JOB ANALYSIS JOB ANALYSIS Proses untuk meneliti/mengamati suatu pola aktivitas guna menentukan tugas,kewajiban & tg jawab yg diperlukan atas suatu pekerjaan/jabatan TERDIRI DARI 2 : JOB DISCRIPTION Catatan sistematis & teratur tentang tugas & tg jawab yg berdasar pada kenyataan2 apa, bgmn, mengapa, kapan, dimana suatu pekerjaan dilaksanakan JOB SPESIFICATION Catatan mengenai persyaratan yg diperlukan untuk menduduki jabatan tertentu PENTINGNYA JOB ANALYSIS 1. 2. 3. Mendesain pekerjaan apa saja dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa perkerjaan itu harus dikerjakan. Merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standart pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan SDM (personnel recruitment), perilaku SDM dan alat-alat yang akan dipergunakan LANGKAH2 JOB ANALYSIS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mengumpulkan informasi JA tentang latar belakang (struktur organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan). Informasi hasil JA digunakan untuk menetapkan Job Description, Job Specification, dalam pengadaan pegawai Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan (data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan). Mengumpulkan informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan (pekerja dan atasan). Menyusun uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan (diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan atau tidak). Job Description (Uraian Jabatan) Job Description : informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, aspekaspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. JD menguraikan hal-hal berikut : 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesinmesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya 6. Penjelasan tentang posisi jabatan , yaitu jabatan dari mana dipromosikan dan kejabatan mana akan dipromosikan. Contoh deskripsi pakerjaan PERUSAHAAN ”KUSUMA” Deskripsi Pekerjaan Nama Jabatan : Manajer Diklat Kode Jabatan : A-12345 Tanggal : 15 Januari 1993 Departemen : Sumberdaya Manusia Penyusun : Wardhani, SE, MM Lokasi : Kantor Pusat Fungsi : Di bawah supervisi umum Direktur Sumberdaya Manusia, Mengembangkan menyelenggarakan, dan Mengevaluasi programprogram latihan. Bertindak sebagai penasehat bagi menajemen operasional dalam pelaksanaan latihan. Tugas : Bekerjasama dengan anggota menentukkan kebutuhan latihan karyawan Mengembangkan struktur program latihan Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif Mempersiapkan bahan latihan yang diperlukan Mengembangkan berbagai prosedur evaluasi latihan Menjelaskan teknik-teknik pengajaran efektif Bertindak instruktur dalam khusus-khusus latihan karyawan Wewenang : Menentukan instruktur dan para pelaksana program latihan Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan Menentukan skedul program latihan Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan program latihan Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan Hubungan Lini : Atasan Langsung : Direktur Sumberdaya Manusia Bawahan Langsung : Para pelatih (Instruktur), Kabag Administratsi Latihan Kondisi kerja : Bekerja dikantor yang nyaman. Waktu kerja 08.00 - 16.00 sore Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) JS : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat mejalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. JS memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan. JS memberikan uraian informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, jenis kelamin pekerja, keadaan fisik pekerja, pengetahuan dan kecakapan pekerja, batas umur pekerja, nikah atau belum, minat pekerja, emosi dan temperamen pekerja serta pengalaman pekerja. Contoh spesifikasi jabatan PERUSAHAAN ”KUSUMA” Spesifikasi Pekerjaan Nama Jabatan: Kepala Bagian Riset Kimia Kode Jabatan: P-4 Tanggal: 4 September 2000 Penyusun: Ir. T. Novianto, MT Departemen: Devisi Produk Plastik Lokasi: Laboratorium Karangmenjangan Persyaratan-persyaratan Pekerjaan Pendidikan : Pengalaman : Persyaratan Phisik : Persyaratan mental : Supervisi : MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan Menghilangkan persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan Mampu menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorng dan menghambat mutu kekaryaan para anggota organisasi Merencakan ketenagakerjaan untuk masa depan Mampu mencocokkan lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia Membantu dalam menentukkan kebijakan dan program pelatihan Menyusun rencana pengembangan potensi para pekerja Penentuan standar prestasi kerja yang realistik Penempatan pekerja agar benar-benar sesuai dengan pengetahuan keterampilan dan pengalaman yang dimiliki Merumuskan dan menentukan sistem serta tingkat imbalan yang adil dan tepat Ringkasan 1. 2. Analisis pekerjaan : informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam, menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa perkerjaan itu harus dikerjakan pada perusahaan agar tujuan tercapai Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan SDM kurang tahu mengenai tugas dan tanggungjawabnya. Ringkasan 3. Spesifikasi Pekerjaan : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat mejalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. tugas Membuat job Analysis (Job diskripsi dan job spesifikasi )
