manajemen logistik obat di puskesmas

•
•
•
•
•
•
DWI UTAMI NUGRAHANI
NAFTANI CHANDRA DINI
AISYAH
RIZQI MUFIDAH
MUTIA FARIDA A.
KANTHI HIDAYAHSTI
25010112130349
25010112140350
25010112140351
25010112130352
25010112140353
25010112140354
DEFINISI MANAJEMEN
LOGISTIK
• Manajemen logistik adalah suatu ilmu
pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan
pengadaan,
penyimpanan,
penyaluran
dan
pemeliharaan
serta
penghapusan material/alat-alat (subagya :
1994)
• Martin (1988) mengartikan manajemen
logistik sebagai proses yang secara strategik
mengatur pengadaan bahan (procurement),
perpindahan dan penyimpanan bahan,
komponen dan penyimpanan barang jadi
(dan informasi terkait) melalui organisasi
dan jaringan pemasarannya dengan cara
tertentu
MANAJEMEN LOGISTIK
OBAT
• Pengelolaan
obat
merupakan
suatu
rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek
perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusian obat yang dikelola secara
optimal untuk menjamin tercapainya
ketepatan jumlah dan jenis perbekalan
farmasi dan alat kesehatan
• Menurut Indrawati (1999) ”Manajemen
logistik obat adalah proses pengelolaan
yang strategis mengenai pengadaan,
distribusi dan penyimpanan obat dalam
upaya mencapai kinerja yang optimal”
TUJUAN
• Tujuan Manajemen Logistik Obat di
Puskesmas ialah terlaksananya pelayanan obat
kepada masyarakat secara rasional dan
menyeluruh.
• Tujuan pengelolaan obat adalah menjamin
tersedianya obat dengan mutu yang terjamin,
aman, dan tersebar secara merata dan teratur,
sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu
yang tepat (Depkes, 2005).
FUNGSI MANAJEMEN
LOGISTIK OBAT
Sistem pengelolaan obat mempunyai 4
fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu :
• Perumusan kebutuhan atau perencanaan
(selection)
• Pengadaan (Procurement)
• Distribusi (Distribution)
• Penggunaan (Use)
•
•
•
•
Keempat fungsi didukung oleh sistem
penunjang pengelolaan :
Organisasi (Organitation)
Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and
Sustainnability)
Pengelolaan informasi (Information Management)
Pengelolaan dan pengembangan sumber daya
manusia (Human Resorces Management)
ALUR MANAJEMEN
LOGISTIK OBAT
PERENCANAAN
PENCATATAN &
PELAPORAN
PERMINTAAN
PENGENDALIAN
OBAT
PENYIMPANAN
DISTRIBUSI
PERENCANAAN
suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan
kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam
rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas
Tujuan :
• Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan
kesehatan yang mendekati kebutuhan
• Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
• Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
Kegiatan-kegiatan perencanaan
meliputi:
1.
Tahap Pemilihan obat
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan jenis
obat yang benar-benar diperlukan sesuai dengan pola
penyakit.
Dasar seleksi kebutuhan obat yaitu:
• Dipilih bedasarkan seleksi ilmiah, medis dan
statistik
• Dipilih untuk menghindari duplikasi dan kesamaan
jenis serta menghindari penggunaan obat
kombinasi
2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Untuk mengetahui pemakaian obat setiap bulan
dari masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan
Kesehatan/Puskesmas selama setahun. Data
pemakaian obat di Puskesmas diperoleh dari
LPLPO.
3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Dilakukan oleh apoteker dan tenaga farmasi di
tingkat PKD maupun di UPOPPK Kabupaten/Kota.
Untuk menetukan kebutuhan obat dilakukan
pendekatan perhitungan melalui:
• metode konsumsi
dengan cara perhitungan berdasarkan atas analisa
konsumsi obat sebelumnya
• Metode morbiditas
dengan cara kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit
4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini :
• Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
• Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang
akan datang.
dengan rumus : a = b + c + d – e – f
Ket :
a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b : Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan tahun anggaran
yang bersangkutan)
c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d : Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)
e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember di Unit Pengelola Obat
GFK
f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari - Desember)
• Menghitung rancangan anggaran untuk total
kebutuhan obat dengan cara sebagai berikut :
a. Melakukan analisis ABC – VEN (vital, esensial,
non esensial)
b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan dengan anggaran yang tersedia
c. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan berdasarkan 10 besar penyakit.
5. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat
Berdasarkan dana yang tersedia adalah dengan
cara analisa ABC dan analisa VEN (Vital,
Esensial, Non Esensial).
Analisis ABC
• Kelompok A
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana
obat keseluruhan.
• Kelompok B
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana
obat keseluruhan.
• Kelompok C
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana
obat keseluruhan.
Analisa VEN
• Kelompok V
kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital),
yang termasuk dalam kelompok ini: obat penyelamat
(life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan
kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi
penyakit penyebab kematian terbesar.
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah
adrenalin, antitoksin, insulin dan obat jantung.
• Kelompok E
kelompok obat-obat yang bekerja pada sumber
penyebab penyakit (kausal).
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial
adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID
dan lain-lain.
• Kelompok N merupakan kelompok jenis obatobat penunjang yaitu obat yang berkerjanya ringan
dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan
kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Nonessensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain.
PERMINTAAN
Tujuan :
memenuhi kebutuhan obat di masingmasing unit pelayanan kesehatan sesuai
dengan pola penyakit yang ada di wilayah
kerjanya.
Beberapa hal dalam permintaan:
• Kegiatan
a. Permintaan rutin
b. Permintaan khusus
c. Permintaan obat dengan LPLPO
d. Permintaan obat ditunjukkan kepada Kepala Dinas
Kesehatan dan Instalasi Farmasi
• Menentukan jumlah permintaan obat
a. Data yang diperlukan
b. Sumber data
PENYIMPANAN
 Tujuan:
agar obat yang diterima aman (tidak hilang),
terhindar dari kerusakan, mutu terjamin dan
mempermudah pengaturan atau administrasi.
 Pengaturan penyimpanan obat :
• Penerapan Sistem FIFO dan FEFO
• Obat di susun secara alfabetis
• Perhatikan suhu, ventilasi, kelembapan,
pencahayaan, sifat obat seperti mudah terbakar,
menguap, dll
• Cairan dipisahkan dari padatan
DISTRIBUSI
Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran
dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk
memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan
kesehatan antara lain :
• Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan
Puskesmas (kamar obat, laboratorium)
• Puskesmas Pembantu
• Puskesmas Keliling
• Posyandu
• Polindes
Dalam kegiatan distribusi obat Puskesmas, berhubungan
dengan beberapa hal:
– Menentukan frekuensi distribusi
– Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan
– Melaksanakan penyerahan obat
Pencatatan pendistribusian obat meliputi pencatatan
dalam:
• Kartu Rencana Distribusi
• Buku harian pengeluaran obat
• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
(LPLPO)
• Surat kiriman obat
PENGENDALIAN
• Pengendaliaan Persediaan merupakan rangkaian
kegiatan dalam menjaga keseimbangan antara
keuntungan dan kerugian dalam penyediaan
obat-obatan sesuai rencana yang telah dibuat
• Pengendalian obat terdiri dari:
1. Pengendalian persediaan
2. Pengendalian Penggunaan
3. Penanganan obat hilang
PENCATATAN &
PELAPORAN
• rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan
obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang
diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan
di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.
• Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya
pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan
lengkap serta tepat waktu untuk mendukung
pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.
Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah :
– Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah
dilakukan
– Sumber data untuk melakukan pengaturan dan
pengendalian
– Sumber data untuk pembuatan laporan
Hal-hal penting dalam
pencatatan dan pelaporan
1.
2.
3.
4.
Sarana pencatatan dan pelaporan
Alur pelaporan
Periode pelaporan
Laporan Pengelolaan Obat
PENILAIAN/EVALUASI
• Penilaian (evaluasi) dilakukan secara eksternal
oleh supervisor (pejabat setingkat lower manajer
atau dilingkungan DINKES), dengan melakukan
pemeriksaan catatan dan laporan obat, maupun
langsung ke gudang penyimpanan dan distribusi
obat) atau dalam rapat rutin/khusus
Namun yang dimaksud penilaian (evaluasi)
obat, khususnya penilaian terhadap manajemen
obat, mencakup :
• Penilaian terhadap rencana kebutuhan obat
Puskesmas,
• Penilaian terhadap penyimpanan obat.
• Penilaian terhadap Distribusi obat.
ALUR MEKANISME
PERENCANAAN
PENERIMAAN
1. TAHAP PERSIAPAN
a. Pembentukan Tim Terpadu
Terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes
Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati
II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD,
Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra &
perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II,
Kantor Transmigrasi, dll.
b. Penyiapan dan pengumpulan data :
• Mengkompilasikan data pemakaian obat dari
seluruh unit pelayanan kesehatan / Puskesmas dari
LPLPO
• Menyusun data 10 penyakit terbesar
• Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir
tahun anggaran untuk tingkat GFK dan Puskesmas
• Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima
pada tahun berjalan
• Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat
(digunakan harga patokan obat inpres tahun lalu)
2. PENGADAAN
 Pengadaan obat publik dan perbekalan
kesehatan dilaksanakan oleh Gudang Farmasi
Dinas Kesehatan Kesehatan Propinsi dan
Kabupaten /Kota.
 Kegiatan pengadaan meliputi:
•Pengadaan Rutin
•Pengadaan khusus
PROSEDUR
PENGADAAN
OBAT
MEKANISME
PERTANGGUNGJAWABAN
 Pertanggungjawaban
a. laporan berkala
b. laporan pertanggung jawaban masa jabatan
 Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan
pelaporan obat di Puskesmas adalah LPLPO
(Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan
Obat ) dan kartu stok.
 Puskesmas bertanggung jawab atas
terlaksananya pencatatan dan pelaporan
obat yang tertib dan lengkap serta tepat
waktu untuk mendukung pelaksanaan
seluruh pengelolaan obat.