PELAYANAN KOMUNIKASI

PELAYANAN KOMUNIKASI
4.1. Definisi
Komunikasi adalah:
Salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang esensial
bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses
penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain melalui pos, telepon,
teleprinter, jasa kurir, atau sarana lain.
4.2. Sarana Komunikasi
Didalam memilih sarana komunikasi yang digunakan, terdapat tujuh faktor
utama yang harus dipertimbangkan :
1. Kecepatan, seberapa penting (urgent) komunikasi bersangkutan ?
2. Keakuratan, apakah informasi akan diterima secara akurat ?
3. Keamanan, apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan ?
4. Kerahasiaan, apakah menjadi masalah bila orang yang tidak berhak
mengetahui informasi yang dikomunikasikan.
5. Rekaman, apakah perlu bahwa komunikasi bersangkutan harus dalam
bentuk tertulis untuk tujuan perekaman.
6. Kesan, apakah komunikasi tersebut berbentuk sedemikian rupa untuk
menghasilkan reaksi yang diharapkan dari orang yang menerimanya ?
7. Biaya, semua unsur biaya harus dipertimbangkan.
4.3. Macam – macam Komunikasi
1. Komunikasi Lisan
Bentuk lazim dari komunikasi lisan adalah percakapan langsung diantara dua
orang. Acap kali cara tercepat dan terbaik untuk menjamin kerjasama adalah
dengan membicarakan persoalan dengan orang yang berkepentingan.
2. Komunikasi Tertulis.
Komunikasi tertulis dibuat dengan diketik dan ditulis tangan. Pengetikan
dibandingkan dengan tulisan tangan lebih cepat dan hasilnya lebih mudah
dibaca. Dalam beberapa organisasi, mengetik dianggap sebagai pengoperasian
kantor dasar yang harus dapat dilakukan oleh semua orang yang terlibat dalam
pekerjaan tulis menulis.
3. Komunikasi Bersemuka
Komunikasi bersemuka memiliki keuntungan berupa petunjuk visual dan audio,
tetapi tidak memiliki kepermanenan dokumen.
Contoh : wawancara diantara manajer dan orang lain.
Masalah dan Penghalang Komunikasi
1. Tidak adanya sasaran yang jelas, kata-kata yang samar, tidak tepat,
menghilangkan informasi yang diperlukan.
2. Organisasi yang keliru ; seperti tidak adanya definisi tanggung jawab, garis
komando yang terlalu panjang dan rentang kendali yang terlalu besar.
3. Terlalu banyak asumsi yang dibuat oleh sipenerima.
4. Penggunaan jargon teknis, terutama dalam bidang spesialis baru, misalnya
komputer.
5. Atmosfer atau lingkungan yang tidak normal.
6. Kelalaian bawahan untuk menilai secara akurat apa yang harus
dikomunikasikan.
7. Tidak adanya peluang informal atau formal untuk komunikasi ke atas.
Penghalang komunikasi dapat diklasifikasikan :
1. Masalah pengiriman
2. Penyaringan data
3. Data yang tidak relevan.
4.4. Prinsip-prinsip Komunikasi yang baik
1. Kejelasan, Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya
harus selalu ingat sasaran dari komunikasi.
2. Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi.
3. Integritas dan ketulusan, pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan
masa depannya, semakin mereka akan menghargai integritas manajemen.
4. Pemilihan media, penting untuk memilih media yang paling tepat.