Manajemen Dokumen Elektronik

Manajemen Dokumen
Elektronik
Oleh:
Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak
Digitally signed by: Yanuar
DN: CN = Yanuar C = ID O =
Unsoed OU = LPSE
Date: 2012.06.11 14:56:00 +08'00'
Dasar Hukum
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik
• Kepmenkominfo No.
56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang
Panduan Manajemen Sistem Dokumen
Elektronik
Pengantar
• Kelemahan Dokumen Kertas:
•
– kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan
dokumen
– pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa
diarsipkan sebelumya
– dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol versi dan
perkembangannya secara efektif
– tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara)
secara terintegrasi
Manfaat Dokumen Elektronik:
– pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari
kembali
– memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit
organisasi dalam lembaga pemerintah
– memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur
– memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat
– meningkatkan kualitas layanan publik
– mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang
– lebih responsif pada perubahan
Keunggulan Dokumen Elektronik
• Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka dan
ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit
dilakukan pada dokumen kertas
• Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi
(information sharing) yang efektif
• Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk
menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya
Dokumen Elektronik
• Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik
yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui komputer atau sistem
elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi
yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh
orang yang mampu memahaminya (UU ITE Psl 1 ayat 4)
Manajemen Dokumen Elektronik
•
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (E-Record Management/
ERM) yang baik membutuhkan:
– pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi
yang mendukungnya
– prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari
sistem administrasi
– prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk
menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen
– prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancaran akses
semua dokumen selama diperlukan
– prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan
dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku
– budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi
informasi
– ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM untuk semua
pengguna dan pengelola dokumen
Spesifikasi Pemindaian
• Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi antara 200 - 400 dpi (dot per inch) dan
disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format
tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll)
• Resolusi pemindaian (scanning resolution) yang digunakan
harus mempertimbangkan faktor kebutuhan penyimpanan data
(data storage requirement) dan tingkat akurasi hasil pencitraan
dokumen elektronik
• Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik
kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan
kompresi yang bersifat lossless
• Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang
memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai
format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk
mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data
Spesifikasi Pemindaian
• Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi antara 200 - 400 dpi (dot per inch)
dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam
format tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll)
• Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa
teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus
menggunakan kompresi yang bersifat lossless
• Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang
memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut
mengenai format dan struktur data yang telah
distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi,
dan nilai data
Keaslian Dokumen Elektronik
Informasi mengenai keaslian sebuah dokumen elektronik
dapat dilekatkan sebagai metadata pada dokumen terkait,
yang menjelaskan:
• Bukti bahwa sebuah dokumen telah sukses terotentikasi
• Informasi dari sebuah otentikasi, dapat berisi tanggal dan
waktu otentikasi oleh Ceiicaion of Authoriy
• Kunci publik (public key) yang menjamin keaslian
dokumen
Tanda Tangan Digital/Elektronik
•
Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi
elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi
elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi
(UU ITE Psl 1 ayat 12)
•
Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum
yang sah jika:
– data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada
penandatangan
– data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses
penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penandatangan
– segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik dan Informasi
Elektronik yang terkait yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat
diketahui
– terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa
penandatangannya
– terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah
memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait
Contoh Aplikasi Tanda Tangan Digital