HAND OUT KULIAH MANAJEMEN PROYEK JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS GUNADARMA I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Timbulnya Proyek: - Pembangunan (Pemerintah) - Permintaan Pasar - Penelitian dan Pengembangan - Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas) 1.2 Definisi Proyek: (a) Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987) (b) Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990) PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU. CONTOH: - MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU - MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU - KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional 1. Bersifat Dinamis 1. Bersifat Rutin 2. Berlangsung hanya dalam kurun 2. Berlangsung terus menerus waktu terbatas (siklusnya pendek) (jangka panjang) 3. Dalam kurun waktu tsb intensitas 3. Intensitas kegiatan relatif sama kegiatan berbeda-beda 4. Kegiatan harus diselelsaikan 4. Batasan tidak setajam proyek, sesuai dana dan waktu yang hanya diatur dalam anggaran ditentukan tahunan 5. Menyangkut bermacam-macam 5. Tidak terlalu banyak macam kegiatan (tenaga kerja terspesialikegiatannya sasi) 6. Diperlukan tanggung jawab 6. Penekanan pada jalur vertikal vertikal dan horizontal 7. Contoh: Pembangunan pabrik/ 7. Contoh: Pekerjaan administrasi rumah, penelitian dan pengembang- kantor, pabrik, denagn produk an produk. bersifat standar. 1.3 UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH: - Jumlah tenaga yang terlibat - Jumlah waktu yang diperlukan Jumlah biaya yang diperlukan Macam kegiatan Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek dengan pihak luar 1.4 MACAM PROYEK 1. Proyek Kapital 2. Proyek Pengembangan Produk Baru 3. Proyek Penelitian dan Pengembangan 4. Proyek Sistem Informasi 5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan 1.5 SIKLUS PROYEK: 1. Konseptualisasi: 2. Pendefinisian Proyek 3. Penyusunan dan Pengorganisasian 4. Pelaksanaan Proyek 5. Penyelesaian CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE 1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan jadual. 2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal. 3. Desain dan engineering: Analisis fungsi dan desain engineering, desain engineering terinci dan pengembangan produk. 4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan alat. 5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing 6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi komponen produk. 7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba sebelum diserahkan kepada pemesan. 1.6 PENGELOLAAN PROYEK: 1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan. 2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal. Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai: - Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek - Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek - Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek - Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek. 3. Memadukan perencanaan dan pengendalian MANAJEMEN PROYEK 1.7 SASARAN DAN KENDALA PROYEK: 1. Anggaran 2. Jadual 3. Mutu MANAJEMEN PROYEK 1.8 LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN PROYEK - Manajemen Klasik Pendekatan Sistem Pendekatan Kontingensi (Situasional) MANAJEMEN PROYEK (Mengelola kegiatan dinamis) 1.9 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK: Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal. II. PERENCANAAN PROYEK 2.1 FUNGSI PERENCANAAN Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya. Tujuan Perencanaan: - Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan - Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek - Dasar pengaturan alokasi sumberdaya - Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu - Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian Unsur-unsur Perencanaan: a. Jadual b. Prakiraan/peramalan c. Sasaran d. Kebijakan dan prosedur e. Anggaran Hirarki Perencanaan: Menentukan tujaun dan sasaran Merumuskan perencanaan strategi Menjabarkan perencanaan Operasional: - Paket kerja/SRK - Organisasi - Anggaran - Jadual - Tenaga kerja - Program mutu Kesimpulan: - Kegiatan apa yang akan dilakukan - Bagaimana kegiatan harus dikerjakan - Siapa yang akan melakukan pekerjaan - Kapan kegiatan dilakukan 2.2 JENIS PERENCANAAN PROYEK Berdasarkan lingkupnya: 1. Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan tujuan 2. Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan perencanaan strategi, terdiri atas: Perencanaan lingkup kerja Rancangan organisasi proyek Rencana jadual kegiatan Perkiraan biaya/anggaran Proyeksi kebutuhan tenaga kerja STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK) Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat: - Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja - Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya - Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya - Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya - Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya - Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan. Macam Struktur Lingkup Kerja: - Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun - Berdasarkan penjabaran lingkup kerja - Berdasarkan sistem atau produk - Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk Contoh pembuatan SRK: Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya 2 : Unit utama dan pendukung 3 : Diuraikan menjadi sub unit 4 : Bagian-bagian dari sub unit (dapat pula dibagi berdasarkan lokasi /area) ≤ 5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan s/d paket kerja PERENCANAAN PROYEK: 1. Perencanaan Sumberdaya 2. Perencanaan Biaya 3. Perencanaan Kegiatan Kerja 2.3 PERENCANAAN KEGIATAN KERJA Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek Jadual. Pendekatan/metoda Perencanaan Kegiatan Kerja: a. Bagan Balok (Bar Chart) b. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis) METODA BAGAN BALOK Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan. Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart Keuntungan menggunakan bagan balok: o Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. o Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan o Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan Kelemahan bagan balok o Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan proyek. o Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru. LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK 1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan) 2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan 3. Susun koordinat X dan Y: o Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan dilukiskan sebagai balok. o Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan) o Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok. 4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masingmasing kegiatan TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK: - - Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal: o Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau o Penandatanganan kontrak o Pembuatan pondasi o Penyerahan peralatan utama Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50) Contoh: Kegiatan A B C D E Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan Perencanaan Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan (hari) 10 10 5 10 A 5 B Kegiatan A B C D E 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari) Gambar Bagan Balok Pelaporan hari ke 11: Kegiatan A B C D E Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan Perencanaan Mulai Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan kegiatan (hari) Tepat waktu 10 Terlambat 1 hari 11 Terlambat 1 hari 5 Tepat waktu A Terlamabat 2 hari B Kegiatan A B C D e 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Keterangan: Garis pelaksanaan Garis rencana ANALISIS JARINGAN KERJA (NETWORK ANALYSIS) 20 22 waktu (hari) - Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapantahapan peristiwa yang harus dilalui. - Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari metoda bagan balok, karena dapat menjawab: Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh - Guna jaringan kerja: Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang paling ekonomis Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya - Sistematika penyusunan jaringan: 1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan 2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan 3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja 4. Menganalisis jadual yang ekonomis 5. Alokasi sumberdaya METODA JARINGAN KERJA (NETWORK) - - Berdasarkan waktu kegiatan * Metoda Critical Path Method (CPM) * Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT) Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan): * Activity On Arrow (AOA) PERT DAN CPM * Activity On Node (AON) PDM (Precedence Diagram Method) PEMBUATAN JARINGAN KERJA (NETWORK) 1. Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan - Lingkup kerja proyek - Sasaran proyek - Sumberdaya proyek - Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja adalah sbb: Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll) Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain. Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatankegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan kegiatannya: Tabel 1. Urutan Kegiatan Proyek PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK Nama kegaiatan Kegiatan yang manedahuluai a. Membuat spesifikasi dan kriteria b. Pabrikasi generator a c. Desain pondasi a d. Merekrut operator dan mekanik a e. Membeli material c f. Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat b g. Melatih operator dan mekanik b, d h. Membuat pondasi e i. Tranport dari pabrik ke lokasi proyek f j. Memasang dan start-up g,h,i SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah sumberdaya Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa (even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy) yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan. Dummy tidak mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan sumberdaya Asumsi-asumsi dalam Network: Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah: A 1 B 2 3 Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat dimulai, maka: 1 C 2 D F 4 E 3 5 Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka: 2 G 5 I 4 H J 3 6 Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai, tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai, maka: K M 2 5 L 3 4 7 N 6 Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb: P 1 1 1 1 Tetapi: 2 1 2 Q R 2 2 P Q R Atau 4 1 R 3 3 P Q 4 Aturan Dasar Jaringan: 1. Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu anak panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting 2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event 3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi 4. Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event 5. Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas pendahulunya harus sudah selesai. Contoh Network (berdasarkan Tabel 1) 3 f 6 b a 1 i d 2 g j 7 8 c h 4 e 2. Estimasi Waktu Penyelesian Proyek 5 9 - Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis Dua pendekatan estimasi: (a) Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan Pesimistik (b) PERT Te = (a + 4m + b)/ 6 Dimana: Te = Taksiran waktu V = variansi V = ((b-a )/ 6)2 untuk 0 dan 100% Atau V = ((b-a) / 3,2) 2 untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%) Contoh: Kode aktivitas A B C D E F G H I J K L Aktivitas pendahulu A A B C D B,G H E,F I Taksiran waktu penyelesaian (bln) Optimistik Umum Pesimistik Te (a) (m) (b) 1 2 3 2 2 3 4 3 3 4 5 4 2 4 6 4 2 3 10 4 1 3 5 3 1 4 7 4 1 3 11 4 4 4 4 4 1 3 11 4 5 7 15 8 1 1 1 1 3. Mengidentifikasi Jalur Kritis Lintasan Kritis = Max. V Contoh: Kode aktivitas Aktivitas pendahulu A B C D E F G H I J K L A A B C D B,G H E,F I Taksiran waktu penyelesaian (bln) Optimistik Umum Pesimistik Te (a) (m) (b) 1 2 3 2 2 3 4 3 3 4 5 4 2 4 6 4 2 3 10 4 1 3 5 3 1 4 7 4 1 3 11 4 4 4 4 4 1 3 11 4 5 7 15 8 1 1 1 1 Lintasan kritis: 1. A-D-H-J ; VADHJ = VA + VD + VH + VJ = 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77 = 21,49 2. A-E-K; VAEK = VA + VE+ VK = 0,39 + 6,25 + 9,77 = 16,41 3.B-F-K; VBFK = VB + VF + VK = 0,39 + 1,56 + 9,77 = 11,72 Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar V 0,39 0,39 0,39 1,56 6,25 1,56 3,52 9,77 9,77 9,77 - (b) menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang sudah ada waktu rata-rata (waktu baku) CPM 4. Menganalisis jadual penyelesaian proyek Notasi Yang Digunakan: TE = Saat tercepat terjadinya event TL = Saat paling lambat terjadinya event ES = Saat tercepat dimulainya aktivitas EF = Saat tercepat selesainya aktivitas LS = Saat paling lambat dimulainya aktivitas LF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas t = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu) S = Total slack/total float SF = Free slack/free float Asumsi Yang Berlaku 1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event 2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol 3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event ini. Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian: a b c a = Ruang untuk nomor event b = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil perhitungan maju c = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil perhitungan mundur Cara Perhitungan (1) Perhitungan Maju - Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol, sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap proyek lain. - Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka: ES (i,j) = TE (j) = 0 EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j) = TE (i) + t (i,j) a b - a c b c Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event EF (i1,J) EF (i1,J) a b c EF (i1,J) Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut. TE = max [EF(i1,j), EF(i2,j),....., EF (in,j)] (2) Perhitungan Mundur - Pada terminal event berlaku TL = TE - Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan waktu aktivitas tersebut LS (i,j) = LF - t LF (i,j) = TL, dimana TL = TE Maka LS (i,j) = TL (i) - t (i,j) a b - a (i,j) c b c Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event EF (i1,J) a b c EF (i1,J) EF (i1,J) Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang bermula dari event tersebut. TL(i) = min [(LS (i,j1) , LS (i,j2), ......, LS (i,jn)] III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK 3.1 FUNGSI ORGANISASI PROYEK a. Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama b. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan c. Merupakan pusat pembagian pekerjaan d. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab 3.2 Struktur Organisasi Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan: a. Strategi b. Teknologi c. Lingkungan tempat beroperasi d. Karakteristik anggota Jenis Struktur Organisasi: 1. Organisasi proyek fungsional (OPF) 2. Organisasi proyek koordinator (OPK) 3. Organisasi proyek murni (OPMi) 4. Organisasi proyek matriks (OPM) STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Jenis Struktur OPF Definisi Pimpinan Kelebihan Kelemahan Contoh Organisasi dimana lingkup kegiatan diserahkan pada kegiatan fungsional Manajer lini Dikerjakan oleh ahlinya Tidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggal OPK Varian dari OPF tapi lebih maju karena lebih terkoordinir Koordinator proyek Pekerjaan proyek lebih terkoordinir Kepemimpinan tidak efektif Organisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek s.d.a OPMi OPM Organisiai dimana proyek terpisah dan sejajar dengan divisi pada perusahaan Merupakan gabungan daro OPMi dan OPF Pimpinan Proyek Lebih egektif karena memiliki otoritas yang tinggi Mahal dan tidak efisien Proyek dengan efektivitas tinggi Tanggung jawab proyek ada pada Pimpro, tapi keputusan tentang pekerjaan dan personil ada pada bagian fungsional. Dengan tanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek terjaga, spesialisasi tetap terjaga, dan lebih efisien Struktur organisasi kompleks, banyak organisasi peserta dan pendukung, arus kegiatan multi arah Proyek dengan efisiensi tinggi 3.3 MENYUSUN TIM PROYEK Tim Proyek: - Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek. - Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di kantor pusat proyek. Tim Inti Proyek: Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek. Fungsi Tim Inti: - Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan. - Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi. - Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual, dan mutu. Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti: * Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek * Kompleksitas kegiatan proyek * Macam kontrak * Keinginan tim pemilik * Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat * Adanya kepentingan khusus dari perusahaan Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976): Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut oleh tim inti Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain. Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbanganpertimbangan organisasi. Contoh: Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari: 1. Pimpinan/manajer proyek 2. Ahli perencanaan dan pengendalian 3. Manajer teknik 4. Manajer lapangan 5. Manajer konstruksi 6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak 7. Ahli keuangan dan akuntansi 8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa 9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu. Personalia Tim Inti Kualifikasi Manajer Proyek: - Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan - Generalis dan spesialis - Bergairah menghadapi tantangan - Menguasai aspek ”hubungan antar manusia” - Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power. III. PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK TUJUAN: Mempercepat waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos sekecil mungkin. Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan terkecil) Cc – Cn Kemiringan: Dn – Dc Dimana: Cc = Biaya dipercepat Cn = Biaya normal Dc = Ongkos dipercepat Dn = Ongkos normal CONTOH KASUS 2 8 10 8 8 2 5 18 1 0 0 SF=5 SF=0 3 4 4 10 SF=1 3 4 10 5 15 18 Aktivitas (i,j) (1,2) (1,3) (2,4) (2,5) (3,4) (4,5) Normal Durasi 8 4 2 10 5 3 Ongkos 100 150 50 100 100 80 Dipercepat Durasi Ongkos 6 200 2 350 1 90 5 400 1 200 1 100 Dengan rumus kemiringan: Cc – Cn Dn – Dc Aktivitas (1,2) (1,3) (2,4) (2,5) (3,4) (4,5) Kemiringan 50 100 40 60 25 10 Compressing Tahap 1: - Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2) Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit = CL) Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL) = min (1,2) = 1 Sehingga penjadualan baru sbb: 2 7 10 7 7 2 5 17 1 0 0 17 SF=5 SF=0 3 4 4 SF=0 9 14 3 4 - 9 5 Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17 Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630 Compressing Tahap 2: - Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2) Jumlah penekanan maksimum: 7-6 = 1 satuan waktu (Crash Limit = CL) Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL) = min (5,1) = 1 Sehingga penjadualan baru sbb: 2 6 10 6 6 2 5 16 1 0 0 16 SF=4 SF=0 3 4 4 SF=0 9 13 3 4 - 8 5 Durasi proyek keseluruhan yang baru = 16 Ongkos baru = 580 + (17-16) 50 = 680 Compressing Tahap 3: - Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) Jumlah penekanan maksimum: 10-5 = 5 satuan waktu (Crash Limit = CL) Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL) = min (4,5) = 4 Sehingga penjadualan baru sbb: 2 6 6 6 6 2 5 SF=1 12 1 0 0 12 SF=0 SF=0 3 4 4 SF=0 9 9 3 4 - 4 5 Durasi proyek keseluruhan yang baru = 12 Ongkos baru = 680 + (16-12) 60 = 920 Compressing Tahap 4: - - - Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5) Crash Limit (CL) = min [(2,5), (4,5)] = min [(6-5), (3-1)] =1 SF limit = min [(2,5), (4,5)] = min (0,0) Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL) = min (0,1) = 1 Sehingga penjadualan baru sbb: 2 6 5 6 6 2 5 SF=1 11 1 0 0 11 SF=0 SF=0 3 4 4 SF=0 9 9 3 4 - 4 5 Durasi proyek keseluruhan yang baru = 11 Ongkos baru = 920 + (12-11) (60+10) = 990 Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi. IV PENGENDALIAN PROYEK PENGENDALIAN PROYEK adalah proses memantau, mengkaji dan mengadakan koreksi dan membimbing agar kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang telah ditentukan. PROSES PENGENDALIAN PROYEK: 1. Menentukan sasaran yang diinginkan 2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran 3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan 4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan 5. Mengadakan tindakan perbaikan METODA PENGENDALIAN PROYEK: 1. Identifikasi varian 2. Grafik ”S” 3. Konsep nilai hasil 4. Analisis kecenderungan dan perkiraan 5. Milestone 6. Rekayasa Nilai PENGENDALIAN MUTU PROYEK: 1. Pengecekan dan Pengkajian; - Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan - Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah dipenuhi 2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan; - Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan pemeriksaan akhir 3. Pengujian dan Pengambilan contoh; - Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan. Contoh: Test destruktif / non destruktif dari obyek. SOAL QUIZ MK. MANAJEMEN PROYEK 1. Jelaskan secara singkat definisi, tujuan, dan manfaat pengelolaan Proyek. 2. Jelaskan 3 hal yang perlu direncanakan dalam suatu proyek 3. Dari suatu proyek diperoleh data-data sebagai berikut: Aktivitas Aktivitas Pendahulu Durasi (mgg) A 1 B 2 C 3 D A 4 E A 5 F B 6 G C 5 H B,F 4 I E,F 3 J C,G 2 K H 1 Tugas: Buat network untuk data di atas dan tentukan lintasan kritisnya. UNIVERSITAS GUNADARMA SK No.92/Dikti/Kep/1996 Fakultas Ilmu Komputer, Teknologi Industri, Ekonomi, Teknik Sipil & Perencanaan, Psikologi, Sastra Soal Ujian Tengah Semester Mata Kuliah Fakultas Jenjang/Jurusan Tingkat/Kelas Semester : : : : : Manajemen Proyek Teknologi Industri Teknik Industri IV/4 ID 14 PTA 2004-2005 Tanggal : Waktu : 90 menit Dosen : Ir.Rakhma Oktavina, M.T. Sifat : Buka Buku Jumlah : 3 Soal Diperbolehkan Menggunakan Kalkulator 1. Instansi atau badan usaha yang non-project oriented yang beroperasi dengan struktur fungsional, suatu ketika mempunyai proyek. Implementasi fisik proyek diserahkan kepada kontarktor sedangkan instansi tersebut sebagai pemilik membentuk tim proyek untuk mementau dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Berdasarkan ilustrasi terdahulu, lakukan analisis untuk menentukan struktur organisasi yang tepat bagi proyek tersebut. 2. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas sebagai berikut: Kode Aktivitas Taksiran waktu Penyelesaian (bulan) Aktivitas Pendahulu Optimistik Umum Pesimistik A 3 3 3 B 1 2 3 C 1 1 1 D A 2 4 6 E B 2 4 12 F C 1 2 3 G C 3 4 11 H D 1 5 9 I E,F 2 5 8 J G 4 5 12 a. Buatlah diagram network dan perhitungan waktu untuk data di atas. b. Tentukan jalur kritis nya. c. Berapa peluang proyek tersebut dap[at selesai paling lambat 15 bulan? 3. Suatu Proyek mempunyai data-data aktivitas sbb: Kode Aktivitas Waktu Kebutuhan Biaya (jt) Aktivitas Pendahulu Penyelesaian Sumber daya (bln) A 5 1 10 B 2 2 8 C 2 3 6 D A 2 1 8 E A 3 2 6 F B 3 3 9 G C 4 1 8 H D 1 2 6 I E,F 4 2 8 j G 2 3 5 a. Buat diagram network dan perhitungan waktu selengkapnya. b. Buat Peta Jadua Dasar c. Buat alokasi tenaga kerja dan biaya berdaasrkan waktu tercepat dan terlambat.
