Kode Etik Perusahaan
advertisement
CIMB NIAGA A.11.03 KEBIJAKAN KODE ETIK PERUSAHAAN Versi 01.03.2010 KATA PENGANTAR Kesuksesan Bank CIMB Niaga sebagai salah satu Bank Swasta terkemuka di Indonesia merupakan prestasi yang membanggakan yang hanya dapat dicapai melalui kerja keras segenap insan Bank CIMB Niaga, oleh karenanya perlu terus ditumbuhkembangkan dan dipertahankan. Bank CIMB Niaga berupaya agar prestasi dan image positif yang terbentuk tidak saja diukur dengan angka-angka dan rasio keuangan, pangsa pasar dan mutu nasabahnya, namun juga memperhatikan pencapaian prestasi tersebut melalui integritas kepemimpinan, contoh-contoh perilaku yang tepat dan beretika. Dengan tekad senantiasa menghayati dan mengamalkan nilai-nilai dasar perusahaan, seluruh karyawan diharapkan dapat memenuhi harapan Perusahaan untuk bersama-sama mengembangkan dan menjaga image yang baik dan mampu memberikan yang terbaik demi kemajuan bersama. Sejalan dengan pesatnya perkembangan industri perbankan, Bank CIMB Niaga kini telah memiliki cabang-cabang yang tersebar di kota-kota di Indonesia, dan akan bertambah lagi. Perkembangan tersebut memungkinkan Karyawan berasal dari beragam lingkup budaya. Akibatnya bisa muncul perbedaan persepsi antar individu dalam menanggapi suatu peristiwa. Untuk itu diperlukan suatu pedoman yang berisikan tatacara perilaku dan kerjasama yang mampu mengarahkan seluruh Karyawan menghadapi suatu kejadian. Diharapkan nantinya Karyawan siap dalam menghadapi hal-hal yang menyangkut aspek-aspek standar etika. Tindakan yang telah diputuskan sebagai penyimpangan etika dianggap sebagai usaha-usaha menodai nama baik dan integritas Bank CIMB Niaga sehingga dapat menjadi alasan bagi suatu tindakan pemutusan hubungan kerja. Oleh karena itu, Direksi berharap agar Kode Etik ini diketahui, dipahami, dihayati, dan diamalkan seluruh Karyawan, termasuk jajaran Komisaris dan Direksi demi kepentingan bersama dan kemajuan serta reputasi Perusahaan. Jakarta, 01 Maret 2010. Arwin Rasyid Presiden Direktur Rita Mas’Oen Direktur HR PERNYATAAN KOMITMEN KARYAWAN Kode Etika Karyawan menuntut komitmen segenap karyawan Perusahaan. Buku ini diberikan untuk dimiliki karyawan dan diberikan sekali pada saat ia menjalin ikatan kerja dengan Perusahaan. Karyawan perlu mempelajari dan memahami dengan sungguh-sungguh isi buku ini sebelum membubuhkan tanda tangan persetujuan pada formulir persetujuan yang terdapat di bagian akhir buku ini dan disimpan di Personnel File Karyawan. Supervisor atau pejabat yang ditunjuk wajib memberikan penjelasan kepada Karyawan bilamana dibutuhkan. Setiap awal tahun, pejabat pimpinan di Group/Area/Cabang wajib mendiskusikan kembali kebijakan etika yang berlaku kepada seluruh bawahannya dan kemudian bersama-sama membubuhkan tanda tangan di lembar persetujuan bersama. Perubahan Kode Etika Karyawan akan diinformasikan kepada seluruh karyawan dan karyawan diminta untuk memberikan pernyataan pada lembar yang sudah disediakan. PERNYATAAN KOMITMEN KARYAWAN DAFTAR ISI 1. Kebijakan Umum.......................................................................................................................... 1.1. Pendahuluan....................................................................................................................... 1.2. Tujuan Kebijakan................................................................................................................ 1.3. Ruang Lingkup Kebijakan................................................................................................... 1.4. Referensi............................................................................................................................. 1 1 1 1 2 2. Daftar Istilah dan Definisi……………………………………………………………………………… 3 3. Hubungan dengan Sesama Karyawan……………………………………………………………… 3.1. Kerjasama Antar Karyawan……………………………………………………………………... 3.2. Keadilan Perlakuan dan Obyektivitas Keputusan............................................................... 3.3. Larangan Pelecehan dan Intimidasi.................................................................................... 4 4 4 5 4. Hubungan dengan Perusahaan.................................................................................................. 4.1. Status Kepegawaian........................................................................................................... 4.2. Benturan Kepentingan........................................................................................................ 4.3. Disiplin Waktu Kerja............................................................................................................ 4.4. Penampilan dan Cara Berpakaian...................................................................................... 4.5. Lingkungan dan Keselamatan Kerja................................................................................... 4.6. Akses Informasi.................................................................................................................. 4.7. Investasi Pribadi.................................................................................................................. 4.8. Media, Publikasi, Penampilan di Muka Umum.................................................................... 4.9. Aktivitas di Luar Perusahaan.............................................................................................. 4.10. Aktivitas Politik.................................................................................................................... 4.11. Penanganan Informasi........................................................................................................ 4.12. Perlindungan Hak Cipta Informasi...................................................................................... 6 6 6 7 7 7 8 8 9 10 11 11 13 5. Hubungan dengan Nasabah....................................................................................................... 5.1. Hubungan dengan Nasabah............................................................................................... 5.2. Penjualan dan Pengiklanan Produk.................................................................................... 5.3. Pemberian dan Penerimaan Hadiah/Bingkisan/Hiburan (Entertainment)........................... 5.4. Larangan Atas Tindakan Penyuapan.................................................................................. 14 14 14 15 16 6. Hubungan dengan Pemasok (Supplier), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan..................................................................................................................................... 6.1. Evaluasi yang Objektif dalam Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan Perusahaan....... 6.2. Larangan Penerimaan Kompensasi dari Pemasok (Supplier), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan............................................................................................... 6.3. Kepatuhan Pemasok (Supplier), Vendor (termasuk Outsourcing), dan Konsultan Terhadap Kode Etika.......................................................................................................... 6.4. Konsultasi dan Lobi dengan Pemasok (Supplier), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan............................................................................................................................ 17 17 17 18 18 7. Hubungan dengan Pemegang Saham....................................................................................... 7.1. Perlindungan terhadap Aset Perusahaan........................................................................... 7.2. Keakuratan Laporan dan Informasi Perusahaan................................................................ 19 19 20 8. Hubungan dengan Pesaing (Competitor).................................................................................. 21 9. Hubungan dengan Otoritas......................................................................................................... 9.1. Kerjasama dengan Otoritas................................................................................................ 9.2. Kepatuhan Terhadap Ketentuan/Peraturan Terkait............................................................ 9.3. Kebijakan Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Fraud................................................... 9.4. Pembayaran Pajak dan Retribusi Resmi………………………………………………………. 9.5. Kontrol Lalu Lintas Devisa.................................................................................................. 22 22 22 23 23 23 10. Hubungan dengan Stakeholder Lainnya................................................................................... 10.1. Kebijakan Anti Monopoli dan Perlindungan Konsumen...................................................... 10.2. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan................................................................................. 10.3. Donasi................................................................................................................................. 10.4. Lingkungan Hidup............................................................................................................... 24 24 24 24 25 11. Pelaporan Atas Pelanggaran atau Potensi Pelanggaran......................................................... 26 LAMPIRAN CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.01 Kebijakan Umum 1. KEBIJAKAN UMUM 1.1 Pendahuluan Kode Etik merupakan dasar sikap dan tindakan etis yang berlaku bagi seluruh karyawan dengan prinsip-prinsip dasar mengacu kepada Visi, Misi, dan nilai-nilai Perusahaan. Dengan nilai-nilai Perusahaan diantaranya Integrity is Everything, maka selaku karyawan, kita harus menjadi orang-orang yang dapat dan layak dipercaya dengan menghindari adanya pertentangan kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan, membuat keputusan berdasarkan profesionalisme yang tidak dipengaruhi oleh kepentingan pribadi karyawan. Sangat penting bagi kita untuk bekerja dengan nilai-nilai dasar. Pada suatu saat, kita mungkin menghadapi situasi dimana keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan kita didasarkan pada dan diuji terhadap nilai-nilai ini. Sebagai konsekuensi, keputusankeputusan kita secara langsung akan berdampak kepada reputasi Perusahaan. Untuk menunjang tercapainya kesamaan dan kesesuaian nilai-nilai yang dianut karyawan CIMB Niaga, adalah penting untuk memahami kebijakan Kode Etik. 1.2 Tujuan Kebijakan Tujuan dari Kebijakan Kode Etik adalah: • Sebagai pedoman dalam penyusunan kebijakan, prosedur maupun praktek-praktek manajemen yang ada di Perusahaan. • Sebagai pedoman dasar sikap dan tindakan karyawan dalam menjalankan tugas dan pengambilan keputusan. • Memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai kepatutan karyawan dalam menjalin hubungan dengan sesama karyawan, hubungan dengan perusahaan, hubungan dengan nasabah, hubungan dengan pesaing, hubungan dengan otoritas atau hubungan dengan stakeholder lainnya. • Memastikan adanya kesamaan dan konsistensi sikap maupun tindakan dalam implementasi operasional sehari-hari. 1.3 Ruang Lingkup Kebijakan Kebijakan ini berlaku untuk seluruh karyawan Perusahaan yang mempunyai hubungan kerja langsung baik karyawan tetap maupun kontrak, termasuk Direksi dan Komisaris. 1 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.01 Kebijakan Umum 1.4 Referensi Referensi yang digunakan dalam kebijakan ini adalah: 1. PBI No. 8/14/PBI/2006 tentang Perubahan atas PBI No. 8/4/PBI/2006 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. 2. PBI No. 8/4/PBI/2006 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. 3. PBI No. 11/1/PBI/2009 tentang Bank Umum. 4. Kebijakan Internal mengenai Whistle Blowing. 2 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.02 Daftar Istilah dan Definisi 2. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI Beberapa istilah dan definisi yang digunakan dalam Kebijakan Kode Etik Perusahaan ini sebagai berikut: 1. Perusahaan adalah PT Bank CIMB Niaga Tbk (“CIMB Niaga”). 2. Manajemen adalah Direksi Perusahaan atau orang yang diberi kuasa oleh Direksi Perusahaan untuk bertindak atas nama Direksi Perusahaan. 3. Karyawan adalah orang yang mempunyai hubungan kerja langsung dengan Perusahaan melalui penandatanganan perjanjian kerja (waktu tertentu/tidak tertentu) dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain. 3 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.03 Hubungan dengan Sesama Karyawan 3. HUBUNGAN DENGAN SESAMA KARYAWAN 3.1 Kerjasama Antar Karyawan Hubungan karyawan dengan rekan sekerja, bawahan ataupun atasan didasarkan kepada pengakuan pentingnya ketergantungan satu sama lain, bekerja dengan penuh kemenangan, penuh kepercayaan dan saling menghormati dalam lingkungan persaingan yang sehat dengan komitmen akan kesuksesan Perusahaan. 3.1.1 Hubungan antar Sesama Karyawan atau Rekan Kerja Hubungan karyawan dengan para rekan sekerja haruslah sebagai anggota sebuah tim yang unggul dan bersaing secara sehat. Karyawan harus memberi contoh perilaku yang baik, adil dan jujur dalam berhubungan dengan orang lain. 3.1.2 Hubungan dengan Bawahan Pemimpin/Supervisor/Officer bertanggung jawab untuk mendefinisikan bakuan kinerja secara jelas dan menciptakan Iingkungan kerja yang kondusif bagi pencapaian tujuan unit kerja. Bawahan diberikan kebebasan yang mereka perlukan dalam melakukan tugas-tugas mereka serta saran/masukan agar bawahan dapat terus meningkatkan kinerja masing-masing. Pemimpin perlu memperhatikan pengembangan kompetensi bawahan melalui pendidikan dan pelatihan. 3.1.3 Hubungan dengan Atasan Hubungan Karyawan dengan atasan harus merupakan suatu hubungan yang didasarkan pada saling percaya dan saling menghargai. Sebagaimana atasan, Karyawan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa komunikasi terlaksana secara jujur dan terbuka. Karyawan dan atasan adalah bagian dari satu tim dengan tujuan yang sama, yaitu untuk mencapai sasaran kerja unit selaras dengan tujuan Perusahaan. 3.2. Keadilan Perlakuan dan Obyektivitas Keputusan Perusahaan menghargai persamaan hak karyawan dan tidak mentolerir praktek-praktek diskriminatif terhadap ras, suku, jenis kelamin, agama, asal usul dan kewarganegaraan dalam pekerjaan dengan alasan apapun. Perusahaan mewajibkan pengambilan keputusan di setiap lini organisasi dilakukan secara obyektif, didasari pada fakta-fakta dan/atau informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan serta dilakukan secara profesional. Pengambilan keputusan yang mengandung benturan kepentingan wajib dihindari. Perusahaan mewajibkan karyawan untuk mengungkapkan transaksi yang mengandung benturan kepentingan. 4 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.03 Hubungan dengan Sesama Karyawan 3.3 Larangan Pelecehan dan Intimidasi Perusahaan melarang segala bentuk pelecehan dan intimidasi termasuk ikut aksi yang ilegal, baik yang dilakukan terhadap atasan, bawahan, rekan sekerja, nasabah, rekanan atau relasi Perusahaan. Pelecehan tersebut berupa berbagai sikap meremehkan / memandang rendah yang didasari perbedaan suku bangsa, agama, warna kulit, jenis kelamin, usia, asal-usul ataupun ketidakmampuan pribadi baik dilakukan melalui komentar, gurauan dan/atau tindakan semacamnya. Intimidasi berupa perilaku yang akan menyebabkan seseorang pada umumnya merasakan tertekan secara psikologis atau berbahaya. Perusahaan memberi kesempatan karyawan untuk melaporkan tindakan diskriminatif, pelecehan dan intimidasi kepada atasan, atasan yang lebih tinggi maupun Human Resources serta jalur komunikasi yang ditentukan. 5 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan 4. HUBUNGAN DENGAN PERUSAHAAN 4.1 Status Kepegawaian Perusahaan menggolongkan status kepegawaian Karyawan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Perusahaan melarang karyawan terikat perjanjian kerja dengan pemberi kerja lain selama jam kerja. Apabila terikat perjanjian kerja dengan pemberi kerja lain di luar jam kerja harus menginformasikan dan mendapat ijin terlebih dahulu dari Direksi terkait. Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk bekerja di luar Perusahaan sebagai wakil Perusahaan. Perusahaan memberikan kesempatan karyawan untuk menjadi anggota asosiasi profesi perbankan/keuangan atau kegiatan lain yang bermanfaat untuk meningkatkan reputasi Perusahaan dengan mendapatkan ijin terlebih dahulu. 4.2 Benturan Kepentingan Benturan kepentingan terjadi karena perbedaan antara kepentingan ekonomis Perusahaan dengan kepentingan ekonomis pribadi karyawan. Perusahaan mewajibkan karyawan menghindarkan diri dari pengambilan suatu keputusan dalam situasi dan kondisi ada benturan kepentingan. Apabila keputusan tetap harus diambil maka pihakpihak yang dimaksud wajib mengutamakan kepentingan ekonomis Perusahaan dan menghindarkan Perusahaan dari kerugian yang mungkin timbul atau kemungkinan berkurangnya keuntungan Perusahaan serta wajib mengungkapkan kondisi benturan kepentingan tersebut dalam setiap keputusan. Setiap Karyawan harus menghindari situasi yang menyebabkan terjadinya benturan atau berpotensi menjadi benturan antara kepentingan pribadi/keluarga/kelompok dengan kepentingan Perusahaan, termasuk hal-hal sebagai berikut: • Sejak awal menghindari kondisi yang membuat diri kita sendiri masuk dalam situasi konflik. • Jika hal ini tidak dapat dilakukan, kenalilah benturan atau potensi benturan dan sampaikanlah kepada atasan dan Compliance Unit. Selanjutnya, bekerja sama dengan mereka untuk menyelesaikan konflik tersebut. • Karyawan harus mendapatkan persetujuan dari Direksi untuk pekerjaan / kedudukan di luar Perusahaan atas penunjukan dari Perusahaan. • Karyawan dilarang menyalahgunakan nama, fasilitas atau hubungan baik Perusahaan untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun, termasuk uang, barang dan fasilitas dari pihak-pihak tertentu atau nasabah dari Manajemen atau unit organisasi terkait. Penggunaan nama Perusahaan untuk kegiatan kemanusiaan harus mendapatkan ijin dari Manajemen atau unit organisasi terkait. • Bila Karyawan melakukan investasi pribadi di perusahaan lain dan kemudian akibat investasi tersebut disinyalir akan mengganggu pengambilan keputusan oleh Karyawan 6 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab • • • Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan yang mewakili kepentingan Perusahaan, maka Karyawan yang bersangkutan dilarang membuat keputusan yang terkait dengan investasi pribadi Karyawan di perusahaan tersebut. Jika Karyawan melakukan investasi sebelum bergabung dengan Perusahaan, yang bersangkutan diminta membuat laporan formal kepada atasan atau pihak yang berkepentingan dengan hal ini. Karyawan harus memberitahu dan mendapat ijin tertulis dari Manajemen jika Karyawan atau anggota keluarga Karyawan memiliki saham atau andil yang berarti di perusahaan yang dibeli atau disewa oleh Perusahaan. Karyawan wajib melapor kepada atasan langsung atau pimpinan Perusahaan untuk setiap hubungan bisnis atau transaksi yang terjadi dengan perusahaan lain dimana Karyawan terlibat mewakili Bank, sementara Karyawan atau anggota keluarga Karyawan memiliki kepentingan langsung maupun tidak langsung, atau Karyawan dan anggota keluarga Karyawan akan memperoleh suatu keuntungan dari hubungan bisnis tersebut. Para Komisaris dan Direksi harus menyatakan hubungan bisnis mereka di luar CIMB Niaga. Pernyataan tersebut akan disimpan untuk dokumentasi perusahaan oleh Corporate Affairs dan Compliance Director. 4.3 Disiplin Waktu Kerja Karyawan wajib datang dan bekerja tepat waktu sesuai dengan jam kerja yang ditentukan Perusahaan. Pemanfaatan jam kerja secara optimal wajib dilakukan demi kepentingan Perusahaan. Keterlambatan dan ketidakhadiran Karyawan di tempat kerja harus dengan ijin atasan. 4.4 Penampilan dan Cara Berpakaian Karyawan harus berpakaian dan berpenampilan rapi, sopan, dengan memperhatikan norma sosial yang berlaku, memperhatikan kedudukan atau pekerjaannya serta menjaga citra Perusahaan dan mengikuti ketentuan cara berpakaian. 4.5 Lingkungan dan Keselamatan Kerja Perusahaan berupaya untuk menyediakan lingkungan kerja yang mendukung untuk meraih potensi tertinggi yang bebas dari berbagai gangguan atau perilaku yang tidak kondusif untuk pencapaian tujuan bersama. Oleh karena itu, karyawan wajib menciptakan dan menjaga kebersihan, keamanan dan kenyamanan lingkungan fisik kerja dan/atau tidak melakukan aktivitas-aktivitas yang dapat mengganggu konsentrasi kerja individu lainnya. Lingkungan kerja diupayakan bebas dari segala bentuk polusi (suara, udara, polusi) dan penyalahgunaan narkotika dan obat-obatan terlarang. 7 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Kesehatan dan keselamatan kerja seluruh Karyawan menjadi perhatian utama Perusahaan. Setiap Karyawan harus mematuhi kebijakan dan ketentuan yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja. 4.6 Akses Informasi Perusahaan menyediakan akses informasi melalui jaringan intranet maupun jaringan teknologi informasi lainnya. Karyawan diberikan akses untuk mencari informasi melalui teknologi informasi agar dapat mendukung pekerjaannya. Perusahaan memberikan sanksi terhadap pelanggaran penggunaan informasi teknologi yang digunakan tidak untuk mendukung pekerjaan, termasuk dan tidak terbatas, diantaranya akses terhadap situs yang bertentangan dengan norma susila atau agama. Penggunaan perangkat lunak yang melanggar hak cipta menjadi tanggung jawab karyawan. 4.7 Investasi Pribadi 4.7.1 Informasi Orang Dalam (Insiders Information) Insider trading (atau insider dealing) adalah kejahatan kriminal. Contoh hal ini bisa terjadi namun tidak terbatas pada seseorang membeli atau menjual surat berharga (seperti saham) atau foreign exchange (forex) sementara yang bersangkutan memiliki informasi orang dalam/intemal, dalam hal ini informasi yang bersifat (a) non-publik, dan (b) sensitif terhadap harga. Karyawan tidak boleh melakukan transaksi surat berharga/saham/forex apabila ia memiliki informasi orang dalam tentang hal tersebut. Istilah 'dealing' (atau 'trading') tidak hanya dalam hal pembelian, penjualan dan untuk melaksanakan opsi (exercising options) rekening sendiri, tapi juga untuk keluarga, teman, dan orang lain. 4.7.2 Ketentuan untuk Transaksi Saham Perusahaan Setiap karyawan harus tunduk pada seluruh hukum, ketentuan dan peraturan yang terkait dengan perdagangan surat berharga/saham Perusahaan dan surat berharga/saham perusahaan lain yang dapat terpengaruh oleh kegiatan bisnis Perusahaan. Karyawan tidak boleh menggunakan posisi sebagai karyawan untuk memperoleh perlakuan istimewa dalam membeli atau menjual surat berharga/saham/forex untuk kepentingan sendiri atau keluarga, kecuali ditetapkan lain oleh Perusahaan. Investasi Karyawan terhadap surat-surat berharga Perusahaan harus diarahkan secara jangka panjang. Karyawan dilarang melakukan spekulasi terhadap surat-surat berharga dalam jangka pendek. 8 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Sebagai tambahan atas kebijakan umum yang disinggung sebelumnya, seluruh Karyawan juga tunduk kepada ketentuan yang diatur terpisah mengenai perdagangan surat-surat berharga Perusahaan untuk kepentingan Pribadi, termasuk Pimpinan Perusahaan. Bila Karyawan rnemiliki pertanyaan yang berkaitan dengan investasi pribadi ini, harap menghubungi Compliance Officer, HRBP atau unit terkait lain. 4.8 Media, Publikasi, Penampilan di Muka Umum 4.8.1 Pertanyaan dari Media Massa dan Pihak Luar Lainnya Dalam menjawab pertanyaan dari media massa dan pihak luar lainnya, penting sekali bahwa tidak seorangpun boleh menjawab sendiri, karena tanggapan yang tidak tepat atau tidak akurat, penyangkalan atau pengingkaran informasi, dapat mengakibatkan publikasi yang tidak baik dan secara serius dapat mempengaruhi reputasi dan/atau posisi Bank secara hukum. Corporate Affairs melalui Corporate Communication Group bertanggung jawab untuk merumuskan dan mengarahkan kebijakan tentang hubungan dengan media massa dan bertugas untuk menjaga posisi Perusahaan dan mengelola komunikasi Perusahaan dengan publik. Corporate Communication Group akan membantu setiap unit bisnis dalam berinteraksi dengan media mengenai hal-hal yang secara jelas termasuk dalam lingkup bisnis mereka. Hal tersebut di atas sesuai dengan kebijakan tentang "Hubungan dengan Media Massa" sebagai berikut: • Perusahaan akan menerapkan One Window Policy melalui Corporate Communication Group untuk penyebaran informasi pada tingkat perusahaan dan permintaan untuk wawancara. • Mekanisme hubungan eksternal akan dikoordinasikan dengan Corporate Communication Group. Hal ini termasuk rekomendasi untuk seleksi terhadap media massa yang akan digunakan dan koordinasi yang diperlukan untuk selalu menjaga integritas perusahaan dalam konteks informasi yang akan diungkapkan/dipaparkan kepada publik. • Setiap penerbitan press release Perusahaan harus ditelaah dan disetujui terlebih dahulu oleh Presiden Direktur dan/atau Direktur terkait. 9 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Hubungan media massa dilakukan dengan efektif dengan memperhatikan: • Menjaga bakuan kredibilitas dan profesionalisme yang tinggi dalam berhubungan dengan perwakilan media massa. • Hubungan jangka panjang sebaiknya jangan dibahayakan oleh manfaat sesaat. 4.8.2 Penanganan Pengaduan Keluhan dihadapi dengan ramah, efisien dan tepat waktu, serta mengacu pada ketentuan dan kebijakan Perusahaan dalam menghadapi keluhan. Kegagalan dalam melakukan hal ini dapat mengakibatkan rusaknya reputasi Perusahaan, kemungkinan tuntutan hukum dan penalti oleh regulator, termasuk denda. Apabila hal yang dikeluhkan tersebut ternyata benar, maka harus segera diambil tindakan perbaikan. Pendekatan yang tanggap akan memberikan kesan baik dari nasabah dan meningkatkan persepsi mereka terhadap Perusahaan. Senantiasa libatkan Compliance dan Legal Unit jika keluhan merupakan tuduhan ketidaksahan atau tindakan tidak etis atau jika ada tuntutan ganti rugi (kompensasi). Contoh: salah satu nasabah kita, melaporkan keluhan kepada BI terlebih dahulu, dan tidak melaporkan keluhannya Iangsung kepada kita, sehingga BI sekarang meminta kita memberikan penjelasannya. Bagaimana seharusnya kita menangani hal ini? Agar reputasi perusahaan tetap terjaga dengan baik, kita harus berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikan permasalahan ini. Segera libatkan unit terkait termasuk bantuan Legal dan Compliance Unit untuk untuk mengatasi masalah ini. 4.9 Aktivitas di Luar Perusahaan Aktivitas di luar Perusahaan dilaksanakan untuk menunjang pelaksanaan tugas pekerjaan Karyawan seperti misalnya keanggotaan dalam asosiasi. Perusahaan memberikan kesempatan kepada Karyawan untuk mengaktualisasikan diri di luar aktivitasaktivitas pekerjaan di Perusahaan. Yang digolongkan sebagai aktivitas di luar Perusahaan dalam hal ini adalah aktivitas di dalam organisasi profesi, sosial kemasyarakatan, olahraga, kerohanian, dan lain sebagainya yang tidak berhubungan langsung dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. Perusahaan melarang Karyawan melakukan aktivitas di luar Perusahaan dan/atau menjadi anggota perkumpulan/klub/organisasi di luar Perusahaan apabila: • Perkumpulan/klub/organisasi tersebut tidak diakui pemerintah dan/atau menganut nilai-nilai yang tidak sesuai dengan nilai-nilai yang dianut Perusahaan; • Karyawan menyalahgunakan fasilitas Perusahaan untuk melakukan kegiatan dalam perkumpulan/klub/organisasi tersebut; 10 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab • • Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Aktivitas-aktivitas tersebut berpengaruh terhadap pengurangan jam kerja dan/atau konsentrasi kerja Karyawan serta tidak memprioritaskan tugas dan tanggung jawab sebagai Karyawan; Dilakukan di luar tujuan pengembangan diri dan/atau pengisian waktu luang. 4.10 Aktivitas Politik Tidak ada dana atau aset Perusahaan yang boleh digunakan untuk keperluan kontribusi untuk suatu kegiatan politik. Perusahaan tidak memberikan kompensasi atau penggantian biaya yang berkaitan dengan aktivitas politik baik langsung atau tidak langsung. 4.11 Penanganan Informasi Karyawan harus memelihara segala bentuk informasi Perusahaan agar dapat digunakan untuk pengambilan keputusan demi kepentingan Perusahaan. Yang tergolong sebagai informasi Perusahaan adalah semua data-data milik Perusahaan (berdasarkan hak cipta atau bukan hak cipta) berkaitan dengan Perusahaan dan stakeholder dan dapat berupa data kualitatif dan kuantitatif, dalam bentuk tiket, file, disket, microfilm, foto, informasi nasabah dan proyek, laporan pembukuan dan keuangan laporan, surat/memorandum, manual, kebijakan, prosedur dan program-program serta rencana-rencana dan lain-lain. 4.11.1 Keterbukaan Informasi dan Penjagaan Kerahasiaan Informasi Kerahasiaan informasi meliputi inside information dan information. proprietary Inside information adalah semua informasi non-publik, baik tertulis atau lisan yang diterima dari nasabah, calon nasabah atau pihak ketiga lainnya dengan maksud agar informasi tersebut dirahasiakan dan digunakan hanya untuk tujuan bisnis Perusahaan. Proprietary information seperti strategi bisnis, penelitian bisnis, rencana-rencana produk baru, informasi keuangan atau harga yang tidak dipublikasikan, kebiasaan-kebiasaan dan rencana-rencana bisnis, dan lain-lain, yang bila diungkapkan kepada pihak luar dapat merusak kepentingan Perusahaan, haruslah dirahasiakan. Karyawan harus menjaga kerahasiaan semua informasi bisnis yang konfidensial, termasuk inside information dan proprietary information, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: • Setiap unit kerja memastikan akses ruang kerja dan komputer telah terlindungi dengan baik. 11 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab • • • • • Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Karyawan wajib merahasiakan password dan User ID yang dimiliki untuk akses ke dalam sistem dan menggantinya secara berkala. Karyawan harus memeriksa bahwa setiap kertas kerja dan dokumen yang dibuat, difotokopi, difax, disimpan dan dibuang telah mempertimbangkan risiko akan kemungkinan pihak yang tidak berwenang memiliki akses terhadap kerahasiaan informasi tersebut. Karyawan wajib menghapus informasi yang tertulis pada papan tulis dan PC di ruang rapat setelah ruang rapat tidak digunakan. Hal ini dapat menyebabkan bocornya informasi kepada pihak yang tidak berkepentingan. Karyawan tidak diperkenankan mendiskusikan informasi rahasia di tempat- tempat umum yang biasanya terbuka untuk karyawan. Apabila sudah tidak bekerja lagi di Perusahaan, mantan karyawan wajib melindungi inside information dan proprietary information sampai informasi tersebut menjadi informasi public/tersedia bagi public. Apabila mantan karyawan mengungkapkan informasi tersebut, maka yang bersangkutan dapat dituntut sesuai dengah ketentuan hukum yang berlaku. 4.11.2 Kerahasiaan Nasabah dan Data Pribadi Kerahasiaan Nasabah Mengungkapkan informasi nasabah kepada pihak di luar Perusahaan merupakan pelanggaran hukum yang serius dan Karyawan tidak boleh melakukannya. Pelanggaran tersebut dapat mengakibatkan penerapan penalti oleh otoritas, tuntutan hukum oleh nasabah, maupun tuntutan hukum dari aparat penegak hukum kepada karyawan secara pribadi. Pengungkapan informasi nasabah kepada pihak ketiga bisa dilakukan apabila: • Nasabah telah mengijinkan untuk mengungkapkannya dan Perusahaan telah diberi wewenang secara tertulis, khususnya untuk dokumentasi pembukaan rekening, atau • CIMB Niaga secara hukum diharuskan mengungkapkan informasi tersebut (misalnya, atas permintaan pengadilan, kepolisian dan/atau otoritas sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku), atau • CIMB Niaga harus melindungi asetnya (seperti, dalam kasus fraud atau pengembalian hutang) 12 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.04 Hubungan dengan Perusahaan Data Pribadi Cakupan informasi yang disimpan Perusahaan bertambah banyak, yaitu meliputi berbagai informasi tentang individu-individu, misalnya nasabah, calon nasabah, staff, pemasok dan pihak ketiga lainnya. Sebagian dari data ini bersifat sensitif dan pribadi – misalnya yang berkaitan dengan kronologi kredit, kesehatan atau masalah-masalah keluarga. Sebagai karyawan CIMB Niaga, kita harus selalu menghargai hak pihak-pihak tersebut. Sehubungan dengan data mereka, kita harus: • menyimpan data yang memadai dan relevan saja, dan tidak menyimpan data yang berlebihan dan tidak dibutuhkan, • menahan untuk tidak mendistribusikan secara tidak perlu, • hanya mengungkapkannya kepada pihak lain jika ijin telah diperoleh atau ada alasan bisnis/hukum yang sah. • Informasi terkait data karyawan yang bersifat sensitif dan pribadi sehingga hanya dapat diberikan/diinformasikan atas persetujuan karyawan yang bersangkutan. Karyawan harus mengikuti hukum dan kebijakan tentang perlindungan data. Compliance Officer selanjutnya dapat membantu Karyawan untuk hal ini. 4.12 Perlindungan Hak Cipta Informasi Setiap bentuk hasil karya cipta yang berkaitan dengan tugas pekerjaan Karyawan diakui sebagai produk atau milik Perusahaan, yaitu berupa hasil rancangan produk, sistem, manual, strategi bisnis atau strategi pelayanan dan sebagainya baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy. Segala bentuk tindakan mengutip, mengubah, menambah, mengurangi atau menggandakan karya cipta tanpa ijin tertulis dari pihak Manajemen dianggap sebagai tindakan yang merugikan Perusahaan dan melanggar ketentuan/hukum yang berlaku. 13 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.05 Hubungan dengan Nasabah 5. HUBUNGAN DENGAN NASABAH 5.1 Hubungan dengan Nasabah Karyawan wajib memperhatikan kebutuhan setiap nasabah serta menjalin hubungan yang berkelanjutan sesuai visi Perusahaan. Pelayanan nasabah dilakukan secara profesional dengan sikap sopan, ramah dan wajar. Bilamana Karyawan secara sengaja atau tidak sengaja (karena sebab-sebab lain berdasarkan alasan pribadi) tidak memberikan pelayanan yang memuaskan kepada nasabah, dimana pada batas tertentu tindakan Karyawan tersebut dapat merugikan dan membahayakan kelangsungan hidup Perusahaan, maka Perusahaan dapat memberikan sanksi kepada Karyawan. 5.2 Penjualan dan Pengiklanan Produk Produk dan jasa keuangan semakin canggih dan kompleks. Oleh karena itu, penjualan produk membutuhkan pengetahuan, keterampilan dan pertimbangan tersendiri. Hal-hal yang harus diperhatikan Karyawan dalam menjual produk adalah: • Penjualan produk hanya untuk produk-produk Perusahaan dan produk-produk sah Iainnya yang telah disetujui oleh Direksi. • Karyawan harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai produk yang dijual, dan mengenai nasabah (misalnya, pilihan risiko/risk appetite, sasaran, kondisi keuangan dan keadaan perorangan dari nasabah tersebut) untuk memutuskan dampak dari produk-produk tersebut, dan apakah produk tersebut sesuai dengan kebutuhan nasabah. • Karyawan harus mengkomunikasikan produk secara jelas dan melakukan cukup upaya untuk memastikan bahwa nasabah mengerti sepenuhnya tentang produk dan risiko-risikonya, khususnya produk yang kompleks. • Ketentuan khusus berlaku pada produk-produk investasi dan bahwa kemungkinan diperlukan nasihat investasi, serta kemungkinan kebebasan untuk menentukan / memilih penasihat tersebut. Untuk itu, Karyawan dapat berkonsultasi dengan Legal Officer atau Compliance Officer. Periklanan, melalui media, internet, presentasi-presentasi dan konferensi adalah salah satu cara yang paling kuat untuk memaparkan gambaran tentang Perusahaan dan memasarkan produk-produknya. Namun bila tidak ditangani dengan baik, dapat berpotensi menyebabkan kerugian besar. Perusahaan harus menjalankan iklan yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan. Perlu dipastikan bahwa setiap iklan yang ada memperhatikan hal-hal berikut: • akurat (yaitu tidak menyesatkan) dan layak (yaitu tidak menyinggung orang). • memaparkan risiko-risiko yang terkandung dalam iklan tersebut. 14 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab • • Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.05 Hubungan dengan Nasabah jelas dan mudah dipahami. menghargai adanya kepekaan-kepekaan akibat budaya yang berbeda. Corporate Communication Group dan unit kerja terkait harus memastikan bahwa semua iklan sudah ditelaah dari sisi hukum dan kepatuhan sebelum diluncurkan. 5.3 Pemberian dan Penerimaan Hadiah/Bingkisan/Hiburan (Entertainment) 5.3.1 Penerimaan Hadiah/Bingkisan/Hiburan (Entertainment) Karyawan, termasuk anggota keluarganya, dilarang menerima segala macam bingkisan, hadiah, pelayanan, hiburan atau bentuk perlakukan khusus lainnya dari pihak manapun, nasabah, relasi dan rekanan yang mengharapkan kompensasi bisnis ataupun mempengaruhi pengambilan keputusan pada saat ini dan di kemudian hari dengan Perusahaan. Pada prinsipnya, Perusahaan tidak menghendaki Karyawan menerima segala bentuk hiburan (entertainment) yang ditawarkan pihak-pihak lain. Bilamana dengan alasan tertentu tawaran tersebut tidak mungkin ditolak, Karyawan atas nama Perusahaan, berkewajiban membalasnya dengan hiburan serupa kepada pihak lain tersebut dengan sepengetahuan Manajemen. Dalam situasi dimana penolakan atau pengembalian bingkisan dikhawatirkan akan mempengaruhi hubungan baik, bingkisan dapat diterima untuk selanjutnya dibagikan ke sesama Karyawan atau disumbangkan kepada lembaga/panti sosial dengan persetujuan Atasan minimal 1 level dibawah Direksi. Tanpa menghiraukan wujud dan nilainya, semua bingkisan yang diterima harus dilaporkan secara tertulis kepada Atasan minimal 1 level dibawah Direksi dengan salinan kepada Compliance Officer. 5.3.2 Pemberian Hadiah/Bingkisan/Hiburan (Entertainment) Perusahaan menghindari pemberian bingkisan atau hiburan sehingga mempengaruhi / menimbulkan benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan. Dalam batas wajar melalui pertimbangan bisnis yang saling menguntungkan (arm’s length transaction) Perusahaan dapat memberikan bingkisan makanan pada hari-hari raya keagamaan dan bertindak sebagai sponsor kegiatan nasabah dengan persetujuan dari Direksi terkait. Karyawan dilarang menjanjikan uang, hadiah, pinjaman atau bentuk lainnya kepada pihak luar yang dapat dikategorikan sebagai bentuk gratifikasi. Guna meyakinkan kepatuhan terhadap hukum dan perundang-undangan yang berlaku, setiap bingkisan untuk pihak luar harus diklarifikasikan kepada Direksi terkait. 15 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.05 Hubungan dengan Nasabah Ketentuan berikut harus diperhatikan dalam menerima dan/atau menawarkan hiburan dari/kepada pihak lain: • Pemberian hiburan hanya dilakukan bila hubungan kerja sama antara Perusahaan dan pihak-pihak lain tersebut diantisipasi akan memberikan prospek yang baik bagi Perusahaan. • Pemberian hiburan hanya terbatas pada makan/minum di tempat layak, tidak dalam bentuk hiburan bercitra negatif serta posisi/kedudukan pihak lain tersebut. • Jamuan makan minum yang diselenggarakan di rumah Karyawan sedapat mungkin dihindari, dan hanya dapat diadakan dalam kondisi tertentu dengan ijin dari Supervisor. • Hadiah dan cindera mata yang diberikan kepada nasabah dan pihak lainnya harus memiliki cita rasa, nilainya tidak berlebihan dan sesuai dengan pedoman Corporate Identity CIMB Niaga. 5.4 Larangan Atas Tindakan Penyuapan Penyuapan adalah usaha yang dilakukan oleh pihak-pihak lain kepada Karyawan dan/atau sebaliknya dengan tujuan mempengaruhi pengambilan keputusan dan dilakukan semata-mata demi kepentingan/keuntungan pribadi kedua belah pihak. Yang digolongkan sebagai penyuapan adalah penerimaan maupun pemberian imbalan atau janji yang tidak seharusnya dalam arti seluas-luasnya, baik berupa uang, barang, jasa, fasifitas-fasilitas atau kemudahan-kemudahan lainnya, dengan dan/atau tanpa melalaikan prosedur dan hukum yang berlaku dalam penyelesaian suatu urusan. Demi menjaga citra Perusahaan dan menjamin obyektivitas pengambilan keputusan, Perusahaan tidak menyetujui segala bentuk penyuapan. Untuk mendukung hal tersebut, karyawan dilarang untuk: • menawarkan atau menyediakan pembayaran atau manfaat dalam bentuk apapun yang tidak resmi atau tidak lazim kepada pihak lain yang berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap urusan Perusahaan; • menawarkan imbalan kepada karyawan nasabah atau calon nasabah agar mereka berbisnis dengan Perusahaan; • menerima pembayaran atau manfaat dalam bentuk apapun yang tidak resmi atau tidak lazim termasuk mendapatkan uang tunai sebagai bagian program "corporate client reward" pihak lain. Karyawan harus segera melaporkan kepada Compliance Officer pendekatan apapun yang dilakukan oleh seseorang, perusahaan atau nasabah yang diduga mungkin bermaksud meminta atau menawarkan imbalan secara pribadi atau suatu kemudahan khusus lainnya. 16 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.06 Hubungan dengan Pemasok (Suppliers, Vendor (Termasuk Outsourcing) dan Konsultan 6 HUBUNGAN DENGAN PEMASOK (SUPPLIERS), VENDOR (TERMASUK OUTSOURCING) DAN KONSULTAN 6.1 Evaluasi yang Obyektif dalam Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan Perusahaan Pengambilan keputusan atas pengadaan perlengkapan dan peralatan Perusahaan (penyediaan, perbaikan, perawatan, pembangunan sarana, perlengkapan dan peralatan Perusahaan) harus didasari atas penilaian mutu, harga, pelayanan purna jual serta kemudahan/keuntungan lain yang diperoleh Perusahaan dari transaksi tersebut. Ketentuan yang harus diperhatikan antara lain: a. Informasi Harga Penawaran Transaksi antara Perusahaan dengan rekanan dilakukan secara tender dengan tujuan untuk mendapatkan tingkat mutu barang atau jasa serta efisiensi pembelian yang optimal melalui perbandingan mutu dan tingkat harga yang ditawarkan rekanan-rekanan Perusahaan. Kerahasiaan harga harus benarbenar dijamin. b. Potongan Harga/Diskon/Komisi Semua potongan harga/diskon/komisi yang diberikan oleh rekanan Perusahaan, baik yang tercatat atas nama Karyawan maupun Perusahaan harus dibukukan untuk keuntungan Perusahaan dan bukan untuk kepentingan pribadi Karyawan atau pribad-pribadi dalam Unit Kerja Karyawan yang bersangkutan. Kebijakan Perusahaan dalam berhubungan dengan rekanan atau pemasok adalah melakukan pembelian setiap barang dan jasa untuk keperluan Perusahaan berdasarkan kepatutan dan obyektivitas di bidang standar harga, kualitas, ketersediaan, persyaratan dan pelayanan yang diberikan oleh rekanan/pemasok. 6.2 Larangan Penerimaan Kompensasi dari Pemasok (Suppliers), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan Setiap Karyawan Perusahaan dilarang meminta atau menerima kompensasi finansial dan non finansial untuk kepentingan pribadi dari rekanan. Penerimaan bingkisan/hadiah yang tidak bisa dihindari wajib dilaporkan ke Perusahaan melalui supervisor untuk kemudian diserahkan ke yayasan sosial. 17 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.06 Hubungan dengan Pemasok (Suppliers, Vendor (Termasuk Outsourcing) dan Konsultan 6.3 Kepatuhan Pemasok (Suppliers), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan Terhadap Kode Etika Setiap rekanan dianjurkan untuk memahami dan mengikuti kebijakan dan ketentuan Perusahaan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa dari pihak eksternal, termasuk kode etik yang berlaku. Sebagai contoh, rekanan yang mencetak dokumen Perusahaan harus mengikuti dan mengindahkan standar dan menjaga kerahasiaan yang telah disepakati bersama. 6.4 Konsultasi dan Lobi Dengan Pemasok (Suppliers), Vendor (termasuk Outsourcing) dan Konsultan Kegiatan konsultasi dan lobi dengan rekanan harus dilakukan dengan mengacu kepada prinsip dan kriteria yang obyektif. Konsultasi, lobi dan negosiasi oleh pihak Perusahaan harus dilakukan dengan pihak resmi yang ditunjuk atau mewakili kepentingan rekanan/pemasok. Deal dengan pihak ketiga di luar kepentingan rekanan tidak diperkenankan dengan dalih "atas kebaikan" dari rekanan. 18 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.07 Hubungan dengan Pemegang Sagam 7. HUBUNGAN DENGAN PEMEGANG SAHAM Dalam menjalankan perusahaan, para pemegang saham telah menunjuk Dewan Komisaris yang secara mayoritas terdiri dari Komisaris Independen, Direksi yang berpengalaman, yang dibantu oleh komite-komite lndependen pada jenjang Komisaris, yang mengawasi audit, pengendalian risiko, kompensasi dan tata kelola perusahaan dan pedoman-pedoman terbaru serta pedoman yang secara jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab komite dan prinsip-prinsip tata kelola Perusahaan. Setiap tahun para pemegang saham diundang untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan perusahaan dimana perkembangan Perusahaan tahun sebelumnya dikaji dan pemegang saham memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada Dewan Komisaris dan Direksi Perusahaan. 7.1 Perlindungan Terhadap Aset Perusahaan Penggunaan aset, fasilitas, atau jasa Perusahaan hanya untuk tujuan yang sah menurut hukum, tepat dan sesuai persetujuan/wewenang, bukan untuk kepentingan pribadi. Kita harus menjaga keamanan aset Perusahaan dan aset nasabah (baik yang berwujud maupun yang tak berwujud) dan memastikan adanya kerahasiaan tempat kerja dan peralatan. Aset yang dimaksudkan di sini adalah termasuk namun tidak terbatas pada rencana bisnis/kerja, informasi nasabah, karya intelektual (program komputer, model dan sebagainya), bangunan fisik, fasilitas kantor, Aset Yang Diambil Alih (AYDA), dan pelayanan lainnya. Information Technology (IT) dan semua yang berhubungan dengannya adalah milik Perusahaan, hal tersebut mencakup informasi yang dihasilkan, disimpan, atau ditransmisikan dengan menggunakan IT resources Perusahaan, seperti halnya peralatan komputer, telepon, mesin fax atau sistem lainnya, dan informasi yang diperoleh atau di download dari dan atau disebarkan melalui internet. Semua ini harus digunakan hanya untuk kepentingan bisnis Perusahaan saja. Karyawan harus mewaspadai semua situasi atau insiden yang dapat menimbulkan kerugian, penyalahgunaan atau pencurian aset Perusahaan. Karyawan dilarang menggunakan, mengambil, atau menjual aset perusahaan untuk kepentingan pribadi yang telah dikategorikan untuk dimusnahkan atau dilelang. Karyawan dilarang melakukan penggandaan, penjualan, dan pendistribusian informasi, perangkat lunak dan bentuk karya intelektual lainnya yang menjadi millk Perusahaan. 19 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.07 Hubungan dengan Pemegang Sagam 7.2 Keakuratan Laporan dan Informasi Perusahaan Setiap Karyawan bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan informasi, laporan serta catatan di bawah pengawasannya. Penyampaian informasi yang keliru, tidak akurat dan tidak tepat waktu kepada pihak manapun, baik auditor internal dan eksternal, unit organisasi di lingkungan Perusahaan atau Otoritas Moneter dapat diancam tuntutan perdata maupun pidana yang akan membawa konsekuensi denda dan sanksi lainnya. 20 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.08 Hubungan dengan Pesaing (Competitor) 8. HUBUNGAN DENGAN PESAING (COMPETITOR) Dalam pelaksanaan bisnis dan operasional sehari-hari, hubungan dengan pesaing menjadi sesuatu yang sulit dihindari baik dalam persaingan bisnis maupun dalam suatu kerjasama atau pertukaran informasi. Untuk itu perlu dibuat suatu pedoman dalam berhubungan dengan pesaing, sebagai berikut: • Untuk tidak melakukan komunikasi dengan pesaing kecuali bila memiliki alasan yang dinilai baik dan tepat sehingga tidak menimbulkan interpretasi yang tidak menguntungkan secara internal dan eksternal. • Melaksanakan prinsip kehati-hatian dan etika berkomunikasi yang baik. • Tidak membuat perbandingan yang tidak wajar dengan pesaing. • Tidak mencemarkan nama baik seseorang, Perusahaan, organisasi lain atau negara. 21 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.09 Hubungan dengan Otoritas 9. HUBUNGAN DENGAN OTORITAS 9.1 Kerjasama Dengan Otoritas Keterbukaan dan transparansi merupakan prinsip yang dianut dalam berhubungan dengan otoritas. Karyawan diharapkan memberikan kerjasama penuh kepada para regulator setiap saat. Apabila ada pertanyaan tentang perlakuan/penanganan terhadap permintaan keterangan oleh dan/atau hubungan dengan regulator, Karyawan harus rnenghubungi Compliance Officer. Demikian juga apabila diketahui adanya pelanggaran aturan regulator di suatu unit kerja agar segera melaporkan hal tersebut melalui Atasan kepada Compliance Officer sehingga dapat dipertimbangkan pendekatan terbaik yang diperlukan. Dalam kerjasama dengan otoritas, hanya ada satu hal yang Iebih buruk dibandingkan dengan tidak mengungkapkan masalah kepada otoritas, yaitu dengan menutupi-nutupinya. 9.2 Kepatuhan Terhadap Ketentuan/Peraturan Terkait Demi menunjang kelancaran kegiatan operasional Perusahaan, Perusahaan memberlakukan berbagai ketentuan, kebijakan atau peraturan eksternal maupun internal yang wajib ditaati oleh Karyawan. Yang tergolong sebagai peraturan internal Perusahaan adalah semua ketentuan, kebijakan dan peraturan Perusahaan baik di bidang operasional Perusahaan maupun bidang Sumber Daya Manusia (Peraturan Kepegawaian). Karyawan wajib mempelajari, memahami dan mentaati setiap ketentuan, kebijakan atau peraturan yang berlaku dan/atau semua petunjuk/perintah sehubungan dengan jabatan/posisinya dalam hierarki organisasi. Selain itu, Karyawan bertanggung jawab untuk mengetahui dan patuh pada hukum dan peraturan perundangan yang berlaku. Dalam hal ini, Compliance Unit dapat membantu untuk menyusun daftar undang-undang dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi kegiatan Perusahaan di Indonesia. Karyawan juga harus menyadari untuk tidak bekerja sama dengan nasabah/pihak ketiga yang melanggar hukum dan merusak lingkungan hidup. Penyimpangan, kelalaian atau pelanggaran terhadap ketentuan, kebijakan, dan peraturan eksternal maupun internal dikenakan sanksi sesuai dengan prosedur yang berlaku. 22 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.09 Hubungan dengan Otoritas 9.3. Kebijakan Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Fraud 9.3.1 Pencucian Uang (Money Laundering) Pencucian uang (money laundering) adalah perbuatan kriminal yang dilakukan untuk menutupi asal usul dana hasil kejahatan yang ditransfer ke Perusahan sehingga dana tersebut terlihat sah. Setiap Karyawan berkewajiban untuk tetap mewaspadai risiko pencucian uang dan melaporkan setiap transaksi yang diduga merupakan kegiatan pencucian uang kepada UKPN (Unit Kerja Prinsip Pengenalan Nasabah). Karyawan wajib untuk tidak menginformasikan kepada nasabah ataupun pihak lain yang tidak mempunyai kepentingan (anti-tipping off), bila terdapat. transaksi yang mencurigakan. 9.3.2 Fraud Fraud didefinisikan sebagai perbuatan melanggar hukum, peraturan dan perundangan lainnya yang sengaja dilakukan dengan niat untuk berbuat curang/menipu untuk memperoleh uang atau keuntungan / manfaat lain, demi kepentingan pribadi atau pihak lain dimana pelaku tidak berhak atas keuntungan / manfaat tersebut sehingga dapat mengakibatkan kerugian perusahaan baik finansial maupun non finansial (termasuk yang berpotensi menimbulkan kerugian). Karyawan harus tetap mewaspadai risiko fraud dan membantu usaha Perusahaan untuk memberantas fraud. Penjelasan lebih detail dapat dilihat dalam Kebijakan Anti-Fraud. 9.4 Pembayaran Pajak dan Retribusi Resmi Berkaitan dengan upaya Perusahaan untuk menjadi warga negara yang baik (good corporate citizen) maka Perusahaan mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku. Perusahaan mendorong nasabah untuk memenuhi kewajiban yang berkaitan dengan pajak dan dengan tegas menolak usaha untuk menghindari kewajiban yang berkaitan dengan pajak. Karyawan diwajibkan mendukung upaya tersebut. 9.5 Kontrol Lalu Lintas Devisa Perusahaan harus senantiasa mendukung upaya Bank Indonesia dalam hal pemantauan kegiatan lalu lintas devisa dan mengkomunikasikannya dengan baik kepada para nasabah, misalnya tentang latar belakang, tujuan dan prosedur teknis yang diatur dalam ketentuan tersebut. 23 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.10 Hubungan dengan Stakeholder Lainnya 10. HUBUNGAN DENGAN STAKEHOLDER LAINNYA 10.1 Kebijakan Anti Monopoli dan Perlindungan Konsumen Perusahaan menghormati dan mentaati undang-undang tentang anti monopoli yang mendukung iklim persaingan bisnis yang sehat dan kompetitif serta selalu melindungi kepentingan nasabah dari segala praktek dan perlakuan bisnis yang tidak wajar. 10.2 Tanggung Jawab Sosial Perusahaan Dalam rangka memenuhi hak-hak stakeholders serta peraturan perundangan/kode etik/konvensi bidang tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsibility), maka perusahaan turut bertanggung jawab dalam meningkatkan pengembangan dan kesejahteraan komunitas dimana perusahaan berada melalui penyelenggaraan program-program pengembangan sosial tertentu. Dengan demikian, tanggung jawab sosial bagi perusahaan merupakan suatu usaha dalam menciptakan nilai tambah dan manfaat bagi stakeholders serta perusahaan melalui penyelenggaraan kegiatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Tujuan perusahaan dalam menjalankan tanggung jawab sosial secara baik, benar dan berkesinambungan adalah untuk menjamin bisnis perusahaan yang berkelanjutan serta bermanfaat bagi bangsa dan stakeholders. Prioritas utama dari perusahaan dalam mengembangkan komunitas adalah pada dunia pendidikan secara luas. Sedangkan bidang lain yang menjadi prioritas adalah kesejahteraan sosial, kesehatan, keagamaan dan terutama dalam membantu komunitas yang sedang mengalami musibah/bencana. 10.3 Donasi Donasi merupakan sumbangan atau partisipasi perusahaan, baik atas inisiatif sendiri ataupun permintaan pihak lain, yang dapat berupa dana, barang/natura atau program sosial bersama dan diberikan khususnya kepada komunitas di sekitar lokasi kantor perusahaan, organisasi, lembaga atau pihak lainnya. Tujuan pemberian donasi sebagai wujud kepedulian dan/atau tanggung jawab sosial perusahaan terhadap situasi dan kondisi sosial masyarakat yang membutuhkan. Prioritas donasi perusahaan khususnya diberikan kepada bidang atau kegiatan pendidikan, bencana alam, kesehatan, keagamaan dan kesejahteraan masyarakat. Sebaliknya, perusahaan tidak akan terlibat pada bidang atau kegiatan politik praktis dan diskriminasi (kecenderungan berpihak pada suatu suku, agama, ras dan antar golongan tertentu saja), termasuk didalamnya pemberian donasi untuk partai politik, calon legislatif, dan / atau kegiatan politik praktis lainnya, baik di tingkat pusat maupun daerah. 24 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.10 Hubungan dengan Stakeholder Lainnya Faktor penilaian dalam pemberian donasi perusahaan adalah: • Harus selektif dan dievaluasi secara ketat, antara lain tujuan, reputasi pihak yang mengajukan proposal, dan pengelola organisasi/lembaga tersebut. • Harus tepat sasaran dan sesuai kebutuhan. • Koordinasi/komunikasi dengan unit-unit kerja lain di perusahaan sehingga tidak terjadi tumpang tindih. • Kesesuaian dengan budget. Kebijakan perusahaan dalam memberikan donasi adalah: 1. Setiap permintaan donasi dikoordinasikan dengan Corporate Affairs. 2. Permintaan donasi dari komunitas di sekitar lokasi kantor perusahaan, dievaluasi dan diputuskan oleh perusahaan. Dalam situasi tertentu, jika ada unit kerja lain yang akan memberikan donasi di wilayah yang sama, maka akan dilakukan koordinasi dengan Corporate Affairs. 3. Jika permintaan donasi berasal dari wilayah yang lebih luas seperti propinsi dan nasional dari organisasi, lembaga dan/atau individu, maka Corporate Affairs akan melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait serta diinformasikan kepada Direktur terkait. 4. Sebagai bahan utama evaluasi kegiatan donasi berikutnya, maka permintaan dan realisasi kegiatan donasi harus diadministrasikan secara baik. 10.4 Lingkungan Hidup Perusahaan senantiasa mendukung segala bentuk tindakan melindungi, mengembangkan dan melestarikan lingkungan hidup. dalam upaya 25 CIMB NIAGA Nama Kebijakan Nama Bab Versi : 01.03.2010 : Kebijakan Kode Etik Perusahaan : A.11.03.11 Pelaporan Atas Pelanggaran atau Potensi Pelanggaran 11. PELAPORAN ATAS PELANGGARAN ATAU POTENSI PELANGGARAN Setiap Karyawan wajib mengkomunikasikan dan mengingatkan sesama Karyawan agar mematuhi ketentuan yang berlaku dalam pedoman Kode Etika Karyawan. Bila seorang Karyawan menduga adanya suatu kemungkinan pelanggaran atas undang-undang, peraturan atau Kode Etika Perusahaan, atau bila seorang Karyawan diminta untuk melakukan sesuatu yang tidak patut dan di luar hukum, maka Karyawan dimaksud diminta segera melaporkan pelanggaran tersebut kepada atasan langsung atau staf Human Resource atau Compliance Officer atau unit organisasi lainnya yang terkait dengan masalah ini. Perusahaan melaksanakan kebijakan 'Komunikasi Terbuka' untuk mendukung karyawan yang melaporkan pelanggaran, sebagai berikut: • Jika mengungkapkan sebuah perbuatan yang salah, maka masalah tersebut akan diinvestigasi. • Laporan akan diperlakukan secara hati-hati dan dilindungi kerahasiannya. • Karyawan tersebut akan diberitahu hasil investigasi yang dilakukan. • Karyawan harus melaporkan kejadian kepada atasan kita, namun apabila kita merasa tidak nyaman untuk melakukannya maka dapat melaporkannya melalui Whistle Blowing. Hal-hal yang dilaporkan sesuai kebijakan 'Komunikasi Terbuka' ini antara lain berupa pelanggaran terhadap hukum dan ketentuan Perusahaan, fraud, suap, korupsi atau tindakan kriminal dan kejadian serius sejenisnya. Juga isu-isu yang kita percaya dapat menimbulkan risiko reputasi bagi Perusahaan, bila isu tersebut diketahui publik. Kita seharusnya TIDAK menggunakan kebijakan ini untuk berkeluh kesah, atau dengan niat tidak baik sebagai senjata untuk menyerang teman sejawat. 26
