Tim Proyek

T IM DAN O RGANISASI P ROYEK
TIM PROYEK
T IM P ROYEK
Adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi
pengelola proyek.
 Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga
personil yang menjadi inti dari tim.
 Project office:



Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung
jawab pada manajer proyek bertanggung jawab
menangani pekerjaan perencanaan jadwal, anggaran,
desain dan rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya.
Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.
A NGGOTA T IM P ROYEK


Manajer Proyek
Anggota :







Contract Administrator
Project Controller
Project Accountant
Customer Liason
Production Coordinator
Manajer Lapangan
Quality Assurance Supervisor
M ANAJER P ROYEK

Integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator,
enterpreneur dan agen perubahan






Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda
untuk mencapai tujuan
Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo,
permintaan dan keluhan
Bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam
proyek
Memberi motivasi dan pemberi semangat dalam tim
untuk mencapai tujuan
Bertanggung jawab dalam pengadaan dana, fasilitas, tim
yang berkualitas dan negosiasi
Mempelopori ide baru dan inovatif
TANGGUNGJAWAB
M ANAJER P ROYEK
Tanggungjawab utama seorang MP adalah
menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu,
biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk
profit yang ditargetkan.
 Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada
ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas
tugas yang didelegasikan oleh pihak manajemen yang
diatasnya.


Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek
adalah:







Merencanakan kegiatan
-kegiatan dalam proyek, tugas
tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan,
penjadwalan dan penganggaran.
Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang
orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan
mengalokasikan sumberdaya.
Memonitor status proyek.
Mengidentifikasi masalah
-masalah teknis.
Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user,
konsultan, top management.
Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
Merekomendasikan penghentian proyek atau
pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak
tercapai.
K OMPETENSI DAN
O RIENTASI MP


Kemampuan manajerial
Kompetensi teknis funsional


Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat
dipengaruhi oleh jenis proyek yang dikerjakan
Dasar pengetahuan :



Penggunaan alat
-alat manajemen seperti estimasi biaya,
cash flow, penganggaran, insentif dan hukuman
Jenis kontrak dan konsekuensi
Pengendalian manajemen
K ATEGORI


KUALIFIKASI
MP
Karakteristik Personal
Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang
Manajer Proyek antara lain:







mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi
yang tinggi
mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
punya disiplin
seorang generalis
bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan
waktu, biaya dan faktor manusia

Ketrampilan Perilaku



Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain
kemampuan mendengaran secara aktif, komunikator
yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia
juga harus membangun kepercayaan dalam tim,
menumbuhkan semangat tim. Seorang MP perlu juga
menguasai istilah
-istilah teknis yang mungkin digunakan
oleh bawahannya untuk memperlancar proses
komunikasi.
Ketrampilan Bisnis
Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang Manajer
Proyek karena kemampuan ini akan sangat menunjang
keberhasilan dalam mengelola suatu proyek.

Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi :





pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu
sendiri
pemahaman mengenai manajemen secara umum yang
meliputi: pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum,
administrasi karyawan dan konsep umum mengenai
keuntungan
kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi
kebutuhan proyek
punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih
dan mengembangkan kemampuan bawahan

Kemampuan Teknis



Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan
tentang hal
-hal yang berhubungan dengan masalah
teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari
proyek yang ditangani.
Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi
pemahaman teknis bisa didapat dari pengalaman
maupun latihan
-latihan yang bersifat informal.
Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang
berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan
rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer
proyek.
A NGGOTA T IM P ROYEK
C ONTRACT A DMINISTRATOR

Contract administrator terlibat dalam :







penyiapan proposal,
negosiasi kontrak,
mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan
rencana proyek,
mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahanperubahan terhadap lingkup proyek,
mengkomunikasikan penyelesaian tahap
-tahap penting,
dokumentasi masalah hukum,
modifikasi kontrak.
P ROJECT C ONTROLLER

Tugas project controller adalah :


membantu manajer proyek dalam perencanaan,
pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam
mendefinisikan tugas dan hubungan tugas antar bagian,
dan menentukan orang
-orang yang bertanggungjawab
untuk mengendalikan tugas, memonitor kemajuan
pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya,
merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan
proyek.
P ROJECT A CCOUNTANT

Tugas Project Accountant adalah :
Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari
manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas
yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya
untuk pekerjaan
-pekerjaan tertentu, menginvestigasi
masalah
-masalah finansial.
C USTOMER L IASON

Tugas Customer Liason adalah :


Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim
proyek.
Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan
mereview apa yang sedang berjalan dan membantu
dalam pengubahan kontrak, bertanggungjawab menjaga
hubungan baik kontraktorcustomer.
P RODUCTION C OORDINATOR

Tugas Production Coordinator adalah :


Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan
aspek-aspek produksi.
Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi
engineering yang dikeluarkan untuk manufacturing,
memonitor pengadaan dan perakitan komponen,
memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk
aktivitas yang berhubungan dengan produksi.
M ANAJER L APANGAN

Tugas Manajer Lapangan adalah :


Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan
penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi
-operasi
di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan,
mengawasi personil dan berhubungan dengan manajer
proyek.
Q UALITY A SSURANCE
S UPERVISOR

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan
untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai
kebutuhan.
M ANAJEMEN S TAKEHOLDER
S TAKEHOLDER






Anggota tim proyek
Customer
Manajer fungsional
Pengguna
Supplier
Beberapa anggota lain :



Pemegang saham
Kreditor
Lingkungan
S TAKEHOLDER A NALYSIS

Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan
sebuah proyek
Pertanyaan dalam stakeholder analysis
 Siapakah stakeholder?
 Apakah posisinya?
 Apakah alasan tentang pemilihannya?
 Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi
tersebut tidak positif terhadap proyek?
A KTIFITAS M ANAJEMEN
S TAKEHOLDER








Mengidentifikasi stakeholder
Mengumpulkan informasi terkait dengan stakeholder
Menentukan posisi stakeholder terhadap proyek
Menentukan kelebihan dan kekurangan stakeholder
Mengembangkan strategi manajemen stakeholder
Memprediksi reaksi stakeholder dan alternatif solusi
Mengimplementasikan strategi stakeholder
Mengevaluasi hasil dan penyesuaian
ORGANISASI PROYEK
O RGANISASI I DEAL

Organisasi ideal (Max Weber) mengenal adanya :





Spesialisasi
Tingkatan berjenjang
Berdasarkan prosedur kerja
Hubungan yg bersifat impersonal
Promosi berdasarkan kompetensi
O RGANISASI E FEKTIF
Harus dapat memahami tujuan proyek
Mengetahui keberadaan orang
-orang yang akan terlibat
dalam proyek
 Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek
seawal mungkin
 Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang
 Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam
proyek


D ASAR P ENYUSUNAN
O RGANISASI

Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan
struktur organisasi, yakni:





berdasar produk
berdasar lokasi
berdasar proses
berdasar pelanggan
berdasar waktu
O RGANISASI I NDIVIDUAL
Proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja
Biasanya PM merangkap sebagai fungsi
-fungsi lain
dalam proyek
 Digunakan dalam proyek dengan skala kecil


P ROYEK S EBAGAL B AGIAN DAN
O RGANISASI F UNGSIONAL
ORGANISASI FUNGSIONAL

Keuntungan penggunaan organisasi fungsional :





Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/
karvawan.
Orang
-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di
banvak proyek yang berbeda.
Orang
-orang dengan keahlian yang berbeda dapat
dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi
pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat
bagi pemecahan masalah teknis.
Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi
kelangsungan teknologi bila para personel keluar dan
proyek atau organisasi induk.
Divisi fungsional mempunyai jalur
-jalur karir bagi mereka
yang mempunvai keahlian tertentu.
ORGANISASI FUNGSIONAL

Kerugian penggunaan organisasi fungsional :





Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang
dilakukan orang
-orang yang terlibat proyek.
Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas
aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
Kadang
-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara
fungsional tidak ada individu yang diberi tanggung jawab
penuh untak mengurus proyek.
Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung
lemah
Penusunan organisasi seperti ini tidak memberikan
pendekatan yang holistik terhadap proyek.
Proyek melekat pada unit komersial yang paling
berkompeten, dipimpin oleh project expeditor.
Proyek melibatkan beberapa unit fungsional yang
dipimpin oleh koordinator proyek
O RGANISASI P ROYEK M URNI
Proyek terpisah dan organisasi induk.
Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis
tersendiri, administrasi yang terpisah dari ikatan dengan
organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan
secara periodik mengenai proyek.
 Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan
pembangunan sumber daya dari luar berupa sub
kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak
bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.


K ELEBIHAN








Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh
untuk mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara
manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
Bila ada proyek yang sejenis berturut
-turut, organisasi
ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus
melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi
tertentu.
Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk
membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
Adanya kesatuan komando.
Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.
K ELEMAHAN





Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang
harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan
mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi
duplikasi usaha dan fasilitas.
Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal
bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri
sendiri dengan staf yang penuh.
Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya
secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis
dan teknologi sewaktu
-waktu diperlukan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang
bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan
memakai alasan 
gmemenuhi permintaan klien
h.
S TRUKTUR
O RGANISASI P ROYEK M URNI
O RGANISASI M ATRIKS

Organisasi matriks adalah organisasi proyek
murni yang melekat pada divisi fungsional pada
organisasi induk.

Menggabungkan kelebihan dari organisasi
fungsional dengan organisasi proyek murni.
K ELEBIHAN






Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai
organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang
potensial yang dibutuhkan dan setiap unit fungsional.
Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan
dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai.
Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa
cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.
Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses
perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk,
sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan
perusahaan induk bisa dijaga.
Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi matrik
memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang
untuk mencapai berbagai target beberapa proyek yang
berbeda
-beda.
K ELEMAHAN
Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang
seimbang antara manajer fungsional dan Manajer
Proyek, sehingga bila terdapat keraguan siapa yang
mesif kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi
terbengkalai.
 Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke proyek
lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa
meningkatkan persaingan antar masing
-masing Manajer
Proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan
sukses bukan target organisasi secara keseluruhan.
 Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dan
manajemen yakni kesatuan komando (unity of
command).

M EMILIH B ENTUK
O RGANISASI P ROYEK
Frekuensi adanya y proyek baru : berapa sering suatu
perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana
perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas
proyek.
 Berapa lama proyek berlangsung
 Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal
dan sumberdaya yang dibutuhkan.
 Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang
terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan
ketergantungannya.

Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk
proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas
tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat
 Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala
relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel
