LAPORAN Tahun 2016 - Universitas Brawijaya

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
LAPORAN
TINJAUAN
MANAJEMEN
Tahun 2016
LABORATORIUM
HIDROLIKA DASAR
.Ir. M. Janu Ismoyo., MT
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
i
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
Visi :
Menjadikan pembelajaran dan pengembangan ilmu hidrolika dasar untuk mendukung
Tri Dharma Perguruan Tinggi
Misi :
1. Melayani mahasiswa untuk mengerti karakteristik aliran didalam saluran
terbuka dan tertutup
2. Mendukung dalam pengajaran hdrolika
3. Memfasilitasi penelitian dan pelayanan masyarakat, dosen dan mahasiswa
Vision:
To become a learning and development of basic hydraulic sciences to support three
pillars of higher education.
Mission :
1. To serve students for understanding the characteristic in open channel and
pressurized flow
2. To support hydraulic teaching
3. To facilitate the research and community services for lecturers and students
ii
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
LEMBAR PENGESAHAN
1.
Jenis Berkas
:
Laporan Tinjauan Manajemen
2.
Nama Unit
:
Laboratorium Hidrolika Dasar
3.
Nama Institusi
:
Universitas Brawijaya
4.
Penanggungjawab
:
Ir, M. Janu Ismoyo, MT (Pimpinan Unit)
5.
Koordinator Penyusun
:
Ir, M. Janu Ismoyo, MT
6.
Anggota Penyusun
:
1)
7.
Periode
:
Januari s.d Desember Th. 2016
Giat Pornomo, A.Md
Malang, 2 Desember 2016
Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Ir. M. Janu Ismoyo., MT
NIP. 195801021986011 001
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
iii
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................. iii
I.
PENDAHULUAN ................................................................................................................... 1
II.
LINGKUP BAHASAN ............................................................................................................. 1
III. HASIL..................................................................................................................................... 1
1.
Hasil Audit Internal ........................................................................................................ 2
2.
Umpan Balik Pelanggan ................................................................................................ 4
3.
Kinerja dan Evaluasi Proses ........................................................................................... 6
4.
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................................... 7
5.
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu ................................................................ 7
6.
Perubahan yang mempengaruhi SMM ......................................................................... 7
7.
Rekomendasi untuk memperbaiki kinerja .................................................................... 7
IV. PENUTUP .............................................................................................................................. 8
iv
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
I.
PENDAHULUAN
Laboratorium Hidrolika Dasar didirikan untuk memfasilitasi mahasiswa semester I
dan II di Jurusan Teknik Pengairan. Laboratorium ini dibangun semenjak berdirinya
Jurusan Teknik Pengairan
Seiring dengan perjalanan waktu, laboratorium ini selalu berkomitmen untuk
menjadi sarana pembelajaran dan pengembangan ilmu pengairan di bidang hidrolika
guna untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tinjauan manajemen
laboratorium disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung
dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari
tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem, bahkan organisasi
di Laboratorium Hidrolika Dasar
II.
LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka
Laboratorium Hidrolika Dasar melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1.
Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14
Tahun 2015.
2.
Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan laboratorium,
hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan kompilasi keluhan pelanggan .
3.
Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4.
Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
III.
HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar Tahun 2016 berikut ini
disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
1
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
1.
Hasil Audit Internal
Dari hasil temuan pada Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Tahun 2015, terdapat
banyak temuan yang masih belum terklarifikasi.
Oleh karena itu perlu dilakukan
evaluasi secara menyeluruh terhadap semua temuan tersebut. Evaluasi dengan
mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap
efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Adapun temuan-temuan pada AIM Siklus
sebelumnya dan rencana tindakan untuk penyelesaiannya dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Perbaikan atas Temuan AIM Siklus Sebelumnya
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
2
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Sebagian proses layanan sudah ada namun tidak
ada timeframe untuk setiap layanan. Perlu
ditambahkan MP untuk maintenance peralatan
laboratorium sebelum dan sesudah
Kecukupan SDM masih kurang akan tetapi
sudah mengajukan ke tingkat
jurusan .
Peralatan laboratorium menggunakan system
resource sharing dengan 2 laboratorium
(Lab.hidrolika terapan dan Lab. Sungai).
Laboratorium memiliki pengukur debit curren
meter 1987 tidak mengusulkan alat tersebut
karena harganya mahal. Pengelolaan website di
jurusan namun overload . Disarankan untuk
membuat Gap analysis
Tidak ada perencanaan tertulis untuk sebagian
proses pengelolaan
Lab. (perencanaan
peningkatan kompetensi SDM, perencanaan
peningkatan peralatan Lab). Perencanaan yang
dilakukan secara periodik adalah pelaksanaan
kegiatan laboratorium yaitu praktikum saja
Rekaman perencanaan dan pelaksanaan sudah
ada untuk kegiatan praktikum akan tetapi
evaluasi dan tindak lanjut belum dilakukan
proses dokumentasi
Komunikasi internal dilaboratorium dilakukan
melalui rapat laboratorium rata-rata 1 bulan
sekali, sudah ada rekaman daftar hadir , namun
belum didokumentasikan dalam notulensi
Sudah dilakukan pemeliharaan alat lab secara
berkala akan tetapi belum ada gap analysis
sarana beserta prasarana MP
Evaluasi terhadap pelayanan yang diberikan
berupa
kuisioner
kepuasan
pelanggan
(mahasiswa)
sudah
dilakukan
dan
terdokumentasi , akan tetapi belum dilakukan
evaluasi/analisis kepuasan
Kegiatan yang terkait dengan bahan dan
pengembangan produk, laboratorium sedang
dalam proses perencanaan pengembangan disain
dan produk dilakukan melalui diskusi antar
dosen. Tidak ada dokumentasi mengenai disain
dan pengembangan produk . hasil diskusi : lab
ingin mengembangkan laboratorium perpipaan
Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar
Penyebab Temuan
Mengupdate penjelasan mengenai tupoksi untuk masingmasing jabatan dalam struktur organisasi sesuai dengan
visi dan misi laboratorium
Untuk kebutuhan SDM sudah dikonsultasikan dengan
jurusan, karena Lab hanya bisa mengusulkan
saja.keputusan selanjutnya ada di pimpinan jurusan dan
fakultas . Demikian pula ketersediaan alat Lab, maka lab
telah menindaklanjuti temuan tersebut dengan mengajukan
pengadaan alat ke jurusan untuk selanjutnya diteruskan ke
fakultas
Secara umum perencanaan dalam pengelolaan lab telah
dilakukan sesuai dengan kalender akademik yang ada di
fakultas. Dalam hal peningkatan SDM terutama tenaga
PLP sulit dilakukan secara terjadwal karena tergantung
pada pihak luar sebagai penyedia jasa
Evaluasi dan tidak lanjut telah dilakukan yaitu setelah
menanggapi hasil kuisioner yang telah diisi oleh
mahasiswa peserta praktikum
Dari hasil temuan tahun lalu, maka tertip administrasi telah
dilakukan yaitu setiap rapat internal lab selalu ada daftar
hadri dan notulensinya
Sarana dan prasarana MP sudah dibuatkan walaupun masih
bersifat sederhana. Dan belum tersaji dengan sempurna
Evaluasi/analisis kepuasan pengguna Lab telah dilakukan
dan untuk menanggapi hasil kuisioner yang bersifat
kritikan dan saran telah dilakukan tindakan
secara
informal kepada pihak yang terkait dengan hasil angket
tersebut
Lab telah melakukan langkah untuk pengembangan
fasilitas , yaitu dengan pengadaan jaringan perpipaan.tidak
selalu setiap kegiatan yang telah dilakukan terdokumentasi
terutama kegiatan diskusi dengan dosen karena biasanya
kegiatan tersebut dilakukan secara informal saja, baik
dengan dosen maupun jurusan
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
9
Verifikasi hasil pengadaan barang dan jasa
dilakukan langsung oleh jurusan. Akan tetapi
disarankan laboratorium memiliki arsip spek
dan pengajuan
Sudah
dilakukan
pengukuran
kepuasan
pelanggan melalui angket layanan laboratorium
(sudah ada rekaman) akan tetapi analisa dan
tindak lanjut belum terdokumentasi
Sudah dilakukan job analysis untuk SDM dosen
sudah cukup, namun untuk PLP masih belum
mencukupi karena PLP menangani untuk
pengelolaan website dan administrasi lab.
Inventarisasi telah dilakukan namunperalatan
Lab masih belum mencukupi, karena beberapa
alat masih meminjam di Lab hidrolika terapan.
Selain tidak ada mekanisme penanganan alat
alat lab yang rusak (tempat maupun
penanganan)
Komunikasi internal dilakukan secara periodic,
insidentil setiap ada kegiatan . belum ada
notulen karena kekurangan staf administrasi
untuk mendokumentasikan
Kalibrasi belum rutin dilakukan karena harus
dilakukan di Balai sungai solo
Menindak lanjuti temuan tersebut, maka untuk pengadaan
barang dan jasa lab telah mengarsipkan spek dan
pengajuan barang dan jasa ke jurusan
14
Belum menggunakan format menu bilungual
Karena keterbatasan tenaga administrasi , maka sementara
ini baru sebagian menu Lab yang sudah bilungial
15
Menu prestasi masih kosong
Sementara ini menu prestasi yang bisa ditunjukkan yaitu
dengan kepercayaan pihak luar (PTS) yang praktikum di
Lab ini
16
Menu IKM masih kosong
Menu IKM sudah dalam proses penyusunan, namum
belum bisa dimasukkan ke website Lab
17
Menu tinjauan manajemen masih kosong
Tinjauan manajemen telah dibuat , namun masih perlu
penyempurnaan lebih lanjut
10
11
12
13
Hasil angket kepuasan mahasiswa peserta praktikum
telah dievaluasi dan ditindak lanjuti laporannya kepada
pihak pihak yang terkait
Pengadaan PLP tergantung dari pihak jurusan dan fakultas
untuk menindaklanjutinya dan lab hanya bisa mengusulkan
ke jurusan. Secara informal keluhan kekurangan tenaga
PLP selalu disampaikan ke jurusan. Dalam penanganan
alat lab yang rusak biasanya lab langsung menghubungi
pihak teknisi nya dan dikirim ke tempat servis.
Komunikasi secara internal saat ini telah dilakukan dan
sudah terdokumentasi dalam satu buku presensi rapat
internal lab
Lab tidak mempunyai alat yang perlu dikalibrasi, karena
alatnya masih sharing dengan lab Hidrolika terapan.
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
3
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
2.
Umpan Balik Pelanggan
Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak internal UB
{Mahasiswa sebagai pengguna}. Umpan balik pelanggan pihak internal UB diperoleh
dari aktivitas yang dilakukan di Laboratorium. Secara umum, hasil umpan balik
pelanggan berupa kuesioner yang dilakukan pada setiap pelaksanaan praktikum yaitu
pada bulan September 2015 akan disajikan pada gambar berikut.
Bagaimana dalam pelaksanaan administrasi selama pelaksanaan
pendaftaran praktikum
25
20
15
10
5
0
baik
cukup baik
kurang
Bagaimana waktu pelaksanaan praktikum di laboratorium
apakah sudah berjalan sesuai jadwal yang telah di tetapkan
25
20
15
10
5
0
Sesuai jadwal
4
Kadang berubah
selalu berubah
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
Apakah pelaksanaan praktikum hidrolika dasar bermanfaat
untuk anda
30
25
20
15
10
5
0
Sangat bermanfaat
Cukup
Kurang bermanfaat
Apakah waktu yang disediakan dalam pelaksanaan
praktikum sudah mencukupi
30
25
20
15
10
5
0
Sangat cukup
Cukup
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Kurang
5
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
Apakah tenaga laboran / PLP yang bertugas untuk membantu
dalam pelaksanaan praktikum mempunyai kemampuan?
30
25
20
15
10
5
0
Mampu
3.
Cukup Mampu
Kurang
Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara spesifik, selain dari temuan audit dan evaluasi umpan balik pelanggan,
kinerja laboratorium juga dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian
indikator kinerja. Setiap tahun, Laboratorium melakukan perumusan program kerja
terukur berdasarkan hasil tinjauan manajemen tahun sebelumnya. Ukuran capaian
program kerja di Laboratorium ditentukan dengan memberikan skor sesuai tahapan
pelaksanaan programnya (Tabel 2).
Tabel 2. Bobot Pelaksanaan Program kerja
Tahapan Program
Bobot
P
Perencanaan (persiapan, koordinasi, surat tugas, dll)
20 %
D
Pelaksanaan
50%
C
Laporan (kompilasi hasil dan analisis)
20%
A
Tindak Lanjut (rencana perbaikan, rekomendasi, hasilnya bila ada)
10%
Total
6
100%
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasarr 2016
Berdasarkan skor tersebut, maka setiap program dapat diukur capaiannya untuk
bahan evaluasi penyusunan program selanjutnya.
Tabel 3. Capaian Program Kerja Laboratorium Hidrolika Dasar 2015
No.
1
2
3
4
4.
Uraian
Pelaksanaan praktikum Saluran Terbuka dan Tertutup
Penggunaan sarana ruangani untuk penelitian nahasiswa
Jurusan Pengairan.
Perawatan rutin peralatan praktikum {pembersihan, pengecatan
dan pemberian olie)
Pembersihan dan pengisian tandon
Skor
Capaian
80
10
90
40
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Secara umum, masukan untuk tindakan koreksi di Laboratorium diperoleh dari
evaluasi keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan
evaluasi sasaran mutu. Rincian tindakan koreksi dan tindakan pencegahan tersebut
disajikan pada Tabel 1.
5.
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Rincian tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu disajikan pada Tabel 1.
6.
Perubahan yang mempengaruhi SMM
Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di Laboratorium ini,
yaitu adanya ketertinggalan peralatan yang digunakan dan disertai dengan
peningkatan pelayanan yang baik ditingkat internal.
7.
Rekomendasi untuk memperbaiki kinerja
Secara umum, masukan-masukan dari hasil kajian Laboratorium untuk
peningkatan SMM adalah sebagai berikut:
a. Perlunya adanya pemutakiran peralatan yang ada
b. Perlunya peningkatan pelayanan baik internal maupun eksternal.
c. Evaluasi capaian program dan capaian indikator kinerja harus dipantau
secara periodik..
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
7
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Hidrolika Dasar 2016
IV.
PENUTUP
Berdasarkan kajian sistem manajemen Laboratorium seperti tertuang tersebut di
atas, dapat disimpulkan bahwa sistem di Laboratorium masih perlu dilakukan evaluasi
secara menyeluruh, dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung
dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen.
8
Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya