SISTEM INVENTORI PERGUDANGAN PADA PT. PERTAMINA MARINE REGION II PLAJU Maya Wahyuniarti Mahasiswa Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang Pos-el : [email protected] Abstract Processing inventory data warehousing in PT. Pertamina Marine Region II Plaju mostly still manual, it means in terms of recording and processing is still using a piece of card stock paper. Inputing data is also still using Microsoft Office Excel, and there is no spesific database warehousing applications. By looking at the system running during this often experiences slow the search data, slow in making statements and less effective and efficient. Use of information technology can now be maximized by building a web-based warehouse inventory system that can be accessed by the company. The proposed application is currently JQuery, PHP and MySQL as the database. This application can be used the PT. Pertamina Marine Region II Plaju especially in parts warehousing inventory of the ítems in the warehousing. With web-based, the company may determine inventory data quickly and accurately. Keywords: Warehousing Inventory, Recording, Processing, Inputting, JQuery, PHP and MySQL Abstrak Pengolahan data inventori pergudangan pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju sebagian masih manual, artinya dari segi pencatatan dan pengolahannya masih menggunakan selembar kertas berupa kartu persediaan. Penginputan datanya juga masih menggunakan Microsoft Office Excel, dan belum ada aplikasi database khusus pergudangan. Dengan melihat sistem yang berjalan selama ini sering mengalami lambat dalam pencarían data, lambat dalam pembuatan laporan serta kurang efektif dan efesien. Pemanfaatan teknologi informasi sekarang dapat dimaksimalkan dengan membangun sistem inventori pergudangan berbasis web yang dapat diakses oleh pihak perusahaan. Aplikasi yang diusulkan saat ini yaitu JQuery, PHP dan MySQL sebagai databasenya. Aplikasi ini dapat digunakan pihak PT. Pertamina Marine Region II Plaju terutama bagian pergudangan dalam menginventarisasi barang yang ada di pergudangan. Dengan berbasis web, pihak perusahaan dapat mengetahui data inventori dengan cepat, tepat dan akurat. Kata kunci: Inventori Pergudangan, Pencatatan, Pengolahan, Penginputan, JQuery, PHP dan MySQL 1. PENDAHULUAN sehingga dapat menguntungkan Perusahaan dari 1.1 Latar Belakang Sektor Operasi Pelabuhan, seperti waktu yang PT. Pertamina Marine Region II Plaju dibutuhkan untuk tunda sandar kapal. adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Inventori atau Gudang adalah tempat Perminyakan, yang sangat Dominan dalam usaha penyimpanan barang yang ada pada setiap bisnis di dalam dan luar negeri. Sehingga untuk perusahaan. Adapun barang yang ada di gudang menunjang Kilang PT. Pertamina Marine Region II Plaju yaitu, Marine melaksanakan usaha-usaha yang dapat antara lain Pengharum Ruangan, Pemadam memperkecil biaya agar diperoleh efektifitas Kebakaran (Appar), Sarung Tangan Kerja, Jas pengelolaan Pemanduan dan Penundaan kapal Hujan, Pakaian Kerja, Helmet Safety, Tali untuk kelancaran Operasional Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 1 Oil Boom, Sorbent Ped, Sorbent Boom, Sorbent 1.2 Sweep, Mapring, Kunci Ring, Pipa (untuk mengikat Stud Bolt), Oil Boom Open Sea, Oil Dispersant, Oil Skimmer, Selang Compresor, Life Jacket. Identifikasi Masalah Memperhatikan maka penulis permasalahan latar belakang menetapkan “Bagaimana diatas rumusan membuat sistem inventori di PT. Pertamina Marine Region II Pengolahan data inventori pergudangan di PT. Pertamina Marine Region II Plaju masih manual, artinya dari segi pencatatan dan Plaju yang dapat digunakan untuk pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pelaporan data inventori?” pengolahannya masih menggunakan selembar kertas berupa kartu persediaan. Dari kartu persediaan dilakukan pencatatan kembali ke komputer dengan cara menyalin data inventori 1.3 Tujuan Penelitian 1. Menghasilkan aplikasi sistem inventori dari kartu tersebut ke dalam Microsoft Office berbasis web yang dapat digunakan pihak Excel. Sistem tersebut tidak dapat mencatat PT. Pertamina Marine Region II Plaju, pemasukan dan pengeluaran data inventori atau terutama petugas bagian gudang dalam pergudangan PT. Pertamina Marine Region II menginventarisasi barang yang ada di Plaju yang akurat dan benar. gudang. PT. Pertamina Marine Region II Plaju 2 Membuat sebuah sistem inventori berbasis memerlukan adanya aplikasi sistem inventori web yang bisa bekerja secara interaktif gudang dapat dan dalam pencatatan, berbasis digunakan web. petugas Aplikasi gudang ini responsive dalam pengolahan, melakukan penyimpanan, dan pelaporan data inventori. menginventarisasi produk yang ada di gudang, meliputi penginputan data jenis barang, barang, supplier, unit, dan user, pengadaan barang dan 1.4 transfer antar unit, dan pelaporan data inventori 1.4.1 Landasan Teori Sistem Informasi gudang. Dengan berbasis web, Manager dapat Sutabri (2012:46) mengatakan sistem melihat pelaporan dan dapat mengetahui data inventori perusahaan dengan cepat, tepat, dan akurat tanpa harus mendatangi Admin. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk memilihnya sebagai bahan penelitian dalam menyusun tugas akhir ini dengan judul “Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju Berbasis Web”. 2 informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan startegi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 1.4.2 Data Sutabri 1.4.4 (2012:25) mengatakan data Model Sekuensial Linier Pressman (2002:37) mengusulkan merupakan bentuk yang masih mentah, belum sekuensial liner sebuah pendekatan kepada dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah perkembangan perangkat lunak yang sistematik lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, simbol-simbol kode, pengujian, dan pemeliharaan. semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima Gambar dibawah ini menggambarkan sekuensial linier untuk rekayasa perangkat lunak. kemudian Gambar 1. Model Sekuensial Linier menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti 1.4.5 menghasilkan suatu tindakan yang lain. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus Nugroho (2009:5) mengatakan UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu perkakas (tool) yang sangat bermanfaat untuk melakukan analisis dan perancangan sistem. informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles). UML (Unified Modeling Language) Pada UML terdiri dari beberapa diagram-diagram yang mendifinisikan kerja dari perangkat lunak yaitu sebagai berikut : 1. Use Case Diargram Pilone dalam buku Prabowo (2011:43) 1.4.3 Sistem Inventori Freddy sistem fungsi tertentu dalam suatu sistem inventori adalah sistem untuk menyimpan record berupa komponen, kejadian atau kelas. dari yang Sedangkan menurut Whitten dalam buku menentukan data apa yang harus disimpan, Prabowo (2011:43) mengatakan use case dimana, dan kapan masukkan (input) harus sebagai urutan langkah-langkah yang dilakukan. secara tindakan saling terkait (skenario), sejumlah (2004) mengatakan use case menggambarkan komoditi mengatakan pada stock Freddy (2004) mengatakan inventori baik terotomatisasi maupun secara adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, manual, untuk tujuan melengkapi suatu dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat tugas dalam perusahaan untuk proses produksi, serta digambarkan dalam bentuk ellips/oval. bisnis tunggal, Use case barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 3 contoh Gambar 2. Simbol Use Case 2. diagram urutan (sequence diagram). Class Diagram Class diagram memungkinkan pada UML kita untuk menggambarkan konten yang bersifat statis dan hubungan antar kelas. Pada sebuah class diagram, kita dapat melihat Gambar 4. Sequence Diagram 4. variabel dan fungsi dari suatu class. Kita juga dapat melihat suatu Statechart Diagram Pilone dalam buku Prabowo (2011:126) kelas mengatakan statechart diagram dalam merupakan turunan dari class yang lain UML kadang disebut dengan istilah atau tidak. Dengan kata lain kita dapat diagram state machine. Diagram ini melukiskan semua dependensi dari kode menggambarkan sumber antar kelas. Class memiliki tiga perilaku sistem perangkat lunak yang kita buat dan area pokok, yakni Nama, Atribut dan perilaku kelas, subsistem dan seluruh Metode. aplikasi. Selain machine itu bermanfaat diagram state juga untuk menyediakan cara yang baik dalam memodelkan komunikasi yang terjadi dengan entitas luar via protokol atau sistem Gambar 3. Class Diagram 3. dasarnya. Gambar 2.9 menunjukkan contoh statechart diagram. Sequence Diagram Douglas dalam buku Prabowo (2011:174) mengatakan ada tiga diagram primer UML dalam memodelkan skenario interaksi, yaitu diagram urutan (sequence (timing diagram), diagram waktu diagram) dan Gambar 5. Statechart Diagram diagram komunikasi (communication diagram). 5. Activity Diagram Namun demikian Pilone dalam buku Activity diagram lebih memfokuskan diri Prabowo (2011:174) mengatakan bahwa pada eksekusi dan alur sistem dari pada diagram yang paling banyak dipakai bagaimana sistem itu dirakit. Activity adalah diagram menunjukkan aktivitas sistem diagram urutan (sequence diagram). Gambar 2.8 memperlihatkan dalam bentuk kumpulan aksi-aksi. Ketika digunakan dalam memodelkan software, 4 activity diagram merepresentasikan pemanggilan suatu merupakan fungsi tertentu misalnya call. Gambar diagram. contoh dari deployment 2.10 merupakan contoh activity diagram. Gambar 6. Activit Diagram 6. Gambar 8. Deployment Diagram Component Diagram Chonoles dalam (2011:93) buku mengatakan Prabowo 1.4.6 PHP, Jquery dan MySQL 1. Pengertian PHP manfaat component diagram adalah bila ada salah Kadir (2009:10) mengatakan PHP adalah satu komponen yang rusak atau tidak singkatan sesuai dengan tujuan sistem, kita tinggal mengganti komponen itu dari PHP : Hypertext Preprocessor, yang merupakan sebuah dengan bahasa scripting yang terpasang pada komponen lain. Dalam membongkar HTML. Sebagian besar sintaks mirip pasang suatu komponen, yang perlu dengan bahasa C, Java dan Perl, diperhatikan adalah batasan (boundary) ditambah beberapa fungsi PHP yang komponen itu. spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat. 2. Pengertian JQuery Sutaji (2011:21) mengatakan JQuery Gambar 7. Component Diagram 7. merupakan salah satu library yang Deployment Diagram membuat program web di sisi klien, Deployment diagram menggambarkan tidak terlihat sebagai program JavaScript detail bagaimana komponen dimodelkan biasa, dalam disisipkan pada dokumen web. infrastruktur sistem, dimana komponen akan terletak, bagaimana 3. yang harus secara eksplisit Pengertian MySQL lokasi Kadir (2009:15) mengatakan MySQL tersebut, spesifikasi server, dan hal lain merupakan software yang tergolong yang database kemampuan bersifat jaringan fiscal. pada Gambar 2.12 server dan bersifat open source. Open source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 5 code (kode yang dipakai untuk membuat Pengumpulan data dan informasi MySQL), selain itu bentuk execuTabel yang dilakukan oleh penulis yaitu nya atau kode yang dapat dijalankan dengan cara tanya jawab kepada secara langsung dalam sistem operasi, bagian supervisor dan administrasi dan PT. Pertamina Marine Region II bisa diperoleh dengan cara mengunduh di internet secara gratis. Plaju. 2. 2. Data Sekunder METODOLOGI PENELITIAN Data sekunder adalah data yang diambil dengan Adapun metode pengumpulan data cara masalah penulis menggunakan beberapa cara antara lain : mempelajari yang masalah- berhubungan dengan objek yang diteliti serta bersumber dari buku-buku pedoman. 2.1 1. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan pada perusahaan 2.3 Analisis 1. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis PT. Pertamina Marine Region II Plaju merupakan suatu yang berlokasi di Jl. Beringin No. 1 menemukan, Komperta Plaju Palembang. menspesifikasikan Penelitian ini dilaksanakan terhitung diperlukan oleh sistem. Dimana pada tahap mulai tanggal 15 Maret 2013 s/d 15 Mei analisis kita berusaha menemukan segenap 2013. permasalahan yang muncul pada pengguna 2.2 Metode Pengumpulan Data (user) maupun sistem, mengenali komponen- 1. Data Primer 2. Data primer adalah data yang yang diteliti. Adapun cara-cara yang akan dipakai untuk pengumpulan data kebutuhan yang hubungan antar objek dalam sistem. Selanjutnya, proses pemodelan hasil penemuan tersebut dalam bentuk diagram. Pemodelan ini bertujuan untuk mempermudah pembuat sistem mengenali karakteristik dari sistem yang akan dibangun. tersebut adalah sebagai berikut: Pada bab ini juga akan menjelaskan mengenai a. Observasi Pengumpulan data dan informasi yang didapat dari penulis dengan cara mengamati langsung penelitian yaitu PT. pada objek perancangan staff administrasi dan staff keuangan. antarmuka (interface) sistem, komponen yang digunakan dan perancangan pengaplikasian. Adapun Pertamina Marine Region II Plaju tepatnya pada 6 semua dan komponen kebutuhan sistem dan mengenali dikumpulkan secara langsung dari objek b. Interview memodelkan proses kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sistem inventori pergudangan, yaitu : 1. Kebutuhan Storage Analisis kebutuhan storage merupakan perangkat keras yang digunakan dalam faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk menjelaskan sistem ini : merancang, dan a. Satu unit laptop dengan spesifikasi sistem. Processor intel core 2 duo T6600 (2.2 Kemampuan sistem dirasakan sangat GHz), RAM 1024 Mb (1 Giga), berkaitan dengan perangkat keras dan HardsDisk 250 GB. pemodelan mengimplementasikan perangkat lunaknya, maka dari itu b. Printer Canon MP230 Series. diperlukan perangkat lunak yang benarbenar mendukung perangkat kerasnya. Kebutuhan 2. storage 2.4 Rancangan Sistem diantaranya Pemodelan sistem pengawasan lokasi kebutuhan perangkat keras, kebutuhan yang akan dibangun divisualisasikan dalam perangkat bentuk lunak dan kebutuhan diagram-diagram antarmuka eksternal. pembuatan Kebutuhan Perangkat Lunak software StarUML versi 5.0.2. Kebutuhan perangkat lunak berguna 1. untuk merancang dan UML. Dalam diagram UML dibantu dengan Use Case Diagram memodelkan sistem. Perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain : a. PHP 5.2.9 + PEAR (Support for PHP 4 has been discontinued) b. XAMPP Control Version 2.5 dari www.nat32.com c. JQuery d. Microsoft Office Visio 2007 Gambar 9. Use Case Diagram PT. e. StarUML Versi 5.0.2 f. Pertamina Marine Region II Plaju FPDF g. Web Browser Mozzila Firefox 16.0.2 3. Kebutuhan Perangkat Keras 2. Activity Diagram Kebutuhan perangkat keras merupakan proses analisis kebutuhan yang menekankan kepada aspek pemanfaatan perangkat keras yang dibutuhkan untuk membuat sistem ini berjalan. Kebutuhan Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 7 Gambar 12. Class diagram PT. Pertamina Marine Region II Plaju 5. Statechart Diagram Gambar 10. Activity Diagram PT. Pertamina Marine Region II Plaju 3. Sequence Diagram Gambar 13. Statechart Diagram PT. Pertamina Marine Region II Plaju Gambar 11. Sequence Diagram PT. Pertamina Marine Region II Plaju 4. 8 Class Diagram 6. Component Diagram Gambar 14. Component Diagram PT. Pertamina yang mewakili suatu objek seperti Marine Region II Plaju manusia ( pegawai, siswa, pembeli, penerima), 7. Deployment / Physical Diagram barang-barang, konsep, peristiwa dan sebagainya. menentukan bagaimana data organisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Adapun struktur database sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut : Tabel 1. User Gambar 15. Deployment / Physical Diagram PT. Pertamina Marine Region II Plaju 2.5 Desain Database Inventori 1. Relasi Table Field User_id Username Password Level Type TINYINT VARCHAR CHAR CHAR Length/Values 8 20 32 1 Keterangan Id User Nama User Pswrd User Level User Tabel 2. Jenis Barang Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur Field Jns_id Jns_brg Type TINYINT VARCHAR operasi suatu database. Length/Values 10 20 Keterangan Id Jenis Jenis Barang Tabel 3. Barang Field Brg_id Brg_kode Brg_nama Brg_stok Jns_id Type INT CHAR VARCHAR INT TINYINT Length/Values 8 5 5 20 1 Keterangan Id Barang Kode Brg Nama Brg Stok Barang Id Jenis Gambar 16. Relasi Database Sistem Inventori 2. Struktur Database Tabel 4. Supplier Database atau basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai gudang, tempat berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata Field Sub_id Sub_kode Sub_nama Sub_almat Sub_telp Type INT CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR Length/Values 8 5 20 150 20 Keterangan Id Suplier Kde Suplier Nma Suplier Almt Suplier Tlpn Suplier Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 9 pihak PT. Pertamina Marine Region II Plaju Tabel 5. Unit Field Unit_id Unit_nma Type TINYINT VARCHAR terutama Length/Values 10 20 Keterangan Id Unit Nama Unit petugas bagian gudang dalam menginventarisasi barang yang ada di gudang. Sistem yang telah dihasilkan yaitu sistem inventori pergudangan berbasis web yang bisa bekerja secara interaktif dan responsive dalam Tabel 6. Penggadaan Field ada_id ada_nota ada_tgl sub_id user_id Type INT CHAR DATE INT TINYINT Length/Values 8 8 20 8 8 Keterangan Id Pngadaan Nta Pngdaan Tgl Pngdaan Id Suplier Id User melakukan pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pelaporan data inventori. 1. Tampilan Menu Login Gambar 17. Form Login Sistem Inventori Pergudangan Tabel 7. Detail Penggadaan Field dada_id dada_qty brg_id ada_id Type INT INT INT INT Length/Values 8 10 8 8 Keterangan Id dPgadaan Qty dPgdaan Id Barang Id Pngdaan 2. Tampilan Menu Administrator Gudang Tabel 8. Transaksi Field trans_id trans_nota trans_tgl unit_id user_id Type INT CHAR DATE TINYINT TINYINT Length/Values 8 8 20 8 8 Keterangan Id Transaksi Nt Transaksi Tg Transaksi Id Unit Id User Gambar 18. Form Menu Administrator Gudang Tabel 9. Detail Transaksi Field dtrans_id dtrans_qty brg_id trans_id 3 Type INT INT INT INT Length/Values 8 10 8 8 Keterangan Id dTrnsaksi Qty dTrans Id Barang Id Transaksi 3. Tampilan Menu Manager Hasil Berdasarkan data yang diperoleh pada Gambar 19. Form Menu Manager perusahaan PT. Pertamina Marine Region II Plaju, maka dapat dihasilkan suatu program sistem inventori yang dapat digunakan oleh 10 4. Tampilan Master Jenis Barang Gambar 22. Master Data Supplier 7. Tampilan Master Data Unit Kerja Marine Gambar 20. Master Jenis Barang 5. Tampilan Master Barang Gambar 23. Master Data Unit Kerja Marine Gambar 21. Master Barang 6. Tampilan Master Supplier 8. Tampilan User Gambar 24. Data User Gambar 24. Data User Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 11 9. Tampilan Transaksi Pengadaan 12. Tampilan Laporan Dalam PDF Gambar 25. Transaksi Pengadaan 10. Tampilan Transaksi Antar Unit Gambar 28. Form Laporan Dalam Bentuk PDF Gambar 26. Transaksi Antar Unit 11. Tampilan Data Laporan 4 SIMPULAN Kesimpulan yang dapat dikemukakakan berdasarkan penjelasan-penjelasan yang dapat diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Inventori PT. Pertamina Marine Region II Plaju yang dibuat dengan pemrograman menggunakan PHP diharapkan bahasa dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Dengan bantuan Jquery sistem PHP yang Gambar 27. Form Laporan 12 dihasilkan bisa bersifat interaktif dan 2. responsive. S. Presman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Sistem Informasi Inventori PT. Pertamina Lunak Pendekatan Pratiksi. Yogyakarta. Marine Region II Plaju yang berbasis komputer dan memiliki basis data (database), diharapkan dapat melakukan pendataan dalam proses Sutabri, Tata. 20012. Analisis Sistem Informasi. Jakarta: Yogyakarta. pengadaan barang, transaksi antar unit kerja dan Sutabri, Tata. 20012. Konsep Sistem Informasi. jumlah stok barang lebih jelas, rinci dan Jakarta: Yogyakarta. tepat. Selain itu laporan yang dibuat bisa sesuai basis data (database) yang telah dibuat, dan diformat dengan mudah, cepat serta akurat. DAFTAR RUJUKAN Kadir, Abdul. 2009. Mastering Ajax dan PHP. Jakarta: Yogyakarta. Nugroho, Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan JAVA. Salatiga: Yogyakarta. Pudjo, Prabowo dan Heriawati. 2011. Menggunakan UML. Informatika: Bandung. Sistem Inventori Pergudangan Pada PT. Pertamina Marine Region II Plaju (Maya Wahyuniarti ) 13