Untitled - GF-soft

KNOWLEDGE
Penggunaan Fasilitas Filter / Saring Data
Pernahkah Anda mencari item-item dengan kriteria
tertentu di data Anda dengan jumlah record yang banyak?
Dalam hal ini GF-Akuntansi 2008 menyediakan fasilitas "Filter /
Saring Data" yang berfungsi untuk menyaring data item yang banyak
berdasarkan harga beli, harga jual, persentase harga jual, harga jual,
tanggal input, tanggal ubah, input oleh dan ubah oleh user tertentu. Kita
dapat menyaring data untuk beberapa kriteria sekaligus.
Selain kriteria pencarian di atas, fasilitas
ini juga menyediakan kondisi OR dan
AND. OR digunakan untuk menyaring
data yang memenuhi salah satu kriteria
pencarian yang kita isi. Sedangkan AND
digunakan untuk menyaring data yang memenuhi semua kriteria pencarian yang kita isi.
Hampir setiap modul tersedia fasilitas Filter/Saring Data yang terletak
di tombol Menu. Isi field kriteria sesuai dengan yang Anda butuhkan,
kemudian klik OK.
Misalnya kita ingin menampilkan data item yang diinput pada tanggal
1 8 Agustus 201 4 oleh KHEN (dengan kondisi OR atau AND) maka
kita isi seperti gambar di bawah ini :
- Kondisi OR
- Kondisi AND
Kemudian misalkan untuk menyaring record penjualan tanggal
01 /09/201 4 dan yang pernah diedit/diubah oleh user MERINA, maka
tinggal isi field pencarian seperti gambar berikut.
1
KNOWLEDGE
Fasilitas Multiple Kode untuk Item/Barang
Sering kita ketemu ada barang/item yang memiliki lebih dari satu
kode/barcode, atau terjadi perubahan kode barcode tertentu, ataupun
terkadang kita ingin membuat kode tambahan tersendiri yang lebih
mudah diingat oleh user. Untuk hal tersebut, GF-Akuntansi 2008
menyediakan fasilitas Multiple Kode.
Fasilitas Multiple Kode
bisa diaktifkan melalui
menu Sistem Setup >
Sistem Konfigurasi >
Tab General 2.
Pencarian Item dengan Nama Lainnya / Nama
Alias
Kadang kala nama-nama item kita sangat panjang sekali dan susah
diingat. Nah pengisian Nama Lainnya / Nama Alias pada Item ini
berguna untuk memudahkan kita mencari item dengan nama alias
atau nama alternatif item yang lebih dikenal/mudah diingat oleh user.
Berikut hasil tampilan di kotak "Item":
Setelah Anda memasukkan Nama Lainnya, maka Anda bisa
menggunakan nama tersebut ketika melakukan pencarian item
seperti contoh berikut. Jika kita ketik Nama Alias item pada
field/kolom Nama, maka muncul nama item yang diinginkan.
Saat menginput transaksi penjualan eceran, untuk kode yang kita scan
baik kode 1 maupun 2 hingga 5 akan diterima oleh sistem.
Item Non Aktif
Data item yang banyak akan memperlambat proses pencarian item.
Sebagian item tersebut terkadang sudah tidak dijual/diproduksi lagi.
Untuk item yang sudah diinput dan jika sudah ada transaksi, maka item
tersebut tidak bisa dihapus. Yang bisa kita lakukan adalah dengan cara
menon-aktifkan barang atau item yang tidak lagi digunakan untuk
transaksi.
Cari
dan
koreksi item
yang mau di
non-aktifkan,
cukup
centang
checkbox
"Non-Aktif"
yang ada di
bagian
kiri
bawah dan
Simpan.
Untuk mempermudah pencarian item yang sudah dinon-aktifkan, di
tampilan listview Master File - Item, di pojok kanan bawah kita klik
tombol Aktif, maka tombol tersebut akan berubah menjadi Non Aktif.
Kemudian centang semua data, maka sistem akan menampilkan
semua list item yang non aktif.
2
KNOWLEDGE
Meng-insert Gambar untuk Item
Bagaimana jika jumlah barang / item kita sangat banyak dan sebagian
item mempunyai nama maupun kode barang yang hampir sama,
sedangkan harga jualnya berbeda?
Misalnya kita ambil contoh item Mainboard. Untuk dua gambar item di
atas, yaitu P5Q Deluxe dan P5Q Vm, perbedaannya sangat tipis.
Catatan Vendor & Pelanggan
Terkadang kita perlu merecord informasi khusus untuk pelanggan
tertentu dan sering kita mengalami kesulitan untuk mencatat informasi
tambahan tersebut jika jumlah pelanggan kita sudah banyak.
Pengisian catatan pelanggan di menu Pelanggan ini berguna untuk
merecord informasi tambahan yang berhubungan dengan pelanggan
dan catatan tersebut bisa disetting agar ditampilkan setiap pemilihan
pelanggan saat entry transaksi.
Misalnya pelanggan TOKO 1 23 kita isi catatannya "PEMBAYARAN
LANCAR" dan lainnya.
Dua mainboard ini tentu memiliki harga jual yang berbeda. Agar tidak
terjadi kesalahan saat input barang pada transaksi, kita bisa
memasukkan gambar untuk masing-masing item di Master File - Item.
Mari kita simak langkah - langkah memasukkan gambar untuk item:
Saat input penjualan untuk pelanggan TOKO 1 23, keterangan catatan
yang kita isi langsung ditampilkan. Inilah manfaat dari mengisi catatan
pelanggan.
Sebelumnya pastikan sudah ada file gambar pada folder Photos
(...\Contoh Restoran\Photos)
1 . Pada bagian/area list gambar, klik kanan > Tambah Data.
2. Selanjutnya bagian view gambar, klik kanan > Assign Picture.
Kemudian akan muncul kotak dialog Open, pilih gambar untuk item
tersebut, kemudian klik tombol Open.
3. Setelah itu isi Catatan untuk gambar tersebut dan klik tombol
Masuk List.
4. Terakhir ingat klik tombol Simpan jika sudah selesai.
Hasil Tampilan di Listview Master File - Item adalah sebagai berikut:
Catatan di vendor sama fungsinya dengan catatan di pelanggan.
Pengisian catatan vendor berguna untuk merecord informasi
tambahan yang berhubungan dengan vendor dan catatan tersebut
bisa disetting agar ditampilkan setiap pemilihan vendor saat entry
transaksi.
Sebagai contoh : untuk vendor PT. XYZ. Kita isi dengan catatan
"Minimal order 1 0 Dus", maka akan muncul seperti gambar ini.
Hasil Tampilan di List Item Penjualan Eceran adalah sebagai berikut:
3
HISTORY APLIKASI
GF POS - Mencatat Pembayaran Non-Tunai
Bagaimana mencatat transaksi pembayaran Non-Tunai seperti
pembayaran dengan Debit Card, Credit Card dan lainlain di GF-POS?
Pembayaran
Non-Tunai
seperti
pembayaran
dengan mesin edc bisa di
catat/record
dengan
mudah. Di aplikasi GFAkuntansi 2008 telah
tersedia
menu
"Tipe
Pembayaran" guna mengisi
tipe pembayaran apa saja
yang akan digunakan di
transaksi pembayaran penjualan eceran. Menu ini dapat Anda akses
melalui Menu Sistem Setup > Setup Penjualan Eceran > Tipe
Pembayaran.
GF-POS "Setting Harga Jual secara Fleksibel"
Di versi sebelumnya, settingan Harga Jual untuk GF-POS hanya
terbatas pada 1 harga jual, yaitu default harga jual pertama. Kini di
GF-POS telah ditambahkan fasilitas setting Harga Jual, sehingga
user bisa menentukan Harga Jual yang ingin digunakan secara
fleksibel. Cara setting harga jual di GF-POS dapat diamati seperti
gambar berikut:
1 . Klik Sistem Setup, pilih Sistem Konfigurasi, maka akan muncul
kotak dialog seperti ini.
Setelah tipe-tipe pembayaran diisi, maka saat kita menginput transaksi
penjualan eceran, akan muncul pilihan pembayaran Non-Tunai seperti
gambar berikut:
2. Di Tab Inisialisasi, bagian field Harga Jual, tentukan harga jual ke
berapa yang ingin Anda gunakan untuk transaksi penjualan eceran,
misalnya: Harga Jual *2. Klik Simpan
Pencarian Item dengan Keyword (Wildseek)
Untuk mengedit data item tertentu, melihat/mengecek sisa stock dari
item tertentu, atau mengetahui informasi lain tentang item, Anda
harus mencari terlebih dahulu item-item tersebut. Untuk
mempercepat pencarian item, di Master File-Item telah tersedia
fungsi wildseek, yaitu metode pencarian item dengan keyword pada
field tertentu. Sebelumnya fungsi wildseek hanya berfungsi pada
pencarian satu field, kini fungsi wildseek sudah bisa lebih dari satu
field.
Perlu diingat bahwa tipe pembayaran yang sudah diinput di sistem dan
sudah ada transaksi, maka tidak bisa dihapus. Yang dapat kita lakukan
adalah menon-aktifkan tipe pembayaran tersebut. Seperti yang terlihat
di gambar, tersedia opsi " Non Aktif ". Apabila kita centang opsi ini
maka tipe pembayaran tersebut tidak aktif lagi di penjualan eceran.
Misalnya pada list item di samping ini, kita
ingin mencari item dengan keyword "vege"
pada field "Kode" dan "Nama", maka
setelah menekan Ctrl + F, isi field keyword
dengan "vege", kemudian centang "Kode"
dan "Nama", seperti gambar di bawah:
Hasil pencarian dari kode dan nama
4
HISTORY APLIKASI
Barang Repair
GF- Akuntansi 2008 merupakan software yang bisa digunakan untuk
multi usaha seperti supplier, restoran, toko baju, toko bangunan,
minimarket, handphone, bengkel dan lain - lain. Kini telah ada
penambahan modul baru yang sangat cocok sekali untuk usaha
bengkel dan handphone yaitu modul Barang Repair, dimana setiap
reparasi bisa diinput dan tersedia berbagai bentuk laporan. Untuk
user yang ingin mengontrol tanggal terima dan tanggal penyerahan
barang reparasi, bisa mengaktifkan menu Barang Repair.
Untuk pengisian barang repairnya, diisi sesuai kolom yang sudah
disediakan, seperti gambar di bawah ini:
Untuk menunya, bisa diakses di menu Lainnya > Barang Repair
Barang yang sudah selesai direpair maka untuk pengisian tanggal
selesai ataupun penyerahan, tersedia tombol di bawah ini:
Sebelum mengisi barang repair, pertama buat dulu
pengelompokan barang repair seperti Rusak Parah, Rusak
Casing dan lain- lain di tombol Group/Kelompok.
5
IMPLEMENTASI
Setup GF-POS
GF-POS (Aplikasi POS / Kasir Eceran) merupakan aplikasi
dukungan GF-Akuntansi yang gunanya untuk mencatat penjualan POS (Point
Of Sales / Point Of Services) yang kemudian akan ditransfer ke GFAkuntansi. Aplikasi ini berfungsi sebagai pengganti cash register (mesin kas)
yang fiturnya terbatas. Sistem GF-POS umumnya digunakan di supermarket,
restoran, hotel dan tempat-tempat lain yang membuka jasa retail.
Kelebihan menggunakan aplikasi GF-POS:
1 . Saat komputer server dalam keadaan tidak hidup atau down, aplikasi GFPOS tetap bisa menjalankan transaksi penjualan (sistem offline).
2. Berfungsi sebagai pengganti cash register sehingga bisa diinstall pada
banyak komputer yang akan dijadikan sebagai mesin kasir.
3. Tersedia 3 cara pengiriman data pada GF-POS, yaitu via offline, online,
dan web/internet.
Installasi
File yang dibutuhkan adalah GF POS Setup.EXE. File tersebut bisa didownload dari www.gfsoftindo.com.
Langkah-langkah proses instalasinya adalah sebagai berikut:
1 . Double klik file GF POS Setup.exe.
2. Pilih Bahasa Setup, kemudian klik OK.
3. Selanjutnya kita akan mendapatkan kalimat "Selamat Datang", klik tombol Lanjut >
4. Silahkan pilih printer apa yang Anda gunakan untuk mencetak faktur/nota Anda, kemudian klik tombol Lanjut >
5. Pada bagian ini, silahkan pilih lokasi di mana GF-POS akan diinstall, kemudian tekan tombol Lanjut >
6. Silahkan pilih tasks yang Anda ingin setup jalankan dan klik tombol Lanjut >
7. Aplikasi siap untuk diinstall, klik tombol Install.
8. Selanjutnya sistem akan melakukan installasi GF-POS
Proses instalasi telah selesai, selanjutnya kita perlu mengeset aplikasi GF-POS. Untuk GF-POS yang link dengan Komputer Pusat
(SERVER) melalui jaringan network, maka Anda perlu mengeset Lokasi Data Master:
1 . Tekan tombol Start > Program > GF-POS > Set Lokasi Data Master.
2. Hilangkan tanda (√) pada pilihan Local Drive (Current Folder).
3. Klik tombol <>, kemudian browse ke folder Data Master Anda, misalnya \\Central\GFData (yang sudah dishare terlebih dahulu).
4. Tekan tombol Set Data Folder.
5. Sekarang Anda sudah boleh memulai GF-POS. Tekan tombol Start > Program > GF-POS > GF-POS. Jika muncul kotak Create Indexes,
maka Anda tekan saja tombol Start-nya, setelah selesai tekan tombol Close-nya.
6. Kemudian login dengan user Manager/Supervisor (yang bisa akses Sistem Konfigurasi).
7. Setelah itu pilih menu Sistem Setup > Sistem Konfigurasi. Di bagian ini
Anda perlu mengeset Owner/Machine ID (Nama Mesin) dan Gudang
untuk pemotongan stock atas penjualan eceran. Perlu diingat bahwa tidak
boleh ada Nama Mesin yang sama, setiap komputer mempunyai Nama
Mesin tersendiri, hal ini berpengaruh saat mengirim data ke komputer
pusat. Untuk menambah nama mesin, Anda bisa menambah melalui
aplikasi GF-Akuntansi 2008, melalui menu Sistem Setup > List >
Owner/Machine ID.
8. Setelah selesai, klik tombol Simpan.
6
IMPLEMENTASI
Perangkat Alat Kasir
Printer Kasir
Barcode Scanner
Terdapat dua jenis antara lain: Printer
kasir thermal system dan Printer kasir
dotmatrix system. Printer kasir thermal
mampu mencetak dengan cepat dan
tidak berisik namun hanya mampu
mencetak satu rangkap sedangkan
Printer kasir dotmatrix mampu untuk
mencetak struk kertas kasir dua hingga tiga rangkap namun sedikit
lebih lambat dalam hal mencetak. Merek yang direkomendasi adalah
Epson, Axopos, dan lain-lain. Contoh di atas adalah Epson TM-U220.
Koneksi printer menggunakan USB sehingga mudah proses
installasinya.
Banyak pilihan barcode scanner dari segi bentuk, harga dan kualitas.
Terdapat beberapa jenis antara lain: scanner barcode manual, scanner
barcode auto multi laser. Untuk
scanner barcode manual, user harus
menekan tombol untuk membaca kode
barcode sedangkan scanner barcode
auto multi laser mampu membaca
kode barcode secara otomatis dengan
cepat ketika terdapat produk dengan
kode barcode melintasi dihadapannya
seperti
yang
digunakan
oleh
supermarket.
Cash Drawer
Customer Display
adalah tempat penyimpanan uang kasir
yang terbuat dari bahan full besi.
adalah salah satu alat dan accessories
mesin kasir yang dipergunakan sebagai
pelengkap dimana fungsi customer display
sendiri berguna untuk menampilkan produk
belanjaan termasuk harga dan sub total dari
belanjaan pelanggan Anda.
Di GF-POS, drawer bisa disetting auto buka lewat printer
jika drawer Anda dipasang ke printer melalui connector RJ-45
(berbentuk seperti kabel telepon). Fungsi ini bisa disetting di menu
Sistem Setup > Sistem Konfigurasi, pilih tab Kontrol Hardware, klik
"Drawer Buka Lewat Printer (RAW Data)" dan pilih printer Anda.
7