PANDUAN POLA KETENAGAAN RS IBU DAN ANAK ANUGERAH RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK ANUGERAH Jl. Kalisari Baru No. 7 Telp (024) 8313543, Fax (024) 8313568 Kode Pos : 50245 Email : [email protected] web : www.rsia-anugerah.com PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK ANUGERAH SEMARANG NOMOR : TENTANG PANDUAN POLA KETENAGAAN RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK ANUGERAH SEMARANG DIREKTUR RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK ANUGERAH SEMARANG Menimbang Mengingat : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan; b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a, perlu ditetapkan Pola Ketenagaan Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang; c. bahwa Pola Ketenagaan Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang sebagaimana tersebut pada huruf b, perlu ditetapkan dan diatur dengan Peraturan Direktur : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 2. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072); 3. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 631/ Menkes/SK/VI/2005 tentang Pedoman Peraturan Internal Staff Medis (Medical Staff By Laws) di Rumah Sakit ; 4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit; 5. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang Nomor 445/8292 Tahun 2017 tentang Ijin tetap penyelenggaraan sarana kesehatan RSIA Anugerah Semarang. 6. Surat Keputusan Direktur PT. Anugerah Indra Meditama Nomor 01/AIM/IV/2018 Tentang Pengangkatan Direktur RS Ibu dan Anak Anugerah Semarang Periode 2018 - 2020. 7. Keputusan Direktur RSIA Anugerah Nomor 06/DIR/RSIA/VI/2018 tentang Struktur Organisasi Rumah sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang MEMUTUSKAN: Menetapkan : Kesatu : Kedua : Peraturan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang tentang Pedoman Pola Ketenagaan Panduan ini berlaku selama 3 tahun sejak tanggal dan dilakukan evaluasi setiap tahunnya Ketiga : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan dan perbaikan, maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya Ditetapkan di : Semarang Pada Tanggal : 2 Juni 2019 Direktur RSIA Anugerah dr. J. Abimanyu, MM BAB I PENDAHULUAN 1. LATAR BELAKANG Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada suatu organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan sumber daya manusia juga sering diartikan sebagai kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis (kualitas) karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara optimal. Rumah Sakit sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa pelayanan kesehatan juga memerlukan pengelolaan sumber daya manusia yang memadai baik secara kualitas maupun kuantitas. Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melibatkan seluruh tenaga yang terlibat dalam pemberian pelayanan baik kepada pasien yaitu tenaga medis, paramedis, tenaga penunjang medis, dan tenaga umum lainnya. Sehingga menuntut adanya standar ketenagaan yang mencerminkan mutu pelayanan Rumah Sakit. Dalam manajemen Rumah Sakit, sumber daya manusia (SDM) dibahas juga mengenai perhitungan dan perencanaan tenaga kerja (SDM), yang mana hal ini merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran melalui strategi pengembangan kontribusi karyawan di masa depan. 2. TUJUAN PEDOMAN Tujuan Umum : 1. Terciptanya sistem pelayanan kekaryawanan yang bermutu dan paripurna sebagai bagian dari pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. 2. Terpenuhinya kecukupan kebutuhan SDM sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan di tiap-tiap unit kerja Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang. 3. Pelayanan di tiap-tiap unit kerja berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan harapan dari Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang. Tujuan Khusus : 1. Menciptakan sistem pengembangan karir karyawan yang komprehensif mulai dari seleksi, pengembangan jabatan, hingga purna tugas. 2. Meningkatkan upaya retensi dan kesejahteraan karyawan. 3. Melaksanakan perpindahan tugas karyawan di dalam dan di luar instansi untuk pengembangan karir, memperkaya keahlian dan berbagi pengalaman. 4. Meningkatkan kepuasan karyawan dan unit-unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang. 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam pola ketenagaan ini meliputi : 4. 1. Penerimaan/rekruitment karyawan 2. Orientasi karyawan baru 3. Kredensialing staf klinis 4. Penempatan karyawan 5. Pengembangan karyawan 6. Penilaian/evaluasi kinerja karyawan BATASAN OPERASIONAL 1. Penerimaan/rekruitmen karyawan Adalah serangkaian kegiatan untuk merekrut / menerima karyawan baru di Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugerah Semarang mulai dari penetapan kebutuhan dan formasi, pengumuman pendaftaran penerimaan karyawan baru, seleksi dan penetapan hasil seleksi. 2. Orientasi karyawan baru Adalah serangkaian kegiatan pengenalan terhadap lingkungan RS Ibu dan Anak Anugerah Semarang. 3. Kredensialing staf klinis Adalah serangkaian kegiatan/proses evaluasi terhadap staf klinis untuk menentukan kelaikan diberikannya kewenangan klinis. 4. Penempatan karyawan Adalah serangkaian kegiatan penempatan karyawan RS Ibu dan Anak Anugerah Semarang ditetapkan oleh Direktur disesuaikan dengan pengetahuan keterampilan dan persyaratan jabatannya. 5. Pengembangan karyawan Adalah serangkaian kegiatan dalam rangka meningkatkan pendidikan, pelatihan, karier dan kepangkatan karyawan, juga kegiatan-kegiatan lain yang mendukung upaya retensi karyawan. 6. Penilaian/evaluasi kinerja karyawan Adalah serangkaian kegiatan untuk melaksanakan penilaian prestasi kerja karyawan yang dilakukan oleh pejabat penilai terhadap sasaran kerja karyawan dan perilaku kerja karyawan. 5. LANDASAN HUKUM 1. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4502); 2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 147/ Menkes/Per/2010 tentang Perijinan Rumah Sakit; 3. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang Nomor 445/8292 tentang Ijin Operasional dan Penetapan Kelas RS Ibu dan Anak Anugerah. BAB II STANDAR KETENAGAAN 1. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN FORMAL NO JABATAN I DIREKTUR S2/SI : Kedokteran, Manajemen Rumah Sakit II BIDANG PELAYANAN 1 Kepala Bidang S1 Ners, Kesehatan Pelayanan 1.1 Kepala Seksi Ins IGD S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan DIKLAT Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Manajemen RS, Manajemen 1.1. 1 Pengumpul dan Pengolah Data 1.1. 2 1.2 Pengadministrasi Umum Kepala Seksi Pelayanan Rawat Inap 1.2. 1 Pengumpul dan Pengolah Data 1.2. 2 Pengadministrasi Umum BIDANG PENUNJANG Kepala Bidang Penunjang 2 NO Kepemimpinan D3 : Kesehatan, Administrasi Ekonomi/Akuntansi Perkantoran, , Komputer Kearsipan SLTA sederajat Komputer, Kearsipan S1 : Sosial, Hukum, DIKLATPIM Tk.IV, Ekonomi, Kesehatan Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan D3 : Kesehatan, Administrasi Ekomomi/Akuntansi Perkantoran, , Komputer Kearsipan SLTA sederajat Komputer, Kearsipan S2/S1 : Kedokteran, Kesehatan 2.1 Kepala Seksi Penunjang Medik S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan 2.1. 1 Pengumpul dan Pengolah Data 2.1. 2 2.2 Penadministrasi Umum Kepala Seksi Penunjang Non Medik D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi , Komputer SLTA Sederajat 2.2. 1 Pengumpul dan Pengolah Data 2.2. 2 Pengadministrasi Umum JABATAN S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi , Komputer SLTA Sederajat DIKLATPIM Tk.III, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan SYARAT JABATAN NO III 1 JABATAN WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN BAGIAN UMUM Kepala Bagian Umum PENDIDIKAN FORMAL DIKLAT S1/S2 Manajemen, Hukum, Sosial lainnya DIKLATPIM Tk.III, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan S2/S1 : Kedokteran, Kesehatan DIKLATPIM Tk.III, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Komputer Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan Komputer, Kearsipan Komputer, Kearsipan 1.1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Hukum dan Hubungan Masyarakat S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan 1.1.1 1.1.2 Pemberi Informasi Pengumpul dan Pengolah Data 1.1.3 1.1.4 Pengadministrasi Umum Operator Komputer SLTA Sederajat D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat 1.1.5 Pramu Acara SLTA Sederajat 1.1.6 1.2. Caraka Kepala Sub Bagian Organisasi Kekaryawanan SLTP Sederajat S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan 1.2.1 Pengumpul dan Pengolah Data D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer 1.2.2 Pengadministrasi Umum NO JABATAN SLTA Sederajat SLTA Sederajat DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan, Simpeg, Pelayanan Prima Komputer, Kearsipan, Simpeg, Pelayanan Prima SYARAT JABATAN PENDIDIKAN FORMAL DIKLAT GOLONGAN III Kepala Sub Bagian Rumah Tangga S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan Pengumpul dan Pengolah Data D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer 1.3.4 1.3.5 Pengemudi Operator Telepon SLTP Sederajat SLTA Sederajat 1.3.6 1.3.7 1.3.8 Teknisi bangunan air Teknisi Listrik Pengadministrasi Barang Pemegang Barang Pengurus Barang SMK SMK SLTA Sederajat II/a – II/d II/a – II/d II/a – II/d SLTA Sederajat SLTA Sederajat II/a – II/d II/a – II/d Pengadministrasi Umum BAGIAN PERENCANAAN, PENDIDIKAN, DAN PELATIHAN Kepala Bagian Perencanaan, Pedndikan dan Pelatihan SLTA Sederajat Kepala Sub Bagian Program S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan 2.1.1 Pengumpul dan Pengolah Data 2.1.2 Pengadministrasi Umum Kepala Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat 1.3.1 1.3.9 1.3.10 1.3.13 2 2.1. 2.2 2.2.1 Pengumpul dan Pengolah Data 2.2.2 Pengadministrasi Umum Kepala Sub Bagian 2.3. S2/S1 : Kedokteran, Kesehatan S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat S1 : Sosial, Hukum, DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan Komputer, Kearsipan, Pelatihan Barang & Jasa Komputer, Kearsipan DIKLATPIM Tk.III, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan DIKLATPIM Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan DIKLATPIM III/c – IV/a III/a –III/c I/c – II/a II/a – II/d II/a – II/d IVa – Ivb III/c – IV/a IIIa – III/c II/a – II/d III/c – IV/a III/a – III/c II/a – II/d III/c – IV/a Pendidikan dan Pelatihan Ekonomi, Kesehatan 2.3.1 Pengumpul dan Pengolah Data 2.3.2 Pengadministrasi Umum D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat Tk.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran Komputer, Kearsipan IIIa/III/c II/a – II/d BAGIAN KEUANGAN 3 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.1.4 Kepala Bagian Keuangan S2/S1 : Kedokteran. Kesehatan Kepala Sub Bagian Perbendaharaan dan Verivikasi Pengumpul dan Pengolah Data S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan Pengadministrasi Umum Bendahara Penerima / kasir D3 : Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat D3 : Ekonomi/Akuntansi 3.1.5 Bendahara Penerimaan Pembantu 3.1.6 Bendahara Pengeluaran Pembantu SLTA Sederajat 3.1.7 Bendahara Pengeluaran SLTA Sederajat NO 3.1.8 3.1.9 JABATAN Pengadministrasi Perbendaharaan dan Verivikasi Pembantu Pemegang Kas Gaji Karyawan SLTA Sederajat DIKLATPIM TK.III, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan Manajemen Keuangan, Pelayanan Prima Komputer, Kearsipan, Akuntansi, Bendaharawan Komputer, Kearsipan, Akuntansi, Bendaharawan Komputer, Kearsipan, Akuntansi, Bendaharawan IVa - IVb III/a – III/c II/a – II/d III/a – III/c II/a – II/d II/a – II/d II/a – II/d SYARAT JABATAN PENDIDIKAN FORMAL DIKLAT SLTA Sederajat Komputer, Kearsipan GOLONGAN II/a – II/d SLTA Sederajat II/a – II/d Komputer, Kearsipan, 3.1.10 3.2. Bendahara Pengeluaran Pembantu Gaji Kepala Sub Bagian Akuntansi 3.2.1 Pengumpul dan Pengolah Data 3.2.2 Pengadministrasi Umum Kepala Sub Bagian Anggaran 3.3 3.3.1 Pengumpul dan Pengolah Data 3.3.2 Pengadministrasi Umum INSTALASIINSTALASI Petugas Pendaftaran Rekam Medik NO 1 SLTA Sederajat S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan D3 : Kesehatan, Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat S1 : Sosial, Hukum, Ekonomi, Kesehatan D3 : Ekonomi/Akuntansi, Komputer SLTA Sederajat SLTA Sederajat Pekarya Instalasi/ Ruang Rawat Inap SLTP Sederajat Pengadministrasi Instalasi SLTA Sederajat JABATAN JABATAN FUNGSIONAL KHUSUS DOKTER Umum Gigi Akuntansi Komputer, Kearsipan, Akuntansi DIKLATPIM TK.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan DIKLATPIM TK.IV, Manajemen RS, Manajemen Kepemimpinan Administrasi Perkantoran, Kearsipan Komputer, Kearsipan Komputer, Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performen untuk pelayanan Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performen untuk pelayanan Komputer, Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performen untuk pelayanan SYARAT JABATAN PENDIDIKAN FORMAL DIKLAT Profesi Dokter Profesi Dokter Gigi Pelayanan Prima Pelayanan Prima Pelayanan Prima II/a – II/d III/c – IV/a III/a – II/d II/a – II/d III/c – IV/a III/a – III/c II/a – II/d II/a – II/d I/c – II/a II/a – II/d GOLONGAN III/b III/b Spesialis Profesi Dokter Spesialis TENAGA KEPERAWATAN 2 3 S3 Keperawatan S3 Keperawatan S2 Keperawatan/Ners S2 Keperawatan/Ners Sarjana Keperawatan Sarjana Keperawatan Akper/D3 Keperawatan *) Akper/D3 Keperawatan Perawat Kesehatan (SPK/SPR) Perawat Kesehatan (SPK/SPR) Perawat Bidan (D1) Perawat Bidan (D1) Bidan (D3) Bidan (D3) Perawat Gigi (SPK/D3) Perawat Gigi (SPK/D3) Akpernes/D3 Anastesi Akpernes/D3 Anestesi TENAGA KEFARMASIAN Apoteker 4 S1 Farmasi, Apt Sarjana Farmasi S2 Farmasi Asisten Apoteker D3 Analisis Farmasi TENAGA GIZI S3-Gizi / Dietisien S3-Gizi / Dietisien S2-Gizi / Dietisien S2-Gizi / Dietisien Pelayanan Prima Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Bidan Diklat Fungsional Keperawatan Diklat Fungsional Perawat Gigi Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan Diklat Fungsional Farmasi Diklat Fungsional Farmasi Diklat Fungsional Farmasi Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan Diklat Fungsional Gizi/Dietetik Diklat III/c III/c III/b III/a II/c II/c II/c II/c II/c III/b III/a II/c III/c III/b Sarjana-Gizi / Dietisien D4-Gizi / Dietisien 5 Sarjana-Gizi / Dietisien D4-Gizi / Dietisien Akademi/D3Gizi/Technical Recommended Dietisien D1-Gizi Akademi/D3-Gizi Pramu Masak Pramusaji SMK Boga SMU/SMK D1-Gizi TENAGA KETEKNISIAN MEDIS Radiografer Fisikawan medik Teknisi Elektromedis Analis Kesehatan Refraksionis Optisien D3,D4 Radiologi D4 Sains D3 Teknis Elektromedis D3 Analis Kesehatan D3 Refraksionis Optisien Ortotik Prostetik D3 Ortotik Prostetik Teknisi Transfusi D3 Teknoso Transfusi Perekam Medis Keteknisian Medis Lainnya NO JABATAN 6 TENAGA KETERAPIAN FISIK Fisioterapis D3 Perekam Medis Fungsional Gizi/Dietetik Diklat Fungsional Gizi/Dietetik Diklat Fungsional Gizi/Dietetik Diklat Fungsional Gizi/Dietetik Diklat Fungsional Gizi/Dietetik Boga Pelayanan Prima Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional SYARAT JABATAN PENDIDIKAN FORMAL DIKLAT Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan D3 Fisioterapis Diklat Fungsional III/a II/c II/c II/a II/a II/a II/c II/c II/c II/c II/c II/c II/c II/c II/c GOLONGAN II/c 7 Okupasi Terapis D3 Okupasi Terapis Terapi Wicara D3 Terapi Wicara TENAGA KESEHATAN LAINNYA Penyuluh Kesehatan Masyarakat Epidemiologi S1 Kesehatan Masyarakat S1 Kesehatan Masyarakat Sanitarian D3 Kesehatan Lingkungan Social Wokker Psikolog SMPS S1 Psikolog, Psi Diklat Fungsional Diklat Fungsional Pelayanan Prima, Pelatihan Personality Performance untuk pelayanan Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional Diklat Fungsional II/c II/c III/a III/a II/c II/a III/b BAB III LANDASAN TEORI I. HAKEKAT KETENAGAKERJAAN Hakekat ketenagakerjaan pada intinya adalah pengaturan, mobilisasi potensi, proses motivasi, dan pengembangan sumber daya manusia dalam memenuhi kepuasan melalui karyanya. Hal ini berguna untuk tercapainya tujuan individu, organisasi, ataupun komunitas dimana ia berkarya. Keputusan yang diambil tentang ketenagakerjaan sangat dipengaruhi oleh falsafah yang dianut oleh pimpinan Rumah Sakit tentang pendayagunaan tenaga kerja. Misalnya, pandangan tentang motivasi kerja dan konsep tentang SDM Rumah Sakit. Dari pandangan tersebut akan terbentuk pola ketenagakerjaan yang disesuaikan dengan gambaran pimpinan. II. PRINSIP-PRINSIP DALAM KETENAGAKERJAAN 1. Pembagian Kerja Prinsip dasar untuk mencapai efisiensi yaitu pekerjaan dibagi-bagi sehingga setiap orang memiliki tugas tertentu. Untuk itu maka perlu mengetahui tentang : a. Pendidikan dan pengalaman setiap staf b. Peran dan fungsi SDM yang diterapkan di rumah sakit tersebut c. Mengetahui ruang lingkup tugas dan kedudukan dalam organisasi d. Mengetahui batas wewenang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya e. Mengetahui hal-hal yang dapat didelegasikan kepada staf Hal-hal yang perlu diperhatikan pada pengelompokan dan pembagian kerja a. Jumlah tugas yang dibebankan seseorang terbatas dan sesuai dengan kemampuannya b. Tiap bagian memiliki perincian aktivitas yang jelas dan tertulis c. Tiap staf memiliki perincian tugas yang jelas d. Variasi tugas bagi seseorang diusahakan sejenis atau erat hubungannya e. Mencegah terjadinya pengkotakan antar staf/kegiatan f. Penggolongan tugas berdasarkan kepentingan mendesak, kesulitan dan waktu Disamping itu setiap staf mengetahui kepada siapa dia harus melapor, minta bantuan atau bertanya, dan siapa atasan langsung serta dari siapa dia menerima tugas. 2. Pendelegasian Tugas Pendelegasian adalah pelimpahan wewenang dan tanggaung jawab kepada staf untuk bertindak dalam batas-batas tertentu. Dengan pendelegasian, seorang pimpinan dapat mencapai tujuan dan sasaran kelompok melalui usaha orang lain, hal mana merupakan inti manajemen. Selain itu dengan pendelegasian, seorang pimpinan mempunyai waktu lebih banyak untuk melakukan hal lain yang lebih penting seperti perencanaan dan evaluasi. Pendelegasian juga merupakan alat pengembangan dan latihan manajemen yang bermanfaat. Staf yang memiliki minat terhadap tantangan yang lebih besar akan menjadi lebih komit dan puas bila diberikan kesempatan untuk memegang tugas atau tantangan yang penting. Sebaliknya kurangnya pendelegasian akan menghambat inisiatif staf. Kuntungan bagi staf dengan melakukan pendelegasian adalah mengambangkan rasa tanggung jawab, meningkatkan pengetahuan dan rasa percaya diri, berkualitas, lebih komit dan puas pada pekerjaan. Disamping itu, manfaat pendelegasian untuk kepala bidang keperawatan sendiri adalah mempunyai waktu lebih banyak untuk melakukan halhal lain seperti perencanaan dan evaluasi, meningkatkan kedewasaan dan rasa percaya diri, memberikan pengaruh dan power baik intern maupun ekstern, dapat mencapai pelayanan dan sasaran keperawatan melalui usaha orang lain. Walaupun pendelegasian merupakan alat manajemen yang efektif, banyak pimpinan yang gagal mengerjakan pendelegasian ini. Beberapa alasan yang menghambat dalam melakukan pendelegasian : a. Meyakini pendapat yang salah “Jika kamu ingin hal itu dilaksanakan dengan tepat, kerjakanlah sendiri”. b. Kurang percaya diri c. Takut dianggap malas d. Takut persaingan e. Takut kehilangan kendali f. Merasa tidak pasti tentang apa dan kapan melakukan pendelegasian mempunyai definisi kerja yang tidak jelas g. Takut tidak disukai oleh staf, dianggap melemparkan tugas h. Menolak untuk mengambil resiko tergantung pada orang lain i. Kurang kontrol yang memberikan peringatan dini adanya masalah, sehubungan dengan tugas yang didelegasikan j. Kurang contoh dari pimpinan lain dalam hal mendelegasian k. Kurang keyakinan dan kepercayaan terhadap sta, merasa staf kurang memiliki ketrampilan atau pengetahuan untuk melakukan tugas tersebut. Dalam pendelegasian wewenang, masalah yang terpenting adalah apa tugas dan seberapa besar wewenang yang harus dan dapat dilimpahkan kepada staf. Hal ini tergantung pada : a. Sifat kegiatan ; untuk kegiatan rutin, delegasi wewenang dapat diberikan lebih besar kepada staf. b. Kemampuan staf ; tugas yang didelegasikan jangan terlalu ringan atau terlalu berat c. Hasil yang diharapkan ; Applebaum dan Rohrs menyarankan agar pimpinan jangan mendelegasikan tanggung jawab untuk perencanaan strategik atau mengevaluasi dan mendisiplin bawahan baru. Mereka juga menyarankan agar mendelegasikan tugas yang utuh daripada mendelegasikan sebagian aspek dari suatu kegiatan. Beberapa petunjuk untuk melakukan pendelegasian yang efektif : a. Jangan membaurkan dengan pelemparan tugas. Oleh karena itu, jangan mendelegasikan tugas yang anda sendiri tidak mau melakukannya.’ b. Jangan takut salah c. Jangan mendelegasikan tugas pada seseorang yang kurang memiliki ketrampilan atau pengetahuan untuk sukses d. Kembangkan tingkat keterampilan dan pengetahuan staf, sehingga mereka dapat melakukan tugas yang didelegasikan e. Perlihatkan rasa percaya atas kemampuan staf untuk berhasil f. Antisipasi kesalahan yang dapat terjadi dan ambil langkah pemecahan masalahnya g. Hindari kritik bila terjadi kesalahan h. Berikan penjelasan yang jelas tentang tanggung jawab, wewenangm tanggung gugat dan dukungan yang tersedia i. Berikan pengakuan dan penghargaan atau tugas yang telah terlaksana dengan baik Langkah yang harus ditempuh agar dapat melakukan pendelegasian yang efektif : a. Tetapkan tugas yang akan didelegasikan b. Pilihlah orang yang akan diberi delegasi c. Berikan uraian tugas yang akan didelegasikan dengan jelas d. Uraikan hasil spesifik yang anda harapkan dan kapan anda harapkan hasil tersebut e. Jelaskan batas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki staf tersebut f. Minta staf tersebut menyimpulkan pokok tugasnya dan cek penerimaan staf tersebut atas tugas yang didelegasikan. g. Tetapkan waktu untuk mengontrol perkembangan h. Berikan dukungan i. Evaluasi hasilnya 3. Koordinasi Koordinasi adalah keselarasan tindakan, usaha, sikap dan penyesuaian antar tenaga yang ada dibangsal. Keselarasan ini dapat terjalin antar perawat dengan anggota tim kesehatan lain maupun dengan tenaga dari bagian lain. Manfaat Koordinasi: a. Menghindari perasaan lepas antar tugas yang ada dibangsal/bagian dan perasaan lebih penting dari yang lain b. Menumbuhkan rasa saling membantu c. Menimbulkan kesatuan tindakan dan sikap antar staf Cara koordinasi: Komunikasi terbuka, dialog, pertemuan/rapat, pencatatan dan pelaporan, pembakuan formulir yang berlaku. 4. Manajemen Waktu Dalam mengorganisir sumber daya, sering Kepala bidang keperawatan mengalami kesulitan dalam mengatur dan mengendalikan waktu. Banyak waktu pengelola dihabiskan untuk orang lain. Oleh karena itu pengontrolan waktu sehingga dapat digunakan lebih efektif. Untuk mengendalikan waktu agar lebih efektif perlu: a. Analisa waktu yang dipakai; membuat agenda harian untuk menentukan kategori kegiatan yang ada b. Memeriksa kembali masing-masing porsi dari tiap aktifitas c. Menentukan prioritas pekerjaan menurut kegawatan, dan perkembangannya serta tujuan yang akan dicapai d. Mendelegasikan Hambatan yang sering terjadi pada pengaturan waktu a. Terperangkap dalam pekerjaan b. Menunda karena takut salah c. Tamu yang tidak terjadwal d. Telfon e. Rapat yang tidak produktif f. Peraturan “open door” g. Tidak dapat mengatakan “tidak” pada hal-hal yang tidak perlu III. CARA PERHITUNGAN TENAGA 1. Pola Ketenagaan Bidang Medis Formula hitung beban kerja metode Ilyas a) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE b) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (92/273 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 273 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi 2. Pola Ketenagaan Bidang Keperawatan Formula hitung perawat RS (Ilyas) TP = A x B X 365 255 x jam kerja/hari Keterangan : A = Jumlah jam perawatan / 24 jam B = Sensus harian 365 = Jumlah hari kerja selama setahun 255 = Hari kerja efektif perawat pertahun {365-(12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) x ¾ = 255 hari} Formula Hitung Perawat Unit Gawat Darurat (Ilyas) TP = D x 365 255 x jam kerja/hari Keterangan : TP = Tenaga Perawat D = Jumlah Jam Perawatan / 24 jam 365 = Jumlah hari kerja di Instalasi Gawat Darurat 255 = Hari kerja efektif perawat/tahun {365 – (12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan x ¾) = 255 hari} D = {(A1 x ∑ os/hr + (A2 x ∑ os/hr) + (A3 x ∑ os/hr) + (3 shift/hr x adm time)} Keterangan : A1 = waktu keperawatan pasien kasus gawat darurat A2 = waktu keperawatan pasien kasus mendesak A3 = waktu keperawatan pasien kasus tidak mendesak ∑ os = jumlah pasien Adm time = waktu administratif yang dibutuhkan untuk penggantian 24 jam/hr = jumlah 24 jam kerja efektif perawat di IGD Klasifikasi pasien IGD - gawat darurat = 87 menit - mendesak = 71 menit - tidak mendesak = 34 menit Formula hitung perawat Unit Bedah (Ilyas) TP = A x 365 255 x jam kerja/hari Keterangan : TP = Tenaga Perawat A = Jumlah Jam Perawatan / 24 jam 365 = Jumlah hari kerja di Instalasi Gawat Darurat 255 = Hari kerja perawat/tahun {365- (12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan x ¾) = 255 hari} A = {(A1 x ∑ os/hr x ∑P) + (A2 x ∑ os/hr x ∑P) + (A3 x ∑ os/hr x ∑P) + (A4 x ∑ os/hr x ∑P) 3. Pola Ketenagaan Bidang Penunjang Medis a. Instalasi Gizi – Shift Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = JT x WT JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (92/273 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selam setahun, yaitu 273 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk transaksi Instalasi Gizi – Non Shift Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y)\ Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (76/289 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 289 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi b. Instalasi Farmasi Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (92/273 x Y ) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 273 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi c. Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Medis – Shift Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (922/73 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 273 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi 4. POLA KETENAGAAN BIDANG NON MEDIS a. Bidang Non medis – Shift Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga= Y + (76/289 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE= Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 289 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi Bidang Non Medis Non Shift Menggunakan formula hitung beban kerja metode Ilyas 1) Jumlah kebutuhan tenaga perhari (Y) Y = (BK : JKE) BK = JT x WT = (JT x WT) JKE 2) Jumlah kebutuhan tenaga = Y + (76/289 x Y) Keterangan : BK = Beban Kerja JKE = Jumlah hari kerja efektif selama setahun, yaitu 289 hari JT = Jumlah transaksi per hari WT = Waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi
