PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING

Buku Panduan Team Briefing
PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK
PEMBERI BRIEFING
Indosdm Community Portal
www.indosdm.com
(Wajib menyertakan link ini bila menggandakan dan mempublikasikan ulang buku ini)
1
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN
3
Bab 1
Peran Manajemen dalam komunikasi
4
Bab 2
Apa itu Team Briefing
Tatap Muka
Dalam kelompok kecil
Dilakukan oleh pemimpin kelompok
Dilakukan secara berkala
Tentang subyek yang relevan
Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.
5
5
5
5
6
6
6
Bab 3
Persiapan
Briefing Lokal dan Briefing Inti
Kertas kerja
7
7
7
Bab 4
Apa yang disertakan dalam Team briefing
Progres/Kinerja
Kebijakan/rencana
Orang
Poin tindakan
8
8
8
9
9
Bab 5
Memberikan briefing
Feedback
10
10
Bab 6
Apa Manfaat Briefing?
11
Lampiran 1
Contoh subyek yang tercakup dalam team briefing
12
Lampiran 2
Briefing Inti
13
Lampiran 3
Briefing Lokal
14
Lampiran 4
Formulir feedback
15
2
PENDAHULUAN
Panduan ini ditujukan untuk para manager dan supervisor yang bekerja di organisasi
di mana terdapat kesempatan untuk berbicara dengan teamnya secara berkala.
“Team Briefing” adalah sistem yang telah digunakan dan dikembangkan oleh
banyak organisasi selama bertahun-tahun. Ini berdasarkan prinsip bahwa orang lebih
berkomitmen terhadap pekerjaannya jika mereka memahami secara peniuh alasan
di balik apa yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana hal tersebut terjadi,
terutama pada level mereka.
Team Briefing menekankan pentingnya seorang pemimpin, meningkatkan moral dan
memberikan perasaan memiliki tujuan yang sama dalam sebuah team. Pengalaman
menunjukkan bahwa keberhasilan sebuah tim tergantung antusiasme dan
kemampuan pemberi briefing, daripada desain dari sistem.
Tidak ada peraturan yang harus diikuti secara ketat, tapi ada panduan yang ditarik
dari pengalaman mereka yang telah terlibat dalam bentuk komunikasi tatap muka
(face to face communication) dari waktu ke waktu.
PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING berdasarkan pengalaman
mereka dan didesain untuk membantu agar team briefing berhasil bagi Anda. Anda
dapat menerima kesempatan team brifing , atau Anda mungkin merasa gugup jika
harus berbicara dengan orang dengan cara demikian. Atau Anda bahkan
menemukan bahwa Anda telah menjadi pemberi tim briefing tanpa menyadarinya.
Bagaimanapun, komunikasi dengan orang di tempat kerja menuntut lebih dari
sekedar menyampaikan pesan. Sejalan dengan semakin kompleksnya organisasi,
kita membutuhkan metode untuk memastikan bahwa orang benar-benar
memahami apa yang terjadi dan mengapa kontribusi mereka sangatlah penting.
Panduan ini menjelaskan salah satu cara yang dapat membantu manager dan
supervisor mencapai hal tersebut di atas.
3
BAB 1
PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI
Sebagai manajer dan supervisor kita mendapatkan hasil melalui orang yang bekerja
pada kita. Karena itu adalah tugas kita untuk memastikan bahwa staf kita
memahami tugas yang harus mereka lakukan. Untuk menjalankan tugas itu dengan
efektif, kita membutuhkan kerjasama dan komitmen mereka dalam menjalankan
tugas.
Karyawan tidak dapat bekerjasama secara penuh, kecuali mereka tahu apa yang
dibutuhkan dari mereka dan mengapa hal itu sangat penting.
Bagian dari mengelola manusia adalah membuat individu-individu yang berbeda
bekerja bersama sebagai sebuah team, memahami tujuan utama dan kesulitan
yang dihadapi bersama.
Metode yang paling efektif untuk membuat individu menjadi team adalah berbicara
kepada mereka sebagai team, mengenai tujuan team, keberhasilan dan
kegagalan.
Adalah penting bahwa kita, orang yang bertanggungjawab adalah komunikator
utama bagi team.
Mereka yang mengkomunikasikan adalah mereka yang memimpin.
Pemimpin yang memberikan briefing kepada teamnya adalah cara yang praktis
dan efektif untuk menunjukkan secara jelas mengenai siapa yang memimpin
sehingga memperkuat posisi sebagai pemimpin.
Jika komunikasi digunakanuntuk mendapatkan kerjasama, membangun team dan
memperkuat peran sebagai pemimpin – hal ini perlu direncanakan dan berjalan
secara teratur.
Ingatlah
 Komunikasi “pemadam kebakaran” (fire fighting) hanya dapat menyelesaikan
masalah yang langsung; tidak untuk membangun masa depan.
 Komunikasi membutuhkan waktu, baik atau buruknya hal itu dikelola. Karena itu
penting untuk memastikan bahwa kita memperoleh pengembalian dari investasi
waktu yang telah kita berikan.
 Perencanaan harus mencakup metode pemeriksaan sistematik sehingga kita
dapat memanfaatkan waktu yang tersedia untuk komunikasi. Cara yang paling
efektif adalah team briefing.
4
BAB 2
APA ITU TEAM BRIEFING?
Team Briefing adalah sebuah proses, di mana selama setengah jam secara berkala,
pemimpin pada tiap level berbicara kepada teamnya, sehingga semua karyawan
mendapatkan informasi tentang hal-hal yang relevan bagi mereka dari atasan
langsungnya. Untuk mengkoordinasikan hal ini dan menjalankannya sebuah instruksi
dibuat dengan waktu, tanggal dan tempat.
Walaupun kita berkomunikasi secara teratur dengan orang yang bekerja dengan
kita, team briefing yang teratur menyediakan kesempatan untuk mereview apa
yang terjadi sepanjang periode sejak tim briefing terakhir dilakukan, dan apa yang
perlu kita fokuskan di masa yang akan datang. Ini bukanlah tugas tambahan yang
dilakukan dengan berat hati. Ini adalah bagian dari tugas seorang pemimpin yang
efektif , seperti yang terlihat dari jumlah manajer yang telah melakukannya;
membawa keuntungan nyata bagi mereka dan bagi organisasi.
Team Briefing didasari oleh pengalaman tentang apa yang secara berguna dalam
tataran praktis. Prinsip dasarnya adalah:
1. Tatap Muka
2. Dalam kelompok kecil
3. Dilakukan oleh pemimpin kelompok
4. Dilakukan secara berkala
5. Tentang subyek yang relevan
6. Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.
Tatap Muka
Dalam organisasi apapun, banyak sumber informasi yang mungkin digunakan,
seperti rumor, papan pengumuman, memo sirkuler, memo dan lain-lain. Tapi
pengalaman menunjukkan bahwa metode paling efektif untuk memastikan bahwa
orang paham adalah komunikasi tatap muka.
Komunikasi tatap muka memungkinkan Tanya jab dan menyediakan kesempatan
bagi pemberi briefing untuk memastikan bahwa pesannya dimengerti.
Dalam Kelompok Kecil
Ada banyak faktor yang akan
mempengaruhi ukuran kelompok, sperti sifat
pekerjaan atau jumlah tingkatan manajemen. Tapi sebisa mungkin, diusahakan agar
struktur briefing mengikuti struktur manajemen.
Untuk kepentingan briefing, jumlah yang terbaik adalah antara 4-15. Semakin besar
ukuran kelompok, menyulitkan untuk mencari ruang pertemuan yang memadai, dan
membuat orang enggan untuk bertanya.
Jika ada kelompok yang berukuran besar, gunakan pendekatan yang berbeda,
misalnya membagi menjadi 2 kelompok kecil, dan melakukan 2 sesi briefing. Atau
meminta atasan Anda membriefing satu kelompok, sedangkan Anda membriefing
kelompok lainya.
Dilakukan oleh pemimpin kelompok
Sebagai manajer atau supervisor, berkomunikasi secara efektif dengan kelompok
Anda, memberikan motivasi dan mengeluarkan yang terbaik dari dalam diri mereka
merupakan bagian dari pekerjaan Anda. Ketika ada hal yang memerlukan
penjelasan, orang lebih suka mendengar dari Anda, sebagai atasan langsungnya.
Kelompok (Team)
5
Amatlah berat bagi seseorang untuk berpisah dari kelompoknya, dan berat pula
untuk bekerja dalam kelompok jika kelompoknya tidak kompak. Karena itu penting
bagi pemimpin kelompok untuk menjelaskan sasaran kelompok dan untuk mereview
bagaimana kinerja kelompok.
Team Briefing menyediakan kesempatan untuk bertemu, terutama bagi mereka
yang berada di garis depan dan tidak terbiasa datang ke pertemuan.
Karena itu, pemberi briefing haruslah manajer lini, atau supervisor yang
bertanggungjawab untuk hasil kelompok. Semakin tinggi strukturnya, di mana
kelompoknya lebih sedikit, manajer dapat memutuskan untuk mengumpulkan
beberapa level menjadi satu, karena hal itu akan mengurang jumlah briefing dan
mempercepat siklusnya.
Dilakukan secara berkala
Briefing yang terjadwal sangat menentukan kredibilitas pesan dari manajemen.
Seringkali timbul godaan untuk menunda briefing sampai ”ada sesuatu untuk
disampaikan”.
Hal ini dapat mengurangi wibawa manajemen, karena orang-orang di bawah
menjadi curiga terhadap motivasi manajemen.
Team Briefing harus dilakukan secara reguler dan paling mudah jika disesuaikan
dengan periode tersedianya indicator kinerja (performance indicator). Dalam
prakteknya biasanya dilakukan bulanan. Dalam organisasi di mana informasi tentang
indikator kinerja tidak diproduksi secara reguler, mungkin ada pertemuan reguler
manajemen dan senior dan siklus briefing dapat diatur menyesuaikan pertemuan
tersebut. Tanggal harus dipublikasikan paling tidak enam bulan sebelumya.
Mengenai subyek yang relevan
Kunci sukses dari team briefing terletak pada relevansi dari apa yang akan dibriefing.
Kadang informasi tidak tampak relevansinya secara langsung, dan merupakan
tugas pemberi briefing untuk menjelaskan pentingnya informasi tersebut bagi
kelompok.
Briefing Inti (Core Brief) atau briefing manajemen (Manajemen Briefing) akan berisi
beberapa item yang dikomunikasikan melalui seluruh organisasi. Briefing lokal (Local
Brief) merupakan bagian yang paling penting dari seluruh proses, dan di mana
perhatian dan persiapan mutlak diperlukan.
Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.
Team Briefing pada dasarnya merupakan sistem informasi manajemen yang
memungkinkan karyawan pada semua tingkat untuk memahami apa yang terjadi
dan mengapa. Karena komunikasi yang efektif bukan jalan satu arah, melainkan
memerlukan 2 arah komunikasi, adalah penting bagi orang untuk memahami bahwa
team briefing merupakan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, terutama
”Mengapa?”.
Beberapa Sistem Team Briefing mengakomodasi sistem feedback, di mana manajer
dan supervisor mencatat pertanyaan yang ditanyakan dan jawaban yang diberikan.
Contohnya terdapat pada lampiran 4.
Banyak pertanyaan yang ingin ditanyakan oleh orang di dunia kerja mencakup isu
lokal dan karena itu adalah vital bahwa manager dan supervisor berada dalam
posisi untuk memberikan jawaban langsung, jika memungkinkan.
BAB 3
6
PERSIAPAN
Persiapan yang baik adalah hal yang mendasar untuk memperoleh keuntungan
maksimal dari sesi team briefing.
 Orang harus diinformasikan dengan baik dari awal mengenai waktu dan tempat.
 Tempat duduk harus diatur sedemikian rupa agar pemberi briefing dapat melihat
semua orang dalam team.
 Interupsi seperti panggilan telepon, dan sebagainya harus sebisa mungkin
dihindari .
Briefing Inti dan Briefing Lokal
Penekanan dari briefing Anda haruslah informasi lokal – item-item yang relevan bagi
team Anda. Sebagai panduan umum, informasi lokal harus menghabiskan 2/3 dari
waktu yang tersedia.
Team leader juga akan diminta untuk memberikan briefing berisi beberapa informasi
yang dikeluarkan oleh manajemen senior dan yang akan dikomunikasikan kepada
seluruh organisasi. Ini disebut juga ’core brief’ atau Briefing Inti. Meskipun relevansi
informasi ini tidak langsung terlihat, Anda harus berusaha keras untuk menerangkan
bagaimana dampak informasi tersebut kepada team Anda atau apa pentingnya
bagi mereka untuk memahami informasi tersebut. Tentu saja anda harus
menggunakan nalar Anda, karena beberapa akan lebih relevan dari yang lain.
Persiapkan briafing lokal sebelum Anda mendapat briefing
Diskusikan point briefing Anda dengan kolega pada saat pertemuan briefing
Buat catatan ketika manajer Anda memberikan briefing
Antisipasi pertanyaan yang mungkin muncul dan pastikan Anda mengetahui
jawabannya.
 Persiapkan catatan briefing Anda sendiri dan jika memungkinkan gabungkan
antara briefing inti dan briefing lokal.




Kertas kerja
Team briefing tidak boleh menghasilkan banyak kertas, tapi catatan briefing yang
dipersiapkan dengan baik, akan membantu Anda untuk menyampaikan pesan dan
mengontrol sesi briefing Anda.
 Hindari membaca kata per kata dari catatan yang Anda buat, dan usahakan
untuk membatasi catatan anda pada poin kunci sehingga Anda dipaksa untuk
menggunakan kat-kata Anda sendiri
 Ketika Anda menerima briefing dari manajer Anda, ingatlah untuk mencatat juga
poin-poin yang diangkat oleh kolega Anda, tidak hanya kata-kata yang
disampaikan manajer Anda.
 Simpan catatan briefing Anda dalam folder selama 6 bulan, sehingga Anda dapat
melihat dan merefer kembali jika Anda memerlukannya.
 Anda juga dapat menggunakan folder tersebut untuk catatan antara briefing,
sehingga ketika tiba waktunya untuk memberi briefing lokal, beberapa informasi
telah ada di dalamnya.
BAB 4
7
APA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM BRIEFING
Subyek briefing daapt dikelompokkan dalam kategori berikut:




Progres/Kinerja
Kebijakan/rencana
Orang
Poin tindakan
Progres/Kinerja
Satu dari pertanyaan paling penting yang harus dijawab adalah ” bagaimana
kinerja kita”
Briefing inti dapat berisi beberapa informasi tentang kinerja organisasi secara umum,
baik pada bulan sebelumnya atau dibandingkan dengan kinerja pada hari yang
sama tahun lalu (year to date).
Informasi ini akan lebih mudah disediakan dalam perusahaan di mana keuntungan
atau produksi dapat diukur. Kadangkala sukar untuk menemukan ukuran dari suatu
kinerja, misalnya di area di mana keuntungan atau produksi tidak relevan.
Bagaimanapun sulitnya manjawab pertanyaan ”Bagaimana kinerja kita?” yang
terpenting adalah untuk berusaha menjawabnya.
Lebih krusial lagi pada tingkat lokal di mana leader dapat mereview kinerja team
dan kontribusinya terhadap hasil secara keseluruhan.
Di mana angka terlibat, kadangkala penyiapan alat bantu visual dapat digunakan
untuk mengilustrasikan poin yang ingin kita sampaikan.
Jangan berasumsi bahwa orang selalu memahami istilah yang digunakan oleh
manajer atau supervisor, ingat bahwa ’budget’, ’forecast’, ’cumulative year to
date’, ’rasio’, an sebagainya, adaalah istilah yang biasa digunakan oleh manajer
tanpa mengecek apakah orang-oarang memahami apa yang sedang dibicarakan.
Jika orang tidak paham, artinya Anda gagal untuk menjelaskan dengan gamblang.
Informasi tentang kinerja lebih mudah dipahami jika diberikan dengan bandingan
ukuran misalnya, bulan ini kita mengirim 2000 karton, bulan lalu 1800 karton, dan
periode yang sama tahun lalu 2500 karton.
Kebijakan/Rencana
Team briefing merupakan kesempatan untuk menjelaskan kebijakan yang ada atau
bicara dengan tim Anda mengenai rencana di masa yang akan datang.
Ketika Anda berhubungan dengan pertanyaan ”Bagaimana kinerja kita’, Anda
mungkin harus menjawab juga pertanyaan ’Kemana arah yang kita tuju?’
Orang lebih suka mendapatkan peringatan dini tentang apa yang akan terjadi.
Secara berkala ketika terdapat ketidakpastian atau ketika keputusan akhir belum
diambil, manajer membuat kesalahan dengan ’berdiam diri’ daripada berkata – ’
Ya, ini adalah hal yang sedang kita tinjau, tapi belum ada keputusan pasti. Jika ada,
Anda akan mengetahuinya langsung dari saya’.
Orang
8
Adalah tidak mungkin atau tidak bijak menjadikan team briefing satu-satunya
metode untuk mengkomunikasikan inforamsi tentang orang, seperti penunjukan,
transfer, pengunduran diri, dsb. Akan tetapi akan membantu jika team briefing
mengkonfirmasi apa yang sudah diketahui oleh orang, terutama dalam menyambut
orang baru dalam organisasi, yang akan memiliki kotak dengan anggota tim Anda.
Salah satu kritik yang paling sering ditujukan kepada manajemen adaalh bahwa
mereka hanya memperhatikan ketika ada sesuatu yang salah, dan mereka mudah
memberikan kritik dan lambat untuk memberikan pujian.
Team briefing dapat memberikan kesempatan yang baik untuk menghargai hal-hal
yang telah berjalan dengan baik, dan merayakan keberhasilan daripada hanya
menganalisa kegagalan.
Hal yang sama pentingnya adalah untuk mendapatkan keseimbangan antara berita
baik dan berita buruk.
Poin Tindakan
Sebagai hasil dari mengumpulkan anggota tim Anda, adalah anda dapat
menangani hal yang membutuhkan tindakan.
Jangan mundur dari menjawab pertanyaan ’Apa yang harus dilakukan?’ Jika ada
poin praktis yang dapat ditangani pada waktu yang tersedia, klarifikasi apa yang
akan terjadi, oleh siapa, dan kapan. Monitor kemajuan pada sesi briefing
selanjutnya.
Contoh dari subyek yang diliput oleh team briefing akan dilampirkan dalam lampiran
1. Jumlah item yang dapat dimasukkan ditentukan oleh waktu yang tersedia
(biasanya sekitar 30 menit) dan dari jumlah item yang harus Anda tangani. Jika ragu,
seimbangkan dengan briefing lokal.
BAB 5
9
MEMBERIKAN BRIEFING
Panduan untuk menyelenggarakan sebuah sesi briefing adalah sama dengan
penyelenggaraan pertemuan lainnya.
Persiapan adalah hal yang vital jika Anda tahu apa yang akan Anda katakan, dan
Anda dapat mengontrol kecepatan dan menyelesaikannya tepat pada waktunya.







Ucapkan selamat datang kepada anggota team, dan ingatkan mereka tentang
tujuan pertemuan ini.
Sebutkan semua topik utama di awal pertemuan.
Gunakan kata-kata Anda sendiri
Dukung manajemen (hindari ungkapan seperti ’dikatakan di sini’ atau ’saya
diminta untuk mengatakan kepada Anda’)
Gunakan contoh untuk memberikan ilustrasi
Jika anda tidak tahu jawabannya katakanlah dan jelaskan bahwa Anda akan
mencari tahu.
Dukung pertanyaan mengenai hal-hal yang telah dibriefing
Feedback
Salah satu bagian paling penting dari team brifing adalah kesempatan untuk
bertanya.
Kritik lain yang paling sering mengenai manajerdan supervisor adalah mereka gagal
untuk menjawab pertanyaan.
Pemberi briefing tidak harus mengetahui semua jawaban, tapi penting untuk:
 Mengantisipasi pertanyaan yang mungkin muncul – bayangkan jika anda
berada dalam kelompok, pertanyaan apa yang ingin anda tanyakan. Sebelum
anda dibriefing biasakan untuk ’menelusuri pekerjaan’ dan menemukan apa
yang ingin diketahui oleh orang lain.
 Mencari tahu jawaban dari pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab pada saat
itu – kembali kepada orang yang bertanya dan berikan jawaba; gunakan nalar
Anda untuk memutuskan apakah anggota tim lainnya dapat menunggu sampai
kesempatan berikutnya untuk mendapatkan jawaban yang sama.
 Pastikan Anda mengisi formulir feedback yang disediakan dan kirimkan kepada
atasan Anda dan kepada koordiantor utama (jika ada).
 Jika ada metode ’komunikasi ke atas’, pastikan team Anda tahu keberadaan
dan cara kerjanya.
Anda mungkin menyelenggarakan pertemuan lain, ketika dibutukan kesempatan
untuk diskusi, pemecahan masalah, dan konsultasi. Team briefing bukan didesain
untuk menangani keluhan, bukan pula sesi disiplin. Negosiasi dan konsultasi adalah
juga proses yang berbeda dan harus dijaga tetap berada di luar sesi briefing.
BAB 6
10
APA KEUNTUNGAN TEAM BRIEFING?
Mendapatkan komitmen, efisiensi dan keuntungan.
Untuk semua organisasi yang ingin beroperasi secara efisien dan menguntungkan,
komitmen dan antusiasme karyawan adalah hal yang vital. Namun sulit untuk
mencapai salah satunya kecuali orang memahami pentingnya kontribusi mereka.
Team briefing membantu mencapai hal ini.
Orang akan memberikan hal yang terbaik ketika mereka memahami secara penuh
dan menghargai pentingnya kontribusi mereka.
Mengurangi kesalahpahaman melalui komunikasi tatapmuka
Ketika orang memahami tujuan dari perusahaan dan alasan terjadinya segala
sesuatu di sekitar mereka, resiko penundaan yang tidak perlu karena
kesalahpahaman dapat dikurangi. Adalah vital untuk menjelaskan prioritas dan
keputusan, untuk memastikan semua orang melihat signifikansinya.
Memastikan manajemen mempertahankan inisiatifnya.
Jika anda adalah pemimpin dari kelompok kerja, anda perlu untuk memahami
informasi dengan baik, sehingga Anda adalah sumber primer dari informasi dan
merupakan orang yang berkompeten untuk menjawab pertanyaan. Dengan cara ini
posisi manajemen semakin meningkat.
Melucuti akar rumput
Akar rumput (rumor) selalu membuat interpretasi paling destruktif atas alasan suatu
keputusan, kecuali jika fakta-fakta dijelaskan dengan gamblang dan dapat
dipercaya, secara berkala.
Meningkatkan konsultasi
Karyawan atau wakilnya dapat diajak berkonsultasi secara produktif hanya jika
mereka diinformasikan tentang isu yang ada. Team briefing memastikan bahwa
karyawan diinformasikan dan merupakan langkah yang vital untuk konsultasi yang
efektif.
11
LAMPIRAN 1
CONTOH SUBYEK YANG DAPAT DIMASUKKAN
DALAM TEAM BRIEFING
Progress/Kinerja
 Hasil finansial
 Angka produksi
 Order
 Sales
 Indikator kualitas
 Kontrak yang diapat
 Peluncuran Produk Baru
 Prestasi yangsignifikan
 Kondisi pasar
 Akuisisi
Orang

Menyambut orang baru

Perjanjian

Lowongan

Jam kerja

Pensiun

Kesehatan dan keselamatan

Fasilitas

Overtime

Training

Liburan
Kebijakan/Rencana
 Reorganisasi
 Pelayanan baru
 Sasaran perusahaan
 Pemindahan gedung/kantor
 Investasi
 Rencana produk baru
 Perubahan prosedur
 Proyek baru
 Pameran
 Komputerisasi
Poin Tindakan

Reminder

Deadlines

Keamanan

Cost control

Latihan administratif

Customer service

Telepon

Prosedur baru
Lampiran 2
12
BRIEFING INTI
MANAGEMENT CORE BRIEF
Tanggal disiapkan __________ Pembuat BOD
Catatan untuk Pemimpin Team Briefing:
1.
Briefing ini menyediakan briefing inti – tambahkan informasi ini ke materi briefing Anda
2.
Ubah artinya ke kata-kata Anda sendiri, yang dapat dipahami orang lian, dan jika mungkin
ilustrasikan dengan contoh praktis yang relevan untuk team Anda.
3.
Kata-kata atau frase yang perlu Anda sampaikan dengan arti yang persis sama akan digarisbawahi.
Ini tidak boleh dirubah ketika briefing.
4.
Dukung pertanyaan. Jika anda tidak tahu jawabannya, katakanlah, buat catatan, dapatkan
jawaban dan jawab kepada penanya pada kesempatan berikutnya.
5.
Pastikan bahwa Anda telah menyiapkan briefing lokal dan mengeceknya dengan manajer Anda
sebelum mereka membriefing Anda.
SUBYEK DAN POIN KUNCI
1.
CATATAN
Kinerja
Survey terbaru menunjukkan bahwa kita rangking pertama
dalam kategori ’Companies dealt with nowadays’ dan
tertinggi di antara ’Companies mainly dealt with’.
2.
Kriteria kunci untuk menilai imaje perusahaan adalah;

Klaim yang efisien dan tepat waktu

Penawaran yang kompetitif

Pelayanan yang baik
Kita ranking satu untuk area
ini
Sales
Hasil yang baik di semua area
terutama commercial
Angka kumulatif kasar pada akhir Juli adalah 900 juta £.
Sebagai bandingan tahun lalu 800 juta £ dan budget 840
juta £.
3.
4.
Secara umum kita masuk
ranking terbaik
Organisasi
Fase 3: Oktober-Desember

Tanggal mulai dan berakhir telah disepakati dengan
cabang

Sistem konversi komputer mungkin akan dibagi dalam 23 minggu

Draft akhir dari spesifikasi pekerjaan menunggu
persetujuan dari kantor pusat
Orang
Tim Breton diangkat sebagai Manager Regional mulai
tanggal 1 Oktober. Ia kan mengunjungi cabang untuk
bertemu para staf pada tanggal 15 Oktober.
Kebijakan relokasi telah disetujuai menyusul proposal
reorganisasi.
Lampiran 3
13
Bogor dan Depok sekarang
disertakan dalam fase 3

(ex
Masalah keterlambatan
diangkat oleh HO
Depok) dari Staff Officer
BRIEFING LOKAL
TEAM BRIEFING 10/8/89
Poin lokal
1.
Sumber Department
Lebih baik dari yang kita harapkan:
Forecast
Actual
Juli
17.500
18.200
Agustus
16.700
Agustus tampak menjanjikan
2.
Dampak Reorganisasi
Dua bagian yang terlibat – review meeting hari Selasa, rencananya akan
diimplementasikan dalam 2 tahap di cabang ini.
Rencana Konversi computer – 2 minggu awal September
3.
Orang
Margaret dan Toni akan dipindah ke bagian baru di pertengahan September,
pindahan dari Birmingham akan datang akhir September.
Visit untuk familiarisasi pada bulan Agustus. Penting untuk menyambut mereka.
4.
Terimakasih kepada mereka yang telah bekerja lembur weekend lalu karena
aplikasi DR 2 mendadak.
Briefing berikutnya tanggal 12/9/89
Lampiran 4
14
FORMULIR FEEDBACK
FORMULIR FEEDBACK
Team Leader : __________________________________________
Tanggal
: ___________________ Waktu : _______________
Daftar pertanyaan tak terjawab
Catatan singkat atas pertanyaan yang ditanyakan
Apa yang paling menarik bagi team Anda?
Saran-saran positif
15
Briefing selesai