SISTEM INFORMASI AKUNTANSI “Siklus Penggajian Toko Langgeng” Disusun Oleh : Chatarina Ayu L 13812141064 Akuntansi B 2013 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2015 1 DAFTAR ISI A. Profil Usaha Toko Langgeng .............................................................................................. 3 B. Proses Bisnis ....................................................................................................................... 4 C. Arus Informasi Toko Langgeng ......................................................................................... 7 D. Diagram Konteks Dan Data Flow Diagram (Dfd).............................................................. 9 1. Diagram Konteks ............................................................................................................ 9 2. Data Flow Diagram (DFD) ............................................................................................. 9 E. Analisis Terkait dengan Sistem ........................................................................................ 12 F. 1. Kelebihan ...................................................................................................................... 12 2. Kekurangan ................................................................................................................... 12 Kesimpulan ....................................................................................................................... 15 G. Lampiran-lampiran ........................................................................................................... 16 2 A. Profil Usaha Toko Langgeng Toko Langgeng adalah perusahaan jasa yang bergerak dibidang ritel, swalayan, serta produk kosmetik dan fashion yang terletak di jalan Besi-Jangkang Km.10, Ngaglik, Sleman, Yogyakarta. Toko Langgeng didirikan pertama kali oleh Bapak Sukardi pada tahun 1999 dengan modal 8juta rupiah dan tanah seluas 200 meter2. Sebelumnya bapak Sukardi yang juga berprofesi menjadi guru telah mencoba menjalankan usaha warung makan hingga akhirnya menutup usahanya itu dikarenakan omset yang didapat tidak pernah meningkat dan selalu stagnan. Bapak Sukardi memilih bisnis ritel ini karena beliau meyakini bahwa jenis usaha ritel dianggap mampu bertahan di segala kondisi dan akan terus berkembang dengan pesat. Sampai saat ini omset yang didapat daro Toko Langgeng 80-100 juta per bulan dari penjualan berbagai produknya dengan rata rata keuntungan 20-30%. Luas bangunan yang sebelumnya hanya seluas 200 meter2 sekarang telah menjadi dua lantai dengan karyawan yang sampai saat ini ada 13 karyawan. Bapak Sukardi berupaya memulai membimbing dan mengangkat semua karyawannya agar memiliki ketrampilan dan kemampuan dalam manajemen swalayan dengan memberi tugas dan tanggungjawab tertentu yang berbeda satu sama lain, sehingga diharapkan dapat saling bekerjasama untuk meraih tujuan yang sama yakni pengembangan Toko Langgeng. Pada tahun 2011, Toko Langgeng membuka cabang untuk pertama kali yaitu di Jalan blablabala yang bertujuan selain untuk memperluas usahanya juga diharapkan agar Toko Langgeng dapat dekat dengan pelanggan. Konsep Toko Langgeng hampir mirip seperti toserba yaitu pelanggan dapat membeli barangbarang kebutuhan sehari-hari dalam satu atap. Hanya saja Toko Langgeng tidak menyediakan barang-barang elektronik rumah tangga seperti toserba pada umumnya. Namun kedepannya Bapak Sukardi berencana akan mengembangkan berbagai macam produk yang lengkap seperti toserba. Kebutuhan masyarakat akan konsep berbelanja dalam satu atap tidak hanya menjadi dominasi warga Kota. Daerah-daerah pinggiran juga menjadi pertimbagan penting Toko Langgeng untuk memperluas jaringannya. Rencananya masih akan dibuka lagi tokotoko Langgeng di tempat-tempat strategis lainnya untuk dapat menjangkau pelanggan di berbagai kalangan. 3 B. Proses Bisnis Toko langgeng memiliki total 21 karyawan tetap, 13 diantaranya ada di Toko Langgeng pusat dan sisanya berada di cabang. Dalam sistemnya, Bapak Sukardi membagi tugas dan tanggung jawab karyawan secara terpisah. Ada beberapa divisi yang terdapat di Toko Langgeng yaitu divisi bagian gudang, personalia, bagian keuangan (akuntan), dan staff yang seluruhnya dibawahi oleh manajer yaitu bapak Sukardi. Penjelasan setiap divisi sebagai berikut : 1. Bagian gudang bertugas menerima dan mengecek setiap barang yang masuk serta membuat permintaan pembelian barang kepada bagian keuangan untuk mendapatkan dana yang nantinya dipakai bagian gudang untuk melakukan pembelian. 2. Bagian personalia diberikan tugas yang berkaitan dengan karyawan seperti merekrut karyawan baru, mengurus absensi karyawan, dan pengembangan karyawan. 3. Bagian keuangan bertugas mengelola keuangan perusahaan terkait dengan pengeluaran operasional, pendanaan, dsb. Bagian keuangan juga bertugas membuat pembukuan terkait dengan transaksi yang terjadi didalam Toko Langgeng seperti buku besar dan kartu biaya. 4. Bagian staff bertugas melayani pelanggan yang datang yaitu pengawas yang berkeliling untuk membant menjaga dan mengawasi barang seta membantu konsumen apabila kesulitan mencari barang. Selain itu bagian staff terdapat kasir yang melayani pembayaran dari konsumen. 5. Manajer bertugas mengawasi seluruh divisi dan memeriksa laporan yang dibuat oleh masing-masing divisi. Manajer juga bertanggung jawab terhadap jalannya usaha baik dipusat maupun di cabang. Dalam tugas ini saya akan membahas mengenai siklus penggajian di Toko Langgeng. Proses penggajian berlangsung sesuai dengan sistemnya yaitu sebagai berikut : 1. Perusahaan memiliki pegawai tetap dan paruh training yang mempunyai gaji yang berbeda 2. Sistem absensi menggunakan kartu absensi dan dicatat manual dalam buku absensi 3. Penggajian dalam bentuk kas 4 Dari ketiga sistem yang diberlakukan di Toko Langgeng ada beberapa divisi yang terkait untuk menjalankan proses dalam siklus penggajian yaitu divisi personalia, keuangan, dan manajer. Berikut proses yang berlangsung di Toko Langgeng : Personalia : Pengawas Absensi a. Mengawasi dan mencatat absensi setiap karyawan b. Membuat Rekapitulasi waktu hadir c. Menyerahkan rekapitulasi ke divisi keuangan d. Mengirimkan permintaan jumlah gaji kepada bagian keuangan Keuangan : Pembuat Daftar Gaji a. Membuat daftar gaji berdasarkan data dari personalia, gaji untuk pegawai tetap dan training dibedakan b. Daftar gaji, dilampiri rekapitulasi waktu hadir c. Memberikan jumlah yang diminta bagian personalia Personalia : Pembayar Gaji a. Menyiapkan amplo Gaji b. Membayar gaji pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji c. Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani karyawan, dilampiri voucher dan rekap waktu hadir ke bagian keuangan yang pemegang buku jurnal, buku besar dan kartu biaya Keuangan : Pencatatan ke dalam Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya a. Berdasarkan data daftar gaji yang diterima dari pembayar gaji petugas pada bagian ini mencatat dan melakukan Arsip pada semua dokumen. b. Mengirimkan laporan gaji karyawan kepada manajer untuk selanjutnya ditinjau Manajer : Pembuat kebijakan a. Berdasarkan laporan gaji karyawan manajer mengkaji kinerja karyawan b. Membuat data jabatan seluruh karyawan c. Membuat peraturan yang terkait dengan karyawan 5 Gaji yang diterima karyawan setiap bulan terdiri dari gaji pokok, tunjangan dan potongan, bagian personalia menghitung absensi pegawai setiap bulannnya untuk melakukan penghitungan upah gaji pegawai, jika pegawai tidak hadir berpengaruh pada uang transport dan uang makan mereka yang masin-masing dipotong sebesar Rp 10.000/hari, tiap bulan pegawai diwajibkan dikenakan potongan kesehatan sebesar Rp 10.000 dan kasbon jika pegawai mempunyai pinjamanan. Dokumen-dokumen yang biasa digunakan dalam proses penggajian ini anatara lain adalah : 1. Daftar Hadir/Kartu Absensi 2. Daftar Jabatan 3. Daftar Gaji 4. Amplop Gaji 5. Rekap Daftar Gaji 6. Bukti kas keluar 6 C. Arus Informasi Toko Langgeng Gaji atau upah adalah hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada pekerja ditetapkan dan dibayar menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja dan keluarganya atas suatu pekerjaan yang telah atau akan dilakukan. Fungsi dari gaji bagi perusahaan dan karyawan antara lain: 1. Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi 2. Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi 3. Sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang 4. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang Gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai Sistem penggajian memegang peranan penting karena sistem ini akan menentukan berapa besar gaji yang semestinya akan diterima karyawan. Namun demikian, sistem ini harus mampu memberikan tingkat gaji yang benar dan tepat waktu. Perusahaan memberikan gaji atau upah kepada karyawan untuk merangsang karyawan agar bersedia bekerja dengan baik Pada sistem yang berjalan saat ini, pengolahan data gaji pada toko Langgeng masih menggunakan sistem manual mulai dari absensi sampai penggajian karyawan. Misalnya bagian personalia mencatat penggajian pada buku gaji secara manual, data data seperti hasil gaji kotor, potongan pinjaman, dan total tunjangan dihitung secara manual. Selain itu pembuatan laporan penggajian yang dibuat oleh bagian keuangan juga dicatat secara manual. Secara umum arus informasi dari siklus penggajian Toko langgeng sangat sederhana dikarenakan hanya melibatkan beberapa divisi saja. Prosesnya seperti yang dijelaskan pada proses bisnis Toko Langgeng yaitu diawali dengan personalia mencatat data seluruh karyawan beserta data gajinya, rekap absensi masing-masing karyawan, dan data pinjaman karyawan. Data-data ini nantinya akan digunakan untuk membuat slip gaji dan amplop gaji untuk yang nanti akan diberikan kepada karyawan tetap maupun training. Seluruh data-data karyawan dan data gaji ini akan diolah sehingga menghasilkan suatu laporan penggajian yang nantinya akan diberikan kepada manajer Toko Langgeng. 7 Tahap pertama yaitu pengumpulan absensi. Karyawan bekerja setiap hari absen dengan menggunakan kartu absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan oleh bagian personalia setiap dua minggu sekali lalu dikumpulkan menjadi data absen dan diberikan bagian keuangan untuk dicek secara keseluruhan. Data absen karyawan tersebut diarsipkan. Tahap kedua yaitu penghitungan gaji karyawan yang dilakukan oleh bagian keuangan dengan melihat data inputan yang berupa arsip data absensi karyawan yang akan dikelompokkan berdasarkan jenis dan jabatannya dalam perusahaan. Kemudian setelah proses penghitungan gaji karyawan selesai dilakukan oleh koordinator bagian keuangan seluruh data hasil penghitungan gaji karyawan direkapitulasi dan selanjutnya meminta persetujuan ke manajer. Setelah disetujui oleh manajer rekapitulasi dikembalikan ke koordinator bagian keuangan untuk diarsipkanke dalam arsip gaji karyawan. Tahap ketiga yaitu pembayaran gaji. Proses pembayaran gaji dilakukan oleh koordinator bagian personalia dengan berdasarkan data rekapan yang telah disetujui oleh manajer dan arsip gaji karyawan, maka bagian keuangan akan membuatkan slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan selanjutnya gaji akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan disertai tanda terima gaji karyawan untuk ditandatangani yang selanjutnya akan diarsipkan Tahap keempat yaitu pembuatan laporan penggajian oleh bagian keuangan. Setelah transaksi dan tanda terima gaji yang telah ditandatangani diarsipkan, bagian bagian keuangan akan membuat laporan berdasarkan data arsip gaji dan arsip tanda terima karyawan yang telah ditandatangan tersebut, setelah semuanya selesai dan data tersusun dengan baik, terakhir hasilnya dilaporkan ke manajer. Dapat diketahui bahwa semua tahapan dikerjakan secara manual sehingga rentan terhadap resiko keamanan data, hilangnya data ataupun kelengkapan data. 8 D. Diagram Konteks Dan Data Flow Diagram (Dfd) 1. Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram (DFD) 9 a. DFD Level 0 b. DFD Level 1 proses 1 (Pencatatan data) 10 c. DFD Level 1 proses 2 (Penghitungan Gaji Karyawan) d. DFD Level 1 proses 3 (Pembuatan Laporan Gaji) 11 E. Analisis Terkait dengan Sistem Analisis Fungsi yang terkait dalam sistem informasi penggajian Toko Langgeng menunjukan kelebihan dan kelemahan sebagai berikut : 1. Kelebihan a. Pembagian tugas dan tanggung jawab sudah cukup jelas meskipun sederhana b. Manajer ikut andil dalam menentukan kebijakan terkait penggajian c. Manajer akan lebih banyak waktu untuk lebih dekat lagi dengan karyawan karena waktu pengambilan gaji dilakukan secara langsung. d. Sistem mudah pakai e. Manajer mampu mengkoordinasikan aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran 2. Kekurangan a. Sistem penggajian karyawan yang masih menggunakan cara manual membuat proses penggajian tidak efektif dan efisien b. Kurangnya sumber daya manusia di bidang teknologi informasi c. Sistem penggajian cara manual yang cukup rumit d. Sistem manual membuat data-data khususnya data penggajian menjadi sulit jika ingin dilihat kembali dan rentan terhadap berbagai resiko Selain itu kelemahan dari sistem penggajian manual yang diterapkan Toko Langgeng dilihat dari analisis kinerja, informasi, ekonomi, keamanan dan efisiensi dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Analisis Kinerja adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada perusahaan plastik ini. Kelemahan : a. Keterlambatan pemberian informasi membuat bagian keuangan harus melakukan perhitungan ulang gaji. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses. 12 b. Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus meminta kekurangan gaji pada bulan berikutnya, sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap. 2. Analisis Informasi Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang penting, karena dengan informasi pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. Kelemahan : Tidak adanya slip gaji pegawai membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan. 3. Analisis Ekonomi Penilaian sistem atas pengulangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari pengingkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Kelemahan : Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal. 4. Analisis Keamanan Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan , biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database. 13 Kelemahan : Keamanan aplikasi sistem penggajian belum begitu diperhatikan sehingga dapat dilihat oleh pihak lain. 5. Analisis Efisiensi Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakainan secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Kelemahan : Apabila bendahara gaji yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan, proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti yang mengurusi sistem penggajian tersebut. 14 F. Kesimpulan Secara keseluruhan dapat disimpulkan Toko Langgeng sudah cukup menyadari pentingnya peran dari penggunaan sistem teknologi informasi dalam upaya mendukung menjalankan kegiatan bisnis, namun sayangnya kesadaran tersebut tidaklah didukung dengan ketersediaan sumber daya manusia yang terampil dalam bidang teknologi informasi, selain itu hambatan dari segi sistem manajeman dalam PT Toko Langgeng juga turut menjadi faktor terbatasnya ruang gerak perusahaanuntuk beralih ke sistem komputerisasi yang lebih banyak memberikan manafaat serta keuntungan bagi kemajuan perusahaan. Melihat masalah diatas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya pihak bagian keuangan yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini diberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi yang berbasis komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini. Diharapkan dengan teknologi berbasis komputer, seorang pelaku keuangan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga proses pelaksanaan dapat mengurangi proses perhitungan yang cukup lama. Selain itu dengan sistem ini bagian keuangan dimudahkan karena tidak perlu lagi mengisi amplop dengan sejumlah uang untuk karyawan, karena dirubah dengan langsung menulis perintah dan amplop akan secara otomatis dibuat langsung oleh sistem. 15 G. Lampiran-lampiran 16
