Manajemen Proyek

Manajemen Proyek
Analisa dan Perancangan Sistem
Obyektifitas
• Memahami
bagaimana
membuat
manajemen proyek pada pengembangan
sistem
Definisi Manajemen Proyek
Definisi Manajemen Proyek
• Manajemen
proyek
adalah
proses
perencanaan
dan
pengendalian
pengembangan sistem dalam suatu jangka
waktu tertentu dengan biaya minimum dan
fungsionalitas yang tepat.
• Manajer Proyek adalah orang yang paling
bertanggung
jawab
untuk
mengelola
berbagai macam tugas dan peran yang harus
dikoordinasi secara hati-hati
Definisi Manajemen Proyek
• Manajer Proyek adalah orang yang paling
bertanggung jawab untuk mengelola berbagai
macam tugas dan peran yang harus dikoordinasi
secara hati-hati
• Salah satu contoh manajer proyek dalam
kehidupan sehari-hari adalah wedding organizer.
Wedding organizer mempunyai tanggung jawab
untuk:
–
–
–
–
Mengirimkan undangan
Memilih menu makanan
Mengatur waktu dan budget
Mengatur pesta pernikahan
Definisi Manajemen Proyek
• Teknik Kepemimpinan Manajer Proyek
1. Motivasi: memberikan dorongan agar orang
yang
dimotivasi
dapat
menghasilkan
sesuatu dengan kemampuan terbaiknya
2. Organisasi: kemampuan mengorganisasikan
orang-orang hingga sampai hasil akhir
• Manajemen proyek sangat penting dalam
memastikan bahwa sistem selesai tepat waktu,
sesuai budget, dan dengan fungsi-fungsi yang
dijanjikan
• Manajemen Proyek merupakan salah satu
komponen dalam perencanaan daur hidup sistem
yang terdiri dari
1. Mengidentifikasi ukuran proyek
2. Membuat dan mengelola work plan (rencana kerja /
jadwal kerja)
3. Membuat susunan kepegawaian pada proyek
4. Mengkoordinasi aktivitas proyek
Karakteristik Tugas (proses) dalam
manajemen proyek (1)
– Understandibility: sejauh mana proses secara
eksplisit ditentukan dan bagaimana kemudahan
definisi proses itu dimengerti
– Visibility:
apakah
aktivitas-aktivitas
proses
mencapai titik akhir dalam hasil yang jelas sehingga
kemajuan dari proses tersebut dapat terlihat
nyata/jelas
– Supportability: sejauh mana aktivitas dari proses
dapat didukung oleh CASE TOOL
– Acceptability: apakah proses yang telah
ditentukan oleh analis dapat diterima dan digunakan
dan mampu bertanggung jawab selama pembuatan
sistem
Karakteristik Tugas (proses) dalam
manajemen proyek (2)
– Reliability: apakah proses didesain sedemikian
rupa sehingga kesalahan proses dapat dihindari
sebelum terjadi kesalahan pada produk
– Robustness: dapatkah proses terus berjalan
walaupun terjadi masalah yang tidak terduga
– Maintainability: dapatkah proses berkembang
untuk mengikuti kebutuhan atau perbaikan
– Rapidity:
bagaimana
kecepatan
proses
pengiriman sistem dapat secara lengkap
memenuhi spesifikasi
Mengidentifikasi Ukuran
Proyek
Segitiga Keseimbangan
Manajemen Proyek
Biaya
Manajemen proyek harus selalu
seimbang, jika performa ingin
ditambahkan, maka biaya dan
jadwal akan bertambah
Project
Jadwal
Performa / fungsi
Metode Estimasi Proyek
• Metode yang digunakan, salah satunya
adalah standar industri.
1. Gunakan waktu yang dihabiskan untuk
perencanaan
2. Hitung dengan persentase standar industri
3. Estimasikan keseluruhan waktu untuk
proyek
Metode Estimasi Proyek
Metode Estimasi Proyek
4
waktu keseluruha n 
 26,66
0.15
waktu perencanaa n  4
waktu analisa  0.2 x 26.67  5.33
waktu desain  0.35 x 26.67  9.33
waktu implementa si  0.3 x 26.67  8
Metode Estimasi Proyek
• Waktu yang dihabiskan untuk tahap
perencanaan
– Rumusnya:
waktu perencanaa n
waktu keseluruha n 
0.15
– Misal, waktu yang kita butuhkan untuk
perencaaan
Metode Estimasi Proyek
• Misal waktu yang kita butuhkan untuk
perencanaan adalah 4 bulan, maka
4
waktu keseluruha n 
 26,67
0.15
Jadi waktu yang dibutuhkan adalah 26,67
bulan = 27 bulan
Rencana Kerja
Work Plan (Rencana Kerja)
• Work plan adalah jadwal yang dinamis yang
menyimpan dan melacak semua tugas
• Tuliskan semua tugas beserta informasi penting:
– Tanggal jatuh tempo
– Orang yang bertanggung jawab (dalam tugas ini)
– Daftar hal-hal yang akan dicari / dihasilkan
• Tuliskan semua tugas menjadi bentuk hirarki angka
(hal ini dinamakan WBS: work breakdown structure)
• Ada dua tahap dalam membuat work plan:
1.
2.
Identifikasi tugas yang harus diselesaikan
Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tiap tugas
Contoh Work Plan
Informasi Rencana Kerja
Contoh
Nama Tugas
Melakukan analisa kelayakan
Tanggal dimulai
1 Mei 2011
Tanggal selesai
14 Mei 2011
Orang yang ditugaskan
Ari, sponsor
Hasil yang harus didapatkan
Analisa biaya dan keuntungan (costbenefit analysis)
Status penyelesaian
OPEN (belum dikerjakan)
Sumber daya yang dibutuhkan
spreadsheet
Waktu estimasi
16 Jam
Waktu aktual
14.5 Jam
Mengidentifikasi Tugas (1)
Pendekatan dari atas ke bawah
1. Mengidentifikasi tugas dengan level
tertinggi
2. Pecahkan menjadi unit-unit terkecil
3. Identifikasikan hal-hal yang dihasilkan,
waktu yang dibutuhkan untuk setiap
tugas
Mengidentifikasi Tugas (2)
Dari tahapan daur hidup sistem
1. Perencanaan
1. System request
2. Analisa kelayakan
2. Analisa
3. Desain
4. Implementasi
Network Planning (Jaringan Kerja)
(1)
• Network planning: Merupakan gambaran grafis
terperinci
yang
memperlihatkan
hubungan
ketergantungan antara aktifitas proyek serta
tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.
• Latar belakang penggunaan:
– Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian
proyek
– Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam
hubungannya dengan penyelesaian proyek
– Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan
kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap
sasaran jadwal penyelesaian proyek secara
menyeluruh
Network Planning (Jaringan Kerja)
(2)
• Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek
yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk
melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang,
tenaga, dll)
• Jaringan
kerja
(network)
merupakan
grafik
yang
menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk
hubungan yang satu dengan yang lain.
• Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih
kegiatan
• Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan
pada jaringan kerja
• Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan
keterlambatan penyelesaian proyek
Simbol dalam network planning
Anak
panah
(arrow),
menyatakan
sebuah
kegiatan/aktivitas (yang memerlukan jangka waktu
tertentu) dalam pemakaian sejumlah sumber daya
Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian
atau peristiwa (even). Kejadian di sini didefinisikan
sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau
beberapa kegiatan
Asumsi dalam Network (1)
Asumsi dalam Network (2)
Asumsi dalam Network (3)
Definisi Network
• Finish To Start (FS): penyelesaian sebuah
tugas memicu awal tugas lain
• Start to Start (SS): awal sebuah tugas
memicu awal tugas lain
• Finish to Finish (FF): dua tugas harus
selesai pada waktu yang bersamaan
• Start to Finish (SF): awal sebuah tugas
menandakan selesainya tugas lain
•
•
•
•
Early Start (ES): dimulainya aktivitas sesuai jadwal
Durasi : waktu yang dihabiskan
Early Finish (EF): selesainya aktivitas sesuai jadwal
Late Start (LS): dimulainya suatu aktivitas tapi tidak sesuai
jadwal
• Late Finish (LF): selesainya suatu aktivitas tapi tidak
sesuai jadwal
EF = ES + durasi - 1
LS = LF – durasi + 1
E
S
L
S
A
duras
i
E
F
L
F
Critical Path Method (CPM)
• CPM: lintasan dimana terdapat aktivitasaktivitas yang paling banyak memakan
waktu, mulai dari permulaan dikerjakannya
proyek sampai berakhirnya pekerjaan
tersebut.
• CPM disebut juga jalur kritis
Tujuan dari CPM
• Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh
proyek akan tertunda pula penyelesaiannya
• Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya bila pekerjaan-pekerjaan
yang terdapat di lintasan kritis dapat dipercepat pula
• Pengawasan/pengontrolan hanya dipercepat pada lintasan kritis
saja, maka pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis:
– Perlu adanya pengawasan ketat agar tidak tertunda penyelesaiannya
– Kemungkinan dengan melakukan crash program dapat mempersingkat
penyelesaian dengan resiko biaya akan bertambah
• Kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak
dilalui lintasan kritis. Hal ini memungkinkan bagi manajer untuk
merealokasikan / memindahkan pegawai, alat-alat dan biaya
pekerjaan-pekerjaan pada lintasan kritis demi efisiensi
Latihan Network(1)
Nama
Durasi
Hal yang mendahului
A
2
-
B
3
A
C
5
A
D
3
B
E
3
C
F
7
D;E
1. BUAT JALUR NETWORKNYA
2. CARI JALUR TERPANJANG / CRITICAL PATHNYA
B
D
3
3
8
5
A
11
2
F
18
7
17
7
C
E
5
3
10
ABDF = 18
ACEF = 17
Latihan Network(2)
Nama
Durasi
Hal yang mendahului
A
3
-
B
2
A
C
4
A
D
5
B;c
E
2
C
F
3
D;E
1. BUAT JALUR NETWORKNYA
2. CARI JALUR TERPANJANG / CRITICAL PATH
B
D
2
5
A
F
3
3
C
E
4
2
ABDF = 13
ACDF = 15
ACEF = 12
Contoh wbs
Margin of Error dalam estimasi
waktu dan biaya
Phase
Deliverable
Estimasi margin of error
Biaya (%)
Waktu (%)
System Request
400
60
Project Plan
100
25
Analisis
System Proposal
50
15
Desain
System
Specification
25
10
Planning
Bagaimana jika waktu task (tugas)
ternyata melebihi dari estimasi?
• Sesuaikan jadwal
– Tetap biarkan tugas tetap berjalan, tapi
tanggal penyelesaian tetap tidak berubah
Contoh template aktivitas proyek
Aktivitas
Proyek
Komponen aktivitas
Planning
1. Investigasi awal
2. Perencanaan proyek
3. Analisa kelayakan
1. Analisa kelayakan teknis
2. Analisa kelayakan ekonomis
3. Analisa kelayakan organisasi
4. Analisa biaya dan keuntungan (cost & benefit)
5. Laporan inisiasi proyek
Spesifikasi
1.
2.
3.
4.
5.
Desain
1. Desain fungsional / eksternal
2. Membuat desain fisik / internal
3. Me review dan me revisi desain
Build
1. Membuat program
2. Me review dan me revisi program
Testing
1. System testing
2. Acceptance testing
Implement
1. instalasi
Analisa sistem
Spesifikasi kebutuhan
Me review dan me revisi spesifikasi kebutuhan
Desain arsitektur
Me review dan me revisi desain arsitektur
duras
i
Hal yg
mendahului
Mengatur Scope (ruang lingkup)
• Scope
creep:
penyebab
utama
dalam
masalah
pengembangan sistem
• Scope creep terjadi karena new requirement (kebutuhan
baru) ditambahkan ke proyek setelah lingkup proyek asli
(awal) telah didefinisikan (telah disetujui)
• Untuk menghindari scope creep:
– Identifikasi requirement (analisa kebutuhan) sebaik mungkin
– Gunakan dokumen persetujuan perubahan formal
• Ini digunakan agar orang kesulitan dalam meminta perubahan
– Kenakan biaya untuk perubahan
• Ini digunakan agar orang tidak jadi meminta perubahan
• Kalau scope creep dipaksakan
– Tetap jangan dilayani, buat jadi sistem versi 2, dan buat proposal
baru, karena waktu telah berjalan, kalau sistem tidak jadi tepat
waktu, pengembang akan terkena penalti
Timeboxing (1)
• Merupakan teknik manajemen scope
• Timeboxing dapat dilakukan saat tanggal
deadline hampir mendekati tapi sistem
masih belum selesai banyak
• Maka timeboxing menggunakan cara:
– Selesaikan fungsi-fungsi yang penting dulu
– Fungsi-fungsi yang level rendah dibuat
selama delivery produk
Timeboxing (2)
• Alasan yang mendasari timeboxing
– Coba kita pakai Ms. Word, fitur apa yang sering
kita pakai?
Page layout
Halaman
Image
Table
Save
Print
Rata teks
Font
Page break
– Dapat disimpulkan, kita memakai Ms.Word hanya
menggunakan sebesar 30% fitur
– Tingkah laku ini sama dalam penggunaan sistem,
fungsi sistem hanya akan dipakai sekitar 30%,
jadi hanya fungsi-fungsi yang penting saja yang
dibuat dulu, sisanya menyusul
Langkah-langkah timeboxing
•
•
•
•
Tetap perhatikan tanggal pengiriman sistem
Prioritaskan fitur yang paling penting
Bangun sistem inti
Tunda fungsi-fungsi yang belum selesai (yang
prioritas lebih rendah)
• Kirim sistem dengan sistem yang sudah ada fiturfitur penting
• Selama masa instalasi dan training pengguna
sistem, masukkan fungsi-fungsi yang tadi ditunda
(yang berarti fungsi tersebut sudah selesai)
Susunan Kerja Pada Proyek
(Staffing the project)
Definisi
• Susunan kerja pada proyek menjelaskan
tipe-tipe orang yang bekerja pada proyek
• Project charter (dokumen otorisasi)
menjelaskan obyektif dan peraturanperaturan dalam proyek
• Pemimpin fungsional mengelola kelompok
analis
• Pemimpin teknis mengawasi kemajuan
dari programer dan staff teknis
Cara memotivasi pegawai
• Berikan penghargaan berupa uang (bonus,
ini tidak disarankan)
• Berikan penghargaan lain:
–
–
–
–
–
Pengakuan
Prestasi
Responsibility
Kenaikan pangkat
Berikan kesempatan untuk belajar ilmu lebih
lanjut (disekolahkan atau diikutkan ke pelatihan)
Cara menghindari konflik
• Definisikan dengan jelas peran dari masingmasing pegawai
• Definisikan dengan jelas rencana proyek (jadwal
proyek)
• Tetap
pertahankan
pegawai
yang
bisa
bertanggung jawab
• Project charter memuat norma dan peraturan yang
harus ditaati
• Mengembangkan komitmen pada waktu
• Perkirakan
prioritas
lain
yang
dapat
mempengaruhi proyek
Reporting Structures
Manajer
Proyek
Pemimpin
Fungsional
Analyst
Analyst
Pemimpin
Teknis
Programmer
Programmer
Atribut susunan pegawai
• Perkirakan orang yang dibutuhkan dalam
proyek
• Sebisa mungkin jangan tambahkan orang
setelah proyek dimulai
– Karena jika kita menambahkan pegawai baru,
maka kita harus mengajari dari awal,
memberitahu skema proyek,dll (waktu akan
terbuang banyak)
– Pegawai yang lain harus menyesuaikan
dengan pegawai baru (ini akan mengganggu)
Standarisasi
• Digunakan agar tim proyek dapat bekerja
lebih efisien
• Membantu memastikan kualitas
• Contoh:
– Pemberian nama files
– Buat form yang mengindikasikan goal yang
telah dicapai
Mengelola Resiko (1)
• Beberapa penyebab resiko
– Personel yang lemah
• sering sakit,
• proyek ini menggunakan bahasa pemprograman baru
yang belum dikuasai tim
– Scope creep (penambahan requirement setelah
proyek berjalan)
– Desain yang jelek
• Desain program
• Analisa yang jelek
– Terlalu optimistis pada estimasi waktu
Mengelola Resiko (2)
• Buatlah dokumen resiko yang melacak:
– Resiko potensial
– Kemungkinan terjadi (likelihood)
– Dampak potensial terhadap proyek
– Aksi yang harus dilakukan untuk mengurangi
resiko terjadinya likelihood
Contoh template manajemen resiko
Risk Assesment Document
Risk 1
Pengembangan sistem ini sepertinya akan
lambat karena programer kita belum familiar
dengan Java
Likelihood of risk
Probabilitas resiko sangat tinggi
Potential impact pada
proyek
Resiko ini, kemungkinan akan meningkatkan
waktu penyelesaian proyek sebesar 50%
Cara Mengatasi Resiko ini
1. Rekrut programer java sebelum proyek dimulai
2. Kirim programer kita untuk pelatihan sebelum proyek dimulai
Kesalahan yang biasanya terjadi
• Terlalu menggantungkan pada jadwal
yang dibuat
• Gagal dalam memonitor jadwal
• Gagal dalam mengupdate jadwal
• Menambahkan orang setelah proyek
berjalan