Prosedur sistem yang berjalan dan analisis PIECES
advertisement
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI PT. TIGA SERANGKAI PUSTAKA MANDIRI SURAKARTA Analisis PIECES Oleh : REZA ARDI PRANATA 160101025 UNIVERSITAS DUTA BANGSA SURAKARTA 2018 Mulai PROSEDUR SISTEM : Data Karyawan Lap. Data Karyawan Pengecekan Kehadiran Data Absensi Gaji Pokok Tunjangan Potongan Lap. Gaji Karyawan Lap. Gaji Karyawan Slip Gaji Selesai Narasi Prosedur Sistem Penggajian di PT. Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta yang berjalan : 1. Pertama terdapat dokumen data karyawan lalu karyawan melakukan absensi setiap masuk jam kerja. Absensi dilakukan dengan scan sidik jari. 2. Setelah melakukan absensi data karyawan tersebut akan di periksa atau di cek untuk penghitungan kehadiran jam kerja. 3. Penghitungan jam kerja akan menjadi data absensi untuk proses penghitungan gaji. 4. Gaji pokok diinputkan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. 5. Kemudian tunjangan atau gaji irregular akan di proses juga secara manual. 6. Setelah penghitungan gaji pokok dan irregular maka akan dilakukan penghitungan potongan gaji atau pajak dan pinjaman untuk proses laporan gaji karyawan. 7. Laporan gaji karyawan akan menghasilkan keluaran slip gaji untuk setiap karyawan yang melalui proses prosedur penggajian ini. KERANGKA ANALISIS PIECES TABEL ANALISIS Analisis Penyebab dan Pengaruh Masalah Penyebab dan Pengaruh Solusi Perbaikan Sistem Tujuan Sistem Batasan Sistem Pada sistem lama : Data gaji disimpan di format spreadsheet. Pada sistem lama : pengolahan data gaji yang masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel dapat dimungkinkan terjadi duplikasi data. Serta respon terhadap permintaan informasi penggajian kurang efektif, karena arsip informasi yang tersimpan terlalu banyak Pada sistem baru : Data penggajian disimpan di database. Sebab : Produksi dan waktu respon Performance Akibat : Waktu respon membutuhkan waktu lama Sebab : Output, input, penyimpanan Data Pada sistem baru : Pengolahan penggajian dengan menggunakan sistem informasi yang dirancang. Respon akan diolah terhadap sistem yang telah terintegrasi dengan database. Pada sistem lama : Menghasilkan keluaran slip gaji. Input data manual. Penyimpanan dalam format spreadsheet. Information Akibat : Ketidak akuratan informasi Pada sistem baru : Segala data karyawan telah tersimpan dalam database sistem perancangan penggajian karyawan Pada sistem lama : Mengolah data karyawan dengan menginputkan data dengan menggunakan Microsoft Excel. Apabila informasi yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan disebabkan oleh redudansi data sehingga data yang mulai dari jabatan, absensi, penggajian dan lain-lain, menghasilkan slip gaji. Pada sistem lama : Untuk menghasilkan laporan dalam bentuk output laporan. Sebab : Biaya Economy Akibat : Pengeluaran yang dibutuhkan semakin banyak Pada sistem baru : Laporan disimpan di dalam database berupa laporan informasi karyawan, penggajian dan absensi. ada tidak valid untuk proses penggajian yang akan dilakukan. Keluaran yang dihasilkan akan disimpan tetapi belum terintegrasi antar kriteria penggajian. Pada sistem baru : Pengolahan data sudah terintegrasi antar kriteria. Proses pengolahan sudah terdapat relasi antar entitas sehingga apabila terdapat duplikasi akan terindentifikasi. Serta penyimpanan data akan disimpan didalam database. Keluaran yang dihasilkan adalah laporan gaji karyawan berupa data-data gaji yang diterima beserta pinjaman dari setiap karyawan. Pada sistem lama : Dalam setiap laporan dibutuhkan beberapa kertas dalam pencetakan arsip-arsip yang telah di buat maka membutuhkan biaya yang dikeluarkan Pada sistem baru : Mengurangi biaya percetakan walaupun masih dibutuhkan pencetakan informasi sebagai keluaran rancangan sistem informasi tersebut. Pada sistem lama : Data yang banyak akan tertumpuk sehingga pengendalian akan sulit. Sebab : Kontrol berlebihan Control Pada sistem baru : Setiap bagian dalam penggajian akan direlasikan sehingga data akan mudah untuk diolah. Akibat : Pengendalian yang membutuhkan proses yang cukup banyak Pada sistem lama : Pengendalian dalam penggajian di bagian berkas seperti pengolahan gaji pokok, tunjangan, BPJS dan lembur sulit, karena dokumen yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel terpisah yang nanti akan tersimpan dalam berkas yang berbeda sehingga tidak efektif dalam proses penghitungan gaji karyawan. Pada sistem baru : Berkas-berkasi yang terdapat dalam bagian penggajian akan di integrasikan sehingga memiliki hubungan setiap kriterianya baik dalam gaji regular, irregular dan potongan gaji. Pada sistem lama : Menyimpan arsiparsip dalam dokumen data karyawan Sebab : Orang, mesin atau komputer Eficiency Akibat : Sistem tidak berjalan dengan maksimal Pada sistem baru : Penyimpanan data karyawan didalam database Pada sistem lama : Sistem yang ada saat ini belum terdapat ruang penyimpanan atau database dalam mengoptimalkan fasilitas yang ada dan belum digunakan secara optimal. Pada sistem baru : Sistem saat ini sudah menggunakan teknologi komputer Pada sistem lama : Pengolahan data sudah terkomputerisasi tetapi belum mengoptimalkan keakuratan data. Services Sebab : Sistem canggung untuk digunakan Akibat : Belum ada relasi antar bagian Pada sistem baru : Pengolahan data menggunakan sistem informasi sehingga memiliki relasi antar bagian data yang diolah. dalam setiap pengolahan datanya tetapi dalam penyimpanan masih menggunakan proses manual dan tanpa terintegrasi terhadap bagian yang lainnya. Maka dari itu dirancang sistem informasi penggajian untuk mengoptimalkan pengolahan gaji secara efektif dan efisien. Pada sistem lama : Karyawan harus absensi setiap jam kerja, absen sudah melakukan sidik jari. Absensi digunakan untuk pendataan karyawan. Akan tetapi pengolahan masih menggunakan Microsoft Excel. Pada sistem baru : Setiap data absensi, data karyawan, data penggajian meliputi gaji pokok, tunjangan, BPJS, potongan akan diolah dengan menggunakan sistem informasi yang dirancang ini.
