analisis hambatan komunikasi organisasi vertikal pt pos indonesia
advertisement
Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) ANALISIS HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI VERTIKAL PT POS INDONESIA (PERSERO) (KASUS PADA KANTOR POS MEDAN) ANALYSIS OF VERTICAL COMMUNICATION ORGANIZATION BARRIERS IN PT POS INDONESIA (PERSERO) (CASE ON MEDAN POST OFFICE) Paraden Lucas Sidauruk Puslitbang Penyelenggaraan Pos dan Informatika – Kementerian Kominfo Jalan Medan Merdeka Barat No.9 [email protected] Naskah diterima : 16 Oktober 2013; Direvisi : 6 Desember 2013 ; Disetujui : 13 Desember 2013 ABSTRAK Masalah utama penelitian ini adalah bagaimana hambatan pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos Medan. Untuk menjawabnya dilakukan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumen serta pengisian Daftar Isian Pos. Analisis data menggunakan deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa bentuk komunikasi organisasi vertikal ke bawah didominasi komunikasi lisan tatap muka, sedangkan bentuk komunikasi organisasi vertikal ke atas umumnya menggunakan komunikasi tulisan sepanjang mengenai laporan keuangan dan informasi pekerjaan kantor. Jenis informasi yang disampaikan pimpinan kurang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan karyawan sehingga timbul kesenjangan informasi. Pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas menyangkut keluhan karyawan masih minim karena adanya hambatan pribadi (personal barriers), dan hambatan organisasi (organization barriers). Kata Kunci : Hambatan, Komunikasi Organisasi Vertikal, PT Pos Indonesia (Persero) ABSTRACT The main problem of this research is how the implementation of organizational communication barriers vertically upwards on the Medan Post Office. To answer it, conducted a research with descriptive qualitative approach. Data collected through in-depth interviews, observation, and study of documents and filling the Post Checklist. Data analysis using descriptive qualitative. The results showed that the form of organizational downward vertical communication generally dominated by face-to-face verbal communication, while the organizational form of upwards vertical communication generally using written communications throughout the financial statements and information about office work. In accordance to the type of information that is presented by the leaders is lack of the needs of employee so that there are information gaps. Implementation of upward vertical communication regarding employee complaints still minimal due to personal barriers, and organizational barriers. Keywords: Barriers, Vertical Organizational Communication, PT Pos Indonesia (Persero) 133 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 PENDAHULUAN kantor Kementerian Komunikasi dan Latar Belakang Informatika sekitar 800 orang pegawai dan pensiunan, 28 Juni 2012 berunjuk rasa Salah satu faktor penting dalam mewujudkan iklim kerja yang kondusif dalam organisasi adalah adanya komunikasi yang efektif. Setidaknya, komunikasi antara pimpinan dan karyawan berlangsung dengan baik sehingga tercipta hubungan kerja yang harmonis. Munculnya unjuk rasa karyawan akhir-akhir ini mengindikasikan pelaksanaan komunikasi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Unjuk rasa tidak perlu terjadi andaikata karyawan memperoleh informasi yang dibutuhkannya dan dapat pula menyampaikan aspirasinya melalui sarana komunikasi yang tersedia dalam organisasi. menuntut substantif menuntut kenaikan gaji dan penghapusan tenaga alih daya, tetapi secara menghendaki adanya komunikasi dengan pimpinannya. “Sekitar 150 orang pensiunan pegawai kantor pos berdemonstrasi di depan Kantor Pos Besar Medan, Rabu, 1 Juni 2011, meminta penambahan jumlah dana pensiun untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari. Hingga demonstrasi berakhir, tidak ada perwakilan dari Kantor Pos dan (Kusuma, 2012). Unjuk rasa terbesar diikuti sekitar 5000 orang dari perwakilan SPPI terjadi 28-30/6-2012 menuntut, antara lain (1) membayar uang pensiunan Pos Indonesia minimal sama dengan pensiunan PNS, (2) menerapkan komposisi upah pokok 75 persen dari gaji sebulan, (3) menghapuskan sistem “outsourcing, (Nababan, 2012) Jadi, unjuk rasa yang terjadi di Medan dan Jakarta mengajukan dasarnya sejumlah juga selain tuntutan, pada mengharapkan adanya komunikasi yang intens dengan pimpinan. PT Pos Indonesia di beberapa kota secara juga kesejahteraan peningkatan keselamatan dalam bekerja. Unjuk rasa karyawan dan pensiunan implisit perbaikan Besar Medan yang menerima dan berdialog dengan seratusan pensiunan tersebut"1) Sementara, di depan Menurut Sumartias dalam Sumantri (t.t) “fenomena unjuk rasa yang dilakukan buruh dilihat komunikasi.Persoalan dari rasa juga mengindikasikan hubungan kerja yang mengalami gangguan. unjuk konteks Hubungan ini merujuk pada bentuk komunikasi dan interaksi yang terjadi di antara manusia yang terikat pada proses perilaku menuju suatu kepuasaan kerja secara bersama” Sepanjang masalahnya mengenai komunikasi, unjuk rasa dapat dihindari manakala cukup kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan aspirasinya kepada pimpinan baik secara formal maupun 134 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) informal. Sebab para menginginkan agar pengunjuk rasa tuntutannya masih kurang, belum dapat memenuhi dapat harapan masyarakat pengguna jasa layanan didengar dan direspons pimpinan secara PT Pos Indonesia yang ditandai dengan langsung. Jalur unjuk rasa sebenarnya dapat rendahnya masyarakat dalam menggunakan digantikan dengan efisiensi komunikasi produk-produk PT Pos Indonesia” (Kaban, organisasi. 2011 : 70) Kegagalan komunikasi tidak saja Fenomena unjuk rasa dan iklim memicu munculnya unjuk rasa, tetapi juga kerja yang tidak kondusif menunjukkan menganggu kurang hubungan kerja antara berfungsinya komunikasi pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja organisasi, terutama komunikasi organisasi sama yang terganggu juga menciptakan vertikal ke atas. Hal itu dapat dilihat dari iklim kerja yang tidak kondusif. Menurut rendahnya Pitaloka (2012) “hubungan industrial antara karyawan kepada pimpinan. Minimnya SPPI dengan Manajemen PT Pos Indonesia pelaksanaan komunikasi itu dipengaruhi telah mengalami hubungan yang sangat oleh hambatan yang bisa berasal dari tidak harmonis” Bahkan, hubungan seperti organisasi, itu bisa mendorong terciptanya suasana pribadi, ketersediaan sarana komunikasi permusuhan dalam perusahaan. “Bukan dan rahasia umum lagi perseteruan antara SPPI mendukung. Di kantor pos cabang tidak (Serikat Pekerja Pos Indonesia) dengan adanya ruangan rapat cukup mengganggu direksi sejak 28 Juni tahun lalu semakin karyawan memanas. Kondisinya ibarat api dalam pendapatnya secara formal. Sementara di sekam. Sebenarnya apa-apa yang dituntut kantor pos induk, faktor sistem (jam) kerja SPPI, jika ditanggapi dengan baik dan yang ketat tidak memberi peluang bagi diadakan dialog dari hati ke hati, mungkin karyawan untuk mengikuti pertemuan tatap sudah bisa diselesaikan dengan baik” muka dengan pimpinan. intensitas bentuk budaya komunikasi komunikasi, masyarakat untuk dapat yang dari sikap kurang mengutarakan (Djamin, 2013). Apabila suasana kerja Komunikasi organisasi vertikal ke seperti ini dibiarkan terus berlarut-larut, bawah pelaksanaannya juga tidak mudah maka karena dampaknya dapat menurunkan kualitas pelayanan pos. Terlebih lagi, dalam “Kondisi kualitas layanan pada PT Pos Indonesia dalam perspektif masyarakat banyaknya jumlah kantor pos cabang yang lokasinya tersebar sehingga secara geografis terhambat. Kantor Pos Medan Divisi Regional I misalnya, pengguna secara umum dapat dikatakan 135 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 mempunyai 32 kantor pos cabang terdiri ke atas pada Kantor Pos Medan ? Selain atas 22 kantor pos cabang dalam (Kpcdk) di untuk menjawab ketiga masalah tersebut, Kota Medan dan 10 kantor pos cabang luar tulisan kota (Kpclk) di kabupaten Deli Serdang.2) melengkapi hasil penelitian terdahulu di Lokasi kantor pos yang tersebar dan bidang berjauhan antara yang satu dan yang lain perposan. secara geografis merupakan ini juga diharapkan komunikasi dapat organisasi dan faktor Komunikasi dari bawah ke atas penghambat bagi pelaksanaan kegiatan tidak kalah pentingnya dengan komunikasi komunikasi bertatap organisasi vertikal dari atas ke bawah. Oleh muka. Para pengantar surat dan paket karena itu, diperlukan upaya peningkatan umumnya mempunyai jadwal kerja (shift) kegiatan komunikasi organisasi terutama sendiri sehingga pada hari kerja sukar untuk dari bawah ke atas. Sehubungan dengan itu, mengumpulkannya tulisan ini diharapkan dapat dimanfaatkan khususnya secara di suatu tempat pertemuan. sebagai bahan masukan untuk kebijakan Bentuk komunikasi pimpinan juga perposan Direktorat Pos pada Direktorat dapat menimbulkan kejenuhan di kalangan Jenderal karyawan. Terlebih lagi, jika pimpinan Informatika, Kementerian Komunikasi dan mendominasi komunikasi sehingga kurang Informatika. memberi kesempatan bagi karyawan untuk digunakan sebagai bahan evaluasi bagi PT menyampaikan pendapatnya. Selain itu, Pos Indonesia (Persero) dan Kantor Pos kebosanan Medan. dapat terjadi di kalangan karyawan karena ketidaksesuaian jenis Penyelenggaraan Di samping Pos itu, dan dapat TINJAUAN PUSTAKA informasi yang dibutuhkannya dengan apa Kerangka Konsep yang disampaikan pimpinan. Berdasarkan latar Beberapa belakang tahun belakangan ini tersebut, masalah yang djawab dalam muncul unjuk rasa karyawan sebagai tulisan ini adalah (1) Bagaimana bentuk upayanya merespons kebijakan perusahaan. komunikasi organisasi vertikal pada Kantor Unjuk rasa atau demonstrasi dapat diartikan Pos Medan ? ; (2) Apakah jenis informasi sebagai yang disampaikan pimpinan telah sesuai ketidakpuasan atau “pernyataan protes yang dengan dibutuhkan dilakukan secara massal” (Departemen karyawan ? ; (3) Bagaimana hambatan Pendidikan Nasional, 2008 : 1531). Aksi pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal unjuk rasa juga mencerminkan tidak adanya informasi yang suatu pengungkapan pesan 136 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) iklim komunikasi dalam organisasi. Komunikasi organisasi yang tidak efektif tentu berpengaruh terhadap :387) kinerja perusahaan. “Iklim komunikasi yang penuh persaudaraan mendorong para adalah proses dua arah” (DeVito, 2011 anggota Sejalan dengan itu, pendekatan hubungan antarmanusia sangat menghargai pemimpin demokratis yang mendorong organisasi berkomunikasi secara terbuka, karyawannya untuk berpartisipasi dengan rileks, ramah tamah dengan anggota yang cara memberi saran, memberikan umpan lain” (Muhammad, 2001 : 85). Dalam balik dan menyelesaikan masalah dan suasana yang demikian, tentu karyawan keluhannya sendiri. Apa yang sebenarnya tidak melaksanakan diinginkan menurut Rensis Likert (1961) komunikasi dalam organisasi, khususnya adalah manajemen partisipatif. (DeVito, komunikasi vertikal ke atas. 2011 : 379). Pendekatan human relations Komunikasi Organisasi menurut mudah Perspektif organisasi dapat untuk demokrasi dilihat terhadap dari proses pengambilan keputusan dan pendekatan Chris Agrys seperti dikutip Senjaya (2008 : 4.31) adalah “komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan”. Dalam konteks ini, komunikasi organisasinya. Organisasi yang komunikasi berfungsi untuk memfasilitasi demokratis tidak melakukan pengambilan proses pengambilan keputusan bersama keputusan secara tertutup, tetapi melalui antara pimpinan dan karyawan dalam diskusi terbuka di mana semua pihak organisasi. memiliki peluang untuk Oleh menyatakan karena itu, “Komunikasi pandangannya (Deetz 2009 : 90) Partisipasi organisasi sangat penting dan layak untuk karyawan dipelajari, karena sekarang ini banyak orang melalui komunikasi terbuka menjadi unsur penting dalam pembuatan yang keputusan organisasi yang demokratis. kepadanya. Komunikasi organisasi yang efektif dapat organisasi” meningkatkan partisipasi anggotanya dalam Komunikasi mewujudkan tujuan dan strategi organisasi. menjalankan Komunikasinya berlangsung dua arah (two manajemen. way dari managerial planning to be performance dan effectively, managerial organizing to be communication), komunikator sebaliknya. kepada yaitu komunikan, “Komunikasi yang efektif carried tertarik dan untuk out memberi mewujudkan (Sendjaja, juga roda perhatian 2008:4.3) diperlukan organisasi “Communicatation effecitvely, tujuan untuk dan helps managerial 137 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 actuating to be followed effectively, and dan sifatnya berorientasi pada organisasi. managerial controlling to be applied Isinya berupa cara-cara kerja di dalam effectively.” (Terry, 1997 :431). organisasi, produktivitas, dan berbagai “Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi : memo, kebijakan, pernyataan, tindak komunikasi dalam organisasi akan jumpa melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi Komunikasi informal adalah komunikasi informatif, dan yang disetujui secara sosial. Orientasinya integratif”. (Senjaya, 2008 : 4.8) Fungsi tidak pada organisasinya sendiri, tetapi integratif regulatif, dapat persuasif, memadukan atau mengintegrasikan berbagai kepentingan dan “Tujuan tujuan anggotanya. secara keseluruhan dan organisasi tujuan para karyawannya dapat diselaraskan melalui pers, organisasi formal, sedangkan komunikasi informal mudah Perbedaan pandangan anggota organisasi informal. sehingga menghasilkan bersama. McQuail dilakukan organisasinya diketahui komunikasi Menurut kesepakatan “organizational (2013 :216) dalam organisasi informal. Komunikasi formal mengikuti dalam organisasi” (DeVito, 2011 : 377) melalui resmi. Komunikasi formal berlangsung dalam struktur dijembatani surat-surat lebih pada anggotanya secara individual” komunikasi formal maupun informal di dapat dan process of sehingga lebih daripada komunikasi Goldhaber (1990:16) communication creating and is the exchanging mengemukakan “the predominant applied message within a network of interdependent purpose relationships to cope with environmental of communication (informing, persuading, selling, entertaining etc)” Konsep komunikasi organisasi tidak hanya mencakup komunikasi formal, tetapi juga komunikasi informal. DeVito (2011 uncertainty” komunikasi Ia tidak formal merupakan “pengiriman dan penerimaan lingkungan berbagai pesan di dalam organisasi—di (Muhammad, 2001 :67) dalam kelompok formal maupun informal” DeVito mengartikan komunikasi tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, lanjut, dan informal, tetapi definisnya “mengandung :377) menyatakan “komunikasi organisasi Lebih membedakan saling tergantung, dan hubungan, ketidakpastian Salah satu konsep penting dalam komunikasi organisasi adalah aliran pesan “komunikasi formal adalah komunikasi dalam yang disetujui oleh organisasi itu sendiri Goldhaber (1990 : 22) berikut ini : jaringan seperti dikemukakan 138 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) “direction of the network has been Pace dan Faules (2000 : 183-184) traditionally trichotomized into downward, menunjukkan “empat macam arus atau upward, and horizontal communication – aliran informasi dalam organisasi, yaitu depending upon who initiate the message komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, and who receives it or is supposed to komunikasi horisontal, komunikasi lintas- receive it. Downward communication refers saluran. Dalam komunikasi lintas-saluran to message that flow from superiors to informasi bergerak di antara orang-orang subordinates, as ini the military example dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi given downward atasan ataupun bawahan satu dengan yang task lainnya dan mereka menempati bagian earlier. communication Most concerns or maintenance message related to directions, fungsional yang berbeda”. goals, discipline, orders, or questions. Sendjaja, (2008 :4.3) mengatakan Upward communication refers to messages bahwa “arus komunikasi yang berlangsung that flow from subordinates to superiors, dalam usually for such purposes as asking komunikasi vertikal yang terdiri dari arus questions, providing feedback, and making komunikasi dari atas ke bawah (downward suggestions. Horizontal communication is communication) dan arus komunikasi dari the lateral exchange of messages among bawah ke atas (upward communication) people on the same organization level of serta arus komunikasi yang berlangsung authoriy”. antara dan di antara bagian ataupun suatu organisasi, yaitu arus DeVito (2011 : 385-386) “aliran karyawan dalam jenjang atau tingkatan informasi atau pesan berjalan sesuai dengan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal komunikasi ke atas dan ke bawah (vertikal) dengan dan komunikasi lateral. Komunikasi ke atas Muhammad, (2001 : 107-108) menyatakan merupakan pesan yang dikirim dari tingkat “Ada tiga bentuk utama dari arus pesan hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang dalam jaringan komunikasi formal yang lebih bawah mengikuti garis komunikasi seperti yang merupakan pesan yang dikirim dari tingkat digambarkan dalam struktur organisasi hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang yaitu : “downward communication atau lebih rendah. Komunikasi lateral adalah komunikasi pesan antara sesama—manajer ke manajer, communication atau komunikasi kepada karyawan ke karyawan”. atasan, tinggi. Komunikasi ke nama komunikasi kepada horizontal horizontal” bawahan, upward communication atau komunikasi horizontal” 139 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 Dalam organisasi sendiri-sendiri dan sekaligus diharapkan vertikal baik komunikasi vertikal ke atas dapat mencegah munculnya unjuk rasa. Hal maupun komunikasi vertikal ke bawah, itu bentuk komunikasi yang dipilih bergantung informasi yang cukup, benar, dan relevan pada tujuannya sehingga komunikasi bisa dengan kebutuhan karyawan. berjalan komunikasi efektif. Menurut Muhammad, dilakukan Oleh melalui karena penyampaian itu, diperlukan (2001 :116), bentuk komunikasi yang biasa komunikasi yang menarik baik dari segi digunakan adalah (1) Metode Lisan : a) bentuk atau caranya maupun frekuensinya. rapat, diskusi, seminar, konferensi, b). Kaplan (2013) mengatakan “saya kira interviu, c). telepon, d) sistem intercom, e) banyak kontak interpersonal, f) laporan lisan, g) pentingnya komunikasi. ceramah; (2) Metode Tulisan : a) surat, b) pengalaman kami, memo, c) telegram, d) majalah, e) surat mengerjakan ini dengan baik memiliki kabar, f) deskripsi pekerjaan, g) panduan eksekutif tidak sadar betapa Berdasarkan perusahaan yang beberapa skema komunikasi. Anda harus pelaksanaan pekerjaan, h) laporan tertulis, berkomunikasi j) pedoman kebijaksanaan; (3) Metode berlainan, tidak boleh hanya satu” Adler Gambar : a) grafik, (b) poster, (c) peta, (d) dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, (2008 : film, (e) slide, (f) display, (g) foto. Sesuai 4.5) dengan sifat pekerjaan perkantoran, bentuk komunikasi dari atas ke bawah adalah : komunikasi yang dimaksud 1. mengemukakan dalam 7 fungsi cara arus komunikasi tulisan, artinya menggunakan 2. atau penyampaian Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk metode tulisan; (3) komunikasi gambar, dilaksanakan (job rationale); yang menggunakan metode gambar. 3. Vertikal Pemberian instruksi kerja (job instruction); artinya menggunakan metode lisan; (2) Organisasi kali dalam penelitian ini adalah (1) komunikasi lisan, Komunikasi 7 Ke Penyampaian informasi peraturan-peraturan Bawah yang mengenai berlaku (procedures and practices); Komunikasi vertikal dari atas ke 4. Pemberian motivasi kepada karyawan bawah salah satunya untuk menyamakan untuk bekerja lebih baik. cara Di samping itu, komunikasi vertikal pandang kesepahaman dan antara membangun karyawan dan ke bawah yang berlangsung dua arah (two pimpinan. Upaya menyamakan persepsi ini way communication) juga memungkinkan penting agar karyawan tidak bertindak 140 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) pimpinan mendapatkan umpan balik Menurut Pace dan Faules, (2000:190) (feedback) dari karyawan berupa aspirasi komunikasi dan keluhannya. Apabila hal itu dapat pimpinannya bertujuan untuk : direspons dengan baik, besar kemungkinan 1. karyawan tidak akan memilih cara berunjuk dari karyawan kepada Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan -pekerjaan mereka, prestasi, rasa. kemajuan, dan rencana-rencana untuk Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Atas waktu mendatang. Komunikasi organisasi vertikal dari 2. Menjelaskan persoalan-persoalan bawah ke atas berfungsi untuk menyalurkan kerja aspirasi bawahan yang mungkin memerlukan karyawan Keluhan karyawan pimpinan secara kepada pimpinan. dapat diketahui akurat dan lengkap yang belum dipecahkan beberapa macam bantuan. 3. Memberikan saran atau gagasan untuk sehingga tidak timbul kesalahpahaman (mis- perbaikan dalam unit-unit mereka atau communication) dalam dan kecurigaan. Komunikasi ini dapat juga digunakan untuk menyampaikan terhadap saran kebijakan atau pimpinan. Menurut 2008 : 4.5-4.6) fungsi arus komunikasi dari informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah Penyampaian informasi persoalan-persoalan ataupun tugas tentang pekerjaan yang tidak dapat Penyampaian saran-saran perbaikan Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan pekerjaan bawahan mereka, tentang rekan kerja Dalam komunikasi vertikal ke atas ternyata tidak menjelaskan, tetapi memberikan mengungkapkan. informasi hanya yang Begitu untuk bisa juga saran dan juga jenis disampaikannya tidak menyatakan pikiran, perasaan dan keluhan. Untuk mendorong karyawan agar dari bawahan; 4. 4. terbatas pada soal pekerjaan, tetapi dapat diselesaikan oleh bawahan; 3. keseluruhan. memberitahukan, dilaksanakan; 2. suatu mereka, dan organisasi. bawah ke atas adalah : Penyampaian sebagai pendapat Adler dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, ( 1. organisasi Penyampaian keluhan dari bawahan tidak ragu-ragu mengungkapkan pendapat, tentang saran, dan keluhannya, pimpinan organisasi dirinya pekerjaannya. sendiri maupun seyogyanya menyediakan sarana 141 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 komunikasinya. Menurut Schiemann mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (1992), “by far the most effective efforts to (2) informasi mengenai dasar pemikiran communicate the change message were untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi face-to-face encounters using a wide array mengenai kebijakan dan praktik-praktik of personal communication such as ‘town organisasi, (4) informasi mengenai kinerja meetings’ and company-wide meetings with pegawai, senior management. One of the best mengembangkan rasa memiliki tugas (sense communication vehicles is the Employee of mission). Discussion Groups” informasi untuk tersebut, pada dasarnya informasi yang Informasi atau pesan merupakan salah komponen (5) Mencermati kelima jenis informasi Jenis Informasi satu dan dalam komunikasi. dibutuhkan oleh dikelompokkan karyawan atas (1) dapat informasi “Formulasi Lasswell dalam Unsur-unsur menyangkut tugas dan pekerjaan, dan (2) Proses Komunikasi Who (communicator), organisasi dan kebijakan. Dalam konteks says what (message), in which channel PT Pos Indonesia (Persero), kebijakan (medium), to whom (communican), with mencakup informasi sistem penggajian dan what effect (effect)” (Ruslan, 2010 : 99). uang pensiun, outsourcing, dan sistem Unsur-unsur itu juga berlaku pada karier pegawai. Goldhaber (1986) dalam komunikasi organisasi vertikal baik Muhammad (2001 : 112) mengemukakan komunikasi vertikal ke atas dan komunikasi “Kebutuhan informasi yang utama bagi vertikal ke bawah. Unsur pesan (message) karyawan mencakup informasi yang banyak menjadi penting jika dikaitkan dengan berhubungan dengan pekerjaannya dan aliran informasi dalam jaringan atau struktur organisasi. Menurut Thayer dalam Muhammad (2001 : 99), fungsi pesan dalam organisasi adalah untuk memberi informasi, informasi tentang pembuatan keputusan”. Sejalan dengan itu, dalam komunikasi ke bawah “Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan membujuk, memerintah, memberi instruksi, apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan dan mengintegrasikan organisasi” tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan Menurut Katz & Khan (1966) dalam Pace dan Faules (2000:185) “ada lima jenis informasi yang biasa terus terang dan berjanji akan mencarikannya.” (Muhammad, 2001 : 112) dikomunikasikan atasan kepada bawahan : (1) informasi Hambatan Komunikasi Organisasi Vertikal Ke atas 142 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) Menurut Smith (2013), ada tujuh komunikasi / hambatan komunikasi, yaitu (1) physical merupakan salah barriers, (3) (weakness) pada Kantor Pos Jakarta dan emotional barriers, (4) cultural barriers, Kantor Pos Bandung” (Wahyuningsih, 2012 (5) language barriers, (6) gender barriers, : 301) (2) perceptual barriers, telepon sering satu rusak kelemahan (7) interpersonal barriers. Handoko, (1991 Hambatan atau rintangan komunikasi : 283-285) mengelompokkan hambatan dalam organisasi juga dapat timbul dari komunikasi yang efektif sebagai “1) masalah hubungan-hubungan antarpribadi. hambatan-hambatan organisasional, dan 2) “Kapan pun dua orang atau lebih bersama- hambatan-hambatan antar pribadi.Ada tiga sama hambatan organisasional, yaitu 1) tingkatan antarpersonal muncul. Rintangan seperti hirarki, 2) wewenang manajerial, dan 3) ini meliputi keharusan menjelaskan gagasan spesialisasi.Manajer perlu memperhatikan kepada orang lain, menyikapi masalah, hambatan-hambatan antar pribadi seperti 1) mengatur persepsi selektif, 2) status atau kedudukan (Littlejohn dan Foss, 2009 : 331) mengatasi masalah, perbedaan, dan rintangan seterusnya” komunikator, 3) keadaan membela diri, 4) pendengaran lemah, dan 5) ketidak tepatan penggunaan bahasa” Menurut Pujari (t.t.) hambatan komunikasi dapat dibagi atas hambatan semantik, hambatan psikologis atau emosional, dan hambatan organisasional. Hambatan organisasional mencakup kebijakan organisasional, peraturan dan regulasi, status, kompleksitas dalam struktur organisasi, dan fasilitas organisasional termasuk telepon. Oleh komunikasi karena organisasi sarana komunikasi lisan, sedangkan telepon pelaksanaan vertikal dari karyawan kepada pimpinannya banyak ditentukan oleh kebijakan pimpinan dan organisasinya. Apakah komunikasi ke atas dapat direalisasikan atau tidak, sebenarnya banyak bergantung kepada pimpinannya. Seperti dikatakan DeVito, (2011 :387), “Di kedua jenis komunikasi ke atas maupun ke bawah, manajemen mengendalikan sistem komunikasinya.” Telepon tetap (fixed-line) merupakan itu, menentukan Jadi, pimpinan terlaksananya lebih komunikasi vertikal ke atas daripada karyawan. seluler (ponsel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan tertulis melalui short messages services (sms) adalah sarana komunikasi tulisan. Sayangnya, telepon tidak selalu dalam kondisi baik. “Sarana Untuk melaksanakan komunikasi ke atas tidaklah begitu mudah karena selain hambatan organisasional, juga terdapat sejumlah hambatan pribadi. Hambatan 143 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 pribadi dari karyawannya seperti kuatnya Kombinasi dari keempat perasaan dan rasa ewuh pekewuh bisa berasal dari keyakinan ini menghambat pengungkapan budayanya. “Culture consists of the habits gagasan, pendapat, dan informasi oleh para and tendencies to act in certain ways, but bawahan, terutama bila proses dan prosedur not the actions themselves. It is the munculnya komunikasi ke atas tidak praktis language patterns, values, attitudes, beliefs, dan sulit. Pada organisasi perusahaan yang customs, and thought patterning” (Barnett menerapkan dalam Goldhaber dan Barnett, 1995 : 102) partisipatif, karyawan secara terbuka berani Di samping itu, menurut Garner (t.t) “ One menyampaikan pendapatnya. Sebaliknya, of the chief barriers to open and free pada communications is the emotional barrier. It karyawannya is comprised mainly of fear, mistrust and mengutarakan pendapatnya. Apalagi, jika suspicion”. Hambatan emosional yang perusahaan kritik karyawan kesediaan mengungkapkan keluhannya kepada pimpinan. Sehubungan dengan manajemen yang otoriter, merasa khawatir pimpinan tidak suka menerima saran atau terdapat dalam diri karyawan menghalangi untuk pendekatan dari bawahannya. Rendahnya (goodwill) pimpinan mendengarkan masukan dari karyawannya itu, Sharma berpengaruh terhadap pelaksanaan (1979) dalam Pace dan Faules, (2000:191) komunikasi vertikal dari bawah ke atas. Hal mengemukakan empat alasan mengapa ini komunikasi ke atas terlihat amat sulit: masyarakatnya masih bersifat feodal. 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk Batasan Konsep menyembunyikan pikiran mereka. 1. 2. jika budaya Kantor Pos Medan adalah Kantor Pos di Jalan Pos 1 Medan dan tiga kantor tidak pos cabang, yaitu Kantor Pos Medan tertarik kepada masalah Baru, Kantor Pos Medan Denai, bagi Kantor Pos Medan USU. Kantor pos komunikasi ke atas yang dilakukan besar adalah Kantor Pos Medan tanpa pegawai. ketiga kantor pos cabang tersebut. Kurangnya penghargaan 2. 4. diperparah Perasaan bahwa penyelia dan manajer pegawai. 3. semakin Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bentuk komunikasi komunikasi dengan metode lisan adalah menggunakan (komunikasi lisan), komunikasi dengaan metode tulisan (komunikasi tulisan) dan komunikasi 144 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) 3. 4. 5. dengan metode gambar (komunikasi organisasi terhadap efektivitas kerja pada gambar). PT Pos Indonesia (Persero) Medan sebesar Jenis informasi adalah informasi yang 51,4%. Penelitian Citra (2011) ”Upaya disampaikan dalam Peningkatan Pelayanan Dan kemudahan komunikasi organisasi vertikal ke Bagi Konsumen PT Pos Dan Giro Medan” bawah, yaitu informasi tugas dan menyimpulkan bahwa upaya-upaya yang pekerjaan, dan informasi kebijakan dilakukan oleh PT Pos dan Giro Medan dan organisasi. untuk meningkatkan pelayanannya dapat Hambatan komunikasi adalah hal-hal dikategorikan cukup baik meskipun masih yang menyebabkan ketidaklancaran kurang optimal. Dua penelitian ini berguna atau tidak terlaksananya komunikasi untuk menambah referensi locus di Kantor organisasi verikal ke atas. Pos Medan. pimpinan Unjuk rasa atau demonstrasi adalah Asri (2008) kegiatan yang dilakukan oleh seorang “Analisis atau Implikasinya lebih untuk mengeluarkan dalam Corporate Studi penelitiannya Turn-Around Kasus : PT dan Pos pikiran dengan lisan, tulisan dan Indonesia” merekomendasikan agar PT Pos sebagainya secara demonstratif di Indonesia muka umum. (pasal 1 Undang- komunikasi, baik internal maupun eksternal Undang Nomor 9 Tahun 1998) untuk meningkatkan mendapatkan intensitas keterlibatan dan dukungan penuh dari para stakeholder Penelitian Terdahulu utama bagi keberhasilan proses turn-around Sejauh ini belum ditemukan adanya yang dijalankan. Priatmaja (2008) dalam penelitian komunikasi organisasi vertikal penelitian “Analisis Pengembangan Sistem yang formal pada PT Pos Indonesia Manajemen Stratejik Studi Kasus : PT Pos (Persero) beberapa Indonesia” menyatakan pengukuran kinerja penelitian terdahulu berkaitan dengan topik perusahaan maupun karyawan masih belum komunikasi organisasi dan locus PT Pos terlihat Indonesia telah dipublikasikan. Penelitian perusahaan, sehingga karyawan cenderung Arif (2011) “Pengaruh Desain Struktur tidak Organisasi Terhadap Efektivitas Kerja dengan strategi perusahaan. Selain itu, Karyawan PT Pos Indonesia (Persero) karyawan bahkan tidak mengerti peran Medan” sertanya Medan. Namun, menunjukkan bahwa terdapat pengaruh signifikan antara desain struktur telah terkait melakukan perusahaan. bagi Kedua dengan pekerjaannya pencapaian penelitian strategi sesuai sasaran tersebut 145 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 menyiratkan pentingnya komunikasi pemecahan masalah dan konflik, serta organisasi untuk peningkatan kinerja PT pertukaran informasi) berpengaruh terhadap Pos intensitas kinerja perawat pelaksana di Rumah Sakit komunikasi yang disarankan Asri (2008) Bhayangkara Tingkat II Medan. Penelitian sejalan dengan hasil penelitian ini. dengan tema komunikasi organisasi di luar Indonesia. Temuan Penelitian Winarsih (2011) “Iklim PT Pos Indonesia berhasil memperlihatkan Komunikasi Organisasi dan Kepuasaan pentingnya faktor komunikasi organisasi Kerja (Studi Korelasional Pengaruh Iklim terhadap peningkatan kepuasan dan kinerja Komunikasi Organisasi terhadap Tingkat karyawannya. Semua penelitian terdahulu Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT Bank ini merupakan penelitian berparadigma Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang positivistik dengan tipe eksplanatif yang Medan Iskandar Muda” menyimpulkan menggunakan dan mengutamakan data “terdapat hubungan yang cukup berarti kuantitatif dalam analisisnya. antara pengaruh iklim Komunikasi Penelitian kualitatif bersifat deskriptif Organisasi terhadap Kepuasaan Kerja pada dilakukan oleh Karyawan PT Bank Rakyat Indonesia “Penelitian (Persero) Tbk Cabang Medan Iskandar Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi Muda, di Kasus pada UPT Perpustakaan Perguruan mana semakin baik iklim Isnaeni Komunikasi dalam Organisasi di komunikasi organisasi maka semakin tinggi Tinggi pula tingkat kepuasan kerja karyawan PT pengumpulan Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk mendalam, Cabang Medan Iskandar Muda. menemukan bahwa komunikasi yang baik Situmorang penelitian (2012) “Pengaruh melakukan Komunikasi XY” (2011) Penelitiannya data melalui pengamatan diharapkan membantu dengan wawancara dan dokumen budaya kerja organisasi menjadi semakin baik. Organisasi Vertikal ke Bawah, Vertikal ke Berbagai penelitian terdahulu yang Atas dan Horizontal terhadap Kinerja dikemukakan di atas berbeda dengan Perawat Sakit penelitian yang dilakukan penulis, yaitu Bhayangkara Tingkat II Medan” Hasilnya penelitian yang bersifat deskriptif dengan menunjukkan menggunakan Pelaksana di komunikasi Rumah vertikal ke metodologi penelitian bawah (instruksi tugas dan umpan balik), kualitatif dengan lokus di Kantor Pos komunikasi vertikal ke atas (informasi Medan. pekerjaan serta saran dan ide), serta mendalam untuk melengkapi penelitian komunikasi terdahulu yang sejenis dan diharapkan horozontal (koordinasi, Data kualitatif digali lebih 146 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) hasilnya dapat menawarkan solusi upaya (Kpcdk), yaitu Kantor Pos Medan Baru di peningkatan komunikasi organisasi vertikal wilayah perdagangan, Kantor Pos Medan guna mencegah atau mengurangi terjadinya Denai di permukiman, dan Kantor Pos unjuk rasa karyawan atau pensiunan PT Pos Medan Indonesia. Sumatera USU di Kampus Utara Universitas (USU). Pengamatan dilakukan dengan menggunakan Pedoman METODE PENELITIAN Observasi (check-list), kecuali observasi di Penelitian ini bersifat dengan menggunakan penelitian kualitatif. deskriptif metodologi Lokasi penelitian ditetapkan secara purposive dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi dari kantin kantor pos besar. Pengamatan dilakukan terhadap setting sosial atau situasi sosial, yaitu pelaku atau petugas, kejadian atau aktivitas, tempat, dan waktunya (Satori dan Komariah, 2009 :22). Kantor Pos Medan yang merupakan salah Untuk mendapatkan data profil, satu ikon Kota Medan. Kantor Pos Medan Divisi Regional I juga merupakan salah deskripsi dan satu dari PT Pos Indonesia (Persero) yang kepegawaian, dan data layanan posnya, tergolong besar dengan aktivitas perposan Manajer masih tinggi. melakukan pengisian Daftar Isian Pos. Di SDM struktur Kantor organisasi, Pos Medan samping itu, dipelajari buku, penelitian Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam menggunakan Pedoman Wawancara, observasi nonpartisipan, studi dokumen dan pengisian Daftar Isian Pos. Wawancara mendalam dilakukan dengan tujuh orang informan terdahulu, peraturan perundangan-undangan dan kebijakan di bidang perposan. Penelaahan dokumen dilakukan di Jakarta sebelum pengumpulan data di Medan. Sejalan dengan itu, dilakukan pengumpulan data sekunder dari BPS Kota Medan. yang bekerja di Kantor Pos Medan dan memahami (Lampiran permasalahan 1). Sebagian Analisis data dilakukan dengan penelitian. wawancara menggunakan metode deskriptif-kualitatif, direkam dengan tape recoder setelah yaitu mengikuti tahap reduksi data, display mendapat data, dan penarikan kesimpulan (Miles dan persetujuan informan dan sebagian lagi dengan pencatatan. Huberman, 1992 :16-19) Dalam reduksi data, Observasi diadakan 2-5 Juli 2013 di kantor pos besar di Jalan Pos 1 Medan dan secara wawancara cermat mendalam hasil dan transkripsi catatan penelitian dibaca berulang-ulang. Setelah di tiga kantor pos cabang dalam kota 147 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 itu data diseleksi dan dibuat kategorinya nama SPPI Medan. Unjuk rasa tersebut dengan merujuk pada masalah dan tujuan dilakukan sesuai dengan prosedur sehingga penelitian. tidak Penyajian data selain bertentangan dengan Instruksi menggunakan narasi juga dengan bentuk Direktur Utama PT Pos Indonesia Nomor matriks. Interpretasi dan verifikasi data 02/Dirut/0612/2012 tanggal 22 Juni 2012 dilakukan sebelum penarikan kesimpulan yang melarang karyawan untuk berunjuk penelitian. Unit analisis penelitiaan ini rasa. Pengurus dan anggota SPPI Medan adalah organisasi, yaitu Kantor Pos Medan yang berunjuk rasa di Jakarta mendapat izin sebagai satuan organisasi yang membawahi dari SPPI Pusat di Bandung dan juga kantor pos cabang dalam kota Medan Baru, sepengetahuan Medan Denai, Medan USU. Medan. “Kalau tidak ada izin dari Pusat, pimpinan Kantor Pos aksi dianggap mencemarkan nama baik HASIL PENELITIAN DAN perusahaan. Demo di Jakarta pakai surat PEMBAHASAN cuti, tanpa izin perusahaan”. (Tarmizi, Sekilas Kota Medan dan Unjuk Rasa wawancara 3/7/2013) Unjuk rasa di depan Kantor Pos Medan tahun oleh meragukan efektivitas dari unjuk rasa menuntut pegawai pos yang pernah diikutinya di penambahan jumlah uang pensiun seperti Jakarta. Unjuk rasa hanya sebatas tanda dikemukakan di awal tulisan ini. “Unjuk adanya solidaritas sesama pegawai pos, rasa pensiunan di Medan, pegawai tidak sedangkan tuntutanya juga sudah lama ada. Wajar-wajar saja karena gaji tidak disampaikan kepada pimpinan PT Pos dikaji, kalau golongan II sekitar Rp Indonesia (Persero) di Bandung. “DPR 500.000,- Tuntutan kenaikan gaji pokok memandang sebelah mata minimal gaji pokok 75 % dan 25 % Posindo bukan inti, tidak ada pun tetap tunjangan, jalan. Tidak ada guna berdemo karena tidak pensiunan 2011 pos. dilakukan Ironinya, Ketua SPPI Medan sendiri Mereka sekarang kebalikannya”. (Tarmizi, wawancara 3/7/2013) terjadi di Jakarta tahun PT ada hasilnya, tapi bekerja. Kalau demo Menyikapi gelombang unjuk rasa yang karena 2012, lebih rancu PT Posindo karena masyarakat tidak percaya lagi”. (Tarmizi, wawancara karyawan Kantor Pos Medan tidak ada 3/7/2013) yang mengikutinya di Medan. Akan tetapi, berunjuk rasa di Kantor Pos Medan Ketua SPPI dan tiga orang anggotanya Mengapa karyawan tidak menurut Siburian, (wawancara, 2/7/2013) berdemonstrasi di depan gedung DPR atas 148 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) “Daripada demo bagus cari makan, demo yang benar, jangan mempengaruhi layanan tidak makan”. kita”. (Muklis, wawancara 2/7/2013) Walaupun karyawan pos Medan tidak Sementara itu, karyawan di kantor pos berunjuk rasa secara terbuka, kenyataannya cabang tidak ada yang melakukan unjuk mereka menunjukkan sikap keber- pihakannya terhadap aksi itu secara tidak rasa karena tidak ada permintaan dari pimpinan Kantor Pos Medan.“ Selama ini langsung. “Cuma empati karyawan pakai tidak ada unjuk rasa karena fokus melayani, pita hitam dilengan kiri satu-dua hari, tapi tidak ada instruksi”. (Tanjung, wawancara kerja tetap, tuntutan gaji (intinya) uang 3/7/2013) pensiun, outsourcing, (Tarmizi, sistem wawancara karier”. Profil Kantor Pos Medan 3/7/2013) Seperti dapat dilihat pada Tabel 1, Keinginannya agar ada kenaikan gaji dan jumlah seluruh pegawai Kantor Pos Medan uang pensiun. Pemakaian pita hitam itu tercatat 503 orang terdiri atas pegawai tetap menunjukkan adanya kekhawatiran akan 349 orang, tenaga outsourcing 52 orang dan mendapat sanksi dari pimpinan. Terlebih lainnya seperti pegawai kontrak waktu lagi, karena adanya larangan pimpinan PT tertentu (PKWT), pegawai harian lepas, Pos Indonesia untuk berdemonstrasi. pegawai city kurir ke bank. Pegawai tetap satu “Unjuk rasa sah-sah saja karena salah terdiri pemenuhan perempuan hak karyawan, tapi atas laki-laki 52 297 orang. orang dan Berdasarkan dilakukan dengan benar dan perlu diingat jabatannya, 52 orang pejabat struktural dan unjuk rasa akan berakibat negatif terhadap 297 orang karyawan staf. Jumlah pejabat kepercayaan masyarakat atau pengguna struktural layanan, kalau unjuk rasa pelayanan harus terdiri atas SLTA 25 orang, DIII 10 orang, tetap berjalan baik. silahkan saja sebagai dan salah satu ungkapan pribadi, tapi dilakukan pensiunan sebanyak 444 orang. S1 menurut sebanyak tingkat 17 pendidikan orang. Jumlah Tabel 1. Prasarana, Kepegawaian dan Layanan Kantor Pos Medan No 1 2 3 4 5 Kantor Pos Komponen Layanan Lokasi Kepemilikan Gedung Pengelolaan Parkir Jumlah Pegawai Jml Pegawai Tetap Kantor Pos Medan Kantor Pos Medan Baru Kantor Pos Medan Denai Kantor Pos MedanUSU pusat kota PT Posindo Pemkot Medan 503 orang 349 orang perdagangan PT Posindo Dikontrakkan 6 orang 4 orang permukiman PT Posindo Pemuda 4 orang 4 orang kampus PT Posindo Gratis 4 orang 3 orang 149 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 6 7 8 9 PKWT*) Tenaga Outsourcing Pejabat Struktural Loket Layanan 70 orang 52 orang 52 orang 74 loket 10 Hari/Jam Layanan Senin-Sabtu 07.30-18.00 11 Jml Pengunjung/hari 7500 orang 2 orang 1 orang 5 loket Senin-Jumat 08.00-18.00 Sabtu 08.-14. 150 orang 1 orang 3 loket Senin-Jumat 08.00-18.00 Sabtu 08.-14 300 orang 1 orang 1 orang 4 loket Senin-Jumat 08.00-17.00 Sabtu 08-13 224 orang Keterangan : *) PKWT = pegawai kontrak waktu tertentu direkrut oleh PT Posindo Sumber Data : Diolah dari Daftar Isian Pos dan Data Karyawan Kantor Pos Medan 4/7/2013) Pertemuan di ruangan rapat biasanya Bentuk Komunikasi Dalam komunikasi organisasi vertikal memakan waktu 1-2 jam, tetapi bisa ke bawah, aliran informasi mengikuti diakhiri lebih awal jika esensinya telah struktur organisasinya. Alirannya berasal tercapai. Selain itu, rapat diadakan secara dari kepala kantor pos atau manajer yang insidental apabila timbul masalah seperti lebih tinggi kepada manajer di bawahnya, adanya keluhan pelanggan dalam layanan dan juga dari manajer kepada karyawan. pos. Komunikasi manajer atasan-bawahan Selain itu, komunikasi lisan tatap kebanyakan berbentuk komunikasi lisan, muka juga dilakukan melalui kunjungan dan sebagian lagi berupa komunikasi atau inspeksi mendadak (sidak). Salah tulisan. satunya adalah kunjungan kepala kantor pos Komunikasi lisan di pimpinan terutama melalui kalangan dan ekspedisi (antaran) kantor pos besar untuk yang membicarakan pekerjaan kantor. Teguran berjadwal dilakukan secara berkala dan langsung diberikan kepada karyawan yang tetap, sedangkan rapat tidak berjadwal tidak memakai seragam pos. “Di mana bersifat insidental. Rapat berjadwal terdiri seragammu, saya juga buka baju seragam atas rapat kepala kantor pos besar dan ini” cabang pada minggu terakhir setiap bulan, Sementara itu, dua karyawan yang merokok rapat dengan para manajer pada awal bulan, juga diminta untuk mematikan rokoknya. rapat dengan bagian penjualan pada hari Dalam tiap inspeksi pimpinan tidak hanya Senin. Setiap rapat mempunyai agenda menyampaikan disiplin kerja, tetapi juga yang jelas sehingga pembicaraan dapat menegakkannya. inspeksi rapat besar di ruangan kerja manajer atau bagian atau kunjungan. Rapat (Mukhlis, observasi 4/7/2013). menghasilkan keputusan dan kesepakatan bersama dalam waktu relatif singkat. 150 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) Kepala Kantor Pos Mnjer PPL AgenPos Wakil Kakp Mnjer Audit Mutu Manajer SDM Manajer Keuangan Mnjer PLoket 1 Mnjer Proses Dist 1 Mnjer Supervisi PP Mnjer PLoket 2 Mnjer Proses Dist 2 Mnjer PA Paketpos Mnjer Pnjualan 1 Manajer SLPK Mnjer Pnjualan 2 Mnjer P Dis Kh/ems M Akuntasi/Ref M Aset & Tekno Mnjer P Dis PosExpr MTekno & Info Mnjer Antaran M Giro&P.Dana SP Antaran 1 SP Gudang WT SP Filateli SP Antaran 2 Gambar 1. Struktur Organisasi Kantor Pos Medan 20000 (Tipe B Dengan Antaran) Keterangan : Kakp = Kepala Kantor Pos PPL Agen Pos = Pengawasan Pelayanan Luar & Agen Pos PLoket = Pelayanan Loket SP Gudang WT = SP Gudang Warehouse Telkomsel Kunjungan lainnya dilakukan kepala terjadi di loket pelayanan. Pemberian kantor pos Medan pada sore hari di kantor petunjuk-petunjuk pekerjaaan di loket ini pos cabang seperti di kecamatan Medan penting Baru. dilakukan berjalan dengan baik. Dengan demikian, sebelum ia pulang ke rumahnya di Jalan Sei diharapkan pelanggan merasa puas dan citra Galang Medan Baru. Sidak ini untuk kantor pos positif. Selain kecepatan layanan memberikan pos, keramahan petugasnya juga dapat Kunjungan biasanya petunjuk-petunjuk dan menginspeksi pelayanan perposan. Komunikasi lisan tatap muka antara manajer dan manajer bawahannnya juga untuk memastikan pelayanan memberikan kepuasan kepada pelanggan. Oleh karena itu, pimpinan di unit-unit pelayanan dan penjualan seperti halnya 151 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 Manajer Pelayanan Loket dan Manajer gedung ini dapat menampung 100 orang. Penjualan mampu Sebagai arena komunikasi, apel bendera kepada digunakan dituntut berkomunikasi untuk dengan baik bawahan dan pengunjung. pimpinan berkomunikasi puncak dan untuk memberikan bersama-sama pengarahan kepada manajer dan karyawan. pengurus SPPI dan pimpinan Kantor Pos Sebagai sarana pembinaan pegawai, apel Medan mengadakan sosialisasi tentang bendera dijadwalkan secara tetap setiap organisasi pos. “Manajer pos menjelaskan bulan pada tanggal 17. Selain itu, secara tapi didampingi oleh ketua SPPI” (Tarmizi, Fungsi apel bendera tanggal 17-an 3/7/2013) Oleh karena itu, pelaksanaan tidak sekedar menghormati bendera merah sosialisasi tidak mempunyai jadwal karena putih, tetapi lebih jauh daripada itu untuk bukan kegiatan rutin seperti apel bendera mengingatkan sejarah perjuangan pegawai 17-an. adalah pos. “Pegawai pos punya sejarah sebagai kebijakan organisasi pos yang baru, produk tentara yang berjuang untuk kemerdekaan. pos, dalamnya Bagi pimpinan yang memiliki nasionalisme disampaikan juga latar belakang penerbitan melakukan apel tiap bulan pada tanggal 17, sebuah peraturan perposan yang baru. bagi yang tidak nasionalis apel bendera Namun, masalah penggajian, uang pensiun dianggap menghabiskan waktu dan tidak dan tenaga alih daya kurang sosialisasi dilakukan lagi”. (Siburian, wawancara, sehingga masih menimbulkan pertanyaan di 2/7/2013) Di mata banyak karyawan apel kalangan karyawan. bendera Materi disiplin sosialisasinya pegawai. Di Bentuk komunikasi manajer dengan karyawan umumnya adalah komunikasi ini mengetahui dijadikan cermin apakah untuk pimpinannya mempunyai rasa nasionalisme. lisan menggunakan tatap muka dan telepon. Dalam tiap apel bendera 17-an secara Komunikasi bertatap muka tidak hanya kontinu ditanamkan dan dibangun rasa antarpribadi, tetapi juga melbatkan banyak solidaritas senasib sepenanggungan dan khalayak seperti pada acara apel bendera nilai-nilai kerja keras dalam pelayanan pos. 17-an. 17-an Di samping itu, budaya pelayanan pos yang melibatkan sebagian besar manajer dan diharapkan tumbuh dan berkembang dalam karyawan di kantor pos besar. Apel bendera diri karyawan pos mengacu pada slogan tidak dilaksanakan di halaman kantor yang berisi 5 R, yaitu ringkas, rapi, resik, sebagaimana biasanya, tetapi di vestibula rawat, rajin. Kuatnya nilai-nilai budaya itu (aula di dalam gedung). Ruangan dalam membuat karyawan tetap bekerja terus Kegiatan apel bendera 152 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) meskipun gaji sering kali tidak mencukupi telepon dipilih jika jarak ruangan kerja kebutuhan Menurut pimpinan dan karyawan cukup jauh dan Siburian (wawancara, 2/7/2013), “Hanya jawaban langsung dari karyawan diperlukan karena orang pos yang tahan membuat PT segera. Adakalanya komunikasi lisan lewat Pos Indonesia tidak ambruk” menghadapi telepon disusul dengan komunikasi tulisan globalisasi dan persaingan bisnis dari sehingga informasinya lebih jelas. hidup sehari-hari. penyelenggara pos lainnya. Sejauh ini, PT Bentuk komunikasi tulisan yang Pos Indonesia berhasil mengatasi masalah sering digunakan pimpinan antara lain keuangannya karena adanya budaya kerja adalah surat, memo, sms, e-mail. Salah satu keras dan solidaritas komunikasi tulisan yang menonjol adalah yang tinggi di kalangan karyawan pos. melalui Oleh karena itu, makna apel bendera aktivitas Komunikasi persuratan melalui surat dinas dinas. bisa tujuh belasan ini amat penting bagi pegawai bersifat individual atau kolektif. Surat yang pos tidak hanya sebagai sarana untuk dibuat pimpinan umumnya berisi instruksi mengingatkan perjuangan pos, tetapi juga kerja membangun dilaksanakan bawahan atau karyawannya budaya kerja. Begitu yang sehingga dengan luar pun pegawai berusaha mengikutinya di komunikasi tulisan terutama yang ditujukan tempat bertugas. “Apel 17-an biasanya ikut, kepada perseorangan seringkali ditindak di luar kota di kantor camat” (Tanjung, lanjuti dengan penjelasan lisan. Selain itu, wawancara 3/7/2-13) pimpinan juga Dalam dapat pentingnya hal itu sehingga tatkala dinas Di samping apel bendera itu, secara baik. jelas membuat praktiknya, surat yang ditujukan kepada banyak karyawan, yaitu individual kepada karyawan pimpinan juga surat edaran. Surat edaran diedarkan kepada menggunakan komunikasi dengan telepon karyawan dan ada juga yang ditempel di untuk memberikan instruksi atau meminta papan pengumuman agar dapat diketahui informasi. Komunikasi lisan dengan telepon para karyawan. digunakan pimpinan umumnya untuk atau manajer Komunikasi tulisan lainnya yang juga pekerjaan banyak digunakan pimpinan adalah short karyawan. Sehari-hari telepon lebih banyak messages services (sms). Penggunaan sms digunakan untuk semakin diminati lingkungan kantor pos informasi pekerjaaan urusan tujuan penyampaian rutin daripada dengan digalakkannya layanan wesel instan pembinaan karyawan. Komunikasi lewat yang mengandalkan sms. Pemanfaatan sms 153 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 sebagai bentuk komunikasi tulisan antara dalam komunikasi organisasi vertikal ke kepala kantor pos dan manajer sudah bawah di kantor besar. Komunikasi dengan banyak diterapkan untuk urusan pekerjaan gambar baik poster maupun foto secara kantor. Hal itu dilakukan tidak terbatas umum masih minim. Penggunaan foto lebih dalam jam kerja saja, tetapi bisa di luar jam banyak daripada poster sebab isi foto masih kerja kantor. Kepala kantor pos besar sering relevan dengan kepentingan karyawan, mengirimkan sms kepada kepala kantor pos sedangkan isi poster lebih ditujukan kepada cabang untuk menginformasikan hal-hal masyarakat umum. Beberapa foto kegiatan yang berkaitan dengan layanan perposan. pimpinan ditempel di papan pengumuman Namun, penggunaan sms masih jarang di samping surat-surat edaran dari kantor terjadi antara pimpinan dan karyawan, pos. kecuali di Penggunaannya kantor pos sebagai salah cabang. Intensitas ketiga bentuk komunikasi satu seperti digambarkan di kantor pos besar komunikasi tulisan akan semakin meluas di kantor pos seiring pesatnya pemakain telepon seluler. tersebut ternyata berbeda dengan apa yang ditemukan di kantor pos cabang. Hal ini disebabkan adanya perbedaan ruang Berbeda dengan sms, penggunaan e- lingkup tugas, jumlah pegawai, dan luasnya mail cukup sering di kalangan pimpinan kantor pos. Kegiatan komunikasi vertikal kantor pos. Pemanfaatan e-mail dapat ke bawah lebih sederhana dan bersifat mengurangi penggunaan kertas (paperless). langsung karena jumlah pegawainya saja Semua kepala kantor pos cabang sudah berkisar 4 orang hingga 6 orang, termasuk memiliki alamat e-mail. Biasanya, e-mail kepala kantor posnya. Komunikasi lisan digunakan kepala kantor pos besar untuk dengan tatap muka antara pimpinan dan mengirimkan keluhan layanan pos kepada karyawan hampir terjadi selama jam kerja kepala kantor pos cabang dan manejer di ruangan pelayanan. Oleh karena itu, terkait. Apabila penggunaan e-mail telah kesempatan pimpinan untuk memberikan biasa di tingkat pimpinan, tidak demikian petunjuk kerja kepada karyawannya juga halnya di kalangan karyawan. Pimpinan cukup besar dan dapat dilakukan sewaktu- jarang waktu. Komunikasi di kantor pos cabang mengirimkan e-mail kepada karyawan. Apabila “Tidak ada jadwal. Secara langsung apabila dilihat dari bentuk kendala di loket. Kalau ada sms dari komunikasinya, ternyata komunikasi lisan pimpinan dan tulisan amat dominan penggunaannya kemalingan misalnya langsung ada Kantor Pos dikomunikasikan 154 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) kepada karyawan.” (Tanjung, wawancara 3/7/2-13) Sebagai bentuk komunikasi tulisan, sms juga sering dikirimkan pimpinan Sementara, rapat resmi di kantor pos cabang jarang diadakan karena pimpinan dan karyawan bertemu pada setiap hari kepada karyawannya. Informasi dan petunjuk pekerjaan penting disampaikan melalui sms, terutama jika pimpinan berada kerja. Dalam setahun frekuensinya paling di luar kantor. Misalnya, ada kiriman banyak dua pelanggan belas kali. Apabila ada yang salah alamat, maka informasi keluhan layanan pos, rapat segera informasinya segera disampaikan lewat diadakan setelah jam kerja di ruang sms. Pengiriman sms selain karena pesan pelayanan. ada, bisa sampai pada karyawan dengan cepat, langsung rapat di loket waktu senggang, maka isinya dapat dipercaya. Kemungkinan ada (Tanjung, terjadinya penafsiran yang salah dapat wawancara 3/7/2-13) Rapat di ruangan dihindari karena pesannya lebih jelas. loket pelayanan ini tidak berjadwal, tetapi Dengan demikian, tiap keluhan pelanggan hanya bersifat insidental. Oleh karena dapat diselesaikan dengan cepat dan baik. intensitas komunikasi lisan tinggi, maka Selain itu, pengiriman sms disukai karena rapat resmi sebenarnya tidak diperlukan, tidak kecuali ada keluhan serius dari pelanggan. bekerja di ruangan pelayanan. jeda “Ruang rapat tidak disempatkan” Sosialisasi di kantor pos cabang berbeda dengan di kantor pos besar. Sosialisasi penyampaian yang dimaksud informasi berupa secara lisan menggangu suasana ketenangan Apabila di kantor pos besar foto-foto kegiatan dimanfaatkan sebagai bentuk komunikasi gambar, maka di kantor pos cabang sebaliknya. Foto kegiatan tidak ada bertatap muka antara kepala kantor pos satu pun terlihat di sana, tetapi beberapa kepada ini tidak poster ditempel di papan pengumuman bergantung pada bahkan pada dinding kantor pos. Poster kebutuhan. “Bila ada instruksi penting dari tersebut antara lain poster pos express, iklan pimpinan tentu disosialisasikan ke bawah.” dari PT Pos Indonesia, yaitu iklan rumah (Pasaribu, wawancara 5/7/2013). Demikian zakat Pos Indonesia, iklan wesel pos instan pula, “Kalau ada penerimaan pegawai, ada dan pospay berhadiah. Komunikasi dengan sosialisasi. Kepala kantor pos cabang yang menggunakan gambar khususnya melalui menyampaikan penerimaan pegawai tetap” poster isinya lebih banyak ditujukan kepada karyawan. dijadwalkan, tetapi Kegiatan (Ayu, wawancara 4/7/2013). pengunjung daripada karyawan. Di samping itu, berbagai leaflet berisi penawaran kredit 155 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 dari bank swasta dibagikan petugasnya daya. Alasannya, “semua karyawan harus kepada para pensiunan. mengetahui apa yang diperolehnya, jangan hanya pimpinan saja yang tahu, apa yang yang sudah dicapai, apa rencana kita. ” Jenis Informasi (Mukhlis, wawancara 2/7/2013) Dengan Dalam bentuk komunikasi lisan dan menyampaikan informasi kinerja tulisan yang dikemukakan di atas jenis diharapkan motivasi kerja karyawan juga informasinya beraneka ragam, sebagaimana ikut meningkat dari hari ke hari atau dari dapat dilihat pada Matriks 1. Informasi bulan ke bulan. Memotivasi karyawan pekerjaaan dan kinerja lebih dominan untuk bekerja dengan baik merupakan salah daripada satu upaya pimpinan agar mereka bekerja informasi lainnya, seperti kebijakan penggajian dan uang pensiun, lebih giat di tempatnya masing-masing. sistem karier, dan pengangkatan tenaga alih Matriks 1 : Jenis Informasi dalam Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Bawah Jenis Informasi Komunikasi Organisasi Vertikal Komunikasi Organisasi Vertikal ke Bawah Jenis Informasi yg Disampaikan Pimpinan Jenis Informasi yg Dibutuhkan Karyawan pekerjaan, kinerja,motivasi, sistem karier, kebijakan penggajian dan uang pensiun, tenaga PKWT dan alih daya. (outsourcing) solusi penggajian dan uang pensiun, tunjangan dan kesejahteraan pegawai, sistem karier, pengangkatan tenaga alih daya dan PKWT Sumber : Diolah dari data penelitian, 2013 Sejauh ini informasi kebijakan sehingga Kantor Pos Medan hanya bisa penggajian dan uang pensiun disampaikan menyampaikan informasi tersebut sesuai dalam kaitannya dengan kinerja karyawan. dengan “Kebijakan kenaikan gaji semua berawal disampaikan untuk menambah pengetahuan dari kinerja, tentu kantor posnya lebih baik, karyawan sehingga permasalahannya dapat tentu kesejahteraan lebih baik. Kalau di sini dipahami dan mereka diharapkan tidak ikut kinerja tidak baik jangan diharapkan kita berunjuk rasa. mau naik gaji”. (Mukhlis, wawancara 2/7/2013) Keputusan kebijakan ini merupakan kewenangan PT Pos Indonesia (Persero) Pusat secara tersentralisasi porsinya. Informasi kebijakan Namun, informasi penggajian dan uang pensiun yang amat terbatas itu tidak memberikan solusi konkrit meningkatkan penghasilan yang bisa karyawan. 156 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) Informasi dari pimpinan tersebut tidak dengan dapat menjawab kebutuhan karyawan yang tunjangan sebenarnya, yaitu adanya kenaikan gaji dan perumahan, tunjangan pendidikan. Hal itu uang pensiun secara riil. Dengan perkataan dimungkinkan mengingat beberapa tahun lain, jenis informasi yang disampaikan belakangan ini PT Pos Indonesia (Persero) pimpinan secara keseluruhan mencapai keuntungan tidak sesuai dengan jenis informasi yang dibutuhkan sehingga terjadi kesenjangan antara ketidakpuasan seperti tunjangan yang besar. Rasa Sementara informasi mengenai karyawan, meskipun hal itu tidak diungkap tertentu (PKWT) belum disampaikan secara secara terbuka kepada pimpinan. Masalah kolektif. Informasi ini hanya disampaikan gaji secara pensiun dalam besarnya outsourcing dan pekerja kontrak waktu uang ada pegawai kembali diri dan tetap keduanya. meninjau ini sering individual kepada yang diungkapkan karyawan dalam percakapan bersangkutan. Sebab tidak mudah untuk di kantin. mengumpulkannya secara mengingat dan Untuk menenangkan karyawan tempat bersamaan jam kerjanya diadakan perubahan waktu pembayaran gaji berbeda-beda. Pimpinan menginformasikan dari dua kali menjadi satu kali. Dengan lowongan penerimaan pegawai tetap kepada mengubah jadwal pembayaran gaji tidak tenaga PKWT, sedangkan informasi tenaga otomatis terjadi perbaikan kesejahteraan alih karyawan. “Kebijakan kenaikan gaji seperti bersangkutan menanyakannya. menipu karyawan, selama ini tiap tanggal 15 mendapat gaji di samping taiap tanggal 1. Gaji dinaikkan untuk pembayaran tanggal 1, tapi pembayaran tanggal 15 dihapuskan. Gaji hanya dialihkan” daya Jadi, disampaikan jenis apabila informasi yang yang disampaikan tidak selalu sama dengan informasi yang dibutuhkan karyawan. Selain disebabkan terbatasnya kewenangan Kantor Pos Medan dalam penggajian dan (Siburian, 2/7/2013) Pengalihan ini justru uang pensiun, juga kurangnya keterbukaan mengganggu informasi dalam arti belum memberikan pola pembelanjaan atau pengeluaran uang karyawan. informasi seluas-luasnya kepada karyawan Oleh karena itu, dibutuhkan adanya dan tenaga alih daya dan PKWT. Di lain solusi penggajian karyawan yang realistik pihak, karyawan juga masih bersikap sebagai salah satu cara mengurangi gejolak menunggu informasi dari pimpinan dan di kalangan karyawan. Salah satunya kurang aktif dalam mencari informasi 157 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 melalui komunikasi organisasi vertikal ke puncak atas. Komunikasi yang tidak mengikuti aturan Hambatan Pelaksanaan Komunikasi tanpa atasannya. jenjang jabatan (by pass) menimbulkan kebingungan Organisasi Vertikal ke Atas melalui dan ketidakpastian di kalangan para manajer. Penyimpangan ini Komunikasi organisasi vertikal ke atas di kantor pos besar yang diteliti adalah bagaimana pelaksanaan komunikasi dari manajer kepada atasannya dan komunikasi dari karyawan kepada manajer. Bentuk komunikasinya adalah komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dengan tatap muka, laporan lisan, telepon, sedangkan komunikasi tulisan dengan laporan tertulis, sms, e-mail. disampaikan Jenis dalam informasi tiap yang komunikasi tersebut didominasi oleh informasi tugas dan pekerjaan. Uraian berikut mencoba menganalisis dan mengidentifikasi hambatan komunikasi antara manajer dan manajer atasannya maupun karyawan dengan manajer atau kepala kantor pos. Komunikasi vertikal ke atas lancar mengikuti saluran komunikasi yang tersedia terutama dalam urusan pekerjaan. Komunikasi formal berlangsung mengikuti rantai komando atau tingkatan jabatan dalam struktur organisasi. Secara berjenjang manajer melaporkan pekerjaaannya kepada manajer di atasnya. Namun, pekerjaan adakalanya seorang tidak akibat tuntutan manajer bawahan sejalan dengan prinsip organisasi formal dan bisa mengganggu suasana dan iklim komunikasi organisasi. Hal ini merupakan salah satu masalah organisasional khususnya berkaitan dengan tingkatan hirarki dalam struktur organisasi. Komunikasi manajer tidak sepanjang karyawan dengan mempunyai hambatan menyangkut pekerjaan. Prosedurnya pelaporan sudah baku sehingga tiap masalah mendesak yang timbul dalam pekerjaan dan pelayanan pos segera disampaikan karyawan kepada pimpinan atau manajer. “Paling kalau tidak telepon disms” (Siburian, wawancara 3/7/2013). Seluruh jajaran pimpinan dan karyawan di kalangan manajer atau pimpinan umumnya berjalan tentu tampaknya menyadari arti pentingnya pelayanan pos bagi eksistensi dan kelangsungan kantot pos. Hambatan muncul mengomunikasikan hal-hal apabila di luar pekerjaaan. Keluhan gaji dan sistem karier hampir tidak terdengar disampaikan karyawan secara formal. Padahal besarnya gaji dan tunjangan sudah tidak memadai lagi untuk memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Masalah itu tidak diutarakan karena adanya perasaan tidak enak apabila melapor secara langsung kepada manajer 158 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) membicarakan karyawan kepentingan sendiri. Selain pribadi itu, ada telepon, e-mail. keengganan Menurut Pujari menyampaikan (t.t.) informasi kekhawatiran akan mendapatkan sanksi dari kepada atasan itu merupakan bagian dari organisasi. hambatan personal pada diri karyawan, Akibatnya, mereka lebih memilih bersikap diam. Hal itu diperkuat terutama “Unwillingness to Communicate” adanya anggapan bahwa pimpinannya tidak Pelaksanaan komunikasi vertikal ke dapat memperbaiki gaji karyawan karena atas juga tidak mudah karena adanya sistem penggajiannya ditentukan oleh PT hambatan organisasional yang bersumber Pos Bandung. dari sistem kerja yang ketat. Dalam jam Hambatan emosional berupa kekhawatiran pelayanan kesibukan karyawan amat tinggi dan sikap pesimistik ini membuat karyawan terutama pada saat pembayaran uang berstatus-tetap tidak pensiun dan program Bantuan Langsung dan Sementara Masyarakat (BLSM). Pada jam- pemikirannya secara terbuka di hadapan jam sibuk pelayanan pos hampir tidak ada pimpinan. Namun, sebagian tenaga alih waktu daya yang sudah lama bekerja berani dengan pimpinan. Tiap karyawan selain meminta informasi pengangkatan pegawai diharuskan mengikuti prosedur kerja yang kepada pimpinannya secara langsung. Hal ketat, juga beban kerjanya amat berat dan ini karena para tenaga alih daya dan PKWT melelahkan. “Bekerja di kantor pos ibarat mengetahui untuk robot, dituntut kerja cepat padahal tidak pengangkatannya sebagai pegawai tetap disertai dengan pendukungnya” (Siburian, berada pada Kantor Pos Medan. wawancara 2/7/2013) Pada saat bekerja tiap Indonesia (Persero) di cenderung mengungkapkan perasaan kewenangan karyawan untuk berkomunikasi Rasa ewu pekewuh yang masih kuat karyawan fokus menghadapi pekerjaannya di dalam masyarakat juga dialami oleh masing-masing. Oleh karena itu, jam karyawan. Rasa segan kepada pimpinan istirahat benar-benar dimanfaatkan untuk membuat melepaskan lelah di kantin atau mesjid. karyawan mengomunikasikan enggan untuk keluhannya secara Kebijakan pintu terbuka sudah formal. Hambatan budaya ini merintangi diterapkan dengan memberi kesempatan karyawan untuk menyampaikannya secara kepada karyawan untuk berkomunikasi terbuka. Padahal kepala kantor pos sudah dengan pimpinan. Bahkan, pimpinan tidak berusaha menghilangkan hambatan fisik keberatan ruangan rapatnya dengan membuka diri untuk berkomunikasi untuk dengan karyawan baik melalui mewujudkannya surat, pertemuan digunakan karyawan. dibutuhkan Untuk adanya 159 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 kebijakan organisasi yang memfasilitasi pimpinan lebih penting daripada masa pertemuan berkala di kalangan karyawan. kerja. “Contoh tenaga outsourcing yang Sejauh ini, kegiatan komunikasi vertikal ke diangkat jadi pegawai tetap ada 1-2 orang bawah yang lebih dipentingkan komunikasi ke atas. penyebabnya adalah daripada Salah satu kurangnya waktu dekat pimpinan” (Siburian, wawancara 2/7/2013) Oleh karena itu, usulan tentang pengangkatan melalui pimpinan untuk mendengarkan aspirasi organisasi dianggap merupakan formalitas karyawan secara formal dalam jam kerja. belaka. Sikap karyawan yang demikian ini Terlebih lagi, keinginan karyawan dianggap kurang sudah komunikasi organisasi vertikal ke atas diketahui melalui kunjungan pimpinan dan tuntutan pengunjuk rasa. Secara kolektif, karyawan mendukung pelaksanaan secara kolektif. yang Sementara itu, secara individual tergabung di dalam organisasi SPPI pernah pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas di menyampaikan kepada kantor pos cabang belum maksimal, kecuali pimpinan Kantor Pos Medan. Usulan untuk pelaporan pekerjaan. Secara rutin tertulis itu dibuat setelah beberapa kali karyawan melaporkan hasil pekerjaannya diadakan aula kepada kepala kantor posnya baik dengan besar. lisan maupun tulisan. Laporan keuangan karyawan dari hasil penjualan prangko, meterai, dirangkum dan diusulkan ke atasan oleh penerimaan pajak dan pengiriman paket SPPI. Usul dari SPPI tentang karier selalu disampaikan secara tertulis. Hal itu (Tarmizi, dilakukan untuk menjaga akurasi dan satu isi akuntabilitasnya. Laporan lainnya yang usulannya adalah pengangkatan tenaga alih tidak membutuhkan bukti tertulis dapat daya dan PKWT yang layak sebagai disampaikan secara lisan. Di samping pegawai tetap. laporan internal tersebut, ada pula laporan pertemuan (vestibula) “Semua suatu gedung yang karyawan anggota kantor diungkapkan kepada wawancara usulan manajer”. 3/7/2013) Salah di pos Sayangnya, tidak seluruh karyawan tertulis yang ditujukan kepada manajer optimis terhadap usulan serikat itu karena pemeriksaan dan pengawasan di kantor pos pengangkatan pegawai bukan berdasarkan besar, yaitu formulir perhitungan harian, rekomendasi laporan bulanan realisasi pendapatan dan dari SPPI, melainkan kewenangan penuh dari Kepala Kantor Pos biaya operasional. Medan. Dalam pengangkatan tenaga alih Laporan tertulis lainnya dikirimkan daya ternyata faktor kedekatan dengan karyawan melalui pesan singkat atau sms. 160 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) Walaupun penggunaannya relatif masih Di kantor pos cabang, komunikasi sedikit, karyawan di kantor pos cabang formal karyawan kepada pimpinannya tidak tidak mengalami hambatan pribadi atau hanya dilakukan secara individual, tetapi budaya juga secara kolektif. Secara lisan pada jam mengirimkan sms kepada pimpinannya. Cukup banyak karyawan istirahat yang melaporkan pekerjaaan kedinasan dan mengusulkan kepada pimpinannya untuk meminta izin tidak hadir melalui sms. Hal mengadakan acara wisata seperti yang ini karena biaya pengirimannya murah dan terjadi kerahasiaan pesannya terjaga dengan baik. Walaupun acara rekreasi tidak dijadwalkan, Penggunaan sms dari bawahan kepada pimpinan dapat menyetujuinya. Secara atasan berkelompok juga ditunjang oleh adanya karyawan di kantor tidak juga pos pernah Medan Baru. ditemui adanya hubungan kerja yang baik seperti dalam hambatan karyawan berkomunikasi dengan suatu keluarga. Tampaknya, sms semakin pimpinan, namun tidak demikian halnya lama semakin disukai sebagai bentuk dengan perseorangan. komunikasi tulisan antara karyawan dan pimpinan. Secara terhambat formal karyawan menyampaikan merasa aspirasinya Apabila penggunaan sms sudah mulai dalam suasana privasi karena tidak adanya familiar di kalangan karyawan, ternyata ruangan rapat di kantor pos cabang. tidak demikian halnya dengan e-mail. Ruangan rapat sebagai sarana komunikasi Meskipun dibutuhkan untuk menjaga kerahasiaan kepala kantor pos cabang memiliki alamat e-mail, karyawan tidak pembicaraan menggunakannya pimpinan. untuk menyampaikan antara Terlebih karyawan lagi, dan mengingat laporan atau aspirasinya kepada pimpinan. perasaan segan atau ewuh pekewuh yang E-mail sebagai sarana komunikasi juga masih kuat dalam diri para karyawan. Oleh tidak digunakan antarkaryawan. Apalagi, karena kebanyakan karyawan tidak memiliki alamat e-mail pribadi. Di masa mendatang, itu, tidak tersedianya sarana komunikasi tersebut dapat dianggap sebagai bagian dari hambatan organisasional. prospek penggunaannya sebagai sarana Hasil penelitian ini menunjukkan komunikasi tulisan akan meningkat seiring bahwa tidak seluruh tujuan komunikasi dengan bertambahnya pemilik alamat e- vertikal ke atas tercapai seperti yang mail. diinginkan Pace dan Faules (2000 : 190) dan Adler dan Rodman dalam Senjaya (2008 : 4.8). Manajer bawahan atau 161 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 karyawan senantiasa menyampaikan atas sepanjang menyangkut urusan informasi atau laporan pekerjaan dan tugas keuangan dan pekerjaan perkantoran rutin kepada atasannya, tetapi keluhan dan saran dilakukan komunikasi tulisan terutama tidak secara melalui surat atau laporan tertulis. Bentuk formal, apalagi di depan publik yang komunikasi tulisan dengan short messages bersifat formal dan terbuka. Tampaknya, service untuk dan penyampaian informasi masalah pelayanan mengungkapkan keluhan tidak mudah bagi pos yang membutuhkan penanganan yang karyawan cepat. pernah dikomunikasikan menyampaikan karena saran adanya beberapa hambatan. (sms) digunakan untuk Jenis informasi yang disampaikan Beberapa hambatan ternyata tidak pimpinan kurang sesuai dengan informasi ditemukan dalam komunikasi ke atas yang seperti hambatan fisik (physical barriers), kebanyakan hambatan persepsi (perceptual barriers), tentang pekerjaaan dan kebijakan secara hambatan bahasa (languagge barriers), umum, sedangkan karyawan membutuhkan hambatan perbedaan jenis kelamin (gender informasi barriers), berdampak hambatan (interpersonal antarpribadi barriers). Hambatan dibutuhkan karyawan. menyampaikan yang bersifat kesejahteraaannya. hambatan pimpinan dan karyawannya. barriers), (gap) yang peningkatan Akibatnya, kesenjangan (personal informasi solutif terhadap komunikasi yang cukup menonjol adalah pribadi Pimpinan timbul informasi antara hambatan emosional, (emotional barriers), Hambatan pelaksanaan komunikasi hambatan budaya (cultural barriers), dan organisasi vertikal ke atas cukup beragam, hambatan yaitu hambatan pribadi karyawan (personal organisasional (organization barriers). barriers), hambatan emosional (emotional barriers), hambatan KESIMPULAN DAN SARAN barriers), dan Kesimpulan (organization barriers). Secara variatif, Berdasarkan uraian yang dikemukan budaya hambatan (cultural organisasi keempat tipe hambatan tersebut secara di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sendiri-sendiri bentuk komunikasi organisasi vertikal ke menghalangi bawah pada Kantor Pos Medan didominasi organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos oleh komunikasi lisan bertatap muka. Medan. Bentuk komunikasi organisasi vertikal ke organisasi vertikal ke atas adalah hambatan atau pelaksanaan Hambatan utama bersama-sama komunikasi komunikasi 162 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) yang terdapat dalam pribadi karyawan, baik kebutuhan informasi karyawan sehingga yang bersifat emosional maupun yang tidak berasal pimpinan dan karyawan. dari organisasional budaya. Hambatan tidak kondusif terhadap timbul Untuk kesalahpahaman meningkatkan antara pelaksanaan pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal komunikasi organisasi vertikal ke atas, dan ke atas karena diterapkanya sistem (jam) juga mendorong karyawan menyampaikan kerja adanya keluhannya kepada pimpinan, sebaiknya kebijakan organisasi yang memfasilitasi hambatan organisasional dan hambatan pertemuan berkala, dan kurang lengkapnya pribadi sarana komunikasi. mengadakan yang ketat, dan tidak pertemuan formal antara karyawan dan pimpinan secara berkala dan Saran juga Berdasarkan kesimpulan di atas, maka dapat disampaikan saran bahwa untuk memaksimalkan vertikal ke komunikasi bawah organisasi sebaiknya bentuk komunikasi lisan dan komunikasi tulisan dilakukan secara seimbang sehingga tidak menimbulkan kebosanan dan kejenuhan pada dikurangi, antara lain dengan karyawan sebagai khalayak komunikasi. sebaiknya dapat sarana komunikasi (ruang rapat) yang memadai. Mengingat keterbatasan penelitian ini, sebaiknya penelitian dilanjutkan dengan yang lebih luas mencakup sebagian besar Kantor Pos Medan Divisi Regional I dan kantor pos cabang dalam kota dan luar kota di Provinsi Sumatera Utara sehingga lebih memperkaya komunikasi Jenis informasi yang disampaikan pimpinan menyediakan khazanah organisasi pengetahuan pada PT Pos Indonesia memenuhi (Persero). DAFTAR PUSTAKA Arif, A. M. (2011). Pengaruh Desain Struktur Organisasi Terhadap Efektivitas Kerja Karyawan PT Pos Indonesia (Persero) Medan. Diakses dari http://repository.usu.ac.id/handle /123456789/27567/5/, 15 Maret 2013. Asri, A. (2008). Analisis Corporate TurnAround dan Implikasinya Studi Kasus : PT Pos Indonesia. Tesis. Diakses dari www. digilib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak12053, pdf, 19 Maret 2013 Barnett, G. A. (1995). Communication and Organizational Culture Dalam, Gerald M. Goldhaber dan George A. Barnett, Handbook of Organizational Communication. Norwood, New Jersey : Ablex Publisihing Corporation. Citra, D. N. (2011). Upaya Peningkatan Pelayanan Dan Kemudahan Bagi Konsumen PT Pos dan Giro Medan Skripsi. Diakses dari 163 Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 http//repository.usu.ac.id/bitstre/am/1 23456789/30643/6/Cover.pdf, 18 Februari 2013 Departemen Pendidikan Nasional. (2008). Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa. Edisi Keempat. Jakarta, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. Deetz, S. A. (2009). Teori Demokrasi Organisasi Dalam Teori Komunikasi Organisasi. Morissan. Jakarta: Ghalia Indonesia. DeVito A, J. (2011). Komunikasi Antarmanusia, Edisi Kelima, Alih Bahasa : Agus Maulana. Tangerang Selatan: Karisma Publishing Group. Djamin, D. 2013. Hari Jadi PT Pos Indonesia atau Kolonial ? dalam Teguh (2013) diakses dari (http://wwwharianhaluan.com/index.p hp?option=comcontent&view=article &id=21115; 25 Maret 2013) Garner, E. t.t.Seven Barriers to Great Communication”. Diakses dari http://www.hodu.com/barriers.shtml, 6 Februari 2014 Goldhaber, G. M. 1990. Organizational Communication. Fifth Edition. Dubuque, Wim C Brown Publishers Handoko, H. T. 1991. Manajemen. Edisi II. Yogyakarta, BPFE Isnaeni, M. (2011). Penelitian Komunikasi Organisasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi Kasus pada UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi XY. Depok: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Program Magister Ilmu Perpustakaan. Kaban, R. (2011). Studi Kepuasan Masyarakat Terhadap Layanan Pos. Jurnal Penelitian Pos dan Informatika. Vol.1, No 2, hal. 52-72. Kaplan, R S. (2013). Bagi Pemimpin, Komunikasi Nomor Satu. Media Indonesia, 22 Februari 2013, hal. 12 Kusuma. E. F. (2012). Ingin Lebih Sejahtera, Ratusan Pegawai PT Pos Geruduk Kemenkominfo. Diakses dari http://news.detik.com/read/2012/06/2 8/124106/1953059/10/, 18 Februari 2013 . Littlejohn, S.W. & Foss, K.A. (2009) . Teori Komunikasi. Edisi 9. Penerjemah : Mohammad Yusuf Hamdan. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika. McQuail, D. (2013). Reflection on Paradigm Change in Communication Theory and Research. International Journal of Communication 7, 216229 Miles, M. B. & Huberman, A. M. (1992). Analisis Data Kualitatif. Penerjemah Tjetjep Rohadi. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Muhammad, A. (2001). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara. Nababan, G. S. 5000 Karyawan PT Pos Mogok Kerja diakses dari http://www.analisadaily.com/news/re ad/2012/06/28/59701/5000, 14 Februari 2013 Pace, W. R. & Faules, D. F. (2000). Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Penerbit PT Remaja Rosdakarya. Pitaloka, R. D. (2012). Selamatkan PT Pos Indonesia dan Sejahterakan Pekerja serta Pensiunan PT Pos Indonesia. Diakses dari http://www.riekediahpitaloka.com/rel ease/201206/14 Februari 2013 Priatmaja, I. A. 2008. Analisis Pengembangan Sistem Manajemen Stratejik Studi Kasus : PT Pos Indonesia. Tesis. Diakses dari http://www. 164 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) lontar.ui.ac.id/file?file=digital/120404 -T%2025481...Metodologi, pdf, 21 Januari 2013. Pujari, S. , t.t. 4 Different Types of Barriers to Effective Communication. Diakses dari http://www.yourarticlelibrary.com/bu siness/4-different-types-of-barriersto-effective-communication/1004/, 5 Februari 2014. Ruslan, R. 2010. Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta : RajaGrafindo Persada. Satori, D. dan Komariah, A. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Penerbit Alfabeta. Schiemann, W. A. (1992) . Organization Change : Lesson from a Turnaround. Diakses dari (http://www.turnaround.org/Publicati ons/Articles.aspx?objectID=2885, 20 Maret 2013) Sendjaja, S. D. , dkk. (2008). Teori Komunikasi. Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka Situmorang, Ucok Sangap, 2012. “Pengaruh Komunikasi Organisasi Vertikal ke Bawah, Vertikal ke Atas dan Horizontal terhadap Kinerja Perawat Pelaksana di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat II Medan” http://repository.usu.ac.id/handle/123 456789/30718, 28 Februari 2013. Smith, Christopher, 2010. “The Seven Barriers of Communication” (http://www.csedev.com/the-sevenbarriers-of-communication/, 22 Februari 2013) Sumartias, Suwandi (t.t). “Unjuk Rasa Indikasikan Komunikasi yang Terganggu” Disertasi. Bandung. Program Pascasarjana Unpad. http://news.unpad.ac.id/?p=11439, 10 April 2013. Terry, George R, 1977. Principles of Management. Seventh Edition. Homewood, Illinois, Richard D. Irwin Inc. Wahyuningsih, Sri. 2012. “Analisis SWOT untuk Penentuan Strategi Optimalisasi Infrastruktur”Buletin Pos dan Telekomunikasi. Vol. 10, No.4. hal. 289-289-304 Winarsih, Wulan Sastra, 2011. “Iklim Komunikasi Organisasi dan Kepuasaan Kerja (Studi Korelasional Pengaruh Iklim Komunikasi Organisasi terhadap Tingkat Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang Medan Iskandar Muda” Skripsi. http://repository.usu.ac.id/handle/123 456789/26455, 15 Maret 2013 Dokumen Republik Indonesia, 1998. UndangUndang Nomor 9 Tahun 1998 Tentang Kemerdekaan Menyampaikan Pendapat di Muka Umum. Internet 1) “Ratusan Pensiunan Kantor Pos Demo di Medan, 2011. http://eksposnews.com/view/2/23683/ Ratusa-Pensiunan-Kantor-Pos-Demodi-Medan.html, 18 Februari 2013. 2) Pos Indonesia-Divisi Teknologi Informasi, 2012. “Master Record : Kantor Pos Pemeriksa (Kprk)” http://kantorpos.posindonesia.co.id/ka ntorposcabangdalamnegeridanluarkot a, 18 Februari 2013. 165
