkan kepada tamu dan calon pelanggan. Dewasa ini banyak hotel yang dibangun diberbagai daerah, sebagai contoh yaitu di kota Yogyakarta sebagai kota Wisata tentu bukan hal yang tidak biasa pembangunan hotel di kota Yogyakarta semakin gencar dan 1 berkembang di ikuti dengan jumlah kunjungan wisata yang semakin meningkat di Yogyakarta. Pembangunan hotel di kota Yogyakarta terdiri dari berbagai macam dan jenis hotel, dimulai dengan hotel bintang melati sampai hotel bintang 5 dengan jenis dan konsep yang berbeda dari setiap hotel yang dibangun, sebagai contoh Hotel Pesonna Malioboro, hotel ini terletak di jantung kota Yogyakarta Malioboro tepatnya beralamat Di Jalan Gadean No.3 Ngupasan Yogyakarta ini termasuk dalam kategori hotel berbintang 3 (***), yang termasuk dalam management PT. Pesonna Indonesia Jaya di bawah naungan Pegadaian Persero. Disetiap manajemen hotel tak terkecuali Pesonna Maliobor Hotel selain menjual fasilitas berupa produk dan jasa kepada tamu dengan memberikan rasa kenyamanan, keamanan, kesenangan, tetapi yang paling penting yaitu kepuasan tamu itu sendiri selama menggunakan produk dan jasa yang mereka beli. Nilai tolak ukur produk hotel yang dijual kepada tamu dilihat dari kualitas fasilitas yang diberikan dengan memberikan mutu yang terbaik. Sedangkan untuk jasa dinilai dari kualitas pelayanan yang diberikan kepada tamu, berupa memberikan pelayanan secara prima (mengetahui apa yang diinginkan tamu, memberikan pelayanan sebaik mungkin), dan seorang yang bekerja dalam industri perhotelan harus memiliki sikap hospitality atau keramah tamahan, dengan tujuan agar tamu merasa puas dan betah untuk tinggal dihotel tersebut. Pesonna Malioboro memliki Slogan “Lifestyle and Halal Concept” yang memiliki maksud bahwa hotel ini menjamin dan menyediakan akomodasi modern sederhana dengan nilai “Halal”, yang berarti membawa kebaikan dan nilai yang dapat diterima dari segi pelayanan, kualitas produk, dan anggota 2 tim. Dengan status hotel bintang 3 Pesonna Hotel menawarkan fasilitas mewah dan fasilitas dengan tarif terjangkau. Manajemen industri hotel, terdiri dalam beberapa departemen, salah satunya yaitu departemen Accounting. Departemen Accounting mempunyai fungsi sebagai departemen yang mengurusi segala hal yang berkaitan dalam transaksi yang berkaitan dengan keuangan meliputi perhitungan, pembayaran, maupun pembelian yang terjadi pada hotel sekaligus sebagai pembukuan atau pembuatan laporan keuangan berdasarkan transaksi yang telah terjadi. Departemen ini memiliki hubungan dengan semua departemen yang ada di hotel khususnya untuk bidang administrasi. departemen Accounting salah satunya yaitu general Bagian dari cashier. General Cashier yaitu Bagian yang mengelola dan mengamankan keuangan di hotel baik dalam bentuk mata uang lokal maupun mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional Hotel disebut Kasir Umum atau General Cashier. General Cashier bertugas menerima seluruh hasil penjualan ataupun pendapatan dari dalam hotel maupun dari luar hotel. Peran General Cashier sangat penting, karena bertugas mengatur keluar masuknya uang Hotel. Pekerjaan General Cashier harus dilakukan setiap hari, General Cashier memiliki peran besar dalam sebuah industri perhotelan,. Jika tidak ada General Cashieror maka manajemen hotel tidak dapat berjalan lancar, karena tidak adanya pengecekan data - data yang berkaitan dengan keluar masuknya uang dan bias terjadinya manipulasi data yang diperoleh. Selain itu kondisi keuangan menjadi tidak terkontrol karena adanya ketidaksesuaian atau tidak balance yang dapat mempengaruhi hotel tersebut 3 mengalami collaps. dikesampingkan Maka baik dari itu itu General pekerjaannya Cashier tidak maupun dapat bagiannya dari Accounting department. B. Rumusan Masalah 1. Bagaiamana prosedur kerja yang dilakukan di pesonna maliobor hotel ? 2. Bagaimana standard manajemen bekerja ? 3. Bagaimana standard operation procedure yang berlaku di pesonna malioboro hotel ? C. Tujuan PKL Adapun tujuan dari praktek PKL yang diadakan ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui peran dan prosedur kerja dari General Cashier Pesonna Malioboro Hotel 2. Untuk mengetahui masalah apa saja yang dihadapi dari seorang General Cashier yang dapat mempengaruhi kondisi ketidaksesuaian antara uang masuk dan keluar. 3. Agar mengetahui solusi penyelesaian masalah yang dihadapi General Cashier yang dapat menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara uang masuk dan keluar. D. Manfaat Praktek Kerja Lapangan 1. Manfaat Bagi Mahasiswa a. Dengan mengikuti praktek kerja lapangan,mahasiswa diharapkan dapat meningkatkan Hard Skil dan Soft Skill yang terkini di Industri. 4 b. Mempunyai kemampuan yang berimbang antara system pendidikan akademisi dan Industri . c. Mempunyai kemampuan terkini yang dibutuhkan Industri d. Menambah keterampilan mahasiswa dalam bidang administrasi perhotelan e. Memberi pengalaman kerja di bidang administrasi perhotelan f. Menambah ilmu mengenai administrasi perhotelan dan segala prosedur kerja dalam bidang perhotelan tersebut tersebut. g. Memenuhi standard kualifikasi dunia kerja di perhotelan 2. Manfaat Akademik a. Dengan pelaksanaan praktek kerja lapangan ,Perguruan Tinggi mempunyai Kemitraan dengan Industri b. Perguruan Tinggi mempunyai kemitraan dengan Industri dalam merumuskan Kurikulum yang terkini yang diingnkan oleh Industri c. Pendidikan yang terarah menuju SDM yang relavan bagi Industri secara hard skill dan soft skill . 3. Manfaat bagi Dunia Industri a. Dengan adanya PKL diharapkan Dunia Industri secara nyata ,relevan dan suistanable melakuan kemitraan dengan Perguruan Tinggi . b. Diharapakan dengan PKL dunia Industri mempunyai kesempatan untuk memenuhi kebutuhan SDM yang potensial dan creditable dalam bidangnya sesuai kebutuhannya 5 c. Dunia Industri mendapatkan kemanfaatnya Mahasiswa selama PKLberlangsung . 6 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Latar Belakang Perusahaan Tempat Praktek Kerja Lapangan 1. Sejarah Pesonna Malioboro Hotel Pesonna Hotel didirikan oleh PT. Pegadaian yang bertujuan untuk mengoptimalkan aset mereka dengan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan dan masyarakat, sehingga mempengaruhi penyaluran jaringan, paparan, dan penghasilan badan. Pesonna Hotel pertama kali dioperasikan pada Juli 2015 di Surabaya, lalu melebarkan sayap ke 8 lokasi lain, seperti Makassar, Pekanbaru, Semarang, Malioboro Yogyakarta, Gresik, Tegal, Pekalongan, dan Tugu Yogyakarta. Lobby ruang meeting Pesonna Hotel Malioboro 7 Pesonna mengusung Lifestyle & Konsep Halal di mana hotel menyediakan akomodasi modern sederhana dengan nilai “Halal”, yang berarti membawa kebaikan dan nilai yang dapat diterima dari segi pelayanan, kualitas produk, dan anggota tim. Dengan status hotel bintang 3 Pesonna Hotel menawarkan fasilitas mewah dan fasilitas dengan tarif terjangkau. Selain Hospitality (Hotel dan Resto), Pegadaian juga mengembangkan bisnis lainnya yaitu Manajemen Perjalanan, Properti, dan Building Management. Manajemen Perjalanan melayani transportasi perjalanan bisnis. 8 Ruang meeting berkapasitas 300pax (set up theatre) Ruang Meeting Pesonna Hotel Malioboro 9 Fasilitas di hotel pesonna malioboro a. Kamar Pesonna Malioboro Hotel terdiri dari 141 Kamar, dengan jenis kamar sebagai berikut 1) Superior : 71 kamar 2) Deluxe : 66 Kamar 3) Suites Room : 4 Kamar b. Hotel Services: Bellhop, Concierge, 24-hour security, Laundry service, Luggage storage, Multilingual staff, Newspaper in lobby, Wedding service, 24hour Receptionist c. Public Facilities: Parking, Elevator, 24-hour room service, Restaurant, Room service, Safety deposit box, WiFi in public area. d. Business Facilities: Business center, Business facilities, Conference room, Meeting facilities, Photocopier, Projector e. In-room Facilities: Cable TV, Desk, In-room safe, Minibar, TV f. General: AC, Ballroom, Non-smoking room, Smoking area g. Food and Drinks: 10 A la carte dinner, A la carte lunch, Restaurant with AC, Fullboard without drinks, No alcohol. h. Transportation: Shuttle Service. Airport transfer (surcharge). Nearby Facilities. Car rental. 2. Lokasi dan Tempat Perusahaan Pesonna hotel malioboro Yogyakarta Jl. Gadean no.3, ngupasan, gondomanan, kota Yogyakarta Daerah istimewa yogyakarta 55122 3. Bentuk Perusahaan dan Legalitas Hotel pesonna malioboro merukapan hotel dibawah naungan pegadaian (persero bumn) yang dikelola oleh pt pesonna indonesia jaya, milik pegadaian. Hotel pesonna malioboro merupakan hotel bintang 3 (***) dengan fasilitas hotel yang bertaraf dengan hotel bintang 4 (****) yang didirikan pada tahun 2015, Nama PESONNA adalah akronim dari " Pegadaian Selalu Optimalkan Nilai-Nilai Aset". 11 4. Struktur Organisasi Perusahaan Tomy Agung Kartika General Manager Dinda Ayu Exceutive Secertary Etrin Fo Manager Taufan Exceutive Hk Andri Adam Cluster FBM Asst FO M Heru SPV HK Agung Captain FB Dauly Sous Chef Gunawan Chef De Partie Purwanto s Cluster Accounting Kunto Aji Accountant Director Of Sales Icha Sales Manager Arif Kartika Cluster Chief Enginering Aris SPV Enginering Bidang Usaha Bidang usaha dibagi menjadi 2, yakni : a. Bidang usaha pelayanan 1) Front Office a) Merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematik melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan memberikan pelayanan informasi kepada para 12 Cluster HR Manager Ari HR Coordinator tamu hotel selama mereka berada dan menginap dihotel . Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa kantor depan merupakan departemen yang memiliki peranan sebagai penjual kamar dan secara langsung b) Merupakan sumber pendapatan utama setiap hotel. Departemen memberikan layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum tamu menginap, saat kedatangan tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak meninggalkan hotel. Selain itu, di Front Office Pesonna Malioboro Hotel and Conference Center juga menghasilkan pendapatan lain melalui paket Body and Soul 2) House Keeping Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir. 13 3) Food & Beverage Food and beverage department adalah bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun yang tidak tinggal di hotel tersebut dan dikelola secara komersial serta profesional. Food and beverage department merupakan departemen yang sangat mutlak diperlukan di hotel dalam penyediaan dan pelayanan makanan tugasnya food and dan minuman dalam menjalankan beverage department terbagi menjadi dua bagian yang saling bergantung satu sama lain dan harus saling bekerjasama. 2 (dua) bagian tersebut adalah: a) Food and beverage bagian depan (front service), yaitu bagian yang langsung berhubungan dengan tamu, terdiri dari bar, restoran, banquet dan room service. b) Food and beverage bagian belakang (back service), yaitu bagian yang tidak langsung berhubungan dengan tamu karena harus melalui perantara pramusaji, terdiri dari kitchen, steward (pencuci piring). b. Bidang usaha administratif 1) Human Research Development Human Research Development menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang 14 aktifitas organisasi untuk dapat menunjang akitifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM ialah bagian personalia atau “Human Resources Department”. Departemen ini memilki peran yang amat penting di hotel, menangani pemasokan tenaga kerja yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai pada departemen lain yang membutuhkan karyawan professional pada bidangnya. 2) Enggineering Engineering adalah departemen di hotel yang bertanggung jawab untuk hal - hal yang menyangkut aspek - aspek teknis dari hotel, yang berkaitan erat dengan keselamatan, kelancaran, keamanan, pelayanan, kesenangan, dan kepuasan tamu hotel. Peran Engineering Departement adalah salah satu yang sangat penting dalam operasional pendukung operasi. Enggineering hotel, department mutlak sebagai harus memiliki staff berkemampuan baik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. 3) Accounting Bagian keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accouting 15 Departement adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang hotel. 4) Sales Marketing Sales Marketing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dari usaha perhotelan dan menjadi tangan manajemen dalam usahanya mengenalkan hotel ke tengah masyarakat. Meningkatnya persaingan pada usaha perhotelan saat ini mendorong berkembangnya usaha pemasaran hotel. Keberhasilan penjualan produk hotel tergantung pada usaha pemasaran hotel yang diorganisasikan dalam suatu bagian atau departemen, dengan dukungan sepenuhnya dari seluruh bagian yang ada didalam hotel, terutama bagian yang langsung berhubungan dengan tamu serta bagian produksi. Sales Marketing Department adalah bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel, termasuk didalamnya promosi dan penjualan produk hotel. Tugas dan Wewenang Saat ini perkembangan industri perhotelan sangat pesat dan juga memberi dampak yang sangat signifikan tehadap ekonomi. Oleh karena itu, tugas dan wewenang dari setiap lini organisasi akan semakin kompleks. Adapun tugas dan tanggung jawab lini organisasi suatu hotel tidak selalu sama dengan yang terdapat pada hotel lainnya, namun secara umum mereka memiliki fungsi dan wewenang yang sama, seperti pada uraian berikut : a. General Manager 16 General Manager yaitu kepala pimpinan dari sebuah struktur organisasi hotel berbintang. Dialah bertanggung jawab atas seluruh penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya di dalam organisasi tersebut. b. Financial Controller yaitu akuntan internal hotel. Financial Controller bertanggung jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari. Ia akan dimintai pendapat dan pandangannya dalam hal keuangan di dalam hotel. c. Executive Engineer Executive Engineer yaitu pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel. Pengelolaan listrik, gas, dan juga air adalah tanggung jawab plant engineer. d. Executive Housekeeper Executive Housekeeper yaitu pemimpin departemen yang memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisasi, Dan mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping. Ia bertanggung jawab atas kebersihan kamar – kamar yang ditempati tamu dan area umum yang dimiliki hotel. e. Human Resources Manager Human Resources Manager yaitu pejabat yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk keberhasilan hotel. HRM haruslah menguasai hukum dan juga perundang – undangan yang berkaitan 17 dengan ketenagakerjaan, baik lokal, nasional, maupun internasional. Ia bertugas menerima dan juga mengangkat pegawai baru, lalu menyelenggarakan semua administrasi kepegawaian dan kegiatan karyawan, serta mengadakan pelatihan kepada karyawannya. f. Sales Marketing Director Sales Marketing Director yaitu pejabat yang menentukan keberhasilan hotel dalam menjual produk hotel kepada semua konsumen. g. Food & Beverage Manager F&B Manager yaitu pejabat yang bertugas mengelola Food and Beverage Department. Untuk dapat menyajikan makanan serta minuman berkualitas. Merencanakan menu, memastikan bahwa setiap bawahanya dapat menyajikan makanan dengan cepat dan juga ramah, dan mengendalikan biaya dari Food and Beverage Department. h. Front Office Manager Front Office Manager yaitu pejabat hotel yang bertanggung jawab atas pengelolaan kantor depan. i. Security Director Security Director yaitu yang bertanggung jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan. Ruang lingkup pengamanan hotel meliputi para karyawan, para tamu, juga aset hotel. Security perlu menciptakan kondisi yang aman sehingga tamu nyaman tinggal di hotel dan para karyawan bekerja dengan nyaman. 18 B. Diskripsi Departemen tempat Praktek Kerja Lapangan. 1. Struktur Organisasi Departemen Accounting Manager Purwanto Saryani IT Manager Mustofa Accountant Kunto Aji Cost Control Widhi Nugroho Purchasing Supervisor Irwan Prasetiono AP/GC Fransisica Chandra Bella AR/IA Rizka Rahmani Receiving/Store Gatot Trendy M 2. Job Discripton Departemen a. Accounting Manager 1) Mencatat, mengkalkulasi, menagani, mencatat bahkan menganalisa dan membuat strategi perpajakan sehubungan dengan kejadian-kejadian perusahaan 2) Mencatat dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas peusahaan dan menjaga keseimbanagan R/L 19 3) Mengontrol dan mengevalusais pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berajalan secara akurat dan tepat 4) Mengevaluasi dan menganalisis implementasi system akunting untuk memberi masukan terhadap system keuangan dan startegi bisnis 5) Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting afgar dapat berjalan optimal dan menngkatkan kinerja SDM akunting 6) Menjalan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan b. Accountant 1) Membantu pekerjaan Accounting Supervisor 2) Memimpin pekerjaan bawahan : 3) City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper 4) Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor 5) Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor c. It manager 1) Memastikan semua system IT dapat berjalan dengan lancer 2) Memonitor pelaksanaan straegi dan kebijakan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan 3) MaintannceLAN dan koneksi interet 4) Mendesain, membangun, atau memelihara updatesitus eb perusahaan 5) Memebeli hardware it, software dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut 20 6) Instalasi perawatan, dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware atau sodtware windows, peralatan termasuk printer, scanner, hard-drives external dll 7) Korespondensi dengan penyedia jasa eelsternal termasuk intenet service provider, penyedia jasa email, hardwaredn software supplier. d. Cost control 1) Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi 2) Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager 3) Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar 4) Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager 5) Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi 6) Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager e. Account receivable/income audit 1) Account receivable a) Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit b) Membuat Summery Revenue c) Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie d) Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih e) Bertanggung jawab langsung kepada Accountant 21 2) Income audit a) Bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baikcash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai dengan ketentuan b) Menginformasi semua pembayarab untuk komisi maupun insentif yang akaan dibayar f. Account payble/general cashier 1) Account payble a) Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian ) b) Membuat summary bulanan pembelian c) Memproses uang pengeluaran Hotel d) Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir e) Bertanggung jawab langsung kepada Accountant 2) General cashier a) Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran (Remittance of found ), Bank Transfer (mengumpulkan uang dari cahsier untuk dibawa ke bank),dan semua pembayaran dari travel agent dengan mencocokan data pada bagian yang terkait (Income Audit dan Account Receivable). b) Membuat Jurnal Transaksi dari semua pembayaran yang masuk setiap hari. 22 c) Membuat laporan Harian mengenai pendapatan dan pengeluaran serta mempertanggung jawabkan semua administrasi kepada bagian Accounting. d) Menyiapkan semua transaksi pembayaran baik secara Cash maupun Kredit. g. Purchasing 1) Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier 2) Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order 3) Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager 4) Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager h. Receiving/storekeeper 1) Receiving a) Menerima dan mencocokan semua barang-barang yang datang di hotel sesuai dengan order dan di dukung oleh purchae order atau market list order b) Membuat receiving report untuk semua barang-barang yang dating dihotel dan memindahakan ke dailiy receiving sheet yang didistribusikan ke cost control c) Memebritahukankepada storekeepers dan department terkait untuk barang-barang yang dating, sebab barang-barang tersebut harus dipindahkan dari area receiving clerk 23 d) Memebrikan cap pada faktur atau nota dan ditandatangi bila barang sesuai dan tekah diterima e) Apabila barang yang dating tidak memenuhi ketentuan standar, dicatat dalam “memorandum invoice” dan segera diberitahukan ke pada vendor 2) Storekeeper a) Menjaga semua barang yang ada di gudang b) Mengatur alur keluar masuk barang di gudang c) Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager d) Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager Bagian keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accouting Departemen adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang hotel. Accounting departement dibagi menjadi beberapa section, yaitu sebagai berikut : a. Financial Controler Yang mengawasi semua kegiatan yang ada di accounting departement. b. Income Audit 1) Memeriksa pendapatan hotel 24 2) c. d. e. f. g. Mengaudit pendapatan ulang hotel General Chasier 1) Mengurus masalah uang 2) Bertugas dibagian pelayanan Account Receivable 1) Bagian yang menagih piutang 2) Membuat jadwal penagihan Cost Control 1) Mengawasi harga produksi 2) Mengendalikan biaya Account Payable 1) Membuat schedule (jadwal pembayaran) 2) Melaksanakan pembayaran Purchasing 1) Mengawasi harga produk 2) Pembelian material dan keperluan sehari - hari untuk hotel atau bagian pengadaan barang 3) h. Mengendalikan biaya Receiving Bagian penerimaan barang pesanan. i. Store Keeper 1) Menyimpan barang persediaan 2) Mencatat barang yang masuk dan keluar dalam gudang persediaan. 25 BAB III PEMBAHASAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN A. RUANG LINGKUP DEPARTEMEN 1. Struktur Organisasi Departemen Accounting Organization Chart Departement Accounting Pesonna Hotel Malioboro Yogyakarta Accounting Manager Purwanto Saryani Accountant Kunto Aji Cost Control Widhi Nugroho Purchasing Supervisor Irwan Prasetiono IT Manager Mustofa AP/GC Fransisica Chandra Bella AR/IA Rizka Rahmani Receiving/Store Gatot Trendy M 2. Tugas dan kewajiban section Fungsi dari Accounting departement adalah bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting yang menyangkut kegiatan proses 26 pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Departement. Bidang-bidang atau bagian-bagian kegiatan yang dikerjakan selama melaksanakan PKL di Pesonna Malioboro Hotel : a. General Cashier Data penjualan tidak bisa diterima begitu saja oleh bagian akuntansi. Data tersebut harus diperiksa atau diverifikasi terlebih dahulu sebelum dibukukan. Subbagian di bagian akuntansi yang melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan melaporkan informasi data tentang hasil penjualan ini biasa disebut General Cashier. Dengan demikian General Cashier dapat diartikan sebagai salah satu seksi atau bagian yang berada di organisasi akuntansi yang menyelenggarakan fungsi penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, dan pelaporan seluruh data penjualan baik tunai maupun kredit yang dihasilkan oleh seluruh unit penjualan yang ada di dalam perusahaan. General Cashier memiliki peran besar dalam sebuah industri perhotelan, karena bagian ini merupakan pihak kedua setelah Night Audit dalam mengevaluasi revenue yang diperoleh dari transaksi setiap harinya dan dapat berpengaruh terhadap revenue hotel. 27 Dari hasil Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan, maka berikut beberapa peran General Cashier di Pesonna Malioboro Hotel antara lain : 1) Menerima seluruh hasil penjualan tunai dari hasil penjualan outlet hotel. 2) Menerima seluruh hasil penagihan utang dari Bill Collector. 3) Menerbitkan bukti penerimaan kas atas seluruh hasil penerimaan tunai dari Casir Outlet atau Bill Collector. 4) Menyerahkan bukti penerimaan kas atas tagihan bill collector kepada AR Clerk. 5) Menyetorkan hasil penjualan tunai kepada Bank Perusahaan. 6) Menerima giro dari AP Clerk untuk pembayaran kepada supplier. 7) Menerima Voucher Payment (bukti penjualan kas) dari AP untuk pembayaran supplier. 8) Membayar seluruh tagihan atau kewajiban perusahaan. 9) Menginformasikan kepada AP Clerk Realisasi Pembayaran Kas. 10) Mencatat / membukukan seluruh penerimaan atau penjualan ke dalam buku kas / bank. 11) Meminta atau mengambil rekening Koran dari bank atas nama perusahaan. b. Account Payble 1) Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian ) 28 2) Membuat summary bulanan pembelian 3) Memproses uang pengeluaran Hotel 4) Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir 5) Bertanggung jawab langsung kepada Accountant c. Receiving adalah penerimaan barang. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian minggu. Tahap – tahap kegiatan Receiving selama yang 2(dua) dilaksanakan seorang Receiving, antara lain : 1) Menerima barang yang sudah dipesan melalui permintaan barang / Purchase Order (PO) 2) Cross cek Purchase Order (PO) yang sudah disiapkan oleh Purchasing dengan barang pesenan yang datang. 3) Menerima Kwitansi pembayaran barang. 4) Mengarsipkan Purchase Order (PO) ke dalam ordner. 5) Mencetak laporan penerimaan atau Receiving Report (RR). 6) Menjadikan satu antara Purchase Order (PO), Kwitansi, dan Receiving Report (RR). 7) Menyerahkan Purchase Order (PO), Kwitansi, dan Receiving Report (RR) ke Cost Control (CC) untuk diperiksa kembali. d. Income Audit (IA) adalah memeriksa pendapatan hotel. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Income Audit selama 5 (lima) minggu. Tahap – tahap kegiatan yang dilaksanakan seorang Income Audit, antara lain : 29 1) Mengambil Daily Revenue Report (DRR) di Front Office. 2) Cek fisik Daily Revenue Report (DRR) dengan nota yang dilampirkan. 3) Cek Daily Revenue Report (DRR) dari sistem Realta 4) Membandingkan Daily Revenue Report (DRR) dari Front Office dengan Daily Revenue Report (DRR) dari system realta 5) Memasukan nomer Nota / bill yang telah dipakai ke Control Form. 6) 3. Cek krus dollar Standard Operation Prosedur section a. Storekeeper 1) Membuat jadwal buka dan tutup pada general store yang disetujui oleh akunting manajer. Pada situasi emergency duty manager diijinkan untuk memasuki general store (yang didampingi oleh saksi dari security) guna mengambi barang yang diperlukan melengkapi formullir store requisition. 2) Memastikan baahwa semua makanan dan minuman yang dikeluarkan ke semua outlet /kitchen dilengkapi dengan formulir permintaan yang benar dan disetujui oleh kepala department terkait 3) Menrima barang-barang dari receiving dan membandingkan dengan laporan receiving sebelum mencatatnya kedalam bin card 30 4) Mencatat semua makanan, minuman, dan material yang diterima dan dikeluarkan kedalam kartu bin 5) Menyimpan seluruh barang kedalam rak mengikuti kartu inventory. Penambahan barang-barang harus ditempatkan kedalam rak sesuai grup jenis harganya 6) Mengeluarkan permintaan pembellian kepada purchasing ketika persediaan barang mendekati tingkatan par minimum 7) Membuat laporan slow moving item, dan menyerahkan laporan tersebut kepada cost controller, executive chef, dan purchasing supervisor. Melakukan diskusi dengan mereka terkait kemunkinan untuk memindahkannya guna menghindari spoilage 8) Tidak mengijinkan setiap orang memasuki area store kecualikeperluan kerja 9) Menctat seluruh penerimaan pengeluaran botol kodong dan melaporkan hasilnya setiap akhir bulan kepada cost controller 10) Melakukan fisik inventory akhir bulan dan melaporkannya kepada cost controller. b. Receiving 1) Memriksa lemabaran pesanan barang-barang yang diaharapkan untuk diterima pada hari ini dan memastikan bahwa penrimaan barang diperiksa dengan benar dan didokumetasikan. Tanpa market list, purchase order, dll receiving staff tidak berhak menerima barang tersebut 31 2) Memeriksa fisik dan menyetujui barang-barang pada jumlah, kualitas, berat, harga, dl. Dan memastikan kekuarangannya dengan purchase order 3) Mendapatkan packing slip asli dari supplier yang harus distempel dan ditandatangi, dan dilampirkan kedalam laporan penerimaan untuk kemudian dibandingkan dengan purchase order 4) Menginformasikan segera kepda chef atas kedatangan daging,ungags, dan makanan laut. Semua dagi;ng, makanan laut, ungags ditandai saat pada diterima. Bagian atadari tanda tsb diletakan pada daging, makanan laut, atau ungags sedangkan bagian bawah tanda t;rs dikirmkan kepada cost control bersamaan dengan packing slip asli dan laporan penerimaan tagihan dari supplier 5) Jika tidak disertakan invoice atau slip packing dalam pengiriman barang yang dietrima, salah satu harus dibuat dan ditandatangi oleh staff receiving dan orang yang melakukan pengiriman 6) Setelah semua barang yang dating diperiksa dan laporan penrimaan diverifikasibarang barang tersebut harus ditempatkan ke gudang atau departemen terkait dengan segeradan tidak membiarkannya berserakan 32 7) Ketika ada kekurang dalam pengiriman,daftar outstanding order harus disi dan dikirmkan kepada purchasing dengantembusan kepada executive chef dan cost controller 8) Setiap pengiriman barang harus dilengkapi dengan formulir delivery order, dan tagihan asli (jika memungkinkan). Copy formulir pengiriman pesanan (atautagihan, jikaada)harus didistribusikan kepada pengguna (department terkait), arsip penerimaan, dan storekeeperseluruh dokumen asli harus diserahkan kepada account payble c. General Cashier 1) General Cashier menyetor uang hasil pendapatan beserta giro dan cek setiap hari nya ke bank. 2) Seluruh jumlah pendapatan di catat di buku kas. 3) Setiap penyerahan atas tagihan, harus ada tanda terima penyerahannya, setelah itu General Cashier menerbitkan Form Bukti Penerimaan kas, setelah itu diserahkan ke AR’ 4) Voucher Payment di terbitkan oleh Account Payable. 5) Voucher Payment diApprove oleh Chief Account dan General Manager (minimal 2 orang atasan), diterima oleh AP ( sebagai bukti pengeluaran kas ). 6) Seluruh uang yang dikeluarkan oleh Voucher Payment harus di tanda tangani oleh penerima. 7) Buku Kas di gunakan untuk mencatat semua pengeluaran kas. 33 8) Buku Bank di gunakan untuk mencatat semua pengeluaran Bank. 9) Supplier memberikan tanda terima untuk pembayaran kepada General Cashier, setelah itu General Cashier membuat form penerimaan dan di tandatangani oleh supplier. 10) Rekening Koran di ambil oleh General Cashier, untuk dilakukan Bank Rekonsiliasi. 11) Melakukan penutupan buku ( closing ) sebelum jam 3 dengan menerangkan Saldo Kas dan Saldo Bank. 12) Mencatat kelebihan/kekurangan yang terjadi ketika penyetoran hasil pendapatan oleh Cashier Outlet, dan segera di tindak lanjuti. B. PEMBAHASAN 1. Siklus Kerja perusahaan memiliki siklus aktivitas yang terus berulang sepanjang waktu, penulis melakuakn praktek kerja lapangan dibagian accounting department dengan siklus kerja akuntansi yang secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Siklus akuntansi diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Seluruh proses akuntansi dapat dilakukan secara manual ataupun dengan menggunakan aplikasi komputer. Adapun transaksitransaksi penting yang terjadi dalam operasi akuntansi hotel, antara lain: a. Penjualan produk dan jasa. 34 Transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, dan diakhir periode akuntansi baru dibuat jurnal khusus penjualan. b. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement). Penjualan tunai dan pengeluaran kas harian kami catat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas (kas kecil, kas besar, dan kas di bank). Setelah diakhir periode dibuatkan jurnal khusus penerimaan dan pengeluaran kas. c. Pembelian produk dan jasa. Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa secara kredit dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian. d. Payroll. Karena di hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah, dan PPh 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya. Untuk siklus kerja di accounting department di pesonna maliboro hotel dimulai bagian purchasing, tugas seorang purchasing yaitu melakukan pembelian produk baik barang maupun jasa, sebelum melakukan pembelian purchasing harus menerima pr (purchase requisition) dari department yang ingin melakukan pembelian barang 35 jika barang yang dibutuhkan tidak ada di store maka diajukan di bagian purchasing selanjutnya purchasing akan menindaklanjuti jika sudah sesaui maka akan di aproove ke accounting manager dan accountant (minta persetujuan accounting manager dan accountant) selanjutnya purchasing akan membuat po(purchase order) untuk melakukan pembelian ke pihak supplier/vendor,purchasing akan mengirimkan po ke vendor/supplier untuk pembelian barang selanjutnya jika barang tersebut sudah datang maka pihak receiving akan menrima barang tersebut sesuai po yang di order purchasing jika sudah sesuai maka receiving akan menerima barang tersebut untuk barang yang berupa food & beverage pihak receiving harus melihat expired food & beverage, kualitas f&b, lalu pihak receiving akan menrima nota, jika barang tersebut pembayanran jatuh tempo maka pihak receiving menerimanota copy jika cash maka menerima nota asli, nota harus sesuai dengan barang yang datang jumlah dan harganya terkadang antara po dan nota memiliki perbedaan harga Karena harga dari setiap barang terkadang melangalami kenaikan dan turun Receiving akan melakukan receiving record sesuai nota yang diterima jika sudah sesuai dan sudah komplit maka akan deicek ke bagian cost control selanjutnya jika sudah dicek ke bagian cost control akan diserahkan ke bagian ap ( account payble) dan akan dicek kembali jika sudah sesuai maka akan di file/disimpan untuk melakukan tt(tukar faktur ) jika brang jatuh tempo tukar faktur akan dilakukan setiap bulan, pihak vendor/supplier akan memberikan nota untuk dicocokoan pada 36 bagian general casiher kemudian jika sudah cocok diberikan bukti berupa payment voucher selanjutnya pihak account payble akan membuat pengajuan untuk pemabayarn ke berbagia supplier, dengan persetujuan accountat, accounting manager dan general manager untuk di pesonna malioboro hotel setelah pengajuan disetujui semuannya maka pihak account payble akan mengajukan ke pusat yaitu ke pesonna Indonesia jaya yang merupakan pusat dari berbagai cabang hotel pesonna yang ada diindonesia agar dana yang dibutuhkan segera cair dan general cashier bisa membayar ke pihak supplier dank e berbagai pihak yang digunakan untuk kebutuhan hotel Untuk general cashier alur kerja general cashier berupa melakukan pembayarn-pembayaran ke supplier secara jatuh tempo maupun cash purchase, melakukan pembayaran utilitas seperti pdam, pln, pph21dan pb1, mengeluarkan dan mencatat kas-kas kecil(petty cash), mengambil remiitance (pendapatan tunai dari resto dan front office) Penulis melakukan magang di bagian account payble/ genral cashier dengan siklus kerja sebgai berikut : a. Mengambil remittance kebagian fo, selama magang penulis mengambil reminttance bersama general cashier dan security dan dihitung di kantor fo (front office) penulis bertugas mencocokan dan mengecek antara system dengan laporan dari masing masing outlet biasanya masing masing outlate akan memasukan kedalam amplop remittance yang berupa uang tunai, dan untuk refund menggunakan amplop biasa dan 37 dimasukkan kedalam drop log sheet dan kesekoaan harinya general cashier akan mengecek dan menghitung kembali bersama security, setelah sesuai penulis membantu general cashier membuat general cashier report yaitu dari hasil penjualan yang berasal dari kasir outlet baik resto maupun fo selanjutnya penulis melakukan penghitungan uang dan menulis slip untuk di setor ke bank b. Penulis membantu general cashier untuk pettycash (kas kecil) dari deprtement lain, dan di input di kas pelaksana (kaspel) pada excel c. Penulis melakuka tukar faktur dari supplier yang jatuh tempo lalu penulis mencocokan receiving recored yang sudah diattach nota dengan nota dari supplier jika sudah cocok kemudian account payble akan membuatkan payment voucher dengan dua lemar, satu lembar diberikan kepada supplier yang sudah ditandatangini ole general cashier,satu lembar untuk file payment voucer, selanjutnya penulis membuat file payment voucher yang berisi payment voucher, kuitansi, nota atau invoice, faktur penjualan, po, dml untuk barang yang dikirim secara harian kemudian di cek dan disetujui oleh cost controller kemudian accountant , accounting manager dan general manager kemudian account payble akan membuatkan pengajuan yang berisi iom pemabyaran vendor dan utilitas untuk diajukan lagi ke pesonna Indonesia jaya (kantor pusat hotel pegadaian) 38 d. Jika pengajuan sudah cair maka general cashier akan melakukan pembayaran vendor, penulis membantu general cashier melakukan pembayaran vendor dan uitilitas (Telkom, pb1, pph21,pln) e. Pengajuan yang dilakukan tidak hanya berupa pengajuan vendor dan utilitas tetapi juga untuk kas hotel, pengajuan dilakukan 3 tiga kali selama satu bulan tergantung jumlah pengeluaran yang dilakukan oleh hotel f. Penulis memebantu general cashier untuk menghihtung kas,berupa kaspel, house bank, cash advance, petty cash g. Penulis melakukan cek drr (daily receiving record yang sudah di cek dan dittd tangani oleh receiving, cost control, dan department head masing masing yang melakukan pemesanan barang) kemudian diserahkan ke account payble untuk ditandatangi dan penulis melakukan filing ke cabinet sesuai dengan masing-masing nama vendor untuk memudahkan pada saat melakukan tukar faktur. 2. Section Selama penulis melakukan praktek kerja lapangan (pkl) di bagian accounting di pesonna malioboro hotel, section accounting terdiri dari purchasing yaitu yang melakukaan pembelian secara jatuh tempo maupun cash purchase , receiving/storekeeper yaitu yang menrima barang dan mengeluarkan barang dari store, income audit/account receivable yaitu yang bertugas untuk memriksa pendapatn hotel di 39 bagian front office, resto, housekeeping, salesdan melakukan penagihan kepa travel local dan OTA, account payble/ general cashier, cost control, accountant, dan accounting manager. Penulis melakukan praktek keja lapangan dibagian receiving/storekeeper dua bulan dan account payble/general cashier empat bulan,terkadan penulis juga membantu dibagian lain seperti purchasing,cost control,dan account receivable/income audit 3. Shift penulis melakukan praktek kerja lapangan (pkl) di hotel pesonna malioboro yogyakrta bagian department accounting dimulai dari senin sampai jumat dan untuk hari sabtu dilakukan secara piket yang artinya dilakukan ssecara bergantian, untuk piket hari sabtu staff yang masuk dua orang untuk incase receiving dan store dan jam operasional di bagian backoffice dimulai dari jam 08.00 sampai jam 17.00 dan untuk hari sabtu jam 08.00-13.00 40 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan pengamatan, pengalaman, dan juga hasil wawancara penulis dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pesonna Malioboro Hotel, General Cashier & Account Payble merupakan bagian yang penting dan selalu ada di setiap manajemen perhotelan. Karena tanpa adanya peran General Cashier & Account Payble suatu manajemen hotel tidak dapat melakukan kegiatan pengawasan dengan efektif dan efisien. Dengan demikian selain General Cashier & Account Payble yang berperan semata-mata sebagai seorang pengawas, terdapatlah General Cashier & Account Payble yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer, maka General Cashier & Account Payble yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan seksi General Cashier & Account Payble. B. Saran Saran penulis untuk pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan selanjutnya yakni : 1. Mahasiswa yang akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di General Cashier sebaiknya diberikan pengetahuan tentang akuntasi yang lebih banyak 41 2. Haruslah teliti dan kritis dalam bekerja agar dapat mengembangkan seorang General Cashier & Account Payble di masa yang datang. 42 Daftar pustaka http://aulianisnisa.blogspot.com/2017/06/laporan-pkl-peran-income-auditpada.html http://www.ajar.id,mengenal-posisi-posisi-kerja-di-divisi-accounting-hotel/ 43 LAMPIRAN 44 45 46
