Prosedur Ekspor Mempersiapkan dokumen barang

PROSEDUR EKSPOR
Hertiana Ikasari, SE, MSI
Manfaat Bisnis Ekspor
• Memperluas Pasar Produk Indonesia
• Menambah Devisa Negara
• Memperluas Lapangan Pekerjaan
• Meningkatkan Pendapatan Perusahaan
• Memperluas Diversifikasi Produk
• Membiasakan bersaing Di Pasar Internasional
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku
Dokument Yang Terkait
Produsen
1.
2.
3.
4.
Kontrak Penjualan
Manufacture Certificate
Instruction Manual
Brochure, dll
Eksportir
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Brochure
Offersheet
Sale’s Contract
Invoice
Consular Invoice
Packing List
Weight note
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Bank
1.
2.
3.
4.
L/C
Surat Setoran Pajak (SSP)
Surat Setoran Bea Cukai
Nota Perhitungan Pembayaran
Wesel Ekspor
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku
Dokument Yang Terkait
Balai Pengujian dan sertifikasi
mutu
1. Certificate of quality
2. Test certificate
3. Chemical analysis
Usaha Jasa Transportasi
1. Packing List
2. Measurement List
3. Weight note
Dirjen Bea Cukai
1. Fiat Muat Barang (PEB)
2. PIB dan SPPB
Dinas Karantina
1. Phytosanitary certificate
Independen Surveyor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Certificate of quality
Certificate of weight
Chemical analysis
Survey Report
Inspection certificate
Test certificate
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku
Dokument Yang Terkait
Dinas Peternakan
1. Vetenery certificate
Perusahaan Asuransi
1. Cover note
2. Insurance Policy
DGPEN-ITPC-Atase, Jetro, Kotra, dll 1.
2.
3.
4.
5.
General information
Trade promotion
Trade Misson
Trade fair
Trade consultation
Perusahaan Pelayaran
1. Bill of Lading (BL)
Angkutan Udara
1. Airway Bill (AWB)
Dinas Perindag
1. Surat Keterangan Asal (SKA)
2. Angka Pengenal Impor (API)
Kantor Pajak
1. NPWP
Kedutaan Asing
1. Consular Invoice
Dokumen Ekspor
1. Sale Contract ( Kontrak penjualan )
2. Commercial invoice ( Faktur Perdagangan )
3. Letter of Credit ( L/C )
4. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
5. Bill of Lading ( B/L ) / Air Way Bill ( AWB )
6. Polis Assuransi
7. Packing List
8. Certificate of Origin/ Surat Keterangan Asal ( SKA )
9. Quality Statement/ Surat Pernyataan Mutu
10.Bill of Exchange / Wessel ekspor for Eksportir
ISTILAH DALAM BISNIS EKSPOR
PENGIRIM BARANG
•Shipper : Exporteer atau si Pengirim barang.
•Consignee : Importeer atau si Penerima barang.
•Notify Party : sebutan untuk pihak kedua setelah Consignee yang berhak
untuk di beritahu tentang adanya suatu pengiriman dan penerimaan barang
export / import.
DATA
BARANG
•Shipping Mark & Number : Jumlah KEMASAN dan tanda pengiriman yang
tercantum di kemasan barang.
•Description of Goods : Adalah perincian barang.
•GW : Gross Weight /berat kotor.
•NW : Net Weight / berat bersih.
• LCL : Less than Container Loaded.
adalah istilah untuk jenis pengiriman barang partial, dan barang dikirim itu
ditujukan ke Gudang penumpukan dari shipping agent. Dari pihak Gudang
tersebut kemudian akan mengumpulkan barang-barang kiriman LCL lain hingga
memenuhi quota untuk di loading / di muat ke dalam container.
• FCL : Full Container Loaded.
FCL adalah istilah untuk jenis pengiriman barang dengan menggunakan container.
tetapi jika shipper mengirimkan barangnya dengan menggunakan container
maka jenis pengiriman ini disebut dengan FCL. Pengiriman barang dengan
mode FCL maka kita harus mendatangkan container ke Gudang kita untuk
process stuffing (proses pemuatan barang). Setelah stuffing selesai, container
itu kita segel dan kita kirimkan ke tempat Penumpukan Peti Kemas di
pelabuhan.
• CFS : Container Freight Station, CFS merupakan istilah untuk mode pengiriman
dari Gudang LCL Negara asal sampai ke Gudang LCL Negara tujuan. CFS-CFS.
• CY : Container Yard. CY merupakan istilah untuk mode pengiriman dari Tempat
Penumpukan Peti Kemas Negara asal sampai ke Tempat Penumpukan Peti
Kemas Negara tujuan. CY-CY
• Closing Time : Tiap-tiap Shipping Schedule selalu mencantumkan tanggal da
n waktu closing time. Dan jika cargo masuk ke TPS itu melewati dari waktu
Closing Time yang telah ditetapkan maka pihak shipper akan dikenakan san
ksi / denda.
• N.P.E. : Nota Pelayanan Export. (persetujuan ekspor dari Bea cukai )
• P.E.B : Pemberitahuan Export Barang. di ajukan dengan system online melal
ui system EDI. Jika pemeriksaan PEB di setujui, maka akan keluar N.P.E.
• Feeder Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas kecil. yang mengangkut
container dari pelabuhan asal ke pelabuhan transit
• Mother Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas besar yang mengangku
t container dari pelabuhan transit menuju pelabuhan tujuan.
• Voyage : Nomor Keberangkatan Kapal yang biasa disingkat dengan V. atau V
oy..
• ETD : Estimation Time of Departure
• ETA : Estimation Time of Arrival
•BERDASARKAN DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG
•Bill Of Lading : atau B/L, arti adalah Konosemen atau bukti pengiriman
barang dan pengambilan barang atau surat kontrak angkutan atau
dokumen kepemilikan .
•POL : Port Of Loading / Pelabuhan Muat
•POD : Port Of Discharge/ Pelabuhan Bongkar
•Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Dimensi Barang, Gross
Weight dan Net Weight per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah
barang.
•Commercial Invoice : Daftar rincian barang mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Nilai Invoice per Item
barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.
4 TAHAP PROSES KEGIATAN EKSPOR
• Sale’s Contract Process
• L/C Opening Process
• Cargo Shipment Process
• Shipping Document Negotiation Process
Prosedur Ekspor
1. Korespondensi / Contack person
Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir di luar negeri untuk menawarkan dan
negosiasi komoditi, dalam hal ini harus dicantumkan jenis barang, kualitas, kuantitas,
syaratsyarat pengiriman dll
2. Pembuatan kontrak dagang
Apabila importir menyetujui penawaran yangdiajukan oleh eksportir, maka importir dan
eksportir membuat dan menandatangani kontrak dagang dengan dicantumkannya halhal
yang disepakati bersama.
3. Penerbitan letter of credit ( L/C )
Setelah ditandatangani kontrak dagang maka importir membuka L/C melalui bank
koresponden di negaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk,
kemudian Bank Devisa di negara eksportir kemudian Bank Devisa yang ditunjuk
memberitahu diterimanya L/C tersebut kepada eksportir
4. Mempersiapkan Barang ekspor
Dengan diterimanya L/C tersbut maka eksportir mempersiapkan barangbarang yang
dipesan importir. Keadaan barangbarang yang dipersiapkan harus sesuai dengan
persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
Prosedur Ekspor
5. Mempersiapkan dokumen barang
– Packing list
– Commercial invoice
– Sertifikat mutu barang / standar mutu
6. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )ke
Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup bayar apabila ekspornya
terkena pajak ekspor.
7. Pemesanan ruang kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran samudera atau
perusahaan penerbangan. Agar diperhatikan perusahaan angkutan mana yang
memberikan jaminan dalam pengiriman.
8. Pengiriman barang ke pelabuhan
Eksportir dapat melakukan sendiri pengiriman barang atau dapat menggunakan
jasa perusahaan pengiriman barang ( Perusahaan Freigh forwarder atau
perusahaan Expedisi muatan kapal laut ( EMKL ) dengan disertakan dokumendokumen ekspor.
Prosedur Ekspor
9. Pemeriksaan Bea Cukai
Dipelabuhan dilakukan pemeriksaan dokumen dengan barangbarang
yang akan diekspor.
10. Surat Keterangan Asal ( SKA)
Jika diperlukan Eksportir mengajukan permintaan SKA. Kepada Dinas
Perindustrian Perdagangan.
11. Pencairan L/C
Apabila barang sudah dikapalkan Eksportir dapat mencairkan L/C ke
Bank dengan menyerahkan bukti dokumendokumen.
12. Proses pengiriman barang ke Importir. .
Sale’s Contract Process
a. Promosi
Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media elektronik,
majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan dengan kegiatan promosi
ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase perdagangan dan lain sebagainya
b. Inquiry
Pengiriman surat permintaan suatu komoditas tertentu oleh Importir kepada eksportir (letter of inquiry).
Biasanya berisi deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman
c. Offer Sheet
Permintaan Importir akan ditanggapi melalui offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini berisikan
keterangan sesuai permintaan Importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman. Selain
itu
pada
offer
sheet
ini
biasanya
ditambahkan
tentang
ketentuan
pembayaran
dan
pengiriman sample/brochure
d. Order Sheet
Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka Importir akan
mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir
e. Sale’s Contract
Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli
(sale’s contract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause dan inspection clause. Sales
contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada Importir
f. Sale’s Confirmation
Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju maka sales contract tersebut akan
ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation.
Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir
L/C Opening Process
Tahap Permohonan Pembukaan L/C
1. Importir Membuka sebuah L/C kepada opening bank (issuing
bank) sebagai dana yang disiapkan untuk dibayarkan kepada
eksportir
2. Opening bank setelah menyelesaian jaminan dana L/C dari
importir, melalui pembukaan L/C melalui bank korespondensinya
(advising bank/ Confirming Bank) di negara eskportir
3. Advising bank setelah meneliti keabsahan amant pembukaan L/C
dari opening bank, meneruskan L/C tersebut kepada eksportir
yang berhak menerima dengan surat pengantar dari advising
bank (L/C advice)
Cargo Shipment Process
Tahapan Cargo Shipment Process
1. Eksportir akan menerima L/C advice sebagai acuan untuk mengirimkan barang dan saat ini
eksportir akan melakukan shipment booking kepada shipping company sesuai
dengan term yang disebutkan dalam sales contract. Setelah itu eksportir harus mengurus
kewajiban Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai di pelabuhan muat. Serta hal lain
seperti pembayaran pajak ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) di advising Bank
2. Shipping Company akan memuat barang dan menyerahkan bukti penerimaan barang, kontrak
angkutan, bukti kepemilikan barang (bill of lading) serta dokumen pengapalan lainnya jika
ada kepada eksportir, kemudian eksportir akan mengirimkannya kepada advising Bank untuk
dikirimkan ke opening Bank
3. Shipping Company akan mengangkut barang tersebut ke pelabuhan tujuan yang disebutkan
dalam Bill of Lading (B/L)
4. Importir akan menerima dokumen pengapalan jika kewajiban pembayaran kepada opening
Bank sudah dilakukan. Selanjutnya dokumen pengapalan ini digunakan untuk
mengurus import clearance dengan pihak bea cukai di pelabuhan dan untuk mengambil
muatan di shipping Company yang memuat barang yang dipesan
5. Shipping Agent akan menyerahkan barang kepada Importir jika biaya jasa shipping
agent telah dilunasi
Shipping Document Negotiation Process
Shipping Document Negotiation Process
1. Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan menyiapkan semua keperluan
dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat
Keterangan Negara Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan
kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang ditentukan dalam L/C untuk
memeroleh pembayaran atas L/C
2. Negotiating Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang
dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan
melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia
3. Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening Bank untuk
mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada Eksportir
4. Opening Bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika
cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka opening Bank akan memberikan pelunasan
pembayaran (reimbursement) kepada negotiating Bank
5. Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada
Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen
pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan darishipping agent dan bea
cukai setempat