Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif
advertisement
Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008 Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10, Jakarta, 10110 Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800187 Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif Jakarta - LAN - 2007 xxx hlm : 15 x 21 cm ISBN : xxx-xxxx-xx-x Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia Jakarta, 2008 ii Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin. LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA KATA PENGANTAR Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat. Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai iii Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Jakarta, 14 Maret 2008 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA SUNARNO iv Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Lembar Judul. .................................................................... Lembar Pengesahan ISBN. .................................................. Kata Pengantar. .................................................................... Daftar Isi. ............................................................................... v i i iv vi Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 2 Modul Diklatpim Tingkat IV BAB I Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan berbagai ragam bahan dan media pembelajaran. PENDAHULUAN C. Hasil Belajar A. Latar Belakang Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif merupakan keterampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasi oleh para para Pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya. Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepada kegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapan penyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan. Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi menjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupun instansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk presentasi laporan, proyek, penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan teknik komunikasi dan presentasi yang memadai. Setelah membaca modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami strategi komunikasi dan presentasi dengan teknik penyajian yang efektif dan komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi. D. Indikator Hasil Belajar Indikator-indikator hasil belajar adalah : 1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Komunikasi; 2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Presentasi; 3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan pelaksanaan presentasi; 4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu penyaji; B. Deskripsi Singkat Mata Diklat Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat Bantu penyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbal dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajian efektif dan komunikatif, serta penerapan kegiatan presentasi dan komunikasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dan konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional. 5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan penyajian; Jangka waktu pembelajaran mata Diklat ini adalah 8 jam pelatihan dan dilaksanakan dengan metode kegiatan pertisipasi aktif peserta 8. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik pengembangan partisipasi dalam pertemuan ; 1 6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat bantu yang benar dan komunikatif; 7. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi non-verbal dalam penyajian; Modul Diklatpim Tingkat IV 3 9. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab pertanyaan pendengar; 10. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian yang efektif dan komunikatif; E. Materi Pokok Materi pokok yang dibahas dalam modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini adalah : 1. Dasar-dasar Komunikasi; Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif BAB II DASAR-DASAR KOMUNIKASI Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian komunikasi secara umum, konsep dasar komunikasi, proses terjadinya komunikasi, komunikasi dalam dunia kerja, tahapan dalam komunikasi, dan kriteria keberhasilan suatu komunikasi 2. Dasar-dasar Presentasi; 3. Alat bantu penyajian; 4. Strategi penyajian yang efektif dan komunikatif; 5. Teknik menjawab pertanyaan; 6. Komunikasi non verbal penyajian; 7. Penerapan presentasi dan komunikasi. F. Manfaat Berbekal hasil belajar pada modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami dan menerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individu maupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian yang berhubungan dengan bidang tugas masingmasing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan tanggungjawabnya. A. Pengertian Komunikasi Komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik. Sebagai suatu proses penyampaian informasi, para individu yang terlibat dalam kegiatan komunikasi, khususnya komunikator perlu merancang dan menyajikan informasi yang benar dan tepat sesuai setting komunikasi, dan informasi tersebut disajikan dengan menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi komunikasi dan tingkat nalar penerimaan lawan komunikasi. 4 5 Modul Diklatpim Tingkat IV B. Komponen Dasar Komunikasi Dari rumusan pengertian komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu komunikasi yang lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator (communicator), komunikan (communicant), pesan atau esensi komunikasi (content) adanya interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction) adanya penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat (the use of media), serta adanya pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual understanding). Keenam komponen di atas merupakan suatu kesatuan utuh yang saling mendukung dan integratif menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang lengkap akan rincian dan esensi yang terkandung dalam setiap komponen di atas. Dari keenam komponen di atas, aspek pemahaman bersama sangat dominan menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Bagaimana cara komunikator menyampaikan pesan dan informasi, dan bagaimana komunikan menerima pesan informasi ditentukan oleh tingkat pemahaman oleh kedua pihak selama komunikasi berlangsung. C. Proses Terjadinya Komunikasi Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi, seperti tergambar dalam diagram berikut ini : MENGIRIMKAN MENERIMA PESAN PENGIRIM (SUMBER) PENYAN DIAN MENERIMA PESAN SALURAN PENG ARTIAN PENE RIMA MENGIRIMKAN Diagram 1: Proses terjadinya komunikasi 6 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus di atas, maka dapat dipasikan bahwa suatu komunikasi telah terjadi. Dalam proses komunikasi di atas, komunikator yang secara umum memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya ketidakmampuan komunikan mengoperasikan alat komunikasi). D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja Komunikasi dalam dunia kerja dapat berlangsung secara vertikal, horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Komunikasi dalam dunia kerja biasanya memiliki beberapa kondisi umum yang memberi konstribusi kepada keberhasilan komunikasi. Komunikator dan komunikan sudah saling mengenal, tujuan komunikasi relatif lebih jelas karena berhubungan dengan esensi tugas unit kerja, dan seting komunikasi juga dapat menjadi lebih kondusif, dan cenderung lebih informal. Modul Diklatpim Tingkat IV 7 Komunikasi vertikal dapat terjadi antara bawahan terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan atau menyampaikan hasil suatu kegiatan. Komunikasi top down terjadi pada saat pimpinan suatu instansi atau unit kerja memberikan pengarahan, bimbingan, dan pertemuan di mana atasan memiliki informasi yang layak dan patut diketahui oleh bawahan. Komunikasi bottom-up adalah interaksi yang terjadi antara bawahan dengan atasan dalam beberapa konteks pekerjaan. Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di antara pejabat maupun staf dalam satu lingkup instansi atau organisasi, namun mungkin dengan unit kerja yang berbeda. Komunikasi eksternal meliputi segala bentuk interaksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansi lainnya. Apapun seting komunikasi yang terjadi dalam dunia kerja, para komunikator dan komunikan tetap harus merinci dan mengetahui siapa yang menjadi komunikannya, apa tujuan komunikasi dan esensi komunikasi apa saja yang perlu disajikan dalam komunikasi tersebut. E. Tahapan Dalam Komunikasi Pada komunikasi antara pribadi secara umum dimulai dari tahap superfisial (dasar) sampai ketahap akrab (intim). Perubahan dari tahapan umum kepada tahapan intim membutuhkan waktu yang relatif tidak sama kepada setiap orang. Intensitas hubungan dan esensi komunikasi dapat menjadi pemicu perubahan tingkat tahapan komunikasi ini. Namun secara umum jenjang ini melalui tahapan seperti uraian berikut : 1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum (public areas). Pada tahap ini individu berusaha menghidari konflik, sedikit evaluasi diri, namun disesuaikan dengan norma sosial pada situasi tersebut. 8 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 2. Tahapan pertukaran eksplorasi (exploratory exchange). Pada tahap ini pola komunikasi mencakup pengembangan kepribadian umum (publik) dan melalui pembukaan aspek kepribadian khusus, mulai akrab, rileks, dan mengarah pada saling kenal. 3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada persahabatan akrab, hubungan mengarah romantis, bebas, kasual, banyak menggunakan kesadaran diri, walau masih ada keengganan untuk membuka keintiman. Komunikasi terfokus pada saling belajar dari satu sama lain. 4. Tahapan hubungan stabil (stable exchange stage). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada keterbukaan umum pribadi dalam semua tingkat, baik yang bersifat umum dan pribadi. Komunikasi verbal dan non-verbal dalam tahap ini berorientasi lingkungan dan mulai memiliki tahap emosi yang efektif terhadap lawan bicara. F. Penyebab Kegagalan Komunikasi Di dalam komunikasi sering terlihat bahwa antara komunikator dengan komunikan memiliki persepsi yang berbeda, hal ini bisa saja disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adanya latar belakang budaya, pendidikan, status sosial dan lain sebagainya. Kalaupun semua faktor tersebut di atas dapat diatasi, namun masih ada kemungkinan lain yang menyebabkan gagalnya suatu komunikasi, ini bisa diperlihatkan pada gambar an penyebab gagalnya komunikasi berikut ini : Modul Diklatpim Tingkat IV 9 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 10 H. Latihan Petunjuk. Beri jawaban lengkap kepada setiap butir pertanyaan berikut ini. (tulis jawaban Anda dalam lembar terpisah dari modul ini) 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi? 2. Sebutkan enam komponen dasar yang terdapat dalam suatu komunikasi. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal. 4. Uraikan 2 dari 4 tahapan komunikasi. Diagram 2: Penyebab Kegagalan Komunikasi G. Kriteria Keberhasilan Komunikasi Keberhasilan suatu komunikasi secara umum dipandang dari ketercapaian tujuan komunikasi. Keberhasilan ini dapat dinilai dari berbagai segi yang meliputi: 1. Kepercayaan penerima pesan (komunikan) terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi (menyajikan isi komunikasi sesuai tingkat nalar komunikan). 2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan. 3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan. 4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan perhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima. 5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan dan menantang). 6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media yang sesuai dengan jenis indera penerima pesan. 5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu komunikasi. 6. Sebutkan mengapa bisa terjadi kegagalan dalam komunikasi? I. Rangkuman Pemahaman dasar-dasar komunikasi dimulai dari pengertian konsep komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang tepat dengan tingkat pemahaman esensi komunikan yang sama lewat transmisi pesan informasi yang simbolik. Rumusan suatu komunikasi lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator, komunikan, pesan atau esensi komunikasi, interaksi yang langsung maupun tidak langsung, penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat, dan pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi. Keenam komponen komunikasi terintegrasi dan dalam penerapannya mungkin berlangsung secara vertikal, horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Dalam dunia kerja, komunikator dan komunikan secara umum sudah saling kenal dan esensi komunikasi biasanya berhubungan dengan esensi tugas yang menyebabkan setting komunikasi menjadi lebih kondusif dan cenderung lebih informal. Modul Diklatpim Tingkat IV 11 Arah pegerakan suatu komunikasi dari kondisi umum ke tingkat akrab seringkali mengikuti tahapan yang mencakup: tahap interaksi bidang kepribadian umum, tahap pertukaran eksplorasi, tahap pertukaran interaksi sosial efektif, dan tahap hubungan stabil. Setiap tahapan ini membutuhkan waktu komunikasi yang berbeda kepada setiap komunikator dan komunikan. Dalam penerapan, keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari ketercapaian tujuan komunikasi yang didukung oleh kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi, daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan, pengalaman tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan, dan kemampuan komunikan menafsirkan pesan sesuai dengan indera penerima pesan. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif BAB III DASAR-DASAR PRESENTASI Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar presentasi efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja, kegagalan umum dalam presentasi, jenis penyaji yang cenderung bermasalah, dan kriteria keberhasilan presentasi A. Pengertian Presentasi Presentasi, khususnya presentasi lisan, merupakan bagian komunikasi di mana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content), ada proses komunikasi (metode), dan ada media penyajian (alat bantu) Kesemua komponen ini saling terkait dalam menciptakan suatu presentasi lisan yang optimal dan efektif. Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi lisan dapat disimpulkan sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengan sekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis, saintifik atau profesional untuk suatu tujuan dengan menggunakan teknik sajian dan media presentasi yang terencana. 12 13 Modul Diklatpim Tingkat IV B. Evaluasi Kemampuan Presentasi Anda 14 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 6. Penutup sajian saya menjawab permasalahan dalam pembukaan, dan 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 8. Jumlah dan jenis alat bantu penyajian sesuai isi penyajian, dipilih berda- 5 4 3 2 1 jika memungkinkan berisi yang menguraikan tindakan pendengar. Sebelum lanjut membahas komponen, jenis dan aplikasi presentasi efektif, Anda wajib mengevaluasi kemampuan presentasi Anda saat ini, dengan cara mengisi lembar evaluasi di bawah ini. 7. Alat bantu yang saya gunakan dipersiapkan dengan baik, simpel, mudah Hasil evaluasi diri ini dapat anda gunakan untuk merancang dan mengembangkan kompetensi presentasi lisan Anda sesuai dengan tahap penguasaan presentasi lisan Anda saat ini. 9. Jika sajian saya persuasif, saya akan dukung dengan argumen logis 5 4 3 2 1 10. Rasa ingin tahu saya gunakan untuk meningkatkan antusias penyajian, 5 4 3 2 1 dibaca dan berisi pesan sajian. sarkan kesesuaian dengan pendengar, tidak membosankan pendengar. dan bukan menghalangi saya berkreasi. 11. Saran dan dampak penyajian jelas terlihat manfaatnya pada pendengar. 5 4 3 2 1 12. Saya mengkomunikasikan ide sajian dengan antusias kepada pendengar. 5 4 3 2 1 13. Latihan sebelum presentasi saya perlukan supaya penggunaan kartu pe- 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 17. (Jika memungkinkan), saya menyusun letak tempat duduk pendengar dan 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 nyajian minimal dan perhatian saya kepada pendengar maksimal. EVALUASI KEMAMPUAN PRESENTASI ANDA 14. Catatan sajian atau kartu penyajian saya berisi “kata kunci”, jadi saya menghindari teknik presentasi dengan membaca teks. Nama : ...................................... Jabatan : ....................................... Bacalah setiap butir pertanyaan berikut ini, dan lingkari salah satu nomor yang paling sesuai mencerminkan kemampuan presentasi Anda saat ini. 15. Latihan presentasi saya cobakan seperti penyajian sebenarnya dengan menggunakan alat bantu yang digunakan pada saat presentasi sebenarnya. 16. Saya mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang saya antisipasi dan saya melatih teknik menjawabnya. mencobakan alat bantu penyajian jauh sebelum penyajian berlangsung. SKALA PENILAIAN: 5 : Selalu (always); 4 : Biasanya (usually); 3 : Kadang-kadang (sometimes); 2 : Jarang sekali (occasionally); 1 : Tidak pernah (never). 18. Saya memberi perhatian (eye contact) yang sama kepada semua pendengar dengar selama penyajian berlangsung. 19. Gerak tubuh saya (bahasa non-verbal) adalah natural dan dikembangkan sesuai kebutuhan penyajian. 20. Suara saya kuat dan jelas terdengar kepada audience, bukan monoton. Jumlah Skor pilihan Skala Penilaian 1. Terlebih dahulu saya menentukan tujuan presentasi lisan sebelum meren- 5 4 3 2 1 81 - 100 canakan isi suatu penyajian lengkap. 2. Saya menganalisis keinginan, kebutuhan dan batasan kemampuan pen- 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 dengar saya. 3. Saya mulai menulis intisari penyajian, lalu mengembangkan aspek saji- 61 - 80 41 - 60 an tambahan yang berhubungan dengan hal itu. 4. Saya gabungkan latar belakang penyajian dan usulan setiap ide yang di- PENJELASAN JUMLAH SKOR: sajikan dalam presentasi. 5. Saya mengembangkan pembukaan sajian (introduction) yang bertujuan meningkatkan perhatian pendengar, namun tetap berisi latar belakang penyajian. 31 - 40 30 ke bawah Anda seorang pembicara berpengalaman; namun untuk mencapai keberhasilan presentasi maksimal, Anda masih membutuhkan pengulangan teknik dasar presentasi melalui latihan. Anda punya potensi untuk menjadi penyaji yang handal; namun perlu keseriusan dalam penyajian, terus berlatih dan mencoba teknik-teknik presentasi. Anda seorang pembicara biasa yang membutuhkan teknik-teknik dasar persiapan, pengenalan dan peningkatan kepribadian untuk lebih berhasil dalam presentasi lisan. Anda akan mendapatkan peningkatan dramatis dalam presentasi jika Anda serius berlatih terus. Anda harus siap mengikuti semua teknik penyajian dalam sesi ini, dan mungkin mendapatkan peningkatan yang sangat baik mengenai teknik presentasi hanya jika Anda serius dan terus menerus mencobanya. Modul Diklatpim Tingkat IV 15 C. Komponen Dasar Presentasi Efektif Dalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat tiga kelompok peran yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilan suatu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figur utama yang menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan dan efektivitas waktu penyajian. Moderator (chair person) adalah figur kedua yang bertugas mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Kelompok ketiga adalah pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya, mengikuti trend baru, di utus oleh instansinya, atas kemauan sendiri, dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individu kepada individu lain. Dari ketiga peran utama di atas (penyaji, moderator, dan pendengar), kelompok mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian? Pertanyaan ini dapat diinterprestasikan dari berbagai sudut pandang; namun pada dasarnya suatu penyajian lisan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pendengar. Apabila pendengar “mengerti” akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapat dikatakan presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang besar dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian. 16 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Dalam penerapannya presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks (reading presentation) dan presentasi dengan menghafal (memorized presentation). Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan (the impromptu Presentation), dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu (note cards presentation). 1. Presentasi Pretemporaneous a. Presentasi Teks (Reading Presentation) Presentasi teks (Reading Presentation) adalah suatu bentuk penyajian lisan di mana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata). Contohnya dari bentuk penyajian ini adalah penyajian surat keterangan, kertas kerja sama, hasil temuan atau penyajian mewakili pembicara yang sebenarnya. Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislah teks anda dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikan perhatian kepada semua pendengar, proyeksikan gaya ucapan dan laval bicara anda beri contoh-contoh pendukung dan jagalah kecepatan berbicara, intonasi suara anda jangan monoton. D. Jenis-jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja Secara umum presentasi lisan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) bagian besar yaitu : PRESENTASI PRETEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan PRESENTASI EXTEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation) Presentasi hafalan adalah suatu gaya penyaji lisan di mana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contohnya bentuk penyajian hafalan adalah laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi. 17 Modul Diklatpim Tingkat IV Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, perhatikan gaya penyajian monoton. Kemampuan menghafal yang terbatas akan terlihat kurang interaksi dengan pendegar selama penyajian berlangsung karena konsentrasi penyaji kepada hafalannya. 2. Presentasi Extemporaneous a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation) Bentuk penyajian langsung adalah penyajian lisan spontan informal tanpa persiapan yang matang di pihak pembicara. Contohnya dalam pertemuan khusus Anda diminta memberikan sambutan karena kapasitas dan posisi yang Anda miliki. Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini, sebelum penyajian tentukan tujuan penyajian penyajian Anda, urutkan pointer penyajian sesuai daya nalar pendengar, sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi sajian anda, dan ulangi poin inti penyajian. b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The Note Card Presentation) Uraian dalam penyajian lisan ini disesuaikan dengan nalar pendengar, namun inti penyajian lisan tetap disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini bebas, natural, dipersiapkan dengan sebaiknya, namun tetap disesuaikan dengan tingkat respon pendengar selama penyajian. 18 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahan sajian Anda. Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecil dan latihlah penyajian Anda sampai anda gunakan. Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan teknik penyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikan dengan respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegar melihat kartu penyajian Anda. Dari keempat jenis presentasi lisan di atas, jenis penyajian menggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yang paling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dan sesuaikan dengan respon kemampuan pendengar. E. Kegagalan Umum Dalam Presentasi Mengapa suatu presentasi lisan tidak berhasil atau tidak mencapai sasaran? Berikut ini dirangkum penyebab yang menjadikan suatu penyajian lisan kurang efektif yaitu: riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas, pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas, penjelasan isi yang bertele-tele, penyajian kurang mampu meringkas sari presentasi, data dalam penyajian tidak tepat dan/atau tidak up-to-date, penyajian kurang mengetahui teknik presentasi lisan, penyaji kurang persiapan dan kurang latihan penyajian lisan, analisa peserta yang tidak memadai, terbatas atau tidak sesuai dan adanya gangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung. Modul Diklatpim Tingkat IV 19 F. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah Dalam Presentasi Lisan Berbagai penyajian lisan dalam bentuk diskusi kelompok, diskusi kelas, seminar, dan konferensi baik untuk tingkat nasional maupun internasional, terdapat paling tidak 10 (sepuluh) jenis penyajian yang biasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan. Jenis penyajian ini bermasalah karena penyaji tidak dapat menggunakan teknik penyajian dengan baik; isi dan bahan penyajian tidak sesuai kebutuhan dirinya. Permasalahan jenis penyajian ini banyak ditentukan oleh pengalaman dan kematangan berpresentasi sipenyaji baik dalam situasi formal maupun informal. Jenis-jenis yang sering menghadapi permasalahan meliputi jenis The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The funster. 1. THE PITCHMAN. Semua penyajian disesuaikan dengan bisnis yang sedang digeluti sendiri oleh penyaji dan wadah penyajian digunakan sebagai bagian marketing bisnis pribadi. 2. THE APOLOGIZER. Gaya penyajian yang merendahkan kemampuan presentasi sendiri, takut ditanya, biasanya penyaji tipe ini mewakili orang lain. Pendengar kesal dan bosan akan cara dan isi penyajian yang tak terarah. 3. THE ANTIMIKER. Gaya penyaji yang merasa macho, suara lantang dan keras tanpa menghiraukan kehadiran tekhnologi micro phone. Pendengar bagian belakang biasanya kesal karena uraian penyajian kurang jelas atau volume suara yang terlalu keras. 4. THE NONWIT. Pada dasarnya tipe penyaji ini cenderung formal, kaku dan memilih “lelucon” yang tidak tepat. “Lelucon” diupayakan untuk menghibur pendengar, tetapi kenyataannya sebaliknya menjadi bumerang kepada penyaji. 20 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 5. THE MALVISUALIZER. Suatu penyajian dengan berbagai jenis alat bantu visual yang dipersiapkan namun tidak dapat menggunakan dengan baik karena tidak menguasai teknik sajian. Pendengar menjadi jengkel, dan isi sajian tidak jelas bagi pendengar. 6. THE DULL READER. Penyaji membaca teks tanpa menghirau kan respon pendengar terhadap bahan sajian. Penyajian tipe ini terlihat monoton dan kaku. 7. THE PLATITUDER. Suatu gaya penyajian tanpa arah, tidak terfokus, mengambang, sesuai dengan kesenangan dan pengalaman penyaji sendiri. 8. THE LONER. Penyajian yang tidak menghiraukan pendapat latar belakang dan kemampuan pendengar. Pendapat penyaji sendiri yang dipaksakan kepada pendengar. 9. THE IMPRESSER. Penyaji puppet, peniru gaya orang lain walau kelihatan kaku dan tidak sesuai dengan keadaan sendiri. Merasa telah berhasil kalau telah menyajikan semua isi sajian dengan gaya yang diingini sendiri. 10. THE FUNSTER. Penyajian dengan cerita bual, tidak tepat, “boasting” cerita besar digabung namun tidak saling mendukung atau kurang relevan dengan tema sajian. G. Kriteria Keberhasilan Presentasi Sama seperti komunikasi, keberhasilan suatu presentasi lisan selalu dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menetukan keberhasilan presentasi. Oleh karena itu penyaji perlu mengkaji dan menentukan tujuan presentasi yang sesuai dengan kondisi pendengar, dan seting presentasi. Untuk memaksimalkan keberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu memperhatikan saran berikut ini, teristimewa apabila penyajian lisan Anda dilaksanakan Modul Diklatpim Tingkat IV 21 secara “direct” langsung kepada pendengar yaitu : usahakan menarik perhatian peserta dan sejak awal penyajian, sajikan isi presentasi secara sistematis dan jelas. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar, sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda, dan tentukan tindak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta. H. Latihan Petunjuk berilah jawaban lengkap kepada setiap butir soal berikut: (Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah). 1. Jelaskan perbedaan penyajian lisan dengan teknik MEMBACA, MENGHAFAL, SPONTANITAS, DAN DENGAN KARTU PENYAJIAN. 2. Mengapa teknik penyajian dengan menggunakan kartu disebutkan paling berhasil? 3. Uraiakan kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan suatu presentasi lisan. 4. Ada berapa jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan. Tuliskan tipe yang Anda ketahui dan mengapa mereka bermasalah? 5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu presentasi. I. Rangkuman Pemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertian presentasi yang berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengar dalam situasi teknis, saintifik atau profesional; dan untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan ragam media presentasi. Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua) bagian besar yaitu : presentasi pretemporaneous, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menghiraukan 22 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan presentasi extemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu. Persiapan penyaji yang lengkap dan pengalaman berpresentasi memberi kontribusi kepada keberhasilan suatu presentasi. Namun kepada penyaji pemula perlu ditekankan untuk menghindari tipe penyaji berikut ini yang cenderung menghadapi permasalahan dalam penyajian. Penyajian ini adalah tipe The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The Funster. Akhirnya keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukan keberhasilan suatu presentasi lisan yang efektif. 24 Modul Diklatpim Tingkat IV BAB IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 1. Chart; 2. Ilustrasi gambar, diagram dan peta; ALAT BANTU PENYAJIAN 3. Video dan Film; 4. Slides, transparancies; 5. Sampel barang atau contoh; Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alat bantu penyajian, jenis-jenis alat bantu penyajian, persyaratan alat bantu penyajian yang efektif, dan strategi pemilihan, pengembangan dan penggunaan alat bantu efektif 6. Replika; 7. Handouts, moduls; 8. Manual, Pamphlets dan bulletin; 9. Cartoons, Poster, tanda khusus; 10. Foto, Textbook, Ilustrasi, Majalah; 11. Studi kasus (case studies); A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian 12. Demonstrasi/peragaan. Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk tujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji menyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengar mempelajari isi sajian. Dari berbagai alat bantu di atas perlu dipilih alat bantu penyajian yang sesuai dengan tujuan penyajian, esensi penyajian dan setting presentasi tempat Anda melakukan presentasi. Berikut ini adalah tips/strategi penggunaan alat bantu penyajian. Alat bantu penyajian berperan sebagai media sajian yang menyajikan konsep, contoh dan faktor penunjang dalam suatu presentasi, sehingga dengan keberadaan alat bantu penyajian, substansi dan tujuan penyajian jelas diterima oleh pendengar. Tips/Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian B. Jenis-jenis Alat Bantu Penyajian Jenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatu komunikasi formal dan/ atau presentasi adalah beberapa alat di bawah ini, seperti: 23 1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran menjelaskan bidang khusus, menyimpulkan, menunjukan trend baru, hubungan dan perbandingan hal khusus. Informasi ini biasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau power points. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang katakata maximum menggunakan penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. Modul Diklatpim Tingkat IV 25 2. Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakan untuk menunjukan alur pergerakan, gambaran umum atau impressi menyajikan mekanisme lengkap suatu kegiatan. Bahan ini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosi pendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton. 3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwa secara utuh atau sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untuk menyampaikan sesuatu secara gamblang sesuai apa adanya atau sesuai keinginan pembuat film. 4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkan ilustrasi, prinsip, urutan kejadian yang dikembangkan melalui fotofoto. 5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakan untuk menunjukan bentuk obyek barang yang sebenarnya. 6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil ini menunjukan suatu operasi tanpa harus menggunakan materi yang sebenarnya, membuat gambaran pekerjaan besar dalam replika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam dimensi yang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya. 7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh peserta sebagai sumber bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuai permintaan. 8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menyajikan informasi standar, petunjuk dan bahan referensi awal suatu kegiatan. 9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menarik perhatian dan meningkatkan minat pendengar terhadap bidang sajian. 26 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 10. Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan sebagai bahan diskusi untuk mengambarkan situasi yang sebenarnya, bahan ilustrasi kepada topik khusus dalam presentasi dan kegiatan khusus. 11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secara bersamaan dan saling berhubungan dengan topik sajian dengan mengikuti prinsip khusus, latihan dan prosedur yang dijelaskan diinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok tersebut. 12. Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untuk menunjukkan bagaimana cara pelaksanaan metode khusus atau prosedur suatu kegiatan. C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif Alat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isi sajian lebih baik dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasi yang baik biasanya menggunakan kombinasi antara uraian, gambar, grafis, dan teknologi. Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai, aspek tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untuk memperjelas kata kunci penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat, dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu. Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yang akurat benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Alat bantu tersebut harus terprogram rapi, jelas, terang dan mudah dibaca walau oleh pendengar yang dibelakang sekalipun. Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalam memilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi: Modul Diklatpim Tingkat IV 27 28 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 1. aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah dimengerti. 1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisan yang besar. 2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan. 2. Jangan menulis “scribble” asal-asalan. 3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan dan pemeliharaan. 3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya. 4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian. 5. Beri tanda penggunaan flipchart. 5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian. 6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack. 6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada, keamanan penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki. 7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian. 7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya. 9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda. 4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi. 8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart. 10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart. D. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan Alat Bantu Efektif 11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart. Berikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan dan pengembangan alat bantu penyajian yang efektif yang meliputi : PETUNJUK PEMILIHAN BEBERAPA ALAT BANTU PENYAJIAN 1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian. 2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian. 3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll). FLIPCHART KONDISI UMUM ¾ Pendengar ¾ Di bawah 20 org TRANSPARANSI/ SLIDES SLIDES ¾ + 100 orang ¾ Lebih dari 100 org ¾ Segala bahan dapat 4. Pilih metode penyajian yang tepat. ¾ Tingkat Formalitas ¾ Informal ¾ Informal, Formal 5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll. ¾T e k n i Pengembangan digambar ¾ Simpel dapat di ¾ Proyektor / screen Photo Copy 6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengan tujuan penyajian dan karakteristik pendengar. 7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut. Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchart sering sekali menjadi media penyajian utama. Berikut disajikan beberapa strategi pengembangan dan penggunaan flipchart. k ¾ Simpel ¾ Alat ruangan ¾ Waktu pembuatan ¾ Biaya ¾ Jepitan & Kertas ¾ Waktu menulis saja ¾ Murah ¾ Proyektor & Layar ¾ P e n g e m b a n g a n / fotografi = cetak ¾ Menggambar/ketik dapat di Photo Copy ¾ mahal ¾ Mahal kalau Typeset Modul Diklatpim Tingkat IV 29 E. Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian yang Efektif Alat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatu penyajian. Tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatan pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta, dan obyek penyajian. Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu harus dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat bantu seperti perbandingan statistik, dan alat lainnya yang mendukung ide utama sajian Anda. 1. BERAPA ALAT BANTU IDEAL? Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap 2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan sekitar 2030 detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus mendukung penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap visual dalam presentasi harus dijelaskan isi dan hubungannya dengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannya maka penyaji akan kelihatan sebagai robot yang hanya mengoperasikan visual semata. 2. BAGAIMANA MENGGUNAKAN FLIPCHART? Flipchart adalah salah satu alat bantu yang paling sering digunakan dalam presentasi lisan. Untuk memaksimalkan penggunaannya usahakan menempatkan Flipchart tersebut disudut ruang, bukan ditengah ruangan. Tanyakan kepada pendengar apakah mereka semunya dapat melihat Flipchart tersebut dengan baik. Sesuaikan dengan respon pendengar. Jika 30 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Anda menggunakan chart yang telah dipersiapkan sebelumnya, Anda tinggal menggunakan dan membaliknya sesuai kebutuhan. Namun jika Anda belum mempersiapkan, usahakan tidak berbicara pada saat menulis di flipchart. Setelah selesai menulis baru anda uraikan maksudnya. Flipchart yang baik menggunakan huruf cetak dan dengan ukuran huruf yang sesuai dengan kondisi ruangan dan jumlah pendengar. Pada saat menggunakan filpchart usahakan memberi perhatian tetap pada pendengar. Pada saat membalik lembar chart jangan bicara sebelum Anda memutar posisi Anda kembali menghadap pendengar. Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan. Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci. Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan panjang yang terdapat dalam chart karena pendengar juga membacanya. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungan kesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya. Jika inti sajian Anda kompleks dan membutuhkan empat atau lima tahapan. Anda jangan menuliskan semua tahapan dalam satu chart, namun dalam beberapa chart. Uraikan satu persatu tahapan ini dengan jelas. Hal ini akan meningkatkan minat dan perhatian pendengar dan mereka mencoba mamahami semua uraian Anda apabila mereka ingin mendapatkan uraian lengkap dari paparan ini. F. Latihan Petunjuk: Beri jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah) 1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan? 2. Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar? Modul Diklatpim Tingkat IV 31 3. sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang anda ketahui dan jelaskan fungsinya? 4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan? 5. Jelaskan perbadaan alat bantu OHP transparency dan flipchart. Jelaskan penggunaannya masing-masing? G. Rangkuman Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan. Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja dan diharapkan lebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalau alat bantu harus menggunakan kata-kata, maksimum penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu . Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-todate dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah pointer isi sajian Anda. Jenis alat bantu yang, digunakan dalam penyajian lisan adalah: 1. Chart; 2. Ilustrasi, Diagram, Peta; 3. Video dan Film; 4. Slides, trasparansi; 5. Sampel barang atau contoh; 6. Replika; 7. Handouts, modul; 8. Manual, pamphlets, dan buletin; 32 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 9. Cartoons, Poster, Tanda; 10.Foto, textbook, Ilustrasi; 11. Study kasus; 12.Demontrasi. Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelas isi suatu penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untuk menarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta dan objek sajian. Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu penyajian harus dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat bantu seperti: Perbandingan, statistik, dan alat lainya yang sesuai dengan tujuan penyajian, dan mendukung ide utama sajian Anda. 34 Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif BAB V PRINSIP IPO DALAM KOMUNIKASI DAN PRESENTASI KOMUNIKATIF STRATEGI PENYAJIAN YANG EFEKTIF DAN KOMUNIKATIF Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi, tahapan persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi presentasi A. Pengertian Komunikasi Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (output). Setiap pointer yang tertuang dalam Prinsip IPO ini perlu dicermati dan dipersiapkan penyajian dalam melakukan suatu penyajian yang efektif dan komunikatif. Prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi dirangkum dalam bagan berikut ini : 33 Penyaji menentukan : Penyaji melakukan : Hasil penyajian : Penguasaan Hasil Sajian Dalam: ¾ Tujuan presentasi; ¾ Bahan presentasi; ¾ Metode penyajian; ¾ Alat & Eval. penyajian; ¾ Kemampuan awal pendengar; ¾ Tahapan penyajian; ¾ Kegiatan penyajian sesuai tahapan persiapan; ¾ Menetapkan PTT; ¾ Menetapkan LTT; ¾ Aktualisasi Tahapan penyajian; ¾ Evaluasi penyajian; ¾ Aplikasi penyajian; ¾ Remediasi esensi sajian; ¾ Ranah kognitif; ¾ Ranah Afektif; ¾ Ranah Psikomotorik; Catatan : PTT LTT : Presenter’s Talking Time; : Listener’s Talking Time. B. TAHAPAN PERSIAPAN, PELAKSANAAN DAN EVALUASI PRESENTASI Tahapan tangga berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasi lisan yang efektif mulai dari tahap persiapan, pengenalan diri dan pengenalan pendengar sampai kepada tahap penyajian lisan. Ikuti setiap langkah dengan seksama dan perhatikan rangkuman setiap langkahnya, teristimewa apabila Anda memiliki kemampuan presentasi lisan yang minim/terbatas atau belum pernah berpresentasi lisan dalam situasi kelompok, dan konferensi. Modul Diklatpim Tingkat IV 35 A B 7 6 5 4 3 A 2 B 1 Rincian Tahapan Persiapan dan Penyajian Lisan Efektif. A. Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan. B. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan. 1. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan; 2. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan; 3. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian; 4. Pengembangan pembukaan penyajian; 5. Pengembangan penutup penyajian; 6. Latihan presentasi lisan/gladi resik; 7. Penyajian lisan langsung. Tahap A : Analisa Pendengar dan Situasi Penyajian Lisan Dalam tahapan ini, Anda sebagai penyaji perlu melakukan analisa keberadaan calon pendengar (audience) dan situasi (setting) tempat penyajian yang akan Anda gunakan. 36 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Analisa pendengar secara umum meliputi : 1. Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah mereka berasal dari bidang tugas tertentu (contohnya para guru, dokter, pegawai pemerintah, dan sebagainya); 2. Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugas mereka berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudah berapa lama mereka melakukan tugas tersebut; 3. Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi Anda. Perlu mengetahui sejauh mana cakupan penguasaan mereka akan isi sajian yang akan dipresentasikan. Bidang apa yang belum mereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian Anda yang mungkin menarik kepada pendengar; 4. Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Anda diharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalam meningkatkan mutu kinerja pendengar. Analisa pendengar secara khusus meliputi: 1. Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji. Apakah mereka mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya? Bagaimana tingkat penerimaan mereka kepada Anda sebagai pembicara dalam situasi ini? 2. Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakah memang benar untuk memenuhi kebutuhan mereka, atau karena paksaan atasannya. Pilihlah teknik penyajian yang Anda paling sukai sesuai kepada pendengar. Tentukan jenis informasi dan teknik penyajian lisan yang menarik perhatian pendengar? Carilah informasi lainnya mengenai pendengar yang meliputi kelompok usia, jumlah peserta, jenjang pendidikan; dan mengenai situasi penyajian yang meliputi alokasi waktu penyajian, suasana lokasi penyajian dan alat bantu yang tersedia yang dapat Anda gunakan. Modul Diklatpim Tingkat IV 37 Tahap B: Analisa Penyaji dan Tujuan Penyajian Tentukan sejauh mana kemampuan Anda akan isi penyajian? Apakah inti penyajian merupakan bagian dari pendidikan atau pengalaman Anda? Hasil temuan Anda atau bidang tugas yang telah biasa Anda geluti? Tentukan tujuan penyajian Anda. Apakah tujuan presentasi Anda persuasif, informasi, menghibur pendengar, atau mengevaluasi sesuatu? Tujuan penyajian ini harus jelas kepada pendengar dan kalau boleh harus mencerminkan aspek kebutuhan pendengar. Kembangkan tujuan penyajian yang “SMART” sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendengar dan hasil yang ingin Anda capai. Tujuan yang SMART adalah tujuan yang khusus :”Specific: (secara spesifik) dapat diukur dengan jelas. “Measurable”, dapat dicapai “Achievable”, realistis sesuai keadaan dan kondisi penyajian : “Realistic in Scope”, dan sesuai dengan alokasi waktu yang tersedia “Time Bound”. Tentukan tujuan penyajian lisan Anda dengan menjawab pertanyaan pertanyaan berikut ini: a. Apa yang ingin Anda capai di akhir penyajian? Apa kriteria keberhasilannya? b. Apa yang Anda inginkan dikuasai pendengar setelah mengikuti presentasi ini? Apa kriteria keberhasilannya? Langkah 1. Tahap Pengumpulan Bahan Penyajian Lisan Tentukan sejauh mana cakupan isi presentasi yang telah Anda kuasai? Tahap ini selalu berawal dari tingkat pengetahuan dan penguasaan Anda saat ini akan isi sajian Anda. Setelah itu Anda perlu mengobservasi sekeliling Anda dan kumpulan bahan yang dapat digunakan dalam penyajian lisan Anda. Kalau perlu diskusikan dengan pakar lainnya, teman atau baca beberapa publikasi mengenai topik/isi presentasi Anda. 38 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Selama tahapan ini, tetap perhatikan tujuan presentsi lisan Anda. Rangkuman isi penyajian perlu dirinci dengan baik. Anda mungkin perlu mengembangkan pengantar khusus untuk setiap topik dan bagaimana teknik penguraiannya. Dalam tahapan pengumpulan bahan sajian ini, tulislah semua bahan di kartu penyajian. Jangan khawatir jika Anda punyai banyak kartu penyajian. Kartu-kartu ini akan Anda gunakan dalam menyeleksi inti penyajian lisan Anda dikemudian hari. Langkah 2. Tahap Seleksi dan Penentuan Inti Presentasi Dari bahan yang telah diakumulasi dalam kartu penyajian, tentukan dan pilihlah isi presentasi lisan Anda. Dalam seleksi ini Anda perlu menentukan topik rangkuman inti beserta sub topiknya. Pilihan ini harus disusun dalam pola susunan isi sesuai topik dan tujuan penyajian. Suatu presentasi lisan harus dapat menjelaskan isi penyajian secara rinci kepada pendengar, dan kartu. Kartu penyajian yang akan Anda gunakan hanya berisi judul penyajian, outline dan rincian sub-topik penyajian beserta kutipan (jika ada) conton–contoh, frase dan tanda khusus lainnya untuk kelancaran penyajian Anda, dan kemudahan kepada pendengar untuk mengikutinya. Untuk menjamin keberhasilan suatu penyajian lisan, Anda harus dapat menjelaskan isi penyajian secara rinci sesuai kebutuhan pendengar, menyajikan keterkaitan antara topik-topik penyajian, menjabarkan isi dengan menggunakan teknik bervariasi seperti penyajian masalah, Solusi, sebab. Akibat, kronologi, dan sebagainya. Semua kartu penyajian harus diurutkan dengan tanda khusus supaya mudah Anda gunakan. Modul Diklatpim Tingkat IV 39 Langkah 3. Tahap Memilih, Mengembangkan dan Mengguna kan Alat Bantu Penyajian Perlu Anda ingat bahwa apapun jenis alat bantu yang digunakan, Anda sebagai penyaji harus dapat menggunakan alat tersebut dengan baik. Penggunaan alat bantu merupakan tanggung jawab penuh dari penyaji. Jangan mengharapkan penyelenggara atau moderator untuk membantu Anda, khususnya dalam situasi seminar dan konferensi. 40 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Alat bantu apapun yang Anda gunakan selama penyajian harus dapat membantu penyaji memperjelas isi penyajian (ukuran,warna, dan isi harus jelas dan tepat). Volume suara harus lebih tinggi saat menulis di papan, di flipchart, di OHP atau saat menggunakan peralatan elektronik lainnya. Langkah 4. Tahap Pengembangan Pembukaan Presentasi “Tak kenal maka tak sayang” adalah suatu ungkapan yang bermakna bahwa kalau kita kurang mengenal atau tidak mengenal siapa pembicara maka perhatian kita tidak dapat sepenuhnya diberikan kepada penyajian, walaupun penyaji secara umum telah diberikan kepada penyajian. Walaupun penyaji secara umum telah diperkenalkan oleh moderator, penyaji harus juga memperkenalkan dirinya secara ringkas dan perkenalkan topik yang akan dibawakannya. Pilih, kembangkan dan persiapkan semua alat bantu sebelum presentasi dimulai. Urutan penggunaan media ini harus jelas dan tepat. Jangan sajikan suatu alat bantu apabila Anda belum siap menyajikannya, dan apabila alat bantu tersebut kurang berhubungan dengan inti sajian Anda. Apabila Anda menggunakan peralatan elektronik, persiapkan alat tersebut dengan lengkap sebelum peserta memasuki ruang penyajian. Dan sewaktu menggunakan alat bantu elektronik, usahakan berbicara lebih keras dan proyeksikan volume suara dan lafal pengucapan Anda. Jangan sekali-kali berdiri diantara pendengar dan alat bantu elektronik yang mengakibatkan alat tersebut kurang jelas kepada pendengar. Setelah selesai menggunakan alat bantu, matikan semua peralatan elektronik yang digunakan, dan simpan alat tersebut dengan baik dan rapi. Tujuan pembukaan adalah untuk menarik perhatian pendengar dan memberi orientasi pendengar terhadap isi penyajian Anda. Pembukaan ini harus bebas, jelas, casual dan natural. Untuk dapat menarik perhatian pendengar Anda boleh menyajikan cerita ilustratif, kutipan khusus, pertanyaan atau berikan komplemen kepada pendengar. Untuk orientasi pendengar terhadap penyajian, Anda boleh menyajikan rangkuman isi, dan latar belakang penyajian Anda. Jangan sekali-kali minta maaf, berdebat atau meng-gunakan bahan yang tidak relevan dengan sajian Anda. Mulailah pembukaan Anda dengan bahasa isyarat yang baik seperti kefakuman sesaat dan memandang pendengar. Berikan perhatian merata kepada seluruh pendengar. Biasanya lama pembukaan penyajian berlangsung sekitar 10% dari alokasi waktu presentasi. Modul Diklatpim Tingkat IV 41 Contoh Pembukaan Presentasi Lisan: Selamat Pagi Ibu Bapak sekalian. Nama saya John Rosinsky; Adapun judul makalah yang akan saya sajikan adalah Peningkatan Kualitas Pengawasan di Industri ABM. Dalam sajian pagi ini, saya akan menyampaikan 4 bagian penting; pertama saya akan menguraikan sekilas tentang sejarah pengawasan kualitas di Industri ABM, kemudian saya akan membicarakan pola pengembangan dalam pengawasan kualitas dibeberapa cabang industri kami. Bagian ketiga akan berisi hasil yang dicapai dari pengawasan ini, dan dibagian akhir saya akan sajikan arah dan masa depan dari pengawasan kualitas di industry ABM. Diakhir penyajian saya akan berusaha menjawab semua pertanyaan dari para pendengar. Baiklah, saya akan mulai dengan sajian latar belakang pengawasan di …. Langkah 5 : Tahap Penutup Suatu Penyajian Lisan Suatu presentasi lisan dikatakan lengkap apabila penyajian tersebut memiliki komponen, PEMBUKAAN, PENJELASAN ISI, PENUTUP DAN TANYA JAWAB. Pokok pemikiran yang perlu Anda perhatikan dalam menutup presentasi lisan adalah : Penutup sajian harus berisi elemen yang paling strategis dan berisi rangkuman penyajian Anda. Penutup harus dapat memperjelas inti penyajian dan bukannya menyajikan materi baru. Adapun alokasi waktu yang biasanya diberikan kepada penutup dalam suatu seminar dan konferensi adalah sekitar 5% dari seluruh waktu penyajian. Selama penyajian lisan Anda, inti dapat diulangi antara 3 sampai 10 kali untuk memperjelasnya kepada pendengar, tentu dengan gaya sajian yang berbeda. 42 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Langkah 6 : Tahap Latihan Penyajian atau Gladiresik. Latihan penyajian lisan/gladi resik atau “Dummy Run” merupakan langkah terakhir dalam persiapan presentasi lisan. Semakin berpengalaman seorang penyaji maka waktu latihan yang dibutuhkannya semakin singkat dan bervariasi sesuai fokus perhatian dalam latihan yang dilakukan. Secara umum tujuan latihan penyajian adalah untuk meyakinkan kualitas penampilan penyaji. Teknik latihan ini bervarisasi. Yang paling utama Anda harus mencobakan latihan sendiri, latihan bersama teman, atau latihan dengan direkam video/audio. Sewaktu latihan berlangsung, cobalah mengingat outline penyajian, dan latihan sampai bahan sajian dan isinya Anda kuasai. Perbaiki mekanisme penyajian Anda dengan memperhatikan tutur bahasa, nada suara, lafal pengucapan, dan hal lainnya seperti postur, gerak tubuh, dan ekspressi wajah. Latihan penyajian meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan latihan ini menutupi kekurangan yang mungkin masih terdapat dalam teknik penyajian Anda. Latihan juga berfungsi memacu penyaji untuk terbiasa dengan bahan sajian, memacu Anda menggunakan alat bantu, teristimewa alat bantu elektronik. Latihan mempersiapkan Anda mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar. Akhirnya latihan membantu Anda mengukur penggunaan waktu dengan sebaiknya. Langkah 7: Tahap Penyajian Presentasi Lisan Tahapan ini dibagi atas tiga bagian besar yang meliputi kegiatan yang perlu diperhatikan sebelum penyajian berlangsung, selama penyajian dan kegiatan sesudah penyajian selesai. Modul Diklatpim Tingkat IV 43 Kegiatan Penyaji Sebelum Penyajian: Persiapkan semua peralatan yang “Anda butuhkan yang meliputi susunan tata ruang, handout penyajian, mesin overhead projector (OHP), transparency, laptop dengan LCD Projector dan alat bantu penyajian lainnya seperti gambar, pointer, flipchart, dll. Selama persiapan ini usahakan relax. Ini kesempatan Anda untuk menunjukkan kemampuan Anda kepada pendengar dalam isi sajian yang telah Anda persiapkan. Kalau perlu persiapkan gaya penampilan dan kerapian busana Anda. Bersiaplah dan berikan senyum kepada peserta yang mulai memasuki ruangan penyajian. Kegiatan Penyaji Selama Penyajian Berlangsung Selama penyajian berlangsung senantiasa pikirkan isi penyajian Anda (CONTENT), siapa pendengar Anda (AUDIENCE), dan apa tujuan penyajian Anda (PURPOSE). Gunakan kartu penyajian Anda dengan sebaik-baiknya, tetapi Anda harus memberikan perhatian yang merata kepada pendengar. Sajikanlah presentasi yang hidup, antusias, bersahabat dan dengan sikap yang tulus Anda harus berusaha menjadi diri Anda sendiri, jangan meniru gaya orang lain. Sesuaikan volume suara dengan akustik ruangan dan jumlah pendengar teristimewa kalau Anda menggunakan microphone. Selama penyajian tukarlah posisi penyajian Anda; variasikan antara berdiri, duduk dan bergerak. Dengan demikian kesempatan pendengar untuk tertidur berkurang karena gerakan kepala pendengar mengikuti pendengar yang menjadi fokus perhatian selama penyajian. Sewaktu menyajikan, jangan bicara terlalu cepat atau lambat, variasikan kecepatan bicara Anda, volume suara dan intonasi. Sajikan isi informasi pada tingkat menengah, tingkat perencanaan berdasarkan kemampuan peserta. 44 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Setiap topik penyajian harus Anda presentasikan dengan urutan : (a) FOCUSING, beri tanda kepada pendengar tentang topik yang akan disajikan; (b) INFORMING beritahu pendengar akan isi topik sajian Anda; dan (c) DEFOCUSING, rangkumlah apa yang baru saja Anda sajikan. Di awal penyajian Anda perkenalkan kembali diri Anda secara singkat namun fokuskan kepada tema penyajian dan jelaskan alasan pemilihan judul. Mengapa? Karena dalam tahapan ini Anda berusaha memotivasi pendengar terhadap sajian Anda dan Anda menciptakan tingkat kredibilitas Anda sebagai penyaji. Sajikan hubungan antara topik. Focus, Inform, dan Defocus setiap topik dalam penyajian (isi penyajian). Rangkumlah inti penyajian (Penutup). Gunakan alat bantu yang telah Anda persiapkan dengan sebaik-baiknya dan diakhir penyajian ucapkan terima kasih atas partisipasi pendengar dalam penyajian. Kegiatan Penyaji Setelah Penyajian Selesai Setelah Anda berhasil melaksanakan penyajian lisan, kumpulkan semua bahan penyajian Anda termasuk alat bantu dan peralatan yang Anda gunakan. File bahan sajian ini dengan rapi untuk presentasi lisan dimasa mendatang. Kegiatan lain diakhir penyajian meliputi evaluasi penyajian Anda dengan menulis perihal yang menurut Anda berhasil disajikan dengan baik; perihal yang menurut Anda perlu lebih ditingkatkan di masa mendatang dan perihal baru yang terlupakan atau yang Anda dapatkan dari penyajian itu. Hasil evaluasi dan masukan ini akan bermanfaat apabila Anda diminta menyajikan inti sajian yang sama di masa mendatang. Dari uraian di atas berikut ini dirangkum urutan perihal yang perlu diperhatikan oleh pembicara yang meliputi: Modul Diklatpim Tingkat IV 45 46 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 1. Ucapkan terimakasih kepada orang yang memperkenalkan Anda; 14. Usahakan kalimat Anda singkat, jelas dan mudah dimengerti pendengar; 2. Ucapkan terimakasih kepada pendengar atas kesempatan penyajian Anda dan atas kerjasama yang baik dan kooperatif selama penyajian; 15. Jangan bersandar ke podium selama penyajian; 16. Jagalah “Eye contact”/Perhatian. Berikan perhatian yang merata kepada semua pendengar; 3. Jangan mengunyak permen karet atau merokok sewaktu penyajian; 17. Tukarlah posisi bicara Anda untuk mengatasi kebosanan pendengar; 4. Jangan basahi bibir Anda dengan lidah atau bersuara dari celah gigi; 18. Variasikan intonasi dan kecepatan suara Anda. Kadang kala cepat, lambat atau sedang; 5. Nomorilah kartu penyajian Anda atau handout Anda; 19. Lafal pengucapan kata harus jelas, diperlambat; 6. Rapihkan pakaian dan penampilan Anda sebelum penyajian, bukan selama penyajian; 20. Ulangi penekanan “Key Words”/Kata kunci selama penyajian. 7. Jangan terlalu banyak penggunakan “Pet Phrases” seperti, “You know”, “OK, “all right”, “Terrific”, “ahh”, “nah”, “Baiklah”. 8. Jangan lupa, pendengar terdiri dari individu yang menyinginkan Anda berhasil. Mereka bukan musuh kita Mereka berada dipihak kita; 9. Jangan gunakan “lelucon” yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda; C. LATIHAN Petunjuk: Berilah jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis dilembar terpisah). 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi? 2. Sebutkan 7 tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian? 10. Jangan berteriak kepada pendengar. Gunakan microphone seperlunya. 3. Sewaktu penyajian, uraikan isi penyajian Anda dengan tahapan focusing, Informing, dan defocusing. Apa maksud pernyataan ini? 11. Waktu penyajian jangan lewat. Lebih baik penyajian dipersingkat daripada diperpanjang; 4. Walau Anda telah diperkenalkan moderator, namun sebelum memulai penyajian Anda diharapkan menyajikan perkenalan diri dan thema penyajian Anda. Mengapa? 12. Jangan gunakan kata yang artinya kurang jelas atau Anda tidak dapat mengucapkannya dengan laval, vocal dan intonasi yang benar; 13. Jangan bermain dengan koin, perhiasan, kancing atau alat lainnya selama penyajian; 5. Uraikan rincian penggunaan waktu penyajian untuk tahap pembukaan, tahap, penyajian isi dan tahap penutup. Modul Diklatpim Tingkat IV 47 D. RANGKUMAN Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (Input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (Process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (Output). Dalam perencanaan dan pelaksanaan penyajian lisan, terdapat 7 tahapan penyajian yang mencakup: Pengumpulan bahan sajian; Penentuan dan pemilihan inti presentasi; Penentuan dan pengembangan alat bantu; Pengembangan pembukaan penyajian; Pengembangan penutup penyajian; dan Latihan Presentasi Sedang langkah ketujuh meliputi tanggung jawab dan perihal yang perlu diperhatikan oleh penyaji sebelum penyajian, sewaktu penyajian dan sesudah penyajian lisan selesai. Selain ketujuh langkah di atas, penyaji juga perlu memperhatikan 2 aspek utama lainnya selama persiapan dan selama penyajian berlangsung yang meliputi: Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan, dan Analisa penyaji dan tujuan penyajian lisan. Untuk memaksimalkan suatu penyajian lisan, penyaji perlu mengetahui mekanisme pembagian waktu penyajian. Untuk pembukaan (Introduction) dialokasikan sekitar 10% dari total waktu yang tersedia. Untuk paparan rincian inti penyajian (the content of the talk) dialokasikan sekitar 75 – 85 % dari total waktu yang tersedia. Untuk penutup (closing) dialokasikan sekitar 5% dari total waktu penyajian. Selebihnya dialokasikan untuk sesi tanya jawab yang dapat berlangsung selama penyajian atau diakhir penyajian. Teknik dan rangkuman penyajian pada setiap urutan ini perlu di perhatikan untuk memaksimalkan keberhasilan suatu penyajian. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif BAB VI TEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami dan menjelaskan mengapa pendengar bertanya, menguraikan strategi persiapan dan pelaksanaan sesi tanya jawab, teknik menjawab pertanyaan dalam presentasi, dan teknik mengatasi demam panggung dalam suatu penyajian A. Mengapa Pendengar Bertanya? Dalam presentasi lisan, komponen tanya jawab sering digunakan untuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi penyajian. Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendaki klarifikasi atas satu bagian penyajian Anda. Mereka tidak dapat melihat aplikasi isi penyajian dengan kebutuhan mereka, atau mereka tidak setuju dengan satu bidang penyajian Anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan suatu topik tertentu. B. Strategi Persiapan dan Pelaksanaan Sesi Tanya Jawab Sesi tanya jawab dalam presentasi lisan dapat dilaksanakan diakhir penyajian atau selama penyajian berlangsung. Dalam sesi ini penyaji harus dapat mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan 48 Modul Diklatpim Tingkat IV 49 terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan-pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. Rangkuman ini membantu pendengar lainnya dalam mengetahui inti pertanyaan dan membantu penyaji akan inti dari pertanyaan tersebut. Jangan sekali-kali menjawab pertanyaan yang tidak Anda ketahui jawabannya. Jawaban Anda harus terstruktur, jika memungkinkan harus didukung oleh bahan lainnya atau visual untuk memperjelas uraian jawaban anda. Sewaktu mempersiapkan penyajian Anda, jangan lupa mengantisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar saat presentasi lisan Anda. Setiap pertanyaan yang terlontar dari pendengar harus Anda simak secara lengkap; jangan dipotong. Jika perlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namun jangan lupa meminta persetujuan penanya mengenai inti pertanyaannya. Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelah penyajian Anda. Dalam suatu penyajian Anda bertanggung jawab kepada semua pendengar bukan hanya kepada penanya. Oleh karena itu jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepada pertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Dalam situasi Anda tidak tahu jawaban terhadap satu pertanyaan, beri tahu penanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban yang lengkap kepada pertanyaan tersebut, namun tawarkan solusi bahwa Anda akan mencari jawabannya dan akan kembali kepada penanya; setelah itu teruskan kepada pertanyaan lainnya. 50 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif C. Teknik Menjawab Pertanyaan Dalam Presentasi Seperti diuraikan sebelumnya bahwa kualitas dan kuantitas pertanyaan pendengar dapat menjadi perangkat evaluasi yang menentukan keberhasilan suatu penyajian. Untuk ini jangan siasiakan kesempatan ini untuk melengkapi keberhasilan penyajian Anda. Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut ini diuraikan langkah dan teknik mendengarkan pertanyaan pendengar. 1. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi. Lihatlah siapa yang bertanya dan simak makna pertanyaan mereka. 2. Dengar pertanyaan secara empatis, jika mungkin dengarkan dengan simpatik kepada penanya, kepribadiannya, emosinya maupun motivasi yang ada dibelakang pertanyaan tersebut. Secara rinci buatlah posisi Anda dalam posisi si penanya. 3. Dengarkan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan. Dengarkan makna dari pertanyaan tersebut dan tunjukkan bahasa gerak tubuh yang mengisyarakat anda memperhatikan pertanyaannya. Hal ini akan memotivasi penanya untuk memperjelas pertanyaannya. Observasi juga tingkat keseriusan pendengar lainnya terhadap pertanyaan tersebut. 4. Dengarkan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalam pertanyaan tersebut. 5. Selalu menanyakan pada diri sendiri : “Apa yang Anda maksud dengan….?” 6. Dengarkan secara restropektif. Tangkaplah kata kunci dari pertanyaan tersebut kalau perlu Anda boleh mencatatnya dalam bahasa Anda sendiri. 7. Dengarkan dengan pikiran terbuka, teristimewa apabila Anda tidak setuju dengan pertanyaan tersebut. Dengar apa yang mereka utarakan, bukan apa yang anda inginkan atau harapkan mereka tanyakan. Modul Diklatpim Tingkat IV 51 D. Teknik Mengatasi Demam Panggung Demam panggung adalah salah satu kendala yang paling besar dalam presentasi lisan. Demam panggung adalah bagian dari faktor psikologis yang selalu menghantui penyaji baru atau penyaji yang belum berpengalaman. Mengapa demikian? Mereka selalu melihat dari sudut kekurangan atau pandangan yang menganggap bahwa pendengar akan selalu melihat aspek kelemahan penyajian. Dalam realita suatu penyajian para pendengar adalah bagian dari presentasi yang bersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian. Lalu bagaimana mengatasi demam panggung ini? Rasa demam panggung biasanya dikarenakan persiapan yang kurang memadai, oleh karena itu Anda sebagai penyaji harus mempersiapkan penyajian dengan baik. Urutkan organisasi sajian dengan jelas dan terkait antara satu point dengan point selanjutnya. Latihlah penyajian Anda sebelum penyajian dilaksanakan. Sewaktu penyajian usahakan relaks dengan cara menarik nafas panjang. Gunakan teknik “inhale” - tarik nafas panjang “hold” - tahan sementara, dan “exhale” - buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini dengan 2 - 3 kali sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain Anda boleh minum air putih dingin untuk menurunkan tekanan psikologis Anda. Inipun Anda lakukan sebelum penyajian dimulai. Sebagai penyaji Anda adalah orang terpilih yang dianggap paling berkompetensi menyajikan bahan sajian ini dalam alokasi waktu yang tersedia. Jadi ini adalah waktu berharga yang diberikan kepada Anda untuk menunjukkan kemampuan Anda akan topik sajian yang telah Anda persiapkan. Ini adalah waktu Anda. Katakan kepada diri sendiri bahwa Anda adalah pemimpin dan pengguna waktu selama presentasi lisan berlangsung. Sewaktu Anda diperkenalkan moderator, dengarkan dengan seksama perkenalan Anda, perjelas perkenalan ini apabila ada hal yang kurang sesuai diawal penyajian Anda. 52 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif E. Latihan Petunjuk : Beri Jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah. 1. Jelaskan teknik mengatasi pertanyaan pendengar dalam situasi penyajian lisan. 2. Apa manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji? 3. Bagaimana cara terbaik mendengarkan pertanyaan dalam suatu penyajian? Bagaimana pula teknik menjawabnya? 4. Demam panggung sering terjadi dalam suatu penyajian. Mengapa hal ini terjadi? Bagaimana mengatasinya ? F. Rangkuman Pendengar bertanya karena menginginkan penjelasan isi sajian, tidak melihat aplikasi isi penyajian terhadap kebutuhan mereka, tidak setuju dengan bidang penyajian, atau mencoba memperluas cakupan pembahasan topik tertentu. Sesi Tanya jawab biasanya dilaksanakan diakhir penyajian atau selama penyajian berlangsung. Penyaji harus mengontrol pertanyaan dan jawaban terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. Sewaktu mempersiapkan penyajian, antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul saat presentasi. Setiap pertanyaan harus Anda simak secara lengkap; Jangan dipotong. Jawaban terhadap pertanyaan harus singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelah selesai penyajian Anda. Modul Diklatpim Tingkat IV 53 Jangan terpancing berdebat atau terperangkap kepada pertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. Kalau Anda tidak tahu jawaban terhadap pertanyaan, beritahu penanya bahwa Anda tidak mempunyai jawaban yang lengkap saat ini, namun tawarkan solusi bahwa Anda akan mencari jawabannya dan akan kembali kepada penanya. Hal ini jauh lebih baik daripada mengarang jawaban dan ternyata salah. Demam panggung adalah faktor psikologis yang selalu menghantui penyaji baru atau penyaji yang belum berpengalaman. Mereka selalu melihat dari sudut kekurangan atau pandangan yang menganggap bahwa pendengar akan selalu melihat aspek kelemahan penyajian. Sebenarnya para pendengar adalah bagian dari presentasi yang bersama-sama mengharapkan keberhasilan penyajian. Rasa demam panggung biasanya disebabkan persiapan yang kurang memadai. Persiapkan penyajian Anda dengan seksama. Untuk mengatasi demam panggung Anda dapat menggunakan teknik “Inhale’ – tarik nafas panjang. “hold”. Tahan sementara, dan “exhale” , buanglah nafas Anda. Gunakan teknik ini selama 2-3 kali sewaktu persiapan sebelum penyajian. Cara lain, Anda boleh minum air putih dingin untuk menurunkan tekanan psikologis Anda. Cara lain adalah katakan juga kepada diri sendiri bahwa Anda adalah pemimpin dan pengguna waktu selama presentasi lisan berlangsung. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif BAB VII KOMUNIKASI NON VERBAL PENYAJIAN Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian komunikasi non-verbal, ragam komunikasi non-verbal, dan jenis komunikasi non-verbal penyaji A. Pengertian Komunikasi Non-Verbal Komunikasi gerak (non-verbal communication) adalah segala jenis komunikasi antar pribadi yang terealisasi tanpa menggunakan bahasa atau kata-kata. Dalam suatu presentasi lisan, kesuksesan suatu penyajian biasanya ditentukan oleh kemampuan bahasa verbal penyaji (7%), vokal dan laval pengucapan penyaji (38%), dan ekspresi serta gerak tubuh penyaji (55%). Jadi 93% kesuksesan suatu presentasi lisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa yang digunakan penyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbal elements) yang terjadi selama penyajian (Menrabian). Komunikasi non-verbal sering juga disebut sebagai “KINESICS, NON-VERBAL COMMUNICATION”. Apapun terminology yang digunakan, semuanya bermakna proses komunikasi antara dua pihak dengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak diluar bahasa lisan dan tulisan. Body language (bahasa tubuh) adalah gerak bagian tubuh yang ditujukan untuk memperjelas dan/atau memberi arti kepada penyajian Anda. 54 55 Modul Diklatpim Tingkat IV B. Ragam Komunikasi Penyajian Non-Verbal Dalam Berikut disajikan beberapa gerak non-verbal pendengar yang perlu disimak dan diperhatikan oleh penyaji. Setiap jenis gerak ini memberikan makna penerimaan pendengar akan isi sajian Anda. Rejection Gesture gerakan tubuh pendengar di mana tangan atau kaki bersilang, bersandar ke meja, menggosok hidung, mata dan telinga. Gerakan-gerakan ini menunjukkan bahwa pendengar menolak atau tidak menyetujui apa yang kita sajikan. Cooperation Gestures jenis gerakan sebagai bagian gerak tubuh pendengar di mana orang duduk di sisi kursi, membuka kancing jas atau jaketnya. Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebut tertarik atau menyenangi apa yang kita sajikan. Interruption Gestures adalah gerakan angkat tangan dekat dengan kuping, bibir atau arah depan tubuh. Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebut ingin menginterupsi karena mau bertanya, meluruskan sesuatu hal, tidak setuju dengan uraian Anda, atau menolak apa yang Anda sajikan. Confidence Gestures: berdiri tegak, kurangi kedip mata, tetap memperhatikan penyaji, memijit ujung jari, bersandar dengan tangan di belakang kepala. Gerakan ini bermakna keyakinan akan sajian Anda. Dia berada di pihak pembicara dan mungkin mau memberi kontribusi untuk penambahan penjelasan atas uraian Anda. Frustration Gestures: bunyi jari, napas tersengal, menggaruk bagian belakang leher. Gerakan ini menunjukkan tingkat frustasi pendengar kepada penyaji, mungkin karena apa yang disajikan bertentangan dengan yang diketahui, kurang akurat, dan tidak dapat menerima isi sajian penyaji. 56 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Nervous Gestures: bunyi kerongkongan, bersiul, meremas tangan. Gerakan ini menunjukkan rasa grogi, mungkin karena merasa rendah diri, kurang menguasai permasalahan, dan berada ditempat dan posisi yang tidak/kurang sesuai. Boredom Gestures: tapping kaki, gendering meja atau kursi, bermain dengan pen, tangan menyangga kepala. Gerakan ini menunjukkan tingkat kebosanan pendengar akan isi sajian. Hal yang di dengar tidak menarik, tidak ada hal baru, telah menguasai isi sajian penyaji dan menganggap sia-sia berada ditempat tersebut. Pemborosan waktu. C. Komunikasi Non Verbal Penyaji Dalam Presentasi Dalam suatu komunikasi dan presentasi efektif, penyaji perlu dan wajib memperhatikan penggunaan gerak tubuh (body language). Penyaji wajib memperhatikan postur tubuh rileks dan terbuka, senyum kepada pendengar, beri perhatian merata kepada pendengar, buka telapak tangan, tegap berdiri dengan posisi kaki lurus. Selanjutnya penyaji menghindari tangan bersilang, terlihat kesal, menghindari perhatian, menunjuk dengan jari, kelihatan tertekan, kepal tangan, tangan dikantong, dan menggigit pena atau pensil. Semua gerakan ini menunjukkan ketidak seriusan penyaji. Gunakanlah gerak tubuh Anda yang natural, jangan dibuat-buat dan jangan meniru gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatal terhadap penyajian Anda. D. L A T I H A N Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini (Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah. Modul Diklatpim Tingkat IV 57 1. 93 % dari kesuksesan penyajian ditentukan oleh komunikasi gerak (non-verbal communication). Apa maksud pertanyaan ini? 2. Berikan definisi Anda tentang bahasa gerak (non-verbal communication). 3. Sebutkan 2 atau 3 jenis gerak tubuh yang biasa terdapat dalam presentasi lisan. Apa makna setiap gerakan tersebut? 4. Uraikan gerak tubuh penyaji yang disarankan dalam presentasi lisan. E. Rangkuman Komunikasi non-verbal adalah semua gerakan bermakna sebagai bagian dari proses komunikasi antara dua pihak dengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak diluar bahasa lisan dan tulisan. Kesuksesan penyajian ditentukan oleh kemampuan bahasa verbal penyaji (7%), vokal dan lafal pengucapan penyaji (38%), dan ekspresi serta gerak tubuh penyaji (55%). Jadi 93% kesuksesan presentasi lisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa yang digunakan penyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbal elements) yang terjadi selama penyajian (Menrabhian). Ragam bahasa gerak tubuh pendengar yang terdapat dalam penyajian lisan dan perlu mendapat perhatian penyaji mencakup: 1. Rejection Gestures; 2. Cooperation Gestures; 3. Interruption Gestures; 4. Confidence Gestures; 5. Frustation Gestures; 6. Nervous Gestures; 7. Boredom Gestures; 58 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Gerak tubuh penyaji yang baik dalam suatu presentasi lisan adalah gerakan tubuh yang normal berkali-kali normal, natural dan jangan mengulangi gerak yang sama berkali-kali. Gerak tubuh, tangan dan mimik serta raut wajah harus divariasikan. Gunakanlah gerak tubuh Anda yang natural, jangan dibuat-buat dan jangan meniru gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatal terhadap penyajian Anda. 59 Modul Diklatpim Tingkat IV BAB VIII PENERAPAN PRESENTASI DAN KOMUNIKASI Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Tema/topik pilihan boleh mengembangkan dari daftar berikut ini sesuai latar belakang tugas peserta Diklatpim Tingkat IV atau kondisi umum yang terjadi saat ini. Contoh ragam pilihan dari fasilitator adalah: 1. Paparan satu kegiatan di organisasi tempat Anda bertugas; 2. Paparan tugas dan tanggung jawab Anda di kantor; Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan strategi persiapan presentasi dalam Kelompok, dan menerapkan strategi presentasi dan komunikasi yang efektif dalam kelompok. 3. Upaya meningkatkan produktifitas/efektifitas kerja di instansi/ unit kerja Anda; 4. Topik bebas, “up-to-date” namun ruang lingkup pembahasan harus rinci; 5. Pilih satu topik dari kliping yang disediakan oleh fasilitator/ widyaiswara. A. Persiapan Presentasi Dalam Kelompok Dalam melakukan persiapan presentasi, peserta dibagi dalam kelompok kecil (5 sampai 7 orang maksimum jumlah anggota dalam setiap kelompok). Pembagian kelompok disarankan berdasarkan jenis rumpun tugas dan tanggung jawab yang sama atau berdasarkan permasalahan, minat dan atau topik bahasan yang sama. Secara berkelompok pilih salah satu topik sajian yang akan Anda sajikan atau pilih salah satu topik dari alternatif yang disajikan fasilitator. Persiapkan suatu presentasi singkat dan lengkap. B. Presentasi dan Komunikasi yang Efektif Kelompok Sebelum melakukan presentasi kelompok, fasilitator mengarahkan seting penyajian kelompok, dan memberi contoh perangkat evaluasi penyajian (lembar evaluasi pada sub heading c). Jumlah waktu penyajian yang dialokasikan kepada setiap kelompok sekitar 15 menit, dengan rincian penyajian sekitar 12 menit dan tanya jawab sekitar 3 menit. Dalam setiap kelompok harus ada penyaji moderator dan pendengar. Selama penyajian suatu kelompok peserta dikondisikan sebagai pendengar dan, kelompok lain beserta narasumber bertugas sebagai evaluator yang menilai keberhasilan presentasi dengan menggunakan lembar evaluasi penyajian. Setelah penyajian kelompok, narasumber dan anggota kelompok lainnya diharapkan memberikan umpanbalik (feedback) akan kelebihan dan kekurangan penyajian kelompok yang dievaluasi. Dalam tahap penyajian ini, anggota kelompok mempersiapkan bahan penyajian yang meliputi transparansi penyaji atau slides dan kartu penyaji, sedang moderator mempersiapkan biodata si penyaji dan tata cara memperkenalkan penyaji. Penyajian seperti diatas perlu disarankan dilakukan setelah semua presentasi kelompok selesai untuk menjaga kemurnian penyajian sesuai persiapan kelompok. Esensi dalam evaluasi ini diharapkan berupa keterbukaan atas kelebihan dan kekurangan strategi 60 61 Modul Diklatpim Tingkat IV berpresentasi yang dihadapi kelompok dan peserta kelompok. Anggota kelompok dan peserta Diklat lainnya boleh bertanya atau memberi komentar dan saran perbaikan. Kondisi evaluasi seperti ini akan memotivasi peserta Diklat untuk saling belajar dari sesama peserta lainnya. 62 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ASPEK YANG DINILAI NILAI PENJELASAN C. TEKNIK PENYAJIAN 1. Adaptasi isi terhadap peserta 2. Penggunaan ruang penyajian 3. Penguasaan sesi tanya jawab 4. Variasi penyajian C. Format Lembar Evaluasi Penyajian D. PENGGUNAAN BAHASA PENYAJI : ……………............... MAKALAH : ……………............... INTANSI : .................………… 1. Ketepatan dan perbendaharaan kata EVALUATOR : …………….............. 2. Bahasa isyarat (gerak tubuh) PROGRAM : …………….............. Nilai Evaluasi : 1. Kurang, 2. Sedang, 3. Baik, 4. Sangat Baik ASPEK YANG DINILAI A. ORGANISASI PENYAJIAN NILAI 3. Penekanan, jeda dan intonasi 4. Volume suara PENJELASAN E. ALAT BANTU PENYAJIAN 1. Pembukaan sajian 1. Kualitas alat bantu 2. Isi Penyajian 2. Penggunaan alat bantu 3. Penutup sajian 3. Organisasi isi 4. Urutan Argumentasi 4. Jumlah dan variasi alat bantu NILAI PENYAJIAN B. GAYAPENYAJIAN KOMENTAR DAN SARAN 1. Penampilan selama sajian 2. Bahasa Isyarat (Non Verbal) 3. Perhatian Terhadap Peserta 4. Penggunaan Waktu sajian EVALUATOR, 64 Modul Diklatpim Tingkat IV BAB IX PENUTUP A. Simpulan Keberhasilan suatu negara, institusi, organisasi, kelompok bahkan individu tidak hanya ditentukan oleh tingkat kematangan intelektual dan kompetensinya, tetapi juga dari kemampuan berkoordinasi, berkolaborasi dan membangun jejaring kerja. Semua hal itu dapat tercipta apabila semua orang kompeten dan terampil berkomunikasi, dan berpresentasi, baik dalam situasi formal, informal dan dalam kehidupan sehari-hari. Kemampuan komunikasi dan presentasi merupakan keterampilan yang dapat diasah, dipelajari dan ditingkatkan. Dengan mempelajari modul ini paling tidak sudah mulai terbangun kemauan untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi komunikator dan penyaji yang efektif dalam lingkup tugas dan dalam kehidupan ini. Para peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV sebagai pemimpin taktis, selalu dihadapkan kepada lingkup tugas di lingkungan pemerintahan yang tumbuh, berkembang, dan berubah cepat ke arah efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan menguasai keterampilan berkomunikasi dan berpresentasi ini, para alumni Diklat Kepemimpinan Tingkat IV lebih terampil dalam menyampaikan laporan, pemikiran, telaahan staf kepada pimpinan dan masyarakat umum, sehingga substansi dari apa yang dikomunikasikan dan atau dipresentasikan benar-benar dimengerti oleh pendengar. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif B. Tindak Lanjut Kemampuan berkomunikasi dan berpresentasi merupakan komunikasi yang integratif, artinya, kemampuan ini tidak langsung sepenuhnya dikuasai dengan hanya membaca dan mempelajari substansi modul dan tips-tips yang disajikan dalam modul ini. Kemampuan ini perlu terus diasah dan dipraktikkan menjadi bagian dari tugas dan tanggungjawab sehari-hari. Jangan lupa, ikuti semua tahapan yang disajikan dalam modul dari tahap persiapan, pengembangan bahan sajian, penyajian, dan tahap evaluasi. Ketajaman Anda dalam mengevaluasi setiap kegiatan komunikasi dan presentasi akan semakin meningkatkan kompetensi Anda dalam berkomunikasi dan berpresentasi. Ingat, evaluasi tidak hanya terhadap aspek yang menurut Anda “kurang berhasil”, tetapi juga terhadap aspek komunikasi dan presentasi yang Anda anggap “berhasil”. Mengapa?. Apabila Anda semakin tertarik mengembangkan kompetensi Anda dalam dunia presentasi dan komunikasi, disarankan agar Anda memperdalam ilmu komunikasi dan presentasi dengan membaca buku-buku dan terbitan yang tersedia dalam referensi dan daftar pustaka modul ini. Khusus kepada fasilitator dan/atau widyaiswara yang mengampu modul “Teknik Presentasi dan Komunikasi Yang Efektif” di Diklat Kepemimpinan Tingkat IV disarankan agar mempersiapkan substansi pembelajaran secara integratif dan koordinatif dengan menambahkan persiapan dan tahapan kegiatan moderator. Anda perlu mempersiapkan beberapa topik presentasi sesuai dengan bidang tugas atau lingkup institusi peserta, atau bahkan mempersiapkan kliping koran/majalah yang menjadi bahan untuk praktik kerja kelompok peserta Diklat. Selamat mencoba....... 63 66 Modul Diklatpim Tingkat IV DAFTAR PUSTAKA Apabila Anda tertarik mendalami teknik komunikasi dan presentasi dalam konteks bisnis, seminar dan konferensi nasional maupun internasional. Anda disarankan memilih dan mempelajari beberapa sumber dalam daftar pustaka berikut ini. Anderson, Ronald H. (1993). Pemilihan dan Pengembangan Media untuk Pembelajaran, Manajemen PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Brownell, Judi, (1986). Presentational Speaking, A Model for Success, Suny, Binghanton, Mimeo, LSU, Astn University, Birmingham. Collins, George Rowland. (1992). “Public Speaking” in Public Speaking, and Influencing Men in Business, by Dele Carnegie, The Windmill Press Ltd., Kongswood, Surrey Commercial Colour Press, London. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Gelb, Michael. (1988). , Present Yourself, The Simple Way to Give Powerful and Effective Presentations, Guild Publishing, London. Kerridge, David. (1988). Presenting Facts and Figures, Longman, England. Marpaung, P.M. (1988). Utilizing Realistic Resources in the teaching of English, Network Journal, The Journal for English Teachers in Indonesia, BD II LAN Jakarta. Menrabhain. (1982)., Albert, “How the Message is Understood” in Communication Skills Guide, Effective Speaking, by: Maria Pemberton, The Industrial Society, Peter Runge House, London. Piskurich, George M. Rapid, (2000) Instructional Design – Learning ID fast and Right, Jossey – Bass Pfeifffer, San Fancisco. Richards, Ian. (1988). How to Give a Successful Presentation, Better Business Series, Graham & Trotman Limited, London. Cunningsworth, Alan. (1983)., Evaluating and Selecting EFL Teaching Materials, Heinermann Education Books. Romiszowski, A.J. The Selection and Use of Instructional Media, Kogan Page, London, 1988. Boolittle, Robert J. (1984). Professional Speaking, A Concise Guide, Scott. Foresman and Company, Glenview, Illinois, USA. Simonson, Michael R.. (1988). Volker, Roger P., Media Planning and Production, Charales E. Merill Publishing Company, Colombus, Ohio, Eisenberg, Anne. (1982). Effective Technical Communiation, McGraw Hill, Inc, New York. Ellis, Mark & Driscol,. (1992). Nina, Giving Presentations, Longman, England. Fitzpatrick Anthony. (1979). , English for International Conferences, Materials for Language Practice, Pergamon Press Ltd., Oxford. 65 Stuart. (1988). The Public Speaker’s Bible, The Definite Guide to Speaking in Public, Biddles Limited, Guild Publishing, Surrey, London. Suparman, Atwi, Prof. Dr. (1993). Desain Instruksional, Dikti, 1993. Zimmer, Marc. (1987). Effective Presentations, Sphere Reference, Sphere Bookd Limited, Suffolk. 68 Modul Diklatpim Tingkat IV Kunci Jawaban Latihan d. Tahap hubungan stabil (stable exchange stage). 5. Kunci Jawaban Latihan Bab II - Dasar-Dasar Komunikasi 1. 2. Komunikasi adalah proses peyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki arti lewat transmisi pesan secara simbolik. Komponen dasar dalam suatu komuniksi mencakup: a. komunikator (communicator); Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari ketercapaian tujuan komunikasi yang meliputi: a. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi; b. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan; c. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan; d. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan; e. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan dan menantang); b. komunikan (communicant); c. pesan atau esensi komunikasi (content); d. interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction); e. media komunikasi (the use of media); f. pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual understanding). 3. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara bawahan terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks laporan atau menyampaikan hasil telaahan suatu kegiatan kerja. 4. Keempat tahapan yang ada dalam suatu komunikasi adalah (pilih 2 dari 4) : a. Tahap interaksi bidang kepribadian umum (public areas), b. Tahap pertukaran eksplorasi (exploratory exchange), c. Tahap pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction) 67 f. Sistem penyampaian pesan sesuai dengan jenis interaksi penerima pesan; 70 Modul Diklatpim Tingkat IV Kunci Jawaban Latihan Bab III kontrol dengan baik penuh persiapan dan esensi penyajian disesuaikan dengan respon dan kemampuan pendengar. Dasar-dasar Presentasi 1. 2. (a) Presentasi Teks (Teknik Membaca), penyaji sepenuhnya membaca teks, tanpa menghiraukan respon pendengar, monoton dan sulit dimengerti pendengar. (b) Presentasi Hafalan-penyaji menghafalkan bahan sajian yang ditulis dalam teks tertulis. Kemampuan penyaji umumnya terbatas dan teknik penyajian ini cenderung monoton karena perhatian kepada pendengar sulit diberikan karena konsentrasi penyaji pada hafalannya. (c) Penyajian Spontanitas-bentuk penyajian langsung yang spontan dan informal tanpa persiapan yang matang dipihak pembicara. Penyajian mengambang karena kurang persiapan dan kurang terasa implikasi langsung kepada pendengar. (d) Penyajian menggunakan kartupenyajian di mana isi sajian disesuaikan dengan nalar pendengar dan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini bebas, natural, dipersiapkan dengan sebaiknya dan terlihat komunikasi dua arah antara penyaji dengan pendengar. Presentasi lisan dengan menggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yang paling berhasil karena tipe penyajian ini ter- 69 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 3. Kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan presentasi lisan mencakup: riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas, pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas, penjelasan isi yang bertele-tele, penyaji kurang mampu meringkas sari presentasi, data penyajian tidak tepat, penyaji kurang menguasai teknik presentasi lisan, analisa peserta yang tidak memadai, dan gangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung. 4. Terdapat paling sedikit 10 jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan. Ke 10 jenis meliputi The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The Funster. 5. Keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukan keberhasilan suatu presentasi. 72 Modul Diklatpim Tingkat IV Kunci Jawaban Latihan Bab IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Jenis alat bantu yang biasa digunakan dalam penyajian lisan adalah: a. Charts; Alat Bantu Penyajian b. Ilustrasi, diagram,dan peta; c. Video dan film; 1. 2. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan? d. Slides, transparancies; Alat bantu dalam presentasi lisan sangat diperlukan karena alat bantu membantu penyaji memperjelas isi suatu penyajian. Selanjutnya tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antar topik, fakta dan objek yang disajikan. e. Sampel barang atau contoh; Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar? k. Studi kasus (case studies); Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan. Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja, dan diharapkan lebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalau alat bantu harus menggunakan kata-kata, maximum penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. l. Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian baik dalam transparansi maupun power point. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang untuk warna pembantu untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu. Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-todate dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah isi sajian Anda. 3. Sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang Anda ketahui dan jelaskan fungsinya: 71 f. Replika; g. Handouts; h. Manual, pamphlets,dan bulletin; i. Cartoons, posters, tanda khusus; j. Foto, text book, ilustrasi, Majalah; Contoh dan cerita m. Demonstrasi. Fungsi dari setiap alat bantu ini adalah untuk membantu penyaji memperjelas substansi sajian melalui fakta, gambar, data dan informasi, sehingga substansi sajian jelas dimengerti pendengar. 4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan? Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap 2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan 20-30 detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus mendukung isi penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap visual harus dijelaskan isi dan hubungannya dengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannya maka penyaji; akan kelihatan sebagai robot yang hanya mengoperasikan visual semata. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah pointer isi sajian Anda, yang terpenting harus ada variasi alat bantu dan Anda dapat menyajikannya pada waktu yang tepat untuk memperjelas maksud sajian Anda. Modul Diklatpim Tingkat IV 5. 73 Jelaskan perbedaan mendasar antara alat bantu OHP transparency dan flipchat. Jelaskan penggunaannya masing-masing. a. Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan. Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci. Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan panjang yang terdapat dalam chart karena pendengar juga membacanya. Anda perlu menguraikan maknanya kepada pendengar. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungan kesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya. b. Transparansi menggunakan kata-kata kunci di dalam transparansi. Maximum penggunaan teks sebanyak 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. Untuk memaksimalkan hasil transparansi, gunakan warna dominan (biru, hitam, merah tua) untuk kata kunci dan warna lembut (kuning, hijau, biru muda) untuk dekorasi. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Kunci Jawaban Latihan Bab V Strategi Penyajian Yang Efektif dan Komunikatif 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi. Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif adalah keterampilan penyaji dalam mempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (Input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (Process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (Output). 2. Sebutkan 7 tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian. Ketujuh tahapan persiapan dan pelaksanaan suatu penyajian meliputi tahap: a) Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan; b) Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan; c) Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian; d) Pengembangan pembukaan penyajian; e) Pengembangan penutup penyajian; f) Latihan presentasi lisan/gladiresik; g) Penyajian lisan langsung. 3. Sewaktu penyajian, uraikan isi penyajian Anda dengan tahapan focusing, informing dan defocusing. Apa maksud pernyataan ini? Tahapan Focusing, informing, dan defocusing dalam suatu penyajian adalah tahapan yang perlu digunakan penyaji dalam 74 Modul Diklatpim Tingkat IV 75 menyampaikan esensi setiap pointer dalam sajiannya. Focusing berarti memberi tanda kepada pendengar bahwa penyaji akan menyajikan konsep tertentu. Informing adalah tahap penyampaian esensi sajian. Defocusing adalah tahap pengulangan dari apa yang baru saja disajikan sebelum melanjutkannya kepada pointer selanjutnya. 4 Walau Anda telah diperkenalkan moderator, namun sebelum memulai penyajian, anda diharapkan menyajikan perkenalan diri dan tema penyajian Anda, Mengapa? Karena dalam tahapan ini Anda berusaha memotivasi pendengar terhadap sajian Anda dan Anda menciptakan tingkat kredibilitas Anda sebagai penyaji. Sajikan hubungan antara topik. Rangkumlah inti penyajian. Gunakan alat bantu yang telah Anda persiapkan dengan sebaik-baiknya dan diakhir penyajian ucapkan terimakasih atas partisipasi pendengar dalam penyajian. 5. Uraikan rincian penggunaan waktu penyajian untuk tahap pembukaan, tahap penyajian isi dan tahap penutup. Tahap pembukaan suatu presentasi membutuhkan sekitar 10% dari alokasi waktu sajian. Jumlah waktu ini sudah termasuk dengan alokasi waktu yang diberikan kepada moderator dalam perkenalan. Tahap sajian isi presentasi sekitar 75% -85% dari total waktu penyajian yang digunakan untuk menyajikan esensi sajian termasuk tanya jawab dengan peserta. Tahap penutup membutuhkan sekitar 5% alokasi waktu untuk merangkum esensi sajian dan menyajikan dampak sajian kepada pendengar. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Kunci Jawaban Latihan Bab VI Teknik Menjawab Pertanyaan 1. Jelaskan teknik mengatasi pertanyaan pendengar dalam situasi penyajian lisan. Teknik mengatasi pertanyaan pendengar adalah mengantisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan pendengar saat presentasi lisan Anda, kemudian pada saat penyajian, setiap pertanyaan yang terlontar dari pendengar harus Anda simak secara lengkap; Jangan dipotong, Jika perlu ulangi pertanyaan yang kurang jelas. Perbaiki pertanyaan panjang atau pertanyaan yang kurang jelas Anda dengar, namun jangan lupa meminta peersetujuan penanya mengenai inti pertanyaannya. 2. Apa manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji? Manfaat pertanyaan dalam suatu presentasi kepada penyaji adalah untuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi penyajian Anda. 3. Bagaimana cara yang terbaik mendengarkan pertanyaan dalam suatu penyajian? Bagaimana pula teknik menjawabnya? Penyaji harus dapat mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan. Penyaji harus mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan pertanyaan tersebut. Kalau ada pertanyaan yang kurang jelas, penyaji dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. 76 Modul Diklatpim Tingkat IV 77 Dalam memberi jawaban usahakan singkat dan jelas. Jika ada penanya yang mengotot dan ingin berdebat, tawarkan untuk diskusi setelah selesai penyajian Anda. Jangan terpancing berdekat atau terperangkap kepada peertanyaan yang tidak berhubungan dengan penyajian Anda. 4. Demam panggung sering terjadi dalam suatu penyajian. Mengapa hal ini terjadi? Bagaimana mengatasinya? Rasa demam panggung terjadi karena persiapan yang kurang memadai. Penyaji harus mempersiapkan penyajian dengan baik. Urutkan organisasi sajian dengan jelas dan terkait antara satu point dengan point selanjutnya. Latihlah penyajian Anda sebelum penyajian dilaksanakan. Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif Kunci Jawaban Latihan Bab VII Komunikasi Non-Verbal Dalam Penyajian 1. 93% dari kesuksesan penyajian ditentukan oleh komunikasi gerak (non-verbal communication). Apa maksud pernyataan ini? Kesuksesan penyajian merupakan gabungan dari kemampuan bahasa verbal penyaji (7%). Vocal dan laval pengucapan penyaji (38%), dan ekspressi serta gerak tubuh penyaji (55%), Jadi (93% kesuksesan presentasi lisan bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa verbal yang digunakan penyaji, tetapi oleh komunikasi gerak (non-verbal elements) yang terjadi selama penyajian. 2. Tuliskan definisi Anda tentang bahasa gerak (non-verbal communication). Komunikasi non-verbal atau bahasa gerak adalah semua gerakan bermakna komunikator dan atau komunikan yang digunakan sebagai bagian dari proses komunikasi dengan menggunakan kode bahasa isyarat, gerak diluar bahasa lisan dan tulisan. 3. Sebutkan 2 atau 3 jenis gerak tubuh yang biasa terdapat dalam presentasi lisan. Apa makna setiap gerakan tersebut? Rejection Gestures – Gerakan-gerakan ini menunjukkan bahwa pendengar menolak atau tidak menyetujui apa yang Anda sajikan. Cooperation Gestures – Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebut tertarik atau menyenangi apa yang Anda sajikan. Interuption Gestures – Gerakan ini menunjukkan bahwa orang tersebut ingin menginterupsi karena mau bertanya, meluruskan sesuatu hal, tidak setuju dengan uraian Anda, atau menolak apa yang Anda sajikan. 78 79 Modul Diklatpim Tingkat IV Confidence Gestures - Gerakan ini bermakna keyakinan akan sajian Anda. Dia berada dipihak pembicara dan mungkin mau memberi kontribusi untuk penambahan penjelasan atas uraian Anda. Frustration Gestures - Gerakan ini menunjukkan tingkat frustasi pendengar kepada penyaji, mungkin karena apa yang disajikan bertentangan dengan yang dia ketahui, kurang akurat, dan tidak dapat menerima isi sajian penyaji. Nervous Gestures - Gerakan ini menunjukkan rasa grogi, mungkin karena merasa rendah diri, kurang menguasai permasalahan, dan berada ditempat dan posisi yang tidak/kurang sesuai. Boredom Gestures - Gerakan ini menunjukkan tingkat kobosanan pendengar akan isi sajian. Hal yang didengar tidak menarik, tidak ada hal baru, telah menguasai isi sajian penyaji dan menganggap sia-sia berada ditempat tersebut, Pemborosan waktu. 4. Uraikan gerak tubuh penyaji yang disarankan dalam presentasi lisan. Gerak tubuh penyaji yang baik dalam presentasi lisan adalah gerakan normal, natural dan jangan mengulangi gerak yang sama berkali-kali. Gunakanlah gerak tubuh yang natural, jangan dibuat-buat dan jangan meniru gaya orang lain karena ini dapat berdampak fatal terhadap penyajian Anda. Selamat mencoba !!! 80 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
