KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala rahmat dan ridha-Nya yang telah diberikan kepada saya, sehingga kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini hingga menyusun laporan Kuliah Kerja Lapangan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu yang telah ditentukan. Sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan oleh LP3I Jakarta, bahwa untuk seluruh mahasiswa LP3i semester V diharuskan menyusun laporan Kuliah Kerja Lapangan untuk memeberikan nilai tambah dan menjadi salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat melangkah ke jenjang pendidikan berikutya. Selain dari itu penyusunan laporan Kuliah Kerja Lapangan ini juga sebagai bukti bahawa saya (penulis) telah melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan di PT. Jaya Gunajati Box untuk melihat secara langsung kenyataan yang ada di lapangan dan mempraktekan ilmu yang sudah diperoleh dari bangku kuliah ke masyarakat ataupun dunia industri. KKL (Kuliah Kerja Lapangan) yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yang didapatkan mahasiswa harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti. Selesainya laporan Kuliah Kerja Lapangan ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan rasa hormat saya ingin mengucapkan terimakasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah terlibat dan membatu secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan Kuliah Kerja Lapangan, khususnya kepada : 1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd. 2. Wakil Direktur 1 Bidang Pendidikan, Dra. Euis Winarti, M.M. 3. Ketua Program Studi Komputerisasi Akunatansi, Drs. Hamizar 4. Direktur PT. Jaya Gunajati Box, Rinto Winobu, S.E. 5. Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Lapangan, Dwi Okty Utami, S.E., M.Akun. 6. Pembimbing Industri Kuliah Kerja Lapangan, Ibu Rini Septiani 7. Kepada semua Staff di PT. Jaya Gunajati Box 8. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang tiada henti selalu memberikan kasih sayang, motivasi dan dukungannya. 9. Dan seluruh rekan-rekan saya baik dari lingkungan Kampus LP3I Cimone dan PT. Jaya Gunajati Box yang telah memberikan kritik dan saran yag tidak dapat disebutkan satu-persatu Untuk semua bimbingan dan arahan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terimakasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu sekalian mendapatkan balasan yang berlipat dari Allah SWT. Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa penulisan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini jauh dari kata sempurna. Untuk itu, penulis dengan senangtiasa menerima kritik dan saran dari pembaca yang bertujuan untuk meningkatkan mutu laporan ini. Akhir kata penulis berharap semoga laporan Kuliah Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi mahasiswa Politeknik LP3I dan perusahaan terkait. Tangerang, Januari 2016 Penulis Asep Supriyatna DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KKL ..................................................iii KATA PENGANTAR ..........................................................................................iv DAFTAR ISI .........................................................................................................vi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah KKL ....................................................................1 B. Ruang Lingkup Kerja Kuliah ......................................................................2 C. Tujuan dan Manfaat KKL ...........................................................................3 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................................4 B. Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................................5 C. Deksripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan ..................................................6 BAB III PELAKSANAAN KERJA KULIAH A. Jenis dan Bentuk kegiatan Kerja Kuliah ...................................................18 B. Prosedur Kerja ...........................................................................................26 C. Permasalahan yang Dihadapi ....................................................................28 D. Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi ...........................................29 PENUTUP A. Kesimpulan ...............................................................................................30 B. Saran ..........................................................................................................31 LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan .........................................................5 Gambar 3.1. Form Surat Jalan ...............................................................................19 Gambar 3.2. Form Kwitansi ..................................................................................22 Gambar 3.3. Form Faktur Penjualan .....................................................................23 Gambar 3.4. Form E-Faktur Pajak ........................................................................24 Gambar 3.5. Form Nota Retur ...............................................................................25 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pelaksanaan KKL Salah satu program studi yang dinilai dapat menengembangkan wawasan, keterampilan, kecakapan dan kreativitas seorang mahasiswa untuk memasuki dunia kerja adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan. Dimana setiap mahasiswa yang mengikuti Kuliah Kerja Lapangan dituntut harus mampu mengembangkan dirinya sendiri untuk bersosialisasi dan mempraktekan secara langsung ilmu yang sudah didapatkan dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara garis besar seperti yang kita lihat bahwa pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa tentunya perlu melakukan pelatihan kerja secara langsungn di instansi atau lembaga - lembaga yang berkaitan dengan program studi yang ditempuh. Kuliah Kerja Lapangan (KKL) Politeknik LP3I merupakan agenda rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya bagi para mahasiwa tingkat akhir di semester V, dan tentunya setiap mahasiswa diwajibkan untuk melaksanakan serta membuat laporan Kuliah Kerja Lapangan. Selain pengalaman yang didapat sangat bermanfaat bagi para mahasiswa, Kuliah Kerja Lapangan itu sendiri mejadi tolak ukur bagi Politeknik LP3I dalam melihat etos kerja yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. Sesuai dengan tujuan Politeknik LP3I, yang mempersiapkan tenaga ahli dan terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia indusri/kerja, maka dipadang sangat perlunya untuk melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan. Besar kemungkinan dengan melalui program Kuliah Kerja Lapangan ini mahasiswa dapat memahami langsung struktur organisasi dalam sebuah manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih banyak hal lainnya. Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis berkesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box. Alasan penulis melaksanakan program Kuliah Kerja Lapangan di perusahaan ini, tentunya penulis berharap mendapatkan ilmu secara langsung mengenai praktek kerja yang sesungguhnya khususya dalam ilmu bidang Akuntansi/Keuangan. Sehingga penulis mendapatkan banyak pengalaman berharga yang bisa diambil dari lingkungan tempat Kuliah Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box. B. Ruang Lingkup Kerja Kuliah Telah diketahui bersama, bahwa pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan dilakukan pada perusahaan atau instansi-instansi pemerintah dan sudah berbadan hukum serta diakui keberadaanya baik oleh pemerintah Republik Indonesia maupun masyarakat setempat. Dalam pelaksanaannya, penulis melakukan Kuliah Kerja Lapangan pada PT. Jaya Gunajati Box, sebagai mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja lapangan tentunya penulis memiliki ruang lingkup dan tanggung jawabnya sendiri yang dipercayakan oleh manajemen perusahaan ke pada mahasiswa yang bersangkutan, dalam hal ini ruang ringlung penulis pada saat Kuliah Kerja Lapangan adalah pembuatan faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, memo retur, print, fotocopy, fax, email, mengirim dokumen melai JNE/TIKI, laporan piutang, menghitung PPN, melaporkan PPN, mengatur jadwal penukaran faktur, mengangkat telepon, dan filing dokumen perusahaan degan rapi. C. Tujuan dan Manfaat KKL 1. Tujuan KKL a. Memeberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja b. Mencetak seseorang yang berpendidikan serta memiliki kemampuan dan keterampilan profesional yang sesuai dengan tuntunan dunia kerja c. Meningkatkan relevansi kerjasama antara perguruan tinggi dengan instansi-instansi pemerintah mapun perusahaan swasta 2. Manfaat KKL a. Bagi Penulis Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini mejadi salah satu media pembelajaran untuk mengetahui kesesuaian antara teori yang telah didapatkan penulis di bangku kuliah dengan praktek di lapangan. Terlepas dari itu semua tentunya penulis mendapatkan pengetahuan dan pengembangan wawasan dalam melatih mental serta komunikasi untuk berinteraksi langsung di dunia kerja. b. Bagi PT. Jaya Gunajati Box Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini menjadi salah satu cara bentuk kepedulian perusahaan atau CSR (Corporate Social Responsibilty) dalam bidang pendidikan yang diberikan kepada masyarakat khusunya mahasiswa. Selain dari itu dapat dijadikan sebagai sarana dan penelitian yang sekiranya dapat dikembangkan oleh perusahaan. c. Bagi Politeknik LP3I Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan tambahan untuk informasi atau sebagai referensi bagi pembaca, sekaligus sebagai acuan untuk bahan pembelajaran kedepan. BAB GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN II A. Sejarah Singkat PT. Jaya Gunajati Box PT. Jaya Gunajati Box berdiri pada tahun 1998, adalah perusahaan yang memproduksi dan menjual barang-barang dari kertas, seperti corrugated box, palet kertas, dan paper tube. Sudah lebih dari 10 tahun PT. Jaya Gunajati Box memberikan pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan barangbarang tersebut. Dengan dipimpin oleh Direktur Bapak Rinto Winobu yang memiliki pengalaman luas tentang industri converting box. Setelah lebih dari satu dekade berdiri, kami selalu menjaga kualitas, melakukan inovasi dan fleksibilitas sesuai dengan perkembangan jaman dan pasar. sehingga PT. Jaya Gunajati Box kini berkembang pesat dan menjadi salah satu pemasok utama untuk carton box, palet kertas dan paper tube di Jabodetabek bahkan Jawa Barat dan Jawa Tengah. 1. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi Menjadi salah satu perusahaan terbaik dibidang converting box di Indonesia b. Misi 1) Innovatif dalam pengembangan produk cartoon box 2) Memberikan harga yang kompetitif 3) Meberikan kepuasan pada pelanggan baik dalam kualitas maupun dalam pelayanan (service) 4) Memberikan variasi produk yang beragam kepada pelanggan 5) Meningkatkan kapasitas produksi B. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi, yang berhubungan dengan fungsi, wewenang dan tanggung jawab untuk memcerminkan makanisme-mekanisme formal pada pengelolaan organisasi. Struktur organisasi yang diterapkan PT. Jaya Gunajati Box adalah bentuk vertikal. Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal. A. Deskripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan Dalam sebuah manajemen di suatu perusahaan struktur organisasi berguna untuk meunjukkan adanya beberapa pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda agar bisa di koordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasispesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Berikut ini pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan uraian pekerjaan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut: 1. Director Tugas dan wewenang : a. Merupakan posisi tertinggi di dalam perusahaan, yang dimana memiliki wewenang penuh dalam pengambilan keputusan b. Mengkoordinasikan dan megendalikan semua kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan c. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannnya dengan dunia luar d. Mengotorisasi semua dokumen yang berhubungan dengan jalannya kegiatan yang ada di perusahaan e. Menerima laporan yang diterima dari masing-masing devisi yang ada di dalam manajemen perusahaan 2. Supervisor Finance Tugas dan wewenag : a. Melaksanakan kebijakan perusahaan, sistem dan prosedur akuntansi serta pengawasan internal dengan baik dan benar di bawah naungan dari pemilik perusahaan b. Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan yang bersifat umum dan rutin sesuai dengan batas jumlah pengeluaran yang telah ditetapkan c. Memimpin devisi keuangan yang meliputi kasir, staf hutang, piutang, admin dan kolektor d. Menghitung dan membagikan gaji karyawan mingguan dan bulanan e. Melakukan pengurusan ijin-ijin yang terkait dengan karyawan f. Memeriksa kelengkapan dan ke absahan bukti pengeluaran kas dan bank sebagai media pembayaran perusahaan berikut dokumen pendukungnya sebelum diserahkan kepada pimpinan (pemilik perusahaan) untuk disetujui dan ditandatangani g. Menyetujui dan mendatangani bukti penerimaan kas/bank sebagai media penerimaan perusahaan h. Melakukan penyimpanan uang kas dari perusahaan ke bank i. Mengontrol semua transaksi rekening bank perusahaan j. Membuat laporan rekonsiliasi bank k. Bertanggung jawab atas kas besar perusahaan l. Melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan m. Memeriksa laporan pengeluaran kas dan penerimaan kas n. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice atau tagihan, faktur pajak serta penagihan atas piutang usaha perusahaan o. Mengkoordinasi dan mengarahakan pelaksanaan kegiatan pengeluaran kas kecil yang dilakukan oleh kasir serta mengawasi kegiatan pencacatan pelaporan hutang usaha p. Memeriksa dan menganalisa laporan hutang dan piutang usaha q. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date r. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 3. Supervisor Marketing Tugas dan wewenang : a. Melakukan perencanaan strategi pemasaran hasil produksi yang efektif dan efisien dengan memperhatikan sumber daya perusahaan b. Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam penanganan komplain, pengukuran kepuasan pelanggan c. Memimpin devisi pemasaran yang meliputi staf pemasaran, admin pemasaran, pemebelian dan disain d. Memeriksa laporan penjualan e. Melakukan follow up dan mempertahankan kerja sama bisnis dengan pelanggan lama f. Mencari pelanggan baru sesuai dengan prosedur perusahaan g. Melakukan koordinasi secara internal kepada staf pemasaran, disain dan pembelian h. Menetapkan kalkulasi harga jual produksi sebagai patokan harga yang ditawarkan ke pasar atau pelanggan i. Memeriksa dan mendatangani dokumen atas penjualan SO (Sales Order) dan SPK (Surat Perintah Kerja) j. Memeriksa dan menandatangani dokumen pembelian bahan baku PO (Purchase Order) yang dilakuakn oleh staf pembelian k. Melakukan approval design baru yang dibuat oleh staf disain l. Mengontrol semua kegiatan kerja yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) dari masing-masing bagian di devisi marketing m. Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk mendukung kelancaran proses kerja pemasaran n. Menjalin relasi dan kerja sama yang baik dengan semua pelanggan o. Menyusun prosedur dan intrusksi kerja di bawah naungan pimimpin (Direktur) untuk bagian pemasaran sehingga membantu kelancaran proses kerja dibagiannya p. Menyampaikan laporan hasil kerja kepada pimpinan untuk dilakukan evaluasi dan analisa q. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya pemasaran r. Berwenang untuk melakukan penghapusan surat jalan apabila terjadi pembatalan pengiriman s. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date t. Melaksanakan dokumentasi yang baik dan rapi 4. Supervisor PPIC (Production Planning Inventory Control) Tugas dan wewenang : a. Menerima pesanan dari bagian pemasaran dan membuat rencana produksi sesuai dengan pesanan yang diterima b. Memenuhi permintaan sample dari bagian pemasaran dan memantau proses pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan c. Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di bagian PPIC dan bagian gudang, termasuk pengendalian persediaan, pengendalian produksi perencanaan, dan kontrol pengiriman dan juga termasuk bahan yang masuk, penyimpanan, penyediaan, dan pengiriman d. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari bagian pemasaran dan dikoordinasikan bersama bagian pembelian dengan memperhatikan kondisi stok dan menghitung kebutuhan bahan baku produksi menurut standar stok yang ideal e. Memonitor semua persediaan baik untuk persediaan bahan baku, barang jadi yang ada di gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi dan penerimaan pesanan bisa berjalan lancar dan seimbang f. Menyusun jadwal produksi pada waktu, rute dan jumlah yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan g. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin lain menunggu h. Menginformasikan kepada bagian pemasaran jika ada masalah dengan proses produksi yang menyebabkan keterlambatan pengiriman kepada pelanggan i. Menganalisa spesifikasi proses produksi dan data kapasitas untuk menentukan alokasi kapasitas produksi j. Menetapkan dan mendistribusikan jadwal produksi dan operasi lainya kepada karyawan produksi k. Memantau realisasi jadwal produksi yang dijalankan oleh karyawan produksi l. Mempercepat operasi yang terlambat dari jadwal dan merubah jadwal untuk mengantisipasi masalah yang akan timbul m. Membuat laporan PPIC secara periodik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan permintaan menejemen n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 5. Staff Account Payable dan Chasier Tugas dan wewenang : a. Menerima proses penukaran faktur masukan dengan supplier b. Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen transaksi pembelian yang diterima untuk memastikan kelengkapan dan kebenarannya c. Berkoordinasi dengan supplier untuk masalah kelengkapan dokumentasi penagihan untuk memastikan bahwa setiap penagihan telah benar d. Mempersipakan semua dokumen pembelian untuk melakukan proses pembayaran hutang kepada supplier e. Bekoordinasi langsung dengan staf piutang untuk menyerahkan dokumen faktur pajak masukan dan returan atas barang yang tidak sesuai f. Menjaga hutang perusahaan agar tetap stabil dengan pendapatan yang diterima perusahaan g. Menerima dan mengarsipkan surat jalan masukan dan purchase order yang dibuat oleh staf pembelian h. Memberikan dan menghitung biaya transpot untuk sopir dan kenek seperti uang jalan, tol, makan, dan pulsa dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan i. Bertanggung jawab atas uang jalan yang diberikan kepada kolektor untuk melakukan penagihan kepada pelanggan j. Menerima keluhan dan komplain dari supplier yang berhubungan dengan hutang usaha k. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran uang kas kecil l. Bertanggung jawab atas pemakaian dan pemebelian ATK (Alat Tulis Kantor) m. Membuat laporan hutang perusahaan dan juga laporan kas kecil secara periodik sesuai dengan SOP yang diberikan n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 6. Staff Account Receivable Tugas dan wewenang : a. Menerima copyan dokumen sales order SO (Sales Order) dan PO (Purchase Order) dari pelanggan sebagai pelengkap dokumen untuk pembuatan faktur pajak, faktur penjualan (Invoice) dan kwitansi b. Menerima surat jalan keluar dari staf logistik c. Menerima dan mengarsipkan faktur pajak masukan dari staf hutang d. Membuat faktur pajak keluaran, memo retur, faktur penjualan (invoice) dan kwitansi e. Melakukan input data terhadap transaksi perpajakan kedalam e-SPT PPN f. Memastikan semua transaksi pengeluaran dan penerimaan sudah lengkap dan benar sesuai dengan bukti fisik dokumen g. Menghitung, membuat dan mempersiapkan laporan pajak PPN secara berkala dan melaporkan pajak PPN setiap bulan h. Berkoordinasi langsung dengan bagian pemasaran untuk membahas jika ada pelanggan yang bermasalah dengan pembayaran piutang i. Mencatat dan mengarsipkan seluruh transaksi penjualan dan data-data pelanggan dengan baik dan benar untuk kelengkapan dokumen disaat melakukan penagihan j. Membuat AR Aging Report dan AR Reconciliation bulanan untuk konfirmasi dan pemeriksaan kesesuaiannya dengan laporan keuangan k. Berkoordinasi langsung kepada Spv. Finance sebagai orang yang memiliki wewenag untuk mengkonfirmasi atau follow up jumlah piutang usaha yang dimiliki setiap pelanggan l. Mengatur jadwal penukaran faktur dan penagihan piutang yang dilakukan oleh kolektor kepada pelanggan m. Melakukan pengiriman dokumen melalui JNE/TIKI untuk penukaran faktur bila pelanggan berada di luar kota n. Memastikan bahwa semua dokumen atas transaksi penjualan sudah diterima dengan baik dan lengkap oleh pelanggan o. Mencatat dan menerima hasil penagihan yang dilakukan oleh kolektor dan memberikannya kepada pemegang kas besar p. Menerima keluhan dan komplain dari semua pelanggan yang berhubungan dengan berkas penukaran faktur dan penagihan piutang usaha q. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date r. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 7. Administration Finance Tugas dan wewenang : a. Input data laporan kas masuk dibawah wewenang Spv. Finance b. Input data laporan piutang dibawah wewenag Staf piutang c. Input data laporan hutang dibawah wewenang Staf hutang d. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date e. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi f. Adm. finance difungsikan sebagai pelengkap dalam membantu menyelesaikan tugas secara mobile yang ada di divisi finance 8. Collector Tugas dan wewenang : a. Melakukan tukar faktur atau kontra bon dengan pelanggan b. Memberikan sample produk baru yang dipesan oleh pelanggan c. Menjadi sales luar yang diperuntukna untuk mendapatkan pelanggan baru d. Aktif berkomunikasi dengan dunia luar untuk informasi yang up to date 9. Staff Marketing Tugas dan wewenang : a. Memenerima pesanan dari pelanggan baik melalui telepon, e-mail ataupun fax b. Memastikan semua pesanan atau PO (Purchase Order) dari pelanggan sudah diterima c. Membuat SO (Sales Order) baik untuk new order maupun repeat order d. Memproses pembuatan sample untuk produk baru e. Berkoordinasi langsung dengan staf disain dalam pembuatan disain untuk new order mapun repeat order f. Membuat laporan penjualan secara periodik sesuai dengan SOP yang berikan g. Membuat jadwal pengiriman untuk barang yang dipesan oleh pelanggan h. Wajib berkomunkasi dengan baik dengan semua pelanggan i. Menerima dan mencari solusi untuk semua keluhan yang di dapat dari pelanggan j. Memastikan bahwa bahan baku akan diterima tepat waktu kepada staf pembelian k. Memastikan kemabali bahwa pengiriman barang jadi akan tepat waktu kepada devisi PPIC dan pelanggan l. Berkoordinasi langsung dengan Spv.Marketing dalam menentukan harga perolehan barang ( jika new order) m. Berkoordinasi langsung dengan Adm.marketing untuk memastikan layout design sudah sesuai dengan sample produk dan semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses produksi untuk barang yang dipesan sudah siap n. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date o. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 10. Staff Purchasing Tugas dan wewenang : a. Membuat PO (Purchase Order) untuk supplier seperti bahan baku, cat, dan perelengkpan aksesoris lainnya bila ada permintaan khusus dari pelanggan b. Menerima surat jalan masukan c. Berkoordinasi langsung dengan Spv. Marketing untuk menghitung penggunaan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi d. Membuat laporan pembelian sesuai denagn SOP yang berikan e. Membuat memo bahan yang sudah diterima dari supplier f. Berkoordinasi langsung dengan PPIC untuk melihat kapasitas tempat penyimpanan bahan baku g. Aktif untuk melakukan konfirmasi kepada supplier guna memastikan pengiriman bahan baku tepat waktu h. Berkoordinasi langsung dengan staf hutang untuk mengetahui jumlah hutang supllier i. Wajib berkomunikasi dengan baik kepada semua supplier j. Mencari supplier baru bila diperlukan k. Bertanggung jawab atas keterlambatan pengiriman bahan baku l. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date m. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 11. Staff Design Tugas dan wewenang : a. Membuat disain gambar baru b. Merevisi disain lama bila ada perubahan gambar, bentuk dan ukurannya c. Mengkonfirmasi disain baru atau disain lama yang memiliki perubahan kepada pelanggan, bagian pemasaran dan PPIC d. Membeli karet cetak untuk produk disain baru dan karet yang sudah tidak dapat digunakan e. Membeli pisau potong untuk proses potong produksi f. Membuat kertas film untuk proses sablon g. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date h. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 12. Administration Marketing Tugas dan wewenang : a. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) b. Mempersiapkan dan memastikan bahwa semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses produksi seperti bahan baku, sample produk, layout design, karet cetak, pisau potong, kertas film dan sudah siap c. Meyerahkan semua copyan dokumen serta perlengkapan yang dibperlukan untuk proses produksi kepada bagian PPIC d. Bertanggung jawab atas penyimpanan sample produk e. Ikut memastikan bahwa pengirimn barang kepada pelanggan akan tepat waktu f. Follow up bahan baku ke pada staf pembelian g. Menerim semua keluhan dan komplain dari pelanggan dan menacarikan soulusi terbaiknya h. Membuat laporkan hasil kerja sesuai dengan SOP yang telah berikan i. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date j. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 13. Staff Logistics and Administration PPIC Tugas dan wewenang : a. Membuat surat jalan keluar b. Bertanggung jawab atas surat jalan yang keluar c. Memberikan surat jalan keluar kepada staf piutang d. Mengontrol sopir dan kenek disaat melakukan pengiriman barang ke pelanggan e. Berkoordinasi dengan kasir untuk menghitung jarak tempuh pengiriman barang f. Membantu Spv. PPIC dalam melaksanakan tugas di bagian PPIC g. Membuat laporan hasil kerja sesuai dengan SOP yang telah diberikan h. Aktif bekoordinasi dengan kepala produksi untuk mengontrol jalannya produksi, jadwal pengiriman barang dan memastikan jumlah barang sesuai dengan permintaan pelanggan i. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date j. Melaksanakan sistem dokumentasi yang baik dan rapi 14. Head of Production Tugas dan wewenang : a. Bekerja sama dengan kepala bagian PPIC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi b. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi dibawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi c. Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan d. Bertanggung jawab atas pengendalian bahanbaku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan. e. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan dibawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan f. Membuat laporan harian mengenai kegiatan di bagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku g. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala dan objektif h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan baik oleh Spv. PPIC BAB III PELAKSANAAN KERJA KULIAH A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah Pada pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan ini penulis ditempatkan di bagian Staff Account Receivable perusahaan. Adapun kegitan rutin dan tugas khusus penulis selama Kuliah Kerja Lapangan adalah membuat faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, memo retur, menghitung dan melaporkan PPN, dan melakukan tukar faktur serta penagihan piutang kepada pelanggan, rincian kegiatan penulis pada saat pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan adalah sebagai berikut : 1. Penulis menerima copyan SO (Sales Oreder) dan PO (Purchase Order) dari bagian pemasaran yang berisi nomer urut SO, nomer PO dari pelaggan, nama dan alamat pelanggan, kode barang, nama dan jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga barang per satuan, dan keterangan lainnya bila ada catatan khusus dari bagain pemasaran, untuk kemudian digandakan dan di arsipkan untuk file perusahaan sesuai dengan nama pelanggan, urut tanggal dan nomer SO dan juga untuk dijadikan sebagai lampiran surat jalan untuk dibuatkan faktur pajak, faktur penjulan dan kwitansi. 2. Penulis menerima surat jalan dari bagian Logistik yang berisi tentang data pengiriman barang kepada pelanggan, seperti nama dan alamat pelanggan, tanggal surat jalan, nomer surat jalan, nomer SO, nomer PO, kode barang, nama dan jenis barang, jumlah barang per PCS atau Kg, keterangan yang berisi jumlah per – Peaces atau Kg, dan bukti adanya otorisasi dari bagian dan pelanggan yang bersangkutan. 4. Dari Surat jalan kemudian penulis meyesuaikan data surat jalan dengan lampiran SO dan PO untuk penulis menghitung jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan sesuai dengan SO dan PO yang telah disepakati bersama oleh bagian pemasaran dan pelangga untuk dibuatkan berkas tagihan yang akan dibuat oleh penulis. 5. Memberikan penomoran untuk faktur pajak dan faktur penjulan yang harus berurutan dan disesuaikan dengan nomor surat jalan yang sudah diterima, dan untuk nomor seri faktur pajak harus sesuai dengan jatah penomoran faktur pajak yang telah diberikan oleh KPP (Kantor Pelayanan Pajak) kepada PKP (Pengusaha Kena Pajak). 6. Kemudian mebuat faktur pajak denagn menginput data ke program PT. Jaya Gunajati Box dengan memasukan nomor SO yang telah dibuat oleh bagain pemasaran, sehingga penulis hanya memastikan bahwa catatan keterangan fisik sesuai dengan data yang sudah terinput, untuk kemudian memasukan nomer seri faktur pajak. 7. Kemudian penulis mencetak faktur pajak, faktur penjualan dan kwitansi yang masing-masing 3 rangkap, menempelkan materai pada kwitansi sesuai dengan jumlah yang tertera pada kwitansi. Kwitansi dengan nominal Rp. 0 – Rp. 250.000,- tidak diberi materai, nominal diatas Rp. 250.000,- – Rp. 1000.000,- diberi materai Rp. 3000,- dan untuk nominal diatas Rp. 1000.000,- seterusnya diberi materai Rp. 6000,-. Tahapan berikutnya adalah pemberian stempel pada faktur pajak dan kwitansi setelah itu melakukan kroscek ulang atas dokumen yang bersangkutan lalu meminta tandatangan dari pimpinan. 8. Setelah ditandatangani oleh pimpinan penulis merapikan dokumen tersebut sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan oleh menejemen, yang dimana setiap lembaran dokumen yang ada dipisahkan menurut warna kertas dokumen untuk keperluan instansi dan bagian yang bersangkutan. Berikut uraian penjelasan atas masing-masing dokumen yang terkait : a. Dokumen untuk penukaran fakur kepada pelanggan 1) 1 lembar kwitansi warna putih (Asli) 2) 1 lembar faktur penjualan warna puith (Asli) 3) 1 lembar faktur pajak warna putih (Asli) 4) 1 surat jalan warna puith (Asli) 5) 1 lembar photocopy PO (Purchase Order) 6) Dibuatkan dokumen tanda terima penukaran faktur bila pelanggan yang berkaitan tidak mengeluarkan surat tanda terima. File tersebut dirapikan menjadi satu untuk melakukan penukaran faktur dengan pelanggan. b. Dokumen untuk arsip devisi Finance 1) 2 lembar kwitansi warna merah dan kuning 2) 2 lembar faktur penjualan warna merah dan kuning 3) 1 lembar faktur pajak warna kuning 4) I lemabar surat jalan warna kuning 5) 1 lembar faktur pajak warna merah untuk menghitung PPN 6) 1 lembar PO (Purchase Order) 7) 1 lembar SO (Sales Older) 8) 1 lembar tanda terima warna merah File tersebut kemudian digunakan untuk di input ke laporan piutang perusahaan oleh Adm. Finance dan kemudian disimpan menurut nama pelanggan dan tanggal jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung lainnya. 9. Membuat jadwal penukaran faktur dan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan yang dilakukan oleh Collector dan untuk yang berada diluar kota dikirim melalu JNE/TIKI. 10. Menerima hasil tagihan dari Collector berupa uang tunai, transfer, giro maupun cek. Setelah itu melampirkan bukti pembayaran dari pelanggan dengan file penagihan yang bersangkutan yang kemudian diserahkan kepada Supervisor finance atau pemegang kas besar untuk dilakukan kroscek dan pencatatan pengurangan piutang pelanggan. 11. Menghitung serta membuat laporan pajak PPN setiap bulan kemudian melaporkannya ke KPP. 12. Membuat nota retur atas barang yang dikembalikan kepada Suppliers karena tidak sesuai dengan pesanan. 13. Menanggapi semua keluhan dari pelanggan yang berhubungan dengan piutang usaha serta mencarikan solusinya. A. Prosedur Kerja Prosedur kerja bagian Account Recevibale yang ada pada PT. Jaya Gunajati Box sebagai berikut : 1. Jama kerja dimulai dari puku 08.00 – 17.00 WIB yang dilakukan dari hari Senin – Sabtu 2. Mengaktifkan peralatan kantor, mengecek e-mail masuk dan melakukan koordinasi dengan Supervisor Finance mengenai tentang pekerjaan yang terkait. 3. Mempersipakan dokumen-dokumen seperti faktur pajak, faktur penjualan, kwitansi, surat jalan, purchase order untuk melakukan penukaran faktur kepada pelanggan yang dilakukan oleh kolektor 4. Menerima tanda terima bukti penukaran faktur dan hasil penagihan dari kolektor 5. Penginputan data piutang dilakukan setiap hari yang meliputi nama pelanggan, naman barang, jumlah barang, no surat jalan, no seri faktur pajak, no faktur penjualan, no kwitansi, tanggal kirim, tanggal tukar faktur, tanggal jatuh tempo dan jumlah piutang. 6. penerimaan SO (Sales Order), PO (Purchases Order) dan Surat jalan dari bagian Marketing harus disertai paraf oleh penulis 7. Proses pembuatan faktur pajak, faktur penjualan dan kwitansi harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti SO, PO, Surat jalan asli dan pemberian nomor faktur pajak dan faktur penjualan harus berurutan 8. Memastikan kebenaran dan kelengkapan semua dokumen untuk penukaran faktur sebelum ditandatangani oleh pimpinan 9. Perhitungan pajak PPN harus sudah selesai sebelum tanggal 20 pada bulan berikutnya dan harus dilaporkan paling lambat akhir bulan berikutnya 10. Setiap bagian masing-masing bekerja sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan oleh menejemen perusahaan 11. Merawat fasilitas – fasilitas yang diberikan oleh perusahaan 12. Sebelum pulang setiap karywan wajib merapikan tempat kerja masing-masing 13. Menjaga kebersihan lingkungan sekitar dan nama baik perusahaan 14. Merawat fasilitas – fasilitas yang diberikan oleh perusahaan B. Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan atau kendala yang dihadapi dalam kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini, diataranya adalah : 1. Surat jalan pada pembuatan faktur dan kwitansi termasuk peranan penting untuk mengetahui berapa quantity yang akan ditagih, akan tetapi surat jalan yang dibuat oleh bagian logistik kerap kali mengalami perbedaan jumlah barang yang dikirim dengan yang dipesan oleh pelanggan, sehingga pembuatan faktur dan kwitansi tertunda dalam melakukan kontra bon atau penukaran faktur. 2. Harga jual sangat mempengaruhi jumlah tagihan yang akan dihitung oleh penulis. Akan tetapi, terkadang pengimputan harga jual yang dilakukan oleh bagian pejualan tidak sesuai dengan harga yang tercantum pada Puchases Order. Sehigga Sales Order harus direvisi terlebih dahulu hal inipun menyebabkan adanya revisi pada faktur dan kwitansi bila sudah terlanjur dibuat. 3. Pengiriman barang kepada pelanggan yang berada di luar kota yang menggunakan jasa eskpedisi dan transaksi penjualan yang melibatkan pihak ketiga (penjualan trading) selalu lambat tukar faktur 4 – 8 hari dari tanggal surat jalan itu dibuat, sehingga proses pembuatan dan penaggihanpun terlampau jauh. 4. Sistem pengarsipaan yang ada tersusun dengan baik akan tetapi kurang rapih dan tempat penyimpanan dokumen yang relatif kecil sehingga membuat ruang lingkup kerja menjadi terbatas dan sedikit mengalami kesulitan untuk menemukan file – file yang suatu saat dibutuhkan. C. Upaya Penyelesain Masalah yang Dihadapi Adapun upaya penyelesaian masalah yang dilakukan untuk menghadapi kendala tersebut adalah : 1. Dalam pembuatan surat jalan yang menjadi tanggung jawab dan wewenang dari bagian Logistic hendaknya untuk selalu mengecek kembali jumlah fisik barang dengan data yang ada untuk memastikan jumlah pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan, adapaun bila ada lebih dan kurangnya haruslah segera diinformasikan atau memberi catatan kepada bagian Account Rereceivable. 2. Apabila ada perubahan harga jual sekiranya bagian penjualan yang bersangkutan untuk segera meminta perseutujuan kembali dari pelanggan untuk memperbaharui Purchase Order dan mengganti Sales Order yang terkait dengan merubah harga jual pada program agar tidak ada perbedaan harga antara program dengan Sales order dan perusahaan dengan pelanggan. 3. Meminta jasa ekpedisi dan perusahaan pihak ketiga agar tukar faktur sesegera mungkin dilakukan setelah surat jalan sudah sampai di tempat tujuan, atau membuat faktur dan kwitansi terlebih dahulu dengan menggunakan surat jalan lebaran rangkapnya akan tetapi tidak dikirim dahulu ke pelanggan sebelum surat jalan asli yang berada di ekpedisi dan perusahaan pihak ketiga kembali ke bagian Accounting. 4. Memanfaatkan ruang yang ada dengan mengatur kembali tata letak dan ruang untuk peralatan dan perlengkapan kerja agar terlihat lebih luas dan nyaman, serta tentunya bersama – sama meningkatkan kembali kesadaran bagi semua karyawan akan kerapihan dalam pengarsipan dokumen agar memudahkan pencarian dokumen-dokumen yang lama apabila suatu saat dibutuhkan. BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Seperi yang telah kita ketahui bersama kegiatan Kuliah Kerja Lapangan bertujuan untuk memberikan mahasiswa pengalaman serta wawasan dalam dunia kerja yang sesungguhnya, sesuai dengan jurusan perkuliahan yang dipelajari. Berdasarkan pada seluruh kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yang telah dilakukan oleh penulis pada PT. Jaya Gunajati Box dan berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai beriku : Kuliah Kerja Lapangan yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yang didapatkan mahasiswa harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti. Dari pelaksanaan Kuiah Kerja Lapangan yang dilakukan pada PT. Jaya Gunajati Box sebagai Staff Account Receivable, sistem dan prosedur pembuatan faktur, pencatatan dan penagihan piutang usaha sudah sesuai degan standar yang berlaku di perusahaan. Dalam pembuatan faktur yang terpenting adalah kesesuaian data antara sales order, purchases order dan surat jalan, sedangkan dalam penukaran faktur, pencatatan dan penagihan piutang yang perlu diperhatikan adalah batas jatuh tempo piutang usaha. B. Saran Pada umumnya pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan merupakan penghubung antara dunia pendidikan dengan dunia kerja, mahasiswa dapat melihat dan mengetahui kesesuaian antara teori yang didapatkan di bangku kuliah dengan praktek di lapangan. Sebelum penulis menutup laporan ini, ijinkan penulis memberikan sidikit saran. Adapun beberapa saran yang dapat deberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : Terlepas dari sudah berjalannya sistem dan prosedur yang ada di perusahaan dengan baik, masih terdapat beberapa hal yang mungkin perlu ditambahkan untuk kemajuan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Perlu adanya data atau laporan tentang analisa umur piutang usaha yang bertujuan untuk mengetahui saldo piutang usaha yang belum jatuh tempo dan saldo piutang usaha yang sudah lewat jatuh tempo, manfaatnya adalah untuk memperkecil adanya resiko piutang usaha yang tidak dapat tertagih atau gagal bayar. 2. Diharapakan kedepannya perusahaan dapat selalu menerima mahasiswa yang mengajukan Kuliah Kerja Lapangan dengan tujuan untuk pengembangan perusahaan dan di sisi lain dapat membatu program pemerintah untuk meningkatkan pendidikan dan sumber daya manusia di Indonesia.
