RANCANG KERJA (WORK DESIGN) WORK ( PEKERJAAN ) ATAU WORKING (KERJA) ?? • WORK (PEKERJAAN) JOB…SCIENTIFIC Mgt. Approach - Sekumpulan tugas / kewajiban menuju tercapainya tujuan organisasi. - Obyektif, bisa dianalisa - Tidak mempertimbangkan orang yang melakukan • Working (kerja / Bekerja)…PSYCHOLOGICAL APPROACH - Subyektif, proses individu melaksanakan pekerjaan, lebih sulit dianalisa - Tergantung “ORANG” “SIAPA” Key words dan Summary /High Lights untuk ―Analisa Jabatan‖ • Analisa Jabatan : proses untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan • Jabatan = Job • Metode Analisa Jabatan : – Observasi – Wawancara – Pengisian Kuesioner Nama, lokasi,hub/sup, hub dgn jab lain,summ, syarat jabatan (4-2) Dari metode tersebut dapat diketahui 5W dan 1H dari sebuah pekerjaan Hubungan antara berbagai ―komponen jabatan‖( Fig 4-1) • • • • • • • Micromotion Elements Tugas Kewajiban Posisi Jabatan Okupasi Definisi • Jabatan ( Job ): kumpulan tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang untuk keseluruhannya dinyatakan sebagai beban yang dipikulkan kepada perseorangan pekerja….( resepsionis, staf kasir) • Jabatan juga merupakan kumpulan tugas – kewajiban pekerja yg di dalamnya jumlah job kecil dari jumlah pekerjanya ( posisi yng sama dalam suatu perusahaan ) Definisi • Posisi: sekumpulan tugas dan kewajiban yang dilakukan perseorangan pekerja, sehingga jumlah posisi sama dengan jumlah pekerjanya…(staf penerima pasien) • Posisi umumnya dipakai untuk tingkat eksekutif (Direktur, Manajer ) • Okupasi : jabatan ( job ) sejenis yang terdapat dalam bermacam instansi..(resepsionis, CEO/Top Management) Uraian Jabatan (Job Description ) mencakup hal2: • Uraian jabatan : catatan kesimpulan yang sistematis dari informasi yg didapat dari catatan laporan analisis jabatan, yg menguraikan tentang : – Ikhtisar Jabatan ( job summary ) : menggambarkan tugas2 yang harus dikerjakan pejabatnya – Isi jabatan ( Job content): atau isi kerja menggambarakan urutan langkah pelaksanaan dari masing masing tugas tersebut – Hubungan Kerja : hub dengan orang lain dlm bekerja – Persyaratan jabatan ( Job requirement ) menggambarkan persyaratan yang dituntut dan kondisi yang dihadapi dalam jabatan Isi uraian Jabatan • Persyaratan pejabat ( Job specification) : adalah gambaran syarat2 yang harus dimiliki dan kondisi yang dihadapi oleh pejabat pemangku jabatan tersebut ; yg merupakan persyaratan jabatan yang telah disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. • Bobot Jabatan ( Job Value ):Angka yg menggambarkan suatu bobot relatif suatu jabatan thd jabatan lainnya • Cara Kerja Standar: cara bekerja standar untuk melaksanakan tugas jabatan Pedoman Kerja : isi kerja, cara kerja standar, tolok ukur dan sasaran/target hasil kerja Definisi yg diapakai dalam MSDM • Lingkup Jabatan ( Job Scope ) : Jumlah dan keragaman jenis tugas yang dipegang seorang pekerja • Kedalaman Jabatan ( Job depth) : tingkat kemandirian/kebebasan pekerja untuk menentukan cara / kecepatan kerja/ pergerakan /berkomunikasi dalam melakukan tugas . • Perluasan pekerjaan ( Job Enlargement ) ; menambhan jumlah tugas yang sama jenisnya, membutuhkan keterampilan yang sama dan tingkat kesulitan dan tgg jawab yang sama = menambah lingkup kerja. Definisi • Pengayaan Jabatan ( job Enrichment ) penambahan lingkup jabatan dan kedalaman jabatan, biasanya berhubungan dengan promosi dan mungkin berdampak pada pada kenaikan kompensasi. Jadi, minimal Uraian Jabatan harus berisi :? Lihat Hal 91—HRM in Action 4-4 Manfaat Analisa Jabatan : • • • • • • • • • Kejelasan penugasan Kebutuhan revisi Rekrutmen, seleksi dan penempatan Orientasi Pelatihan Konseling karir Keamanan pekerja Penilaian prestasi kerja Penentuan kompensasi Hambatan • Kurang dukungan manajemen puncak • Hanya mengandalkan salah satu cara pengumpulan data • Pemegang jabatan dan atasannya tidak berperan serta dalam proses analisa • Ketidak pahaman pemegang jabatan dalam memberikan informasi jabatan • Tidak ada waktu, diburu – buru • Distorsi dalam penggambaran aktivitas • Sulit mengkritik bagi yag menganalisa Langkah langkah Analisa Jabatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pastikan Struktur Organisasi Lakukan inventarisasi jabatan Seragamkan dan sempurnakan nama – nama jbt Susun/tetapkan fakta – fakta ttg jabatan yang ingin didapatkan sebagai informasi Dapatkan informasi tersebut melalui:Metode (3) Catatlah secara sistematis kesimpulan 2 yg diperoleh ; kemudian tuangkan dalan uraian jabatannya Analisis lbh lanjut (( sesuai isi uraian jabatan ) Dari isi keterampilan kerja ditentukan parameter penilaian prestasi dan kurikulum program pelatihan jabatan INGAT !!! • Yang dianalisis adalah jabatannya, BUKAN PEJABATNYA • Pejabat yang diwwcr hanya salah satu sumber info • Hubungan objektif, apalagi utk jabatan sendiri..tidak etis • Jangan subyektif/perasaan • Keputusan dalam tim yang representatif • Adil, tanpa pamrih mewakili golongan • KERANCUAN PERSEPSI tentang pengertian WORK VS WORKING Ada kemungkinan Rancang Kerja kurang optimal Masalah Karyawan Kinerja Organisasi Tujuan Pemanfaatan Hasil Analisa Jabatan Dalam praktek manajemen RS swasta Rancang Kerja dalam sebuah organisasi Kerja indivduindividu Kerja terdapat dalam unit kerja yang membutuhkan organisasi SINGLE JOBS JOB DESIGN SEVERAL JOBS WORK UNIT DESIGN Manfaat Rancang Kerja yang Efektif • Mengefisiensikan penggunaan semua sumber daya • Memastikan semua karyawan melaksanakan pekerjaan seperti yang sudah dirancang Untuk Rumah Sakit tidak sepernuhnya seperti ini. Ada pekerjaan-pekerjaan (terutama professional) yang menggunakan “Their own Judgement”, maka rancang kerja juga harus : • Memungkinkan karyawan merasakan “keterkaitan / ketergantungan” antara kelompok • Unsur “motivator” RANCANG KERJA DI RUMAH SAKIT WORK TUJUAN / MISI RS BERAGAM AKTIVITAS = JENIS-JENIS PEKERJAAN • ISI KERJA • PERILAKU YANG DIBUTUHKAN ( 5 KATEGORI) • KETERKAITAN / HUBUNGAN KERJA - antar individu / unit - antar unit • PENGELOMPOKAN RANCANG Struktur Organisasi (Struktural / Fungsional) KERJA JOB REQUIREMENT = PERSYARATAN JABATAN JOB SPECIFICATION = PERSYARATAN PEJABAT PROSES : ANALISA JABATAN KARYAWAN RUMAH SAKIT WORKING INDIVIDU • KARAKTER / “TRAITS” • PENDIDIKAN • IDENTITAS • PENGALAMAN • VALUE KONDISI / MODAL INDIVIDU REKRUT ORGANISASI RS COCOK / MATCH ? S D JOB SPECIFICATION RANCANG KERJA HUBUNGAN RANCANG KERJA DENGAN KINERJA KARYAWAN • Kesesuaian antara individu dengan tingkat kebutuhan masing-masing vs Jenis Pekerjaan atau persyaratan jabatan • The “Expectancy Model” “merasa” ada manfaat / reward • INTRINSIK • EKSTRINSIK MELALUI MOTIVASI MEMPENGARUHI KINERJA KONDISI RUMAH SAKIT DI INDONESIA WORK DESIGN Dilihat dari segi organisasi tujuan rumah sakit : menyelenggarakan pelayanan medik, tapi banyak sekali aktivitas / pekerjaan yang mendukung. SULITNYA Jenis pekerjaan >>> dominasi profesional bobot kerja ??? Khas RS : ada standarisasi (skill / proses / out come), tergantung ilmu-ilmu profesi keterbatasan manajemen untuk tentukan SOP rancang kerja terpengaruh Keterkaitan : untuk koordinasi perlu supervisi “mutual adjustment”, koordinasi kelompok RS Swasta : sangat dinamis pekerjaan berubah (enlargement, enrichment), desain kerja revisi terus, ada jabatan baru, jabatan lama hilang! Bahaya !! Rancang kerja dibuat mengikuti SDM yang sudah terlanjut / harus ada! DILIHAT DARI SEGI KARYAWAN RS Selain kecocokan individu dengan persyaratan jabatan ada segi “HUMAN” Walaupun cocok dengan syarat, bisa saja : TIDAK MINAT TERHADAP ISI KERJA “TIDAK MERASA” REWARD YANG PROPOSIONAL (VALUE BERBEDA) Rancang kerja tidak jelas / tidak ada atau ada, tapi berubah-ubah SELALU MERASA “DIBAWAH RATA-RATA / TIDAK MEMENUHI JOB REQUIREMENT SUMBER DISSATISFACTION MOTIVASI KINERJA
