Daftar Isi: I. Pendahuluan……………………………………………………………… 3 II. Ikhtisar Profil Karyawan 1. Profil Karyawan berdasarkan Posisi………………………………5 2. Profil Karyawan berdasarkan Pendidikan………………………. 6 3. Profil Karyawan Berdasarkan Usia……………………………… 7 4. Profil Karyawan Berdasarkan Divisi…………………………….. 8 5. Update Jumlah Karyawan Terkini……………………………….. 9 III. Laporan Program SDM 1. Laporan Kepegawaian………………………………………………. 10 a. HR Management Information System (HRMIS)……………….. 10 b. Rekrutmen dan Seleksi………………………………………….. 11 c. Promosi dan Demosi…………………………………………….. 12 d. Mutasi dan Pemutusan Hubungan Kerja……………………… 13 2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan…………………………… 15 a. Program Pelatihan.................................................................... 15 b. Pengembangan Organisasi…………………………………….. 16 3. Laporan Fasilitas dan Manfaat Karyawan………………………… 16 a. Layanan Kesehatan…………………………………………….. 16 b. Keselamatan dan Kesehatan Kerja …………………………… 18 c. Keamanan dan Penjagaan……………………………………… 19 d. Olah Raga dan Rekreasi………………………………………… 19 e. Layanan Personal Karyawan…………………………………… f. 20 Aktivitas social dan keagamaan………………………………… 21 4. Laporan Gaji dan Kompensasi……………………………………… 21 a. Overview Gaji …………………………………………………… 21 b. Penilaian Kinerja……………………………………………….. 22 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 1 5. Laporan Hubungan Industrial……………………………………… IV. 24 a. Peraturan dan Tata Cara Kerja………………………………. 24 b. Disiplin dan Etika Kerja……………………………………….. 24 Laporan Bagian Umum (GA)……………………………………….. 25 1. Laporan Program Kerja…………………………………………… 25 2. Laporan Pembiayaan ……………………………………………. 27 a. Biaya Telpon…………………………………………………… 27 b. Biaya Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri ………….. 27 c. Biaya Air………………………………………………………… 29 d. Biaya Alat Tulis Kantor………………………………………… 30 e. Biaya Listrik……………………………………………………. 31 f. 31 Biaya Makan…………………………………………………… ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 2 I. Pendahuluan Sumber Daya Manusia (“SDM”) PT. Ctech Lab Edwar Teknologi merupakan aset yang sangat penting bagi Perusahaan. Dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia ini, PT. Ctech Lab Edwar Teknologi merubah acara pandang terhadapa SDM yang dimiliki sebagai Human Capital. Pergerakan bisnis yang sangat cepat dalam tiga tahun terakhir memposisikan Ctech sebagai perusahaan yang kompetitif dalam merencanakan human capital planning. Riset sebagai basic kekuatan perusahaan sangat penting untuk menghasilkan produkproduk ungglan yang dapat diterima oleh pasar. Oleh karena itu, penyusunan human capital planning harus menggambarkan informasi penting yang terdiri dari: a. Proyeksi mengenai jumlah Human Capital yang dihitung berdasarkan portofolio bisnis selama periode tiga sampai lima tahun ke depan. b. Proyeksi tentang komposisi Human Capital secara rinci dengan mengacu pada komposisi job stream, pendidikan, usia dan jabatan. c. Rencana ketenagakerjaan yang berisi rencana SDM tahunan di semua lini kerja perusahaan. Dari hasil informasi inilah maka penyusunan Human Capital yang terpadu membantu perusahaan dalam: a. Memproyeksikan kebuthan Human Capital secara tepat, baik dari sisi jumlah dan kompetensinya. b. Menyusun rencana pengalokasian karyawan dan rencana pengembangan karir c. Mengukur produktivitas Human Capital Dalam prakteknya, pemenuhan kebutuhan SDM serta infrastruktur terkait dilakukan dengan berdasar pada prinsip sinergi dan optimalisasi sumber daya internal yang ada ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 3 di jajaran Ctech Lab Edwar Teknologi. Strategi pengembangan SDM kami menekankan pada harmonisasi jumlah kompetensi SDM searah dengan portofolio bisnis perusahaan yang sesuai dengan fokus bisnis perusahaan saat ini. Kami juga berupaya meningkatkan sinergi dan efisiensi di antara perusahaan di bawah Grup Ctech Indonesia dan menanamkan nilai-nilai perusahaan yang telah ditetapkan. Upaya ini diimplementasikan dengan menyusun rencana pengalokasian karyawan untuk tiga sampai lima tahun ke depan dan rencana ketenagakerjaan setiap tahun agar dapat memberikan informasi yang lebih akurat untuk mendukung kemajuan usaha Perusahaan. Rencana ketenagakerjaan Ctech Lab difokuskan pada peningkatan produktivitas dengan merujuk pada acuan yang kompetitif. Rencana ketenagakerjaan termasuk penjelasan mengenai profil sumber daya yang dihitung berdasarkan aktivitas bisnis dan Perusahaan serta penjelasan berdasarkan pekerjaan, posisi, umur dan latar belakang pendidikan. Selain itu, usaha dalam menjaring SDM yang berkualitas, perusahaan membuat model rekrutmen melalui Visiting Researcher yang sebelumnya melaksanakan penelitian untuk tugas akhir kuliah atau hal-hal yang berurusan dengan riset. Selain sudah familiar dengan dunia kerja di lingkungan Ctech Lab, para Visiting Researcher juga sudah memiliki basic dasar arah kebijakan riset di Ctech Lab Edwar Teknologi. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 4 II. Ikhtisar Profil Karyawan 1. Profil Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan Berdasarkan posisi jabatan, maka prosentase karyawan sesuai dengan posisi jabatan digambarkan dengan grafik berikut: Gambar 1. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan Dari grafik di atas menggambarkan bahwa saat ini komposisi struktur manajemen di perusahaan menunjukan bahwa manajemen madya sebanyak 15%, sedangkan manajemen junior sebanyak 5%. Hal ini menunjukan dua hal, pertama program promosi untuk manajemen junior ke senior mengalami kenaikan dan kedua menunjukan bahwa di tahun 2015 akan ada tantangan untuk menyesuaikan jumlah manajemen junior dan madya. Untuk manajemen senior ini lebih menggambarkan keterwakilan para pimpinan yang menduduki jabatan di beberapa pusat penelitian di Ctech Labs. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 5 Dari prosentase data grafik di atas, berikut data rincian jumlah karyawan di setiap level posisi jabatan: NO JABATAN JUMLAH % 1 Manajemen Top 2 2.10% 2 Manajemen Senior 4 4.10% 3 Manajemen Madya 14 14.40% 4 Manajemen Junior 5 5.20% Lainnya 72 74.20% Jumlah 97 100% Tabel 1. Data Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan 2. Profil Karyawan Berdasarkan Pendidikan Latar belakang tingkat pendidikan karyawan di PT.Ctech Lab Edwar Teknologi adalah sebagai berikut: Gambar 2. Profil Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan Dari data di atas terlihat karyawan pra sekolah mendominasi tingkat pendidikan dengan persentase sebanyak 55%. Jumlah ini lebih banyak mewakili operator produksi yang secara kualifikasi kebutuhan karyawan alah ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 6 lulusan SMA, SMK sederajat. Sisanya adalah Office Boy dan Cleaning Service. Data lain menunjukan bahwa 25% adalah S1 atau lulusan dari universitas dan 6% dari lulusan diploma. 25% lulusan universitas didominasi oleh karyawan administrasi dan R&D sebagi asisten peneliti. Sedangkan 14% adalah lulusan S2 dan S3 yang juga didominasi oleh para peneliti dan senior peneliti. Berikut data lebih rinci karyawan berdasarkan latar belakang pendidikan. NO JENJANG PENDIDIKAN JUMLAH % 1 Pra Kuliah 53 55% 2 Diploma 6 6% 3 Lulusan Universitas 24 25% 4 Pasca Sarjana 14 14% Jumlah 97 100% Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Latar Belakang Pendidikan 3. Profil Karyawan Berdasarkan Usia Secara usia, maka komposisi karyawan dapat dilihat dalam grafik di bawah ini: ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 7 Gambar 3. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Usia Data menunjukan bahwa 60% karyawan yang bekerja di lingkungan PT. Ctech Lab Edwar Teknologi adalah dalam usia di bawah 30 tahun. Hal ini menunjukan bahwa perusahaan mempekerjakan usia produktif untuk dapat berkarir dan bergabung dengan perusahaan. Hal ini juga yang menjadi target pengelolaan SDM di lingkungan perusahaan agar dengan mempekerjakan karyawan di usia produktif dapat juga memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan. Berikut data jumlah karyawan berdasarkan usia: NO USIA JUMLAH % 1 <30 58 60% 2 30-45 34 35% 3 >45 5 5% Jumlah 97 100% Tabel 3. Jumlah Karyawan Berdasarkan Usia 4. Profil Karyawan Berdasarkan Divisi Berikut data profil karyawan berdasarkan komposisi di Divisi: NO USIA JUMLAH % 1 Administrasi 26 27% 2 R&D 31 32% 3 Produksi 40 41% Jumlah 97 100% Tabel 4. Jumlah Karyawan Berdasarkan Divisi Data karyawan di atas dapat juga disimpulkan melalui grafik profil karyawan Ctech berdasarkan komposisi di Divisi: ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 8 Gambar 4. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Komposisi di Divisi Berdasarkan data di atas, terlihat departemen produksi sangat mendominasi keterwakilan karyawan di departemen. Selanjutnya diikuti oleh karyawan R&D yang juga cukup banyak yaitu sekitar 32%. Sisanya adalah karyawan administrasi dari beberapa bagian sebanyak 27%. Tentu data ini blum menunjukan komposisi gaji terbesar dari setiap departemen, sebab kaitannya dengan posisi dan fungsi pekerjaan. 5. Update Jumlah Karyawan Terkini NO POSISI JUMLAH AKHIR 1. R&D 22 2. Fisika Medis 8 3. Operator Produksi Apparel 10 4. Operator Penjahit 8 5. Manajemen Produksi Apparel 6 6. Operator Produksi Elektronik 13 7. Manajemen Produksi Elektronik 4 8. Administrasi 14 9. Staff Keamanan / Security 4 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 9 10. OB & Cleaning Service 4 11. Driver & Maintenance 4 Total 97 Tabel 5. Jumlah Karyawan Per Desember 2014 Berdasarkan Posisi Dari tabel di atas menunjukan bahwa jumlah karyawan per tanggal 31 Desember 2014 adalah 97 karyawan. Dari 97 karyawan, jumlah terbanyak adalah staff di bagian R&D, Administrasi dan Produksi. Dari operator produksi sendiri maka jumlah terbanyak adalah departemen apparel, karena penjahit juga termasuk dari bagian produksi apparel. III. Laporan Program SDM 1. Laporan Kepegawaian a. HR Management Information System (HRMIS) Pengelolaan system informasi manajemen SDM meliputi: a. Data Base Informasi Diri Karyawan b. Layanan Cuti Karyawan c. Layanan Benefit dan Fasilitas Karyawan d. Layanan Gaji dan Kompensasi Karyawan Sistem informasi manajemen Sumber Daya Manusia yang digunakan dalam proses dan aktivitas keseharian masih berbasis pada Microsoft Excel. Tahun 2015 direncanakan akan menggunakan Software HRMIS dari perusahaan resmi pembuat software sistem informasi pengelolaan SDM. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 10 Gambar 5. Screenshot model software pengelolaan system informasi SDM b. Rekrutment dan Seleksi Selama tahun 2014, Departemen HR telah melakukan rekrutmen terbuka dan tertutup untuk 14 Posisi di 3 (tiga) divisi. Dari rekrutmen yang dilakukan, tercatat rekrutmen terbanyak untuk posisi di Divisi Administrasi. Berikut grafik lebih jelas dari data rekrutmen karyawan di tahun 2014 berdasarkan posisi kebutuhan di Divisi. Gambar 6. Grafik jumlah rekrutmen karyawan tahun 2014 berdasarkan Divisi ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 11 Berikut rincian posisi yang dilakukan selama tahun 2014. No Nama Posisi Bulan Div/Dept 1 Staff Pajak Januari Administrasi 2 Assmen Marketing Januari Administrasi 3 Staff IT Februari Administrasi 4 Asisten Manajer HR-GA Maret Administrasi 5 Kepala Lab Neuroscience Mei R&D 6 Staff R&D (CEST) April R&D 7 Staff R&D (HPC) Mei R&D 8 OB Royal Juni Administrasi 9 OB Royal Desember Administrasi 10 Operator Produksi Apparel 1 Oktober Produksi 11 Operator Produksi Apparel 2 Oktober Produksi 12 Penjahit April Produksi 13 Driver Royal Desember Administrasi 14 Operator Produksi Apparel 3 Desember Produksi Tabel 6. Jumlah Rekrutmen Karyawan selama Tahun 2014 c. Promosi dan Demosi Program Promosi dan Demosi Karyawan Tahun 2014 No Posisi Lama Posisi Baru 1 Asisten Manager Marketing Manager Marketing 2 Manager Purchasing Manager Purchasing dan Corporate Secretary 3 Staff Produksi Apparel Foreman Produksi Apparel 4 Staff Produksi Elektronik Foreman Produksi Elektronik 5 Operator Produksi Apparel Leader Produksi Apparel 1 6 Operator Produksi Apparel Leader Produksi Apparel 2 7 Operator Produksi Elektronik Co.Asst Peneliti (ECVT) 8 Operator Produksi Elektronik Co.Asst Peneliti (CEST) 1 9 Operator Produksi Elektronik Co.Asst Peneliti (CEST) 2 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 12 10 Operator Produksi Elektronik 11 Kontrak Staff Co.Asst Peneliti (CEST) 3 Administrasi Tetap Staff Administrasi Produksi Produksi 12 Staff Pajak Staff Ahli Perpajakan 13 Fisika Medis Koordinator Monitoring Tabel 7. Jumlah Promosi Tahun 2014 Dari data di atas, program promosi lebih banyak terjadi di Divisi Produksi. Kalau dilihat dari rata-rata promosi yang diberikan adalah promosi jabatan di level manajemen junior dan sisanya promosi untuk menjadi karyawan di Divisi Riset dan Pengembagan. d. Mutasi, Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengunduran Diri - Mutasi No Posisi Lama Posisi Baru 1 Staff Maintenance Alam Mandor Proyek Sutra 2 Driver Royal Maintenace Alam Sutera 3 Manager Keuangan Ctech Manager Marketing EHC 4 Staff Accountung Ctech Staff Accounting EHC Tabel 8. Data Karyawan yang dimutasikan di tahun 2014 - Termination Pada Tahun 2014 tercatat sebanyak 2 (dua) orang karyawan diputus masa kerja sebagai karyawan dari perusahaan. Posisi dari kedua orang tersebut adalah petugas keamanan/security pada divisi produksi elektronik. Moment pemutusan hubungan kerja ini berkaitan dengan program efisiensi peusahaan. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 13 - Resignation Selama tahun 2014, tercatat sebanyak 23 karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan. Dari 23 karyawan tersebut didominasi oleh karyawan produksi baik Apparel maupun Elektronik. Hal ini terjadi karena ada pengunduran diri karyawan secara massal oleh operator produksi apparel. Sedangkan untuk produkai elektronik, 6 orang tercatat mengundurkan diri karena tidak siap untuk bergabung kembali pasca berstatus sebagai karyawan lay off. Berikut rincian jumlah karyawan yang mengundurkan diri di tahun 2014: No Posisi Status 1 Asisten Peneliti (NDT) Tetap 2 Cleaning Service Royal Lepas 3 Operator Produksi 1 Kontrak 4 Operator Produksi 2 Kontrak 5 Operator Produksi 3 Kontrak 6 Operator Produksi 4 Kontrak 7 Operator Produksi 5 Kontrak 8 Operator Produksi 6 Kontrak 9 Penjahit 1 Lepas 10 Penjahit 2 Lepas 11 Operator Produksi Apparel 1 Kontrak 12 Operator Produksi Apparel 2 Kontrak 13 Operator Produksi Apparel 3 Kontrak 14 Operator Produksi Apparel 4 Kontrak 15 Operator Produksi Apparel 5 Kontrak 16 Operator Produksi Apparel 6 Kontrak 17 Operator Produksi Apparel 7 Kontrak 18 Operator Produksi Apparel 8 Kontrak 19 Operator Produksi Apparel 9 Kontrak 20 Operator Produksi Apparel Kontrak 10 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 14 21 Operator Produksi Apparel Kontrak 11 22 Operator Produksi Apparel Kontrak 12 23 Penjahit Lepas Tabel 8. Data Karyawan Resign Tahun 2014 2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan a. Program Pelatihan Berikut terlampir program pelatihan yang telah terlaksana pada tahun 2014: NO NAMA TRAINING WAKTU PELAKSANA PESERTA 1 Pelatihan Teknik 15-16 Des Aspri Penyusunan SOP 2014 Seminar Fundamental 19-20 Juni Aspri Syahrul Ullum, Supervisory 2014 Seminar Arifin Ardhiansyah 19-20 Juni Aspri Andrie Javs, 2014 Seminar Syamsul Ma`aarif 17 Mei 2014 BMD St Syahrul Ullum, Al- Management Training & Amin SI, Dona System Based on Consulting Sutisna, Fikri Abdul Rohman dan KPI 2 Training 3 4 Negotiation Skills Quality ISO 9001:2008 Abamie, Marlin R Baidillah 5 Pelatihan dan 30 Oktober Manajemen Operator Produksi sosialisasi 2014 Produksi Apparel penerapan 5R/5S Apparel dan SMK3 6 Occupational 18 Mei 2014 BMD St Health & Safety Training & Management Consulting Syahrul Ullum ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 15 System Based on PP 50 Th 2012 & OHSAS 18001:2008 7 Pelatihan & 03 Sept Manajemen Workshop Internal 2014 Produksi Implementasi ISO Operator Produksi Elektronik 9001, SMK3 dan Leadership Tabel 9. Daftar Pelatihan yang diikuti oleh karyawan selama tahun 2014 b. Pengembangan Organisasi Untuk pengembangan organisasi, Departemen HR fokus dalam pengembangan struktur GKM (Gugus Kendali Mutu) di Departemen produksi bersama-sama dengan manajemen produksi elektronik dan apparel. Pembentukan GKM sebagai wujud dalam mendukung pengelolaan kerja yang baik melalui simpul-simpul keorganisasian pada karyawan. Selain itu, GKM juga membentuk leader pada lini kerja masing-masing untuk membantu pola komunikasi antara sesama karyawan dan kepada manajemen. 3. Laporan Fasilitas dan Manfaat Karyawan a. Layanan Kesehatan Layanan kesehatan yang diberikan oleh perusahaan masih dalam bentuk reimbursement kesehatan bagi karyawan. Perusahaan belum menyediakan klinik atau dokter perusahaan. Untuk tahun 2015 perusahaan bekerjasama dengan JKN-BPJS Kesehatan untuk pelayanan kesehatan karyawan melalui pembayaran premi yang dibayarkan oleh perusahaan sebesar 4% dari gaji pokok karyawan. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 16 Adapun grafik reimbursement kesehatan selama tahun 2014 sebagai berikut: Reimbursement Kesehatan 2014 Rp14,000,000 Rp12,000,000 Rp10,000,000 Rp8,000,000 Rp6,000,000 Rp4,000,000 Rp2,000,000 RpJan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov Des Gambar 7. Grafik Jumlah Reimbursement Kesehatan Tahun 2014 Dari grafik di atas menunjukan bahwa reimbursement kesehatan cukup besar terjadi di bulan Januari, Februari, Juni dan Oktober. Biaya tertinggi yang terjadi di bulan Januari adalah biaya untuk pengobatan karyawan yang mengalami kecelakaan pada saat menuju tempat kerja dan mengharuskan untuk pemeriksaan kesehatan yang biayanya cukup tinggi. Sementara di bulan Juni karena ada reimbursement kelahiran istri dari karyawan level menengah. Adapun rincian dari reimbursement kesehatan karyawan selama tahun 2014 adalah sebagai berikut: Bulan Jumlah Pengeluaran Januari Rp 12,000,000 Februari Rp 5,720,083 Maret Rp 551,604 April Rp 287,000 Mei Rp 133,825 Juni Rp 8,000,000 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 17 Juli Rp 340,000 Agustus Rp 126,150 September Rp 895,380 Oktober Rp 4,995,520 November Rp 711,548 Desember Rp 1,035,900 Tabel 10. Data Jumlah uang yang dikeluarkan untuk reimbursement kesehatan di tahun 2014 Biaya tertinggi yang terjadi di bulan Januari adalah biaya untuk pengobatan karyawan yang mengalami kecelakaan pada saat menuju tempat kerja dan mengharuskan untuk pemeriksaan kesehatan yang biayanya cukup tinggi. Sementara di bulan Juni karena ada reimbursement kelahiran istri dari karyawan level menengah. b. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Pelaksanaan program keselamatan dan kesehatan kerja dilakukan melalui program Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) karyawan. Program SMK3 ini diimplementasikan di lingkungan kerja produksi elektronik dan apparel. Hal ini dilakukan karena proses produksi yang memungkinkan karyawan mengalamai kecelakaan kerja. Dalam pelaksanaan program SMK3 ini manajemen membentuk tim SMK3 yang melibatkan para karyawan untuk terlibat aktif dalam proses sosialisasi dan implementasi program. Beberapa program SMK3 yang dilaksanakan adalah melalui: 1. Penerbitan SOP keselamatan dan kesehatan kerja 2. Penggunaan alat-alat keselamatan kerja seperti masker, sandal khusus dan sarung tangan 3. Pemasangan spanduk anjuran untuk menjaga keselamatan dan kesehatan kerja 4. Mengirim perwakilan manajemen untuk mengikuti pelatihan SMK3 sesuai dengan ISO 9001:2008 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 18 c. Keamanan dan Penjagaan Kantor Sistem keamanan dan penjagaan wilayah lingkungan kantor terbagi menjadi 3 wilayah penjagaan, yaitu: 1. Penjagaan Kantor Lokasi Alam Sutera Penjagaan kantor lokasi Alam Sutera dijaga oleh 6 orang personil keamanan dan 1 orang coordinator kemananan. Seluruh staff keamanan bekerja selama 24 jam penjagaan dengan system shift. Kantor lokasi alam sutera juga dilengkapi dengan CCTV di beberapa titik. Penjagaan kantor alam sutera bekerja sama dengan bagian HR-GA PT. Edwar Medika dalam pelaksanaan dan koordinasi terkait keamanan dan penjagaan kantor. 2. Penjagaan Kantor Lokasi Royal Untuk kantor lokasi Royal atau produksi Apparel, staff keamanan yang bertugas sebanyak 3 orang yang bekerja shift selama 24 jam penjagaan. Di kantor ini belum dilengkapi dengan fasilitas CCTV. Untuk lokasi Royal, staff keamanan menjaga dua ruko yang berbeda, yaitu tempat produksi dan gudang penyimpanan barang serta ruang riset ECVT di Lt.2. 3. Penjagaan Kantor Lokasi Modernland Penjagaan kantor lokasi Modernland atau produksi elektronik dijaga oleh 1 orang staff keamanan yang bekerja selama 12 jam dari pukul 07.00 pagi sampai 19.00 malam. Sementara malam hari kantor dikunci dan dijaga oleh OB yang tinggal di lingkungan kantor. d. Olah Raga dan Rekreasi - Olah Raga Untuk fasilitas olah raga, pada tahun 2014 perusahaan melalui Depertemen HR-GA memberikan fasilitas sewa lapangan futsal untuk tiga tempat. Masing-masing untuk karyawan yang berlokasi di Alam Sutera, ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 19 Modernland dan Royal. Fasilitas ini baru diberikan kepada karyawan pria saja. Untuk karyawati akan direncanakan untuk olah raga yang sesuai. - Rekreasi Sebagai bukti kepedulian perusahaan kepada karyawan, maka di Tahun 2014 perusahaan mengadakan Company Gathering Grup Ctech Indonesia yang dilaksanakan pada tanggal 23-25 Mei 2014. Kegiatan ini berlokasi di Pangandaran Jawa Barat. Gambar 8. Foto bersama dan suasana Company Gathering 2014 e. Layanan Personal Karyawan Untuk fasilitas layanan pribadi, departemen HR menerima pengaduan, sharing atau keluhan dan kendala yang dihadapi oleh karyawan baik yang berususan dengan pekerjaan atau juga hal-hal lain yang mungkin dapat dibantu oleh perusahaan. Selain itu, personal service yang diberikan berupa pinjaman uang bagi karyawan yang besarannya ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan persyaratan yang sudah diatur dan pinjaman ini tanpa bunga serta dapat diangsur. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 20 f. Aktivitas Sosial dan Keagamaan Kegiatan-kegiatan social dan keagamaan di tahun 2014 adalah: 1. Santunan Yatim Piatu dan Dhuafa 2. Pekan Ramadhan 2014 Grup Ctech Indonesia 3. Pengajian Bulanan Karyawati 4. Pengajian Bulanan Karyawan 5. Pengajian Mingguan Karyawan Produksi 4. Gaji dan Kompensasi a. Salary Overview Gambar 9. Grafik Pengeluaran Gaji Karaywan tahun 2014 Dari data di atas, beberpa penjelasan pendukung sebagai berikut: 1.Salary karyawan mengalami penurunan dari bulan Januari sampai akhir tahun 2014. 2. Salary tertinggi di Bulan Januari. Ini terjadi karena posisi produktivitas masih tinggi. 3. Salary mengalami penurunan di Bulan April karena asumsi kebijakan bundling dan jumlah pasien yang menurun. 4. Kemudian mengalami penurunan kembali pada bulan agustus karena terjadi lay off karyawan dan diikuti oleh resign masal karyawan produksi. 5. Bulan September-oktober cenderung normal mengikuti jumlah pasien. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 21 Bulan Desember mengalami kenaikan dikarenakan jumlah pasien meningkat yang mempengaruhi insentif karyawan dan lembur karyawan. b. Performance Appraisal I Penilaian Kinerja Terhitung sejak bulan Juni 2014, penerapan penilaian kinerja karyawan produksi diukur melalui system KPI (Key Performance Indicators) dan KBI (Key Behavior Indicators). Sistem ini mengevaluasi kinerja karyawan produksi yang diukur dalam periode bulanan. Setiap bulannya, foreman dibantu oleh staff manajemen yang lain mengumpulkan data-data pendukung penilaian dan evaluasi. Komponen penilaiannya adalah sebagai berikut: KPI (Key Performance Indicators) 1. Batas Penyelesaian Tugas/Kerja dari Foreman 2. Improvement Kerja 3. Pencapaian Target Kerja 4. Pencapaian Taret Kerja 5. Keaktivan/Kehadiran KBI (Key Behavior Indicators) 1. Kerja Tim 2. Sikap dan Perilaku 3. Motivasi Kerja 4. Komunikasi 5. Kedisiplinan Kerja 10 komponen penilaian ini tertuang dalam template standar penilaian KPI yang disusun berdasarkan bobot, target, realisasi dan skor akhir. Di akhir bulan, tim manajemen akan mengumumkan tiga terbesar karyawan yang mendapat nilai tertinggi. Penentuan hasil penilaian posisi kinerja karyawan diukur melalui rating kinerja karyawan, yaitu sebagai berikut: ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 22 Ratings Performance Ratings Against Objective 5 Outstanding Performance (> 120 %) Kinerja di semua Key Result area sangat luar biasa, jauh melebihi kriteraia yang telah ditetapkan. Tidak ada satu bagianpun dari kinerja itu yang memerlukan perbaikan yang berarti. 4 Excellent Performance ( 110 – 120 % ) Kinerja di semua Key Result Area melebihi kriteria kinerja yang telah ditetapkan dan tidak ada satupun Key Result Area yang hasilnya kurang memuaskan. Hanya sedikit saja perlu diberikan pengarahan dan instruksi. Menunjukan bahwa kemampuannya masih dapat diberikan tambahan tanggng jawab, dan/atau akan dapat menjadi seseorang yang ahli di bidangnya setelah pengalaman dan kematangannya di posisi sekarang bertambah/cukup. 3 On Target Performance (100 – 109 %) Kinerja di semua Key Result Area memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan, atau satu Key Area Result yang sangat penting melebihi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Hanya diperlukan normal supervise dan followup. Menggambarkan kinerja yang qualified, tingkat kontribusinya diperlukan oleh business/usaha. 2 Below Target Performance ( 90 - 99 %) Kinerja di sebagian Key Result Area memenuhi sebagian kriteria kinerja yang telah ditetapkan atau satu Key Result Area yang sangat penting tidak memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Pada tingkatan kinerja seperti ini diperlukan peningkatan/perbaikan. 1 Poor Performance (< 85 % ) Kinerja di semua Key Result Area terus menerus gagal memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Pada tingkatan kinerja ini harus segera ditingkatkan/diperbaiki. Apabila tidak berhasil memperbaiki kinerja sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan dapat berakibat dilakukannya pemutusan hubungan kerja. NP New to Position Rating ini hanya diberikan dalam situasi manajer tidak cukup waktu untuk dapat menilai karyawan yang baru masuk bekerja di perusahaan. Tetapi tidaklah tepat ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 23 bila rating ini diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama 6 (enam) bulan atau lebih. Tabel 11. Rating Pengukuran Kinerja Karyawan Saat ini sistem penilaian KPI cukup bermanfaat dalam meningkatkan semangat kerja karyawan dan evaluasi kinerja untuk data perusahaan. Beberapa kali kesempatan penentuan mutasi, promosi dan demosi karyawan mempertimbangkan data penilain KPI. Pengukuran kinerja bagi karyawan R&D dan Administrasi sementara dalam proses trial and error yang diukur melalui penilaian sebagai berikut: 1. Staff R&D: a. Weekly Progress Report b. Research Logbook 2. Staff Administrasi: a. Improvement Log Book (ILB) b. Monthly Progress Report 5. Hubungan Industrial Dalam menjalankan hubungan industrial kepada karyawan, maka di tahun 2014 perusahaan menyusun Peraturan Perusahaan (PP) yang berisi a. Work Rules and Regulations b. Work Ethic and Discipline c. Lain-lain Semuanya disusun mengacu kepada Undang-undang Ketenagakerjaan dan direncanakan akan dirilis pada tahun 2015. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 24 IV. General Affairs 1. Laporan Program Kerja Ruang lingkup pekerjaan yang secara regular dilakukan oleh Bagian GA selama tahun 2014 adalah sebagi berikut: No Pekerjaan 1. Building Maintenance Management Bekerja sama dengan bagian maintenance dalam mengelola gedung baik dari kebersihan maupun perencanaan perwatan asset dan perbaikannya. Mengatur segala hal yang berurusan dengan gedung. 2 Pelaksanaan dan Penanganan Kebersihan Bekerja sama dengan bagian cleaning service menentukan manajemen kebersihan di setiap sudut ruangan di lingkungan kantor serta bekerja sama dengan manajemen PT. Edwar Medika melakukan koordinasi tentang penggunaan layanan cleaning service oleh Vendor. 3 Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Satpam/Security) Melakukan koordinasi serta mengatur staff keamanan yang ada untuk menjaga setiap sudut kantor dan melakukan koordinasi penjagaan di acara-acara tertentu. 4 Penanganan Operator Telepon serta keluar masuk Tamu Menerima serta melayani setiap telpon yang masuk, undangan dan tamu untuk perusahaan. Berkoordinasi dengan setiap bagian untuk mendistribusikan telpon, undangan serta tamu yang masuk. 5 Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 25 Menyediakan dan mengurus segala keperluan akomodasi untuk tamu tamu perusahaan baik dari dalam maupun luar negeri. Berkoordinasi dengan seluruh pimpinan terkait dalam melayani tamu perusahaan. 6 Car Maintenance Management Mengatur dan mengurus kendaraan perusahaan serta berkoordinasi dengan driver untuk pengecekan dan perawatan kendaraan. Membuat alur SOP peminjaman kendaraan milik perusahaan. 7 Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan Bekerjasama dengan bagian maintenance untuk menegcek setiap asset perusahaan di lingkungan kantor dan mengajukan pembiayaan untuk perwatan atau perbaikan. 8 Mengurus acara acara perusahaan di dalam maupun luar kantor Mengurus acara resmi perusahaan baik dalam atau luar negeri untuk keperluan kantor dan berkoordinasi dengan pihak pihak terkait. 9 Manajemen Alat Tulis Kantor (ATK) Merencanakan pembelian serta distribusi Alat Tulis Kantor untuk setiap bagian di perusahaan dan melaporkannya setiap bulan. 10 Pengurusan perjalanan dinas karyawan Melayani pengurusan perjalanan dinas karyawan baik dalam maupun luar negeri sekaligus mengurus dokumen-dokumen yang diperlukan yang berkaitan dengan perjalanan dinas tersebut. Tabel 12. Data List Pekerjaan Bagian Umum ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 26 2. Laporan Pembiayaan a. Biaya Telpon Gambar 10. Biaya Pembayaran Telpon Tahun 2014 Pada tahun pembiayaan 2014, telpon cukup tinggi di bulan Januari sampai Juni. Hal ini dikarenakan pembayaran masih dilakukan manajemen oleh PT.Ctech Lab Indonesia sebelum ada kesepakatan pembagian pembayaran dengan manajemen PT. Edwar Medika. Setelah manajemen terpisah, biaya telpon Ctech menurun sampai akhir tahun 2014 dengan pengeluaran rata-rata 1.5 Juta Rupiah. b. Biaya Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri Gambar 11. Grafik Perjalanan Dinas LN tahun 2014 Dari grafik ini terlihat Biaya Perjalanan Dinas LN pembiayaan Rp120,000,000 untuk perjalanan dinas luar Rp100,000,000 negeri tertinggi di bulan Rp80,000,000 Juni dan November. Des Nov Okt Sept Ags negeri ke Jerman yang Jul Rp- Jun perjalanan dinas luar Mei Rp20,000,000 Apr ada di bulan Juni ada Mar Rp40,000,000 Feb Berdasarkan data yang Jan Rp60,000,000 dilakukan oleh para Direksi di bawah Ctech Group yang pembiayaannya ditanggung oleh PT.Ctech ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 27 Lab Edwar Teknologi. Sementara di Bulan November tercatat ada perjalanan Luar Negeri ke Jepang oleh Direktur. Sementara biaya perjalanan dinas dalam negeri tertinggi di Bulan Januari. Hal ini dikarenakan ada kegiatan Annaual Executive Meeting di Hotel Ritz Carlton. Biaya ini termasuk uang saku peserta meeting. Selain itu di bulan Januari juga dilaksanakan Rapat Pleno R&D yang juga termasuk uang saku peserta rapat. Tertinggi kedua perjalanan dinas dalam negeri di bulan Aoril. Biaya ini cukup tinggi karena ada Rapat Pleno R&D dan survey kegiatan Company Gathering oleh Panitia serta perjalanan Direktur ke Medan. Berikut grafik perjalanan dinas dalam negeri pada tahun 2014: Gambar 12. Grafik Perjalanan Dinas Dalam Negeri Tahun 2014 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 28 c. Biaya Air Gambar 13. Grafik Biaya Pembayaran Air 2014 Dari grafik di atas biaya pembayaran air tertinggi pada bulan Maret dan Juli. Di bulan Maret tercatat adalah tagihan bulan Desember 2013 sampai Fabruari 2014 yang ditagih di bulan Maret. Sementara bulan Januari adalah biaya Air yang dikeluarkan untuk Ruko Modernland. Di Bulan Juli biaya Air yang dikeluarkan juga cukup tinggi untuk pmbayaran bulan Maret sampai Juni. Begitupula di bulan September adalah tagihan bulan Juli sampai Agustus. Bulan Oktober sampai Desember terus menurun dari grafik dan jumlah yang dibayarkan karena sudah terpisah pembayarannya dengan manajemen PT. Edwar Medika. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 29 d. Biaya Alat Tulis Kantor (ATK) Biaya ATK 2014 Rp30,000,000 Rp25,000,000 Rp20,000,000 Rp15,000,000 Rp10,000,000 Rp5,000,000 RpJan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov Des Gambar 14. Biaya Pembelian ATK 2014 Grafik di tas menunjukan pembiayaan untuk pembelian alat tulis kantor mengalami fluktuasi setiap bulannya dan secara umum pengeluaran terbesar di bulan Januari. Hal ini dikarenakan biaya untuk pembelian formulir dan alat kantor lainnya untuk pelayanan. Sama seperti komponen yang lainnya, pada saat manajemen masih satu pengelolaan, biaya-biaya alat tulis kantor dan lainnya cukup besar di awal tahun sebelum pemisahan manajemen. e. Biaya Listrik Pada tahun 2014, total biaya pengeluaran perusahaan untuk pembayaran listrik mencapai 244.5 Juta Rupiah. Angka ini cukup besar karena penggunaan listrik untuk Kantor Alam Sutera, Royal dan Modernland. Dari grafik di bawah ini menunjukan bahwa biaya pembayaran listrik cukup besar dibayarkan di bulan Juli, yaitu sekitar 47.4 Juta Rupiah. Biaya ini dikeluarkan untuk tagihan bulan Juni dan Juli. Rata-rata pengeluaran yang cukup tinggi untuk ruangan HPC (High Performance Computing) dan beberapa ruangan yang digunakan untuk penelitian karena penggunaan ruangan yang melebihi waktu jam kerja. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 30 Biaya Listrik 2014 Rp50,000,000 Jan Rp47,456,517 Rp45,000,000 Feb Rp40,000,000 Rp30,000,000 Rp25,000,000 Mar Rp33,201,422 Rp35,000,000 Rp32,100,721 Rp27,614,510 Rp23,000,000 Rp20,000,000 Rp15,000,000 Rp10,000,000 Rp5,000,000 Rp- Apr Mei Rp25,481,488 Rp18,091,888 Rp16,284,208 Rp14,000,000 Rp1,500,000 Jun Jul Ags Rp5,852,300 Sept Rp- Okt 1 Nov Gambar 14. Biaya Pembayaran Listrik Tahun 2014 f. Biaya Makan Gambar 15. Grafik Biaya Makan Karyawan Rp120,000,000 Rp100,000,000 Rp80,000,000 Rp60,000,000 Rp40,000,000 Rp20,000,000 Rp1 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov Des ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 31 Secara umum bahwa biaya yang tercover untuk makan adalah makan sinag, makan malam, persediaan minum dan makan tukang untuk proyek. Kemudian secara umum pembiayaan makan menurun sejak bulan Agustus adalah karena kebijakan makan malam dihapuskan dengan alasan efisiensi pembelanjaan perusahaan. Kemudian hal ini terjadi karena pemisahan beban untuk manajemen PT.Edwar Medika. Selama satu tahun tercatat vendor sudah melakukan kenaiakn sebanyak 2 kali kenaikan. Kenaikan ini juga cukup berdampak kepada pembiayaan, walaupun di bulan agustus terjadi pengunduran diri masal yang mengakibatkan jumlah karyawan berkurang. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT 32
