MANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK
Laksono Trisnantoro,
Fak. Kedokteran Universitas Gadjah Mada
Diskusi:
Apa definisi Proyek menurut anda?
Apakah mempunyai konotasi positif
ataukah negatif?
„ Apakah anda pernah mengikuti kursus
atau mengikuti mata kuliah
manajemen proyek?
„ Apakah penelitian dan konsultasi
merupakan sebuah proyek?
„
Tujuan Kegiatan:
„
„
„
„
„
Memahami definisi manajemen proyek .
Memahami prinsipprinsip-prinsip manajemen proyek
Mengetahui manfaat menggunakan manajemen
proyek
Memahami software pendukung dalam
melaksanakan
l k
k manajemen
j
proyek
k
Memahami dan menggunakan Microsoft Project
Modul 1:
Pengantar Manajemen
Proyek
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk:
„ Memahami konsep manajemen proyek
„ Memahami Proses Manajemen Proyek
„ Memahami Indikator Keberhasilan Proyek
Bacaan:
„ Cleland D. 1994. Project management. Part 1. Introduction
DEFINISI PROYEK
..…any undertaking that has
definite, final objectives
representing specific
values to be used in the
satisfaction of some need
or desire
menurut Cleland D. 1994.
Project Management. Part 1. Introduction
APAKAH PROYEK ITU ?
Suatu proyek adalah kegiatan sementara
yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan
dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang
sasarannya telah digariskan dengan jelas.
Proyek mempunyai suatu permulaan dan akhiran
yang
y
g melibatkan manusia untuk mencapai
p suatu
tujuan yang spesifik dengan menggunakan
parameter jadual, biaya dan kualitas.
DEFINISI
MANAJEMEN PROYEK
--------------- the
h art off directing
di
i and
d
coordinating human and managerial
resources throughout the life of a
project by using modern management
techniques
q
to achieve predetermined
p
objectives of scope, cost, time, quality
and participant satisfaction.
APAKAH
MANAJEMEN PROYEK ITU ?
Manajemen proyek adalah
suatu rangkaian proses, sistem
dan teknik suatu perencanaan
yang efektif dan pengawasan
sumber yang diperlukan untuk
keberhasilan penyelesaian
suatu proyek.
Manajemen proyek adalah
merencanakan, mengorganisir, memimpin
dan mengendalikan sumber daya untuk
mencapai sasaran jangka pendek yang
telah ditentukan.
Manajemen proyek menggunakan
pendekatan sistem dan hirarki (arus
kegiatan) vertikal maupun horizontal
Fase-fase dalam sebuah Proyek
Sumber
daya dari
Proyek
Tingkat kelanggengan
(level of sustainability)
perencanaan
Konseptualisasi
terminasi
Proyek dalam tahap konsepsualisasi
„ Proyek dalam tahap perencanaan
„ Proyek dalam tahap pelaksanaan
„ Proyek dalam tahap terminasi
„
Diskusi:
„Di
dalam
d l
fase
f
mana
proyek--proyek anda
proyek
saat ini?
Manajemen Proyek meliputi 2
tujuan :
Meningkatkan kemampuan teknis:
„ Meningkatan kemampuan
manajerial: semakin baik
kemampuan manajerial seseorang
akan semakin baik pula proyek
tersebut.
„
Keuntungan tambahan
menggunakan Manajemen Proyek
Hubungannya
ubu ga ya dengan
de ga manajemen
a aje e
„ Menyediakan definisi proyek dengan kinerja
yang akan dihasilkannya.
„ Menjaga manajemen dan pengguna kegiatan
tetap mendapatkan informasi tentang
kemajuan.
„ Mendorong keterlibatan “ pengguna
pengguna” karena
mereka tahu apa yang sedang terjadi.
„ Menyediakan bank data yang historikal
„ Membangun kualitas dan pengendalian.
Hubungannya dengan proyek
„
„
„
„
Menjadual dokumen dan membuat penelitian
yang seksama
Memaksa Manajer Proyek untuk melakukan
perencanaan dan mengevaluasinya bersama
bersama-sama dengan tim dan costumer
Menjaga kedisiplinan yang membantu
menghindari luputnya tugas - tugas penting
d
dan
mempertimbangkan
ti b
k keseimbangan
k
i b
antara
t
dana, sumber, waktu atau kualitas
Menyelesaikan masalah – masalah potensial
tepat pada waktunya untuk melakukan perubahan
Hubungannya dengan manusia
Mempermudah pergantian Manajer
Proyek baru dalam suatu proyek
„ Memfokuskan pada resolusi
masalah. Merealisasikan tugas dari
pekerjaan – pekerjaan termasuk
kemampuan dan waktu yang ada.
„
PERBEDAAN KEGIATAN
PROYEK DAN OPERASIONAL
Kegiatan Proyek
1. Bercorak dinamis, non
rutin
2. Siklus proyek relatif
pendek
3. Intensitas kegiatan di
dalam periode siklus
proyek berubah-ubah
(naik dan turun)
Kegiatan Operasional
1. Berulang-ulang, rutin
2. Berlangsung dalam
jangka panjang
3. Intensitas kegiatan relatif
sama
PERBEDAAN KEGIATAN
PROYEK DAN OPERASIONAL
Kegiatan Proyek
Kegiatan Operasional
4. Kegiatan harus
4. Batasan anggaran dan
diselesaikan berdasarkan
jadwal tidak setajam
anggaran dan jadwal
dalam proyek
yang telah ditentukan
5. Macam kegiatan tidak
5. Terdiri dari bermacamterlalu banyak
macam kegiatan yang
6. Macam dan volume
memerlukan berbagai
keperluan sumber daya
disiplin ilmu
relatif konstan.
6. Keperluan sumber daya
berubah, baik macam
maupun volumenya.
SIAPA MANAJER PROYEK ?
Mereka adalah orang
g yyang:
g
• Mengorganisir orang-orang dan sumber daya
untuk mendukung tercapainya tujuan, sasaran dan
strategi proyek;
• Merencanakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk tercapainya
p y tujuan,
j
, sasaran dan strategi
g
proyek;
• Mengidentifikasi dan menggunakan informasi yang
relevan untuk mengelola proyek;
SIAPA MANAJER PROYEK ?
Mereka adalah orang yang:
• Mempunyai kepemimpinan untuk anggotaanggota proyek;
• Melakukan evaluasi periodik terhadap hasil
proyek dan mengarhkan kembali sumber daya
agar proyek dapat berjalan seperti yang
diharapkan;
• Menggunakan teknik dan peralatan modern
untuk mendukung proses manajemen proyek;
SIAPA MANAJER PROYEK ?
Mereka adalah orang yang:
• Memelihara semangat kerja & kultur organisasi
yang baik;
• Menjaga agar para pengguna proyek gembira dan
mendapat informasi perkembangan proyek;
• Menjaga agar para pejabat senior atau pengelola
organisasi yang mempunyai proyek mendapat
informasi kemajuan proyek. Diharapkan mereka
memahami bagaimana proyek dapat masuk pada
perkembangan organisasinya.
Diskusi:
„ Apakah
anda sepakat bahwa kegiatan yang
menjadi tanggung
tanggung--jawab anda adalah sebuah
proyek?
„ Apakah anda sepakat bahwa PI adalah
Project Leader yang bertugas sebagai
manajer proyek?
Penyusunan Proyek secara konsepsual
Tujuan Instruksional Khusus
„
„
„
Mendeskripsikan pentingnya definisi
proyek untuk proses perencanaan
Mendiskusikan bagaimana menentukan
pengertian umum tentang definisi proyek
Menjelaskan apa yang yang harus
dimasukkan dalam dokumentasi definisi
proyek
Apa Definisi proyek yang
benar??
„
„
„
„
„
„
Seperti
Sepe
t ya
yang
g diusulkan
d usu a oleh
o e penyandang
pe ya da g
dana proyek
Seperti yang tercantum di dalam
permintaan proyek
Seperti yang telah didesain
Seperti yang telah diproduksi
Seperti yang telah diterapkan di pengguna
Seperti apa yang diinginkan oleh
pengguna
Latihan:
„ Siapa
pihak terkait dan
pengguna proyek kita? Apa
pandangan mereka?
Buatlah sebuah deskripsi singkat
tentang proyek anda, termasuk :
„
„
„
„
„
Nama
N
p
proyek
oye yyang
g anda
d p
pimpin.
p .
Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama
dari proyek
Kriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai.
Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain
menilai keberhasilan)
Ketrampilan
p
yyang
g anda butuhkan. Mengapa
g p anda
membutuhkannya, dan siapa saja anggota yang
bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.
MANAJEMEN PROYEK
Lembar Kerja
Nama Proyek:
„
Siapa pihak terkait dan
pengguna proyek kita? Apa
pandangan mereka?
Sasaran dan tujuan yang menggambarkan
hasil utama dari proyek
Kriteria dalam konteks jadual,
kapan akan selesai.
Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain
menilai keberhasilan)
Ketrampilan SDM yang anda butuhkan. Mengapa
anda membutuhkannya, dan siapa saja anggota
yang bertanggungjawab untuk menangani setiap
kegiatan.
Planning and Budgeting
„
Sajikan pula Perencanaan Kegiatan
secara garis besar dan anggarannya
„Sekian
S ki
ddan T
Terimakasih
i k ih