LAPORAN TUGAS BESAR Mata Kuliah Enterprise Architecture PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA WAROENG LAUNDRY Disusun Oleh: Kelompok 6 Kelas SI-38-03 Angga Nirwana Aditya Dwi Putra Hansa Mustada Maria Ayu C Vivi Maudiwati 1202144135 1202144111 1202144142 1202144129 1202144141 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG 2016 i KATA PENGANTAR Puji Syukur kami ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan karunia dan rahmat-Nya lah, kami dapat menyelesaikan Tugas Besar mengenai Proses Bisnis Waroeng Laudry. Tujuan dari pembuatan Tugas Besar ini adalah untuk memberikan gambaran bagaimana proses bisnis yang terdapat di Waroeng Laundry dan masalah – masalah serta bagaimana cara mengatasi permasalahan yang terkait dengan proses bisnis tersebut Dalam pembuatan Tugas Besar ini, kami mengucapkan terimakasih kepada: 1 2 Allah swt. Yang telah memberika kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas Besar ini dengan baik. Kepada semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya makalah ini. Kami juga menyadari bahwa masih banyak kekurangan baik dari segi fisik maupun teknik penulisan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan guna penyempurnaan laporan Tugas Besar ini. Akhir kata kami berharap semoga dengan adanya laporan Tugas Besar yang kami buat ini dapat membantu memberikan gambaran kepada pembaca mengenai proses bisnis pada Waroeng Laundry dan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Bandung, 8 November 2016 Penyusun ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii DAFTAR ISI...................................................................................................................... iii DAFTAR TABEL............................................................................................................... v BAB I .................................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1 1.2 Sejarah Perusahaan ................................................................................................... 1 1.3 Visi , Misi dan Tujuan Perusahaan ..................................................................... 2 1.4 Struktur Organisasi ............................................................................................. 3 1.5 Problem dan Challange : ..................................................................................... 3 1.6 Alasan Menggunakan Enterprise Architecture: ................................................. 4 LANDASAN TEORI .......................................................................................................... 5 2.1 Enterprise Architecture ....................................................................................... 5 2.2 Arsitektur Refrensi .............................................................................................. 6 BAB III ............................................................................................................................... 8 PRINCIPLE, VISION DAN ARSITEKTUR BISNIS ........................................................ 8 3.1 Principle Catalog ................................................................................................. 8 3.2 Architecture Vision ............................................................................................. 8 3.3 Business Architecture ....................................................................................... 14 3.3.1 Function Decomposition Diagram .................................................................... 18 3.3.2 Business Foorprint Diagram ............................................................................. 20 3.3.3 Business Interaction Matrix .............................................................................. 21 BAB IV ............................................................................................................................. 23 ARCHITECTURE SISTEM INFORMASI ...................................................................... 23 4.1 Arsitektur Data .................................................................................................. 23 4.2 Arsitektur Aplikasi ............................................................................................ 28 BAB V .............................................................................................................................. 32 ARSITEKTUR TEKNOLOGI.......................................................................................... 32 5.1 Katalog Standar Teknologi ..................................................................................... 32 iii 5.2 Katalog Portofolio Teknologi ........................................................................... 32 5.1 Aplikasi / Teknologi Matrix .............................................................................. 32 5.2 Environment Location Diagram........................................................................ 32 5.3 Processing Diagram .......................................................................................... 32 5.4 Communications Engineering Diagram ............................................................ 32 5.3 Aplikasi / Teknologi Matrix .............................................................................. 33 5.4 Environment Location Diagram........................................................................ 34 5.5 Processing Diagram ..............................................Error! Bookmark not defined. 5.6 Communications Engineering Diagram ............................................................ 35 LAMPIRAN...................................................................................................................... 38 iv DAFTAR TABEL Tabel 1: Principle Catalog .................................................................................................. 8 Tabel 2: Organization Stakeholder Internal ........................................................................ 9 Tabel 3 : Organization Stakeholder External ...................................................................... 9 Tabel 4: Objective pada Waroeng Laundry ...................................................................... 10 Tabel 5: Capability pada Waroeng Laundry ..................................................................... 10 Tabel 6: Requirement pada Waroeng Laundry ................................................................. 10 Tabel 7: Data Entity Catalog .............................................................................................. 23 Tabel 8: Data Entity / Business Matrix .............................................................................. 24 Tabel 9 : Data / Application Matrix ................................................................................... 25 Tabel 10: GAP Analisis Arsitektur Data ............................................................................. 28 Tabel 11: Arsitektur Aplikasi ............................................................................................. 28 Tabel 12: GAP Analisis Arsitektur Aplikasi ........................................................................ 31 Tabel 13: Aplikasi / Teknologi Matrix................................................................................ 33 Tabel 14: Environments and Location Kantor Pusat ......................................................... 35 Tabel 15: Komponen Teknologi Kantor Pusat ................................................................... 36 Tabel 16: Environments and Location Kantor Cabang ...................................................... 36 Tabel 17: Komponen Teknologi Kantor Cabang................................................................ 36 Tabel 18: Physical Technology Component ..........................Error! Bookmark not defined. Tabel 19: Lampiran Pembagian Tugas .............................................................................. 38 v DAFTAR GAMBAR Gambar 1: Waroeng Laundry ............................................................................................. 2 Gambar 2: Struktur Organisasi Waroeng Laundry ............................................................. 3 Gambar 3: Solution Diagram Simply Fresh ........................................................................ 7 Gambar 4: Stakeholder Map Matrix ................................................................................. 12 Gambar 5: Value Chain pada Waroeng Laundry .............................................................. 13 Gambar 6: Solution Concept Diagram pada Waroeng Laundry ........................................ 14 Gambar 7: Diagram Organizational Process Pencucian Pakaian ...................................... 16 Gambar 8: Business Footprint Diagram ............................................................................ 20 Gambar 9 : Business Interaction Matrix ........................................................................... 21 Gambar 10: Actor / Role Matrix Diagram ......................................................................... 22 Gambar 11: Data Dissemination Diagram ........................................................................ 26 Gambar 12: Application Portofolio Catalogue .................................................................. 28 Gambar 13: Application / Function Matrix ....................................................................... 29 Gambar 14: Application / Role Matrix .............................................................................. 29 Gambar 15: Application Communication Diagram ........................................................... 30 Gambar 16: Enterprise Manageability Diagram ............................................................... 30 Gambar 17: Katalog Standar Teknologi ............................................................................ 32 Gambar 18: Katalog Portofolio Teknologi ......................................................................... 32 Gambar 19: Environment Location Diagram .................................................................... 34 vi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada eraglobalisasi ini perkembangan dunia bisnis semakin pesat. Banyak usaha yang mulai berkembang baik bisnis dalam penyediaan barang maupun pelayanan jasa untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Perkembangan inilah yang memberikan peluang untuk membuka usaha baru, seiring dengan segala sesuatu yang harus dilakukan secara praktis dan cepat. Melalui peluang tersebut, banyak pengusaha yang berlomba untuk dapat bersaing dalam mendapatkan konsumen. Salah satu usaha yang banyak dirintis saat ini yaitu usaha laundry. Usaha laundry yang menawarkan harga terjangkau mulai tersebar diberbagai wilayah khususnya di daerah pemukiman dan pendidikan. Waroeng Laundry merupakan salah satu usaha pelayanan jasa cuci bagi mahasiswa – mahasiswi Telkom University. Jasa yang ditawarkan pun cukup beragram, mulai dari cuci paket kiloan, setrika, dan delivery. Namun dibalik kemajuan teknologi informasi yang kini telah berkembang secara pesat. Sampai saat ini proses bisnis Waroeng Laundry belum memiliki sistem informasi sendiri dan masih menggunakan sistem manual mulai dari menerima laundry, pembuatan nota laundry, hingga sistem keuangan. Adanya permintaan konsumen yang semakin meningkat terhadap kebutuhan jasa laundry, cara tersebut dinilai tidak efektif dan seringkali menyebabkan human error yang dapat mengecewakan konsumen. Tidak jarang terjadi kesalahan dalam pengembalian pakaian konsumen, terkadang tidak sesuai atau bahkan hilang. Tidak hanya itu saja, proses pengelolaan keuangan juga tidak dapat dimonitor dengan baik karena proses manual bisa menyebabkan terjadinya kecurangan yang besar. Dengan adanya permasalahan dalam proses bisnis tersebut maka dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang akan menjadi patokan dalam perancangan arsitektur enterprise. Perancangan arsitektur enterprise ini dilakukan guna mendukung proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. 1.2 Sejarah Perusahaan Waroeng laundry adalah salah satu perusahaan laundry kiloan yang berlokasi di sekitar Telkom University yang didirikan oleh Kukuh Ginanjar sejak November tahun 2009. Saat itu pendiri Waroeng Laundry tersebut masih sebagai mahasiswa semester tiga pada STT Telkom Bandung, Jawa Barat. Hal yang membedakan dengan usaha bisnis laundry – laundry lainnya yaitu memberikan garansi cuci setrika pakaian dengan satu hari selesai atau satu hari jadi dengan tarif yang murah yaitu Rp 5.500 per kilogram bagi mahasiswa dan Rp 6.000 untuk umum . Tak disangka, garansi cuci setrika pada 1 Waroeng Laundry membuat menarik minat pelanggan untuk menggunakan jasa laundry ini. Apabila order telah melebihi kuota, maka pihak Waroeng Laundry akan menolak permintaan order dari pelanggan. Memasuki tahun kelima berdiri, Waroenk Laundry telah melebarkan sayapnya ke berbagai wilayah di Indonesia. Outlet-outlet Waroenk Laundry telah tersebar di antaranya ke Sumedang, Jombang, Bangka Belitung, dan Palembang. 1.3 Visi , Misi dan Tujuan Perusahaan Gambar 1: Waroeng Laundry Visi perusahaan : Mampu memberikan fasilitas pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan secara profesional, serta layanan customer service yang ramah, dan proses pencucian ramah lingkungan. Misi Perusahaan : 1. Menyediakan layanan laundry yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 2. Menjalankan layanan laundry yang dapat diandalkan, dipercaya, dihormati dan diakui. Tujuan Perusahaan : 1. Sebagai fasilias yang dapat meringankan pekerjaan rumah seperti mencuci untuk masyarakat khususnya mahasiswa dan ibu rumah tangga. 2. Sebagai lowongan perkerjaan bagi masyarakat sekitar. 3. Melayani pelanggan sepenuh hati dan menjadi perusahaan laundry yang ramah lingkungan. 2 1.4 Struktur Organisasi Gambar 2: Struktur Organisasi Waroeng Laundry 1.5 Problem dan Challange : • Problem 1) Pakaian yang dicuci pelanggan tertukar atau hilang. 2) Terdapat data yang tidak valid karena proses penginputan data masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan duplikasi data. 3) Sumber daya manusia yang kurang memadai. • Challenge 1) Membuat promosi untuk menarik pelanggan 2) Promosi dilakukan untuk menarik minat pelanggan untuk menggunakan jasa Waroenk Laundry dan untuk memperluas usaha seiring dengan banyaknya orang yang mengetahui keberadaan Waroenk Laundry. 3) Memperbanyak cabang Memperbanyak cabang bertujuan untuk memperluas jaringan di beberapa daerah dan memenuhi kebutuhan di daerah tertentu. 4) Menggunakan teknologi yang memadai Penggunaan teknologi yang memadai bertujuan untuk mendukung proses bisnis agar berjalan secara efektif dan efisien. 3 1.6 Alasan Menggunakan Enterprise Architecture: Enterprise Architecture mendefinisikan apa yang perusahaan lakukan, bagaimana fungsional perusahaan akan berjalan dan bagaimana data – data perusahaan akan disimpan dan dimanfaatkan. Manfaat perusahaan menggunakan Enterprise Architecture dalam Waroeng Laundry, antara lain: 1) 2) 3) 4) Memperlancar proses bisnis. Mengurangi pengulangan pada data dan perangkat lunak. Mempercepat evolusi teknologi baru. Menyeimbangkan strategi bisnis dengan teknologi informasi. 4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Enterprise Architecture 2.1.1 Definisi Enterprise Architecture mengandung arti perencanaan, pengklasifikasian, pendefisian dan rancangan konektifitas yang digunakan untuk menggambarkan kondisi perusahaan pada saat ini dan yang akan dating agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Elemen – elemen Enterprise Architecture secara umum yaitu: 1) Arsitektur Bisnis mendefinisikan strategi bisnis dan gambaran struktur serta proses bisnis organisasi. 2) Arsitektur Aplikasi menggambarkan layanan dan sistem aplikasi yang mendukung proses bisnis. 3) Arsitektur Informasi / Data adalah gambaran sasaran bisnis dan pertukaran data antara proses dan aplikasi. 4) Arsitektur Teknologi merupakan infrastruktur arsitektur untuk gambaran dari perangkat keras dan jaringan yang mendukung sistem aplikasi. 2.1.2 Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah arsitektur framework. TOGAF menyediakan method dan tools untuk membangun, mengelola dan mengimplementasikan serta pemeliharaan arsitektur enterprise. Elemen kunci dari TOGAF adalah Architecture Development Method (ADM) yang memberikan gambaran spesifik untuk proses pengembangan arsitektur enterprise (The Open Group, 2009). ADM terdiri dari tahapan-tahapan yang dibutuhkan dalam membangun arsitektur enterprise, diantaranya: • Phase A - Preliminary Phase Fase persiapan bagi organisasi untuk membangun arsitektur enterprise yang sukses dalam memahami lingkungan bisnis, persetujuan ruang lingkup, penetapan prinsipprinsip, penetapan struktur tata kelola • Phase B – Business Architecture Menunjukkan bagaimana organisasi memenuhi tujuan bisnis • Phase C – Information System Architecture Menunjukkan bagaimana sistem TI terkait dengan tujuan bisnis enterprise • Phase D - Technology Architecture 5 Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. • Phase E – Opportunities & Solutions Melakukan inisialisasi rencana implementasi, identifikasi implementasi proyek-proyek utama, mengelompokkan proyek menjadi arsitektur transisi. • Phase F – Migration Planning Menyusun rencana migrasi dan implementasi secara detail • Phase G – Implementation Governance Menyediakan arahan secara keseluruhan implementasi arsitektur yang menghasilkan Business Value Realization • Phase H – Architecture Change Management Memastikan perubahan yang terjadi pada arsitektur dikelola secara terpadu dan sesuai dengan desain arsitektur • Requirements Management Proses untuk mengelola kebutuhan (requirement) arsitektur selama siklus ADM 2.2 Arsitektur Refrensi Referensi arsitektur yang digunakan pada Waroenk Laundry adalah simply fresh. Simply fresh dan Waroeng Laundry bergerak pada bidang jasa pelayanan jasa cuci yang sama. Dengan menerapkan konsep laundry kiloan, simply fresh didukung support system yang handal sehingga selalu memberikan pelayanan yang terbaik dibidangnya. Perbedaan yang terlihat antara Waroenk laundry dan SimplyFresh adalah pada sistem pendataan cucian pelanggan yang masuk. Pada Waroenk Laundry masih menggunakan metode yang manual. Yaitu Kasir mencatat tiap pakaian yang masuk pada lembar nota. Lain halnya pada simplyfresh, perusahaan tersebut sudah menggunakan teknologi dalam melakukan aktifitas tersebut. 6 Berikut adalah solution diagram dari simply fresh: Channels Internet Intranet Mobile Portal Front Office CRM HRM E-Finance Marketing Accounting Logistik E-Techno Sales Middle Office Middleware Back Office ortal IT-Security Analytic Services Data Center BackEnd Gambar 3: Solution Diagram Simply Fresh 7 BAB III PRINCIPLE, VISION DAN ARSITEKTUR BISNIS 3.1 Principle Catalog Bagian ini dideskripsikan mengenai prinsip-prinsip yang dianut oleh Waroeng Laundry: No 1 Nama Business Principle 2 Data Principle 3 4 Application Principle Technology Principle Principle Memaksimalkan kinerja perusahaan untuk mendapatkan keuntungan Keberlangsungan bisnis yang meningkat Kepuasan pelanggan Memiliki kemanan data yang memadai Integrasi data-data penting perusahaan Data mudah diakses Penyebaran data yang baik Pembaharuan data yang otomatis Pemeliharaan data Aplikasi mudah digunakan Dapat mengikuti perkembangan Tabel 1: Principle Catalog 3.2 Architecture Vision Fase ini merupakan fase inisiasi dari siklus pengembangan arsitektur yang mencakup pendefinisian ruang lingkup, identifikasi stakeholders, penyusunan visi arsitektur, dan pengajuan persetujuan untuk memulai pengembangan arsitektur. Architecture Vision lebih menekankan kepada hal-hal berikut : • Driver : o Semakin banyak saingan bisnis dibidang e-commerce. o Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dan berpotensi sebagai enabler bisnis • Goals : o SDM yang berkompeten. o Memuaskan pelanggan dengan SDM yang professional 8 • Stakeholder: Stakeholder Internal Keterangan Melakukan monitoring dan controlling terhadap kinerja seluruh bagian dan fungsi dalam Waraoenk Laundry serta bertanggungjawab terhadap proses bisnis secara keseluruhan. - Menangani kinerja seluruh karyawan dalam satu cabang agar berjalan secara efektif dan efisien. - Menangani keuangan pada satu cabang yang mencangkup: • Pembuatan laporan cash flow. • Pembuatan budgeting. • Monitoring dan controlling keuangan - Membawahi Bagian Kasir, Bagian Pencucian, Bagian Setrika, dan Bagian Packing. - Mengelola koordinasi kegiatan bagianbagian yang dibawahinya. - Menangani proses pembayaran. - Memberikan data transaksi kepada admin. - Melakukan pencucian dan pengeringan pakaian pelanggan. - Merapikan baju pelanggan yang sudah dicuci dan dikeringkan oleh Bagian Pencucian. - Mengemas baju pelanggan yang sudah selesai disetrika berdasrkan nota transaksi. - Membawahi teknisi. - Membantu teknisi menyelesaikan permasalahan teknis. - Melakukan monitoring dan controlling terhadap teknis yang berhubungan dengan laundry seperti air, mesin cuci, dan listrik. Owner Admin Operator Bagian Kasir Bagian Pencucian Bagian Setrika Bagian Packing Supporting Teknisi Tabel 2: Organization Stakeholder Internal Stakeholder External Keterangan Menggunakan jasa Waroenk Laundry. Menyediakan bahan baku untuk proses bisnis dalam penyediaan jasa laundry. Customer Supplier Tabel 3 : Organization Stakeholder External 9 • No 1 2 3 4 5 6 7 8 Objective : Objective Teknologi informasi yang terintegrasi dan real time Teknologi yang memadai dan mudah diakses untuk mendukung proses bisnis perusahaan Meningkatkan kinerja pegawai yang berkompeten dan bertanggung jawab Meningkatkan pendapatan perusahaan Meningkatkan jumlah pelanggan Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan Administrasi yang terperinci Meningkatkan efisiensi proses bisnis Tabel 4: Objective pada Waroeng Laundry • No Capability : 1 2 3 4 Capability Pengelolaan TI Kepegawaian Keuangan Logistik 5 6 7 8 Administrasi Umum Layanan Pelanggan Produksi Pemasaran Keterangan Analisa terhadap kebutuhan dan pengembangan teknologi Mengelola kegiatan dan pengembangan pegawai Pengelolaan keuangan perusahaan Terdapat bagian yang mengatur pengadaan barang untuk produksi Mengatur seluruh administrasi perusahaan Mengelola hubungan dengan pelanggan Mengelola kegiatan produksi dalam hal ini jasa laundry Terdapat pengelolaan pemasaran terhadap jasa laundry Tabel 5: Capability pada Waroeng Laundry • No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Requirement: Requirement Memiliki teknologi informasi yang memadai Memiliki sistem yang mendukung keamanan data Memiliki pegawai dengan kinerja terbaik dibidangnya Melakukan perbaikan dan inovasi dalam pengelolaan proses bisnis Memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan Memberikan jasa yang berkualitas Memiliki pengelolaan keuangan yang transparan dan terperinci Memperluas area pemasaran Memiliki supplier yang sesuai dengan target perusahan Memiliki proses bisnis yang efektif dan efisien Tabel 6: Requirement pada Waroeng Laundry 10 3.2.1 Stakeholder Map Matrix Admin Bagian Kasir Bagian Packing Bagian Pencucian Bagian Setrika Bagian Teknisi Customer 11 Operator Owner Staff Kasir Staff Packing Staff Pencucian Staff Setrika Staff Teknisi Supplier Supporting Gambar 4: Stakeholder Map Matrix 12 3.2.2 Value Chain Diagram Gambar 5: Value Chain pada Waroeng Laundry 13 3.2.3 Solution Concept Diagram Channels Internet Intranet Front Office Mobile Portal Middle Office CRM HRM eFinance Logistik eTechno eAdministration Middleware Bank Office IT Security Analytic al Services Middleware Gambar 6: Solution Concept Diagram pada Waroeng Laundry 3.3 Business Architecture Arsitektur Bisnis mendefinisikan dekomposisi (struktur) aktivitas dalam proses-proses bisnis organisasi, aliran informasi (atau material) dalam dan antar proses-proses bisnis organisasi. Arsitektur Bisnis digunakan sebagai acuan dalam mencapai konsensus antara TI dan bisnis tentang landasan kebutuhan bisnis TI. ❖ Skenario Eksisting Waroeng Laundry merupakan perusahaan yang memiliki proses bisnis dibidang jasa. Waroeng Laundry terletak di dibelakang gedung asrama putri (gedung A). Di Waroeng Laundry terdapat satu proses utama yaitu proses pencucian pakaian. Proses pencucian dimulai dari pelanggan menyerahkan baju yang ingin dicuci kepada kasir. Kemudian kasir menimbang pakaian laundry dan menghitung harga laundry. Setelah 14 itu, kasir meminta data dari pelanggan dan pelanggan memberikan data diri dan kemudian bagian kasir menuliskan nota yang berisikan data pelangan yang berupa dokumen dan kemudian diberikan kepada pelanggan kemudian bagian kasir menyerahkan pakaian ke bagian pencucian dan bagian pencucian akan menerima pakaian kotor kemudian pakaian kotor akan di proses yaitu melakukan pencucian. Setelah pakaian dicuci, pakaian diserahkan ke bagian setrika dan bagian setrika akan menerima pakaian yang telah dicuci. Jika pakaian belum dicuci akan dikembalikan ke bagian pencucian untuk di lakukan pencucian ulang. Jika pakaian sudah dicuci maka melakukan penyerahan ke bagian setrika dan akan melakukan proses penyetrikaan. Setelah melakukan penyetrikaan maka dilakukan pengecekan pada baju tersebut. Setelah selesai proses setrika, bagian setrika akan menyerahkan pakaian ke bagian packing dan bagian packing akan menerima pakaian yang sudah disetrika. Bagian Packing akan melakukan packing baju berdasarkan dokumen nota yang ada. Jika tidak sesuai maka bagian packing mengembalikan baju tersebut ke bagian setrika untuk melakukan pengecekan ulang dan jika sudah sesuai maka bagian packing akan menyerahkan kebagian kasir. Bagian kasir akan menerima pakaian yang sudah selesai diproses dan menyiapkan konfirmasi kepada pelanggan dan pelanggan melakukan pembayaran. Setelah melakukan pembayaran, bagian kasir akan menyerahkan barang (baju) kepada pelanggan. Dalam proses bisnisnya, Waroeng Laundry masih perlu melakukan pengembangan terutama pada pengauditan proses bisnis di Waroeng Laundry. Pada proses ini masih dilakukan dengan cara manual dimana data pelanggan direkap secara manual ke dalam Microsoft Excel kemudian diupload pada Dropbox untuk menyimpan data. Dikarenakan penginputan data yang masih manual tersebut, sehingga membuat duplikasi data terjadi. 15 ➢ Diagram Organizational Process Pencucian Pakaian Pencucian Pakaian-1 Pelanggan Bagian Kasir menyerahkan pakaian Bagian Pencucian Bagian Strika Bagian Packing Start menimbang pakaian menghitung harga laundry minta data diri memberikan data diri meminta data diri pelanggan menuliskan nota nota nota menyerahkan pakaian menerima pakaian kotor melakukan pencucian menyerahkan pakaian bersih menerima pakaian bersih Sesuai / tidak sesuai? melakukan penyetrikaan melakukan pengecekan menyerahkan pakaian bersih siap packing menerima pakaian bersih-1 nota melakukan packing baju Sesuai/ tidak sesuai? menerima pakaian menyerahkan pakaian-1 menyiapkan konfirmasi konfirmasi membayar menyerahkan pakaian memproses pembayaran Memberikan Pakaian End Gambar 7: Diagram Organizational Process Pencucian Pakaian 16 ❖ Skenario Target Dalam perkembangan dunia usaha saat ini yang tanpa batas dengan tingkat persaingan semakin tinggi menuntut para pelaku usaha untuk senantiasa mengembangkan keunggulan daya saingnya dengan cara melakukan inovasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnisnya. Penggunaan Teknologi Informasi yang tepat menjadi peran kunci dalam membantu pelaku usaha menjawab tantangan tersebut. Berdasarkan skenario eksisting yang telah dijelaskan di atas, Waroeng Laundry akan melakukan pengembangan proses bisnisnya pada Departemen Administrasi. Pengembangan yang direncanakan yaitu membuat aplikasi sistem administrasi dengan tujuan mengefisiensikan kinerja dan memudahkan pekerjaan dari Departemen Administrasi. 17 3.3.1 Function Decomposition Diagram SUPPORT ACTIVITIES KEUANGAN KEPEGAWAIAN PRIMARY ACTIVITIES PENGELOLAAN TEKNOLOGI INBOUND LOGISTIC OPERASIO NAL OUTBOUN D LOGISTIC PEMASAR AN, PENJUAL AN PELAYAN AN PELANGG AN Mengelola penggajian karyawan Mengelola pengembang IT Perencaan pengadaan infrastructure di perusahaan Perencanaan inbound Perenncanaan operasional Perencanaan outbond Riset pemasaran Mengelola Akuntansi keuangan Pengelolaan kepuasan pelanggan Mengelola pembayaran/pengeluaran perusahaan Mengelola administrasi pegawai Mengelola IT service Pelaksanaan pengadaan infrastructure di perusahaan Pengadaan inbound Proses operasional Pergudangan outbond Strategi pemasaran Menambahkan mesin cuci untuk mempercepat kinerja pencucian Mengelola pembayaran/pengeluaran perusahaan Mengelola administrasi pegawai Mengelola IT service Pelaksanaan pengadaan infrastructure di perusahaan Pendataan pelanggan yang ingin melakukan laundry Merencanakan penjadwalan pengiriman yang sesuai Pengembangan cabang perusahaan di daerah kab.bandung Perencanaan penjualan Membangun fasilitas call center atau customer service Menyusun rancangan keuangan Mengurus rekruitasi pegawai Mengelola platform database Handling cucian pelanggan dengan menggunakan dropbox yang ada Menjamin kualitas mencuci yang terbaik Mengelola pemasukan / pendapatan perusahaan Mengurus rekruitasi pegawai Menyerahkan pakaian secara utuh tanpa adanya kesalahan (kehilangan) pakaian Melakukan strategi penawaran yang kreatif kpd pelanggan Menawarkan program promosi yang menarik Penyedia kegiatan pelatihan pegawai 18 Gambar 1 function decompostion 19 3.3.2 Business Foorprint Diagram se ma k in b e rk e mb a n g n ya t e k n o lo g i d a n sist e m in f o rma si ma k a d ib u t u h k a n su a t u sist e m ya n g b a ik d a n h a n d a l melebarkan cabang ke luar daerah bandung raya menjadi perusahaan laundry terkemuka di bandung raya Teknologi yang memadai dan mudah diakses untuk mendukung proses bisnis perusahaan Meningkatkan efisiensi proses bisnis Meningkatkan kinerja pegawai yang berkompeten dan bertanggung jawab Meningkatkan pendapatan perusahaan Teknologi informasi yang terintegrasi dan real time Perancangan Enterprise Architecture Waroeng Laundry Administrasi Um um Kepegawaian Keuangan Layanan Pelanggan Logistik Pemasaran Pengelolaan TI Produksi Gambar 8: Business Footprint Diagram 20 Administrasi yang terperinci Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan Meningkatkan jumlah pelanggan 3.3.3 Business Interaction Matrix Pada business interaction matrix ini menggambarkan hubungan antar organisasi dengan business function. Gambar 9 : Business Interaction Matrix 21 3.3.4 Actor / Role Matrix Diagram Matrix yang menggambarkan hubungan actor yang terlibat dalam perusahaan dengan peranan actor tersebut dalam perusahaan. Gambar 10: Actor / Role Matrix Diagram 22 BAB IV ARCHITECTURE SISTEM INFORMASI 4.1 Arsitektur Data 4.1.1 Data Entity Catalogue Sistem pendataan pada Waroeng Laundry saat ini masih dilakukan secara non-IT. Waroeng Laundry belum menggunakan aplikasi – aplikasi yang saling terintegrasi dalam system pendataan. Hal ini membuat perusahaan mengalami kesulitan untuk mengefesiensikan segala kegiatan internalnya. Selain itu, ada beberapa aktifitas yang sebenarnya bisa mempermudah pelanggan dengan menggunakan IT, tetapibelum terimplementasi. Dalam proses bisnisnya, waroeng belum menerapkann fungsi IT secara menyeluruh, sehingga banyak sekali proses proses yang tidak efesien. Atas dasar masalah yang ada saat ini, Waroenk Laundry akan melakukan pengembangan pada sektorIT-nya untuk menyelesaikan masalah tersebut serta menghubungakan seluruh system pendataan dengan menggunakan teknologi informasi, sehingga informasi dapat tersedia secara real-time. Pengembangan dilakukan adalah dilakukan pengimplementasian aplikasi ERP yang digunakan untuk tercapainya keselarasan antara proses-proses bisnis dan IT. Berikut adalah hubungan entitas/class dan database/physical data component dapat digambarkan seperti dibawah ini: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. P 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Entitas/Class Penerimaan Keuangan Pembayaran Penggajian dan Renumerasi Berkas Pegawai Sistem Informasi Proyek IT Berkas Internal Pelaporan Pergudangan Strategi Pemasaran Riset Pemasaran Pengelolaan Inventory Toko Kepuasan Pelanggan Keluhan pelanggan Jasa Laundry Physical Data Component Logical Data Component db_keuangan db_keuangan db_Kepegawaian db_Kepegawaian db_pengelolaanTeknologi db_pengelolaanTeknologi db_Administrasi db_Administrasi db_logistik db_logistik db_Pemasaran db_Pemasaran db_pelayanan Pelanggan db_pelayananPelanggan db_Produksi db_Produksi Tabel 7: Data Entity Catalog 23 4.1.2 Data Entity / Business Matrix Tabel 8: Data Entity / Business Matrix 24 4.1.3 Data / Application Matrix Data Application Portal Website() ERP Pemasaran Deskripsi Pemasaran dan Pelayanan pelanggan Pengelolaan Pemasaran Data Entity • Kepuasan Pelanggan • Keluhan pelanggan • Strategi Pemasaran • Riset Pemasaran • Pengelolaan Inventory Toko Tipe Data Master Data Master Data ERP Production Pengelolaan Jasa Laundry • Sales Order Transactional Data ERP Inventory ERP Procurement ERP HR ERP Finance Pengelolaan Logistik dan Pengadaan Pengelolaan Kepegawaian • Pergudangan • Penggajian dan Renumerasi • Berkas Pegawai Master Data Penerimaan Keuangan Pembayaran Historical Data Master Data • Pengelolaan Keuangan • Tabel 9 : Data / Application Matrix 25 4.1.4 Data Dissemination Diagram Gambar 11: Data Dissemination Diagram 26 4.1.5 GAP Analysis Arsitektur Data Requirement Fulfillment N P Keterangan Alternatif Solusi - V Dengan infrastruktur yang baik maka data bisa di akses dalam kurun waktu 24 jam - V Dengan dibuatkannya password untuk setiap pegawai diperusahaan maka data perusahaan akan aman dan terkendali dengan baik - V Data yang dibutuhkan akan akurat karena format format input ke dalam database sudah sesuai standar Data akan terintegrasi dari satu divisi ke divisi lainnya sehingga akan memudahkan dalam pencarian data yang dibutuhkan ke-tidak akuratan data - F Data accessible 24 jam Keamanan Data Data sudah akurat Data telah terintegrasi V dikarenakan belum terintegrasi dengan sistem aplikasi Data terupdate dengan otomatis Tidak ada duplikasi data V Data akan terupdate secara otomatis di setiap bagian bagian divisinya sehingga akan lebih efisien dalam merubah data data yang terintegrasi V Dibuatkannya notifikasi ketika data yang sama akan 27 - diinputkan sehingga tidak akan data yang sama tersimpan dalam database Tabel 10: GAP Analisis Arsitektur Data 4.2 Arsitektur Aplikasi No 1 Logical Application Pengelolaan Pemasaran Physical Application Portal Website ERP Pemasaran 2 3 4 Pengelolaan Produksi Pengelolaan Pelayanan Pengelolaan Logistik ERP Production Portal Website ERP Inventory 5 6 7 Pengelolaan Pengadaan Pengelolaan Kepegawaian Pengelolaan Keuangan ERP Production ERP Procurement ERP Procurement Keterangan Aplikasi layanan customer Aplikasi Pemasaran & Penjualan Aplikasi Produksi Aplikasi layanan Aplikasi Pengendalian Produksi & Persediaan Aplikasi Produksi Aplikasi Pengadaan Aplikasi Pengadaan ERP HR Aplikasi Umum & SDM ERP Finance Aplikasi Keuangan Tabel 11: Arsitektur Aplikasi 4.2.1 Application Portofolio Catalogue Gambar 12: Application Portofolio Catalogue 28 4.2.2 Application / Function Matrix Gambar 13: Application / Function Matrix 4.2.3 Application / Role Matrix Gambar 14: Application / Role Matrix 29 4.2.4 Application Communication Diagram <Logical> Pengelolaan Pengadaan <Physical> ERP Procurement <Logical> Pengelolaan Pemasaran <Physical> ERP Pemasaran <Logical> Pengelolaan Logistik <Physical> ERP Inventory <Logical> Pengelolaan Pelayanan <Physical> Portal Website <Logical> Pengelolaan Kepegaw aian <Physical> ERP HR <Logical> Pengelolaan Keuangan <Physical> ERP Finance <Logical> Pengelolaan Produksi <Physical> ERP Production Gambar 15: Application Communication Diagram 4.2.5 Enterprise Manageability Diagram <Physical> ERP Inventory <Physical> ERP Pemasaran <Physical> Portal Website <Physical> ERP Production <Physical> ERP Procurement Gambar 16: Enterprise Manageability Diagram 30 <Physical> ERP Finance <Physical> ERP HR 4.2.6 GAP Analisis Arsitektur Aplikasi Requirement Fulfillment N P Keterangan Alternatif Solusi - V Aplikasi perusahaan dapat diakses oleh internet sehinggamemungkinkan untuk seluruh karyawan dapat mengaksesnya dari mana saja - V Dengan dibuatkannya password untuk setiap pTentu sangat membantu dalam mempermudah proses Transaksi karena sudah terintegrasi dengan seluruh divisi yang terkait dengan urusan Transaksi pegawai diperusahaan maka data perusahaan akan aman dan terkendali dengan baik - V Dengan teknologi paling baru dan menggunakan data akses yang besar maka kehandalan aplikasi sudah terjamin dapat menampung banyak pengguna - V Aplikasi mempunyai user interface yang mudah dimengerti karena menumenu yang ada di dalam web mudah ditemukan dan diakses. F Aplikasi dapat di akses oleh pelanggan dimanapun mereka berada. Aplikasi dapatmembantu proses Transaksi Kehandalan aplikasi sudah terjamin untuk banyak pengguna Aplikasi mempunyai userinterface yang mudah dimengerti. Tabel 12: GAP Analisis Arsitektur Aplikasi 31 BAB V ARSITEKTUR TEKNOLOGI 5.1 Katalog Standar Teknologi Gambar 17: Katalog Standar Teknologi 5.2 Katalog Portofolio Teknologi 5.1 Aplikasi / Teknologi Matrix 5.2 Environment Location Diagram 5.3 Processing Diagram 5.4 Communications Engineering Diagram Gambar 18: Katalog Portofolio Teknologi 32 5.3 Aplikasi / Teknologi Matrix Technologi/ Application CRM HRM e-Finance Logistic e-Techno e-Administration Application Application Database server Client server ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Router WAN Web Server ✓ Tabel 13: Aplikasi / Teknologi Matrix 33 Switch Internet ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Firewall ✓ ✓ ✓ 5.4 Environment Location Diagram Kantor Pusat <Physical> ERP finance <Physical> ERP HR <Physical> ERP Inventory <Physical> ERP Pemasaran <Physical> Application Server <Physical> ERP Procurement <Physical> ERP Production <Physical> Sw itch <Physical> Database Server <Physical> Firew all <Physical> Portal Website <Physical> Application Client <Physical> Router <Physical> Internet Kantor Cabang <Physical> Router <Physical> Firew all <Physical> Sw itch <Physical> Application Client <Physical> ERP Inventory <Physical> ERP finance Gambar 19: Environment Location Diagram 34 5.5 Communications Engineering Diagram Kantor Pusat Departmen yang ada Admin Bagian Kasir Aplikasi yang digunakan ERP Inventory, ERP Procurement ERP Finance Tabel 14: Environments and Location Kantor Pusat 35 Technology Web Server Database Server Application Client Application Server WAN Internet Firewall Switch Router Is Dependent On Switch Switch Switch Switch Router Router Router Router Router Realize Application Portal Web Portal Web Portal Web Portal Web Tabel 15: Komponen Teknologi Kantor Pusat Kantor Cabang Departmen yang ada Bagian Kasir Aplikasi yang digunakan ERP Finance, ERP Inventory Tabel 16: Environments and Location Kantor Cabang Technology Application Client Application Server Router Switch Is Dependent On Switch Switch WAN Router Tabel 17: Komponen Teknologi Kantor Cabang 36 Realize Application ERP Finance ERP Inventory Physical Technology Component yang dibuat dapat dilihat pada table dibawah ini: Physical Technology Component Application Server Application Client Databse Server Router WAN Web Server Switch Internet Firewall Product Name Vendor Dell Power Edge Dell Dell Power Vault Cisco Router Dell Power Connect Dell Power Edge Cisco Switch Dell Is Realizes Dependent Application On R720 WAN Portal Web, ERP Procurement, ERP Inventory WAN Portal Web, ERP Finance MD3520F WAN Portal Web, Cisco 1861 Dell 8132F Router Dell C6220II WAN Portal Web, Cisco SF90D WAN Portal Web, FVS318N Router Router Negear prosave wireless N 8 port Version Gigabit 37 LAMPIRAN NO NAMA NIM PEMBAGIAN TUGAS 1 Angga Nirwana 2 Aditya Dwi Putra BAB 3 Principle, Vision dan Arsitektur 1202144135 Bisnis, BAB 5 Arsitektur Teknologi, Analisis GAP BAB 3 dan BAB 4 1202144111 BAB 4 Arsitektur Aplikasi 3 Hansa Mustada 1202144142 4 Maria Ayu C 5 Vivi Maudiwati BAB 4 Arsitektur Data, BAB 2 Arsitektur Refrensi BAB 1 Problem dan Challenge, BAB 3 1202144129 Arsitektur Vision BAB 1 Pendahuluan, BAB 2 Landasan 1202144141 Teori, BAB 6 Penutup Tabel 18: Lampiran Pembagian Tugas 38 39
