BAB II TINJAUAN TEORITIS A. Pengertian Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dikirimkan atas nama suatu organisasi atau perusahaan kepada pihak lain. Informasi dalam surat itu dapat berupa dalam : 1. Pemberitahuan. 2. Pernyataan. 3. Perintah. 4. Permintaan atau permohonan. 5. Laporan. B. Fungsi Surat Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat komunikasi. 2. Sebagai wakil atau duta. 3. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut. 4. Sebagai alat bukti untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu. C. Tujuan Surat Tujuan seseorang atau organisasi/kantor menulis surat adalah : 1. Menyampaikan informasi kepada pihak lain. 2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis. 3. Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir. 4. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya daripada bertemu langsung dengan pihak yang di tuju. D. Jenis-Jenis Surat Dilihat dari segi bentuk, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu sebagai berikut : 1. Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi, Seperti komunikasi antara anak dan orang tua. 2. Surat dinas pribadi Surat dinas pribadi adalah surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi salah satunya komunikasi yang sangat penting, Seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan. 3. Surat niaga Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha pendistribusian, dan usaha jasa. E. Bentuk-Bentuk Surat 1. Bentuk lurus penuh (full block style) Bentuk surat lurus penuh yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri artinya mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis disebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. niaga, Seperti perdagangan, 2. Bentuk lurus (block style) Bentuk surat lurus pada dasarnya sama dengan bentuk surat lurus penuh perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi dan nama jabatan ditulis disebelah kanan. 3. Bentuk setengah lurus (semi block style) Bentuk surat setengah lurus yang membedakan bentuk setengah lurus dengan bentuk lurus maupun bentuk lurus penuh adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter kedalam, kemudian tandatangan berada disebelah kanan surat. 4. Bentuk lekuk (indented style) Bentuk surat lekuk ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri. 5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) Perbedaan bentuk surat ini terletak pada isi paragraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung). F. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda Sistem buku agenda adalah sistem dalam pencatatan surat dengan menggunakan buku untuk mencatat surat keluar dalam satu tahun yang mengelompokan antara surat penting dan surat biasa. Langkah-langkah penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda : 1. Pembuatan konsep Konsep surat disebut dengan draf, hampir semua perusahaan menggunakan tekonologi komputer untuk melakukan kegiatan pengonsepan surat, karena memudahkan untuk memperbaikinya. Walaupun hanya konsep namun pembuatan konsep sebaiknya dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya sehingga tidak terjadi banyak kesalahan dan revisi pada pengetikan. Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh : a) Atasan atau pimpinan Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris. Konsep didiktekan langsung kepada sekretatis atau pembantunya. b) Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya, untuk membuat konsep surat. Nomor : Alamat yang dituju : Lampiran : Hal : Isi Surat : Disusun Oleh :. ............................. Tanggal. ...................................... Paraf. ................................................................................................... Disetujui Oleh :. .................................................................................. Paraf. ................................................................................................... Keterangan :. ........................................................................................ 2. Persetujuan konsep Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberi acc pada konsep tersebut. 3. Pencatatan surat Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut. Contoh pencatatan surat kedalam buku agenda surat keluar : No No Surat Tanggal Dikirim Surat Kepada Perihal Lampiran Ket 4. Pengetikan konsep surat Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi berikut dengan sampulnya. 5. Pemeriksaan pengetikan Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint, jangan sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika berupa angka-angka harus teliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Dan memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan konsep. 6. Penandatanganan surat Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut membubuhkan tandatangan di atas nama terangnya. 7. Pemberian cap dinas Surat yang telah ditanda tangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap/stempel dinas sebagai tanda sah nya surat, surat yang tidak ada cap/stempel dinas akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan disebelah kiri tandatangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut. 8. Melipat surat Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 9. Menyampul surat Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan kedalam sampul yang telah disiapkan. 10. Penyimpanan surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, subjek, tanggal, nomor, dan wilayah. G. Proses Penemuan Kembali Surat Langkah-langkah dalam penemuan kembali surat antara lain : 1. Mencari data arsip atau surat yang akan dicari pada buku agenda. 2. Setelah menemukan datanya, kemudian langsung mencari ke tempat arsip. 3. Setelah ditemukan surat tersebut, lalu cocokan dengan kode dan perihalnya. 4. Apabila surat tersebut sudah cocok dengan surat yang dicari, maka kemudian dapat di proses sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
