(manajemen rekam medis) adelina romaito (2013-31-173)

TUGAS ONLINE 2
MANAJEMEN REKAM MEDIS
‘’ Makalah Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis ‘’
Disusun Oleh : Kelompok 14
Adelina Romaito
(2013-31-173)
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
KESEHATAN MASYARAKAT
JAKARTA
2014
BAB I
PENDAHULUAN
Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memiliki dokumen-dokumen penting
yang harus tetap disimpan dan dijaga dengan baik, karena berkaitan langsung dengan
jalannya instansi tersebut, baik dalam hal kinerja secara internal maupun secara eksternal.
Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan istilah rekam
medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat dimana keseluruhan keberadaan pasien
beserta data-data yang dimilikinya termasuk jenis penyakitnya, tercatat atau terekam dalam
file-file tersebut. Rekam medis ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih efisien dan
memungkinkan pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang diberikan dengan lebih
efektif. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan
kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya memberikan layanan tersebut.
Rekam medis mempunyai peranan yang sangat penting untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Sebab suatu
rekam medis berisikan catatan indifikasi pasien, anamnese, pemeriksaan, diagnosa,
pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien selama pasien berobat
atau dirawat di rumah sakit, baik yang terjadi dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan yang
akan terjadi dimasa mendatang. Rekam medis adalah milik rumah sakit dan isinya merupakan
milik pasien yang harus di pelihara karena banyak pihak yang berkepentingan membentuknya
dan sangat bermanfaat bagi pasien, dokter dan rumah sakit itu sendiri.
Dalam hal ini rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam
rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada di
dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh dibawa keluar
dari rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis dari direktur rumah sakit
tersebut. Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang baik.
Petugas atau pegawai rekam medis pada setiap rumah sakit diharapkan adalah orang-orang
yang benar-benar mampu mengelola rekam medis baik fisik maupun isi daripada rekam
medis. Pegawai atau unit rekam medis merupakan unit vital dalam pengelolaan,
pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses pemusnahan rekam medis. Pegawai rekam
medis diharapkan dapat mengontrol siklus daripada rekam medis yang merupakan milik dari
setiap pasien rumah sakit tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.1 Langkah – Langkah (Alur) Dalam Sistem Pemusnahan
Tahapan dalam sistem pemusnahan, yaitu :
1. Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)
Untuk
pertama
kalinya sebelum
melakukan
proses
pemusnahan
harus
terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana
berikut :
a. Umum
Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif 2 -5 Tahun.
No
Kelompok
Aktif
In aktif
Rawat
Rawat
Rawat
Rawat
Jalan
Inap
Jalan
Inap
1
Umum
5 th
5 th
2 th
2 th
2
Mata
5 th
5 th
2 th
2 th
3
Jiwa
10 th
5 th
5 th
5 th
4
Orthopaeda
10 th
10 th
2 th
2 th
5
Kusta
16 th
15 th
2 th
2 th
6
Ketergantungan Obat
15 th
15 th
2 th
2 th
7
Jantung
10 th
10 th
2 th
2 th
8
Paru
5 th
10 th
2 th
2
th
b. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.
c. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.
d. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

Riset dan edukasi

Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

Mata

Perkosaan

HIV

Penyesuaian kelamin

Pasien orang asing

Kasus adopsi

Bayi Tabung

Cangkok Organ

Plastik Rekontruksi
e. Retensi berdasarkan diagnosa

Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam
Medis/
Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis
tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai
guna.

Indikator Nilai Guna
Primer : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.
Sekunder : Pembuktian dan Sejarah.
2. Alur Proses Pemusnahan
PEMINDAHAN
PENILAIAN
PEMUSNAHAN
3. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis
In Aktif
a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
b) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di
ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif.
c) Berkas rekam medis
terakhir kunjungan.
4. Tata Cara Penilaian.
5. Tata Cara Pemusnahan
inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun
2.2
Penilaian Dokumen Rekam Medis
2.2.1
Tata Cara Penilaian Dokumen Rekam Medis
Melakukan penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahan yakni
menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in aktif, dengan
cara :
1. Dilihat dari kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di
ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.
3. Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.
Tata cara penilaian, yaitu :
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :
a. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
b. Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

Sekunder : pembuktian dan sejarah
c. Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

Ringkasan masuk dan keluar

Resume

Lembar operasi

Identifikasi bayi

Lembar persetujuan

Lembar kematian
d. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan.
2.2.2
Pihak Yang Terlibat Dalam Penilaian Dokumen Rekam Medis
Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang
dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau
komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain
yang terkait.
2.3
Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
2.3.1
Tata Cara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:
1. Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai
ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan
beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.
2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif
yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam
medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan
diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara
antara lain:
a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah dibuat menjadi bubur.
c. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan
berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris
tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.
5. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit,
lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal
kepada Dirjen. pelayanan medik).
6. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan
diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya
menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama
sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan
sebagai berikut:
Tabel 2.2
Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan
No Nomor
Rekam Tahun
Medis
1
2
3
Jangka Waktu Diagnosis
Penyimpanan
Akhir
4
5
Sumber: (DepKes, RI. 2006)
2.3.2
Pihak Yang Terlibat Dalam Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis
sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan
petugas filing.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional RI. 2001. Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta : ANRI.
Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis.
PP RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan.
www.google.com