PERKEMBANGAN KONSEP PROCUREMENT MANAGEMENT Procurement Impact on Business INDUSTRI Purchased goods & services as a % of Annual sales revenue Aerospace/Defense Contracting 44% Automotive 47% Chemical 61% Computer/Telecommunication Equipment 51% Electronics 30% Engineering/Construction 59% Food Manufacturing 35% Machinery 65% Pharmaceutical 34% Telecommunication Services 36% Source: CAPS (Center for Advanced Purchasing Studies) The Procurement Challenge The Hackett Group reports: • 40% of all revenue flows through the procurement function. • 90% of procurement dollars to only 17 percent of suppliers • ¾ of each day spent on operational support rather than decision support • Efficiency improvements in procurement have lagged compared to other areas Marketing Planning Process Determines sales potential of marketplace, products, services, required to support revenue objective in Business Plan Sales Plan Sales Planning Process Logistics Planning Process Determines actual level of sales necessary to achieve marketing expectations Determines inventory level & logistics capacity to support projected customer sales Logistics Plan Inventory Plan Sales Plan Logistics Plan Inventory Plan Procurement Plan Planning process finally results in a procurement plan for each product group for each warehouse in the distribution network. 4 Key Distribution Capacity Functions Inventory Investment Transportation Costs Warehouse Space Labor & Equipment Dari Procurement ke Sourcing • Perubahan fungsi dan peran strategis dari procurement memunculkan istilah SOURCING. • SOURCING diartikan sebagai seluruh proses bisnis yang dibutuhkan untuk membeli barang dan jasa (Chopra, 2001). • Proses kunci Sourcing: Supplier Scoring and Nssesement Supplier Selection and Contract Negotiation Design Collaboration Procurement Sourcing and Planning Analysis Outsourcing • Outsourcing adalah suatu keputusan strategi yang diambil perusahaan untuk meminimalkan ongkos dengan membeli komponen yang diperlukan, perakitan, proses atau jasa dari para pemasok atau perusahaan lain. • Fokus outsourcing (Lyons & Gilligham, 2003): • Keputusan membuat atau membeli. • Persekutuan antara perusahaan dengan pemasok. Procurement Definition [1] • Procurement berarti memperoleh barang dan/atau jasa dari sumbersumber di luar. • Dalam istilah lain procurement mencakup juga kegiatan purchasing dan outsourcing. Procurement Definition [2] Definition of Procurement Activities – Identify or reevaluate needs – Define and evaluate user requirements – Decide whether to make or buy – Identify the type of purchase – Conduct a market analysis – Identify all possible suppliers Procurement Definition [3] Definition of Procurement Activities… – Prescreen all possible sources – Evaluate the remaining supplier base – Choose a supplier – Receive delivery of the product or service – Make a post purchase performance evaluation Procurement Perspectives: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Continuous Supply Minimize Inventory Investment Quality Improvement Supplier Development Lowest Total Cost of Ownership Purchase Price and Discount (Economic Order Quality) 7. Service Pricing and Debunking 8. Life Cycle Cost TUJUAN PROCUREMENT Leenders dan Fearon, 2004 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Menjamin kelancaran aliran material, persediaan dan pelayanan yang diperlukan untuk kegiatan operasional organisasi. Minimasi ongkos yang muncul dari investasi inventory. Menjaga dan meningkatkan kualitas. Mencari dan mengembangkan rekanan yang kompeten. Standardisasi barang-barang yang dibeli jika memungkinkan. Membeli barang dan jasa yang dibutuhkan dengan total biaya serendah mungkin. Mengembangkan hubungan baik dengan fungsi-fungsi lain dalam organisasi. Meminimasi biaya administratif. Meningkatkan posisi kompetitif perusahaan. SASARAN PENGADAAN [1] • • • • • • • • • Profitability Sales Revenue Market Share Market Position Customer Satisfaction Total Quality Management Ethical Conduct Contribution to Social Development Contribution to environmental protection SASARAN PENGADAAN [2]: Contoh-contoh • Memastikan Customer Satisfaction (availability, lead time, delivery, quality, customer service, and cost). • Mengamankan kesinambungan pasokan inputs yang diperlukan perusahaan untuk perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. • Mengamankan fleksibilitas dan kecepatan pasokan input perusahaan agar tetap merespon dengan cepat perubahan kondisi pasar dan permintaan pelanggan. • Kualitas pasokan input berkontribusi terhadap diferensiasi produk dan jasa yang dijalankan. • Kualitas pasokan input berkontribusi untuk mengurangi waktu siklus pengembangan dan pengenalan produk baru serta ekspansi pasar. SASARAN PENGADAAN [3] Contoh-contoh • Berkontribusi dalam inovasi dan pengembangan kapabilitas teknologi perusahaan melalui perolehan bahan baku, komponen2, teknologi dan teknik produksi. • Membantu perusahaan untuk memfokuskan pada kompetensi inti dan outsourcing untuk fungsi-fungsi dan jasa yang non-esensial. • Membantu perusahaan dalam memutuskan kapan make or buy. • Berkontribusi terhadap pengembangan dan pertumbuhan perusahaan melalui optimasi bentuk pasokan seperti alliances, partnerships, joint ventures, mergers and acquisitions. Tanggungjawab Procurement Monczka cs, 2005 1. Mengevaluasi dan memilih pemasok 2. Meninjau ulang spesifikasi 3. Bertindak sebagai penghubung dengan pemasok 4. Menentukan metode kontrak pengadaan Tahapan Pengadaan Monczka cs, 2005 • Mengidentifikasi kebutuhan pengguna terhadap produk ataupun jasa. • Mengevaluasi pemasok potensial. • Mencari, bernegosiasi dan memilih pemasok. • Persetujuan pengadaan. • Menerbitkan dan menerima kebutuhan pengadaan. • Menilai kinerja pemasok.
