PENGERTIAN DELEGASI DAN WEWENANG DELEGASI Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat hal yang terjadi saat delegasi dilakukan; 1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas 3. Penerimaan delegasi menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab. 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban dari bawahan untuk hasil yang dicapai. Alasan-alasan pendelegasian 1. Pendelegasian memungkinkan manajer untuk mencapai hasil yang lebih baik dari pada mereka menangani sendiri. 2. Delegasi dari atasan kepada bawahan adalah proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien. 3. Delegasi memungkinkan manajer untuk memusatkan tenaganya untuk tugas-tugas prioritas yang lebih penting. 4. Delegasi memungkinkan bawahan untuk berkembang dan dapat digunakan alat untuk belajar dari kesalahan. 5. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tidak selalu memahami masalah yang lebih terperinci. Sehingga dibutuhkan organ yang serendah mungkin untuk menangani masalah yang makin rinci dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. Beberapa Pedoman Klasik yang dapat Dijadikan Dasar untuk Delegasi efektif 1. Prinsip saklar Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan paling atas ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan membuat lebih mudah bagi setiap organ untuk mengetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, dari siapa dia akan menerima delegasi, dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Dalam pembuatan garis wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas organisasi harus dibagi habis. Supaya di organisasi terhindar dari terjadinya; a. gaps, yaitu tugas yang tidak ada penanggung jawabnya . b. overlaps, tanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada lebih dari satu orang individu. c. Splits, tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu satuan organisasi. Apabila ini terjadi akan menimbulkan kebalauan wewenang dan akuntabilitas. 2. Prinsip kesatuan perintah Prinsip ini menyatakan bahwa setiap bawahan di organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Dengan prinsip ini maka membuat setiap organ yang diberi tugas akan lebih mudah untuk memberi pertanggungjawaban atas tugasnya. 3. Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas Prinsip ini menyatakan bahwa; a. Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana didapatkan cukup kemampuan dan informasi agar tercipta keefisienan sumber daya organisasi. b. Setiap organ didalam organisasi harus dilimpahi wewenang agar organisasi dapat lebih efektif. c. Manajer harus mempertanggungjawabkan tugas-tugas bawahannya disamping mempertanggunjawabkan tugasnya sendiri. Beberapa Alasan Kegagalan Manajer dalam Mendelegasikan Tugas : 1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan. 2. Manajer takut akan resiko kegagalan bawahannya dalam melaksanakan tugasnya atau manajer kurang percaya akan kemampuan anak buahnya. 3. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas. 4. Manajer takut bila bawahan menjalankan tugasnya secara efektif sehingga posisinya sendiri akan terancam. 5. Manajer tidak memiliki kemampuan manajerial untuk menjalankan tugasnya. Beberapa Alasan Bawahan Tidak Bersedia Menerima Delegasi 1. Dengan menerima delegasi maka bawahan menerima tanggung jawab dan akuntabilitas baru. Kadang para bawahan beranggapan lebih mudah menyeesaikan masalah dengan melimpahkan kepada manajer dari pada ditangani sendiri. 2. Bawahan merasa takut akan kesalahan yang dibuat dalam melaksanakan delegasi sehingga mereka akan menerima kritik. 3. Kurangnya rasa percaya diri dari para bawahan dan merasa tertekan apabila dilimpahi wewenang. Penanggulangan Hambatan Dalam Delegasi Louis Allen mengemukakan beberapa teknik kusus untuk membantu manajer melaksanakan delegasi efektif. 1. Tetapkan tujuan Bawahan diberi maksud dan tujuan akan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka. 2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang Bawahan harus diberi informasi yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan mana saja yang ditempatkan di bawah wewenangnya. 3. Berikan motivasi kepada bawahan Manajer dapat memberi dorongan kepada bawahan melalui perhatian akan kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. 4. Meminta penyelesaian kerja Manajer harus meminta ketuntasan kerja dari para bawahan. 5. Berikan latihan Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan peaksanaan kerjanya. 6. Adakan Pengawasan yang memadai Sistim pengawasan terpercaya seperti laporan mingguan dibuat agar manajer tidak perlu mneghabiskan dengan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus. WEWENANG Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu (Hani Handoko,1984: 214). Sebagai contoh, seorang menajer dalam suatu organisasi mempunyai hak untuk memberikan perintah dan tugas, serta menilai pelaksanaan karyawan di bawahnya. Wewenang yang dimiliki oleh seorang manajer ini merupakan hasil dari delegasi atau pelimpahan wewenang dari manajer yang di atasnya. Terdapat dua pandangan yang berlawanan mengenai sumber wewenang, yakni teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan. Pandangan menurut teori formal menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan. Wewenang ada karena seseorang tersebut diberi, dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Pendangan klasik ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, di mana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham. Pandangan teori penerimaan (acceptance theory of authority) menyanggah teori formal yang menyebutkan bahwa wewenang tersebut dianugerahkan. Teori penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Kunci dasar wewenang ada pada yang dipengaruhi (influencee) bukan ada pada yang mempengaruhi (influencer). Jadi wewenang ada atau tidak tergantung dari si penerima yang memutuskan untuk menerima atau tidak. WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL Wewenang Lini Wewenang lini (line authority) adalah wewenang di mana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi. Wewenang Staf Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu. Wewenang Staf Fungsional Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional di mana hal itu merupakan spesialisasi dari staf bersangkutan. Sebagai contoh, seorang spesialis keamanan mungkin mempunyai wewenang untuk memerintah manajer laboratorium penelitian untuk menutup laboratorium bila gas berbahaya mencapai tingkat tertentu yang membahayakan. SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI Desentralisasi adalah konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi , cabang-cabang atau satuansatuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya. Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Keuntungan-keuntungan desentralisasi adalah sama dengan keuntungan-keuntungan delegasi, yaitu mengurangi beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif menejemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam pembuatan keputusan. Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi 1. Filsafat manajemen. Banyak manajer puncak yang menginginkan pengawasan pusat yang kuat sehingga mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya. 2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi. Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer pusat saja.Suatu organisasi yang tumbuh besar akan cenderung meningkatkan desentralisasi. 3. Strategi dan lingkungan organisasi. Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya. 4. Penyebaran geografis organisasi. Semakin menyebarnya satuan-satuan organisasi secara geografis , organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi karena pembuatan keputusan akan sesuai dengan kondisi lokal masing-masing. 5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif. Organisasi yang kekurangan peralatan efektif untuk pengawasan akan cenderung melakukan sentralisasi jika manajemen tidak dapat memonitor bawahannya dengan mudah. 6. Kualitas manajer. Desentralisasi memerlukan banyak manajer yang berkualitas karena mereka harus mambuat keputusan sendiri. 7. Keaneka-ragaman produk dan jasa. Makin beranekaragam produk yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi, dan semakin tidak beranekaragam lebih cenderung melekukan sentralisasi. 8. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya, seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah, dan sebagainya.
