Bab 4 PEMBAHASAN

Bab 4
PEMBAHASAN
4.1
Evaluasi Terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran
4.1.1
Evaluasi Prosedur Pembelian
Berdasarkan hasil penelitian yang didapat dari proses
wawancara
dan
observasi,
perusahaan
mempunyai
prosedur
pembelian yang sudah berjalan dengan cukup baik, yaitu:
1. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian sudah
berurut nomor cetak.
2. Dilakukan
konfirmasi
terhadap
bagian
yang
melakukan
permintaan pembelian sebelum melakukan proses pembelian.
3. Sudah menggunakan beberapa formulir pendukung dalam proses
pembelian seperti dokumen order pembelian dan surat jalan.
4. Perusahaan membuat laporan pembelian secara periodic.
5. Setiap dokumen yang berhubungan dengan pembelian sudah
diotoriasi oleh bagian yang terlibat.
Terdapat beberapa permasalahan yang ada dalam prosedur pembelian
perlu diperbaiki yaitu:
43
No.
Prosedur yang berjalan
1. Perusahaan hanya
memberikan petunjuk
prosedur secara lisan.
2. Sampai saat ini semua
prosedur yang telah
berjalan di dalam
perusahaan hanya
disampaikan secara lisan
dan melalui training.
3. Dalam melakukan
pembelian, proses
pemilihan supplier dan
order pembelian dilakukan
oleh bagian keuangan yang
juga bertugas dalam
pencatatan.
4. Bahan material yang telah
dibeli akan dikirim
langsung ke lokasi proyek
dan diterima oleh pekerja
yang berada di lokasi
proyek.
5. Setelah melakukan
pembelian, bagian yang
bertugas untuk melakukan
penginputan data terlambat
karena juga menjalankan
fungsi lain.
6. Saat menerima tagihan dari
supplier, bagian keuangan
akan mengurus
pengeluaran kas dan juga
mencatat transaksi
pembayaran hutang.
7. Setelah melakukan
pembayaran , bagian
keuangan akan membuat
bukti pengeluaran kas,
namun tidak diotorisasi
oleh bagian terkait.
8. Setelah melakukan
pemilihan supplier,
perusahaan akan membuat
PO sebanyak 1rangkap saja
dan kemudian diarsipkan.
Begitu juga dengan bukti
pengeluaran kas hanya
sebanyak 1 rangkap
Kelemahan
Perusahaan tidak
memiliki flowchart
pembelian.
Tidak memiliki standar
operasional kegiatan
tertulis.
Rekomendasi
Membuat standar
operasional tertulis
dan flowchart.
Memisahkan tugas
dan tanggung jawab
berdasarkan fungsi
masing-masing.
Ada rangkap fungsi
dalam prosedur
pembelian.
Menambah jumlah
karyawan.
Penerimaan barang
dilakukan bukan oleh
bagian penerimaan.
Melakukan proses
pengecekan atau
surprised audit
terhadap semua
penginputan data
transaksi.
Memakai jasa
auditor eksternal.
Terjadi keterlambatan
penginputan data
pembelian.
Terjadi perangkapan
fungsi akuntansi dan
keuangan dalam
prosedur pengeluaran
kas.
Mendesain ulang
dokumen
penerimaan barang
Dokumen yang terkait
dengan pengeluaran kas
tidak diotorisasi.
Membuat dokumen
permintaan
pembelian dan
penawaran harga
Dokumen order
pembelian (PO)dan
pengeluran kas hanya
dibuat 1 rangkap
Mengganti
pembuatan
dokumen secara
manual ke
komputerisasi
44
9.
Perusahaan melakukan
penawaran harga secara
lisan yaitu melaui telepon
kepada supplier.
Tidak memiliki dokumen
permintaan penawaran
harga dan permintan
pembelian
10.
Perusahaan tidak membuat
informasi yang cukup di
dalam dokumen
penerimaan barang dan
hanya menandatangani
surat jalan yang diberikan
supplier.
Kurangnya informasi
dalam dokumen
penerimaan barang
Membuat dokumen
yang berkaitan
dengan siklus
pengeluaran lebih
dari 1 rangkap
Tabel 4.1 Ringkasan Evaluasi Prosedur Siklus Pengeluaran
1. Perusahaan tidak memiliki flowchart pembelian
Perusahaan tidak memiliki flowchart dari prosedur pembelian.
Seharusnya semua prosedur pembelian, digambarkan dalam
bentuk flowchart dan diberikan penjelasan secara tertulis dengan
tujuan untuk mempermudah bagi pihak-pihak yang membutuhkan
informasi tersebut dan memperjelas tugas dan fungsi dari setiap
bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian.
Tidak
adanya
penggunaan
flowchart
dalam
prosedur
pembelian, dikarenakan perusahaan beranggapan belum ada
masalah yang terlalu serius. Sampai saat ini, informasi mengenai
bagaimana prosedur itu dijalankan disampaikan hanya secara
lisan.
2. Penerimaan barang dilakukan oleh pekerja yang berada di lokasi
proyek dan tidak dilakukan oleh bagian penerimaan.
Setelah melakukan pemesanan bahan material, maka bahan
material itu akan dikirim ke lokasi proyek. Sesampainya di lokasi
proyek, bahan material itu dapat diterima oleh bagian pelaksana
45
atau logistik lapangan atau siapa saja yang berada di lokasi proyek
tersebut.
Hal ini dapat meningkatkan resiko terjadinya kecurangan
dalam jumlah bahan material yang dibeli karena tidak adanya
bagian yang bertugas dalam melakukan penerimaan bahan
material yang telah dibeli perusahaan.
Perusahaan
sebaiknya
memperbaiki
hal
ini
dengan
menetapkan bagian penerimaan sehingga dapat mengawasi
langsung bahan material yang telah dikirimkan ke lokasi proyek
sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang.
3. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur
pembelian.
Perusahaan beranggapan komunikasi secara lisan atau melalui
pelatihan karyawan sudah cukup, lebih praktis dan mudahh
dimengerti sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat
pedoman secara tertulis dan hanya menyampaikan secara lisan
kepada karyawan karena prosedur yang ada sekarang sudah cukup
berjalan dengan baik.
Prosedur pembelian yang dikomunikasikan hanya secara lisan
dapat mengakibatkan pengendalian internal menjadi lemah dan
kurang efektif. Hal ini juga diungkapkan oleh Isharijadi dan Fefi
(2012),
yang berpendapat bahwa suatu perusahaan harus
mempunyai
prosedur
bisnis
yang
jelas
sehingga
dapat
46
memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian dan
pengecekan kinerja karyawan.
4. Terjadi rangkap fungsi dalam prosedur pembelian.
Dalam
melakukan
proses
pembelian,
banyak
terjadi
perangkapan fungsi yang dilakukan perusahaan. Seperti pada saat
melakukan order pembelian, proses ini dilakukan oleh bagian
keuangan yang juga bertugas dalam mencatat transaksi pembelian
dan melakukan order pembelian serta pemilihan supplier.
Kemudian dalam penerimaan barang juga dilakukan oleh bagian
logistic lapangan yang bertugas dalam mengatur persediaan bahan
material.
Perusahaan beranggapan adanya perangkapan fungsi dalam
proses pembelian untuk menghemat tenaga kerja dan lebih efisien
dalam melakukan pembelian.Mengacu pada pendapat Isharijadi
dan Fefi (2012), Mia Susmiyati(2012), adanya perangkapan fungsi
dalam perusahaan dapat mengakibatkan terjadinya tingkat
kecurangan dalam proses pembelian bahan baku dan dapat
merugikan perusahaan. Perusahaan seharusnya tidak membuat
rangkap
fungsi
dalam
proses
pembelian
sehingga
dapat
menghindari terjadinya kecurangan.
5. Terjadi keterlambatan penginputan data transaksi pembelian.
Penyebab keterlambatan pencatatan yang terjadi dikarenakan
adanya perangkapan fungsi dan semua tugas itu harus diselesaikan
tepat waktu. Selain itu, perusahaan masih melakukan proses
pencatat secara manual dan terkadang karena kesibukan yang ada
47
bagian keuangan yang merangkap bagian akuntansi lupa untuk
memasukkan dan mencatat transaksi pembelian.
4.1.2
Evaluasi Prosedur Pelunasan Hutang dan Pengeluaran Kas
Prosedur pelunanasan hutang dan pengeluaran kas perusahaan
telah berjalan dengan cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait
prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, yaitu:
1. Perusahaan sudah melakukan pengecekan terhadap semua
dokumen yang terkait sebelum melakukan pelunasan hutang.
2. Bagian keuangan membuat laporan mengenai kas setiap bulan.
3. Perusahaan menggunakan kas kecil (petty cash) jika pembelian
bahan material secara tunai dan bernilai kecil.
4. Menggunakan dokumen Bukti Pengeluaran Bank jika pelunasan
hutang melalui rekening giro dan Bukti Pengeluaran Kas jika
secara tunai dan menggunakan kas perusahaan.
Dalam prosedur pelunasan utang usaha dan pengeluaran kas,
perusahaan telah memiliki prosedur yang cukup baik dalam
pelaksanaanya. Namun, prosedur itu juga memiliki kelemahan, yaitu:
1. Terjadi perangkapan fungsi akuntansi dan keuangan.
Dalam melakukan prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran
kas, perusahaan memiliki bagian keuangan yang selain bertugas
dalam mengatur keuangan juga bertugas dalam mencatat hutang
perusahaan. Perusahaan menganggap tugas tersebut cukup
dilakukan oleh satu orang dan sampai saat ini belum ada masalah
yang terlalu sulit.
48
Dengan adanya perangkapan fungsi, dapat meningkatkan
kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan. Karyawan dapat
melakukan manipulasi jumlah hutang yang dimiliki perusahaan
karena bagian yang bertugas dalam mencatat hutang juga bertugas
dalam mengurus keuangan dan kas perusahaan.
2. Ada keterlambatan dalam pencatatan hutang dan pelunasan
hutang.
Dikarenakan
adanya
bagian
yang
merangkap
fungsi,
pencatatan hutang mengalami keterlambatan. Sehingga terkadang,
ada beberapa transaksi yang seharusnya sudah lunas belum dicatat
oleh bagian yang bertugas dalam pencatatan.
Dengan adanya keterlambatan pencatatan, dapat berpengaruh
terhadap keuangan perusahaan. Perusahaan dapat mengalami
kerugian dikarenakan jumlah kas yang ada di dalam perusahaan
tidak cocok dengan laporan kas yang telah dibuat.
3. Dokumen yang digunakan belum diotorisasi oleh bagian yang
terkait dalam pengeluaran kas.
Perusahaan menggunakan dokumen bukti pengeluaran kas dan
bank dalam prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas.
Namun, dokumen yang sudah dibuat tidak diotorisasi oleh bagian
terkait dalam pengeluaran kas. Perusahaan menganggap tidak
masalah dengan hal ini dikarenakan belum ada masalah mengenai
dokumen pengeluaran kas.
49
4.1.3
Solusi Perbaikan terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran
1. Membuat standar operasional yang tertulis
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat suatu
standar pedoman yang tertulis mengenai kegiatan dan prosedur
pembelian. Hal ini dibutuhkan agar para karyawan dapat mengerti
dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka masing-masing.
Selain itu, perusahaan juga dapat membuat flowchar pembelian
untuk lebih memperjelas standar operasional yang tertulis
tersebut. Dengan adanya flowchart dan prosedur pembelian secara
tertulis dapat membantu memperbaiki pengendalian internal
perusahaan dan meningkatkan operasional perusahaan.
2. Memisahkan tugas sesusai dengan fungsi masing-masing.
Dalam proses pembelian, perusahaan memiliki banyak
rangkap fungsi dalam pembelian bahan material. Untuk memiliki
pengendalian
internal
yang
baik
perusahaan
sebaiknya
menghindari terjadinya perangkapan fungsi. Perusahaan dapat
memisahkan tugas masing-masing karyawan berdasarkan fungsi
seperti adanya fungsi pembelian, fungsi akuntansi, fungsi
penerimaan dan keuangan.
3. Menambah jumlah karyawan perusahaan.
Perusahaan tidak memiliki jumlah karyawan yang tidak cukup
sehingga
terjadi
perangkapan
fungsi
dalam
prosedur
pembeliannya. Penulis merekomendasikan agar perusahaan
menambah jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan. Namun,
perusahaan harus melakukan proses seleksi yang ketat dalam
50
mencari karyawan baru. Karyawan tersebut harus sesuai dengan
kriteria
yang dibutuhkan
perusahaan
dan
mampu
dalam
mengerjakan fungsi dan tanggung jawab yang diberikan padanya
dengan baik.
4. Melakukan proses pengecekan terhadap semua penginputan data
transaksi siklus pengeluaran.
Untuk
menghindari
terjadinya
keterlambatan
proses
penginputan data, perusahaan harus rutin melakukan pengecekan.
Perusahaan dapat melakukan proses pengecekan laporan dengan
semua kejadian transaksi pembelian. Dengan adanya proses ini
secara rutin, dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan
keterlambatan penginputan data transaksi.
5. Menyewa jasa auditor eksternal
Dengan menggunakan jasa auditor eksternal yang independen,
perusahaan dapat mengetahui kinerja para karyawannya dan
apakah prosedur yang diterapkan sudah berjalan dengan baik.
Perusahaan
juga
dapat
mengevaluasi
dan
memperbaiki
pengendalian internal dengan adanya evaluasi dan saran dari
auditor.
4.2
Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
Dari hasi evaluasi yang dilakukan, ditemukan hanya ada beberapa
jenis dokumen yang digunakan perusahaan dalam prosedur siklus pengeluran,
yaitu:
51
a. Dokumen order pembelian ( PO )
b. Surat jalan
c. Bukti pengeluaran kas dan Bukti pengeluaran bank
Perusahaan juga memiliki kelebihan dari dokumen yang digunakan
berdasarkan evaluasi yang dilakukan, yaitu:
1. Perusahaan sudah merancang sendiri dokumen Bukti Pengeluaran Kas
danBank
Perusahaan telah mempunyai rancangan dokumen yang bagus dalam
dokumen pengeluran kas atau bank. Di dalam dokumen tersebut terdapat
informasi yang cukup lengkap seperti nomor dokumen, tanggal
pembayarn, nama supplier, nama dan jumlah barang material yang
dibayar, total pembayaran.
2. Dokumen Purchase Order (PO) diurutkan berdasarkan nomor
Meskipun perusahaan tidak mempunyai rancangan khusus dalam
penggunaan dokumen Purchase Order (PO) dan hanya mengetik sendiri
dokumen order pembelian, namun dokumen PO telah diberi nomor urut
untuk mempermudah perusahaan dalam transaksi pembelian dan
menghindari terjadinya kesalahan dalam pemesanan.
Masih banyak kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penggunaan
dokumen yang digunakan perusahaan yang perlu diperbaiki dan dapat
ditingkatkan, yaitu:
1. Dokumen order pembelian (PO) hanya dibuat 1 rangkap
52
Setelah terjadi kesepakatan harga antara supplier dengan perusahaan,
maka perusahaan akan melakukan order pembelian bahan material. Yang
melakukan order pembelian adalah direktur atau bagian keuangan (karena
perusahaan tidak memilki bagian pembelian) dengan menelpon langsung
supplier. Setelah melakukan order, maka bagian keuangan akan membuat
dokumen order pembelian hanya 1 rangkap saja, dan lansung diserahkan
kepada direktur untuk diarsipkan.
Perusahaan beranggapan cukup untuk membuat 1 rangkap dokumen
order pembelian karena sudah menelpon langsung supplier dan tidak
perlu membuat banyak dokumen order pembelian.
2. Tidak ada dokumen permintaan pembelian
Permintaan pembelian bahan material dilakukan oleh site manager
atau project manager, yang telah melakukan perhitungan dan analisis
mengenai proyek yang akan dilakukan dan dapat mengetahui jumlah
bahan material yang dibutuhkan, kualitas bahan material yang diinginkan,
dan jenis-jenis bahan material yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu
proyek.
Karena tidak mempunyai bagian pembelian, site manajer atau project
manajer akan mengajukan permintaan pembelian terlebih dahulu ke
bagian logistik kantor secara lisan tanpa menggunakan dokumen dan
kemudian bagian logistik akan melaporkan permintaan pembelian
tersebut ke bagian keuangan atau direktur. Setelah mengetahu permintaan
pembelian dari logsitik maka bagian keuangan atau direktur akan
melakukan order pembelian kepada supplier melalui telepon dan mulai
melakukan proses penawaran harga.
53
3. Tidak ada dokumen penawaran harga
Penawaran harga bahan material dilakukan perusahaan dengan
menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan cocok
dengan
perusahaan,
maka
akan
terjadi
kesepakatan
pembelian.
Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon.
Perusahaan
tidak
membuat
dokumen
penawaran
harga
karena
beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara
menelpon langung supplier.
Penawaran harga dilakukan langsung oleh direktur ataupun oleh
bagian keuangan karena perusahaan tidak memiliki bagian pembelian.
Dengan tidak adanya dokumen penawaran harga dan dokumen
permintaan pembelian , perusahaan akan mengalami kesulitan jika ingin
menilai kinerja yang telah dilakukan. Selain itu, dapat terjadi perbedaan
dengan supplier mengenai kesepakatan harga jika tidak mempunyai
dokumen penawaran harga.
4. Dokumen Bukti Pengeluaran Kas hanya dibuat 1 rangkap.
Setelah mendekati jatuh tempo pembayaran, perusahaan akan
mendapat tanda terima dari supplier untuk segera melunasi hutang
pembayaran. Bagian keuangan kemudian akan mengecek kembali
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dan
mencocokkannya dengan tanda terima dari supplier. Kemudian, bagian
keuangan akan melaporkannya ke direktur mengenai jatuh tempo
54
pelunasan hutang dan direktur akan membuat cek ataupun transfer
melalui giro ke rekening supplier.
Cek yang sudah ditandatangani akan langsung diserahkan ke supplier.
Setelah itu, bagian keuangan akan membuat dokumen bukti pengeluaran
kas hanya sebanyak 1 rangkap. Dokumen ini hanya sebagai bukti dan
diserahkan langsung ke direktur untuk disimpan. Perusahaan beranggapan
dokumen bukti pengeluaran kas cukup dibuat 1 rangkap saja karena
hanya sebagai bukti untuk pembayaran dan merasa sampai saat ini tidak
memiliki masalah yang cukup sulit dalam hal pembayaran.
5. Kurangnya informasi yang terdapat dalam dokumen penerimaan
barang.
Dalam dokumen penerimaan barnag yang digunakan perusahaan, ada
kelemahan yang ditemukan yaitu kurangnya informasi yang ada seperti
perusahaan tidak mencantumkan informasi mengenai jumlah dan nama
barang yang diterima, supplier yang mengirimkan barang, nama penerima
barang dan tidak ditandatangani oleh penerima barang.
Perusahaan hingga saat ini tidak melengkapi kekurangan informasi
dalam dokumen penerimaan barang karena telah menggunakan format
dokumen tersebut sejak perusahaan berdiri dan belum sempat
memperbaiki karena menganggap telah cukup dengan dokumen yang
sudah ada.
Tidak dicantumkannya beberapa informasi penting dalam dokumen
penerimaan barang dapat mengakibatkan kesulitan dalam menentukan
yang bertanggung jawab dalam penerimaan. Selain itu, perusahaan tidak
55
dapat melakukan pengecekan jumlah dan jenis barang yang diterima telah
sesuai dengan yang dibeli dari supplier.
4.2.1
Solusi perbaikan untuk dokumen yang digunakan
1. Mendesain ulang dokumen penerimaan barang.
Perusahaan sebaiknya mendesain ulang dokumen yang dibuat
saat melakukan penerimaan barang. Dengan mendesain dokumen
penerimaan barang yang disertai dengan adanya informasi lengkap
mengenai nama barang, jumlah barang, nama supplier, dan
dokumen tersebut ditandatangani oleh bagian penerimaan. Dengan
adanya dokumen penerimaan barang,
dapat
memudahkan
perusahaan dalam melakukan pengecekan dengan dokumen
pembelian sehingga mengetahui jika barang yang diterima telah
sesuai dengan barang yang diorder dari supplier.
2. Membuat dokumen permintaan pembelian dan permintaan
penawaran harga.
Dokumen permintaan pembelian digunakan sebagai bukti
bahwa site manager benar membutuhkan bahan material karena
suatu proyek mengalami kekurangan. Dokumen permintaan
pembelian harus berisikan informasi mengenai nama dan jumlah
barang yang dibutuhkan dan ditandatangani oleh site manager dan
disetujui oleh project manager. Dokumen permintaan penawaran
harga bertujuan untuk mempermudah dalam pemilihan supplier
56
dan perusahaan dapat membandingkan harga-harga dari para
supplier serta memilih harga yang cocok dengan perusahaan.
3.
Mengganti
pembuatan
dokumen
secara
manual
dengan
komputerisasi.
Perusahaan sampai saat ini melakukan secara manual pembuatan
semua dokumen. Dengan menggunakan sistem komputerisasi,
dapat mempermudah perusahaan dalam meningkatkan efisiensi
kinerja. Dengan sistem terkomputerisasi , semua data pembelian
yang pernah dilakukan dapat tersimpan di dalam database
computer dan
4. Membuat dokumen yang berkaitan dengan siklus pengeluaran
lebih dari 1 rangkap.
Hingga saat ini perusahaan hanya membuat 1 rangkap semua
dokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran. Hal
ini tentu dapat menimbulkan resiko jika terjadi kehilangan
dokumen. Untuk itu, perusahaan sebaiknya membuat dokumendokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran lebih
dari 1 rangkap dan diberikan pada bagian-bagian yang terlibat
untuk diarsipkan.
4.3
Evaluasi terhadap pengendalian internal
4.3.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan struktur organisasi dan job descriptions dalam
BAB III, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi PT. Kokoh
57
Contractor Indonesia merupakan struktur organisasi
fungsional
dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung
jawab sesuai dengan fungsi atau aktivitas y ang akan dilaksanakan.
Secara garis besar, pendendalian intern atas struktur organisasi
dan job descriptions PT. Kokoh Contractor Indonesia cukup baik.
Hal ini terlihat jelas dari uraian tugas dan tanggung jawab masin gmasing bagian yang dinyatakan secara jelas dan tertulis dalam
kebijaksanaan p erusahaan.
Namun seperti kita ketahui tidak ada satupun bentuk
organisasi yang sempurna. Berdasarkan pendapat Isharijadi (2012)
struktur organisasi harus dapat memberikan gambaran mengenai
tugas dan tanggung jawab serta memliki pemisahan fungsi untuk
mencapai pengendalian internal yang baik. Hasil analisis yang
dilakukan atas struktur organisasi perusahaan menunjukkan adanya
beberapa kelemahan dalam struktur organisasi perusahaan, antara lain
No
Yang diterapkan
perusahaan
Pengendalian internal
terhadap struktur
organisasi
Pemisahan fungsi
pembelian dan akuntansi.
1.
Dalam perusahaan
yang melakukan
pembelian dan
pencatat dilakukan
oleh bagian yang sama.
2.
Perusahaan tidak
Pemisahan
memiliki bagian
penerimaan
gudang sehingga bahan gudang.
material yang telah
dibeli akan langsung
dikirim ke lokasi
Pengendalian yang
belum diterapkan
Fungsi pembelian
dan akuntansi harus
dipisahkan agar tidak
terjadi kecurangan
dalam hal jumlah
barang yang dibeli
yaitu jumlah yang
dibeli berbeda
dengan yang dicatat.
fungsi Seharusnya dalam
barang dan melakukan
penerimaan barang
dilakukan oleh
bagian tertentu dan
bagian gudang hanya
58
proyek dan dapat
diterima oleh siapa
saja.
ditugaskan mengenai
jumlah bahan
material yang ada.
3.
Pembayaran hutang
dilaksanakan oleh
bagian keuangan,
setelah itu bagian
keuangan juga
membuat laporan dan
mencatat pelunasan
hutang.
Pemisahan fungsi
pembayaran hutang dan
akuntansi
4.
Perusahaan tidak
menjelaskan secara
tertulis tugas dan
masing-masing bagian
dan hanya menjelaskan
secara lisan.
Tugas dan fungsi masingmasing bagian dibuat
secara tertulis dan jelas
Bagian keuangan
mengatur semua
pembayaran hutang
dan pencatatan,
sebaiknya
perusahaan
memisahkan kedua
fungsi agar tidak
terjadi
penyalahgunaan
wewenang .
Perusahaan tidak
membuat secara
tertulis dan jelas
tugas dan fungsi
masing-masing
bagian. Seharusnya
perusahaan membuat
dengan jelas dan
tertulis tugas dan
tanggung jawab
fungsi dan bagian
yang ada di
perusahaan.
Tabel 4.2 Pengendalian Internal Struktur Organisasi Perusahaan
1. Fungsi pembelian tidak terpisah dengan fungsi akuntansi.
Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia, bagian yang
melakukan order pembelian dilakukan oleh bagian keuangan dan
juga merangkap tugas dalam melakukan pencatatan transaksi
pembelian bahan material.
Seharusnya dalam perusahaan itu, bagian yang melakukan
order pembelian dan yang melakukan pencatatan terpisah agar
tidak terjadi penyelewengan tugas. Perusahaan sampai saat ini
tidak memisahkan bagian pembelian dan akuntansi karena
beranggapan proses pembelian sampai saat ini tidak memiliki
59
masalah yang besar dan cukup dijalankan dengan satu bagian
saja.
Penulis
merekomendasikan agar perusahaan
sebaiknya
memisahkan tugas antara yang melakukan order pembelian dan
yang melakukan pencatatan pembelian yaitu dengan membentuk
bagian pembelian dan bagian akuntansi. Dengan adanya
pemisahan tugas, dapat meminimalisir terjadinya tindakan
kecurangan oleh karyawan yang dapat merugikan perusahaa.
2. Fungsi penerimaan barang dan fungsi gudang digabung dalam
bagian logistik.
Bahan material yang telah dibeli perusahaan akan langsung
dikirimkan ke lokasi proyek. Penerimaan bahan material dan
fugnsi gudang dalam perusahaan digabung dalam bagian logistic
yang mengatur semua hal yang berkaitan dengan persediaan
bahan material.
Seharusnya perusahaan memisahkan tugas antara penerimaan
dan gudang agar tidak terjadi tindakan kecurangan dalam bahan
material yang telah dibeli perusahaan. Perusahaan beranggapan
dengan menggabungkan fungsi penerimaan dan fungsi gudang
dapat membuat kerja lebih efisien dan lebih cepat.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian
yang bertugas dalam menerima bahan material dan bagian
gudang yang bertugas dalam menyimpan bahan material dan
menghitung persediaan bahan material.
60
3. Fungsi pembayaran dan fungsi akuntansi tidak terpisah
Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia, bagian yang bertugas
dalam menghitung dan membayar hutang perusahaan tidak
terpisah dengan bagian yang mencatat hutang. Perusahaan
beranggapan bahwa tugas pembayaran hutang dan pencatatan
dapat dilakukan oleh satu fungsi saja dan juga dapat lebih mudah
mengawasi.
Dengan tidak terpisahnya fungsi pembayaran hutang dan
pencatatan dapat terjadi kemungkinan kecurangan seperti jumlah
hutang perusahaan yang dapat ditinggikan nilainya dibandingkan
jumlah hutang yang seharusnya. Hal ini dapat terjadi dikarenakan
karyawan yang bertugas dalam mencatat sama dengan yang
melakukan pembayaran.
Penulis merekomendasikan perusahaan untuk memisahkan
bagian akuntansi dengan bagian pembayaran hutang agar tidak
terjadi tindakan kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
4. Belum terdapat tanggung jawab dan fungsi secara tertulis yang
spesifik untuk masing-masing bagian.
Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia tidak terdapat petunjuk
pelasksaaan dan standar operasional yang jelas dan tertulis.
Sampai saat ini perusahaan hanya membuat bagan struktur
organisasi dan menjelaskan secara lisan tugas para karyawan.
Dalam perusahaan, tugas dan fungsi karyawan harus djelaskan
secara spesifik agar para karyawan dapat mengetahui dengan jelas
61
fungsi dan pekerjaan mereka masing-masing. Sejauh ini
perusahaan tidak membuat secara spesifik tugas dan fungsi
masing-masing bagian karena perusahaan memandang pelaksaan
dan tugas yang dijalankan oleh karyawan mereka sudah cukup
baik serta lebih mudah jika semua tugas mereka dijelaskan
langung secara lisan.
Akibat dari tidak adanya penjelasan secara tertulis dan
spesifik, dikhawatirkan para karyawan tidak mengetahui dimana
batas pekerjaan divisi mereka atau divisi lainnya. Selain itu,
karyawan juga dapat tidak proposional mengerjakan tugasnya, bisa
saja mereka melakukan pekerjaan yang lebih ataupun kurang dari
tanggung jawab mereka.
Penulis merekomendasikan sebaiknya perusahaan membuat
secara spesifik dan jelas tugas dari masing-masing bagian dan
divisi yang ada di perusahaan agar para karyawan dapat
mengetahui dan memahami tugas mereka masing-masing.
4.3.2
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Otorisasi terhadap suatu transaksi atau dokumen merupakan
hal yang penting dalam suatu proses bisnis. Dengan adanya otorisasi,
dapat mencegah terjadinya berbagai bentuk kecurangan dalam proses
transaksi. Secara keseluruhan , sistem otorisasi dalam perusahaan
masih memiliki kelemahan dan belum berjalan dengan baik. Hal ini
disebabkan oleh perusahaan yang tidak menggunakan banyak
dokumen dalam proses bisnisnya sehingga tidak ada tanda tangan
62
dokumen yang dapat dilakukan oleh bagian yang memiliki wewenang
atau terlibat langsung dalam proses transaksi.
Seharusnya dalam penggunaan dokumen yang digunakan
dalam prosedur siklus pengeluaran, perusahaan harus menetapkan
otorisasi yang jelas, yaitu:
1. Dokumen permintaan pembelian harus diotorisasi oleh bagian site
atau project manager.
2. Dokumen order pembelian diotorisasi bagian pembelian dan
mendapat persetujuan dari direktur.
3. Dokumen penawaran harga disetujui oleh bagian keuangan dan
diotorisasi oleh bagian pembelian.
4. Dokumen penerimaan barang diotorisasi oleh site atau project
manager.
5. Bukti pengeluaran kas diotorisasi bagian akuntansi.
Perusahaan juga memiliki kelebihan dalam otorisasi dokumen
yang dilakukan, yaitu:
1. Dokumen bukti pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian keuangan
Bagian keuangan membuat dokumen bukti pengeluaran kas
atau pengeluaran bank setelah perusahaan membayar hutang
pembelian yang dilakukan perusahaan. Dokumen tersebut
kemudian diotorisasi oleh bagian keuangan dan disetujui oleh
direktur.
63
4.3.3
Praktik yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang
serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik
yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan
salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk
ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan
data akuntansi
No
1.
Prosedur yang berjalan
Praktik yang sehat
Yang belum diterapkan
Perusahaan memberikan Penggunaan formulir
nomor
urut
formulir
yang
dalam berurut nomor cetak
terlibat
dalam pembelian.
2.
Pemilihan supplier dan Supplier
penawaran
harga berdasarkan jawaban membuat
dilakukan
secara
dipilih Perusahaan
langsung penawaran
lisan
melalui dari
telepon.
tidak
surat
harga permintaan penawaran
berbagai harga
supplier lain.
karena
beranggapan lebih cepat
dengan
menelpon
langsung.
3.
Penerimaan
barang Barang diperiksa dan Perusahaan
dilakukan oleh pelaksana diterima oleh fungsi memiliki
lapangan
atau
logistik penerimaan.
yang berada di lokasi
tidak
bagian
penerimaan dan hanya
menugaskan karyawan
64
proyek.
yang
ada
di
lokasi
proyek.
4.
Bagian
yang
menerima
bertugas Fungsi
di
penerimaan Dalam
lokasi melakukan
penerimaan
barang,
perusahaan
proyek hanya bertugas pemeriksaan barang tidak
5.
melakukan
untuk menerima tanpa dengan
pengecekan
melakukan pemeriksaan membandingkannya
dokumen
dengan dokumen apapun. dengan SOP
pembelian.
Bagian
melakukan
dengan
order
keuangan Melakukan
pengecekan pengecekan
harga
terhadap semua dokumen terhadap faktur dari
yang berkaitan dengan supplier
pembelian
sebelum
sebelum dibayar.
melakukan pembayaran
6.
Bukti kas keluar hanya Bukti
kas
diberi tanda tangan oleh beserta
bagian keuangan.
keluar Bagian keuangan tidak
dokumen memberi cap lunas dan
pendukung
“Lunas”.
dicap hanya
tanda
memberikan
tangan
di
bukti
kas
dokumen
keluar.
7.
Perusahaan
jarang Memberikan
memberikan cuti kepada kompensasi
karyawan
,
tetapi atau cuti
Memberikan
lembur liburan
kompensasi
cuti
ataupun
terhadap
memberikan uang lembur
karyawan
yang
jika ada pekerjaan di luar
mempunyai kinerja baik
65
waktu kerja normal yang
dapat
meningkatkan
ditetapkan perusahaan
motivasi
dan praktik
sehat dalam pelaksaaan
tugas mereka.
8.
Perusahaan
jarang Melakukan
Dengan
melakukan permeriksaan pemeriksaan
atau
audit
surprised audit, dapat
mendadak mendadak
terhadap kinerja ataupun periodik
laporan perusahaan.
melakukan
dan menjaga
dan
terhadap mengetahui
saldo hutang dan kas
karyawan
apakah
telah
melakukan
tugasnya
dengan benar.
9.
Perusahaan setiap bulan Memberikan
mempunyai
laporan waktu
mengenai
batas
penyerahan
semua laporan bulanan dari
pembelian dan hutang masing-masing
yang dilakukan.
bagian yang terlibat.
Tabel 4.3 Pengendalian Internal Praktik yang Sehat
1. Tidak adanya dokumen surat permintaan penawaran harga
Penawaran harga bahan material dilakukan perusahaan dengan
menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan cocok
dengan
perusahaan,
maka
akan
terjadi
kesepakatan
pembelian.
Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon.
Perusahaan
tidak
membuat
dokumen
penawaran
harga
karena
beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara
menelpon langung supplier. Seharusnya dalam melakukan penawaran
66
harga, perusahaan membuat surat permintaan penawaran harga dan
mengirimkannya kepada para supplier. Kemudian perusahaan akan
menerima surat penawaran harga dari supplier dan akan memilih supplier
berdasarkan harga yang cocok dengan perusahaan.
Penulis
merekomendasikan
agar
perusahaan
membuat
dan
menggunakan dokumen penawaran harga dalam pembelian bahan
material untuk memudahkan dalam pemilihan harga yang cocok. Dengan
adanya dokumen penawaran harga, dapat dijadikan bukti oleh perusahaan
sebagai bukti bahwa telah terjadi kesepakatan harga. Selain itu, dapat
memudahkan perusahaan dalam membandingkan harga antara satu
supplier dengan supplier lainnya dan memilih supplier yang cocok sesuai
dengan harga yang telah diterntukan.
2. Perusahaan tidak memiliki bagian penerimaan
Bahan material yang telah dibeli akan diterima oleh pelaksana atau
logistik lapangan yang berada di lokasi proyek. Penerima bahan material
itu juga tidak melakukan pengecekan bahan material dengan dokumen
seperti surat Purchase Order karena perusahaan hanya membuat dokumen
Purchase Order sebanyak 1 rangkap.
Dengan tidak memiliki bagian penerimaan dan proses pengecekan
bahan material dengan dokumen Purchase Order dapat terjadi kecurangan
jumlah
bahan
material.
Untuk
menghindari
itu,
penulis
merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian penerimaan, yang
bertugas khusus dalam melakukan penerimaan bahan material yang telah
dibeli perusahaan. Bagian penerimaan itu juga harus melakukan
67
pengecekan bahan material yang diterima dari supplier dengan dokumen
pendukung seperti surat jalan dan purchase order.
3. Dokumen bukti pengeluaran kas tidak dicap lunas
Setelah melakukan pembayaran terhadap pembelian bahan material
dari supplier, bagian keuangan membuat bukti pengeluaran kas. Dokumen
bukti kas keluar hanya ditandatangani oleh bagian keuangan dan tidak
dicap lunas. Dalam pembuatan dokumen bukti pengeluaran kas, harus
dibubuhi cap lunas agar dapat menghindari terjadinya kesalahan
pencatatan. Selain ada cap lunas,
bukti kas keluar juga harus
ditandatangani oleh bagian akuntansi dan disetujui oleh direktur untuk
menghindari tindakan kecurangan.
4. Jarang memberikan kompensasi atau cuti.
Perusahaan dapat memberikan kompensasi atau cuti liburan terhadap
karyawan yang telah mempunyai kinerja bagus dan memenuhi target
perusahaan. Dengan adanya kompensasi atau cuti, dapat memotivasi
karyawan serta karyawan tidak bosan dengan pekerjaan dan tidak
maksimum melakukan tugas dan fungsinya dalam perusahaan.
5. Perusahaan jarang melakukan pemeriksaan mendadak (surprised audit)
Perusahaan jarang melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap
hasil pekerjaan karyawan mereka. Perusahaan beranggapan hal itu tidak
perlu dilakukan karena telah mempunyai hasil laporan bulanan. Penulis
merekomendasikan agar perusahaan melakukan surprised audit untuk
68
menjaga kualitas pekerjaaan karyawan dan tidak menyimpang dari tujaun
dan target yang telah ditentukan perusahaan
4.3.4
Karyawan yang kompeten dan bertanggung jawab
Untuk menciptakan pengendalian intern yang efektif dibutuhkan
integritas yang tinggi dari karyawan. Perusahaan harus mempunyai
karyawan yang tepat dalam menjalankan tugasnya masing-masing.
Untuk menciptakan karyawan yang kompeten dalam menjalankan
tugasnya, perusahaan telah melakukan berbagai usaha yaitu:
1. Perusahaan melakukan percobaan masa kerja bagi karyawan
baru untuk melihat kinerja karyawan baru .
2. Memberikan training bagi para karyawan.
3. Perusahaan memberikan penjelasan mengenai semua prosedur
dan peraturan yang berjalan di dalam perusahaan kepada para
karyawannya.
Selain itu, perusahaan juga memiliki beberapa kelemahan dari hasil
evaluasi yang dilakukan yaitu:
1. Perusahaan tidak melakukan seleksi penerimaan yang ketat dalam
merekrut karyawan baru.
Dalam melakukan proses seleksi, perusahaan hanya melakukan
interview terhadap calon pelamar dan tidak melakukan tes tertulis
atau tes psikologi. Perusahaan beranggapan tidak perlu melakukan
seleksi yang ketat karena karyawan baru dapat mendapat training
dan masa percobaan kerja.
69
2. Perusahaan jarang melakukan promosi kenaikan jabatan dan gaji.
Untuk memotivasi para karyawan, kenaikan jabatan atau gaji
sangat diperlukan. Dengan adanya kenaikan jenjang karir dalam
perusahaan dapat membuat para karyawan semakin bertanggung
jawab dan dapt memajukan perusahaan. Namun perusahaan jarang
melakukan promosi jabatan atau kenaikan gaji bagi para
karyawannya.
Penulis
merekomendasikan
agar
perusahaan
menaikan gaji karyawan atau menaikkan jabatan karyawan yang
mempunyai kinerja bagus dan berkompeten. Hal ini diperlukan
selain
untuk
menambah
motivasi
juga
untuk
kemajuan
perusahaan.
3. Tidak adanya training lanjutan untuk meningkatkan skill
karyawan.
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, karyawan juga harus
mempunyai skill yang dapat berguna dalam menjalankan fungsi
dan tugas masing-masing. Perusahaan tidak pernah melakukan
training lanjutan untuk meningkatkan skill para karyawannya.
Seharusnya perusahaan dapat mengikutsertakan karyawannya
seminar-seminar atau pelatihan yang berhubungan dengan fungsi
dan bagian mereka masing-masing di perusahaan. Dengan adanya
pelatihan, dapat meningkatkan pengalaman dan ilmu karyawan
sehingga mereka semakin dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
70
4.4
Usulan Perbaikan Struktur Organisasi Perusahaa
Komisaris
Direktur
Manajer Keuangan
Project Manager
Bagian
Pembelian
Site Manager
Bagian
Akuntansi
Manajer Logistik
Kasir
Bagian
Penerimaan
Gudang
Pelaksana
Gambar 4.1
Usulan Perbaikan Struktur Organsiasi PT.Kokoh Contractor Indonesia
Usulan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian:
1. Komisaris
a. Melakukan pengawasan atas kebijakan direksi dalam menjalankan
perusahaan.
71
b. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar.
c. Memimpin rapat umum, dalam hal memastikan pelaksanaan tata tertib,
keadilan, dan kesempatan bagi semua karyawan untuk berkontribusi
secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah
menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan yang berlaku.
2. Direktur
a. Mengambil kebijakan dan keputusan strategis.
b. Mengkoordinir seluruh karyawan yang berada di bawahnya.
c. Bertanggung jawab atas perusahaan yang dipimpinya.
d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja manager yang berada di
bawahnya baik internal maupun eksternal dalam segala bidang dalam
rangka untuk melancarkan program kerja usaha.
e. Melakukan perencanaan bisnis jangka panjang maupun jangka pendek.
3. Project Manager
a. Bertanggung jawab penuh atas suatu proyek yang diberikan baik dalam
perhitungan biaya, bahan material yang digunakan dan jumlah bahan
material.
b. Membawahi site manager.
c. Membuat laporan berkala kepada direktur mengenai keadaan dan
kendala-kendala dalam suatu proyek.
4. Bagian Keuangan
a. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan baik dalam bentuk tunai,
giro dan lain-lain yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
72
b. Mempersiapkan dana yang dibutuhkan dalam pembiayaan suatu proyek,
kantor, umum, dan lain-lain tepat pada waktunya dan menghimpun
data-data itu secara benar.
c. Memberikan laporan keuangan bulanan kepada direktur.
5. Bagian Logistik
a. Bertanggung jawab terhadap kebutuhan materi proyek baik jumlah
maupun mutunya.
b. Memberikan laporan mengenai bahan material kepada direktur.
6. Site manager
a. Mencari dan mendatangkan sejumlah tenaga kerja dengan kualikifasi
yang diinginkan seperti tukang kayu, besi, dll.
b. Mengawasi dan memimpin tenaga kerja yang dibawa olehnya.
7. Bagian pembelian
a. Membuat surat order pembelian.
b. Memilih supplier dan membuat surat permintaan penawaran harga.
c. Melakukan konfirmasi permintaan pembelian.
8. Bagian akuntansi
a. Melakukan pencatatan transaksi pembelian.
b. Mencatat hutang pembelian dan pelunasan hutang.
c. Memeriksa kesesuaian antara faktur tagihan dengan dokumen yang
terkait dengan pembelian.
d. Membuat laporan keuangan.
9. Kasir
a. Menerima tagihan faktur dari supplier
b. Membuat bukti pembayaran
73
10. Bagian Penerimaan
a. Menerima bahan material dari supplier dan mengecek kelengkapan
barang yang diterima.
b. Membuat surat penerimaan barang.
11. Bagian Gudang
a. Menerima permintaan pembelian dari site manager.
b. Menghitung persediaan bahan material.
c. Mencatat penambahan persedian bahan material
12. Pelaksana
a. Melaksanakan semua planning yang telah disusun oleh project
manager.
b. Memberikan laporan berkala kepada project manager mengenai
kondisi suatu proyek.
4.5
Usulan Perbaikan Prosedur Sistem Infomrasi Akuntansi Siklus
Pengeluaran pada PT. Kokoh Contractor Indonesia
4.5.1
Usulan Prosedur Sistem Pembelian
Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian bahan material
adalah:
1. Bagian pembelian
2. Bagian penerimaan
3. Bagian gudang
4. Bagian akuntansi
5. Project atau site manager
6. Bagian keuangan
74
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian:
1. Dokumen surat permintaan pembelian (SPP)
2. Dokumen Purchase Order (PO)
3. Surat permintaan penawaran harga (SPPH)
4. Surat jalan
5. Faktur pembelian
6. Surat penerimaan Barang
7. Kartu gudang
Uraian prosedur pembelian yang diusulkan:
1. Pembelian bahan material dimulai ketika terjadi kekurangan
barang di suatu proyek. Kemudian bagian site manajer atau
project manager akan memberikan informasi bahan material apa
saja yang dibutuhkan ke bagian gudang. Bagian gudang kemudian
akan mengecek ketersedian bahan material. Apabila bahan
material di gudang kurang atau tidak ada, maka bagian gudang
akan melakukan permintaan pembelian ke bagian pembelian.
Bagian gudang kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian
(SPP) sebanyak 2 rangkap. SPB kemudian akan diotorisasi oleh
bagian gudang dan disetujui oleh site manager yang dan
didistribusikan kepada:
a. Rangkap 1 diserahkan ke bagian pembelian
b. Rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip
2. Setelah menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 1
dari bagian gudang, bagian pembelian akan mengkonfirmasi
75
permintaan bahan material ke site atau project manager apakah
bahan material yang diinginkan telah sesuai dengan informasi
yang ada di Surat Permintaan Pembelian. Jika sesuai, maka bagian
pembelian akan melanjutkan permintaan pembelian tersebut
dengan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
sebanyak 2 rangkap. SPPH akan ditandatangani oleh bagian
pembelian dan akan menyebarkan kepada :
a. Rangkap 1 akan diserahkan pada supplier.
b. Rangkap 2 disimpan untuk diarsipkan.
3. Setelah mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
ke supplier, maka bagian pembelian akan menunggu surat balasan
dari supplier. Setelah supplier memberikan jawaban atas SPPH
dengan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) 2 rangkap ,
maka bagian pembelian dapat menentukan supplier mana yang
akan dipilih sesuai dengan harga yang ditawarkan dan dapat
menguntungkan perusahaan. Surat Penawaran Harga (SPH) 2
rangkap tersebut akan diberikan:
a. Rangkap 1 untuk bagian akuntansi
b. Rangkap 2 akan disimpan oleh bagian pembelian untuk
diarsipkan.
4. Setelah memilih supplier yang cocok dengan perusahaan, bagian
pembelian akan membuat dokumen Purchase Order (PO)
sebanyak 5 rangkap.Purchase Order kemudian ditandatangani oleh
bagian pembelian dan telah mendapat persetujuan dari bagian
keuangan.
76
a. Purchase Order (PO) rangkap ke-1 dikirimkan ke supplier.
b. Purchase Order (PO) rangkap ke-2 dikirimkan ke bagian
keuangan.
c. Purchase Order (PO) rangkap ke-3 dikirimkan ke bagian
akuntansi
d. Purchase Order (PO) rangkap ke-4 ke bagian penerimaan.
e. Purchase Order (PO) rangkap ke-5 akan disimpan oleh
bagian pembelian sebagai arsip menurut nomor.
5. Bahan material yang telah dipesan dari supplier akan diterima oleh
bagian penerimaan. Supplier kemudian akan menyerahkan Surat
Jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap. Bagian penerimaan kemudian akan
mencocokkan informasi bahan material yang tertera di Surat Jalan
dengan dokumen Purchase Order (PO) rangkap ke-4 yang
diterima dari bagian pembelian. Jika bahan material yang diterima
telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan maka bagian
penerimaan akan menandatangani Surat Jalan (SJ) yang diberikan
oleh supplier. Surat Jalan (SJ) yang telah ditandatangani tersebut
akan diberikan:
a. Rangkap ke-1 akan dikembalikan lagi kepada supplier
b. Rangkap ke-2 diberikan kepada bagian pembelian
6. Kemudian bagian penerimaan akan membuat Surat Penerimaan
Barang (SPB) sebanyak 3 rangkap, dimana dokumen itu akan
diotorisasi oleh bagian penerimaan dan didistribusikan kepada:
a. Rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian akuntansi.
b. Rangkap ke-2 diberikan kepada bagian pembelian.
77
c. Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian gudang.
7. Setelah menerima Surat Penerimaan Barang rangkap ke-2 dan
Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 dari bagian penerimaan, bagian
pembelian akan menyesuaikannya dengan dokumen Purchase
Order (PO) rangkap ke-5 yang diarsipkan. Kemudian bagian
pembelian akan mengarsipkan Purchase Order (PO) rangkap ke-5,
dan Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-2 ,kemudian
Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 akan diserahkan ke bagian
akuntansi.
8. Bagian akuntansi akan menerima Surat Penawaran Harga (SPH)
rangkap ke-1 dan dokumen Purchase Order (PO) rangkap ke-3
dari bagian pembelian untuk memberitahukan bahwa telah terjadi
transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan perlu
dicatat. Kemudian bagian akuntansi juga akan menerima Surat
Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-2 dari bagian penerimaan
dan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 dari bagian pembelian sebagai
bukti bahwa bahan material yang dibeli telah diterima dengan baik
oleh perusahaan. Bagian akuntansi kemudian akan mencocokan
dokumen-dokumen yang telah diterima apakah telah sesuai
dengan dokumen Purchase Order (PO) yang telah dibuat. Jika
sudah cocok, maka bagian akuntansi akan mencatat transaksi
pembelian tersebut.
9. Bagian gudang akan menerima Surat Penerimaan Barang (SPB)
rangkap ke-3 dari bagian penerimaan. Dokumen ini dijadikan
bukti bahwa bahan material yang dibeli telah diterima dan bagian
78
gudang kemudian akan mencatat jumlah bahan material yang
diterima ke dalam kartu gudang dan menambahkan ke dalam
jumlah persedian bahan material. Surat Penerimaan Barang (SPB)
rangkap ke-3 kemudian akan diarsipkan.
10. Kemudian, supplier akan mengirimkan faktur tagihan yang akan
diterima oleh kasir. Kasir kemudian akan menyerahkan faktur
tagihan tersebut ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan
memeriksa faktur tagihan tersebut dengan dokumen-dokumen
yang dimiliki seperti dokumen Purchase Order, Surat Penerimaan
Barang, dan Surat jalan. Jika cocok , bagian akuntansi akan
mencatatnya sebagai hutang perusahaan dan menyerahkan faktur
tagihan ke bagian keuangan.
Berikut usulan rancangan flowchart prosedur pembelian:
79
Bagian Gudang
Mulai
9
Menerima
permintaan
pembelian
Menerima
SPB
Mengecek
Ketersediaan
Barang
Mencatat
penambahan
persediaan
Kartu
GUdang
Membuat
SPP
3
SPB
Melakukan
otorisasi yang
kemudian
disetujui oleh
site manager
N
2
1
SPP
N
1
Keterangan:
SPP: Surat Permintaan
Pembelian
SPB: Surat Penerimaan
Barang
Gambar 4.2 Usulan Flowchart Permintaan Pembelian
80
Bagian Pembelian
Supplier
1
2
1
SPP
Menerima
SPPH
Konfirmasi
bahan
material
Membuat
SPH
2
Diotorisasi
oleh bagian
pembelian
Membuat
SPPH
1
SPH
3
2
4
1
SPPH
N
Keterangan:
SPPH:Surat Permintaan
Penawaran Harga
SPH: Surat Penawaran
Harga
2
Gambar 4.3 Usulan Flowchart Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Supplier
81
Bagian Pembelian
Pencatatan
Pembelian
Order pembelian
3
8
Menerima
SPH
Memeriksa
dokumen dan
mencatat
penerimaan
Memilih
supplier
yang
cocok
Mengirimkan
SJ ke bagian
akuntansi
Membuat
PO
1
2 SJ
SPB
PO kemudian
diotorisasi
oleh bagian
pembelian
dan disetujui
bagian
keuangan
N
5
4
3
2
1
Keterangan;
PO: Purchase Order
SPH: Surat Penawaran Harga
SPB: Surat Penerimaan Barang
SJ: Surat Jalan
PO
N
5
Supplier
6
7
Gambar 4.4 Usulan Flowchart Order Pembelian dan Pencatatan Pembelian
82
Bagian Penerimaan
5
Supplier
2
Menerima
PO dari
bagian
pembelian
1
SJ
Mencocokan
SJ dengan
PO
SPB diotorisasi
oleh bagian
penerimaan
Membuat
SPB
3
2
2
1
1
SJ
SPB
9
8
8
Supplier
10
Keterangan;
PO: Purchase Order
SPB: Surat Penerimaan Barang
SJ: Surat Jalan
Gambar 4.5 Usulan Flowchart Penerimaan Barang
83
Bagian Akuntansi
4
6
10
Menerima
dokumen SPB,
PO,SPH
Menerima SJ
dari bagian
pembelian
Memeriksa
dan
membanding
kan semua
dokumen
Mencatat
pembelian
2
1 SPB
3
2 SPH
SJ
PO
N
Keterangan;
PO: Purchase Order
SPH: Surat Penawaran Harga
SPB: Surat Penerimaan Barang
SJ: Surat Jalan
Gambar 4.6 Usulan Flowchart Pencatatan Pembelian dan Hutang
84
4.5.2
Usulan Prosedur Pelunasan Hutang
Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pelunasan hutang:
1. Bagian akuntansi
2. Bagian keuangan
3. Kasir
Dokumen-dokumen yang digunakan:
1. Bukti pengeluaran kas
2. Faktur
3. Bukti pembayaran
Uraian prosedur pelunasan hutang yang diusulkan:
1. Setelah mendekati jatuh tempo, supplier akan mengirimkan tanda
terima penagihan. Kasir kemudian akan mengirimkan penagihan
tersebut ke bagian keuangan.
2. Bagian keuangan yang menerima tagihan dari supplier, akan
memeriksa faktur yang telah ada dan memeriksa lagi kecocokan
antara faktur tersebut dengan dokumen yang ada seperti dokumen
Purchase Order (PO), Surat Penerimaan Barang(SPB) dan Surat
Jalan (SJ).
3. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat cek pembayaran yang
akan kemudian ditandatangani oleh direktur. Bagian keuangan
kemudian membuat Bukti Pengeluaran Kas dan menyerahkan cek
tersebut ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas tersebut diotorisasi oleh
bagian keuangan yang membuat BPK , diotorosisasi juga oleh
85
bagian akuntansi yang telah memeriksa apakah jumlah yang ada
dalam Bukti Pengeluaran Kas telah sesuai dengan jumlah hutang
perusahaan, BPK dibuat 2 rangkap dimana:
a. Rangkap ke-1 akan disimpan sebagai arsip
b. Rangkap ke-2 akan diserahkan ke bagian akuntansi
4. Kasir yang telah menerima cek yang telah ditandatangani akan
menyerahkan ke supplier. Kemudian, kasir akan membuat Bukti
Pembayaran yang ditandatangani oleh supplier. Kasir kemudian
akan menyerahkan Bukti Pembayaran tersebut ke bagian
akuntansi untuk dicatat sebagai pelunasan hutang pembelian dan
diarsip permanen.
86
Bagian
Keuangan
Kasir
Mulai
1
Menerima
tagihan
Menerima
tagihan dari
supplier
Memeriksa
semua
dokumen
yang ada
Mengirimkan
tagihan ke
bagian
keuangan
1
Membuat
cek
Memberikan
cek kepada
kasir
2
1
Diotorisasi
oleh bagian
keuangan
yang
membuat
BPK
Cek
3
N
2
Keterangan;
BPK: Bukti Pengeluaran Kas
Gambar 4.7 Usulan Flowchart Pembayaran Hutang
87
Bagian
Akuntansi
Kasir
2
3
4
2
Menerima
cek
1
BPK
Memberikan
kepada
supplier
BP
Memeriksa dan
membandingkan
Membuat
Bukti
Pembayaran
Mencatat
pelunasan
hutang
1
BP
1
2 BP
BPK
4
T
Keterangan;
BPK: Bukti Pengeluaran Kas
BP: Bukti Pembayaran
Gambar 4.8 Usulan Flowchart Pelunasan Hutang dan Pencatatan Pengeluaran Kas
88