KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
1
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Definisi Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal
itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai ‘apa yang harus
dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan
bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa
pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan
masalah yang dihadapinya.
Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwa
kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan
mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot
dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang
harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini
juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada human relations.
Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikuti dengan
pengertian tentang “pengambilan keputusan”. Ada beberapa definisi tentang pengambilan
keputusan, dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan,
misalnya Terry, definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari
dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi
dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatifalternatif yang dimungkinkan).
Menurut Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap
hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari
alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan
tindakan yang paling tepat.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu
diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan.
Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan
pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
2
Tujuan Pengambilan Keputusan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk
mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan
lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun, kerap kali terjadi
hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang hatus
dipecahkan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk
memecahkan masalah tersebut.
Dasar Pengambilan Keputusan
A. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi
Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif
yaitu mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari
keputusuan intuitif ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu :
1. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.
2. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan.
Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang
singkat Untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan
keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan. Akan tetapi, pengambilan
keputusan ini sulit diukur kebenarannya karena kesulitan mencari pembandingnya
dengan kata lain hal ini diakibatkan pengambilan keputusan intuitif hanya diambil oleh
satu pihak saja sehingga hal-hal yang lain sering diabaikan.
B. Pengambilan Keputusan Rasional
Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah
yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan
yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam
masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat
dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu.
C. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta
Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh
sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
3
data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis
dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan
demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan
dasar pengambilan keputusan.
Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu
memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi
yang cukup itu sangat sulit.
D. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman
Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingatingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu
biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi
pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah
terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama
atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat
menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul.
Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam
menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat
bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa yang
menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat membantu
dalam memudahkan pemecaha masalah.
E. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang
Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang
dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan
wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi
tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.
Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan.
Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan,
memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan
lebih permanent sifatnya.
Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan
sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
4
wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang
seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam Pengambilan Keputusan
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Terry,
yaitu :
a) Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun
yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.
b) Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.
c) Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih
mementingkan kepentingan organisasi.
d) Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif
tandingan.
e) Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus
diubah menjadi tindakan fisik.
f) Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama.
g) Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang
lebih baik.
h) Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar.
i) Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata
rantai berikutnya.
Keputusan Individual dan Kelompok
Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara individual atau kelompok,
tergantung bagaimana sifat dan corak permasalahannya. Keputusan individual dibuat oleh
seorang pemimpin sendirian, sedangkan keputusan kelompok dibuat sekelompok orang.
Keputusan kelompok dibedakan dalam :
a) Sekelompok pimpinan
b) Sekelompok orang-orang bersama pimpinannya.
c) Sekelompok orang yang mempunyai kedudukan sama dan keputusan
kelompok
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
5
A. Keputusan yang dibuat oleh seseorang
Kebaikannya antara lain :
1. Keputusannya cepat ditentukan atau diambil, karena tidak usah menunggu
persetujuan dari rekan lainnya.
2. Tidak akan terjadi pertentangan pendapat
3. Kalau pimpinan ya ng mengambil keputusan itu mempunyai kemampuan
yang tinggi dan berpengalaman yang luas dalam bidang yang akan
diputuskan, keputusannya besar kemungkinan tepat.
Kelemahannya antara lain :
1. Bagaimana kepandaian dan kemampuan pimpinan tetapi pasti memiliki
keterbatasan.
2. Keputusan yang terlalu cepat diambil dan tidak meminta pendapat orang
lain seringkali kurang tepat.
3. Jika terjadi kesalahan pengambilan keputusan merupakan beban berat bagi
pimpinan seorang diri.
B. Keputusan yang dibuat oleh Sekelompok Orang
Kelebihannya antara lain :
1. Hasil pemikiran beberapa orang akan saling melengkapi
2. Pertimbangannya akan lebih matang
3. Jika ada kesalahan pada pengambilan keputusan tersebut, beban ditanggung
secara bersama.
Kelemahannya antara lain :
1. Ada kemingkinan terjadi perbedaan pendapat
2. Biasanya memakan waktu lama dan berlarut-larut karena terjadi perdebatanperdebatan
3. Rasa tanggung jawab masing-masing berkurang, dan ada kemungkinan
saling melemparkan tanggung jawab jika terjadi kesalahan.
Mengenai pembuatan keputusan individual dan kelompok Siagian menyatakan
bahwa ada tiga kekuatan yang selalu mempengaruhui suatu keputusan yang dibuat. Tiga
kekuatan itu :
1. Dinamika individu di dalam organisasi
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
6
Pengaruh individu dalam organisasi sangat terasa terutama dalam hal ini adalah
pemimpinnya. Seorang pemimpin yang mempunyai kepribadian yang kuat,
pendidikan yang tinggi, pengalaman ynag banyak akan memberi kesan dan pengaruh
yang besar terhadap bawahannya
2. Dinamika kelompok orang-orang di dalam organisasi
Dinamika kelompok mempunyai pengaruh besar, oleh karena itu pemimpin
hendaknya mengusahakan agar kelompok lebih cepat menjadi dewasa.
3. Dinamika lingkungan organisasi
Pengaruh lingkungan juga memegang peranan yang cukup penting untuk
diperhatikan. Antara organisasi dan lingkungan itu saling mempemgaruhi.
Proses Pengambilan Keputusan
Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah
digariskan. Oleh karena itu, analisis proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama
saja dengan analisis proses kebijakan. Proses pengambilan keputusan meliputi :
1. Identifikasi masalah
Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu mengindentifikasikan masalah yang
ada di dalam suatu organisasi.
2. Pengumpulan dan penganalisis data
Pemimpin diharapkan dapat mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat
membantu memecahkan masalah yang ada.
3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan
Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan
cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakan
adanya alternatif-alternatif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif.
Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaikbaiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang
secukupnya dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai
macam pengertian:

Perkiraan dalam arti Proyeksi
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
7
Perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah
terkumpul dan tersusun secara kronologis.

Perkiraan dalam arti prediksi
Perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat.

Perkiraan dalam arti konjeksi
Perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi disini
sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk
mengolah perasaan.
4. Pemilihan salah satu alternatif terbaik
Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah
tertentu dilakukan atas dasar pertimbangan yang matang atau rekomendasi. Dalam
pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan
alternative yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya.
5. Pelaksanaan keputusan
Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima
dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif,
pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain.
6. Pemantauan dan pengevaluasian hasil pelaksanaan
Setelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari
keputusan yang telah dibuat.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
8
KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka.
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk
manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda
membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg
relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi hrs
memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe
keputusannya.
A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi
menjadi 3 bagian :
1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas,
sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan
organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
= Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat
mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat
atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg
diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu
manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan
luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan
menjadi kesempatan.
= Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan
visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm
waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60%
pasar.
= Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs
dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya.
Dengan strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan
supaya tujuan organisasi dapat diraih.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
9
2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi
telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Ini
merupakan
tingkatan
taktik(tactical
Level),
yaitu
bagaimana
manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan
strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya
bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja,
penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan
analisis.
3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas
tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan
penerapan
program
yang
telah
ditetapkan
di
pengendalian
manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses
pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.
B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam
pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan
rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan
dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan
barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg
sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian
tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan
perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem
komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di
manajemen tingkat atas.
Kamis / 13 Oktober 2011
Informasi untuk pengambilan keputusan tdk
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
10
terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan
biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal
yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur.
Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh
keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
C. TIPE INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan
mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi
mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan
pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada
manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi
bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi
menyediakan 3 macam tipe informasi :
1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang
berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan.
Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilpersonilnya.
2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) :
membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg
menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen
menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.
3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi
untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan
permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan
dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan
analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
11
D. KARAKTERISTIK INFORMASI
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka
manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan
manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbedabeda pula, karakteristik informasi ini antara lain :
1. Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik
informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama
digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih
tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin
tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada
suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai
tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik inf yg
semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg
luas.
3. Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg
diterimanya adalah rutin, krn digunakan oleh manajer bawah yg
mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2 dari waktu ke
waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin
atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan
pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
4. Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if
historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi
yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat
tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan
untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan.
5. Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya
berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg
memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf
tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk
level lebih tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
12
tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun
mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd
pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih
membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri,
tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan
strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg
membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan.
E. PERAN MANAJEMEN
Menurut Henry Mintzberg
1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur
kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi
untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan,
memotivasi, dan mendukung bawahanbawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve
center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan
sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di
organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara
(spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg
dimilikinya.
3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai
entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg
mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika
terjadi konflik di dalam organisasi.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
13
F. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan
keputusan :
1. Intelligence
:
Pengumpulan
informasi
untuk
mengidentifikasikan
permasalahan.
2. Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan
masalah.
3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.
4. Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan
hasilnya.
G. Langkah-langkah Pengambilan Keputusan rasional
Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi
dimana para manjer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam
menghadapi setiap masalah yang ada. Pengambilan Keputusan Rasional adalah
suatu proses sistematik dimana para manjer menetapkan masalah, mengevaluasi
alternatif dan memilih optimal untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada
organisasi. Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan
keputusan yang rasional adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan masalah
Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah mengenali
masalah yang ada. Suatu masalah timbul apabila ada perbedaan antara
keingina yang ditetapkan dengan keadaan yang sesungguhnya terjadi.
Adanya perbedaan ini tidak menjamin bahwa manajer akan langsung
membuat keputusan menyelesaikan masalah. Pertama manajer harus
mengetahui adanya perbedaan. Manajer harus termotivasi untuk
mengurangi perbedaan tersebut. Ketiga, selain hal-hal tersebut manajer
juga harus memilikki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan
sumber-sumber daya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
14
2. Mengidentifikasi kriteria keputusan
Kriteria keputusan adalah ukuran dasar yang digunakan untuk menuntun
pertimbangan dan keputusan. Pada umumnya semakin banyak ditemukan
kriteria yang memungkinkan untuk memecahkan masalah, maka akan
semakin baik pemecahan masalahnya.
3. Menimbang kriteria
Setelah mengetahui kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah
memutuskan kriteria mana yang lebih penting atau kurang penting.
Sementara banyak jumlah model matematika yang dapat dipakai untuk
menimbang kriteria keputusan, semuanya memerlukan pengambil
keputusan untuk menentukan peringkat awal kriteria keputusan. Beberapa
menggunakan perbandingan mutlak (absolute comparisons), adalah
dimana setiap patokan dibandingkan dengan ukuran dasar (standar) atau
tingkatan atas manfaatnya sendiri. Metode lain adalah perbandingan
nisbi
(relative
comparisons)
dimana
masing-masing
patokan
dibandingkan secara langsung terhadap tiap-tiap patokan yang lain.
4. Membuat alternatif pilihan tindakan
Setelah mengenali dan menimbang kriteria keputusan, langkah berikutnya
adalah mengenali pilihan tindakan yang mungkin dapat memecahkan
masalah. Pada langkah ini, pemikirannya adalah untuk menyusun
sebanyak mungkin alternatif.
5. Mengevaluasi setiap alternatif
Langkah berikutnya adalah secara sistematis mengevaluasi tiap-tiap
alternatif terhadap masing-masing patokan. Karena sejumlah informasi
harus dikumpulkam, langkah ini memakan waktu jauh lebih lama dan
lebih mahal dari langkah lain dalam proses pengambilan keputusan.
Kemudian pada saat informasi telah terkumpul, dapat dipergunakan untuk
mengevaluasi setiap alternatif terhadap setiap patokan.
6. Memperkirakan keputusan yang optimal
Langkah
terakhur
dalam
proses
pengambilan
keputusan
adalah
memperkirakan keputusan yang paling optimal dengan menentukan nilai
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
15
optimal setiap alternatif. Ini dilakukan dengan mengalikan penilaian setiap
patokam ( langkah 5) dengan bobot patokan tersebut (langkah 3), dan
kemudian menjumlahkan nilai-nilai tersebut setiap alternatif rangkaian
tindakan yang disusun (langkah 4).
H. Partisipasi dalam pengambilan keputusan
Keputusan utama dalam dunia bisnis jarang dibuat oleh seorang individu.
Pengambilan keputusan yang efektif sering tergantung pada apakah manajer
melibatkan orang-orang yang benar dengan cara yang tepat dalam membantu
mereka menyelesaikan masalah. Saat ini banyak manajer yang melibatkan
karyawan level bawah dalam proses pengambilan keputusan mungkin
membutuhkan derajat partisipasi bawahan yang lebih tinggi.
I. Keunggulan dan Kelemahan dalam pengambilan keputusan Partisipatif
Kebaikan pengambilan Keputusan Partisipasi:
1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar, menawarkan
pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengindentifikasi
solusi potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan.
2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan
kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan
keputusan yang beresiko.
3. Para anggota lebih termotivasi untuk melakukan keputusan. Individu yang
diambil bagian dalam pengambilan keputusan akan merasa puas dengan
keputusan yang diambl dan akan berusaha mendukung keputusan tersebut,
sehingga akan memfasilitasi implementasi.
4. Kreativitas lebih besar. Individu-individu dalam kelompok yang diberikan
kebebasan dalam memberikan saran-saran dan pendapat kepada pimpinan
akan terdorong lebih kreatif dan inovatif.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
16
Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi :
1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok
biasanya lebih membuang waktu. Orang-orang saling melakukan konsultasi,
mendiganosis masalah dan mendiskusikan solusi.
2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil
keutusan karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi.
3. Salahs atu anggota sominan, bukan keputusan kelompok. Pemikiran kelompok
merupakan fenomena di mana orang-orang begitu terikat dengan kesatuan
kealompok
sehingga
mereka
enggan
mengeluarkan
pendapat
yang
bertentangan dengan mengesampingkan motivasi untuk secara realistis
mempertimbangkan beberapa alternatif.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
17
ANALISIS PEMECAHAN MASALAH DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. Kerangka Analisis Strategis
Kegiatan yang paling penting dalam proses analisis adalah memahami seluruh
informasi yang terdapat pada suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa
yang sedang terjadi dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk
memecahkan masalah. Menurut BouLton, proses untuk melaksanakan analisis suatu
kasus dapat dilihat pada diagram Proses Analisis Kasus. Kasus harus dijelaskan sehingga
pembaca dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi. Setelah itu metode yang
sesuai dan dapat menjawab semua permasalahan secara tepat dan efektif dipergunakan.
Caranya adalah dengan memahami secara keseluruhan informasi yang ada, yaitu
memahami secara detail semua informasi dan melakukan analisis secara numerik. Untuk
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1 berikut:
B. Tahapan Perencanaan Strategis
Proses penyusunan strategis dilakukan dengan melalui tiga tahap analisis, yaitu
tahap masukan, tahap analisis, dan tahap keputusan.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
18
Tahap akhir analisis kasus adalah memformulasikan keputusan yang akan
diambil. Keputusannya didasarkan alas justifikasi yang dibuat secara kualitatif maupun
kuantitatif, terstruktur maupun tidak terstruktur, sehingga dapat diambil keputusan yang
signifikan dengan kondisi yang ada.
Untuk jelasnya, proses penyusunan perencanaan strategis dapat dilihat pada
kerangka formulasi strategis seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini :
1. TAHAP MASUKAN
Tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi
juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis. Pada tahap ini data
dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data internal. Data eksternal dapat
diperoleh dari lingkungan di luar perusahaan, seperti analisis pasar, analisis kompetitor,
analisis komunitas, analisis pemasok, analisis pemerintah, analisis kelompok kepentingan
tertentu. Sedangkan data internal dapat diperoleh di dalam perusahaan itu sendiri, seperti
laporan keuangan (neraca, Laba-rugi, cash-flow, struktur pendanaan), laporan kegiatan
sumber daya manusia jumlah karyawan, pendidikan, keahlian, pengalaman, gaji, turnover), laporan kegiatan operasional, laporan kegiatan pemasaran. Dalam evaluasi faktor
strategis yang digunakan pada tahap ini adalah model Matrik Faktor Strategis Eksternal
dan Matrik Faktor Strategi Internal.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
19
a. Matrik Faktor Strategi Eksternal
Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih
dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor
Strategis Eksternal (EFAS).
•
Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman).
•
Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai adri 1,0 (sangat penting)
sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat
memberikan dampak terhadap faktor strategis.
•
Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan
skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh
faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai
rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi
rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Misalnya, jika nilai
ancamannya sedikit ratingnya 4.
•
Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh
faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk
masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding)
sampai dengan 1,0 (poor).
•
Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor
pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan
bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis
eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan
ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
b. Matrik Faktor Strategi Internal
Setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu label
IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktorfaktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan.
Untuk membuat matrik faktor strategi internal tersebut, terlebih dahulu harus
melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan pembuatan matrik faktor strategis internal
adalah sebagai berikut :
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
•
20
Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam
kolom 1.
•
Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling
penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut
terhadap posisi strategis perusahaan. Semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh
melebihi skor total 1 ,0.
•
Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan
skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh
faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang
bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai
dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan ratarata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif,
kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan
dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan
di bawah rata-rata industri, nilainya adalah 4.
•
Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh
faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk
masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding)
sampai dengan 1,0 (poor).
•
Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor
pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan
bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis
internalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini
dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2. Tahap Analisis
Setelah
mengumpulkan
semua
informasi
yang
berpengaruh
terhadap
kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi
tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategi. Dalam hal ini digunakan
model matrik TOWS atau matrik SWOT dan matrik internal-eksternal.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
21
a. Matrik TOWS atau SWOT
Analisis SWOT adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematika untuk
merumuskan strategi perusahaan. Analisis didasarkan pada logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan (Strengths) den peluang (Opportunities), namun secara
bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Proses
pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan,
strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategi (strategic
planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan,
peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal ini disebut dengan Analisis
Situasi. Model yang paling populer untuk analisis situasi adalah Analisa SWOT.
Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman
eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan
yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altematif
strategis seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3 berikut ini.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)

22
Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu
dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan
peluang sebesar-besarnya.

Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki
perusahaan untuk mengatasi ancaman.

Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang
yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif
dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari
ancaman.
b. Matrik Internal-Eksternal (lE)
Parameter yang digunakan dalam matrik intemal-ekstemal ini meliputi parameter
kekuatan internal perusahaan dan pengaruh eksternal yang dihadapi. Tujuan penggunaan
model ini adalah untuk memperoleh strategi bisnis di tingkat korporat yang lebih detail.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
23
Menurut Rangkuti, F. (1997), diagram tersebut dapat mengidentifikasi 9 sel
strategi perusahaan, tetapi pada prinsipnya kesembilan sel itu dapat dikelompokkan
menjadi tiga strategi utama, yaitu:
•
Growth Strategy yang merupakan pertumbuhan perusahaan itu sendiri (sel 1, 2,
dan 5) atau upaya diversifikasi (sel 7 dan 8).
•
Stability Startegy adalah strategi yang diterapkan tanpa mengubah arah strategi
yang telah ditetapkan.
•
Retrenchment Strategy (sel 3, 6, dan 9) adalah usaha memperkecil atau
mengurangi usaha yang dilakukan perusahaan
3. Tahap Pengambilan Keputusan
Setelah tahapan-tahapan terdahulu dibuat dan dianalisa, maka tahap selanjutnya
disusunlah daftar prioritas yang harus diimplementasikan. Quantitative Strategic Planning
Matrix (QSPM ) merupakan teknik yang secara obyektif dapat menetapkan strategi
altematif rang diprioritaskan.Sebagai suatu teknik, QSPM memerlukan good intuitive
judgement.
Langkah-langkah dalam menyusun QSPM adalah sebagai berikut :
a. Buatlah daftar faktor eksternal (kesempatan/ancaman) dan faktor internal
(kekuatan/kelemahan) di sebelah kiri dari kolom matrik QSPM.
b. Berilah bobot untuk setiap faktor eksternal dan internal.
c. Analisis matrik yang sesuai dari langkah kedua dengan mengidentifikasikan
strategi alternatif yang harus diimplementasikan.
d. Berikan skor altematif (SA) dengan rentang skor sebagai berikut :
1 = tidak memiliki daya tarik
2 = daya tariknya rendah
3 = daya tariknya sedang
4 = daya tariknya tinggi
5
= tidak memiliki dampak terhadap strategi alternatif
e. Kalikan bobot dengan SA pada masing-masing faktor eksternal / internal pada
setiap strategi.
f. Jumlahkan seluruh skor SA
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
24
Contoh Kasus
Kasus yang menimpa Bibit dan Chandra pada saat ini sedang menjadi sorotan
public. Semua lapisan masyarakat mulai dari masyarakat sipil, kalangan akademis hingga
kalangan elit politik membicarakan kasus tersebut. Kasus ini melibatkan pihak-pihak
yang berada pada posisi-posisi strategis dalam ranah hukum di Indonesia yakni Komisi
Pemberantasan Korupsi (KPK), POLRI, dan Kejaksaan Agung. Semakin hari kasus ini
terus berkembang hingga menyebabkan masyarakat memiliki persepsi bahwa kasus
tersebut melibatkan institusi bukan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Kisruh ini
dapat diibaratkan seperti benang kusut. Antara Polri dan KPK pun terus saling
menjatuhkan dan merasa berada di pihak yang benar. Kasus ini menuai banyak menuai
pro dan kontra, banyak orang yang menaruh simpati pada Bibit-Chandra. Mereka
menganggap bahwa kasus ini adalah sebuah konspirasi untuk menjatuhkan atau upaya
untuk melemahkan KPK yang selama ini aktif memburu para koruptor di negeri ini.
Karena kasus tersebut tak kunjung selesai dan semakin berlarut-larut, membuat
Presiden Susilo Bambang Yudhoyono sebagai kepala Negara ikut mencoba
menyelesaikan masalah ini dengan menggunaakan wewenangnya untuk membentuk Tim
Pencari Fakta (TPF). KEPUTUSAN Presiden untuk membentuk tim independen tersebut
merupakan hasil pertemuan antara presiden dengan tokoh masyarakat pada hari Minggu
(1/11) malam di wisma Negara.
Selain karena wewenang yang dimilikinya, presiden membentuk TPF pun
berdasarkan fakta yang ada. Situasi seperti ini tidak baik bagi keberlangsungan KPK
sebagai tonggak pemberantasan korupsi dan tidak baik pula untuk kehidupan bangsa dan
Negara karena adanya mistrust dan distrust bukan hanya terhadap hukum di Indonesia
tetapi juga kredibilitas Polri, Jaksa, dan KPK. Kemudian selain dua alasan yang
melatarbelakangi presiden membentuk TPF, terdapat alasan lainnya yakni berdasarkan
rasional yang ada, dimana presiden berharap dengan dibentuknya TPF dapat segera
menyelesaikan kasus ini dengan transparan dan public dapat mengetahui fakta yang
sesungguhnya.
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si
Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4)
25
TUGAS
Saat ini anda pasti sudah mendengar Kasus Banggar (Badan Anggaran) yang ada
di Indonesia. Carilah berita kasus Badan Anggaran sebanyak-banyaknya baik dari
internet maupun media cetak, selanjutnya anda diminta :
1. Analisislah kasus badan anggaran tersebut!
2. Menurut anda apa yang menyebabkan terjadinya kasus badan anggaran
tersebut (hubungkan dengan materi Controllership)!
3. Seandainya anda dalam posisi Pemerintahan bagaimana pengambilan
keputusan yang anda lakukan dan keputusan apa yang anda ambil
(hubungkan dengan materi pengambilan keputusan)!
Tugas ditulis dalam kertas A4, Font 12, Spasi 1,5 minimal 10 halaman, boleh
dijilid atau tidak, jawaban tidak boleh sama dengan satu dan yang lainnya,
Dikumpulkan pada saat UTS ( diselipkan dalam jawaban UTS). Terima Kasih
Kamis / 13 Oktober 2011
Yuanita Levany, SE., Ak., M.Si