PURCHASING Definition Tujuan dari bagian ini adalah untuk memperluas definisi yang tradisional dari purchasing untuk memasukkan variasi dari aktivitas yang harusnya mengubah menjadi purchasing yang lebih efektif. Purchasing Istilah ini secara teknis memiliki 3 komponen dari proses pembeliannya: a. Negosiasi dengan harga b. Aspek fisik pembelian c. Penerimaan pembayaran produk Dalam hospitality industry, istilah ini memiliki maksud seperti setiap langkah dalam proses yang dimana baik dalam barang dan pelayanan yang di “beli” dan di bawa ke dalam makanan dan minuman operation. Dalam perluasan definisi ini, sebenarnya purchasing memiliki makna dengan istilah managemen procurement. Dan untuk semua tujuan praktikal, purchasing means procurements. Buying / Ordering Dalam istilah ini juga merujuk kepada langkah dalam proses pembelian. Membeli itu merujuk khususnya kepada menukar uang (atau komoditas lainnya) utnuk sebuah produk atau pelayanan. Ketika penukaran tersebut tidak menggunakan uang tetapi menggunakan sesuatu hal, proses ini sebut dengan menukar atau barter. Teknik dari menukar ini menjadi biasa dalam lapangan hospitality. Contohnya, sebuah restoran akan ‘menukar’ makanan seharga $500 untuk atau sebagai bayaran pemasaran atau promosi dalam suatu koran komunitas. Pemesanan lebih merujuk kepada komunikasi yang mengambil tempat antara pembeli dan penjual dalam waktu persetujuan untuk menukar uang (atau komoditas lain) untuk barang dan pelayanan yang di buat atau di berikan. Selection Istilah ini secara teknis berarti untuk memilih antara alternative. Procurement Merujuk ke seluruh system yang memutuskan sesuatu dan implementasi dari rencana yang bersangkutan. Meminta kembali produk atau servis oleh pengguna Departemen dalam operasi makanan dan minuman Menilai kebutuhan kuantitas Mengatur untuk pengiriman Memilih pemasok atau suppliers Menegosiasikan harga Membuat keputusan pembelian Mengatur untuk pembayaran Melakukan ekspedisi Menerima Memelihara catatan yang diperlukan Menjaga hubungan vendor yang tepat. Mengeluarkan kelebihan peralatan dan barang lainnya Inspeksi Penyimpanan Control penyimpanan Meneliti dan mempelajari apa yang di butuhkan dalam operasi makanan dan minuman Mendapatkan informasi yang dimana sebagai pembuat keputusan pembelian. The Purchasing / Procurement Process Pembahasan diatas sudah memperluas dari tugas yang termasuk dalam ‘purchasing’ yang termasuk dari kewajiban dan tanggung jawab yang dilakukan sebelum dan sesudah waktu peng-order-an yang bertempatan dengan supplier. Dalam tujuan kita, ‘purchasing’ itu lebih dari membuat suatu orderan. Tiap tugasnya meliputi peluasan definisi dari purchasing/procurement yang akan di bahas secara detail nanti. Manager dalam bidang makanan dan minuman harus mempertimbangkan pekerjaan dari purchasing termasuk semua macam komponen yang ada dalam system purchasing/procurement. The industrial purchaser—(orang yang membeli produk yang di konversikan menjadi produk yang sudah selesai seperti daging yang mentah yang berubah menjadi casserole) memiliki permasalahan yang special dan tanggung jawab yang melebihi dari tugas fisik dari berinteraksi dengan suppliers. Contohnya dia harus membantu memilih produk apa yang harus di beli. Pemasok atau supplier harus dipilih; penyimpanan dan arus uang itu harus sama; pengiriman barang dari supplier harus sesuai dengan kebutuhan di dalam rumah (sesuai dengan kapan barang tersebut akan habis / tidak terlambat datang) Beberapa tambahan latar belakang yang dianggap dapat membantu hospitality manager untuk lebih memahami proses yang termasuk dalam purchasing/procurement: Terlepas dari operasi yang besar ataupun kecil, tugas yang digaribawahin diatas harus di selesaikan oleh member staf. Fasilitas yang lebih besar mungkin memiliki pembeli yang di spesialkan; operasi yang lebih kecil mungkin akan menggabungkan tugas dari manager atau official lain. Tugas utama akan di libatkan dalam pembelian yang harus di selesaikan setelah produk dan servis itu sudah di beli. Tugas pembelian itu sudah berjalan. Berdasarkan dari pengalaman dengan system itu sendiri dan dengan supplier, produk, dan pelayanan dari operasi makanan dan minuman dapat berkembang seiring jalannya waktu menjadi system yang sangat efektif untuk membantu mengontrol pengeluaran dan untuk memastikan kualitas yang di butuhkan itu bertemu dari awal proses managemen ( yang dimana dianggap sebagai aspek siklus dalam purchasing, termasuk menerima dan penyimpanan, issuing, produksi dan pelayanan dan tambahan pembelian ). Objectives of Effective Purchasing System pembelian itu harus di desain untuk mendapatkan tujuan yang sudah di tetapkan. Itu sangat penting, pemikiran yang serius akan di berikan kepada apa yang akan di raih atau capai seperti system pembelian yang sudah di desain. The Primary Procurement Objective Tujuan dari system pembelian itu harus termasuk, setidaknya “memastikan kalua itu merupakan barang atau produk yang tepat, kualitas yang tepat dan di terima di waktu yang pas. Itu harus di dapatkan dengan harga yang pas dari supplier yang benar”. Selagi tujuan ini dengan gampangnya di tetapkan, itu tidak mudah untuk di capai. Butuh banyak waktu dan tenaga untuk mendesain system pembelian yang akan melakukan hal-hal tersebut. Delivery Schedule Goals Produk harus di terima di waktu yang pas. Specific Objectives Quality Goals Tujuan lain dari tugas pembelian dapat di garisbawahi. Mereka menjadi penting selagi proses pembelian tersebut tersentralisasikan dengan operasi hospitality nya. Tujuan yang mungkin menjadi penting dalam operasi yang termasuk operasi individual Mempersiapkan informasi untuk departemen pengguna. Waktu harus di perbolehkan untuk mencari tau produk dan pelayanan yang akan bertemu dengan keperluan terbaik dari operasi tersebut. Penelitian, pembelajaran dan aspek rekomendasi pembelian ini sangatlah penting dalam operasi makanan dan minuman. Menawarkan saran khusus dan bantuan untuk managemen. Staff purchasing (termasuk personel di fasilitas yang kecil yang dimana melakukan kegiatan pembelian sebagai salah satu tugasnya) mempelajari banyak hal yang dimana akan membantu barisan manager selagi mereka membuat keputusan. Contohnya pembeli akan di beri peringatan atau pemberitahuan mengenai tren di harga seafood, peralatan baru, dan perkembangan dari barang dan produk yang sudah ada. Personel pembelian lalu akan menyediakan banyak informasi kepada managemen yang bisa menjadi bantuan yang berharga dalam pembuatan keputusan. Operasi makanan dan minuman harus memiliki kualitas yang tepat dari barang dan pelayanan yang sudah di beli. Ini tidak selalu kualitas yang paling tinggi yang ada. Tidak mungkin untuk mempertimbangkan aspek kualitas dari sebuah produk tanpa mempertimbangkan harganya dalam waktu yang sama. Hubungan antara dua hal tersebut itu merujuk pada ‘nilai’. Quantity Goals Produk harus di beli dalam jumlah yang benar. Kalau kuantitas barang yang di beli tidak sesuai, stockouts (kehabisan barang dengan adanya kemungkinan peningkatan pengunjung tidak puas) akan terjadi. Ketika pembelian suatu produk itu berlebihan, penyimpanan barang dan arus uang akan bermasalah. Price Goals Harga yang pas untuk kualitas barang yang sudah di tentukan sebelumnya untuk di beli harus di nilai; itu kadang bisa untuk di negosiasikan. Pembeli makan dan minuman memiliki tanggung jawab untuk mendapatkan kualitas produk yang di tetapkan dengan harga yang terbaik; harga ini juga merupakan fungsi dari pelayanan yang bersangkutan yang di sediakan oleh supplier. Suppliers Selection Goals Hal ini penting bagi produk untuk di dapatkan dari sumber yang jelas. Hal ini bukanlah alasan untuk membeli dari orang atau untuk menyetujui dari satu sumber pemasok karena ‘kita sudah sering membeli dengan dia’ Objectives of Effective Purchasing System pembelian itu harus di desain untuk mendapatkan tujuan yang sudah di tetapkan. Itu sangat penting, pemikiran yang serius akan di berikan kepada apa yang akan di raih atau capai seperti system pembelian yang sudah di desain. Relationship of Procurement to Other Organizational Goals Operasi makanan dan minuman yang besar secara berkala mempunyai departemen pembelian yang terpisah. Operasi pelayanan makanan yang kecil membantu pembelian sebagai satu dari banyaknya tugas manager. Di kasus lain, hubungan yang sangat penting antara pembelian dan pencapaian dari target organisasi yang lain harus di catat. Target ekonomi tidak dapat bertemu apabila uang di habiskan melalui pembelian yang tidak efektif. Target lainnya seperti penyediaan yang konsisten, kualitas produk dan pelayanan untuk tamu – tentu saja tidak dapat bertemu apabbila barang-barang tidak ada disana saat barang terebut di butuhkan—dan tidak dalam kualitas yang layak. Importance of Procurement Control of Cost Perimbangan fase awal dari pengendalian pengeluaran itu tentu saja di mulai dari harga yang di bayar untuk suatu produk dan pelayanan. Landasan untuk program pengendalian pengeluaran yang sukses harus di mulai dengan proses pembeliannya itu. Program pengendalian pengeluaran ini, tidak bisa berhasil di laksanakan apa bila adanya system pembelian yang ‘sloppy’ atau berantakan atau tidak beraturan. Volume of Purchased Products / Services Makanan dan minuman hanyalah 2 dari produk yang di beli oleh operasi makanan dan minuman. Ketika pertimbangan 1 tambahan kebutuhan kertas, supplies, capital equipment, etc., itu mudah untuk membuktikan faktanya, oleh volumenya yang tipis, pengontrolan pembelian itu penting. Supply of Information Sangatlah penting untuk berubah secara cepat dalam dunia bisnis bagi manager untuk mengikuti seiring perkembangan teknologi-teknologi baru. Personel purchasing secara konstan atau terusmenerus menghubungi para supplier secara bergantian dan menghubungi manufacturer, supplier lainnya dan banyak operasi makanan dan minuman, jadi mereka bisa menjadi sumber yang bernilai dalam memberikan informasi mengenai apa saja sih yang baru. Staff purchasing juga harus mengambil ide-ide baru dan informasi baru dan menyalurkanya kepada departemen pengguna. Effect on Cash Flow Bahkan besar, operasi makanan dan minuman berkeuntungan tinggi dapat mempunyai masalah arus uangnya. Hal penting dalam managemen keuangan memberikan syarat bahwa uang ada untuk membayar tagihan saat sudah tanggalnya. Kuantitas dalam barang yang di beli, harganya, dan waktu mereka di antar sangatlah mempengaruhi, terutama jumlah uang yang akan menjadi syarat pemuasan pembayaran. Hanya managemen saja yang harus membuat keputusan tentang penundaan pembelian yang dimana akan meningkatkan kemungkinan untuk kehabisan stok dan mengeleminasi kemungkinan adanya kuntitas diskon pembelian. Pemasukan data dari staff purchasing akan sanhgat membantu sewaktu terjadinya pembuatan keputusan. Pembelian bisa dan harus di atur untuk pengirimannya dalam jumlah yang telah di tentukan serta pada waktu yang telah di tentukan. Taktik ini, seiring dengan petunjuk atau arahan dari barisan managemen, dapat membantu untuk memastikan kalau masalah arus keuangan tersebut tidak menhasilkan praktik pembelian yang tidak efektif. Importance of Procurement Continuity of Supply Purchasing Sucess Affects Profit Peran yang sangat penting dimainkan oleh departemen purchasing adalah dalam proposisi dalam barang tertentu di waktu yang tepat. Konsep dari supply yang secara berkala sangatlah kritis kepada kepuasan pengunjung. Tentu saja, dari perspektif dari departemen pengguna (produksi makanan dan minuman), itu adalah kesalahan dari personel purchasing ketika produk yang diinginkan tidak ada atau tidak tersedia. Staff purchasing harus memperluas tanggung jawabnya mereka dan tugas pekerjaan mereka untuk meliputi ekspedisi; mengikuti orderan untuk memastikan bahwa supplier menemukan kebutuhan yang pas untuk kualitas, kuantitas, tanggal pengiriman, dll. Efektivitas pembelian itu di butuhkan untuk memastikan sumber yang di gunakan terus menerus sebagai sumber supply; untuk alasan tambahan ini, purchasing itu sangat penting dalam kesuksesan suatu organisasi. Ini sangatlah jelas bahwa pengurangan pengeluaran membawakan purchasing yang lebih efektif yang meningkatkan keuntungan. Dan sebagai contoh yang mengilustrasikan hal yang paling mempengaruhi secara signifikan yang dimana pembelian memiliki keuntungan yang bisa saja membantu. Duties of Purchasing Personnel Tugas dasar seorang personel purchasing adalah untuk tidak merubah mau itu alat dari makanan dan minuman operation yang sudah full time purchaser buyer atau tugas purchasing yang banyak tetapi satu yang harus di lakukan oleh pegawai managemen. Sebenarnya, semua pekerjaan itu harus di kerjakan semua; tetapi jelas, waktu yang di berikan untuk mengerjakan tugas tersebut tergantung dengan jumlah waktu yang tersedia dan prioritas yang telah di berikan pada tugas tersebut. Managing Basic Information Satu kategori tugas yang harus di kerjakan oleh personel dengan tugas pembelian menyangkut managing information adalah kepentingan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Contohnya meliputi: Mengisi dan memproses dokumen purchasing (delivery invoice, purchase orders, purchase records, credit memos,etc). Bekerja dengan penyimpanan dan rekaman penggunaan Menyimpan informasi dasar mengenai supplier Mengatur file mengenai informasi spesifikasi sebuah produk Menyimpan informasi lainnya seperti product sheets, catalogs, mailed brochure, etc. Performing Research Activities Performing Traditional Purchasing Task Contoh dari pekerjaan ini menyangkut: Melihat kegunaan produk baru Melihat dari barang yang baru di beli apakah bisa diterima kelayakan dan lainnya atau tidak Melakukan penelitian mengenai cost nya. Seperti make/buy analysis, dan value analysis. Mengevaluasi peforma supplier Menemukan sumber baru untuk persediaan barang Tugas dasar dari kategori ini secara umum harus meliputi: Memproses permintaan barang dari dalam untuk di beli Menjaga harga yang sudah di berikan oleh supplier Menganalisis harga Menjadwalkan pengiriman Menempatkan orderan Menegosiasikan harga dan kontrak Issuing orderan pembelian Expediting (mengikuti jalannya orderan) Memeriksa pengiriman Memverifikasi invoice pengiriman Komunikasi dengan supplier Duties of Purchasing Personnel Tugas dasar seorang personel purchasing adalah untuk tidak merubah mau itu alat dari makanan dan minuman operation yang sudah full time purchaser buyer atau tugas purchasing yang banyak tetapi satu yang harus di lakukan oleh pegawai managemen. Sebenarnya, semua pekerjaan itu harus di kerjakan semua; tetapi jelas, waktu yang di berikan untuk mengerjakan tugas tersebut tergantung dengan jumlah waktu yang tersedia dan prioritas yang telah di berikan pada tugas tersebut. Undertaking Miscellaneous Purchase Duties Contoh tugasnya adalah Mengembangkan maksimum dan minimum level penyimpanan Mengevaluasi perputaran persediaan dan pemeliharaan stok persediaan dalam level yang layak Membuang bahan sisa, using dan berlebih Mengkonsolidasi kebutuhan produk, mengurangi pembelian produk yang bervariasi saat hal tersebut mungkin terjadi. Duties Shared with Other Departments Umumnya, pekerjaan yang dijelaskan diatas merupakan pekerjaan yang biasanya di kerjakan oleh personel yang memiliki tanggung jawab dalam pembelian. Tugas atau pekerjaan tambahan akan di kerjakan oleh personel lain. Di kasus ini, personel pembelian akan membuat rekomendasi untuk official managemen yang lain yang akan membuat keputusan final managemen. Di setiap kasus pembagian pefroma tugas membutuhkan persetujuan yang hebat dari interdepartemental communication and coorperation. Pembelian itu akan dilihat dan itu tidak berdiri sendiri karena itu juga bergantung dengan personel lainnya di departemen lain. Receiving Products Inventory Management Make / Buy Decisions Kekhawatiran keamanan menyarankan agar pekerjaan pembelian dan penerimaan barang atau produk ini di bagi (satu pegawain seharusnya tidak membeli dan menerima produk, karena adanya kemungkinan besar terjadinya penipuan). Di operasi kecil, manager pembelian akan mengorder produk; chef, steward atau pegawai lainnya yang sudah diajarkan akan menerima produk tersebut. Di operasi yang lebih besar, pembagiannya itu lebih bagus, satu departemen pembelian akan mengorder barang dan departemen yang berbeda (misalnya accounting) akan menerima barang tersebut. Pemesanan dalam operasi pelayanan makanan ditempatkan sebagai level persediaan menurun menjadi ‘order point’. Dalam kasus ini keputusan berdasarkan keduanya, kapan dan seberapa banyak orderan yang duat sesuai deng prosedur yang sudah di terapkan antara departemen pengguna, personel penyimpanan (orang yang khawatir dengan kehabisan stok dan masalah perputaran penyimpanan), dan staff purchasing (orang yang harus mengatur jadwal pengiriman). Hanya departemen pengguna dan managemen teratas yang bisa membuat keputusan tentang produk ini harus disiapkan disini atau mereka harus membeli di suatu toko. Tetapi, staff purchasing bisa menyediakan banyak bantuan latar belakang dalam mengetahui ketersediaan produk dan supplier, memberi solusi atau pendapat mengenai kualitas dari operasi pelayanan makanan yang lain. Duties Shared with Other Departments Umumnya, pekerjaan yang dijelaskan diatas merupakan pekerjaan yang biasanya di kerjakan oleh personel yang memiliki tanggung jawab dalam pembelian. Tugas atau pekerjaan tambahan akan di kerjakan oleh personel lain. Di kasus ini, personel pembelian akan membuat rekomendasi untuk official managemen yang lain yang akan membuat keputusan final managemen. Di setiap kasus pembagian pefroma tugas membutuhkan persetujuan yang hebat dari interdepartemental communication and coorperation. Pembelian itu akan dilihat dan itu tidak berdiri sendiri karena itu juga bergantung dengan personel lainnya di departemen lain. Product Specification Determination Product Substitution Decisions Budget Development Personel pembelian harus bekerja dekat dengan departemen pengguna agar mendapatkan spesifikasi pembelian suatu produk yang berkualitas yang akan di beli nanti. Jika suatu produk itu menjadi tidak tersedia atau jika produk alternsatif menjadi ada, fungsi penelitian oleh staf pembelian akan membantu departemen pengguna untuk membuat keputusan. Ini merupakan salah satu contoh mengenai kebutuhan dari persone pembelian untuk mempunyai ilmu yang jelas dan lengkap tentang apa yang tersedia di pasaran. Sementara itu, sebagai contoh, departemen makanan dan minuman harus mengembangkan budget operasi, asisten finansial dengan staff pembelian dapat memberikan dengan menyiapkan produk dengan harga terbaik. Keputusan mengenai persetujuan, diskon, dan pembelian insentif laninya harusnya di buat secara bergabung. Other Shared Duties Contoh lainnya yaitu melayani dengan ilustrasi hubungan yang dimana departemen pembelian miliki dengan departemen lainnya dpat di ilustrasikan dengan dibawah ini: Selection of Capital Equipment Items Purchase of Construction Usaha pencarian dari personel pembelian dapat membantu departemen pengguna mengetahui mana item dari capital equipment yang paling pas dengan kebutuhan operasi makanan dan minuman. Managemen paling atas dan departemen pengguna yang terlibat harus membuat keputusan terakhir tentang kebutuhan untuk fasilitas konstruksi atau pengubahan model. Processing of Related Purchasing Documents Ini mungkin usaha bersama dari bagian purchasing, managemen, accounting, dan mungkin officials lainnya. Other Duties Disini terdapat kategori tugas tambahan yang dimana mungkin dan tidak mungkin di kerjakan oleh personel purchasing. Departemen makanan dan minuman harus memutuskan, berdasarkan operasi mereka sendiri, siapa (orang dan departemen) yang akan bertanggung jawab dengan tugas berikut: Control keamanan ruang penyimpanan serta prosedur penyimpanan Penerimaan produk dan inspeksi Control cost makanan dan minuman dan penilaian Hal ini penting untuk di pertimbangkan oleh managemen secara baik-baik “siapa yang melakukan apa” daripada operasionalnya. Setelah keputusan sudah di buat, tugas dan tanggung jawab seharusnya berkembang di deskripsi pekerjaan formal yang menjelaskan tugas dasar dan kewajiban di setiap posisi di organisasi.
