studi kasus SIM - Astrid Harera Valentina

Tugas Kelompok
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Studi Kasus
For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones
dan
Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in Small
Business Success
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS
Kelompok Strawberry:
Arif Kurniadi
Astrid Harera Valentina
Dea Anugrah Utami
Ednan Setryawan Wibowo
Imam Kamarudin Saleh
Irfaniya Hikmiya Bustan
Kartika Amalia Silalahi
Mochamad Iskandarsyah
Riza Purbo Widiasto
Sinta Wardani
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................
i
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................
ii
1. PENDAHULUAN ..................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................
1
1.2 Tujuan ...............................................................................................
3
2. Tinjauan Pustaka .....................................................................................
4
2.1 Sistem Informasi Manajemen ..........................................................
2
2.1.1 Teknologi Informasi .......................................................................
5
2.2.2 Internet Working ............................................................................
9
2.2.3 E-commerce ...................................................................................
11
2.2.4 E-business ......................................................................................
12
3. Studi Kasus ..............................................................................................
14
3.1 For Companies Both Big and Small: Running a Business on
Smartphones ......................................................................................
14
3.2 Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in
Small Business Success. ....................................................................
18
4. Pembahasan .............................................................................................
24
4.1 Kasus “For Companies Both Big and Small: Running a Business
on Smartphones” ..............................................................................
24
2
4.2 Kasus “Sew What? Inc.: The Role of Information Technology
in Small Business Success” ...............................................................
29
Kesimpulan dan Saran ..........................................................................
33
5.1 Kesimpulan ......................................................................................
33
5.2 Saran ................................................................................................
33
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
35
5.
3
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Komponen sistem informasi ............................................................................................ 4
Tiga peran utama sistem informasi ................................................................................. 5
Skema sistem teknologi informasi .................................................................................. 8
Intranet Network ............................................................................................................. 9
Jaringan Ekstranet ......................................................................................................... 10
Internet Network ............................................................................................................ 11
Framework untuk e-commerce ..................................................................................... 12
Sistem tracking FedEx .................................................................................................. 25
Pemanfaatan teknologi bar kode ................................................................................... 28
4
I. PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai
kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu
instansi, komputer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan
suatu sistem informasi handal. Oleh karena itu setiap orang harus mampu
mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Teknologi
Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk
memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam
menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat
dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam
mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal
ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang
sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau
kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu,
yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya.
Upaya perusahaan dalam menghasilkan informasi yang handal harus
dilakukan dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Sistem
Informasi Manajemen mencerminkan kemampuan perusahaan dalam mengelola
informasi berbasis komputer secara menyeluruh dan terkoordinasi yang mampu
mentransformasikan data menjadi informasi lewat serangkaian cara yang dapat
meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan dalam menjalankan
aktivitasnya. Peran manajemen menjadi sangat penting dalam menghasilkan
informasi, terkait pemetaan kebutuhan informasi, penentuan jenis dan kualifikasi
informasi, dan penggunaan informasi tersebut yang didasarkan kepada “core
business” dan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen
5
memiliki cakupan lebih luas dari teknologi informasi yang merupakan bagian dari
Sistem Informasi Manajemen.
Dalam perkembangannya, Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan
bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pengelolaan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah
bisnis, seperti biaya produksi, layanan, atau suatu strategi bisnis. SIM dibedakan
dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem
informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara
akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode
manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap
pengambilan keputusan, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan
sistem informasi eksekutif. Perkembangan sistem informasi manajemen telah
menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat
operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi tersebut terlalu
banyak informasi yang tidak bermanfaat atau justru sistem yang terlalu banyak
data. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting atau vital dalam
mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau
metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam
mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang
harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. SIM perusahaan
merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang
sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang
memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari
sekedar pengeluaran uang yang besar. Manajemen seluruh organisasi harus
berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses
bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami transaksi tersebut.
Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak
bersifat finansial.
6
1.2
Tujuan
Paper ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum tentang materi
sistem informasi manajemen. Dengan mempelajari isi paper ini, diharapkan dapat
memperoleh pengetahuan dasar mengenai SIM dan memahami peran sistem
informasi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
7
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan
bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan
dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem
informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan
masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).
Tujuan SIM, yaitu:

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.
Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people,
hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini
disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan
menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
8
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

Mendukung proses bisnis dan operasional

Mendukung pengambilan keputusan

Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
2.1.1
Teknologi Informasi
a.
Definisi Teknologi Informasi
Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau
Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa
ahli, diantaranya :

Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang
membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas
yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.

Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi
komputer (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses
dan
menyimpan
informasi,
melainkan
juga
mencakup
teknologi
komunikasi untuk mengirimkan informasi.

Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang
menggabungkan
komputasi
(komputer)
dengan
jalur
komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
9
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit
maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi
telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah
gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
b.
Pengelompokan Teknologi Informasi
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer
dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan
menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi
perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses.
1.
Teknologi Komunikasi
2.
Teknologi Masukan
Teknologi
masukan
(input
technology)
adalah
teknologi
yang
berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem
komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa
keyboard dan mouse.
3.
Teknologi Mesin Pemroses
Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU
(Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang
terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD.
4.
Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori
internal dan penyimpanan eksternal.
Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama)
berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi
ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal
yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya
bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya
bisa diperbaharui.
Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan
penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang
berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini
10
berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan
baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran
listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.
5.
Teknologi Keluaran
Teknologi
keluaran
(output
technology)
adalah
teknologi
yang
berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi
hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang
biasa digunakan sebagai piranti keluaran.
6.
Teknologi Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program.
Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak
sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak
pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe
Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
c.
Komponen Sistem Teknologi Informasi
Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang
terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem
teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat
fisik, seperti komputer dan printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak
terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang.
Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi informasi adalah berupa:
1. Data
2. perangkat keras (hardware)
3. perangkat lunak (software)
4. Perangkat Jaringan (netware)
5. orang (brainware)
11
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara
pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System,
dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau
perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran,
sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen
dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan,
dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani
permintaan (klien-server).
d.
Peranan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang
begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatankegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang
mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini
berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui
ATM, transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau
perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan
dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi.
Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
12

Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi
informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.

Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu
tugas atau proses.

Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran
manusia.
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani
melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang
paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan
posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.
2.2.2
Internet Working
a.
Intranet
Intranet
adalah
sebuah
jaringan
privat
(private
network)
yang
menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi
rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.
Istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web
internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan
haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun internet, yakni Protocol
Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), client dan juga
server. Protokol HTTP dan beberapa protokol internet lainnya (FTP, POP3, atau
SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan.
Gambar 4. Intranet Network
13
Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi
dari jaringan Internet" atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh
sebuah organisasi. (http://id.wikipedia.org/wiki/Intranet)
b.
Ekstranet
Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan
sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau
operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner),
pelanggan dan lain-lain. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah
perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang
membangun ekstranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI
(Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu
jaringan kerjasama dan lain-lain.
Gambar 5. Jaringan Ekstranet
Jadi, ekstranet merupakan perluasan dari jaringan intranet yang biasanya
menghubungkan jaringan satu jaringan lokal dengan jaringan lokal lainnya.
Ekstranet memiliki security yang lebih aman dibandingakan dengan internet.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet)
14
c.
Internet
Internet (kependekan dari interconnected-networking) ialah rangkaian
komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Manakala Internet (huruf
'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan
menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching
communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan internet.
Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
Gambar 6. Internet Network
Jadi,
internet
menggunakan
suatu
pengalamatan
khusus
untuk
menyampaikan pesan atau informasi antar perangkat. Jaringan internet merupakan
jaringan besar yang ada di dunia ini yang menghubungkan satu benua dengan
benua lainnya (http://id.wikipedia.org/wiki/Internet)
2.2.3
E-commerce
E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan
penjualan barang dan jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum,
hanya menciptakan situs Web yang mengiklankan dan mempromosikan produk
dapat dianggap “e-commerce.” Dalam beberapa tahun terakhir, bagaimanapun ecommerce telah menjadi jauh lebih canggih. Bisnis e-commerce sekarang
menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat mengakses ribuan
15
produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan membayar
untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka.
Sedangkan menurut O’Brien (2011), E-commerce adalah pembelian,
penjualan, pemasaran, dan pelayanan produk, layanan, dan informasi melalui
berbagai jaringan komputer. Banyak perusahaan sekarang menggunakan internet,
intranet, extranet, dan jaringan lain untuk mendukung setiap langkah dari proses
komersial, termasuk segala sesuatu dari dukungan iklan, penjualan, dan pelanggan
di World Wide Web untuk keamanan Internet dan mekanisme pembayaran yang
memastikan penyelesaian pengiriman dan proses pembayaran. Sebagai contoh,
sistem e-commerce termasuk situs Web Internet untuk penjualan online, akses ke
database persediaan ekstranet oleh pelanggan besar, dan penggunaan intranet
perusahaan dengan tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan untuk
manajemen hubungan pelanggan.
Gambar 7. Framework untuk e-commerce
2.2.4
E- Business
e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas
yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran
barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi
dan transaksi ,dan salah satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia
bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk,
dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada
16
sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang, hal ini dilakukan sebagian besar
melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa internet. Terminologi ini
pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM.
Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual
dan calon pembeli secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace).
Mekanisme yang terjadi di marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari
konsep “pasar bebas” dan “pasar terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka
untuk masuk ke arena tersebut dan bebas melakukan berbagai inisiatif bisnis yang
mengarah
pada
transaksi
pertukaran
barang
atau
jasa.
(http://id.wikipedia.org/wiki/E-business).
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis
utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur,
penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan
teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven
Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
17
III. STUDI KASUS
3.1
For Companies Both Big and Small: Running a Business on
Smartphones
Pada awal 2006, San Antonio, CPS Energy yang berbasis di Texas,
penyedia energi terbesar milik pemerintah, sedang menuju pada kekayaan dari
berbagai segi. Perusahaan memiliki peringkat obligasi tertinggi dari penyedia
utilitas. Tenaga
kerja
dan
basis
pelanggan
secara
umum
menyatakan
kepuasan. Dan yang paling penting, perusahaan itu menguntungkan. Dengan kata
lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan meluncurkan program
teknologi yang akan mendefinisikan kembali cara melakukan bisnis dan
membentuk tenaga kerja dari sekitar 4.000.
Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang
yang mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan
CIO, tidak mungkin lebih jelas lagi bahwa perubahan sudah dekat dan masa
depan perusahaan mungkin bergantung padanya.
"Tenaga kerja yang kami miliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang
seharusnya dimiliki oleh perusahaan," kata Barron.
Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja mobile besar seperti
perusahaan sendiri, seperti FedEx dan UPS, dan ia juga melihat perbedaan besar
cara bisnisnya beroperasi. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit
atau tidak ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari
kantor atau gudang. Mereka sering diminta untuk mengunjungi situs kerja atau
lokasi pelanggan untuk mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang
benar sebelum melaporkan ke departemen atau pihak yang tepat , yang kemudian
akan memulai langkah berikutnya yaitu proses penyelesaian. Dapat diartikan
bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh pekerjaannya bisa memakan
waktu berhari - hari.
"Jika kami terus bekerja dengan jumlah kerja manual yang diperlukan bagi
kita untuk mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi untuk
menjadi kompetitif di masa depan," kata Barron. Dari kesadaran ini, program
Magellan lahir.
18
Program Magellan dibayangkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai
cara yang lebih baik untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional
siloed tenaga kerja orang-orang dan sistem yang mereka butuhkan untuk
melakukan pekerjaan mereka. Tujuan program adalah untuk memperluas CPS's
jaringan infrastruktur, membangun jaringan aman Wi-Fi sendiri di kantor-kantor
dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile custom untuk
semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat mobile
lainnya. Untuk Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan
smartphone untuk basis pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan
eksekutif.
"Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya
sedikit menyajikan selain e-mail, dan biaya banyak," Barron mengatakan. "Untuk
CIO agar mencoba untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior
mungkin membutuhkan waktu lama," Barron mengatakan. ' Jadi daripada
mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan semua
ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan keselamatan, kami telah pergi
ke kelompok-kelompok tertentu, insinyur, baris pekerja, pekerja kantor, dan
karena sangat murah kita sudah mampu memberikan keluar perangkat secara
eksperimental.' Ada begitu banyak nilai dalam perangkat genggam ini dan dua
atau tiga aplikasi yang mereka membuktikan diri,"katanya. "Anda hanya perlu
memberikan perangkat ke tangan orang-orang yang benar-benar perlu untuk
menggunakannya untuk mendemonstrasikannya."
Tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai
kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai
pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan
sekelompok kecil pekerja "umum" untuk layanan panggilan untuk memastikan
orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs,
mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan
kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor.
Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk
untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia
langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui smartphone.
19
"Program Magellan, melalui penggunaan dari smartphone dan teknologi
lainnya, akan memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apa pekerjaan yang
mereka lakukan, menjadi bagian dari perusahaan yang lebih besar 'thought
network,'" kata Baron. "Sekarang setiap orang seperti bagian dalam jaringan
kami." Perusahaan juga melihat keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai
penawaran yang berkaitan dengan Magellan dan penyebaran smartphone, ia
mengatakan. Sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses
pemesanan pembelian, karena di masa lalu orang tertentu atau sekelompok orang
perlu tempat untuk menyetujui pesanan. Sekarang persetujuan dapat dilakukan
secara praktis hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Rantai
pasokan perusahaan pembeli juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja
dengan orang-orang yang benar-benar memesan, untuk menuju waktu order yang
lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhan. Hanya dalam satu
tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari
65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program
Magellan dimulai.
Selain itu, tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron
mencatat, karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan
dan informasi, dan mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS
sekarang dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih
sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu untuk menyelesaikan sebagian
besar layanan panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih bahagia. Pada
kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and Associates'
2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey.
Bagaimana teknologi, adalah tidak lagi sebagai ruang lingkup yang
eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan, setidaknya
tidak lagi. Lloyd's Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak tampak
membutuhkan perangkat software telepon yang mencolok. Sejumlah 9 juta dollar
per tahun untuk pembongkaran dan perusahaan pengangkutan telah dijalankan
oleh keluarga yang sama selama 24 tahun. Lloyd's membawa bangunan komersial
dan residensial dan kemudian mengangku mereka pergi. Apa yang bisa lebih
sederhana? Yaitu jika mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400
20
dumpsters dapat disebut sederhana. Koordinasi mereka bergerak bagian sangat
penting untuk menumbuhkan bisnis dan untuk menyimpan kewarasan Stephanie
Lloyd,
41,
yang
telah
menjalankan
perusahaan
untuk
empat
tahun
terakhir. Sampai saat ini, Lloyd's digunakan menganalisis angka, buku besar, dan
menghitung software akuntansi di perusahaan PC untuk melacak pekerja dan
peralatan. Apabila keadaan menjadi lebih buruk, perusahaan menggunakan radio
untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon seluler
lebih banyak datang online di Minnesota, penerimaan radio Lloyd lebih buruk. Itu
memang sudah waktunya, Lloyds memutuskan, untuk menyeret perusahaan
mereka ke abad ke-21 dunia smartphone.
Lloyd's sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile
software sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah
perusahaan disebut GearWorks yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya itu
GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850
telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd's sudah mulai membeli
ponsel ini untuk berbicara untuk memisahkan pekerja dari radio yang sudah
rusak. Segera, technophobic staf mengalami kesulitan. Karyawan harus dibimbing
untuk belajar langkah-langkah cepat dengan ahlinya dengan dasar fitur pada
ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace
seperti dihapus, dan sistem kertas lama dan pencil system seperti itu
dihapus. Ketidakkonsistenan akutansi tidak menyebar secara cepat.
Dan e-Trace memunculkan masalah tenaga kerja yang peka. Perangkat
lunak ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan
lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Mereka kecewa, Lloyds menemukan
bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu yang diparkir di luar
tempat makan siang yang sama orang-orang yang tidak pada rute yang
ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat
"kita semua telah bekerja pembongkaran di sini," katanya, tapi cepat menjepit
pada orang-orang yang tidak sah.
CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd's sangat
diharapkan. "Semua produk ini beroperasi pada tantangan dan kesempatan yang
menyenangkan," kata Todd Krautkremer, 47."Tapi perangkat lunak kami
21
melakukan pekerjaan yang baik sehingga memberikan keleluasaan pada
pelanggan untuk mengontol kontrol laju perubahan dalam bisnis."
Setelah masalahnya dapat
teratasi, maka keuntungannya menjadi
jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang
menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket
data tak terbatas untuk setiap telepon, yang total sekitar $4.000 per
bulan.Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd's menghabiskan sekitar
$50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.
Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam
seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang seminggu satu
hari selama 6 jam, menyimpan sekitar $1000 per minggu. Pemasukan data dan
pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½
kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah
memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti
membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan
bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007, tidak buruk
kembali pada $50.000.
3.2
Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in Small
Business Success.
Apa kesamaan dari Sting, Elton John and Madonna? Selain sebagai rock
star dengan reputasi internasional, mereka menggunakan latar belakang desain
teater dan diproduksi oleh pembuat custom drapery See What? Inc. Berbasis di
Rancho Dominguez, California, See What? menyediakan custom theatrical
drapery dan kain untuk panggung, konser, fashion show, dan acara khusus di
mancanegara dan menjadi pemimpin industri rock and roll.
Didirikan pada 1992 oleh Megan Duckett, seorang kelahiran Australia.
Sew What? tumbuh dari hanya perusahaan yang bertempat di dapur dan garasi
kecil menjadi perusahaan multimillion dollar, terima kasih untuk pendekatan
“jangan berkata tidak” untuk kepuasan pelanggan. “Pada saat saya melihat suatu
masalah, saya tidak terpuruk. Saya akan mencari jalan keluar dan meminta semua
orang untuk membantu saya”, dia berkata.
22
Apakah yang menjadikan sebuah bisnis bagi seorang wanita yang dimulai
dari dapur dan berkembang menjadi perusahaan bernilai jutaan dollar dengan 35
pekerja?. Atribut yang menjadi kunci sukses bagi seorang Megan Duckett dimulai
dari kerja keras, kualitas pengerjaan, dan terutama teknologi informasi.
Sew What? menikmati pertumbuhan yang pesat di beberapa tahun
terakhir, mencapai 4 juta dollar penjualan per tahun pada akhir tahun 2006.
Presiden Perusahaan Duckett melakukan banyak kredit untuk mempercepat
pertumbuhan perusahaan melalui kemampuannya untuk memanfaatkan teknologi
informasi dan internet untuk meningkatkan penjualan. “Sebelum kami membuka
website, sewwhatinc.com, hampir semua bisnis kami berbasis lokal” kata Duckett.
“Tapi setelah launching website nya 3 tahun lalu, sekarang kami memiliki klien di
seluruh dunia. Kenyataannya, tahun lalu pendapatan kami meningkat sebesar 45
% dari pedapatan penjualan per tahun, dan di tahun ini kami menargetkan untuk
memperoleh peningkatan 65% penjualan di tahun 2005. Dan awalnya semua
pertumbuhan datang dari “web-driven sales”
Meskipun situs Web perusahaan dapat mengambil langkah utama,
pengelolaan semua situs bisnis membutuhkan banyak upaya di balik layar. Secara
khusus, Duckett bergantung pada infrastruktur IT yang solid untuk membantu
menjaga perusahaan berjalan lancar. "Kami adalah perusahaan berbasis customercentric. Sangatlah penting untuk kita memiliki teknologi informasi back-office
yang sangat baik untuk mengelola bisnis dan memberikan pelayanan yang
memuaskan kepada pelanggan kami."
Sew What? menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Intuit’s QuickBooks Enterprise Solutions Manufacturing dan Wholesale Edition software dan
sistem operasi Microsoft Windows yang terpasang pada server Dell PowerEdge
860, menggunakan prosesor Intel Xeon dan memori penyimpanan sebesar 146
gigabyte. Menurut Duckett, "untuk menjalankan bisnis, kami membutuhkan
banyak tempat penyimpanan data. Selain informasi pelanggan dan hal hal
operasional yang penting dan file keuangan QuickBooks, kami perlu menyimpan
ribuan file gambar gorden dan kain, dokumen instruksi pelanggan, dan jenis data
lainnya "Tambahan dukungan komputer Sew What? termasuk server Dell
23
PowerEdge 500 tua yang didedikasikan untuk beberapa aplikasi yang lebih kecil
dan berbagai Dell desktop PC systems untuk karyawan.
Sew What? dimulai pada tahun 1992 sebagai usaha paruh waktu, dengan
model potongan Duckett dan kain jahitan di atas meja dapur. Dia bekerja penuh
waktu di tahun 1997 dan mulai beroperasi penuh pada tahun 1998. Peran penting
teknologi dalam menjalankan bisnis kecil yang sukses mencapai puncak ketika ia
kehilangan kontrak besar. Klien potensial mengatakan bahwa tanpa sebuah situs
web, perusahaannya "tidak memiliki kredibilitas." "Sebelum kehilangan kontrak
itu, saya berpikir, 'saya menjalankan bisnis menjahit dan cottage craft. saya tidak
membutuhkan situs Web, '"katanya. Duckett mengakui bahwa dia agak sombong,
terutama karena bisnisnya tumbuh dengan "cukup baik" hanya dengan metode
mulut ke mulut saja. "Saya cepat mempelajari kesalahan dari proses berpikir.
Anda tidak dapat memiliki sikap itu dan tak kemana mana, "ia mengakui.
Kehilangan kontrak juga bertepatan dengan periode pertumbuhan rendah
antara 2001 dan 2002. Saat itulah Duckett memutuskan untuk merangkul
teknologi. Menggunakan Microsoft Publisher, ia dirancang dan dibangun situs
Web sendiri. "Kau cari tahu tentang suatu hal dan belajar bagaimana untuk
mengelolanya ketika anggaran yang tipis," akunya.
Duckett terus bekerja untuk meningkatkan situs dan membuatnya lebih
baik bagi pelanggannya. Setahun kemudian, merasa bahwa situs tersebut perlu
penyegaran, dia mendaftar untuk program 10 minggu di Dreamweaver dan
membangun kembali situs nya. Namun rekonstruksi Web yang lain membantu
Sew What? tumbuh menjadi perusahaan dengan pelanggan di seluruh dunia dan
daftar klien yang mencakup bintang internasional rock, Gucci, dan majalah
Rolling Stone.
Pada tahun 2005, Duckett memutuskan bahwa dia perlu meningkatkan
navigasi situs karena "Aku ingin menjadi ramping dan untuk memberikan
pengalaman yang baik kepada para pelanggan. Itu di luar kemampuan saya, jadi
kami menyewa perusahaan konsultan pemasaran Web untuk membangun sebuah
sistem navigasi untuk situs itu. "
Dia bekerja dengan “senjata sewaan” untuk branding, optimasi mesin
pencari, desain keseluruhan, dan tata letak situs. Duckett masih menyediakan
24
semua konten, termasuk teks dan gambar. Ada juga versi Spanyol dari situs, dan
para profesional mengatur fitur pencarian dari situs utama untuk memasukkan
varian ejaan untuk berbagai negara-negara berbahasa Inggris. Sebagai contoh,
Anda dapat mencari ejaan teater Amerika atau versi Inggris dan Australia.
Situs ini juga memungkinkan pelanggan potensial meninjau semua jenis
kotak warna dan mengajarkan mereka bagaimana untuk menghitung pengukuran
yang akurat untuk proyek-proyek mereka, perbedaan antara samaran, penyiksa,
dan tirai perjalanan; perawatan yang tepat dan makan dari berbagai bahan kain;
dan banyak lagi.
Sementara membaca dengan teliti situs Web Dell satu hari, Duckett
melihat sebuah artikel berita tentang Dell/NFIB Small Business Excellence
Award. The National Federation of Independent Businesses (NFIB) dan Dell Inc
mempresentasikan hadiah tahunan ini untuk satu usaha kecil dalam pengakuan
penggunaan teknologi inovatif untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
Pemenang menerima senilai $ 30.000 produk dan jasa Dell, keanggotaan seumur
hidup untuk NFIB, dan satu hari di markas besar Dell dengan Michael Dell dan
eksekutif senior lainnya.
Deskripsi dari jenis usaha yang mereka cari mengenai penjelasan
sempurna sew what? Duckett menyadari. segala sesuatu yang mereka cari, telah
kita lakukan, jadi saya memutuskan untuk masuk. suami saya [dan mitra bisnis]
tertawa dan mengingatkan saya bahwa saya tidak akan pernah memenangkan
apapun. menulis esai untuk kontes menyebabkan Duckett merenungkan segala
sesuatu yang dia dan karyawannya telah capai selama setahun. kita harus duduk
kembali dan merasa benar-benar bangga pada diri kita sendiri. hanya proses
tersebut sudah cukup untuk menggairahkan setiap orang dalam rapat produksi
mingguan kami.
Para juri juga menyadari semangat komitmen Megan Duckett untuk
kepuasan pelanggan dan menggunakan teknologi informasi untuk kesuksesan
bisnis, sehingga mereka dianugerahkan sewwhat? penghargaan keunggulan usaha
kecil. Memenangkan penghargaan terbukti menjadi pengalaman yang sangat
emosional. Melihat kaliber dan pencapaian sembilan finalis lainnya, Duckett
tokoh sew what? akan tetap berada sebagai finalis dalam jajaran 10, “saya tidak
25
bisa percaya bahwa sebuah perusahaan besar seperti Dell, begitu entrepreneurial
dan maju dalam segala hal, akan melihat perusahaan kecil kami dan
mengakuinya.”
Seperti pemilik bisnis kecil, Duckett menempatkan suatu jumlah energi
fisik dan emosional yang sangat besar ke dalam pekerjaannya. "Memenangkan
penghargaan ini begitu menyanjung secara tingkat pribadi", katanya. "Bisnis ini
sudah mendarah daging dalam setiap sel tubuh saya, dan untuk memiliki
seseorang mengatakan, ‘Good job’, baik, dalam usaha kecil, tidak ada yang
pernah mengatakan itu kepada Anda."
Itu mungkin benar sebelumnya, namun kepemimpinan teknologi Sew
What? Dan kesuksesan bisnis terus mendapatkan pengakuan. Pada bulan Maret
2007, perusahaan menerima StevieAward bagi perempuan dalam Bisnis untuk
"perusahaan paling inovatif dalam setahun" di antara mereka sampai dengan 100
karyawan. Beberapa bulan sebelumnya, Sew What? telah menerima Penghargaan
SMB (UKM) 20 dari PC Magazine, sebagai 20 dari yang paling inovatif
teknologinya dalam usaha kecil dan menengah (UKM) setiap tahun. "Usaha kecil
dan menengah mendorong perekonomian saat ini. Namun, mereka sering tidak
mendapatkan perhatian dan pengakuan mereka layak, "kata PC Magazine Editorin-Chief, Jim Louderback. "Kami ingin menyoroti kerja keras, kepemimpinan
tekonologi,
dan semangat inovatif dari ribuan perusahaan UKM di seluruh
dunia."
Duckett berencana untuk menggunakan hadiah yang dia memenangkan
untuk menambah sistem bar kode yang dapat menelusuri proses pembuatan di
gudang perusahaan. Dalam menjalankan bisnis tirai, kain disimpan pada gulungan
di dalam gudang dan kemudian bergerak melalui tahapan yang berbeda:
penerimaan,
memotong,
menjahit,
pengiriman,
dan
sebagainya.
Proses
pemindaian akan memungkinkan tim Duckett untuk melacak seberapa lama kain
tetap berada pada tahap tertentu. Data ini akan memberikan mereka ide yang lebih
baik dari biaya mereka, yang kemudian akan membantu mereka menghasilkan
daftar harga yang lebih akurat.
"Kita tidak perlu waktu satu setengah jam bagi para pekerja jika
memotong hanya membutuhkan waktu satu jam dan 15 menit", kata Duckett. Saat
26
ini, perusahaan melakukan pencatatan ditulis tangan (manual) pada saat datang
dan keluar di kertas yang, katanya dapat memakan waktu terlalu lama dan terjadi
terlalu banyak kesalahan. "Sistem baru ini juga akan membiarkan kita melacak
kemajuan pesanan individu," janjinya. "Kami mampu menyediakan layanan yang
lebih baik dengan menjaga pelanggan.”
27
IV. PEMBAHASAN
4.1
Kasus “For Companies Both Big and Small: Running a Business on
Smartphones”
A.
Bagaimana cara smartphone membantu perusahaan-perusahaan ini agar
lebih menguntungkan? Sejauh apakah perbaikan dalam kinerja perusahaan
yang akan datang dilihat dari pendapatan yang meningkat atau
pengurangan biaya? Berikan beberapa contoh dari kasus?
Jawab :
Smartphone
membantu
pengurangan biaya-biaya
perusahaan
salah
satunya
yang tidak diperlukan, dan
dengan
cara
smartphone juga
memberdayakan para karyawan agar pekerjaan selesai dengan lebih cepat, tepat
dan mudah untuk mencapai target perusahaan. Sehingga membuat konsumen
merasa lebih puas dengan kinerja perusahaan. Hanya dalam satu tahun, untuk
menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen.
Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program Magellan
dimulai.
Sama halnya dengan CPS, Lloyd's yang sudah mempertimbangkan
setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-Trace, yang
kebetulan datang dari sebuah perusahaan GearWorks, yang berbasis di kota
seberang. Tidak hanya GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint
Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd's
sudah mulai membeli ponsel “push to talk” agar memisahkan pekerja dari radio
yang sudah rusak. Software (e-Trace) ini menampilkan pemetaan terpadu dan
perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan.
Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas.
Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang
menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket
data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan.
Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd's menghabiskan sekitar $50,000 per
tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.
28
Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam
seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang satu hari
selama 6 jam dalam seminggu dan menyimpan sekitar $1.000 per minggu.
Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd
mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran
yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan
karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd
memperkirakan peningkatan bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta
untuk tahun 2007, tidak buruk kembali pada $50.000.
Perusahaan-perusahaan ekspedisi seperti FedEx dan UPS, menggunakan
program sejenis e-Trace dimana mereka mengaplikasikannya sebagai program
pelacak kiriman. Program pelacakan kiriman ini tidak hanya dapat diakses oleh
internal perusahaan sebagai kontrol pengiriman yang mereka lakukan namun juga,
oleh konsumen mereka. Konsumen dapat melakukan pengecekan dengan
mengakses website mereka seperti salah satu progran tracking pada perusahaan
FedEx dibawah ini :
Gambar 8. Sistem tracking FedEx
B.
Perusahaan yang dijelaskan dalam kasus menemukan cukup banyak
perlawanan
dari
karyawan
ketika
memperkenalkan
smartphone
29
teknologi. Menurut Anda, mengapa ini terjadi? Apa yang bisa lakukan
perusahaan
untuk
meningkatkan
penerimaan
inisiatif
ini?
Mengembangkan dua proposisi alternatif.
Jawab :
Ketika pertama kali teknologi diperkenalkan akan ada berbagai macam
reaksi dari karyawan, ada yang menerima ataupun menolak. Para karyawan
menolak karena karyawan merasa tidak nyaman dengan teknologi baru karena
mereka harus mempelajari dari awal, yang membutuhkan waktu lama untuk
belajar menggunakan teknologi baru tersebut. Untuk mengatasi hal ini perusahaan
harus menemukan cara yang tepat agar teknologi ini dapat diterapkan. Salah satu
caranya adalah perusahan menggunakan cara “step by step” , dimana perusahaan
tidak secara penuh mengimplementasikan teknologi tersebut. Pertama kali
perusahaan masih menggunakan teknologi lama di beberapa bagian dan
menerapkan teknologi baru di bagian lainnya, sehingga pada jangka waktu
tertentu kedua teknologi tersebut berjalan bersama. Disamping itu perusahaan
juga harus mengadakan pelatihan untuk para karyawan agar dapat mempelajari
dan terbiasa menggunakan teknologi baru tersebut.
Salah satu contoh perusahaan yanng telah berhasil menggunakan cara
tersebut adalah pada PT Garuda Indonesia. Namun PT Garuda Indonesia harus
membayar mahal karena adanya kesalahan penerapan sistem teknologi informasi
(TI) yang menyebabkan puluhan jadwal penerbangannya menjadi kacau. Sistem
baru yang mengintergasikan sistem dalam perusahaan penerbangan ini mengalami
gangguan teknis. Integrated Operational Control System (IOCS) Garuda
Indonesia yang didalamnya menyinergikan jadwal penerbangan, pergerakan
pesawat, serta awak kabin tidak berjalan sesuai harapan. Akibat ketidaksesuaian
antara jadwal awak kabin dan jadwal penerbangan yang ada, maka dari itu
mengakibatkan sejumlah penerbangan Garuda delay dan ada di antaranya
dibatalkan. Selama dalam masa perbaikan sistem tersebut, perusahaan
mengadakan pelatihan pengenalan sistem baru terhadap karyawan-karyawannya.
Sehingga pada saat sistem selesai diperbaharui, karyawan telah dapat langsung
menggunakannya dan jadwal penerbangan menjadi normal kembali.
30
C.
CPS energi dan konstruksi Lloyd's menggunakan smartphone untuk
membuat proses yang ada lebih efisien. Bagaimana bisa mereka
menggunakan teknologi untuk menciptakan produk baru dan layanan
untuk pelanggan mereka? Termasuk setidaknya satu rekomendasi untuk
setiap organisasi.
Jawab :
Perusahaan CPS dan Lloyd’s menggunakan smartphone untuk membuat
proses pekerjaan mereka lebih efisien. Contohnya untuk perusahaan CPS
membantu perusahaan dengan tiga cara inovatif staf CPS menggunakan
smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme
pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS
mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja "umum" untuk layanan
panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu
pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari
peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor
pusat atau kantor. Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan
bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman
berita yang
sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui
smartphone. Selain itu, rantai distribusi pembeli dari perusahaan
mengunjungi gudang
juga dapat
untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar
memesan, dan waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam
management keseluruhannya.
Sedangkan pada perusahaan Lloyd’s, software ini menampilkan pemetaan
terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset
perusahaan. Lloyd’s menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu
banyak waktu di luar tempat makan siang yang sama, tidak pada rute yang
ditentukan. Teknologi ini dapat memberi tahu perusahaan mana saja karyawan
yang beristirahat pada waktunya dan yang tidak.
Kami
merekomendasikan
bagi
perusahaan
CPS
untuk
lebih
mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan, salah satu cara dengan menerapkan
sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di
kantor. Bagi karyawan yang dapat mengerjakan pekerjaannya dari rumah, dapat
31
mengirimkan hasil pekerjaannya melalui jaringan yang dibangun oleh perusahaan
menggunakan fasilitas internet. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat
pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan biaya fixed cost, contohnya biaya
sewa gedung serta biaya listrik.
Perusahaan
juga
perlu
melakukan
evaluasi
penerapan
teknologi
smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif
dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan
dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada
prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan.
Untuk perusahaan Lloyd’s, kami merekomendasikan mereka dapat
membuat seperti sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan.
Sehingga perusahaan dapat menghemat waktu pelaporan dan meminimalkan
kehilangan inventaris sehingga dapat menghemat biaya. Pada inventaris tersebut
dipasang sebuah bar kode , dimana apabila pegawai mereka mengecek inventaris
tersebut dapat langseng memindai bar kode
menggunakan smartphone yang
mereka miliki dan langsung mengirimkannya ke jaringan internet yang di bangun
perusahaan. Contoh penggunaan bar kode :
Gambar 9. Pemanfaatan teknologi bar kode
32
4.2
Kasus “Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in
Small Business Success”
A.
Bagaimana teknologi informasi memberikan kontribusi pada keberhasilan
bisnis Sew What? Inc? Berikan beberapa contoh dari kasus mengenai nilai
bisnis dari informasi teknologi yang menunjukkan kesimpulan ini.
Jawab :
Pada awalnya Sew What? Inc. hanya merupakan perusahaan kecil namun
setelah menerapkan sistem teknologi informasi dalam bisnisnya, Sew What?
mulai menunjukkan peningkatan dalam penjualan.
Sew What? merupakan perusahaan berbasis customer-centric, sangat
penting bagi CEO memahami teknologi informasi yang sangat baik untuk
mengelola bisnisnya dan memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggannya.
Megan Ducket mengatakan bahwa salah satu cara ia bisa mencapai
kesuksesan usahanya tersebut adalah dengan menggunakan teknologi informasi,
yang dilakukan dengan membuat website perusahaan yaitu sewwhatinc.com. Hal
ini terlihat dari penjualan yang meningkat setelah adanya website tersebut, yaitu
mencapai 4 juta dollar penjualan per tahun.
Sebelum adanya website, perusahaan ini hanya berbisnis pada pangsa
pasar lokal. Namun setelah diluncurkannya website sweehatinc.com pangsa
pasarnya meluas hingga memiliki klien di seluruh dunia, seperti Gucci dan
majalah Rolling Stone. Hal ini didukung dengan menyediakan beberapa versi
bahasa di websitenya. Dan dengan adanya website tersebut maka kredibilitas
perusahaan Sew What? di mata pelanggan semakin meningkat.
Penggunaan teknologi informasi pada Sew What? juga bertujuan untuk
pengelolaan bisnis yang lebih baik dan memberikan pelayanan yang memuaskan
bagi pelanggannya.
Sew What? menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Intuit’s QuickBooks Enterprise Solutions Manufacturing dan Wholesale Edition software dan
sistem operasi Microsoft Windows yang terpasang pada server Dell PowerEdge
860, menggunakan prosesor Intel Xeon dan memori penyimpanan sebesar 146
gigabyte. Memori penyimpanan yang besar ini digunakan untuk menyimpan
informasi pelanggan dan hal hal operasional yang penting serta file keuangan
33
QuickBooks, ribuan file gambar gorden dan kain, dokumen instruksi pelanggan,
dan jenis data lainnya.
Dia bekerja dengan “senjata sewaan” untuk branding, optimasi mesin
pencari, desain keseluruhan, dan tata letak situs. Duckett masih menyediakan
semua konten, termasuk teks dan gambar. Ada juga versi Spanyol dari situs, dan
para profesional mengatur fitur pencarian dari situs utama untuk memasukkan
varian ejaan untuk berbagai negara-negara berbahasa Inggris. Sebagai contoh,
Anda dapat mencari ejaan teater Amerika atau versi Inggris dan Australia.
Melalui studi kasus ini kita mengerti bahwa sangat penting untuk
mengelola kepuasan pelanggan melalui TI. Pendekatan kepuasan pelanggan
melalui TI memberikan Sew What? Inc adalah kesempatan besar untuk tumbuh
dalam bisnis kecil, dalam dunia bisnis besar.
B.
Jika Anda seorang konsultan manajemen untuk Sew What? Inc., apa yang
akan Anda sarankan untuk dilakukan Megan Duckett saat ini untuk
menjadi lebih sukses dalam bisnis. Apa peran teknologi informasi yang
akan anda ajukan dalam proposal Anda? Berikan rekomendasi yang
spesifik!
Jawab:
•
Melakukan pemeliharan terhadap server data maupun hardware yang
dimiliki, update data pelanggan, melakukan inovasi pada website. Inovasi
yang dapat dilakukan dapat berupa memperbaiki desain website agar lebih
menarik, mengatur tata letak navigasi pada website agar lebih user-friendly
dan mudah dalam pengoperasiannya.
•
Selain penggunaan website sebaiknya perusahaan menggunakan beberapa
media jejaring sosial lainnya seperti facebook atau twitter yang saat ini
mudah untuk digunakan diakses oleh banyak orang. Sehingga perusahaan
mereka lebih dikenal oleh banyak pihak, serta untuk lebih memudahkan
komunikasi dengan pelanggan. Hal ini dapat membuka peluang pasar baru
yang mungkin belum menggunakan jasa Sew What? Inc.
34
•
Sew What? Inc. sebaiknya memperluas unit usaha bisnis dan pangsa
pasarnya ke berbagai negara yang potensial, misalnya ke pasar Asia.
•
Mengembangkan
sistem teknologi informasi yang terintegrasi dalam
menentukan proses produksinya, yang dimulai dari penentuan jumlah
input (raw materials) sampai dengan proses finishing. Hal tersebut
bermanfaat bagi perusahaan dalam melakukan analisis biaya dan
penentuan harga jual sehingga efisiensi produksi dapat optimal.
•
Rekomendasi yang dapat diberikan pada sew what? Inc. agar tetap
bertahan dan sukses dalam dunia usaha custom theatrical drapery dan kain
Sew What? Inc. dapat meningkatkan jumlah produk yang tersedia melalui
e-commerce serta memperkenalkan produk lebih terarah dan unik ke
pelanggannya. Dengan meningkatkan sistem informasi dan internet yang
lebih baik seperti membantu untuk memberikan informasi yang akurat dan
nyaman dalam mengakses situs.
•
Memberikan layanan bahasa yang lebih banyak dalam situs Sew What?
Inc. agar dapat menjangkau setiap konsumen di seluruh dunia.
•
Meningkatkan
jumlah
tenaga
pemasaran
yang
dibekali
dengan
pengetahuan mengenai teknologi informasi. Untuk memasarkan produk ke
seluruh dunia maka penggunaan sistem informasi yang efektif berperan
penting dalam membantu sistem pencatatan dan kontrol. Sehingga proses
yang dilakukan lebih sistematis dengan biaya yang lebih efektif dan
meningkatkan kualitas produk.
C.
Bagaimana penggunaan teknologi informasi dapat membantu bisnis kecil
menjadi lebih sukses? Berikan beberapa contoh untuk mendukung
jawaban Anda.
Jawab:
Dalam sebuah bisnis dengan skala kecil, Teknologi Informasi sangat
penting untuk pertumbuhan perusahaan agar perusahaan yang masih berskala
kecil dapat lebih dikenal secara luas. Teknologi Informasi ini bertujuan untuk
memberikan pendekatan yang lebih sempurna bagi kepuasan pelanggan, dan
mengatasi tantangan yang mereka hadapi. Teknologi informasi memainkan peran
35
penting didalam meningkatkan kredibilitas perusahaannya. Dengan selalu
mengutamakan
kepuasan
pelanggan,
TI
membantu
menjaga
loyalitas
pelanggannya.
Tumbuh pesatnya perusahaan juga dipengaruhi oleh kemampuannya
dalam memanfaatkan teknologi informasi dan internet dalam meningkatkan
penjualan.
Terbukti
dengan
sebelum
memasang
website
perusahaan,
sewwhatinc.com, bisnis Sew What? penjualan hanya dilakukan untuk pasar lokal,
namun setelah mempunyai website yang telah diluncurkan pada tahun 2003, Sew
What?Inc. memiliki klien hampir diseluruh dunia. Kenyataannya, setiap tahun
pendapatan meningkat 45%, dan untuk tahun 2006 ini perusahaan dapat
menikmati penjualan sebesar 65% lebih tinggi dari penjualan tahun 2005 dan
semua penjualan ini berasal dari penjualan melalui web.
Beberapa contoh usaha kecil yang memanfaatkan teknologi informasi
dalam memasarkan produknya agar dapat dikenal oleh masyarakat luas seperti
toko ikanku. Usaha tersebut merupakan usaha penjualan ikan hias dan peralatan
pendukunganya dengan pemasaran dikhususkan pada lokasi sekitar toko, namun
untuk meningkatkan usaha dan keuntungan usaha toko ikanku memperbesar
pelanggan mereka dengan memanfaatkan website dengan situs tokoikanku.com
sehingga penjualan yang diperoleh juga meningkat. Biaya yang dikeluarkan juga
lebih sedikit dan efisien dalam pemasaran karena pemanfaatan teknologi
informasi tersebut. Contoh lainnya yaitu usaha teh rosela (CV. Rozelt Mulia
Abadi) memproduksi produk makanan dan minuman olahan berbasis rosela untuk
memperluas usahanya CV. Rozelt Mulia Abadi memanfaatkan teknologi
informasi dengan memasarkan produknya melalui internet dengan situs
rozelt.com.
36
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
1. Penggunaan
teknologi
informasi,
seperti
pemanfaatan
website
telah
meningkatkan kinerja perusahaan terkait lonjakan penjualan yang sangat besar
dibandingkan sebelum menggunakan sarana website.
2. Selain menggunakan website sebagai sarana yang efektif untuk pemasaran,
perusahaan Sew What? Inc. akan mengembangkan teknologi informasi untuk
mengetahui tahapan proses produksi secara tepat (waktu) dan akurat (biaya)
yang bermanfaat dalam penentuan harga jual dan pengiriman barang.
3. Penggunaan teknologi smartphone dapat memperbaiki kinerja beberapa
perusahaan dalam hal pengurangan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan
memberdayakan para karyawan dalam melakukan pekerjaan secara lebih
efisien dan lebih berkualitas sehingga berpengaruh kepada peningkatan
pendapatan perusahaan tersebut.
4. Dalam proses awal penggunaan teknologi baru, seperti smartphone
perusahaan selalu menghadapi beberapa kendala, terkait adaptasi dari pihak
internal perusahaan yang terbiasa dengan penggunaan tools atau metode lama
yang lebih konvesional atau tradisional.
5. Upaya perusahaan untuk meningkatkan proses internalisasi penggunaan
smartphone dilakukan secara bertahap, yaitu “step by step” tidak secara full
implementation, disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Adapun untuk
capacity building karyawan dilakukan training secara intensif.
5.2. SARAN
1. Sew What? Inc. perlu melakukan berbagai inovasi untuk menyempurnakan
website yang dimiliki, seperti memperbaiki desain dan tata letak website agar
lebih menarik dan user friendly, memperbanyak layanan bahasa agar
menjangkau pelanggan yang lebih luas, dan mengembangkan e-commerce
dalam
rangka
memperkenalkan
produk
yang
lebih
terarah
dan
menginfomasikan jumlah produk yang tersedia. Selain itu, perusahaan dapat
37
menggunakan sarana jejaring sosial, seperti facebook dan twitter untuk
meningkatkan pemasarannya.
2. Perusahaan perlu segera mengembangkan sistem informasi yang lebih
terintegrasi dalam proses produksi agar didapatkan biaya produksi dan dasar
penentuan harga jual yang lebih tepat.
3. Meningkatkan jumlah tenaga pemasaran yang dibekali dengan pengetahuan
mengenai teknologi informasi.
4. Perusahaan perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara
kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date
kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam
proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada
prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang
dikeluarkan.
5. Dalam upaya untuk lebih mengefisiensikan biaya dan waktu yang dikeluarkan,
maka
perusahaan
yang
menggunakan
teknologi
smartphone
dapat
mengembangkan beberapa sistem, diantaranya sistem bekerja dari rumah bagi
karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor
inventarisasi perusahaan dengan menggunakan bar kode
dan sistem
yang hasilnya
langsung dikirimkan melalui jaringan internet.
6. Perlu dikembangkan short course training bagi karyawan dalam lingkup kecil
per bidang atau departemen agar lebih efektif dalam proses pembelajarannya
dibandingkan pola training secara masal.
38
DAFTAR PUSTAKA
Andrew, Dorine C., dan Stalick, Susan K. 1994. Business reengineering : The
Survival guide. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, Inc.
Anonym.2009.Luthfansa
Company
Profile
Luthfansa.http://portugal.emc.com/collateral/customer-profiles/successlufthansa.pdf[Tanggal akses : 7 November 2009, 21:45]
Anonym.2009.Computing
Progress
Technology
in
Luthfansa.http://www.lhconsulting.com/fileadmin/images/www.lhconsulti
ng.com/downloads/company_information/Company_Profile_E_Jun08.pdf[
Tanggal akses : 7 November 2009, 21:43]
Anonym.2009.Company
Profile
:
Luthfansa
Airlines
Group.http://www.tourism.australia.com/content/Markets/Aviation%20pro
files09/Aviation%20profile%202009%20%20Germany%20180609%20%
5BCompatibility%20Mode%5D.pdf[Tanggal akses : 7 November 2009,
21:48]
Indrajit, R. E. 2001. E-commerce, Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya.
Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Ismail, M. 2004. Konsep Sitem Informasi Manajemen. http://library.usu.ac.id
[Tanggal akses: 19 November 2008,21:30].
O’Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan
Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems,
12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah).
Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Wikipedia. 2008. Sistem Informasi Manajemen. http://id.wikipedia.org [Tanggal
akses: 19 November 2008, 21:00].
39